Communicatieplan voor de huidige Vereniging Waterloop

Communicatieplan voor de huidige Vereniging Waterloop Het verbeteren van de zicht- en vindbaarheid door te bouwen aan het merk van de vereniging

Projectgroep • Diana Woets • Olga Hogenbirk • Siet Egas Repáraz • Frans Joor • Ron Westplat • Guido Hallie • Jolanda Thelosen

Communicatieplan | 2 oktober 2014 | pagina

1

Communicatieplan Vereniging Waterloop 1.1 Toelichting op aanpak Dit communicatieplan voor Vereniging Waterloop hebben we gemaakt op basis van de bijeenkomsten op 8 mei, 26 mei en 7 juli 2014 met de projectgroep en op basis van informatie van het bestuur. Tijdens de bijeenkomst op 7 juli heeft Bert Hendriks, Levenmetkanker-beweging, een presentatie gegeven over de herpositionering van NFK in de Levenmetkanker-beweging. Na de bijeenkomst van 7 juli hebben we het communicatieplan voor akkoord voorgelegd aan de projectgroep. Alle projectgroepleden zijn akkoord met dit communicatieplan. 1.2 Opdracht Onze opdracht is om de vereniging meer zichtbaar en beter vindbaar te maken door te bouwen aan het merk van de vereniging. 2.1 Missie en visie De hoofddoelstelling van Vereniging Waterloop: 1. is mensen met blaas-, nier-, pyelum-, ureter- en urethrakanker en hun deelgenoten te verbinden, te ondersteunen en sterker te maken bij het omgaan met kanker; 2. daarbij is het collectieve belang de verbetering van de oncologische zorg. Het bestuur en de projectgroep vinden de drie pijlers even belangrijk. • Lotgenotencontact Bestuur: lotgenotencontact verloopt redelijk goed; er is wel verbetering mogelijk. Ervaringsdeskundigheid bij lotgenotencontact (steun en ervaringen uitwisselen) vindt het bestuur erg belangrijk. Projectgroep: lotgenotencontact is de eerste stap om iemand te spreken die hetzelfde heeft. Persoonlijke benadering. • Belangenbehartiging Bestuur: de grootste stap kan op het gebied van belangenbehartiging worden gemaakt. Belangenbehartiging op het gebied van ervaringsdeskundigheid van patiënten, richtlijnen ontwikkelen vanuit ervaring, meedenken met het ontwikkelen van protocollen en medicijnen gericht op blaasen nierkanker (ziekenhuis). Projectgroep: als de vereniging zich sterk kan maken voor patiënten met nier- en blaaskanker komt dat alle leden ten goede. • Voorlichting/informatie Bestuur: op het gebied van voorlichting/informatie (in de vorm van doorgeefluik/categorie mededelingen, zoals informatie over ziekteverschijnselen) staat Vereniging Waterloop volgens het bestuur in de kinderschoenen. Het bestuur ziet het als taak van de vereniging om als doorgeefluik relevante informatie van de overheid te verstrekken. Vereniging Waterloop geeft geen medische informatie, behalve over pilots en nieuwe medicijnen. Bedoeling om de meer medisch-inhoudelijke voorlichting bij kanker.nl neer te leggen. Ervaringsdeskundigheid bij voorlichting (steun en ervaringen uitwisselen) vindt het bestuur erg belangrijk. Projectgroep: belangrijk omdat in het ziekenhuis niet altijd voldoende informatie wordt gegeven. Toekomstbeeld bestuur: de toekomstige organisatie is dé KPO op het gebied van blaasen nierkanker, is zichtbaar en is een organisatie van, door en voor patiënten en hun deelgenoten. 2.2 Probleemstelling 1. Patiënten met blaas- of nierkanker en hun deelgenoten die nog geen lid van Vereniging Waterloop zijn, worden niet voldoende bereikt. Zij denken niet meteen aan Vereniging Waterloop als gevraagd wordt naar een organisatie die zich inzet voor blaas- of nierkanker. Hoe bereikt Vereniging Waterloop ook de patiënten met blaas- of nierkanker en hun deelgenoten die nog geen lid zijn? 2. De groep vrijwilligers van Vereniging Waterloop is te klein om alle noodzakelijke werkzaamheden uit te voeren. Hoe zorgt Vereniging Waterloop ervoor dat de ‘noodzakelijke' werkzaamheden (volgens missie, visie en doelstellingen van de vereniging) binnen de beschikbare middelen kunnen worden gerealiseerd? Iedereen staat achter deze probleemstelling. Bovendien wordt het belang van een nieuwe naam aangegeven om zichtbaar en vindbaar te kunnen zijn als organisatie.


2

In de randvoorwaarden moet de oplossing voldoen aan: • te realiseren met beperkte inspanning (vanwege het huidige aantal vrijwilligers); • te realiseren met beschikbare middelen; • herhaling/follow up moet eenvoudig te realiseren zijn; • moet kunnen worden verankerd in de vereniging, follow up is belangrijk. Niet eenmalig of afhankelijk van één persoon; • goede archivering/protocollen om continuïteit te waarborgen (zodanig beschrijven dat werkzaamheden indien nodig kunnen worden overgenomen, onafhankelijk van personen), bijvoorbeeld verslagen lotgenotencontact (gebeurt nu ook). 2.3 Interne en externe analyse Op basis van de interne en externe analyse zien we de volgende sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Sterktes 1) • Imago onder directe achterban : betrokken, betrouwbaar en deskundig. Daarnaast herkenbaar. • Cultuur: gevoel van thuis komen en warmte. • Inbreng ervaringsdeskundigheid. • Groot netwerk. • Continuïteit ondersteunend werk is gewaarborgd via Levenmetkanker-beweging. Kansen • Aantal mensen bij wie blaas- of nierkanker wordt gediagnosticeerd neemt toe en kanker 3) wordt steeds meer een chronische ziekte . • Ervaringsdeskundigheid wordt steeds vaker eis voor projecten waardoor belangen van patiënten beter kunnen worden behartigd (zoals bij ziekenhuizen en zorgverzekeraars). • Behoefte van patiënten aan contact en specifieke informatie. 1) 2) 3)

Zwaktes • Naamsbekendheid is laag bij indirecte 2) achterban en niet alle belangrijke doelgroepen worden daardoor bereikt. • Samenhang in communicatie(middelen) ontbreekt (afgelopen jaren geen ‘dedicated’ bestuurslid). • Follow up in activiteiten (aandacht). • Onvoldoende vrijwilligers (menskracht). Bedreigingen • Subsidies nemen af (PGO en KWF) of andere eisen (dit wordt in toekomst steeds vaker maatwerksubsidie). • Mensen willen steeds minder vaak lid worden van een vereniging, maar verwachten wel dat de vereniging er is.

(ex-)patiënten en betrokkenen die lid/donateur zijn (ex-)patiënten en betrokkenen die geen lid/donateur zijn Per dag krijgen 22 mensen de diagnose blaas- of nierkanker (8.100 per jaar: blaascarcinoom 6.000 en niercelcarcinoom 2.100, bron: Kankerzorg in beeld, IKNL januari 2014).

2.4 Aandachtspunten voor communicatie • Ervaringsdeskundigheid wordt gezien als kracht, maar kan nog beter worden benut. • Binding met vereniging (naam en toegevoegde waarde). • We zien een verschil tussen de beleving van de projectgroep en de resultaten in het Newcom onderzoek. De projectgroep associeert de vereniging met ‘thuis komen’, ‘warmte’, ‘hoop/steun’, ‘contact’ en ‘informatie’. Uit de resultaten van Newcom blijkt dat de ideale patiëntenorganisatie meer in de rationele hoek zit. ‘Informatie’ is een belangrijke reden om lid te worden van de vereniging. Daarom adviseert Newcom de vereniging te positioneren als kenniscentrum. De projectgroep verwacht, dat de groep die aanwezig is tijdens de landelijke contactdag en/of die gebruik maakt van lotgenotencontact vooral warmte zoekt. Andere mensen zijn mogelijk meer op zoek naar informatie en belangenbehartiging. In de segmentering kunnen we onderscheid maken naar mensen die puur op zoek zijn naar informatie en mensen meer op zoek zijn naar warmte en betrokkenheid.


3

3.1 Doelgroepen We maken onderscheid naar de onderstaande doelgroepen. • Primaire communicatie- en marketingdoelgroepen: leden en patiënten (mensen krijgen op steeds jongere leeftijd nierkanker; misschien op termijn een aparte groep voor jongeren binnen de vereniging, eventueel ook op www.kanker.nl). • Intermediairs: zorgverleners. • Financiers: potentiële sponsoren, zoals bijvoorbeeld farmaceuten en KWF. Deze laatste geeft niet meer aan iedere individuele patiëntenorganisatie subsidie, maar aan de Levenmetkankerbeweging. • Interne doelgroep: vrijwilligers. Pro memorie: vanuit het perspectief van belangenbehartiging zijn er nog andere doelgroepen, zoals beleidsmedewerkers van ministerie en wetenschappelijke verenigingen. 3.2 Doelstellingen • Organisatiedoelstelling is mensen verbinden, ondersteunen en sterker maken. Daarnaast verbetering van zorg (zie meerjarenplan). • Communicatiedoelstellingen: • de meerderheid van de patiënten (niet-leden) met blaas- of nierkanker weet dat de vereniging er is ter ondersteuning van mensen met blaas- of nierkanker. Nu is dit 4%: 2 (ex-)patiënten die geen lid/donateur zijn, gedeeld door 50 (ex-)patiënten die geen lid/donateur zijn (Bron: Newcom onderzoek voor Vereniging Waterloop, 2012); • vergroten van de betrokkenheid bij de vereniging (op basis van nulmeting voor (herhaal)bezoek website kanker.nl); • aantal nieuwe vrijwilligers. 3.3 Boodschap Vereniging Waterloop maakt mensen die leven met blaas- of nierkanker sterker en zorg beter vanuit ervaringsdeskundigheid. De tone of voice is betrokken: thuis komen, warmte, hoop/steun, vanuit ervaring, (persoonlijk) contact en informatief. Bij de invulling van de boodschap zullen we rekening houden met de meer rationele, op informatiegerichte mensen én met de meer emotionele, op persoonlijk contact-gerichte mensen. 3.4 Communicatiestrategie en naam van de vereniging Belangrijke verandering in de communicatiestrategie is, dat Vereniging Waterloop zich meer gaat richten op de patiënten en deelgenoten die nog geen lid zijn van de vereniging (indirecte achterban). Om deze groep beter te kunnen bereiken en om een grotere herkenbaarheid te creëren, wil de projectgroep in lijn met de Levenmetkanker-beweging de naam van Vereniging Waterloop aanpassen in: ‘Leven met blaas- of nierkanker’. De projectgroep ziet het belang van deze verandering en onderstreept dat dit een kans is voor de vereniging. Verder is de evaluatie, nu resulterend in dit advies, van de naam, in lijn met de aanbeveling uit het Newcom onderzoek. Met deze naamsverandering valt de link met de naam van het magazine Waterstanden weg. Daarom stellen we voor om de naam Waterstanden te veranderen in het ‘Magazine over leven met blaas- of nierkanker’. • •

•

• 4)

Leden: betrekken/verbinden door interactie (dialogiseren) en overreden om vrijwilliger te worden. Informeren over ontwikkelingen. Patiënten: betrekken/verbinden door interactie (dialogiseren), bijvoorbeeld vanuit de verpleegkundige om vervolgens verdere informatie (ervaringsverhalen) via de website te delen met als doel het verbeteren van de zicht- en vindbaarheid. Zorgverleners: het opzetten van gezamenlijke projecten met de verenigingen, zoals de NVU (Nederlandse Vereniging van Urologen), NVMO (Nederlandse Vereniging voor Medische 4) Oncologie) en SONCOS (Stichting Oncologische Samenwerking) (formeren) met als doel de oncologische zorg te verbeteren. Sponsoren: het opzetten van gezamenlijke projecten (formeren) met KWF, Levenmetkankerbeweging en bijvoorbeeld de farmaceutische industrie en met als doel de zicht- en vindbaarheid van de vereniging te verbeteren. Chirurgische Oncologie (NVCO), Medische Oncologie (NVMO), Radiotherapie en Oncologie (NVRO), Urologen (NVU).


4

3.5 Eerste contact patiënten en leden (primaire doelgroep) Patiënten kunnen op verschillende manieren met de vereniging in contact komen. Per contact hebben we de mogelijke vervolgcontacten genoemd. De zicht- en vindbaarheid wordt allereerst vergroot via het persoonlijke contact met de verpleegkundige. De online zicht- en vindbaarheid kan enorm worden vergroot via de website. Vooral door relevante informatie te plaatsen (met name ervaringsverhalen: de kracht en het onderscheidende vermogen van de vereniging). Via de actieve inzet van lotgenotencontact is het thuisgevoel over te brengen. Onderstaand overzicht is bedoeld als richting/leidraad. Bijvoorbeeld bij de lotgenotentelefoon: de coördinator bepaalt of het passend is de e-nieuwsbrief toe te sturen. A. via verpleegkundige

B. via website

C. via lotgenotentelefoon

⇓ Verpleegkundige verstrekt persoonlijk informatie en verwijst door: bijvoorbeeld via de brochure met ervaringsverhalen.

⇓ Informatie downloaden, ervaringsverhalen downloaden.

⇓ Informatie website met meer ervaringsverhalen. ⇓ 1x magazine over leven met blaas- of nierkanker (pdf). ⇓ Betrokken blijven.

⇓ 1x magazine over leven met blaas- of nierkanker (pdf). ⇓ Betrokken blijven.

⇓ Coördinator heeft contact met lotgenoten om ervaringen te delen en mensen door te verwijzen. De coördinator biedt aan de e-nieuwsbrief toe te sturen. + alle nieuwe leden worden na aanmelding telefonisch welkom geheten (warme ontvangst). ⇓ 1x magazine over leven met blaas- of nierkanker (pdf). ⇓ Eventueel nieuwe telefoonafspraak. ⇓ Betrokken blijven.

3.5A Aanpak contact verpleegkundige We willen de verpleegkundige bereiken en stimuleren de brochure met ervaringsverhalen aan patiënten te verstrekken via tweetraps-communicatie: • de vereniging stuurt nu het magazine naar leden en naar ongeveer 100 ziekenhuizen. We willen een brief en 10 brochures toevoegen aan het magazine van maart 2015 en dit naar de ziekenhuizen sturen. Via de brief stimuleren we verpleegkundigen de brochure aan patiënten te verstrekken en om patiënten door te verwijzen naar de vereniging; • vervolgens kunnen coördinatoren lotgenotencontact (nu 10 vrijwilligers) in de periode april tot en met juni 2015 de brochures persoonlijk overhandigen aan verpleegkundigen en hen stimuleren de brochure aan patiënten te verstrekken (zo’n 10 ziekenhuizen per coördinator in 3 maanden). Ziekenhuisbezoek wordt ook georganiseerd vanuit voucherproject; • om het bereik te vergroten kunnen coördinatoren via een subproject leden in hun regio vragen om mee te helpen bij de verspreiding; • registratie: na het bezorgen van de brochures worden de naam van het ziekenhuis en de naam van de verpleegkundige doorgegeven aan een centraal punt, bijvoorbeeld bij Levenmetkankerbeweging. Op basis van de registratie in de database kan worden bepaald welke verpleegkundigen of andere organisaties de vereniging nog wil benaderen. 3.5B Aanpak contact via website Vanuit diverse kanalen wordt naar de website verwezen: via verpleegkundigen, coördinatoren lotgenotencontact, de brochure en de e-nieuwsbrief. De traffic naar de website zorgt voor een betere online zichtbaarheid en vindbaarheid via zoekmachines. Dit is vooral van belang voor patiënten die nog geen lid zijn. Steeds meer mensen oriënteren zich via internet. Bovendien willen we ook leden regelmatig nieuwe informatie bieden. Des te belangrijker is het om regelmatig nieuwe en relevante informatie op de website te plaatsen.


5

Aanpak contact via website: • op de website plaatsen we nog een aantal extra ervaringsverhalen (die niet in de brochure staan) van patiënten en van naasten/partners; • geïnteresseerden kunnen de teksten via de website lezen of een pdf van een ervaringsverhaal downloaden; • in de e-nieuwsbrief staan korte teksten die mensen naar de website trekken. Op de website staat het volledige artikel; • de webredacteur houdt de website actueel en relevant (aangestuurd door bestuurslid voorlichting en communicatie). De webredacteur kan er ook voor zorgen dat de informatie in samenhang blijft. 3.5C Aanpak contact via lotgenotentelefoon De coördinatoren delen op dit moment al ervaringen met patiënten via de lotgenotentelefoon en indien nodig verwijzen zij door. Meestal spreken zij ook nu al een vervolgcontact af. Nieuw is dat de coördinatoren straks ook de e-nieuwsbrief kunnen toesturen en kunnen verwijzen naar de ervaringsverhalen op de website en in de brochure. De coördinatoren zijn hierdoor flexibel in het verstrekken van informatie op papier, digitaal als pdf of als hyperlink naar de website. Hoe zij hiermee in de praktijk omgaan, kunnen zij bespreken in het overleg met coördinatoren lotgenotencontact.


6

3.6 Communicatiemix De genoemde doelstellingen willen we realiseren door onderstaande communicatiemix in te zetten. In de communicatiemix benoemen we de verschillende doelgroepen en hoe we de doelstellingen willen realiseren. De resultaten zullen er toe moeten leiden dat de genoemde probleemstellingen worden opgelost. Doelgroep Doelstelling Boodschap Middelen Fasering Vrijwilligers

Vrijwilligers binden.

Samen maken we mensen die leven met blaas- of nierkanker sterker en zorg beter vanuit ervaringsdeskundigheid.

Leden

Informatie en ervaringsdeskundigheid verspreiden.

Ervaring met leven met blaasen nierkanker.

Leden

Meer vrijwilligers.

Leven met blaas- of nierkanker.


7

•

Vanuit bestuur één aanspreekpunt per ‘vrijwilligersgroep’ (zoals nu voor de coördinatoren lotgenotencontact). • Bijeenkomst voor vrijwilligers organiseren (twee tot drie keer per jaar). • Ervaringsverhalen (pdf): leven met blaas- of nierkanker tastbaar en persoonlijk maken. • Website/kanker.nl om informatie, inclusief verdere actuele ervaringsverhalen te verstrekken en dialoog via forum. • Facebook: informeel contact en member get member-acties. • Lotgenotencontacttelefoon: 1-op-1 contact. • Magazine over leven met blaas- of nierkanker: 4x per jaar informatie rondom drie pijlers. • E-nieuwsbrief: tussen edities van magazine mensen informeren en binden (4x per jaar). Daarnaast leden naar website trekken. • Landelijke contactdag: leden betrekken en informeren. • Als iemand zich als lid aanmeldt bij de vereniging ontvangt hij een zorgboek en dvd. • Welkom-gesprek via telefoon. Afhankelijk van de competenties van te werven vrijwilliger en aantal vrijwilligers zet de vereniging één of meer van onderstaande middelen in. • Facebook. • Aanmeldformulier website. • Button op website. • Persoonlijk vragen. • Tijdens gesprek lotgenotentelefoon. • Flyer/advertentie in verenigingsmagazine.

Vanaf januari 2015.

Vanaf januari 2015 twee tot drie keer per jaar. Vanaf januari 2015 doorlopend.

Ad hoc; op het moment dat er een specifieke vraag is. Gericht vragen naar specifieke vrijwilligers en/of vaardigheden en continu via website/aanmeldformulier.

Doelgroep

Doelstelling

Boodschap

Middelen

Fasering

Patiënten (potentiële leden)

Ervaringsverhalen verspreiden via verpleegkundigen met als doel nieuwe leden te werven of patiënten te binden.


•

Vanaf april 2015.

• • •

Verpleegkundigen (oncologisch en stoma)

Verpleegkundigen actief betrekken en informeren.

• •

Ervaring met leven met blaasen nierkanker. Per dag 22 nieuwe patiënten die leven met blaas- of nierkanker.

•

• •

Andere zorgverleners (urologen, vereniging van urologen, ziekenhuizen), SONCOS

Binding en activeren om informatie te verstrekken.

•

•

Ervaring van mensen met leven met blaas- of nierkanker ter bevordering van betere zorg. Per dag 22 nieuwe patiënten die leven met blaas- of nierkanker.

• •

•

(potentiële) Sponsoren

Specifiek project realiseren en de basissubsidie vasthouden.


• • •

Inloophuizen

Informatie beschikbaar stellen.


• •


8

Aantal ervaringsverhalen in brochure en overige ervaringsverhalen op website. Verpleegkundigen benaderen en stimuleren om brochure te verstrekken aan patiënten. Organiseren blaasen nierkankerweek in samenwerking met zorgverleners. Potentiële leden kunnen gebruik maken van de website / kanker.nl, Facebook en de lotgenotentelefoon (zie leden). Verpleegkundigen vragen om brochure met ervaringsverhalen van de vereniging aan patiënten te verstrekken en vragen om patiënten door te verwijzen. Gezamenlijke e-nieuwsbrief vanuit Verpleegkundigen tegen Kanker. Website, social media, via vereniging én via Verpleegkundigen tegen Kanker. Zelf direct contact met V&VN. Siet gaat na bij secretaris Vereniging van Urologen of er draagvlak is om een blaasen nierkankerweek te organiseren. Daardoor actief bijeenkomsten i.s.m. ziekenhuizen (beste zorg rondom blaas- of nierkanker) organiseren. Deelname aan bijeenkomsten reeds georganiseerd door ziekenhuizen. Relatie onderhouden. Maatwerksubsidie binnen KWF. Basissubsidie binnen PGO en Levenmetkanker-beweging. Folders in 'wachtruimte' neerleggen of versturen. Persoonlijk contact door vrijwilliger indien gemakkelijk te implementeren.

Vanaf april 2015. Aanhaakmoment zoeken om brochure te introduceren, bijvoorbeeld 4 april 2015 algemene ledenvergadering (of week van de …). Vanaf maart 2015 eenmalig als bijlage bij het magazine en via persoonlijk contact vrijwilligers vereniging. E-nieuwsbrief 4x per jaar.

Nagaan passend moment.

Doorlopend. Ad hoc. Doorlopend. Doorlopend vanaf april 2015.

Doelgroep

Doelstelling

Boodschap

Middelen

Fasering

Naasten/betrokkenen/ deelgenoten Psychosociale zorg

Informatie verstrekken en betrekken. Samenwerking Helen Dowling Instituut. Samenwerking om kwaliteit van zorg te verbeteren; inspraak.

Kanker heb je niet alleen, ervaringsdeskundigheid. Leven met blaasen nierkanker.

Ervaringsverhalen van naasten/partners op website. Artikel in magazine plaatsen of vragen aan…

Vanaf april 2015.

• Ervaring van mensen met leven met blaas- of nierkanker ter bevordering van betere zorg. • Per dag 22 nieuwe patiënten die leven met blaas- of nierkanker. Leren vanuit expertschap.

• •

1x per jaar. 4x per jaar.

Zorgverzekeraars

Farmaceutische industrie

Andere patiëntenorganisaties (Stomavereniging)

Kennis uitwisselen om vereniging sterker te maken en kwaliteit van zorg te verbeteren. Samenwerking op projectbasis.

Ervaring met mensen met leven met blaas- of nierkanker

1-op-1 gesprek door bestuur. Magazine toesturen en e-nieuwsbrief.

Vanaf januari 2015.

1-op-1 gesprekken en bijeenkomsten sponsoring voor projecten.

Doorlopend.

Bijeenkomsten, onder meer bijeenkomsten georganiseerd door Levenmetkanker-beweging.

Doorlopend.

Voor de korte termijn adviseren we de vereniging zich te richten op de bovengenoemde doelgroepen. Op de langere termijn kan de vereniging zich ook richten op onderstaande doelgroepen, mits in lijn met de geformuleerde uitganspunten in dit communicatieplan: • huisarts/apotheken (De rol van de huisarts wordt belangrijker met name bij vroegsignalering. Zodra het belang van zijn rol toeneemt, bepaalt de vereniging opnieuw de prioriteit van de huisarts als doelgroep); • wijkverpleging; • andere organisaties die belangen behartigen: zorgbelang, NPCF; • pers: medische en ‘leken’pers; • Medische Advies Raad; • overheid; • internationale organisaties waaronder Vlaanderen.


9

3.7 Voorstel ontwikkeling van externe communicatiemiddelen: begroting en planning De communicatiemix hebben we verder uitgewerkt tot een voorstel van te ontwikkelen externe communicatiemiddelen met daarbij de begroting en planning. Planning en begroting zijn uiteraard afhankelijk van degenen die dit gaan uitvoeren, de omvang/oplage en kwaliteit; de keuze is aan de vereniging. Daarom hebben we in onderstaand overzicht de uitgangspunten genoemd en op basis daarvan een indicatie van kosten opgenomen. Het overzicht is bedoeld om de extra investeringen van de vereniging te plannen; de huidige communicatiekosten zijn bij de vereniging bekend. De bedragen zijn inclusief BTW. Dit overzicht dient overigens niet als offerte. Bedoeling is om per 1 januari 2015 de nieuwe naam bekend te maken en in communicatiemiddelen te gebruiken. Begroting (incl. BTW)

Ontwikkeling communicatiemiddelen Logo-ontwerp op basis van Levenmetkanker. Uitvoering door Dear met subsidie door Levenmetkanker-beweging (zie mail).

€

421,08

Ontwerpen van digitaal briefpapier, e-nieuwsbrief en brochure/flyer. Betreft een eerste concept, keuze vindt plaats op 1 november. Uitwerking door Lawine. • Ontwerp briefpapier voor digitaal gebruik. • Ontwerp envelop A5 en A4. • Nieuw logo op vriendelijke groeten kaart en e-mailhandtekening. • Powerpoint sjabloon. • Adres sticker. Uitvoering door Lawine met subsidie door Levenmetkanker-beweging. Deze communicatiemiddelen worden niet gedrukt (zie mail). Visitekaartjes (oplage: 5x 100 stuks), stickers (oplage: 1.000 stuks) om over oud logo te plakken, bijvoorbeeld in zorgboeken inclusief drukwerk. Uitvoering door vormgever en drukker. Brochure/flyer; uitgangspunt: één brochure/flyer gericht op patiënten (nu 3-luik). • Huidige flyer herschrijven, aanvullen met vier korte ervaringsverhalen, verwijzing naar website voor volledige verhaal en vormgeven (aanvullende kosten Lawine). De vier ervaringsverhalen (per verhaal 1 A4) als pdf vormgeven. Uitvoering door tekstschrijver, vormgever en drukker. Brochure 8 pagina’s staand A5 1.000 stuks. Webbeheerder plaatst informatie en pdf op website. • Streven is om eind maart 2015 de brochure mee te sturen met het magazine. Niet alleen naar ziekenhuizen, maar ook twee exemplaren naar leden, zodat zij mensen waarmee zij in contact komen, kunnen helpen en verwijzen naar de vereniging (zie aanpak bij punt 3.5). • Vanaf april 2015 overhandigen coördinatoren lotgenotencontact en andere vrijwilligers de brochure persoonlijk aan verpleegkundigen, zodat zij de brochure aan patiënten verstrekken of de brochure in wachtruimten neerleggen.

€

1.769,63

€

163,35


10

€ 600,00 tot € 900,00 € 4.500,00 tot € 5.000,00

€ 2.500,00 tot € 3.000,00

2014 Okt

Nov

Dec

2015 Jan

Febr

Mrt

Apr

Mei

Jun

Communicatiemiddel Nieuw logo op Facebook-pagina van de vereniging door beheerder. Tweede beheerder zoeken/benoemen, zodat tijdelijke vervanging is geborgd. Nieuw logo op www.kanker.nl en naamswijziging op website doorvoeren. Uitvoering door webbeheerder. E-nieuwsbrief in definitieve vormgeving. De eerste nieuwsbrief zou eind januari/begin februari 2015 kunnen worden verstuurd. Uitgangspunt e-nieuwsbrief: basis mailprogramma (niet gratis vanwege spamfilter). Eenmalige kosten: template uploaden (ontwerp template is al begroot door Lawine), inrichten verzendlijst en aanmeldformulier op website plaatsen. Bij sommige mailprogramma’s moeten mailcredits worden gekocht; ongeveer € 150,00 per jaar bij 4x 500 mails. De huidige redactie van Waterstanden is bereid de content te verzorgen. De webbeheerder kan de volledige artikelen op de website plaatsen en de nieuwsbrief versturen. Magazine over leven met blaas- of nierkanker: sjabloon ontwerpen. De maart-editie zal in nieuwe vormgeving worden ontwikkeld. De begroting heeft betrekking op het ontwerpen van het sjabloon door een vormgever. Het schrijven van teksten/aanleveren van content, vormgeven en drukken gebeurt al regulier en is in deze begroting niet meegenomen. Twee ervaringsverhalen van naasten/partners op website en twee extra verhalen van patiënten (aanvullend ten opzichte van brochure). Uitvoering door een tekstschrijver en de webbeheerder plaatst de teksten en pdf’s op de website. Indicatie totale kosten voor ontwikkeling externe communicatiemiddelen


11

Begroting (incl. BTW) € 0,00 € 300,00 tot € 500,00 € 1.000,00 tot € 1.400,00

€ 500,00 tot € 800,00

€ 800,00 tot € 1.000,00

€ 12.555,00 tot € 14.955,00

2014 Okt

Nov

Dec

2015 Jan

Febr

Mrt

Apr

Mei

Jun

3.8 Overige activiteiten Naast het ontwikkelen van de externe communicatiemiddelen moeten nog andere zaken worden geregeld, zoals: • juridische en notariële zaken (notaris, kvk, bank); • e-mailadressen aanpassen aan nieuwe naam; • het bespreken van de nieuwe naam en aanpak met vrijwilligers; • naamswijziging doorvoeren in interne documenten zoals het vrijwilligers handboek; • het benoemen van een webredacteur; • het activeren van mensen om webteksten aan te leveren en deel te nemen aan forum; • het doorgeven van de naamswijziging aan derden, bijvoorbeeld relaties van de vereniging en derden die naam van de vereniging vermelden (KWF brochures, KWF website en e-nieuwsbrief Verpleegkundigen tegen Kanker). Sommige communicatiemiddelen kunnen later op een gepast moment worden ingezet, zoals: • wervingsactie voor vrijwilligers; • member get member-actie; • het organiseren van een week om aandacht te krijgen voor blaasen nierkanker.


12

Communicatieplan voor de huidige Vereniging Waterloop

Recommend Documents