09-02-2015
Collaboration Tools Hulp Bij Samen-Werken
Wie zijn wij?
1
09-02-2015
Wie bent u ? Professional ¤ Samen werken met ¤
Collega’s ¤ (Onder-) Aannemers ¤ Leveranciers ¤ Klanten ¤ … ¤
¤
…om productiever te werken
Ons programma § § § § § § §
Scope Communicatie Documenten Projecten Teams Hoe kiezen? Conclusies
2
09-02-2015
Scope Collaboration Tools
Waarover gaat het? Software-tools om professioneel samen te werken
Communicatie Documenten Gegevens (data)
3
09-02-2015
Sociaalnetwerksites ¤
Zijn dit echte collaboration tools?
Waarover gaat het niet? ¤
Papier, telefoon en e-mail kent u al ;-)
¤
Publieke sociale media ¤
¤
Corporate tools ¤
¤
Facebook, Twitter, Linkedin, …
SAP, Salesforce.com, …
Uw eigen corporate tools
4
09-02-2015
Samenwerken Geheel of gedeeltelijk “online” met meerdere devices
5
09-02-2015
Uitwisselen van informatie…
Samenwerken met… ¤ ¤
¤
Collega’s binnen hetzelfde bedrijf Personen in meerdere, specifieke bedrijven “Ongebonden” medewerkers ¤
freelancers, individuele onderaannemers, …
¤
Vrijwilligers
¤
…
6
09-02-2015
Collaboration Matrix
Collaboration Tools Chat Unified Comms File Exchange …
Chat & UC File Exchange Intranet/Website …
Chat Unified Comms “Enterprise social media” (Yammer) …
Evernote Cloud Storage …
Evernote Cloud Storage Intranet/Website ProjMan Tool …
Doodle SharePoint Wiki ProjMan Tool …
7
09-02-2015
Collaboration ¤
Granulariteit Single item: bv afspraak in kalender, taak ¤ Link (URL): bv downloadable document ¤ Document ¤ Folder ¤ Project – geheel van documenten, taken, … ¤
Communicatie Collaboration Tools
8
09-02-2015
AFSPRAKEN
Afspreken
9
09-02-2015
Agenda ¤
Iedereen heeft haar/zijn agenda ¤
¤
Outlook, Google Calendar, …
Agenda voor groep of team kan ook: “Group Calendar” in Google Apps (€€€) ¤ “Teamup Calendar” (http://www.teamup.com/) ¤
FILE TRANSFER
10
09-02-2015
File Transfer ¤
E-mail
¤
SFTP = Secure File Transfer Protocol
- Eigen (file) server opzetten en beschermen - User account management + Betere opvolging (logs) + Meer controle
WeTransfer
11
09-02-2015
Alternatieven ?
VIDEO / CHAT / MESSAGING
12
09-02-2015
Skype
Alternatieven
13
09-02-2015
ONLINE MEETINGS
Online meetings ¤
¤ ¤ ¤ ¤
“Conference call” Delen van scherm Eén of meerdere deelnemers Meestal extra software nodig Audio via browser of inbelnummer
14
09-02-2015
Join.me
WebEx
15
09-02-2015
Alternatieven
UNIFIED COMMUNICATIONS
16
09-02-2015
“Unified Communications”
UC = infrastructuur + tools
17
09-02-2015
ENTERPRISE SOCIAL MEDIA
Social Media: tools voor “samenwerken” ? Geheel of grotendeels publiek ! ¤ Reklame ! ¤ Iedereen aanwezig ? ¤ Documenten ? ¤
18
09-02-2015
Enterprise Social Media ¤
Yammer = “ FB binnen het bedrijf ” Collega’s ¤ Groepen ¤ Discussies ¤ Chat ¤ “Like” ¤ Files ¤
Yammer
19
09-02-2015
Alternatieven
Documenten Collaboration Tools
20
09-02-2015
Werken zonder papier? ¤
We leven al zonder papier E-mailen ¤ Googelen ¤ E-shoppen ¤ GPS-navigatie ¤ … ¤
Kenmerken van documenten Authoring ¤
Hoe komen ze tot stand?
Levensduur ¤
(Zeer) Tijdelijk vs. Permanent
Doel en bestemming ¤ ¤
Consumeren vs. bewerken/produceren Uitwisselen met collega’s, partners, klanten, …
Vorm ¤
Digitaal vs. Materieel
21
09-02-2015
Hoe samenwerken op documenten? ¤
Lokale applicatie + Cloud Storage ¤
¤
Web applicatie ¤
¤
Office + Dropbox
Wiki’s
Web applicatie met extra client software ¤
Evernote
CLOUD STORAGE
22
09-02-2015
Dropbox = Cloud Storage ¤
Virtuele USB stick ¤
¤
Backup
Synchronisatie Mac / PC ¤ Smartphone ¤ Tablet ¤
¤
File Sharing
http://www.dropbox.com
23
09-02-2015
Dropbox
Alternatieven
24
09-02-2015
DOCUMENTEN - WIKI
25
09-02-2015
Wiki - Kenmerken ¤
Eenvoudig Web Content Management
¤
Voor en door iedereen (“iedereen auteur!”)
¤
Inhoud primeert op layout
¤
Hyperlinks leggen (automatisch) verbanden
¤
Navigatie = Hyperlinks + "Full-text search”
¤
Versiebeheer
¤
Geen redactionele cyclus
Structuur van een Wiki
26
09-02-2015
Wiki’s: grote keuze
DOCUMENTEN - EVERNOTE
27
09-02-2015
Evernote – “Onthou alles!” Uw “oude” notaboekje – digitaal ¤ Meerdere notitieboekjes ¤ Lokaal of in de cloud
¤ Notitie ¤ ¤ ¤ ¤
Titel Tekst, Beeld, Geluid, Bestand Labels of trefwoorden (“tags”) Metadata (wanneer, waar?)
Altijd en overal paraat
• Synchroon op al uw apparaten: • Smartphone, tablet, PC, Mac, … • Geintegreerd in andere apps: • Web Clipper, Penultimate, Skitch, …
28
09-02-2015
Cloud = backup ¤
Notities op al uw toestellen + in de cloud
Notities delen ¤ ¤
Notitie versturen via e-mail Notitie(boek) delen ¤ ¤
Standaard: iedereen kan lezen Premium: met meerderen bewerken
29
09-02-2015
Evernote-gebruiker worden?
Alternatieven
30
09-02-2015
Projectbeheer Collaboration Tools
Project = veelheid van taken ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Omschrijven en detailleren Hiërarchiseren van taken Plannen (milestones, target dates, …) Toewijzen aan groep of persoon Vooruitgang meten Kosten meten Rapporteren …
31
09-02-2015
Projectbeheer ¤
Samenwerken in teams ¤ ¤ ¤
¤
Intra-company of met klanten/leveranciers/…? Iedereen één tool, of data uitwisselen? Methodologie?
Functionaliteiten ¤ ¤ ¤
# projecten? Zelfde functionaliteiten op alle platformen? Online – offline?
Basecamp
32
09-02-2015
Podio
https://www.youtube.com/watch?v=ctqCG1WCFtU
Trello
33
09-02-2015
Veel keuze!
Teams Collaboration Tools
34
09-02-2015
Combineer alles! ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Agenda Contacten Documenten Gegevens (lijsten) Projecten Microsoft Office apps … en eigen applicaties
SharePoint
What is SharePoint?
35
09-02-2015
SharePoint Sites
SharePoint Team Site
36
09-02-2015
SharePoint Online
Alternatieven
37
09-02-2015
Hoe kiezen? Collaboration Tools
In functie van je behoeften ;-) ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Wat is het finale doel ? Welke functionaliteiten ? Voor hoeveel en welke gebruikers ? Online of offline of beide ? Vorming ? Budget ? Risico’s, zowel met als zonder tool ? …
38
09-02-2015
Vergeet het beheer niet! ¤
“Governance” ¤
¤ ¤ ¤ ¤
Installatie & Upgrades User Accounts Toegangen Monitoring & reporting ¤
¤
Wat moet? Wat mag? Wat mag niet?
Wat als het tool uitvalt? Backups?
…
Aandachtspunten ¤
Beveiliging ? Userid + paswoord ? ¤ Strong authentification ? ¤
¤ ¤ ¤
Privacy ? Confidentialiteit ? Non-repudiation ?
39
09-02-2015
Aandachtspunten ¤
User account management ? Wie gaat het doen? ¤ ‘Single user’ versus ‘multiple users’ ¤ Schrappen van inactieve gebruikers ? ¤
Aandachtspunten ¤
Waar zijn uw gegevens ? Wie is eigenaar van de gegevens? ¤ Backups? ¤ Compliance: “niet alles mag naar de USA!” ¤
40
09-02-2015
Aandachtspunten ¤
Integratie ? Import / export ? ¤ Koppeling naar eigen gegevens ¤
Users in MS Active Directory / … ¤ Documenten in Sharepoint / file system / … ¤ Kalenders in Outlook / … ¤ … ¤
¤
Meertaligheid ?
Enkele scenario’s
41
09-02-2015
Conclusies Collaboration Tools
Succes-criteria ¤
Voorwaarden voor samenwerking Eenvoud ¤ Leercurve aanvaardbaar ¤ Volledig traject/proces afgedekt ¤ Toegevoegde waarde voor iedereen ¤
¤
¤
“What’s in it for me ?”
“No escape possible”
42
09-02-2015
“Build it and they will come”? ¤
“Collaboration” = mensen
¤
Tools = proces-ondersteunend (Heb je wel een tool nodig om produktiever te worden?)
¤
“Use cases” = essentieel
Uw actiepunten? 1. …………………………………….. 2. …………………………………….. 3. ……………………………………..
43
