Communicatieplan. Certificering op de CO 2 - Prestatieladder International Paint (Nederland) bv. Protective Coatings

Communicatieplan

Certificering op de CO2Prestatieladder International Paint (Nederland) bv

Protective Coatings All products supplied and technical advice or recommendations given are subject to our standard Conditions of Sale. Registered in England No. 63604 Registered Office 26th Floor, Portland House, Bressenden Place, London SW1E 5BG

Distributielijst Naam G. Geelkerken C. Heeres G. Koert

Accorderingslijst Naam G. Geelkerken

Paraaf

Versiebeheer Versie 1

Datum Februari 2011

Auteur Carola Heeres

Opmerkingen


Inhoud 1. Introductie

4

2. Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling 2.2 Interne doelgroepen 2.3 Externe doelgroepen 2.3.1 Opdrachtgevers 2.3.2 Leveranciers 2.3.3 Branchegenoten en concurrenten 2.3.4 Brancheorganisaties 2.3.5 Overheden en overheidsinstellingen

5 5 5 5 6 6 6 7 7

3. Media 3.1 Interne communicatie 3.1.1 Managementvergadering 3.2.1 VG(W)M-overleg 3.1.3 OR 3.1.4 Nieuwsbrief, postcards, persbericht, e-mail 3.2 Externe communicatie 3.2.1 Internet 3.2.2 Mailings 3.2.3 Persberichten 3.2.4 Actieve deelname in werkgroepen 3.2.5 Gesprekken brancheorganisaties en overheden 4. Uitvoeringsaspecten 4.1 Doelstellingen en beleid 4.2 Verantwoordelijkheden 4.2.1 Interne communicatie 4.2.2 Externe communicatie


8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10

11 11 11 12

Introductie Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van Certificering op de CO2-prestatieladder en de inbedding van het bewustwordingsproces betreffende CO2-uitstoot bij International Paint (Nederland) bv (verder: International Paint). Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2. en 4.C.2. beschreven in het document „De CO 2-Prestatieladder/het certificeren‟ van 23 september 2010. Zowel intern als extern wordt over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de interne en externe doelgroepen, de wijze van communicatie, de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende taken benoemd en uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan verantwoordelijken. Het communicatieplan heeft de volgende opbouw: In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 wordt de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.


1

Doelstellingen en doelgroepen

1.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf, mogelijkheden voor individuele en gemeenschappelijke bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf. Daarnaast heeft het tot doel de CO2-footprint, de reductiedoelstelling van de CO2-uitstoot en de maatregelen die International Paint heeft genomen om haar CO2-uitstoot te reduceren te communiceren. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie.

1.2 Interne doelgroepen Binnen International Paint zijn er diverse doelgroepen te onderscheiden. Het onderscheid zit in de functie en in de wijze waarop mensen worden bereikt. De volgende doelgroepen worden onderscheiden: 1. Directieteam;. 2. Managementteam; 3. Bedrijfs- en projectleiders; 4. Afdelingshoofden; 5. Overig UTA-personeel (Uitvoerend, Technisch, Administratief); 6. VG(W)M- overleg; 7. OR;

1.3 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Opdrachtgevers (potentiële); 2. Leveranciers (bestaande en nieuwe); 3. Branchegenoten en concurrenten; 4. Brancheorganisaties (VVVF, SVMB); 5. Overheid.


1.3.1

Opdrachtgevers

Opdrachtgevers zullen steeds meer vragen stellen over de CO2-footprint van International Paint. Dit is merkbaar in aanbestedingstrajecten en bij gesprekken met opdrachtgevers die reeds bewust omgaan met CO2-emissie. Belangrijke opdrachtgevers voor International Paint zitten in de volgende branches: Energie (gas, wind) Weg- en Waterbouw Olie en gas-upstream Olie en gas-downstream Industrie Infrastructuur .

1.3.2

Leveranciers

Leveranciers leveren een bijdrage in het reductiebeleid dat International Paint heeft ingezet voor haar CO 2-emissie. Om de leveranciers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren is het belangrijk een goede verstandhouding te hebben met de leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die International Paint zich stelt in zake de reductie van CO2-emissie. Leveranciers zijn te onderscheiden in drie categorieën: Leveranciers van materialen (o.a verf, chemicaliën, verpakkingen); Leveranciers van niet-materialen /diensten (o.a. transport, uitzendkrachten); Leveranciers van materieel (o.a lease-auto‟s). Met de groep A/C leveranciers is een proactieve communicatie.

1.3.3

Branchegenoten en concurrenten

De branchegenoten en concurrenten kunnen middels de website van International Paint en persberichten kennis nemen van het energiebeleid en de CO2- en energiereductiedoelstellingen. Dit geldt tevens andersom: International Paint neemt kennis van de CO2en de energiereductiedoelstellingen middels de website en eventuele persberichten van de branchegenoten en de concurrenten. De volgende zijn branchegenoten: PPG Jotun Hempel Zandleven Baril


1.3.4

Brancheorganisaties

Brancheorganisaties zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Deze brancheorganisaties zijn zowel geïnteresseerd in de activiteiten die International Paint doet op het gebied van CO2-emissiereductie; zij zijn bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot een betere samenleving en zijn geïnteresseerd om support van International Paint te verkrijgen voor ideeën waar zijzelf mee aan de slag zijn. Het in gesprek zijn en informeren gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisatie(s). Met de volgende brancheorganisaties is vanuit International Paint proactieve communicatie: VVVF SVMB

1.3.5

Overheden en overheidsinstellingen

Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de klantengroep van International Paint. Het is van belang deze groep naast de klantengroep apart te benoemen. De reden hiervoor is dat, naast de wijze waarop opdrachtgevers worden geïnformeerd, binnen deze groep een additionele behoefte bestaat contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat. Overheden en overheidsinstellingen zijn tevens regelgever en handhaver. Denk hierbij aan: Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting); Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen o.a. in het kader van milieuvergunning); MJA‟s (Meer Jaren Afspraken). Bij de volgende overheden zijn gesprekken geïnitieerd: RWS; Prorail. Andere zijn: Waterschappen; Provincies; Gemeenten.


2

Media

Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, wordt diverse media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie.

2.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men de volgende overlegorganen en/of media: 1. 2. 3. 4.

Direct (mondeling) bij Managementvergadering; Direct (mondeling) bij VGM-overleg; Direct (mondeling) bij OR; Geschreven (schriftelijk) middels diverse mediamiddelen zoals: nieuwsbrieven, personeelsblad, e-mail, postcards, persberichten en prikborden.

2.1.1

Managementvergadering

Deze vergadering vindt eens per kwartaal plaats tussen met het managementteam. In dit overleg wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO2-reductie besproken. Naar aanleiding van de besluitvorming rondom de interne en externe initiatieven wordt besproken welke acties worden geïnitieerd en door wie ze worden opgepakt. Hiervan vindt verslaglegging plaats.

2.1.2

VG(W)M-overleg (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn, Milieu)

Het VGWM (Veiligheid Gezondheid Welzijn Milieu) vindt 6 x per jaar (tijdens safemeetings) plaats tussen [doelgroep(en) benoemen]. In dit overleg wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen alle aspecten van VGM plaats waarin ook de betreffende CO2-reductie geagendeerd en besproken. Hiervan vindt verslaglegging plaats.

2.1.3

OR

De OR vindt eens per kwartaal plaats. In dit overleg wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO2-reductie geagendeerd en besproken. Hiervan vindt verslaglegging plaats.


2.1.4

Nieuwsbrief, postcards, persbericht, e-mail

Er worden diverse mediamiddelen gebruikt om de medewerkers te informeren en te attenderen over CO 2-reductie en de CO2prestatieladder. Er is een apart mailaccount aangemaakt voor vragen en/of ideeën rondom de CO2-prestatieladder en CO2-reductie: [email protected] Informatie over de CO2-footprint wordt minimaal eenmaal per half jaar aan het personeel gecommuniceerd door middel van een email. De inhoud van deze mail bevat minimaal: Het geformuleerde energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO2-uitstoot en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie; Voortgang ten opzichte van de doelstellingen; Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op projecten persoonlijk niveau; Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren; Trends van energieverbruik en CO2-uitstoot. Vanuit het management team vindt interne communicatie plaats middels mail, postcards en prikborden naar alle medewerkers van International Paint: e-mail: bij uitgifte nieuwsbrief, persbericht, tussentijdse relevante berichten; afdelingsvergaderingen.

2.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. Er is een apart mailaccount aangemaakt voor vragen en/of ideeën betreffende de CO 2-reductiedoelstellingen, CO2-prestatieladder en deelname aan het initiatief van International Paint. De volgende media worden onderscheiden: 1.

Internet:http://www.international-

pc.com/supportandadvice/healthsafetyandenvironment/Pages/CO2prestatieladder.aspx 2. 3. 4.

Persberichten; Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; Gesprekken met brancheorganisaties en overheden.

2.2.1

Internet

International Paint heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een CO 2-website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2- en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname aan initiatieven: informatie over de initiatieven waar International Paint zich bij aan heeft gesloten.


Concreet worden de volgende documenten via de website gepubliceerd: CFA rapportage(s); Energieauditverslag; Certificaat; Verklaring verificatie CO2 inventarisatie door CI; Rapport CO2- en energiereductiedoelstellingen; Beschrijving deelname in initiatieven.

2.2.2

Mailings

International Paint zal de door haar geïdentificeerde externe partijen middel mailings op de hoogte stellen van haar beleid, Carbon Footprint rapportage en energie- en CO2 reductiedoelstellingen.

2.2.3

Persberichten

Akzo Nobel (International Paint als onderdeel hiervan) communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO2emissie en CO2-reductie: haar eigen initiatief en haar deelname aan initiatieven. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn.

2.2.4

Actieve deelname in werkgroepen

Binnen de maatschappelijke omgeving waarin International Paint opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. International Paint participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van bouw en CO2-emissiereductie in het kader van processen in de bouwbranche voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. International Paint heeft zich aangesloten bij volgende initiatieven: Deelname aan het initiatief “project C-Energy”.

2.2.5

Gesprekken bracheorganisaties en overheden

Er vinden gesprekken plaats met de volgende brancheorganisaties VVVF; SVMB. Doelstelling van de gesprekken is: de door de NGO geformuleerde punten van zorg te bespreken; datgene wat International Paint doet in het kader van CO2-reductie aan te geven; daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO 2-reductie. Er vinden tevens gesprekken plaats met overheden: RWS Prorail Van alle gesprekken, die minimaal twee keer per jaar plaats vinden, dient verslag te worden gemaakt. Tevoren dient een agenda te worden opgesteld en toegezonden, met als bijlagen de documenten op basis waarvan het gesprek wordt gevoerd.


3

Uitvoeringsaspecten

In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven.

3.1 Doelstellingen en beleid Ieder jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit: Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO2-reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geüpdate: CO2-prestatieresultaten scope I, II en III; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO2-uitstoot te reduceren.

3.2 Verantwoordelijkheden Namens International Paint is Carola Heeres voor het communicatieplan en is de gehele organisatie verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan.

3.2.1

Interne communicatie

Activiteit 1.1 Managementvergadering Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie Acties koppelen aan doelstellingen CO2-reductie en uitzetten bij de verschillende afdelingen 1.2 Projectontwikkeling overleg Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie Acties uitzetten waar nodig 1.3 VGWM-overleg Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie en informatief 1.4 OR Voortgang en status doelstellingen CO2-reductie en informatief 1.5 nieuwsbrief personeel e-mail, posters, prikbord

Termijn Per kwartaal

Verantwoordelijke Geert Geelkerken

Maandelijks

Geert Geelkerken

Maximaal 6x per jaar

Ger Koert

Geert Geelkerken Per kwartaal 2 x per jaar

Carola Heeres


3.2.2

Externe communicatie

Activiteit

Termijn

Verantwoordelijke

2.1 Internet

2 x per jaar

Carola Heeres

2.2 Persberichten 2.3 Actieve deelname in werkgroepen 2.4 Gesprekken branche-organisaties en overheden

n.v.t. Doorlopend Doorlopend

Carola Heeres Geert Geelkerken Geert Geelkerken


Communicatieplan. Certificering op de CO 2 - Prestatieladder International Paint (Nederland) bv. Protective Coatings

Recommend Documents