Rapport
kragten CO2-Prestatieladder Communicatieplan
kragten CO2-Prestatieladder Communicatieplan
Datum Versie Opsteller
2-12-2014 1.0 Ir. S.W.P. Pulles
Validatie
Drs. ing. J.W. Boots
Verificatie
Drs. ing. J.W. Boots
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave 1
Inleiding .................................................................................................................................... 1
2
Communicatiedoelstellingen ................................................................................................. 3
3
Doelgroepen ............................................................................................................................. 4
4
Communicatiemiddelen ......................................................................................................... 7
5
Planning .................................................................................................................................... 9
6
Overige zaken ......................................................................................................................... 10
6.1
Budget ...................................................................................................................................... 10
6.2
Organisatie ............................................................................................................................... 10
6.3
Evalueren en bijsturen ........................................................................................................... 10
i
Inhoudsopgave
Wijzigingen t.o.v. communicatieplan 2013 v1.1
ii
kragten
kragten
1
Inleiding
Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Kragten B.V. zijn ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO2 footprint van Kragten B.V. Strategie Het communicatieplan zal het belang van CO2-management voor Kragten B.V. beschrijven. Zowel intern als extern moet de communicatie inzicht geven in het CO2beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren. S.W.P. Pulles draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de footprint van Kragten B.V. en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. S.W.P. Pulles heeft als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten/illustraties en die vervolgens zowel intern als extern te publiceren.
1
kragten
2
Communicatiedoelstellingen
Communicatiedoelstellingen Kragten B.V. wil met zijn communicatiebeleid bereiken dat zijn medewerkers én de buitenwereld op de hoogte worden gesteld van relevante aspecten omtrent de CO2prestatieladder. Minstens tweemaal per jaar worden de medewerkers van Kragten op de hoogte gesteld van het volgende: -
De (zich ontwikkelende) doelstelling wat betreft de vermindering van de CO2-uitstoot; De maatregelen die daaruit voortvloeien; Het huidige energieverbruik, en de eventuele trend die daaruit blijkt met betrekking tot eerdere verbruiksgegevens; Het initiatief of de initiatieven met andere bedrijven / instellingen waarin Kragten deelneemt in het kader van CO2-reductie; Dat van hen permanent meedenken en medewerking wordt gevraagd.
De buitenwereld wordt minstens tweemaal per jaar op de hoogte gesteld van: -
De (zich ontwikkelende) doelstelling wat betreft de vermindering van de CO2-uitstoot; De maatregelen die daaruit voortvloeien. Het huidige energieverbruik, en de eventuele trend die daaruit blijkt met betrekking tot eerdere verbruiksgegevens; Het initiatief of de initiatieven met andere bedrijven / instellingen waarin Kragten deelneemt in het kader van CO2-reductie.
3
Doelgroepen
Doelgroepen Stakeholderanalyse
invloed van de stakeholder in de organisatie
3
kragten
B. Veel invloed, weinig belang · SKAO
A. Veel invloed, veel belang · Medewerkers eigen bedrijf · Opdrachtgevers
D. Weinig invloed, weinig belang · Overheden · NGO’s
C. Weinig invloed, veel belang · Concurrenten · Leveranciers · Certificerende instellingen
impact van de organisatie op de stakeholder Groep A: veel invloed, veel belang Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. De medewerkers behoren tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2-reductieambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. De zes grootste (groepen) opdrachtgevers zijn: - Rijkswaterstaat - Nederlandse Gasunie - Verschillende gemeenten - Verschillende provincies - Verschillende waterschappen - Verschillende aannemers
4
kragten
Doelgroepen
Groep B: veel invloed, weinig belang In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom geïnformeerd gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. De Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO2prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan. Groep C: weinig invloed, veel belang De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel in tevreden moeten worden gehouden. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Kragten scoort op de CO2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of – nadeel opleveren. Concurrenten zijn: - Advin - Arcadis - Breijn - Grontmij - Movares - Oranjewoud - Royal Haskoning/DHV Leveranciers en partners in de samenwerking op projecten en contracten zijn betrokken in het energiebeleid omdat dit kan inhouden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopeisen komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO2 uitstoot en willen er graag aan meewerken. Bij de belangrijkste leveranciers van Kragten horen: - Atkins Limited - Grontmij - Alcontrol BV - BKK Bodemadvies BV - Windmill - SOB Research - IT&T tsc BV - Reef Infra B.V. - Mos Grondmechanica BV - Van Hijfte Holding BV - K+ Adviesgroep BV - CareerNetwork Payroll BV Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO 2 prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen. Groep D: weinig invloed, weinig belang Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief.
5
Doelgroepen
kragten
De overheden in wiens invloedssfeer Kragten ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Kragten op de CO2prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. Intern De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie: Medewerkers Ondernemingsraad (OR) MT Commissaris (vacature) Extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie. klanten, leveranciers, concurrenten, vakkringen, media, belangenorganisaties derden (overige bezoekers van onze internetsite)
6
kragten
4
Communicatiemiddelen
Communicatiemiddelen Voor de communicatie omtrent de CO2-prestatieladder wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Intern
Doelgroep
Frequentie
Informatiebulletin op intranetsite
Medewerkers
Twee keer per jaar
Personeelsblad
Medewerkers
Twee keer per jaar
Personeelsbijeenkomsten
Medewerkers
Ad hoc (zeepkistsessie), nieuwjaarsreceptie
MT-vergadering
Managementteam
Elk half jaar
Overlegvergadering OR-MT
OR
Elk half jaar
Overleg Commissaris -MT
Commissaris
Jaarlijks
Extern
Doelgroep
Frequentie
Informatiebulletin op internetsite
Alle
Twee keer per jaar
Gerichte communicatie (informatiebulletin gericht mailen)
Alle
Ad hoc bij belangrijke wijzigingen in beleid / resultaten
7
kragten
5
Planning
Planning Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning opgesteld. Zie de tabel. Planning communicatie Frequentie
Verantwoordelijke
Medewerkers
Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en – maatregelen, het huidige energieverbruik en trends daarin, Intranet, behaalde besparingen in personeelsblad, CO2uitstoot, projecten met mail gunningvoordeel, individuele bijdragen van medewerkers, stand van zaken deelname aan bedrijfsoverstijgende initiatieven
Tweemaal per jaar(of ad hoc indien van belang)
S.W.P. Pulles
OR
Uitleg intenties en resultaten
Overleg
Jaarlijks
J.W. Boots
Commissaris
Uitleg intenties en resultaten
Overleg
Jaarlijks
J.W. Boots
Tweemaal per jaar(of ad hoc indien van belang)
S.W.P. Pulles
Doelgroep
Boodschap
Intern
Middel
Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en – maatregelen, het huidige energieverbruik en trends daarin, Internet, Opdrachtgevers en behaalde besparingen in Extern eventueel leveranciers / CO2uitstoot, projecten met gerichte mail partners gunningvoordeel, individuele bijdragen van medewerkers, stand van zaken deelname aan bedrijfsoverstijgende initiatieven
9
Overige zaken
6
Overige zaken
6.1
Budget Activiteit
Budget
Actualiseren communicatieplan (eenmaal per jaar)
1 uur x € 100,- = € 100,-
Uitvoeren communicatie-uitingen, per jaar (intern en extern)
4 uur x € 100,- = € 400,-
Totaal per jaar
6.2
kragten
€ 500,-
Organisatie S.W.P. Pulles heeft ervoor gezorgd dat alle CO2-data inzichtelijk is gemaakt zodat de directie CO2-reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. Dit proces binnen de organisatie verankerd; S.W.P. Pulles zorgt voor de instandhouding van dit proces.
6.3
Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om regelmatig te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Evaluatie zal elk jaar plaatsvinden, onder verantwoordelijkheid van J.W. Boots.
10
kragten
Bijlagen
B-1
