Computerboekhouden met Exact Online Education Registratieprocedure versie

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________

Registratieprocedure voor docenten en studenten in Exact Online Education (Intersentia) Hierna vindt u de procedure die moet gevolgd worden door de docent en de studenten. Het is belangrijk dat eerst de docent bekend is in Exact Online. Dan pas zal de procedure met de student volledig kunnen afgewerkt worden. Inhoud:

Inhoud Registratieprocedure voor docenten en studenten in Exact Online Education (Intersentia)................. 1 1.

Als nieuwe docent van start met Exact Online............................................................................ 2 a.

Gebruikersnaam en login ontvangen ...................................................................................... 2

b.

Aanmelden .............................................................................................................................. 2

c.

Uw beginadministraties........................................................................................................... 3

d.

Eigen administraties bijmaken ................................................................................................ 3

e.

Inhoud geven aan uw eigen administraties op basis van templates ...................................... 5

f.

U wenst nu al uw bestanden aan te maken. ........................................................................... 9

g.

Goed om weten: opnieuw beginnen met een administratie .................................................. 9

h.

Advies voor uw studenten....................................................................................................... 9

2.

Als student van start met Exact Online ..................................................................................... 10 a.

De eerste registratie .............................................................................................................. 10

b.

Uw eerste administratie maken ............................................................................................ 13

c.

Een volgend bestand aanmaken ........................................................................................... 17

d.

Dit volgend bestand van inhoud uit de template voorzien ................................................... 18

e.

Goed om weten: opnieuw beginnen met een administratie ................................................ 18

3.

Wat als de docent één of meer van je bestanden als student niet ziet .................................... 19

4.

Samenwerking met de accountant definiëren of wijzigen........................................................ 21

5.

Wat als u een administratie weer wenst te verwijderen .......................................................... 21

6.

Vaste activa en aanverwante gegevens in uw Protoybestand .................................................. 22

1


Bent u een docent? Volg dan de instructies in par. a.1 en a.6. Bent u een student? Ga dan meteen naar par. a.2 1. Als nieuwe docent van start met Exact Online a. Gebruikersnaam en login ontvangen U kunt als docent in Exact Online Education opgenomen worden nadat uw onderwijsinstelling of uzelf de bestelling voor de handboeken ‘Computerboekhouden met Exact Online’ (ISBN 978-94-0000078-0) plaatste bij Intersentia. Als u docent bent, contacteert u Intersentia via [email protected]. Voor de aanvraag van uw login vermeldt u de volgende gegevens: • • • •

•

uw naam en voornaam; uw geslacht; uw e-mailadres voor gebruik door Intersentia; de naam van uw onderwijsinstelling, de vestigingsplaats en eventueel het bestaande acroniem (bv. TMK, KHL, VUB) ; als er meerdere onderwijsinstellingen zijn die onder uw acroniem horen, gelieve meer details te vermelden; het benaderend aantal studenten die onder uw docentennaam zullen werken.

U ontvangt van Intersentia binnen de week in twee afzonderlijke e-mails respectievelijk uw gebruikersnaam en een wachtwoord . Uw gebruikersnaam is het e-mailadres dat u aan Intersentia opgaf. Het wachtwoord wordt door Intersentia automatisch toegekend en kan door u later gewijzigd worden. Zie daarvoor in het handboek p. 12. b. Aanmelden Gebruik best Internet Explorer of Mozilla zonder pop-up-blokkering. Log in via: https://start.exactonline.be. Neem uw gebruikersnaam en het wachtwoord dat u kreeg op in het volgende scherm:

2


Druk op . Desgewenst kunt u uw wachtwoord bij uw eerste aanmelding wijzigen naar bv. een meer gebruiksvriendelijke versie. c. Uw beginadministraties Intersentia heeft ingesteld dat u fungeert als medewerker van een accountantskantoor of bedrijf waarin al uw studenten uw klanten zijn. Zowel u als accountant als uw klant zullen later toegang krijgen tot het administraties van de klant (=student). Op dit moment beheert u zelf nog geen administraties. U hebt momenteel als docent enkel toegang tot de administraties die Exact voor u heeft klaargezet. Dat zijn de “Templates”. U kunt de templates bekijken door ze bv. op naam te zoeken bovenaan midden op uw scherm. U drukt rechts bovenaan op het pijltje

Bij beschikbare templates verschijnt.

dat links naast uw naam staat.

typt u “Template”. U drukt op

en de lijst van de

Let op: deze dienen enkel om gekopieerd te worden in uw eigen werkbestanden en die van de studenten. Werk nooit in deze bestanden ! d. Eigen administraties bijmaken U kunt: • • • •

administraties aanmaken en gebruiken om vooraf uw lessen voor te bereiden; tijdens uw lessen weer met een blanco administratie beginnen; bij meerdere klasgroepen telkens met een blanco administratie beginnen; bij elk van deze klasgroepen in de volgende les verder gaan op de eindsituatie van de vorige les.

Als docent kunt u makkelijk nieuwe administraties aanmaken op basis van de vooraf voor het boek gedefinieerde templates, bv. voor uw voorbereiding of voor de lessen per klasgroep.

Hierna wordt geïllustreerd dat u een bestand wenst bij te maken voor gebruik tijdens de lessen van groep G1: op basis van het template ‘Starter Case’. U drukt op uw scherm op U kiest uit de lijst de opties

en dan op

.

3


. Druk op

.

U kiest een Code voor uw eerste eigen administratie. Hierna ziet u bv. dat dit bestand als Code ‘25’ kreeg. De code kiest u gewoon zelf. Neem een cijfer groter dan 6 want er zijn 6 templates. Exact moet later best uw bestanden kunnen herkennen in de totaliteit. Zo kunt u bij problemen beter geholpen worden. Opdat Exact deze administraties als dusdanig zou kunnen herkennen, is het belangrijk dat u de volgende richtlijnen uiterst nauwkeurig volgt. Als docent kiest u een betekenisvolle Naam: •

•

•

u begint met een code IN HOOFDLETTERS met een acroniem voor uw onderwijsinstelling. Hierna is dat ZZZ. Let op: een veel langere naam zorgt er voor dat u de rest van de gegevens niet meer kunt opnemen. Het maximaal aantal tekens in een naam is immers te beperkt daarvoor; daarna vermeldt u andere gegevens die voor u duidelijk zijn, zoals bv. o eventueel een verwijzing naar het academiejaar (in het voorbeeld hierna niet opgenomen); o uw naam gevolgd door uw voornaam; o de gegevens die u daarna opneemt, kunnen bv. verwijzen naar de klasgroep waarvoor de administratie die u nu maakt, moet dienen, bv. G1 tot slot vermeldt u de naam van de administratie die u hier wenst te maken. Hier is dat Starter Case.

Voorbeeld:” ZZZ Van Beylen Marieke G1 Starter Case”. Om de gebruiker te selecteren, drukt u op Klik op de gewenste naam of namen. U selecteert zichzelf. Maak de administratie actief vanaf 01/01/2000, een fictieve situatie voor deze kennismaking met Exact Online. Opdat de administratie goed zou werken, vult u van de betreffende administratie ook het Adres, Postcode/Plaats, Provincie/Land en btw/ondernemingsnummer in. Die vindt u op de

4

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________ verkoopdocumenten in het afzonderlijke boekdeel bij uw handboek en ze zijn ook weergegeven in de volgende tabel.

Administratie Starter Case

Druk op

Adres met postcode en plaats Mechelsestraat 16 9000 Gent

btw/ondernemingsnummer BE 0000.000.097

. Blijf in het scherm staan. U krijgt het volgende resultaat.

Op dit moment is deze administratie leeg. e. Inhoud geven aan uw eigen administraties op basis van templates

dat u zoekt.

Druk op

en dan op

. U selecteert de volgende optie.

5


Kies dan:

Druk op de eerste optie en kies Er verschijnt een scherm

Druk op

. U ziet het scherm

6


U wenst de inhoud van de aanwezige templates te gebruiken. Kies

U krijgt een lijst met de beschikbare templates.

7


De eerste zes templates zijn speciaal ingericht voor het handboek ‘Computerboekhouden met Exact Online’ en zijn niet beschikbaar als u inlogt met een andere code dan diegene die u van Intersentia ontving. Selecteer de gewenste template. Hier is dat dus Starter Case.

U ziet nu de voortgang van het kopiëren van het template in uw eigen bestand Starter Case.

Wacht af tot u het volgende scherm ziet:

8

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________ Druk op

. U komt dan meteen in het bestand Starter Case terecht. Dat ziet u

bovenaan op uw scherm. In dit voorbeeldgeval ziet u : f.

.

U wenst nu al uw bestanden aan te maken.

U gaat bovenaan via het pijltje rechts op

en dan

naar het scherm waarin u de gegevens van uw nieuwe administratie invult. Zie par. d. en loop door de procedure tot u alle voor het handboek nodige bestanden hebt aangemaakt. De namen van de nodige bestanden staan telkens in het begin van elk hoofdstuk in uw boek. Dit zijn de nodige bestanden: • • • • • •

Demobestand Intersentia Starter Case (hebt u nu al) Protoy Fictivo beginbestand Importbestand Intersentia Take Off Go! nv Take Off First Steps nv.

Voor Protoy Fictivo haalt u de bedrijfsgegevens van de verkoopfacturen die u in het documentenbundeltje vindt dat bij het boek hoort. Voor de andere bedrijven kunt u deze gegevens blanco laten.

g. Goed om weten: opnieuw beginnen met een administratie Als u later, nadat u in een administratie hebt gewerkt, terug wenst te keren naar de templatetoestand van een administratie, herhaalt u de procedure voor de gewenste template vanaf . h. Advies voor uw studenten

U wenst natuurlijk dat de lijst van de bestanden van uw studenten, die u te zien zult krijgen, ordelijk zal zijn. Best is uw studenten: -

Codes te laten kiezen tussen 21 en 998. Zo reserveert u als docent de codes 0-20 en 999 zelf Zeer goed te laten letten op de afgesproken naamgeving en de afspraken die u daaromtrent vooropstelt, strikt te laten opvolgen.

9


2. Als student van start met Exact Online a. De eerste registratie

Als u voor het eerst werkt met Exact Online, hebt u een registratiecode ontvangen van uw docent. U gaat naar de site http://www.exactonline.be. U scrollt op de homepage zo nodig even naar beneden en klikt op

.

U krijgt het scherm

U vult uw persoonlijke registratiecode in. U krijgt het volgende scherm:

U selecteert Ondanks de melding “1 maand” laat de code die bij het handboek Computerboekhouden met Exact Online komt u toe gedurende een periode van 14 maanden met Exact te werken, dit binnen het kader van het Educatief pakket.

U krijgt het volgende scherm:

10


U kunt hier enkel de aangegeven selectie aanvaarden. Druk op volgende scherm uw gegevens in.

Druk op

. U geeft in het

.

11

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________ U krijgt een scherm met de gegevens van uw gekozen Exactmodule en uw persoonlijke gegevens. Onthoud uw gebruikersnaam en wachtwoord.

.

U klikt op

. U krijgt het volgende scherm:

U klikt op . U ziet dat u ondertussen omgeleid bent naar een beveiligde https-site van Exact Online. U krijgt naast de nieuwtjes van Exact Online ook nog het inlogscherm:

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en gaat verder. U krijgt het scherm: 12


Als student bent u als het ware afhankelijk van de accountant die u begeleidt. Dat is uw docent. U kunt nu deze samenwerking nakijken. Rechts bovenaan op het scherm ziet u

.

U gaat dus meteen verder werken met

Als u toch nog later de samenwerking moet definiëren of wijzigen, kunt u zien hoe dat moet in par. …. Er verschijnt een scherm

b. Uw eerste administratie maken Druk op

. U ziet het scherm

13


Een template is een bestand dat speciaal voor het handboek Computerboekhouden met Exact Online aangeleverd wordt door de uitgeverij Intersentia. Het bevat alle nodige basisgegevens om vlot aan de slag te kunnen. U wenst de inhoud van de aanwezige templates te gebruiken bij het uitwerken van uw taken voor dit boek. Kies

U krijgt een lijst met de beschikbare templates.

14


De eerste zes templates zijn speciaal ingericht voor het handboek ‘Computerboekhouden met Exact Online’ en zijn niet beschikbaar als u inlogt met een andere code dan diegene die u van Intersentia ontving. Selecteer de template Starter Case.

U ziet nu de voortgang van het kopiëren van de template..

De inhoud van de template wordt gekopieerd naar een bestand dat uw eigen bestand Starter Case zal worden

15

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________ Wacht af tot u het volgende scherm ziet:

Druk op . U komt dan meteen in het startscherm van een bestand terecht. Dat bestand heeft voorlopig de naam van de onderwijsinstelling die u hebt opgegeven. U ziet dat bovenaan midden op uw scherm. Klik op het pijltje rechts van die naam. Klik op “alle opties”. Er verschijnt een overzicht van de aanwezige administraties. Voorlopig is dat er maar één. U klikt op de naam van deze administratie en dan op definiëren.

. Nu kunt u het bestand duidelijker

Verander het aanwezige nummer (1) in een cijfer tussen 21 en 999. In het voorbeeld hierna is ter illustratie 998 genomen. U maakt voor de naamgeving goede afspraken met uw docent. In het voorbeeld hierna is afgesproken: •

•

•

u begint met een code IN HOOFDLETTERS met een acroniem voor uw onderwijsinstelling. Hierna is dat ZZZ. Let op: een veel langere naam zorgt er voor dat u de rest van de gegevens niet meer kunt opnemen. Het maximaal aantal tekens in een naam is immers te beperkt daarvoor; daarna vermeldt u andere gegevens die voor u duidelijk zijn, zoals bv. o eventueel een verwijzing naar het academiejaar (in het voorbeeld hierna vermeld als xx); o uw naam gevolgd door uw voornaam; o de gegevens die u daarna opneemt, kunnen bv. verwijzen naar de klasgroep waarvoor de administratie die u nu maakt, moet dienen, bv. G1 (in het voorbeeld hierna niet opgenomen) tot slot vermeldt u de naam van de administratie die u hier wenst te maken. Hier is dat Starter Case.

De “gebruiker” kan werken/meekijken in uw administratie. Klik op de loep en u ziet dat u dat bent. Klik op de naam om dit te bevestigen. Maak de administratie actief vanaf 01/01/2000, een fictieve situatie voor deze kennismaking met Exact Online. Opdat de administratie goed zou werken, vult u van de betreffende administratie ook het Adres, Postcode/Plaats, Provincie/Land en btw/ondernemingsnummer in. Voorlopig staan hier immers een paar gegevens van de onderwijsinstelling die u bij registratie op Exact Online invulde. De gegevens voor Starter Case vindt u op de verkoopdocumenten in het afzonderlijke boekdeel bij uw handboek en ze zijn ook weergegeven in de volgende tabel.

16


Administratie Starter Case

Adres met postcode en plaats Mechelsestraat 16 9000 Gent

btw/ondernemingsnummer BE 0000.000.097

• •

Druk op

. Blijf in het scherm staan.

U ziet bij via de link dat er voor deze administratie slechts één gebruiker is. U hebt “Rechten”. Sluit uw scherm “Administratie – Gebruikers”. U gaat later ook nog toegang geven aan uw accountant zodat die alvast kan meekijken. Sluit ook het scherm “Administratie”. U komt nu opnieuw in het scherm “Overzicht Administraties”. c. Een volgend bestand aanmaken Klik in het huidige scherm “Overzicht Administraties” op OF Klik bovenaan via het pijltje midden op uw scherm

en dan

.

17

Computerboekhouden met Exact Online Education – Registratieprocedure versie 2013 11 18. __________________________________________________________________________________ U komt in de beide gevallen op het scherm waarin u de gegevens van uw nieuwe administratie invult. U kiest dezelfde code als bij Starter of een andere code, bv. 1 cijfer hoger. U maakt nu het bestand aan voor Protoy. Let erop dat u dezelfde naamgeving hanteert als bij Starter. De begindatum is ook 1/1/2000. Voor de andere nodige gegevens kijkt u bij de verkoopfacturen in het documentenbundel van het handboek Computerboekhouden met Exact Online. d. Dit volgend bestand van inhoud uit de template voorzien U moet nu nog het Template dat voorzien is voor Protoy Fictivo in uw eigen bestand opnemen. Zo hebt u de gepaste beginsituatie om straks met dit bestand aan de slag te kunnen. Open het bestand Protoy. Klik daarvoor midden bovenaan op uw scherm op het zoekvenster en bevestig. U krijgt het scherm

pijltje. Typ Protoy in het

Herhaal de procedure vanaf par. 2 b. tot u alle voor het handboek nodige bestanden hebt aangemaakt. De namen van de nodige bestanden staan telkens in het begin van elk hoofdstuk in uw boek. Dit zijn de nodige bestanden: • • • • • •

Demobestand Intersentia (Deel 1) Starter Case (hebt u nu al) Protoy Fictivo beginbestand Importbestand Intersentia Take Off Go! nv Take Off First Steps nv.

e. Goed om weten: opnieuw beginnen met een administratie Als u later, nadat u in een administratie hebt gewerkt, terug wenst te keren naar de templatetoestand van een administratie, gaat u naar het scherm “Overzicht Administraties”. U roept de betreffende administratie op en drukt op vult de admnistratie opnieuw met de gewenste template.

. Dan kiest u

en u

18


3. Wat als de docent één of meer van je bestanden als student niet ziet Bent u nu zeker dat uw docent uw administraties en uw werk kan zien? Even controleren!

U gaat naar bovenaan op uw scherm en klikt op . Daar vindt u het erg handige “Mijn Exactonline” dat al uw persoonlijke gegevens/instellingen bundelt. U moet zeker eens alle menukeuzes bekijken. Ze zullen u veel leren over uw plaats in het pakket. Nu kiest u

.

U ziet dat u zelf allerlei rechten hebt in uw bestanden.

19


Maar ziet uw docent uw werk? Ga daarvoor naar . U ziet nu twee kolommen, nl. “Geen rechten” en “Rechten”. U moet ervoor zorgen dat alle administraties door uw docent, dus uw accountant, kunnen bekeken worden. Als uw docent hier niet te zien is, ga dan eerst naar par. 4 en werk daarna deze paragraaf verder af.

Als dat niet het geval is, moet u ze van links naar rechts verhuizen met . Sluit dan dit scherm en ook het volgende scherm. U staat opnieuw in het scherm “Overzicht Administraties”. 20


4. Samenwerking met de accountant definiëren of wijzigen Als u de samenwerking met uw docent/onderwijsinstelling, dus uw accountant nog geen vastlegde, dan kunt u dat alsnog nu doen. U gaat naar Bij “Mijn Exactonline” klikt u op

bovenaan op uw scherm en klikt op . Selecteer

. Als uw

huidige accountant hier nog niet opgenomen is, kiest u docent de rechten in al uw bestanden. Klik op alle functies kunnen vervullen.

Druk op

.

. Geef uw ? Zorg dat zowel u als uw accountant

.

5. Wat als u een administratie weer wenst te verwijderen Dit kan enkel als u niet in die administratie bent ingelogd of als deze niet een template of “hoofdadministratie” is waarvan andere administraties afhangen. Meer daarover volgt later in het handboek. De hoofdadministratie is gewoon niet verwijderbaar. Op die manier wordt dat u ALLE administraties verwijdert! U kunt administraties die u fout hebt aangemaakt, verwijderen. Ga opnieuw naar het scherm “Overzicht Administraties”, bv. via het selectiepijltje midden op uw scherm bij de bestandsnamen>Alle opties. Selecteer het bestand dat u wenst te verwijderen. Klik op . Klik op

als u het hele bestand weg wil. Klik op als u gewoon de inhoud wil verwijderen en eventueel wil vullen met een

nieuwe template.

21


6. Vaste activa en aanverwante gegevens in uw Protoybestand Deze paragraaf geldt zowel voor docenten als voor studenten.

In het beginbestand van Protoy Fictivo zijn de in het verleden gedane investeringen mogelijk nog niet opgenomen. Dat hangt geheel af van de manier waarop de template in jouw files is ingelezen. Kijk dit eerst na bij de activagroepen en de activa. Daarvoor klik je op

Klik op Activa>Onderhoud. Als je een lijst van activa (bv. hardware, oprichtingskosten, software….) krijgt onder het tabblad

, dan zit je goed en hoef je verder niets te ondernemen.

Verschijnt onder dat tabblad de melding , dan moeten de activa nog opgenomen worden. Je hebt daarvoor drie bestanden nodig die je moet inlezen. Deze bestanden zijn ‘DepreciationMethods; 'AssetGroups' en 'Assets 1-7'. Je vindt ze op de site van Intersentia onder de informatie voor dit boek “Computerboekhouden met Exact Online” of ze worden ter beschikking gesteld door je docent, bv. via het intranet van je onderwijsinstelling. Bewaar EERST deze.xml-bestand op je harde schijf. De drie bestanden moeten dan geïmporteerd worden in je Protoybestand. Zorg dat je (opnieuw) in je Protoybestand staat. Volg nauwgezet de volgende procedure:

•

Ga bovenaan midden op je scherm via naast de naam van je Protoybestand naar Beheer uw huidige administratie>Import/Export. Kies Methode>XML>Activa>Afschrijvingsmethoden>Import. U komt in het scherm

•

. Blader naar de plaats waarop je op je harde schijf de te importeren bestanden hebt bewaard.

•

22


•

Open het bestand DepreciationMethods_1.xml. Klik op

•

U ziet in het scherm

.

de geïmporteerde data verschijnen. Sluit dat

scherm. U komt opnieuw in het scherm

terecht.

U herhaalt de procedure voor de ‘AssetGroups’. Blader in het scherm naar het gepaste bestand.

Importeer analoog met de vorige import. Herhaal de procedure voor de ‘Assets 1-7’.

23

Computerboekhouden met Exact Online Education Registratieprocedure versie

Recommend Documents