Competentiemanagement volgens de WATCH methodiek
In deze brochure
Wat is competentiemanagement? Waarom competentiemanagement? Hoe bepaal je welke competenties belangrijk zijn? Het WATCH-competentiemodel Wat is een competentieprofiel? Hoe worden competenties omschreven? Hoe kun je competenties meten? Hoe implementeer je competentiemanagement? De WATCH-methodiek van Manployee
© 2015 Manployee BV Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Manployee BV.
Wat is competentiemanagement?
Wat zijn competenties? Competenties zijn de kwaliteiten die bepalend zijn voor het succesvol functioneren van de organisatie, haar teams en haar medewerkers. Deze kwaliteiten onderscheiden zich in: ♦ Kennis ♦ Gedrag ♦ Vaardigheden ♦ Attitude Competenties zijn pas relevant als ze worden gerelateerd aan de context van de organisatie. Alleen dan zijn competenties bepalend voor het functioneren van uw organisatie en mensen en kunt u gericht en systematisch sturen op competenties.
Wat is strategisch competentiemanagement? Visie, missie en doelstellingen bepalen de koers van een organisatie: wat wil ze bereiken, uitstralen en zijn? Het antwoord op die vragen is leidend voor alles wat er in de organisatie gebeurt. Om dat inzichtelijk te maken voor medewerkers is het nuttig om het onderscheidend vermogen van de organisatie te vertalen naar competenties. De inzet en ontwikkeling van competenties van medewerkers voor zowel de organisatiedoelen als persoonlijke wensen en ambities, levert een bijdrage aan het behalen van de gewenste resultaten en het versterken van de (arbeids)marktpositie. Om competentiemanagement effectief in te zetten, dient het dus gekoppeld te worden aan de strategie van de organisatie. Als deze verbinding niet wordt gemaakt, dan is competentiemanagement veelal gedoemd te mislukken.
omgeving organisatie
visie, missie en cultuur
organisatie
competentie
strategie
management
resultaten
Waarom competentiemanagement?
Het belang van competentiemanagement Het succes van elke onderneming staat of valt bij de bekwaamheid van haar medewerkers, hun inzet en hun vermogen om samen te werken. Onderzoek (D. Dubois, 2009) heeft aangetoond dat organisaties die succesvol competentiemanagement hebben ingevoerd, beschikken over meer doelgerichte en gemotiveerde medewerkers met een gemiddeld hogere productiviteit. Het is dus van belang om een duidelijke verbinding te maken tussen de koers en de doelstellingen van de organisatie enerzijds en het gedrag en het belang van de medewerkers anderzijds. Competentiemanagement is hiervoor bij uitstek een geschikte methodiek, omdat op basis van doelstellingen het gericht sturen op gedrag en ontwikkeling naar prestaties centraal staat. Competentiemanagement brengt bovendien een meet- en regelbare systematiek in het proces van selectie, beoordeling, ontwikkeling, doorstroom en uitstroom van mensen.
Probleemstellingen De behoefte aan competentiemanagement in organisaties uit zich bijvoorbeeld in de volgende probleemstellingen. ♦ Hoe vertalen we onze strategie naar gewenst gedrag? Bij elk type strategie (marktgericht, productgericht, teamgericht, groei) hoort een gedragsprofiel om deze succesvol te implementeren. Competentiemanagement zorgt ervoor dat er op de strategie afgestemde gedragsprofielen worden opgesteld, zodat er duidelijkheid bij de medewerkers is over wat de organisatie van hen verwacht. ♦ Hoe kunnen we een betere samenhang creëren in onze HR instrumenten? Door het toepassen van een competentiemodel als basis voor de HR instrumenten wordt duidelijk welk gedrag van medewerkers dient te worden beoordeeld, ontwikkeld, gecoacht en beloond om de organisatiedoelstellingen te bereiken. ♦ Hoe weet ik of medewerkers wel op de juiste plek zitten? Met een competentiemeting krijgt u inzicht in de fit-gap tussen de eisen van de functie en de bekwaamheden van de medewerker. Zo kan er een adequaat ontwikkelingsplan worden opgesteld en gericht aan loopbaanontwikkeling worden gewerkt.
Waarom competentiemanagement?
♦ We hebben met competenties gewerkt, maar dit leidde tot verwarring in interpretaties tussen management en medewerkers. Door competenties heel concreet in gedragstermen te beschrijven, de niveaus binnen een competentie te bepalen en in een database vast te leggen, ontstaat een gemeenschappelijke competentietaal. ♦ We hebben weliswaar functieomschrijvingen waarin staat wat iemand moet doen, maar we willen ook aangeven hoe iemand zijn taken dient te verrichten. Door een competentieprofiel vast te stellen - dat is een aanvulling op een functiebeschrijving - geeft de organisatie aan op welke manier iemand zijn rol moet vervullen. Gedrag, omgaan met situaties en persoonlijke eigenschappen zijn daarbij sleutelwoorden.
Hoe bepaal je welke competenties belangrijk zijn?
Het onderscheidend vermogen vastleggen in competenties Elke organisatie is uniek en heeft zijn eigen wijze ontwikkeld en koers bepaald om succesvol te zijn. Daarom is het van belang om op basis van de specifieke kenmerken een analyse te maken van welke competenties echt van belang zijn voor het onderscheidend vermogen van de organisatie.
Instrumentarium Manployee beschikt over verschillende instrumenten om inzicht te krijgen in de competentieset van organisaties. Hiertoe worden afhankelijk van de vraagstelling onder meer de volgende tools ingezet: ♦ Competentiescan (organisatie versie) ♦ Quinn cultuurstrategie analyse ♦ High Performance Business Strategy survey (Nederlandse versie) ♦ SWOT-competentie analyse
Competentiestructuur van een productgerichte organisatie
Productgerichte strategie
Organisatie competenties - Innovatie - Effectiviteit - Betrouwbaarheid
Competenties afdeling Research - Innovatie - Nauwkeurigheid - Conceptueel denken - Overtuigen
Engineer - Technisch inzicht - Kennis toepassen - Discipline - Assertiviteit
Competentiestructuur van een marktgerichte organisatie
Marktgerichte strategie
Organisatie competenties - Klantgerichtheid - Samenwerken - Initiatiefname
Competenties afdeling Research - Innovatie - Nauwkeurigheid - Effectiviteit - Luisteren
Engineer - Technisch inzicht - Kennis toepassen - Commercieel inzicht - Inlevingsvermogen
Competentiemodel ‘Beter Presterende Organisatie’ Voor een succesvolle implementatie van competentiemanagement moet er een juiste verbinding worden gelegd tussen organisatiedoelstellingen, aanwezige vaardigheden en ontwikkelbehoeften van de medewerkers. Manployee hanteert het zogenaamde ‘Beter Presterende Organisaties’ (BPO) model. Het concept van beter presterende organisaties houdt in dat: ♦ organisaties beter presteren door op elk van de zes dimensies doelmatig en effectief te opereren; ♦ gerichte ontwikkeling van competenties ervoor zorgt dat gedrag en prestaties aansluiten bij de huidige en toekomstige eisen; ♦ competenties worden gerelateerd aan het creëren van waarde voor de klant, de organisatie en de medewerkers.
Het BPO competentiemodel In onderstaand schema is het BPO competentiemodel afgebeeld met de zes dimensies.
Wat is een competentieprofiel?
Essentiële competenties op drie niveaus Een competentieprofiel is een beschrijving van alle essentiële competenties die een medewerker moet hebben om effectief te kunnen functioneren binnen de organisatie, afdeling en functie. Manployee maakt onderscheid in 3 niveaus van competenties die weergegeven dienen te worden in het profiel: ♦ Organisatie- of generieke competenties Deze competenties zijn verbonden met de bedrijfsstrategie en van toepassing op elke medewerker die in de organisatie werkt. ♦ Afdelings- of teamcompetenties Deze competenties zijn van toepassing op medewerkers die in een bepaalde afdeling, team of organisatie-onderdeel werkzaam zijn. ♦ Functiegebonden competenties Deze competenties gelden voor medewerkers met eenzelfde functie of voor een medewerker met één bepaalde functie. In de regel bestaat een competentieprofiel uit 9 tot 15 competenties, onderverdeeld over deze niveaus. Een grote organisatie zal niet voor elke job een competentieprofiel opstellen. Jobs worden samengevoegd in functies en functies in functiegroepen.
Projectmanager Organisatie
Afdeling
Functie
Klantgerichtheid
Test engineer Organisatie
Klantgerichtheid
Samenwerken
Samenwerken
Betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid
Plannen en organiseren
Afdeling
Resultaatgerichtheid
Voortgangscontrole
Kwaliteitgerichtheid
Nauwkeurig werken
Betrokkenheid
Communicatie
Servicegerichtheid
Conceptueel denken
Functie
Probleemanalyse
Besluitvaardigheid
Detailgerichtheid
Impact
Doorzettingsvermogen
Resultaatgerichtheid
Initiatiefname
Aansturen groepen
Stressbestendigheid
Hoe worden competenties beschreven?
Competentiehandboek Voor elke competentie uit een competentieprofiel is beschreven hoe je die competentie kan identificeren. Hoe specifieker en concreter de competentie is beschreven, hoe transparanter en beter meetbaar de vastgestelde competentie is. Manployee heeft een competentiehandboek ontwikkeld waarin de 80 meest voorkomende competenties in organisaties zijn beschreven in de vorm van gedragscriteria. Hierdoor is een objectieve meting en een gerichte ontwikkeling van competenties mogelijk. BESLUITVAARDIGHEID
OE
Definitie: Beslissingen durven nemen en adequaat en snel acties ondernemen, ook bij niet volledige kennis van de gevolgen van alle alternatieven, of bij sterk conflicterende belangen. Niveau
Gedragskenmerken
1 2 3
1
Beperkt
♦ Demonstreert beperkte vaardigheid in het nemen van een goede beslissing in situaties waar duidelijke en concrete afwegingen te maken zijn ♦ Zoekt herhaaldelijk ondersteuning en advies van anderen als men geconfronteerd wordt met tegenspraak ♦ Vraagt om toelichting om te bepalen of men zelfstandig een besluit kan nemen en vraagt snel om advies van hoger geplaatsten
2
Basis
♦ Toont besluitvaardigheid in heldere en gestructureerde situaties ♦ Zoekt soms ondersteuning en advies van anderen als men geconfronteerd wordt met tegenspraak of onduidelijkheid ♦ Weet wanneer men zelfstandig beslissingen kan nemen en vraagt alleen advies van hoger geplaatsten als dit nodig is
3
Medior
♦ Neemt herhaaldelijk de correcte beslissingen in situaties waar niet alle informatie beschikbaar is ♦ Toont aan dat hij beslissingen durft te nemen zonder altijd ondersteuning of toelichting van zijn meerderen te vragen ♦ Neemt tijdig beslissingen
4
Ontwikkeld
♦ Neemt juiste beslissingen in onduidelijke situaties ♦ Demonstreert de vaardigheid om zelf juiste beslissingen te nemen zonder eerst ondersteuning van zijn leidinggevenden te zoeken ♦ Neemt beslissingen die van belang zijn voor de organisatie
5
Expert
♦ Demonstreert de vaardigheden om beslissingen te nemen in onduidelijke situaties ♦ Adviseert en stuurt anderen in welke factoren ze dienen mee te nemen in het nemen van de juiste beslissing in onduidelijke en stressvolle situaties ♦ Neemt doordachte risico’s in belangrijke beslissingen waarbij het belang voor de organisatie voorop staat
Een competentie kan op verschillende niveaus zijn ontwikkeld
Een gedragscriterium is een beschrijving van het specifieke gedrag en is observeerbaar
Hulpmiddel voor observatie van gedrag: 1 = niet of zelden gezien 2 = regelmatig in bepaalde situatie gezien 3 = zeer frequent waargenomen
Hoe kun je competenties meten?
Nulmeting Als competenties concreet en in de vorm van gedragskenmerken zijn geformuleerd, kan de aanwezigheid van competenties per medewerker worden gemeten. Dat gebeurt met een zogenaamde nulmeting. Een nulmeting houdt in dat de leidinggevende beoordeelt welke competenties hij in welke mate belangrijk vindt voor de functie en de medewerker beoordeelt zelf in hoeverre hij over de competenties beschikt. Belangrijk hierbij is dat het juiste testinstrumentarium wordt samengesteld en toegepast in de meting. Dit luistert nauw. Specifieke kennis en expertise op het gebied van psychologisch testgebruik is van belang om te voorkomen dat ‘gewicht met een rolbandmaat en lengte met een weegschaal’ wordt gemeten. Manployee beschikt over een uitgebreid testinstrumentarium. De juiste tests worden ingezet om de competenties die van toepassing zijn te meten. Competentie
Score
Externe norm
Interne norm
Organisatie
Rapportage De testresultaten worden vastgelegd in een
Betrouwbaar
7
6
7
Vernieuwend
7
3
3
Effectief
7
7
7
Resultaatgerichtheid
5
7
7
Kwaliteitsgerichtheid
5
6
7
Servicegerichtheid
5
6
7
Afdeling
overzichtelijke rapportage. In deze rapportage worden de testresultaten van de medewerker afgezet tegen een externe referentiegroep (externe norm) en een interne norm. De interne norm wordt vastgesteld door het management dezelfde testen te laten invullen met het profiel van de succesvolle functievervuller voor ogen.
Hierdoor wordt de onderlinge afstemming
Functie Omgevingsbewustzijn
5
7
7
Flexibiliteit
6
6
6
Inlevingsvermogen
4
5
6
Detailgerichtheid
6
6
7
Verwachtingen stellen
6
7
7
tussen beoordelaars vergroot maar ook een norm bepaald die overeenkomt met de unieke eisen van de organisatie.
De scores worden daarnaast grafisch weergegeven door de ontwikkelingsbehoefte van de medewerker af te zetten tegen het competentieprofiel. Manployee begeleidt en verzorgt coaching trajecten om de ontwikkeling van competenties verder te faciliteren.
Hoe implementeer je competentiemanagement?
Stappenplan Voor een succesvolle implementatie van competentiemanagement zijn de volgende stappen van belang: 1. Communicatie Zorg voor een goed communicatieplan waarin de doelstelling van werken met competenties eenvoudig en transparant wordt uitgelegd. Geef ook het belang voor de medewerkers aan. 2. Draagvlak Zorg voor betrokkenheid van alle partijen: Management, medewerkers, HRM en OR. 3. Fasering Zorg voor een projectmatige en integrale aanpak voor de invoering van competentiemanagement. 4. Diagnose Analyseer en gebruik tools om de kerncompetenties van een organisatie te bepalen. 5. Database Maak een database van de competenties die van belang zijn voor het succes van de organisatie. 6. Competentieprofielen Stel competentieprofielen per functie, functiegroep of resultaatgebied op. 7. Nulmeting Voer op basis van competentieprofielen een nulmeting uit. Maak hierbij gebruik van een externe en interne norm. 8. Borging Stel op basis van de uitkomsten van de nulmeting een ontwikkelplan op om de competenties verder te ontwikkelen. 9. HRM integratie Integreer de competenties in de HRM instrumenten: selectie, beoordeling, training en loopbaan.
MANPLOYEE -WATCH
*De Watch-methodiek zijn innovatieve HR instrumenten waarvan het exclusieve gebruikersrecht bij Manployee BV en haar consultants ligt.
Wilt u competentiemanagement succesvol invoeren? ♦ U wilt de organisatievisie vertalen naar gewenst individueel gedrag, waardoor meer duidelijkheid bij medewerkers ontstaat over uw verwachtingen als werkgever. ♦ U wilt de HRM instrumenten zoals werving, selectie, beoordeling, beloning, functiewaardering, ontwikkeling en opleiding beter op elkaar afstemmen door competentiemanagement als het cement van een consistent HRM beleid in te zetten. ♦ U wilt de resultaatgerichtheid van uw medewerkers verhogen. ♦ U wilt het opleidingsbeleid inzichtelijk relateren aan de organisatiedoelstellingen en doelen van medewerkers, waardoor opleidingen als gericht investeringsinstrument worden ingezet. ♦ U wilt een gemeenschappelijke taal over relevant werkgedrag in uw organisatie spreken en daarmee de neuzen in dezelfde richting zetten. ♦ U wilt het HRM beleid meetbaar maken door de invoering van competentiemanagement, waardoor het makkelijker is om verantwoording af te leggen over gerealiseerde doelstellingen en behaalde resultaten.
Neemt u dan contact op met: Manployee BV Rijksweg 27 6131 AL Sittard Nederland 085 060 2090 www.manployee.nl
[email protected]
MANPLOYEE -WATCH
www.manployee.nl
