Communicatieaanpak herziening subsidiebeleid
INLEIDING De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert gaan het gemeentelijke subsidiebeleid herzien. Het subsidiebeleid wordt opnieuw bekeken en aangepast. De herziening is een gevolg van de gemeentelijke bezuinigingen en/of van gewijzigd gemeentelijk beleid. De kanteling in denken In de herziening worden nieuwe uitgangspunten voor de toekenning van subsidiegelden gehanteerd. Er wordt, anders dan voorheen, meer gekeken naar welke maatschappelijke activiteiten worden uitgevoerd bovenop de kerntaken. Of anders gezegd, in welke mate draagt een subsidieontvanger bij aan het realiseren van maatschappelijke doelen? Deze nieuwe wijze van subsidiëren vraagt om een andere manier van denken van de subsidieontvanger. Niet langer is het ‘bestaan’ uitgangspunt maar datgene wat voor het subsidiebedrag wordt ‘gedaan’. Participatie en Meedoen zijn hierbij belangrijke kernwoorden.
COMMUNICATIEPLAN In dit communicatieplan staan doelgroepen, doelstellingen, boodschap, strategie en communicatiemiddelen beschreven. Als bijlage bij dit plan is een communicatiematrix gevoegd waar onderstaande uitgangspunten in zijn verwerkt en in de tijd zijn weggezet. Deze communicatiematrix is een dynamisch document. Tijdens het proces wordt de communicatie regelmatig geëvalueerd en daar waar nodig bijgestuurd. Eventuele aanpassingen worden verwerkt in de communicatiematrix.
Doelgroepen
subsidierelaties (organisaties, instellingen, verenigingen die subsidie ontvangen) organisaties, instellingen, verenigingen algemeen (voor toekomstige subsidieaanvragen) wijk- en dorpsraden burgerparticipatieraad gemeenteraadsleden en commissieleden college van B&W medewerkers CGM inwoners in het algemeen pers
Communicatiedoelstelling Onderstaand de communicatiedoelstellingen per doelgroep: Subsidierelaties, toekomstige subsidierelaties (organisaties, instellingen, verenigingen algemeen), wijk- en dorpsraden INFORMEREN over het herzieningstraject DRAAGVLAK CREËREN voor het nieuwe beleid door betrokken organisaties (subsidierelaties en toekomstige subsidierelaties) te betrekken bij en laten meedenken over het herzieningsproces. Ervoor zorgen dat deze doelgroepen MEEDENKEN EN MEEDOEN in het opstellen van het hernieuwde subsidiebeleid. Gemeenteraadsleden en commissieleden INFORMEREN over en DRAAGVLAK CREËREN voor het proces dat gaat leiden tot de herziening van het huidige subsidiebeleid. -De rol van de gemeenteraad is hierin KADERSTELLEND. Medewerkers CGM INFORMEREN over en DRAAGVLAK CREËREN voor het nieuwe subsidiebeleid als onderdeel van de uitvoering van werkzaamheden. Inwoners algemeen INFORMEREN over het herzieningstraject Pers -
INFORMEREN over het herzieningstraject zodat media hier aandacht aan besteden en we free publicity kunnen inzetten als communicatiemiddel.
Communicatie boodschap In de communicatie moet de volgende boodschap verpakt worden: Participatie: Gemeenschappen moeten steeds meer zelf de handschoen oppakken voor de leefbaarheid in hun woonomgeving. Verenigingen, organisaties en wijk- en dorpsraden kunnen/moeten daar een (voortrekkers)rol in pakken. De gemeente faciliteert en stimuleert. Subsidie wordt een middel om samen met het maatschappelijk middenveld gemeentelijke beleidsdoelen uit te voeren. Primair gaat het om het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelstellingen en het gerichter inzetten van subsidiegelden waarbij een bezuiniging wel het uiteindelijke resultaat zal zijn. De herziening betekent niet automatisch dat huidige organisaties minder geld gaan krijgen, het totale beschikbare subsidiebedrag wordt anders verdeeld. Dit biedt kansen voor verenigingen en organisaties!
Communicatiestrategie De herziening van het subsidiebeleid heeft impact op alle betrokken instellingen en organisaties, op alle subsidierelaties en toekomstige subsidierelaties. Het is nog niet bekend welke impact en dat zorgt voor onzekerheid bij de huidige subsidierelaties.
Voor het laten slagen van dit traject is dan ook het van groot belang dat betrokken organisaties worden meegenomen in het traject en gaandeweg gaan ondervinden dat de verandering vooral kansen gaat bieden. Er wordt burgerparticipatietraject opgezet, waarin betrokkenen kunnen meedenken over en meewerken aan het toekomstige subsidiebeleid binnen door de gemeenteraad gestelde kaders. Het (burger)participatietraject heeft tot doel politiek draagvlak te creëren en duurzaam draagvlak bij de betrokken organisaties c.q. subsidierelaties.
Communicatiemiddelen Om de communicatiedoelstellingen te bereiken, worden onderstaande communicatiemiddelen ingezet. Om het niveau DRAAGVLAK CREËREN EN MEEDOEN te bereiken is het van belang dat naast de gebruikelijke gemeentelijke kanalen vooral ook wordt ingezet op mondelinge communicatie. Daarnaast worden er enkele nieuwe middelen voorgesteld om de doelgroepen te INFORMEREN over het nieuwe subsidiebeleid. De communicatiemiddelen worden verwerkt in een communicatiematrix met planning. Deze matrix is als bijlage toegevoegd. Overlegtafels en informatiebijeenkomsten Alle betrokken subsidieontvangers worden per cluster/thema/activiteit uitgenodigd voor een meedenkbijeenkomst over de herziening van het subsidiebeleid. Tijdens de bijeenkomst worden de subsidieontvangers geïnformeerd over het voorgenomen nieuwe gemeentelijke subsidiebeleid. Daarnaast zullen ze tijdens een gezamenlijke discussie de nieuwe visie vorm geven in de praktijk. De subsidieontvangers worden voor deze bijeenkomsten uitgenodigd door middel van een brief. Er zal tevens een algemene aankondiging worden geplaatst op de gemeentelijke media (website, gemeentepagina, social media) en een aankondiging worden verspreid via de perslijst voor publicatie in lokale media. Aandachtspunten voor deze bijeenkomsten Het is belangrijk dat bij aanvang van de bijeenkomst voor de deelnemers duidelijk is wat de randvoorwaarden zijn. Wat is er al bekend, wat is het doel van de bijeenkomsten, wat is het doel van de herziening, wat staat er al vast en waar kunnen de deelnemers nog over meedenken? Leg het traject uit, zodat er geen valse verwachtingen worden gewekt en van meet af aan duidelijk is welke rol de deelnemers hebben. Belangrijk is dat we duidelijk aangeven dat de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid bij de gemeenteraad ligt. Het is van belang dat CGM-medewerkers die in hun dagelijkse werkzaamheden te maken hebben met (het verstrekken van) subsidies bij deze overlegtafels worden betrokken. Zij zijn op inhoudelijk gebied van toegevoegde waarde maar tevens is het van belang dat ook zij intensief betrokken worden bij de totstandkoming van het nieuwe subsidie beleid. Film Als introductie van de informatiebijeenkomsten/overlegtafels wordt gebruik gemaakt van een korte informatiefilm. In deze film wordt uitgelegd waarom het subsidiebeleid wordt herzien, welke rol er voor de organisaties ligt en welke kansen het hernieuwde beleid gaat bieden. De film moet flitsend en motiverend zijn. Deze film kan later (in iets aangepaste versie) ook gebruik worden om het grote publiek te informeren over het subsidiebeleid.
Gemeentelijke communicatiekanalen Inwoners, organisaties, instellingen, verenigingen en andere belangstellenden worden over het herzieningsproces geïnformeerd via de gemeentelijke media. Er wordt uitleg gegeven over het hoe en waarom van het traject, de bijeenkomsten worden aangekondigd en de uitkomsten van het traject worden aan het einde duidelijk gecommuniceerd via de gemeentelijke media. -
-
Gemeentelijke websites: op de websites van de drie gemeenten wordt een pagina ingericht mbt subsidies. Hier zal informatie te vinden zijn over het herzieningsproces en tevens zal er ook basisinformatie te vinden zijn zoals aanvraagformulieren en de subsidievormen. Gemeentepagina in weekblad de Maasdriehoek Social Media (Twitter, Facebook) Persberichten naar de perslijst
Informeren college Het college wordt regelmatig bijgepraat door de projectleider. Hiervoor kunnen de collegevergaderingen (themacolleges) of portefeuillehoudersoverleggen worden gebruikt. Raadsinformatiebrief De gemeenteraadsleden en de commissieleden worden geïnformeerd via een Raadsinformatiebrief/raadsledennieuwsbrief en wanneer nodig via een informatiebijeenkomst. Daarnaast worden raadsleden uitgenodigd voor de ronde tafelgesprekken. Lijn 92 Intranet wordt ingezet om CGM-collega’s te informeren over het proces en het nieuwe subsidiebeleid. Er wordt een team aangemaakt waarin documenten, nieuws en ervaringen worden gedeeld. Informatiepagina ‘special over subsidiebeleid’ in lokale kranten In het traject wordt tweemaal een informatiepagina gemaakt die wordt gepubliceerd in de Maas Driehoek (en evt in andere lokale media). Op de eerste editie van de informatiepagina wordt uitgelegd waarom het subsidiebeleid wordt herzien. De pagina zal bestaan uit een mix van interviews (portefeuillehouder, raad, betrokkenen) en informatie. De tweede editie zal verschijnen wanneer het beleid is vastgesteld. Deze editie is veel meer gericht op het nieuwe beleid. Wat betekent dit voor (toekomstige) subsidieontvangers, wat zijn de kansen? Folder Wanneer het subsidiebeleid is vastgesteld zal er een (digitale) folder worden gemaakt met daarin een uitleg en een stappenplan om verenigingen en organisaties uitleg te geven over het nieuwe beleid en tevens te faciliteren en motiveren bij het aanvragen van subsidies. Afsluitende informatiebijeenkomst Aan het einde van het traject wordt een afsluitende informatiebijeenkomst georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst worden de uiteindelijke resultaten toegelicht en wordt teruggekoppeld wat er met de inbreng van de deelnemers is gebeurd. Betrokkenen worden zoveel mogelijk persoonlijk benaderd voor deze afsluitende informatiebijeenkomst. Tevens zal er een aankondiging worden geplaatst in de gemeentelijke media.
Kosten Bijeenkomsten (in gemeentehuis) Gemeentelijke communicatiemiddelen (bestaand budget) Informatiepagina in lokale kranten (met ruimte voor evt extra doorplaatsingen in andere lokale media) Folder (evt digitaal)
----1000,00 1000,00
Organisatie van de communicatie De uitvoering van de communicatie is in handen van de communicatieadviseur in samenwerking met de projectleider. In de communicatiematrix staat een taakverdeling.
Evaluatie Op diverse momenten in het proces wordt de communicatie geëvalueerd. Daar waar nodig sturen we bij. Aanpassingen in de uitvoering van de communicatie worden verwerkt in de communicatiematrix.
