Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Communicatieplan CO2-prestatieladder

2 Colofon

Titel Communicatieplan CO2 prestatieladder Status definitief Versie 1.0 Datum 16-08-2012

Auteurs Afdeling Communicatie

Communicatieplan CO2 prestatieladder Versie:1.0 Status: definitief

3 INHOUDSOPGAVE Colofon 2 Hoofdstuk 1 Inleiding ........................................................................................................ 4 Hoofdstuk 1 Doelgroepen ................................................................................................. 5 1.1 Interne doelgroepen ............................................................................................................. 5 1.2 Externe doelgroepen ............................................................................................................ 5 Hoofdstuk 2 Communicatiedoelstellingen ...................................................................... 6 2.1 Algemene communicatiedoelstellingen ................................................................................. 6 2.2 Gespecificeerde communicatiedoelstellingen ....................................................................... 6 Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden ............................................................................... 8 Hoofdstuk 5 Structurele communicatie ........................................................................... 9 Hoofdstuk 6 Middelen en planning ................................................................................ 10


4 Hoofdstuk 1 Inleiding In het beleidsplan van voestalpine Railpro voor de periode 2011- 2015 is het onderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) opgenomen als beleidsonderwerp. MVO wordt binnen voestalpine Railpro BV gezien als een verantwoordelijkheid naar mens en milieu, zowel binnen als buiten de organisatie. Het nemen van maatschappelijk verantwoorde initiatieven leidt tot directe meerwaarde vanuit ondernemen. Hiermee wordt het marktleiderschap van Railpro bestendigd en de continuïteit en de waarde van Railpro voor medewerkers, aandeelhouders en maatschappij gewaarborgd. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s verkleind; zoals reputatie en aansprakelijkheid en biedt het bedrijfskansen: toegang tot kapitaal, tevredenheid klanten en medewerkers, concurrentievoordeel en kostenreductie. Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de CO2-prestatieladder van voestalpine Railpro BV. Dit plan fungeert als leidraad voor de structurele interne én externe communicatie over het energiebeleid en de hieraan gerelateerde reductiedoelstellingen. Het communicatieplan geeft een overzicht van de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken.


5 Hoofdstuk 1 Doelgroepen De doelgroepen van voestalpine Railpro zijn onder te verdelen in interne en externe doelgroepen.

1.1    

1.2 

       

Interne doelgroepen Medewerkers voestalpine Railpro Directie en managementteam voestalpine Railpro Medewerkers René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. Directie en managementteam René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V.

Externe doelgroepen Beheerders: ProRail o ProRail centraal o ProRail regio o ProRail AKI Beheerders: openbaar vervoerbedrijven lightrail Ingenieurbureaus Afnemers o Directie o Inkopers Leveranciers (top 10), alleen Nederlandse leveranciers, naar de toekomst mogelijk ook buitenlandse leveranciers Leveranciers van energiediensten Goois Natuurreservaat Gemeente Hilversum Stichting Railforum (duurzame innovaties aannemers)


6 Hoofdstuk 2 Communicatiedoelstellingen Voordat er gestart wordt met communiceren is het van belang te definiëren wat het doel is van communicatie. Het stellen van doelen is noodzakelijk om na afloop van de communicatieactiviteiten te meten wat het effect ervan is en het proces eventueel bij te kunnen sturen.

2.1

Algemene communicatiedoelstellingen

Het algemene communicatiedoel ten aanzien van de CO2-prestatieladder kan worden omschreven op kennis-, houding- en gedragsniveau, voor zowel interne als externe doelgroepen.   

Allereerst is het doel de verschillende doelgroepen te informeren over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van voestalpine Railpro (kennis) Ten tweede is het communicatiedoel de verschillende doelgroepen te overtuigen over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van voestalpine Railpro (houding) Ten derde is het communicatiedoel de verschillende doelgroepen te motiveren en stimuleren om ze mee te krijgen in de ontwikkelingen betreffende de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van voestalpine Railpro (gedrag)

2.2

Gespecificeerde communicatiedoelstellingen

2.2.1

Communicatiedoelen Intern



 

Medewerkers van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen herkennen de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie en weten dat ze zelf kunnen bijdragen aan CO2-reductie en energiereductie (kennis). Medewerkers van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen voelen zich betrokken bij de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van Railpro (houding). De directie en het MT van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen kennen en onderschrijven de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van Railpro (kennis/houding) en geven ruimte om de duurzaamheidsambitie te realiseren (gedrag).


7 2.2.2  



Communicatiedoelen Extern eheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers herkennen voestalpine Railpro als duurzame leverancier (kennis) Beheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers herkennen de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van voestalpine Railpro (kennis) Beheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers hebben een positieve houding ten opzichte van de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie van Railpro (houding).


8 Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden Het is van belang de verantwoordelijkheden voor de in- en externe communicatie vast te leggen in dit communicatieplan. Inhoudelijk verantwoordelijk voor de communicatie omtrent de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO2-reductieen energiereductie is de energiemanager. Hij is als projectleider eindverantwoordelijk voor alle activiteiten omtrent het bestijgen van de CO2prestatieladder. De uitvoering van de in- en externe communicatie betreffende de CO2-prestatieladder valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. Deze afdeling ontwikkelt het communicatieplan voor de in- en externe communicatie naar de verschillende doelgroepen en ondersteunt en adviseert de projectleider op het gebied van communicatiezaken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van de voortgang van het communicatieplan.


9 Hoofdstuk 5 Structurele communicatie Voor de interne communicatie onder de Railpro-medewerkers (inclusief directie en MT) wordt structureel twee keer per jaar gecommuniceerd in de interne nieuwsbrief RailproFlits. Voor de RPSmedewerkers wordt er een RPS Memo ingezet voor de interne communicatie. Minimaal eens per halfjaar wordt in een overleg tussen: de directie, de energiemanager en uitvoeringsverantwoordelijke van de afzonderlijke reductiemaatregelen de uitvoering en realisatie van de verschillende reductiemaatregelen gemonitord. Indien nodig worden in dit overleg aanvullende afspraken gemaakt t.a.v. uitvoering en inhoud van het CO2 reductieplan. Voor de externe communicatie geldt dat alles wat extern gecommuniceerd wordt, ook intern wordt gecommuniceerd, zodat interne doelgroepen op de hoogte zijn van wat er aan de externe doelgroepen wordt gecommuniceerd. Vier keer per jaar wordt de carbon footprint geüpdate op de website van voestalpine Railpro. Daarnaast wordt deze pagina CO2-prestatieladder op de website gebruikt voor tweejaarlijkse publicatie van het energiebeleid, de hierop gebaseerde CO2-reductieen energiereductiedoelstellingen en de voortgang hierin, voor zowel Railpro als ook voor RPS. Ook wordt hiervoor twee keer per jaar de e-mailing RailproMail aan de externe doelgroepen van Railpro en RPS ingezet. Op de website van René Prinsen Spoorwegmaterialen wordt een link gemaakt naar het moederbedrijf voestalpine Railpro, waarop informatie opgenomen wordt over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde CO2-reductieen energiereductiedoelstellingen. Naast deze vaste communicatiestructuren wordt voor actuele communicatie over de carbon footprint, het energiebeleid, en CO2-reductiedoelstellingen ad hoc gecommuniceerd via website, e-mailings, persberichten, flyers en eventuele specials.


10 Hoofdstuk 6 Middelen en planning De keuze voor communicatiemiddel is zeer belangrijk voor de effectiviteit van het overbrengen van de boodschap. De keuze is afhankelijk van de aard van de boodschap, van het bereik, van de tijdsinvestering, van de frequentie etc. Het beste effect krijg je wanneer je verschillende middelen naast elkaar gebruikt, zodat ze elkaar kunnen aanvullen en versterken. Onderstaande tabel geeft een planning van in te zetten communicatiemiddelen per doelgroep. Frequentie

Maand

Actie

Doelgroep

Vier x per jaar

April, juli, oktober, januari April, juli, oktober, januari September ‘12

CO2 inventarisatie Railpro, RPS en Railpro Totaal, incl CO2 footprint CO2 inventarisatie Railpro, RPS en Railpro Totaal, incl CO2 footprint Publicatie energiebeleid en reductiemaatregelen Railpro, RPS en Railpro Totaal Kick off energiebeleid en reductiemaatregelen Railpro, RPS en Railpro Totaal Voortgang energiebeleid, reductiemaatregelen en keteninitiatieven Railpro, RPS en Totaal Voortgang energiebeleid, reductiemaatregelen en keteninitiatieven RPS Certificering niveau 3 Railpro, RPS en Totaal

Vier x per jaar Eenmalig

Uitvoerder

Verantwoordelijke

Extern Railpro/RPS

Communicatiemiddel Website Railpro, website RPS

Afdeling Communicatie

Energiemanager

Intern Railpro/RPS

RailproFlits en interne mail


Energiemanager

Extern Railpro/RPS

Website Railpro, website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits


Energiemanager


Energiemanager

Extern Railpro/RPS

Website Railpro Website RPS E-mailing


Energiemanager

Intern Railpro/RPS

Intranet Railpro RailproFlits


Energiemanager

Directie Railpro en RPS

Directieoverleg

Energiemanager

Website Railpro Website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits Directieoverleg

Directeur strategische ontwikkeling Afdeling Communicatie Afdeling Communicatie Directeur strategische ontwikkeling Afdeling Communicatie

Energiemanager


Energiemanager

Eenmalig

September ‘12

Twee x per jaar

Maart, september

Twee x per jaar

Maart, september

Eenmalig

Oktober ‘12

Eenmalig

Oktober ‘12

Certificering niveau 3 Railpro, RPS en Totaal

Extern Railpro/RPS

Eenmalig

Oktober ‘12

Eenmalig

Januari ‘13

Certificering niveau 3 Railpro, RPS en Totaal Certificering niveau 4 Railpro, RPS en Totaal

Intern Railpro/RPS Directie Railpro en RPS

Eenmalig

Januari ‘13


Extern Railpro/RPS

Eenmalig

Januari ‘13


Intern Railpro/RPS


Intern Railpro/RPS

Website Railpro Website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits

Energiemanager

Energiemanager

Energiemanager

Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Recommend Documents