College van Burgemeester en Wethouders. 15 november 2006 invoeringwmo.nl. Geacht college,

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

College van Burgemeester en Wethouders

Ons kenmerk

Doorkiesnummer

Den Haag

DMO/WMO/2731345 Helpdesk Wmo

Inlichtingen bij

helpdesk@ invoeringwmo.nl

15 november 2006

Onderwerp

Bijlage(n)

Uw brief

Wet maatschappelijke ondersteuning

4

Geacht college, Op 9 november j.l. heeft u een brief ontvangen over de voorbereidingen op de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). In aanvulling op deze brief wil ik u nog nader informeren over de taskforce gegevensuitwisseling. Daarnaast wil ik ingaan op het onderwerp alphahulp. Omdat u vanaf 1 januari a.s. verantwoordelijk bent voor de hulp bij het huishouden is het belangrijk dat u tijdig over de gegevens van deze cliënten beschikt. De zorgkantoren en het Centraal Administratie Kantoor (CAK) dragen daarom aan gemeenten bestanden over met de gegevens van de mensen die momenteel al HV hebben. Hierover zijn afspraken gemaakt in het overgangproctocol HV (dit overgangsprotocol kunt u vinden op www.invoeringwmo.nl). Gebleken is dat de bestanden van het zorgkantoor ‘ruis’ bevatten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om cliënten die overleden zijn, verhuisd zijn, maar ook om spelfouten en/of cliënten die meerdere malen voorkomen in het bestand. De gemeenten zijn het beste in staat om de geleverde bestanden te schonen en te completeren. Om gemeenten hierbij te ondersteunen, heeft het ministerie van VWS in overleg met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Zorgverzekeraars Nederland (ZN) besloten een Taskforce in het leven te roepen. De Taskforce kan u praktisch ondersteunen. Zo is er een tool (zie ook: www.invoeringwmo.nl) ontwikkeld voor het opschonen van de bestanden van zorgkantoren en het matchen van de bestanden met de GBA. Met deze tool kunt u de fouten uit de bestanden halen (zoals foutieve spelling van namen en adressen, verhuizingen, overledenen, etc.). Tevens is er een checklist ontwikkeld waarin wordt beschreven welke stappen u als gemeente moet ondernemen. Deze checklist vindt u in bijlage 1 van deze brief.

Postbus 20350 2500 EJ DEN HAAG Telefoon (070) 340 79 11 Fax (070) 340 78 34

Bezoekadres: Parnassusplein 5 2511 VX DEN HAAG

Correspondentie uitsluitend richten aan het postadres met vermelding van de datum en het kenmerk van deze brief.

Internetadres: www.minvws.nl

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Blad

2 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Omdat ik me tot het uiterste wil inspannen om de gegevens volledig te krijgen, heb ik ook alle zorgaanbieders van huishoudelijke verzorging gevraagd lijsten met hun cliënten die daadwerkelijk HV1 of HV2 ontvangen bij u aan te leveren. In bijlage 2 vindt u een afschrift van de brief die aan de zorgaanbieders is gestuurd. De zorgkantoren sturen, voor zover dat nog niet is gebeurd, uiterlijk eind november een brief naar hun cliënten om hen te informeren over de wijzigingen per 1 januari a.s.. Om er voor te zorgen dat zorgkantoren dit ook daadwerkelijk kunnen doen, is het belangrijk dat u de zorgkantoren op zeer korte termijn de opgeschoonde bestanden stuurt. In bijlage 3 vindt u een afschrift van de brief aan de zorgkantoren over dit onderwerp. Tot slot nog over de alphahulp. Ik vraag uw specifieke aandacht voor de positie van de gebruikers van alphahulp in uw gemeente. In uw gemeente zijn lokale keuzen gemaakt die specifieke gevolgen kunnen hebben voor de gebruikers van alphahulp. Wij adviseren u om in overleg met de zorgaanbieders, die door u gecontracteerd zijn, afspraken te maken over de voorlichting aan de gebruikers van alphahulpen. Het lijkt mij hierbij nodig dat de gemeenten de gebruikers van alphahulp informeren en dat de aanbieders de alphahulpen van informatie voorzien. In bijlage 4 treft u meer uitgebreide informatie aan over de alphahulp constructie. In de al genoemde bijlage 2 kunt u zien dat ik ook de zorgaanbieders heb gevraagd om samen met u aandacht te besteden aan deze specifieke groep. Deze brief is in overleg met de VNG tot stand gekomen.

Met vriendelijke groet, de Directeur-Generaal Maatschappelijke Zorg,

drs. M.P. van Gastel

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4:

Checklist Afschrift van de brief aan de zorgaanbieders Afschrift van de brief aan de zorgkantoren Informatie over de alphahulp


3 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Checklist voor de ontvangst van cliëntgegevens huishoudelijke verzorging Inleiding Vanaf 1 januari a.s. bent u als gemeente verantwoordelijk voor het leveren van huishoudelijke verzorging, ook aan die cliënten die op dit moment al huishoudelijke verzorging (HV) in het kader van de AWBZ ontvangen (de categorie ‘overgangscliënten’). Daarvoor is noodzakelijk dat u weet wie deze cliënten zijn, welke indicatie zij hebben en wie de huidige zorgaanbieder is. De zorgkantoren en het CAK gaan daarom aan gemeenten bestanden overdragen met de gegevens van de mensen die momenteel reeds HV hebben. Hierover zijn afspraken gemaakt in het overgangsprotocol. Gebleken is dat de bestanden van het zorgkantoor hier en daar ‘ruis’ bevatten. Het gaat hierbij om cliënten die overleden zijn, verhuisd zijn, maar ook om spelfouten en/of cliënten die meerdere malen voorkomen in het bestand. Daarnaast blijken sommige cliënten in het bestand van het zorgkantoor niet bekend te zijn bij het CAK of bij de zorgaanbieder en andersom. Dit betekent dat de gemeente onjuiste en, belangrijker, wellicht onvolledige bestanden ontvangt. Het Ministerie van VWS, de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Zorgverzekeraars Nederland (ZN) hebben afgesproken dat gemeenten aan de slag zullen gaan met het schonen en completeren van de aan hen aangeleverde bestanden. Dit dient te gebeuren alvorens u de gegevens kunt invoeren in uw systemen en kan gebruiken voor verdere communicatie. U bent als gemeente verantwoordelijk voor die schoningsactie. Voor u ligt een checklist waarin op hoofdlijnen wordt beschreven welke stappen de gemeente moet ondernemen. Stap 1. Schonen en completeren bestanden t.b.v. verzending brief De eerste opgave voor gemeenten en zorgkantoren is het versturen van een brief aan alle HV-cliënten, waarin wordt uitgelegd wat er wel en wat er niet gaat veranderen naar aanleiding van de introductie van de Wmo. Hiervoor heeft u een bestand nodig van de HVgeïndiceerden. De basis voor dit bestand betreft het bestand van het zorgkantoor. Dit bestand kunt u aanvullen met de gegevens uit het CAK-bestand. Een aantal gemeenten heeft geconstateerd dat het aantal cliënten in het bestand van het zorgkantoor een stuk lager ligt dan het aantal dat zij verwacht hadden. Het aantal HVcliënten dat gemeenten doorgekregen hebben via de Cebeon-gegevens is vaak hoger dan het aantal cliënten in het zorgkantoorbestand. Dit komt doordat de gegevens van Cebeon zich baseerden op het totale aantal cliënten dat in een jaar (2005) van zorg werd voorzien, terwijl de meer recente informatie het aantal cliënten betreft dat op het peilmoment (2006) in zorg was. Omdat een belangrijk deel van de cliënten niet het gehele jaar in zorg is, is het laatste getal doorgaans lager dan het eerste. Dit kan soms een verschil van 20 tot 30% betreffen.


4 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

De gemeente krijgt de beschikking over drie bestanden. Dit zijn de volgende drie bestanden: Nr.

Bron

Herkomst

Doel

1

AZR

Zorgkantoor

Registreren indicaties en zorg

2

CAK

CAK

Innen eigen bijdrage

3

GBA

Gemeente

Bijhouden bevolkingsadministratie

Waarom relevant voor Wmo • NAW • Indicatiebesluit • Zorgtoewijzingsbesluit • Aard zorg (Naturazorg of PGB) • NAW/ SoFi-nummer • Uren HV per week • Aanbieder van cliënt • Onderscheid HV-alpha (HV1) en HV-overig (HV2) • Actuele NAWgegevens • Overlijden

Zorgkantoor Van het zorgkantoor ontvangt u een bestand van cliënten met een indicatie voor huishoudelijke verzorging. In sommige gevallen krijgen cliënten met een verblijfsindicatie (waarvoor nog geen plek in een verzorgings- of verpleeghuis beschikbaar is) tijdelijk HV. In het overgangsprotocol zijn alleen afspraken gemaakt over het type gegevens, maar niet over van welke cliëntengroepen de gegevens overgedragen moeten worden. Het is van belang dat zorgkantoren een zo sluitend mogelijk bestand van cliënten aanleveren aan de gemeenten. Zorgkantoren zijn daarom verzocht door het Ministerie van VWS om de onderstaande bestanden aan gemeenten te leveren: 1. Een bestand met personen die de functie HV geleverd krijgen in de vorm van zorg in natura (ZIN) en die GEEN indicatie hebben voor de functie VERBLIJF; 2. Een bestand met personen die in de thuissituatie de functie HV geleverd krijgen EN wachten op VERBLIJF; 3. Een bestand met personen die wachten op levering van HV en GEEN indicatie hebben voor VERBLIJF; 4. Een bestand met personen die wachten op de functie VERBLIJF en die op de peildatum in de thuissituatie GEEN zorg ontvangen, maar die in het kader van overbruggingszorg aanspraak kunnen maken op HV of ervoor kiezen de functie verblijf niet te verzilveren, maar zorg in de thuissituatie wensen te ontvangen, zoals HV; 5. Een bestand met personen met een indicatie voor HV die de zorg geleverd krijgen in de thuissituatie in de vorm van een PGB. De zorgkantoren zullen bij hun bestanden een toelichting geven op elk van deze deelbestanden.


5 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Met behulp van de geautomatiseerde tool (beschikbaar via de Wmo Taskforce) of handmatig kunt u het bestand van het zorgkantoor matchen met de GBA. Via deze match kunt u de fouten uit het bestand halen, zoals spelfouten, overlijdensgevallen, dubbele vermeldingen en verhuizingen. In de instructie bij de geautomatiseerde tool wordt uitgebreid beschreven hoe u dit kunt doen. Het voordeel van het gebruik van de tool is dat u bij het tweede en derde overdrachtsmoment van de gegevens (1 december en 22 december) niet opnieuw alle gegevens hoeft te vergelijken. De tool herkent de gegevens die hij reeds gecontroleerd heeft en matcht alleen de nieuwe gegevens.

CAK Begin week 46 ontvangt elke gemeente een CD-rom met de gegevens van de HV-cliënten. Deze CD-rom wordt bij het gemeentehuis afgeleverd. Hieronder enige achtergrondinformatie over de bestanden die u van het CAK ontvangt: •

Er wordt gerapporteerd over huishoudelijke verzorging. Dit houdt in over de producten 6 (Alphahulp) en 7 (Huishoudelijke verzorging).

•

Er wordt alleen gerapporteerd over in zorgjaar 2006 afgenomen zorg.

•

Het eerste peilmoment is 1 november. In het geval van het CAK betekent peilmoment 1 november niet dat u alleen de gegevens krijgt van de cliënten die op 1 november in zorg zijn. Het betekent wel dat u alle cliënten ontvangt die van 1 januari tot 1 november eigen bijdrage betaalden (lees: zorg ontvingen).

•

Alle cliënten die in 2006 zorg hebben afgenomen worden gerapporteerd. Ook de inmiddels overleden cliënten.

•

Alleen zorg geleverd aan cliënten die een GBA-controle hebben ondergaan wordt gerapporteerd.

Na ontvangst van het bestand van het CAK kunt u het geschoonde zorgkantoorbestand aanvullen met cliënten uit het CAK-bestand. Dit bestand stuurt u terug naar het zorgkantoor. Op basis van dit bestand wordt de brief verstuurd. Analyse van de bestanden van zorgkantoren en CAK heeft uitgewezen dat het niet te voorkomen is dat een aantal cliënten een brief zal ontvangen die inmiddels niet meer in zorg zijn. In de volgende paragraaf wordt uitgelegd wat de verschillen zijn tussen de bestanden en zal duidelijk worden dat uit het CAK-bestand niet sluitend vast te stellen is welke cliënten onterecht in het bestand zitten. Daarom is aan de zorgkantoren geadviseerd om in de brief aan cliënten de volgende zinsnede toe te voegen: "indien de huishoudelijke verzorging bij u inmiddels beëindigd is, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen". Afgesproken is met de zorgkantoren dat zij uiterlijk 1 december de brief zullen verzenden. Gemeenten worden dan ook geadviseerd om uiterlijk 24 november het opschonen van het bestand gereed te hebben (inclusief de match met het CAK bestand). De zorgkantoren kunnen dan tussen 27 november en 1 december de brieven voor de cliënten gereed maken. Verschillende gemeenten hebben vragen gesteld bij de taskforce over de juridische (on)mogelijkheden van het overdragen van gegevens van gemeente naar zorgkantoor. Deze verstrekking is toegestaan onder de volgende voorwaarden.


6 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

o

Op grond van de Wet GBA worden persoonsgegevens van cliënten HV uit het GBA verstrekt aan (ambtenaren van) de betreffende afdeling binnen de gemeente (afdeling welzijn / maatschappelijke ondersteuning). Het gaat hierbij om een verstrekking aan zogenaamde binnengemeentelijke afnemers. Deze gegevensverstrekking dient bij of krachtens de verordening GBA geregeld te zijn.

Op de verwerking van de persoonsgegevens door deze binnengemeentelijke afnemer is niet meer het regime van de Wet GBA van toepassing, maar in plaats daarvan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De verstrekking van NAW-gegevens en gegevens over klasse en functie van cliënten HV door een de gemeente aan het zorgkantoor is toegestaan op grond van artikel 8 sub f van de Wbp: “de gegevensverwerking is noodzakelijk voor behartiging van het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (in casu het college van b&w) of de derde aan wie gegevens worden verstrekt (het zorgkantoor). Van een gerechtvaardigd belang is in dit geval sprake aangezien het College van b&w zijn taak als verantwoordelijke voor de verstrekking van HV niet kan uitvoeren als zij niet over een deugdelijk bestand met overgedragen cliënten beschikt. Er bestaat geen juridische grondslag voor het verstrekken van medische gegevens en het sofinummer. Deze gegevens zullen moeten worden losgekoppeld van de aan het zorgkantoor te verstrekken bestanden. o

Stap 2. Completeren bestanden t.b.v. inzicht in cliëntenbestand per 1 januari 2007 Vergelijking van de bestanden van zorgkantoren en CAK heeft uitgewezen dat nadere informatie benodigd is van de zorgaanbieders om een sluitend overzicht te verkrijgen van de cliënten die recht hebben op zorg op 1 januari 2007. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de fouten en onvolkomenheden van de bestanden van CAK en zorgkantoor. Zorgkantoren In de bestanden van het zorgkantoor kunnen drie soorten fouten voorkomen: administratieve fouten, gegevens die onterecht in het bestand zitten en gegevens die ontbreken. Hieronder worden deze drie categorieën nader toegelicht. •

Administratieve fouten. Deze fouten kunnen opgelost worden door een check met de GBA. Voor de PGB-cliënten geldt dat wijzigingen in de persoonlijke situatie in het AZRsysteem worden vastgelegd. De gegevens in het PGB-bestand geven daarom een betrouwbaarder beeld van de actuele situatie van de cliënten. o

Verhuizingen: De cliënt is verhuisd en staat nog met het oude adres in het bestand. Als de cliënt inmiddels verhuisd is naar een andere gemeente wordt de gemeente verzocht de gegevens van deze cliënt door te geven aan de nieuwe gemeente van vestiging van deze cliënt.

o

Fouten in de spelling van naam, adres, woonplaats etc.: op basis van de GBA wordt de juiste spelling aangebracht in het bestand.

o

Overledenen: de cliënt is inmiddels overleden, maar staat nog in het bestand als zijnde “in zorg”. Deze cliënt wordt uit het bestand verwijderd, zodat de familie van deze cliënt niet onterecht een brief ontvangt.


7 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

o

•

•

Dubbele vermelding: op basis van de match met de GBA wordt de dubbele vermelding geconstateerd en vervolgens ongedaan gemaakt.

Niet aanwezig in het zorgkantoorbestand: o

Legitimatielijsten: Een bepaalde groep cliënten ontvangt HV, terwijl zij hiervoor niet over een geldige indicatie beschikken. Afgesproken is dat deze cliënten (via het project ‘ultieme vulling’) allemaal geïndiceerd worden voor 1 januari 2007. Deze cliënten zijn wel bekend bij het CAK omdat zij zorg ontvangen en ook eigen bijdrage betalen.

o

Initiële vulling: Vanaf 1 januari 2004 is gestart met het gebruik van AZR. Cliënten die reeds voor deze datum HV ontvingen zijn niet allemaal opgenomen in het AZR-bestand. Deze clienten zijn wel bekend bij het CAK omdat zij zorg ontvangen en ook eigen bijdrage betalen.

o

Ruilzorg: Onder ruilzorg wordt zorg verstaan waarbij de cliënt bijvoorbeeld een indicatie heeft voor huishoudelijke verzorging maar in de praktijk een andere vorm van AWBZ-zorg ontvangt, bijvoorbeeld persoonlijke verzorging. Deze cliënt zit in het AZR-bestand als een PV-cliënt, maar ontvangt in de praktijk HV. Deze cliënt is wel bekend als HV-cliënt bij het CAK. (N.B.: Deze cliënten vallen formeel niet onder het overgangsrecht, zie nader informatie in het overgangsprotocol).

o

Jeugdzorg: Indicaties die door bureau Jeugdzorg zijn afgegeven zijn niet bekend bij het zorgkantoor. Het Ministerie van VWS heeft inmiddels een verzoek ingediend bij Bureau Jeugdzorg om de gegevens van deze clienten bekend te maken. Wij zullen u hierover nader berichten via www.invoeringwmo.nl

o

Zorg loopt nog door, maar indicatie is verlopen. Verschillende clienten zijn nog in zorg, maar van deze personen is de indicatie verlopen. Deze cliënt is wel bekend als HV- cliënt bij het CAK omdat deze persoon de eigen bijdrage betaalt. (N.B.: Deze cliënten vallen formeel niet onder het overgangsrecht, zie nader informatie in het overgangsprotocol).

Onterecht aanwezig: o

Geen afmelding ‘uit zorg’. In bepaalde gevallen heeft een zorgaanbieder de zorglevering beëindigd, maar dit niet gemeld bij het zorgkantoor. Zodoende zijn er personen opgenomen in de bestanden, die momenteel geen zorg meer ontvangen. In de aanlevering vanaf december 2006 geldt, dat deze personen in 2007 nog wel recht kunnen doen gelden op zorg. Het omgekeerde doet zich ook voor. Bepaalde zorgaanbieders hebben op papier wachtlijsten door verwerkingsachterstanden. Dit geldt alleen voor de personen die zorg in natura ontvangen. Dit kan betekenen dat de gemeente een bestand aangeleverd krijgt met een relatief groot aantal wachtenden. Het is belangrijk te weten dat niet alle cliënten ook daadwerkelijk nog op zorg wachten. De mogelijkheid bestaat dat de cliënt reeds door de zorgaanbieder in zorg is genomen, maar dat de zorgaanbieder dit nog niet gemeld heeft aan het zorgkantoor. De


8 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

verwerkingsachterstand kan voor sommige aanbieders oplopen tot enkele maanden. De verwerkingstijd voor wijzigingen bij cliënten in het PGB-systeem bedraagt ongeveer twee weken. Er zijn geen verwerkingsachterstanden. Dit betekent dat in de meeste gevallen de gegevens up-to-date zijn. o

Zorg beëindigd maar indicatie loopt door in AZR. In sommige gevallen heeft de zorgaanbieder wel doorgegeven dat de cliënt uit zorg is, maar loopt de indicatie nog door. AZR kan dit onderscheid niet werken, waardoor de cliënt nog in het bestand opgenomen is, terwijl hij geen zorg meer krijgt.

o

Koppeling van functies HV en PV: Als bij een meervoudige cliënt met HV en persoonlijke verzorging (PV) de HV beëindigd wordt, kan het AZR dit onderscheid niet verwerken. De cliënt blijft dan in het bestand staan als cliënt met HV en PV.

CAK •

Tijdsverschil: De gegevens van het CAK op een bepaalde peildatum zijn niet gelijk aan de gegevens van het zorgkantoor op dezelfde peildatum. Dit heeft te maken met de procedure waarbij de zorgaanbieder gegevens doorgeeft aan het CAK en het CAK deze gegevens vervolgens verwerkt en checkt in de GBA. Deze procedure neemt over het algemeen zes tot acht weken in beslag. Dit heeft tot gevolg dat er een tijdsverschil van ongeveer twee maanden zit tussen het bestand van het zorgkantoor en het bestand van het CAK.

•

Cliënten die geen eigen bijdrage betalen: Het is mogelijk dat een kleine groep cliënten geen eigen bijdrage betaalt. Deze groep is logischerwijs niet bekend bij het CAK. De meerderheid van de gegevens die niet bij het zorgkantoor kunnen worden verkregen, kunnen uit het bestand van het CAK gehaald worden. Dit geldt voor de legitimatielijsten en de initiële vulling. De overige gegevens zitten wel in het CAK-bestand, maar vragen om een check met de gegevens van de zorgaanbieders. De gemeente kan immers uit het CAK-bestand niet achterhalen of de cliënt er niet in zit i.v.m. het tijdsverschil of om een andere reden (categorie ruilzorg en onterecht aanwezig). . Daarnaast dient de zorgaanbieder de gegevens aan te leveren van cliënten die door administratieve achterstanden nog niet verwerkt zijn (wel bekend, nog niet in systeem). Op korte termijn zal de Wmo taskforce in overleg treden met afgevaardigden van de zorgaanbieders om met hen te bespreken of en hoe de zorgaanbieders aanvullende informatie kunnen leveren om te zorgen dat gemeenten tijdig zicht hebben op de cliënten die per 1 januari 2007 recht op zorg hebben.


9 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Raden van Bestuur en directies zorgaanbieders

Ons kenmerk

Doorkiesnummer

Den Haag

DMO/Wmo-2731209 Helpdesk Wmo

Inlichtingen bij

Wmotaskforce@ minvws.nl

15 november 2006

Onderwerp

Bijlage(n)

Uw brief

Wet maatschappelijke ondersteuning

1

Geachte heer/mevrouw,

Op 1 januari a.s. treedt de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in werking. Vanaf dat moment zijn gemeenten verantwoordelijk voor het leveren van huishoudelijke verzorging aan hun burgers. Gemeenten zijn op dit moment druk met de voorbereidingen. Onze ervaringen leren dat daar waar partijen elkaar op het lokale niveau vinden en onderling goede afspraken maken, de belangen van de cliënt het best gediend zijn. Het is van groot belang dat uw cliënten vanaf 1 januari a.s. hulp blijven krijgen waar zij recht op hebben. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het Rijk, de gemeenten die deze nieuwe taken zo goed mogelijk willen uitvoeren en de aanbieders in de zorg, die los van de uitkomsten van het aanbestedingsproces, willen dat de hulp voor hun cliënten gecontinueerd blijft. Om de continuïteit van ondersteuning te garanderen aan de cliënten waaraan u nu huishoudelijke verzorging biedt, is het belangrijk dat gemeenten over de juiste cliëntgegevens (op gemeentelijk niveau) beschikken. Hierover zijn tussen Zorgverzekeraars Nederland (ZN), Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en VWS afspraken gemaakt in het overgangsprotocol huishoudelijke verzorging. Nu blijkt dat deze afspraken niet volledig dekkend zijn als het gaat om een kwalitatief goede overdracht van gegevens. Daarom vraag ik u om, naast de gegevens die de gemeenten van het CAK en de zorgkantoren ontvangen, ook uw gegevens over cliënten die daadwerkelijk HV1 of HV2 ontvangen eenmalig aan te leveren bij gemeenten. Voor een goede overdracht zijn de volgende gegevens, voor zowel de cliënten die nu zorg ontvangen als die van cliënten die op de wachtlijst staan, van belang: - Naam van de cliënt; - Adres van de cliënt; - Woonplaats van de cliënt; - Aantal uren HV1/HV2, al dan niet geleverd in de vorm van alphahulp. Voor het aanleveren van de gegevens verzoek ik u bij voorkeur gebruik te maken van een format. Dit format is als bijlage bij deze brief gevoegd en is ook te downloaden vanaf:


10 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

www.invoeringwmo.nl. Om de burgers optimaal te informeren is het voor gemeenten van belang dat zij hun gegevens uiterlijk 1 december compleet hebben. Ik vraag u dan ook hieraan hoge prioriteit te geven. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Taskforce gegevensoverdracht van het implementatiebureau Wmo ([email protected]). Voor een zorgvuldige overdracht van de gegevens adviseer ik u ook contact op te nemen met de projectleider(s) Wmo van de gemeente(n) waarin uw organisatie momenteel huishoudelijke verzorging levert. Het kan zijn dat u al overleg heeft gehad met uw gemeente(n) over de uitwisseling van de cliëntgegevens. In dat geval vraag ik u nogmaals contact met de gemeente(n) op te nemen om te verifiëren of de gemeente(n) ook alle benodigde gegevens heeft. Tot slot wil ik nog ingaan op het onderwerp alphahulp. Gemeenten kunnen de hulp bij het huishouden op een andere wijze vormgeven dan nu het geval is bij de huishoudelijke verzorging. Ook kunnen gemeenten met andere aanbieders een contract aangaan. Dit kan gevolgen hebben voor de mensen die alphahulp verlenen. Deze mogelijke gevolgen zullen per gemeente, per cliënt verschillend zijn. Ik laat het dan ook aan het lokale overleg over om cliënten en alphahulpen hierover te informeren. Ik ga ervan uit dat de belangen van de cliënt hierbij voorop zullen staan en dat u een passende taakverdeling tussen u en gemeenten vindt om zowel cliënten als de alphahulpen te informeren. Ik kan mij voorstellen dat het praktisch gezien voor de hand ligt dat u de alphahulpen over de mogelijke veranderingen voorlicht en de gemeenten de cliënten. Een kopie van deze brief is verzonden aan gemeenten en zorgkantoren. Ik dank u alvast voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, namens deze, de Directeur-Generaal Maatschappelijke Zorg,

drs. M.P. van Gastel


11 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Bestandsformaat aanlevering gegevens door zorgaanbieder richting individuele gemeenten Ten behoeve van de aanlevering van gegevens over de geleverde zorg door zorgaanbieders aan gemeenten wordt per gemeente een bestand aangemaakt met het volgende formaat:

Velden Veld

Omschrijving

Type

AGB-code zorgaanbieder

AGB-code van de instelling waar Cliënt zorg van heeft ontvangen. Zie lijst met erkende AWBZ instellingen uitgegeven door het CAK-BZ

N1 8

Cliëntnummer

Nummer waaronder de cliënt binnen het systeem van de zorgaanbieder bekend is en dat in de uitwisseling met het CAK-BZ wordt gebruikt

AN 50

Naam zorgcliënt

Eerste achternaam van de cliënt

AN 25

Voorvoegsel

Voorvoegsel(s) bij de eerste achternaam van de cliënt

AN 10

Naam zorgcliënt (2)

Eventuele tweede achternaam van de cliënt

AN 25

Voorvoegsel (2)

Voorvoegsel(s) bij de eventuele tweede achternaam van de cliënt

AN 10

Voorletters

Voorletters van de cliënt, zonder punten of spaties.

AN 10

Geboortedatum zorgcliënt

Datum conform formaatbeschrijving; datum kan niet in de toekomst liggen

N 8, in formaat “EEJJMMDD”

1

N: Numeriek AN: Alfanumeriek


12 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Straatnaam

Straatnaam uit het adres van de zorgcliënt, waar de zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt (geen correspondentieadres)

AN 24

Huisnummer

Huisnummer uit het adres van de zorgcliënt, waar de zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt

N5

Huisnummer toevoeging

Toevoeging aan huisnummer uit het adres van de zorgcliënt, waar de zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt

AN 6

Postcode

Postcode van het adres van de zorgcliënt, waar de zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt

AN 6

Woonplaats

Woonplaats van de zorgcliënt, waar de zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt

AN 24

Prestatie

Vullen met code voor aan cliënt geleverde zorgprestatie, mogelijke waarden:

N2

6: Huishoudelijke Verzorging 7: Huishoudelijke Hulp (Alphahulp) Klassecode

Geïndiceerde klasse aan, waar cliënt recht op heeft

AN 4

Wachtlijst

Status van de zorg. Mogelijke waarden zijn:

N1

0: cliënt ontvangt op dit moment HV-zorg 1: cliënt staat op de wachtlijst


13 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Selectie Bovengenoemde velden moeten geselecteerd worden voor de overgangscliënten zoals gedefinieerd in het Overgangsprotocol Wmo. Kort samengevat: de cliënten die op dit moment HV-zorg ontvangen inclusief de cliënten die dat in de komende tijd (voor 31 december) naar verwachting zullen ontvangen. Ook de cliënten die op de wachtlijst voor HV staan, dienen in de selectie opgenomen te worden.

Leveringsvorm Voorkeur gaat uit naar aanlevering in de vorm van een Excel-bestand. Mocht dat in verband met de beperkingen van Excel (maximaal 65536 regels) niet mogelijk zijn, dan in plaats daarvan een CSV-bestand, waarbij de velden door komma’s gescheiden zijn.


14 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Aan de managers van de zorgkantoren

Ons kenmerk

Inlichtingen bij

Doorkiesnummer

DMO/WMO-2731343 Taskforce Wmo

wmotaskforce@ minvws.nl

Onderwerp

Bijlage(n)

Gegevensoverdracht cliënten huishoudelijke verzorging naar Wmo

1

Den Haag

Uw brief

Op 17 oktober 2006 is het overgangsprotocol huishoudelijke verzorging voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) definitief geworden. In dit overdrachtsprotocol zijn afspraken gemaakt over de overdracht van gegevens van cliënten met huishoudelijke verzorging van de AWBZ naar de Wmo. U als zorgkantoor speelt hierin een belangrijke rol. Al eerder dit jaar heeft u in contacten met de gemeenten in uw regio gesproken over de samenwerking bij de overdracht van de gegevens. Een eerste gegevensoverdracht heeft inmiddels bijna overal plaatsgevonden. Ik stel het op prijs, dat u bereid bent om mee te werken aan een goede verloop van de overdracht van gegevens. Daar is het belang van de cliënt mee gediend. In het overgangsprotocol wordt uw rol als zorgkantoor duidelijk. U levert gemeenten op drie momenten gegevens aan over cliënten met huishoudelijke verzorging. Zo hebben gemeenten zicht op wie volgend jaar recht heeft op hulp bij het huishouden. De eerste bestanden die u hebt aangeleverd aan gemeenten, worden momenteel vergeleken met de gemeentelijke basisadministratie (GBA) en de gegevens die gemeenten van het CAK-BZ aangeleverd krijgen. Er zijn afspraken gemaakt over het terugsturen van deze lijsten van de gemeenten naar u als zorgkantoor. Ik zou u willen vragen deze gegevens te verwerken in de AZR, zodat de tweede levering van gegevens aan de gemeenten opgeschoond is. Waar u daarbij op moet letten is vastgelegd in een instructie die u kunt downloaden van www.invoeringwmo.nl. U zult begrijpen dat gemeenten veel vragen zullen hebben als er personen op één lijst wel en op een andere lijst niet voorkomen. Daar kunnen heel verklaarbare redenen voor zijn, maar een gemeente wil onderzoeken wat de reden is. Ik wil u daarom vragen om de komende weken rekening te houden met vragen van gemeenten en aan gemeenten kenbaar te maken bij wie zij terecht kunnen met deze vragen. Door samen te werken aan het opschonen van de lijsten kunnen cliënten sneller geïnformeerd worden. Zo kan voorkomen worden dat mensen op 1 januari 2007 verstoken blijven van de hulp waar zij recht op hebben. De cliënt moet zo min mogelijk last hebben van de overgang van AWBZ naar Wmo en alleen met uw hulp kan dit gerealiseerd worden.


15 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

In het overgangsprotocol huishoudelijke verzorging is ook afgesproken dat u als zorgkantoor de cliënten tijdig op de hoogte brengt van de aanstaande inwerkingtreding van de Wmo. Ik wil u vragen om deze brief aan cliënten, indien u dat nog niet heeft gedaan, zo spoedig mogelijk te verzenden. Voor deze brief is door de partijen, die betrokken zijn bij het overgangsprotocol huishoudelijke verzorging, afgesproken dat deze uiterlijk 1 december 2006 moet zijn verzonden. Om te zorgen dat de gegevensoverdracht soepel verloopt, heb ik ook de zorgaanbieders gevraagd de komende weken hun medewerking te verlenen aan het beschikbaar stellen van hun cliëntgegevens aan gemeenten. De brief die ik met betrekking tot dit onderwerp aan hen heb verstuurd, vindt u in de bijlage. Tot slot wil ik, in aansluiting op de e-mail van vrijdag 10 november over de selectie van cliënten die aan gemeenten moeten worden overgedragen, uw aandacht vragen voor het tweede moment van gegevensoverdracht. De gemeenten moeten namelijk tijdig op de hoogte zijn, zodat ook zij hun burgers tijdig kunnen informeren. Ik wil u dan ook met klem verzoeken uiterlijk eind november de geschoonde en meest actuele gegevens naar gemeenten te verzenden. Ik wil u daarbij tevens verzoeken te letten op de indeling van de bestanden zoals deze zijn aangegeven in de e-mail. Deze indeling vergemakkelijkt het gemeenten de gegevens te gebruiken en te vergelijken. Indien u gebruik wilt maken van ondersteuning door de Taskforce kunt contact opnemen met de apart hiervoor ingerichte helpdesk: [email protected]. Ik dank u hartelijk voor uw inzet in deze laatste maanden van het jaar en ik ben ervan overtuigd dat we op 1 januari 2007 vlot van start kunnen gaan met de Wmo.

Met vriendelijke groet, de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, namens deze, de Directeur Generaal Maatschappelijke Zorg

drs. M. van Gastel


16 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Bijlage 4

Voorlichting aan klanten met alphahulp Inventarisatie In deze inventarisatie wordt achtereenvolgens ingegaan op: 1 Wat is alphahulp? 2 Wat kan er veranderen voor de alphahulp? 3 Wat betekent dit voor de voorlichting aan de cliënt?

1.

Wat is alphahulp?

De functie huishoudelijke verzorging kan op verschillende manieren georganiseerd worden. Een van die manieren is de alphahulp. Alphahulpen leveren de eenvoudige vorm van huishoudelijke verzorging.Let wel, het CIZ indiceert niet voor alphahulp, maar voor de functie Huishoudelijke verzorging (HV). Vervolgens bekijkt de thuiszorgorganisatie in overleg met de klant of de functie HV via de Alphahulp constructie kan worden ingezet. Die constructie komt erop neer dat klanten een arbeidsovereenkomst sluiten met een alphahulp. De thuiszorgorganisatie bemiddelt bij het tot stand komen van die overeenkomst. De thuiszorgorganisatie kent twee standaardcontracten. In het ene is geregeld dat de klant de thuiszorg machtigt de betalingen aan de alphahulp te verrichten. In het andere contract is de klant degene die direct een overeenkomst heeft met de alphahulp. De klant kiest voor het al dan niet machtigen van de thuiszorgorganisatie. Deze overeenkomst eindigt: - indien de indicatiestelling eindigt of wijzigt, b.v. als de cliënt wordt opgenomen. - met wederzijds goed vinden. - door opzegging, waarbij zowel door de cliënt als de helpende een opzegtermijn van tenminste een week in acht dient te worden genomen. - bij overlijden van de cliënt of de helpende. 2.

Wat kan er veranderen voor de alphahulp?

Voor de klant van de alphahulp kan veel veranderen. Dat hangt vooral af van de inhoud van de nieuwe contracten, die de gemeenten sluit met de zorgaanbieders. Daarbij is het mogelijk dat de huidige aanbieders geheel of gedeeltelijk worden gecontracteerd, maar het is ook mogelijk dat nieuwe aanbieders worden gecontracteerd. Onderstaand schema laat zien dat er theoretisch minstens 15 situaties denkbaar zijn


17 Kenmerk

DMO/WMO/2731345

Alpha-contract blijft ongewijzigd Oude aanbieder

Alpha-contract deels gewijzigd

GEEN Alphacontract

(b.v. tarief)

Geheel gecontracteerd Gedeeltelijk gecontracteerd Niet gecontracteerd

Nieuwe aanbieder

Geheel gecontracteerd Gedeeltelijk gecontracteerd

Het schema laat zien dat afhankelijk van de afspraken die u als gemeenten maakt met de zorgaanbieders, de cliënt geïnformeerd moet worden over de gevolgen die deze afspraken hebben voor het contract van de alphacliënt. Het kan zelfs zo zijn dat dit niet gelijk is voor alle cliënten met alphahulp. Het is immers afhankelijk van de vraag bij welke aanbieder deze cliënt nu zit. Het kan zijn dat u van de bestaande aanbieders een deel wel en een deel niet hebt gecontracteerd. In ieder geval is het van belang dat u met de aanbieders hierover afspraken maakt. 3.Wat betekent dit voor de voorlichting aan de cliënt? In het overgangsprotocol is opgenomen dat gemeenten in december hun cliënten informeren over de hulp bij het huishouden. Als in deze brief ook aandacht besteed wordt aan de manier waarop in de desbetreffende gemeente de alphahulp wordt geregeld, is ook de groep burgers goed geïnformeerd. Aan de thuiszorgorganisaties is gevraagd om zij de alphahulpen willen informeren over de mogelijke veranderingen.

College van Burgemeester en Wethouders. 15 november 2006 invoeringwmo.nl. Geacht college,

Recommend Documents