Voordelen De verwachte voordelen om over te stappen op elektronisch factureren zijn onder meer kostenbesparing en voldoen aan de wens of zelfs eis van de klanten, en ook het eerder betaald krijgen van de facturen. Bovendien is het mogelijk de ontvanger van de elektronische factuur besparing te bieden (figuur 5).
complexiteit onduidelijke wetgeving peen standaarden te kleine organisatie peen (na)controle factuur specificaties / bijlages bijvoegen verschillende pakketten/ICT facturen in eigen hand willen bouden geen feedback over ontvangst waarborgen vertrouwelijkheid / privacy te hoge investering
24
Dit laatste verdient wel wat aandacht. Het punt is namelijk dat wat een verkoopfactuur voor de zender is, een inkoopfactuur wordt voor de ontvanger. Om elektronisch factureren tot een succes te maken is het heel belangrijk te kijken hoe een beoogde ontvanger een elektronische factuur in zijn financiële pakket kan verwerken. In de wet is vastgelegd dat elektronisch factureren mogelijk is, zolang er maar sprake is van instemming van deze wijze van factureren bij de ontvanger. En omdat de ontvanger gemiddeld genomen vier keer meer kan besparen met een snel te verwerken elektronische inkoopfactuur ten opzichte van een elektronisch verkoopfactuur voor de verzender, zal een ontvanger een elektronische factuur accepteren als hij of zij kan besparen op - voornamelijk - de verwerkingskosten. Met andere woorden, elektronisch factureren is een typisch geval van ketendigitalisering: de ene partij heeft er pas wat aan als rekening wordt gehouden met de andere partij.
besparing voor de verzender klantenbinding ƒ wens van klant
levert onvoldoende op afhankelijk derden (accoountant)
Figuur 6. Belangrijkste belemmeringen om elektronisch te factureren Bron: Factuurmonitor 2008
De behoefte aan standaarden is de behoefte om de complexiteit in de sfeer van berichtenverkeer (communicatie) te verminderen. De vraag is echter of een standaard op zichzelf ervoor zorgt dat het gebruik van elektronische facturen in Nederland gaat toenemen. Gezien het grote aandeel van het mkb in de Nederlandse economie (99 procent van alle bedrijven is mkb), de sterke afhankelijkheid van het mkb van boekhoudpakketten en de geringe impuls bij reguliere boekhoudpakketten om elektronisch factureren te integreren, is te verwachten dat elektronisch factureren op zichzelf niet zoveel baat beeft bij enkel een berichtenstandaard. Zodra deze wordt geïmplementeerd in de belangrijkste boekhoudpakketten, zal dat waarschijnlijk wel leiden tot een verdere groei.
facturen eerder betaald klrijgen besparing raor iteonlvanuer eis/verplichting van klant verbeteren werkkapitaal concurrentiepositie bandhaven meer verkeer naar website meerverkoopntogelijkheden
Figuur 5. Belangrijkste overwegingen om over te gaan op elektronisch factureren Bron: Factuurmonitor 2008
Belemmeringen De belemmeringen die een rol spelen bij het gebruik en de adoptie van elektronisch factureren, hebben vooral te maken met de perceptie. De perceptie van complexiteit, de perceptie van onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden vormen voor de gebruiker belangrijke belemmeringen voor de groei in het gebruik van elektronisch factureren (figuur 6).
Fiscale wetgeving De 'vage fiscale wetgeving', beter gezegd de perceptie daarvan, is ontstaan omdat deze wetgeving is gebaseerd op principes. De principes onderschrijven hoe een organisatie bij een bepaalde grootte, met een bepaalde stand der techniek aan de voorwaarden voor elektronisch optreden kan voldoen. Er staat dan ook niet in beschreven op welke manier een organisatie wel aan de voorwaarden die worden genoemd voldoet. Dit in tegenstelling tot de wetgeving zoals in Duitsland bijvoorbeeld, waar een lijstje van voorwaarden is weergegeven, waaraan men moet voldoen om rechtsgeldig elektronisch te factureren. Dit idee van fiscale complexiteit kan eigenlijk vrij simpel worden opgelost door in overleg te treden met de belastingdienst. De Nederlandse belastingdienst is buitengewoon constructief en in vergelijking met andere Europese lidstaten zeer liberaal als het gaat om de invoering van elektronisch factureren. Complexiteit Elektronisch factureren is geen moeilijke exercitie. De essentie is dat bij elektronisch factureren de factuurstroom
niet meer naar een fysieke maar naar een digitale printer wordt verzonden. Deze digitale printer kan een applicatie
zijn die zich binnen de systeemomgeving van een organisatie bevindt, maar het kan ook zijn dat de factuurinformatie via een verbinding naar een derde partij wordt verzonden. Deze partij zorgt er vervolgens voor dat de factuurgegevens langs het juiste kanaal en in het juiste formaat, conform de wens (eis) van de ontvanger, bij hem of haar
uitprinten (van scherm) overtypen uit bestand kopieren importeren niet
worden afgeleverd. 0.0
Controlling: authenticiteit en integriteit
De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat er nogal wat vragen bestaan over de fiscale voorwaarden rondom het
Figuur 7. Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen? Bron: Factuurmonitor 2008
kunnen verzenden van de elektronische factuur. Deze voorwaarden komen voort uit de behoefte van de wetgever naar fiscale controleerbaarheid. Deze controleerbaarheid wordt ingevuld door ervoor te zorgen dat is voldaan aan de waarborgen van authenticiteit en integriteit. Dit moet zorgen voor betere fraudebeheersing.
beter overdraagbaar en conlruleerbaar kostenbesparing tijdsbesparing
Bij authenticiteit hebben we het over authenticiteit van herkomst: kunnen we nagaan of de factuur werkelijk wel van de verzender afkomstig is? Bij integriteit gaat het om de integriteit van de inhoud: kunnen wc nagaan of de inhoud van het factuurbericht vanaf het moment van verzenden tot en
met het einde van de archiefperiode eventueel (maar liever niet) is gewijzigd?
minder handmatige handelingen elektronisch archiveren
facturen raken niet meer kwijt continu inzicht in status factuur meer inkoopondersteuning
Om aan deze voorwaarden te kunnen voldoen, heeft de
overig
fiscale wetgever voorzien in een aantal mogelijkheden. Zo mag er gefactureerd worden door de toepassing van gestructureerd dataverkeer (EDI), door het toepassen
0.0
van een digitale handtekening en tot slot andere vormen, waarmee kan worden aangetoond dat er aan de waarborg wordt voldaan. Deze laatste mogelijkheid zorgt ervoor dat aangesloten kan worden bij nieuwe technologische en maatschappelijke ontwikkelingen.
Figuur 8. Overwegingen om geautomatiseerde factuurverwerking
toe te passen
Het is belangrijk dat er voorwaarden worden gesteld aan de bewijskracht van wat een van de belangrijkste documenten in het nationale en internationale handelsverkeer is. Daarnaast zorgt het ook voor bewijskracht in een civielrechtelijke omgeving: stel voor dat de factuur niet betaald wordt, dan kan een rechtsgeldige elektronische
factuur zorgen voor de nodige bewijskracht in een incassozaak. De vereisten van de belastingdienst snijden dus aan meerdere kanten. Geautomatiseerde factuurverwerking
Het merendeel van de bedrijven verwacht binnen drie jaar
op geautomatiseerde factuurverwerking over te gaan. Dit houdt ook in het verwerken van elektronische inkoopfacturen (figuur 7). De verwachte voordelen om over te stappen, zijn onder meer verbeterde controle en transparantie, meer kosten- en tijdbesparing en verminderen van het aantal handelingen. Ook verbeterde inkoopondersteuning kan een rol
spelen bij de beslissing (figuur 8). Meer over geautomatiseerde factuurverwerking in de praktijk kunt u lezen in het artikel 'Van efficiency naar m control' m Tijdschrift Controlling (2007, afl. 11). -C
Checklist? Een checklist waarmee kan worden beoordeeld of er aan alle voorwaarden wordt voldaan, zou handig zijn. Op dit
moment is deze er nog niet. Althans, niet publiekelijk beschikbaar. De Nederlandse belastingdienst heeft er voor interne aangelegenheid wel een ontwikkeld. Delen daarvan worden op dit moment op Europees niveau vrijgegeven in het kader van een Europees normalisatie-initi-
atief (CEN/ISSS e-lnvoice Phase II) en daarnaast het Europese FISCALIS-project. Als het goed isf komt dit document in september 2008 beschikbaar op onder meer de website van de Belastingdienst. Maar ook dan geldt dat de Nederlandse wetgeving gebaseerd is op principes, waardoor het best eens zo zou kunnen zijn dat door de opkomst van nieuwe technologieën, processen en maatschappelijke ontwikkelingen, er nieuwe controlemaatregelen nodig zijn of dat andere afvallen.
25
