Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
CO2-Prestatieladder
Certificering op de CO2-prestatieladder Communicatieplan Rexel Nederland B.V. 2013
“It’s easy to be green at work”
1
CO2-Prestatieladder
Inhoud
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
blz.
1.
Inleiding
3
2.
Doelgroepen
4
2.1 2.2
4 4
Intern Extern
3.
Middelen
5
4.
Organisatie
7
2
CO2-Prestatieladder
1
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
Inleiding
Het doel van dit communicatieplan is het ondersteunen van de certificering op de CO2 prestatieladder. Daarnaast willen wij met dit plan de bewustwording van interne en externe partijen betreffende de CO2 uitstoot van Rexel Nederland B.V. vergroten. Dit document geeft een beschrijving hoe de communicatie ter bevordering hiervan intern en extern is opgezet. De doelstellingen en doelgroepen worden beschreven en de daarvoor benodigde middelen. Als laatste zal beschreven worden hoe de organisatie hiervan is opgezeten wie verantwoordelijk is waarvoor.
3
CO2-Prestatieladder
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
1. Doelgroepen 1.1 Interne doelgroepen Zowel intern als extern zijn een aantal doelgroepen te benoemen die geraakt worden door dit communicatieplan. Er is een duidelijk onderscheid aan te geven in de groepen, op basis van de manier waarop wij deze mensen kunnen bereiken. 1. 2. 3. 4.
Rexel Group Parijs MT Rexel Nederland B.V. Medewerkers backoffice (hoofdkantoor en distributiecentra) Medewerkers banners Rexel, Hagemeyer en Onexis 1.2 Externe doelgroepen
Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Klanten banners Rexel, Hagemeyer en Onexis 2. Leveranciers 3. Concurrenten, vakpers en overige marktpartijen 1.2.1
Klanten
Er is steeds meer vraag vanuit de klanten naar een CO2 certificering van Rexel Nederland. Met name regionale en (inter)nationale installateurs worden zich steeds meer bewust van het belang hiervan. Het speelt daarom een grote rol bij bijvoorbeeld aanbestedingstrajecten. Dit heeft effect op alle banners. Rexel Nederland zet zich actief in voor duurzame toepassingen in de elektrotechniek. Dit betreft de promotie van slimme elektrotechnische oplossingen voor energiebesparing, door bijvoorbeeld het toepassen van LED-verlichting en spaarlampen, het gebruik van bewegingssensoren en speciale kabels, gebouw- en energiemanagementsystemen, zonnepanelen of geavanceerde domotica-oplossingen. Dit komt in nagenoeg alle uitingen richting externe partijen naar voren. Duurzaamheid is sinds 2012 zelfs onderdeel van de missie van de Rexel Group internationaal: ‘Klanten over de hele wereld ondersteunen bij het creëren van toegevoegde waarde en efficiënter zaken doen, door een breed scala aan duurzame en innovatieve producten en diensten aan te bieden op het gebied van procesoptimalisatie, techniek en energiemanagement.’
1.2.2
Leveranciers
De leveranciers van Rexel Nederland zijn van belang bij het uitvoeren van het CO2 beleid van Rexel Nederland. Zij dienen hierover geïnformeerd te worden en erbij betrokken te zijn. Uiteindelijk moeten zij zich aansluiten bij de doelstelling Rexel Nederland om het plan zo effectief mogelijk uit te kunnen voeren. Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën: • Leveranciers van goederen • Leveranciers van niet-goederen (diensten etc.)
4
CO2-Prestatieladder
1.2.3
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
Concurrenten, vakpers en overige marktpartijen
Gezien het belang van de CO2 ladder binnen de branche is het van belang dat concurrenten en marktpartijen een positief beeld creëren over Rexel Nederland op dit gebied. Via de website en persberichten worden zij op de hoogte gebracht van de vorderingen.
5
CO2-Prestatieladder
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
2. Middelen Voor het informeren van de doelgroepen, wordt verschillende middelen ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 2.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men de volgende overlegorganen en/of middelen: 1. Mondeling bij managementteamoverleg 2. Mondeling bij personeelsvergaderingen 3. Digitaal, doormiddel van intranet en e-mailnieuwsbrieven 2.1.1
Managementteamoverleg
Dit overleg vindt eens per maand plaats tussen het MT van Rexel Nederland B.V. In dit overleg wordt de certificering op de CO2-prestatieladder besproken en worden besluiten genomen over zowel interne als externe initiatieven hieromtrent. Verder wordt de voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen besproken. De reductiedoelstelling van branchegenoten en concurrenten worden in het managementoverleg besproken ter voorbereiding van de vaststelling van de reductiedoelstelling van Rexel Nederland B.V. Daarnaast is in dit overleg ruimte voor afstemming van de doelstellingen en de ambities rondom CO2-reductie. Voorzitter: CEO 2.1.2
Personeelsvergaderingen
Deze vergaderingen vinden afzonderlijk en periodiek per afdeling plaats met de medewerkers van de desbetreffende afdeling In deze vergaderingen wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO2-reductie besproken. Naar aanleiding van de besluitvormingen rondom de interne en externe initiatieven wordt besproken welke acties worden geïnitieerd en door wie ze worden opgepakt. Dit is een goede mogelijkheid om het proces CO2-reductie en de CO2-prestatieladder ‘op de agenda’ te houden. Voorzitter: manager afdeling 2.1.3
Digitaal - intranet
Er zijn meerdere middelen beschikbaar om de medewerkers online te informeren en te attenderen op CO2-reductie. Het intranet is het belangrijkste interne communicatiemedium voor Rexel Nederland B.V. Hierop is een specifiek onderdeel ingericht over CO2-reductie. Hierbij kan men denken aan: • • • • • •
Alle rapporten en plannen rondom CO2-reductie De huidige status van het proces De doelstellingen op het gebied van CO2-reductie Voortgang ten opzichte van de doelstellingen Besparingstips, zowel bedrijfsbreed als op operationeel- en persoonlijk niveau Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren
6
CO2-Prestatieladder
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
Een speciaal e-mailadres is beschikbaar voor alle vragen, ideeën en meldingen rondom dit onderwerp:
[email protected]. 2.1.4
Digitaal – e-mailnieuwsbrieven
Elk kwartaal wordt vanuit de afdeling kwaliteit een e-mailnieuwsbrief naar alle medewerkers van Rexel Nederland B.V. gezonden, onder het motto: “It’s easy to be green at work”. Deze e-mailnieuwsbrief is met name een update van de status en moet collega’s nogmaals wijzen op de doelstellingen voor CO2-reductie.
2.2 Externe communicatie De externe communicatie verschilt per doelgroep. Er worden verschillende media gebruikt: 1. Internet a. Corporate: www.rexelnederland.nl/mvo b. Rexel: www.rexel.nl onder ‘Actueel’ 2. Persberichten http://www.rexelnederland.nl/mvo/actueel 3. Klantenevents a. Rexel: regionale evenementen, waaronder Aspergedagen, thema ‘Sunny Days’ b. Hagemeyer: regionale evenementen, waaronder Duurzaamheidsdagen 4. Mailings, hardcopy of e-mail (leveranciers): verzoek om opleveren cijfers CO2-uitstoot en informeren over voortgang.
7
Communicatieplan Versie: 1.0 01-03-2013
CO2-Prestatieladder
2.3 Organisatie 2.3.1
Verantwoordelijkheden
Namens Rexel Nederland BV is het MT verantwoordelijk voor het communicatieplan de inhoudelijke uitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan. 2.3.2
Interne communicatie
Activiteit
Termijn
Verantwoordelijke
Managementteamoverleg
1 x per maand
CEO
Personeelsvergadering Intern magazine CO2-e-mailnieuwsbrief “It’s easy to be green at work” Online – Intranet
2.3.3
Periodiek en wisselend per afdeling Tweemaandelijks Per kwartaal Doorlopend
Manager afdeling Afdeling Marcom Afdeling Kwaliteit en Marcom Afdeling Kwaliteit en Marcom
Externe communicatie
Activiteit Corporate: www.rexelnederland.nl, tab MVO
Termijn Doorlopend
Verantwoordelijke Afdeling Marcom
Rexel: www.rexel.nl onder Actueel
Doorlopend
Afdeling Marcom
Persberichten Klantenevents
Doorlopend Doorlopend
Mailings, hardcopy of e-mail (leveranciers)
Halfjaarlijks
Afdeling Marcom Channel Marketing Manager Afdeling Kwaliteit en Marcom
8
