COMPETENTIEMETINGEN Volgens de Watch-methodiek
1
INHOUDSOPGAVE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Inleiding Toelichting competentiemetingen Competenties nader beschouwd Relatie met Performance Management De aanpak Vastlegging in E-HRM systeem Veel gestelde vragen
©2015, Watch-consultancy ism Manployee, Sittard Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Watch-consultancy.
2
1. Inleiding
Als gevolg van de toenemende veranderingen in hun omgeving dienen organisaties effectiever en slimmer in te spelen op de nieuwe situaties die ontstaan. Voor organisaties betekent dit niet alleen nadenken over hoe zij hun marktbenadering anders organiseren maar ook hoe zij hun medewerkers optimaal gaan ontwikkelen en inzetten. Belangrijke voorwaarde daarbij is dat organisaties weten over welke competenties hun medewerkers beschikken om adequaat met deze veranderingen om te gaan en hun duurzame inzetbaarheid te verhogen. In dit kader is het inzicht hebben in de vaardigheden, kennis en professioneel gedrag van de medewerker van groot belang. Manployee heeft in samenwerking met Watch een methode ontwikkeld om de strategie van een organisatie te vertalen naar de gewenste competenties en vervolgens middels een meting of scan de huidige competenties van medewerkers in kaart te brengen. Het resultaat van deze meting is dat zowel de organisatie als de medewerker inzicht krijgt in waar hij nu staat ten opzichte van de gewenste situatie die de organisatie wil realiseren. Het verschil tussen het huidige competentieniveau versus het gewenste competentieniveau geeft de individuele ontwikkelbehoefte aan van de medewerker. De uitkomsten van een competentiemeting vormt in dit verband dan ook een gefundeerde basis voor een eventuele POP-plan. Met dien verstande dat investering in de ontwikkeling van competenties een stap is in het realiseren van de organisatiestrategie.
3
2. Toelichting competentiemetingen
Om competenties gericht te kunnen meten is het belangrijk dat een organisatie competentiemanagement heeft ingevoerd of voornemens is om deze methode in te voeren. In veel organisaties wordt gewerkt met competentiemanagement. Slechts weinig ondernemingen zijn erin geslaagd om competentiemanagement effectief te integreren in hun bedrijfsvoering. Belangrijkste redenen hiervoor zijn :
Te vage of algemene omschrijving van competenties Competenties zijn niet afgeleid van de strategie of doelstellingen van de organisatie Competenties zijn geen gericht onderwerp voor ontwikkelplannen De beoordeling van aanwezige competenties is voornamelijk gebaseerd op de inschatting van leidinggevende
De zogenaamde High Performance Organisaties hebben competentiemanagement en metingen een integraal onderdeel gemaakt van hun performance proces, waarbij het beginpunt ligt bij de strategie en het uiteindelijk effect tot uiting komt in een hogere productiviteit en klantgerichtheid.
strategie
Beloning
medewerker tevredenheid
doelstellingen
Input beoordelingscyclus
Productiviteit
Organisatie en functies
Opleiding en ontwikkeling
Klanttevredenheid
Competenties vaststellen
Competenties meten
Om competenties op meer objectieve wijze inzichtelijk te maken wordt gebruik gemaakt van een nulmeting.
4
Wat is een competentiemeting? Met een competentiemeting wordt op objectieve wijze een inschatting gemaakt van hoe goed de competenties bij een persoon ontwikkeld zijn en deze benadrukt wordt in zijn handelen. Met behulp van een gestandaardiseerd testprogramma worden de aanwezige competenties gemeten. Belangrijk daarbij is dat de resultaten afgezet worden tegen een streefnorm. Een streefnorm kan extern of intern vastgesteld worden. Door bij de leidinggevenden het zelfde testprogramma af te nemen tegen de achtergrond van de gewenste situatie kan een interne norm opgesteld worden. Een streefnorm geeft prioriteit aan bepaalde competenties en geeft de richting aan wat het niveau van de competentie in de gewenste situatie zou dienen te zijn.
Huidige situatie
Strategie
Gewenste situatie
Organisatie
Organisatie
Processen
Processen
Competenties
Nulmeting
Streefnorm competenties
Waaruit bestaat een nulmeting? Een nulmeting wordt uitgevoerd met behulp van een passend samengesteld testprogramma. De vragenlijsten zijn geselecteerd op basis van de type functie en normgroep, zodat er een passende vergelijking kan plaatsvinden met een externe norm. De vragenlijsten die gehanteerd worden dienen wetenschappelijk onderbouwd te zijn en te voldoen aan de validiteits- en betrouwbaarheidsvoorwaarden. Een testprogramma kan afhankelijk van het competentieprofiel, de navolgende testen omvatten. In onderstaand overzicht een voorbeeld van een testbatterij .
5
De test meet over het algemeen meer competenties dan de competenties die in het functieprofiel staan vermeld. Daarnaast meet de test ook het niveau van zelfbeeld en consistentie van invullen van de test. De uitkomsten op bovenstaande factoren zijn van belang voor het interpreteren van de scores.
Zelfbeeld : Geeft de mate aan waarin de kandidaat een kritisch of positief zelfbeeld laat zien. Een hoge score geven aan dat de kandidaat een positief zelfbeeld heeft wat kan leiden tot overschatting en te hoge scores op de competenties. Een lage score op zelfbeeld geeft aan dat de kandidaat erg kritisch denkt over zichzelf hetgeen kan leiden tot lagere scores.
Consistentie : Een maat om te beoordelen of de antwoorden op de vragen consistent zijn geweest en in welke mate sociale wenselijkheid een rol speelt.
Op de volgende pagina zullen we in dit kader competenties nader toelichten .
6
3. Competenties nader beschouwd
Door het meten van competenties wordt in kaart gebracht over welke competenties medewerkers beschikken en welke nog verder ontwikkeld moeten worden om de organisatiedoelstellingen effectiever te bereiken. Echter het meten en sturen op competenties is geen gemakkelijke opgave en vergt als leidinggevende een bepaald inzicht in menselijke principes. In onderstaand model is weergegeven hoe competenties samenhangen met persoonlijkheid en de uiteindelijke prestatie. Belangrijkste inzicht voor een manager is dat het ontwikkelen van competenties gerelateerd wordt aan prestaties en vastgelegd wordt in een ontwikkelplan ( POP-plan). In situaties waar veronderstelde aanwezige competenties niet tot uiting komen ( “hij kan het wel maar het komt er niet uit”) , is sprake van een belemmerende zelfbeeld en zou een coachingtraject een eerste goede interventie kunnen zijn.
HET IJSBERG MODEL POP plan
prestaties
management
gedrag
cultuur
competenties coaching zelfbeeld
persoonlijkheid
waarden/interesse
intelligentie drijfveren
7
De ontwikkelbaarheid van competenties Competenties zijn in principe altijd te ontwikkelen. Alleen kent elke competentie type daarin bepaalde grenzen. Bijvoorbeeld een persoon die een score 2 behaald op samenwerken kan dit met een gerichte interventie naar een score 6 of 7 brengen. Een kandidaat die echter een score 2 heeft op probleemanalyse heeft, zal met moeite dit resultaat naar een score 4 of 5 optrekken. Er zijn veel methodes om competenties te ontwikkelen. Je kunt deze scheiden in ontwikkeling “on the job”- bijvoorbeeld een project uitvoeren met een collega om ervan te leren- en ontwikkeling “off the job”, zoals een training. De belangrijkste voordelen van ontwikkelmethoden on the job is dat ze over het algemeen goedkoper zijn en dat ze meteen op het dagelijkse werk gericht zijn. Type competenties Kennis gerelateerde competenties Gedrag gerelateerde competenties Intellectueel gerelateerde competenties
Ontwikkelbaarheid Goed via training, literatuuronderzoek , E-learning, collegiaal leren Redelijk tot goed via praktijkgerichte training, werkopdrachten, training on the job, coaching., Beperkt tot redelijk via opdrachten waar de nadruk ligt op analyse van situaties en problemen. Ook Elearning heeft een positief effect.
Maak bij het bespreken en bepalen van het ontwikkelen van een competentie gebruik van goed omschreven competentiebeschrijvingen ( zie voorbeeld) SAMENWERKEN Definitie : Bijdragen aan het gemeenschappelijk resultaat door een optimale afstemming met anderen. Niveau 1 Beperkt 1 2 2
Basis 3 4 huidig
3
Medior 5
Gedragscriteria Stelt zich passief op in team en draagt zelden iets bij Werkt alleen samen met anderen als het in eigen voordeel of interesse is Reageert afwijzend of kritisch op andere ideeën zonder met eigen voorstellen of suggesties te komen Gedraagt zich als een teamplayer, werkt collegiaal samen en neemt actief deel aan teamoverleg Houdt rekening met de mening en gevoelens van andere teamleden Behandelt andere teamleden met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen
6 gewenst
4
5
Komt binnen het team op voor de eigen mening, maar legt zich loyaal neer bij de groepsbeslissing Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht, verantwoordelijkheid
8
Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om samen te werken en hun ideeën te uiten
Expert
9
Neemt (in)formele initiatieven om de werksfeer en/of samenwerking te verbeteren Bespreekt de conflicten op een constructieve en productieve manier Stimuleert de samenwerking binnen de afdeling en/of over de afdelingen heen
Ontwikkeld 7
8
SE
1
2
3
4. De aanpak De WATCH aanpak bestaat uit de volgende stappen:
1. Bepaling van de gewenste competenties Als de koers verandert of de strategie van een organisatie wijzigt, dan heeft dit consequenties voor de eisen die een organisatie stelt aan de kennis, vaardigheden en gedrag van de medewerkers. De eerste stap is het vertalen van de strategie naar de competenties die van belang zijn voor het succes van de organisatie. WATCH beschikt over een organisatiescan en een eigen competentiebibliotheek om deze gewenste competenties in kaart te brengen. 2. Bepaling van het test-instrumentarium Psychologische testen zijn meetinstrumenten die afgestemd dienen te worden op de vraagstelling. WATCH beschikt over een 60 tal verschillende gevalideerde online testen waaruit een selectie gemaakt wordt. 3. Opstellen van een maatwerkrapport Het rapport dient de relevante informatie te geven op de vraagstelling. Vandaar dat WATCH voor elke opdracht, zeker als het grotere aantallen betreft een maatwerkrapportage opstelt. 4. Ondersteuning in de communicatie Medewerkers dienen vooraf op de hoogte gesteld worden van het waarom, het doel en hoe er met de resultaten worden omgegaan. WATCH ondersteunt opdrachtgevers in de communicatie naar haar medewerkers toe. 5. Terugkoppeling uitslag Na de online afname van de competentiemeting en opstellen van het verslag, verzorgt WATCH ook de terugkoppeling naar de medewerker en de opdrachtgever. Als lid van het NIP, beroepsvereniging voor Psychologen, volgt WATCH de beroepscode. Dit houdt onder meer in dat de deelnemer recht heeft op inzage van de resultaten voordat aan de opdrachtgever wordt gerapporteerd en dat hij toestemming dient te geven om de uitslag door te sturen naar de opdrachtgever.
9
5. Relatie met Performance Management
Door competentiemanagement te koppelen aan performance management heeft het management een effectief instrument in handen om te sturen op gedrag en resultaat. De resultaten uit de competentiemeting vormen een gedegen input voor Performance Management, ook wel de HR beoordelingscyclus genoemd. De meting waarin de huidige competentieniveau vergeleken wordt met het gewenste competentieniveau is namelijk een indicatie over de mate waarin een medewerker succesvol zijn functie kan vervullen. Door deze Fit-Gap te vertalen naar leerdoelen vastgelegd in een gericht ontwikkelingsplan , krijgt de medewerker inzicht hoe gedragsverandering kan leiden tot een hogere effectiviteit van zijn handelen en daarmee zijn productiviteit kan verhogen. Tevens biedt het manager handvatten om zijn verantwoordelijkheid om medewerkers te faciliteren in hun professionele ontwikkeling adequaat uit te voeren. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de formulieren van diverse onderdelen ( doelstellingen, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek ) eenduidig op elkaar afgestemd zijn. Daarnaast is het van belang om deze HR data integraal in een E-HRM systeem te registreren, zodat deze informatie voor belanghebbenden beschikbaar is op een transparante wijze
10
6. Vastlegging in eHRM systeem
Manployee is een uniek systeem dat de belangrijkste HRM processen integreert in één database. Het systeem maakt het mogelijk om de ondernemingsstrategie naar een passend HR beleid te vertalen gebaseerd op competentiemanagement en performance management. Manployee bevat een aantal modules: Personeelbeheer Persoonlijke gegevens en informatie over de organisatie kan snel worden opgezocht. Competentiemanagement Een bibliotheek met zo’n 80 competenties. Relevante competenties kunnen worden geselecteerd voor het succesvol realiseren van de doelen van de organisatie. Performance management Gesprekken in het kader van de beoordelingscyclus kunnen worden voorbereid en opgeslagen. Learning management Opleidingsinformatie van medewerkers wordt bewaard en kan worden gematcht met functie-eisen. E-learning modules waarmee een organisatie zijn eigen digitale leeromgeving kan creëren. Werving en selectie Inzicht in het verloop van opengestelde vacatures en in de aannameprocedure, initiëren van assessments en het borgen van documentatie en communicatie. Daarnaast beschikt Manployee over een dashboard, een berichtenpagina en verschillende rapportage-opties om relevante managementinformatie te genereren als basis voor onderbouwde HRM beslissingen.
Manployee
Personeel beheer
Competentie management
Learning management
11
Performance management
Werving en selectie
7. Veel gestelde vragen
1. Welke omschrijving van competenties worden er gebruikt?
Antwoord : Competenties zijn specifieke gedragselementen die gerelateerd worden aan het succesvol uitvoeren van de functie. Elke competentie bestaat uit een aantal niveaus van uitvoering ( van beperkt tot en met expert ). Elk niveau wordt getypeerd door een aantal gedragscriteria. Hoe sterker een competentie aanwezig is hoe meer gedragskenmerken van de competentie getoond worden. 2. Hoe registreren de vragenlijsten mijn antwoorden?
Antwoord : De vragenlijsten registreren automatisch de antwoorden op de vragen. Bij elke competentie horen meerdere meetvragen. Hoe vaker je dezelfde type antwoorden hebt gegeven hoe sterker je aangeeft of een competentie sterk of minder sterk aanwezig is. In wezen beoordeel je systematisch jezelf wat je sterke en minder sterke competenties zijn. Dus hoe je de vragen heb beantwoordt bepaalt de uiteindelijke score op een competentie. 3. Is de competentiemeting een beoordeling van mijn kwaliteiten?
Antwoord : In principe geeft de competentiemeting een beoordeling van de huidige competenties maar wordt dit afgezet tegen de gewenste norm. Hiermee wordt de ontwikkelbehoefte in kaart gebracht. Dus het resultaat wordt niet geïnterpreteerd als goed of fout maar als de mate van ontwikkeling die nodig is om naar de gewenste situatie te komen.
12
4. Ik herken me niet in de resultaten van de test.
Antwoord : Hier kunnen verschillende redenen voor zijn : Er kan interpretatieverschil zijn in wat jij denkt wat de competentie is en wat we nu als objectieve maat gebruiken. Meestal komt dit omdat men één aspect of gedragskenmerk van een competentie als de competentie zelf ziet terwijl er meerdere gedragskenmerken bepalend zijn voor de sterkte van de competentie. “Dus klantgerichtheid is bijvoorbeeld meer dan alleen doen wat de klant vraagt.”
De manier waarop je tegen jezelf kijkt kan invloed zijn op de hoogte van de score van de competenties. We noemen dit de impact van het zelfbeeld. Mensen met een laag zelfbeeld kunnen voorzichtiger de vragenlijst ingevuld hebben dan de mensen met een hoog zelfbeeld. Dit kan de scores wat drukken maar een score 1 zou dan meer een 2 of 3 kunnen zijn maar zelden hoger.
Mogelijk acht je de competentie van minder belang en andere competenties meer belangrijk terwijl het in de gewenste situatie juist heel sterk van belang is. Voorbeeld : een projectmedewerker werkt in een ongestructureerde situatie en vindt improviseren belangrijk. In de gewenste situatie wordt meer gestructureerd gewerkt en is plannen en organiseren sterk van belang.
Wilt u meer informatie of een maatwerkadvies? Neem dan gerust contact met ons op: Web: www.manployee.nl Email:
[email protected] Telefoon: 085 – 060 2090
13
