2/06/14
Collaboration Tools Hulp Bij Samen-Werken
Wie zijn wij?
Collaboration Tools
1
1
2/06/14
Wie bent u ? Professional ¤ Samen werken met ¤
Collega’s ¤ (Onder-) Aannemers ¤ Leveranciers ¤ Klanten ¤ … ¤
¤
…om productiever te werken
Collaboration Tools
2
Agenda § § § § § §
Scope Communicatie Documenten Projecten Teams Conclusies
Collaboration Tools
3
2
2/06/14
Scope Collaboration Tools
Waarover gaat het? Software-tools om professioneel samen te werken
Communicatie Documenten Gegevens (data) Collaboration Tools
5
3
2/06/14
Sociaalnetwerksites ¤
Zijn dit collaboration tools?
Collaboration Tools
6
Sociaalnetwerksites ¤
Facebook Zijn alle betrokkenen aanwezig op Facebook? ¤ Groepen : open / gesloten / afgeschermd ¤ Boodschappen, events ¤ Documenten? ¤
Collaboration Tools
7
4
2/06/14
Waarover gaat het niet? ¤
Papier, telefoon en e-mail kent u al ;-)
¤
Publieke sociale media ¤
¤
Corporate tools ¤
¤
Facebook, Twitter, Linkedin, …
SAP, Salesforce.com, …
Uw eigen corporate tools
Collaboration Tools
8
Samen-werken
Collaboration Tools
9
5
2/06/14
Samenwerken Geheel of gedeeltelijk “online” met meerdere devices
Collaboration Tools
10
Uitwisselen van informatie…
Collaboration Tools
11
6
2/06/14
Bedrijfskritische data
Collaboration Tools
12
Groupware matrix
Collaboration Tools
13
7
2/06/14
Collaboration Matrix
14
Collaboration Tools
Collaboration Tools Chat Unified Comms File Exchange
Chat Unified Comms File Exchange Intranet/Website
Chat Unified Comms Yammer
Evernote Cloud Storage
Evernote Cloud Storage Blog Intranet/Website
Doodle SharePoint Wiki
Collaboration Tools
15
8
2/06/14
Collaboration ¤
Granulariteit Single item : bv afspraak in kalender, taak ¤ Link : bv downloadable document ¤ Document ¤ Folder ¤ Project – geheel van documenten, taken, … ¤
16
Collaboration Tools
Communicatie Collaboration Tools
9
2/06/14
ONE TO ONE / ONE TO FEW Collaboration Tools
18
WeTransfer
Collaboration Tools
19
10
2/06/14
Alternatieven ?
Collaboration Tools
20
Skype • • •
Chat Audio en Video Multiplatform
Collaboration Tools
21
11
2/06/14
Alternatieven
Collaboration Tools
22
UNIFIED COMMUNICATIONS Collaboration Tools
23
12
2/06/14
“Unified Communications”
Collaboration Tools
24
UC = infrastructuur + tools
Collaboration Tools
25
13
2/06/14
ENTERPRISE SOCIAL MEDIA Collaboration Tools
26
Yammer ¤
Facebook “binnen het bedrijf” Collega’s ¤ Groepen ¤ Discussies ¤ Chat ¤ “like” ¤
Collaboration Tools
27
14
2/06/14
Yammer
Collaboration Tools
28
Alternatieven
Collaboration Tools
29
15
2/06/14
Documenten Collaboration Tools
Werken zonder papier? ¤
We leven al zonder papier E-mailen ¤ Googelen ¤ E-shoppen ¤ GPS-navigatie ¤ … ¤
Collaboration Tools
31
16
2/06/14
Kenmerken van documenten Authoring ¤
Hoe komen ze tot stand?
Levensduur ¤
(Zeer) Tijdelijk vs. Permanent
Doel en bestemming ¤ ¤
Consumeren vs. bewerken/produceren Uitwisselen met collega’s, partners, klanten, …
Vorm ¤
Digitaal vs. Materieel
Collaboration Tools
32
Hoe samenwerken op documenten? ¤
Lokale applicatie + Cloud Storage ¤
¤
Web applicatie ¤
¤
Office + Dropbox
Wiki’s
Web applicatie met extra client software ¤
Evernote
Collaboration Tools
33
17
2/06/14
CLOUD STORAGE Collaboration Tools
34
Dropbox = Cloud Storage ¤
Virtuele USB stick ¤
¤
Backup
Synchronisatie Mac / PC ¤ Smartphone ¤ Tablet ¤
¤
File Sharing
Collaboration Tools
35
18
2/06/14
http://www.dropbox.com
Collaboration Tools
36
Dropbox
Collaboration Tools
37
19
2/06/14
Alternatieven
Collaboration Tools
38
DOCUMENTEN - WIKI Collaboration Tools
39
20
2/06/14
Collaboration Tools
40
Wiki
Collaboration Tools
41
21
2/06/14
Wiki - Kenmerken ¤
Eenvoudig Web Content Management
¤
Voor en door iedereen (“iedereen auteur!”)
¤
Inhoud primeert op layout
¤
Hyperlinks leggen (automatisch) verbanden
¤
Navigatie = Hyperlinks + "Full-text search”
¤
Versiebeheer
¤
Geen redactionele cyclus
Collaboration Tools
42
Structuur van een Wiki
Collaboration Tools
43
22
2/06/14
Wiki’s: grote keuze
Collaboration Tools
44
DOCUMENTEN - EVERNOTE Collaboration Tools
45
23
2/06/14
Evernote – “Onthou alles!” Uw “oude” notaboekje – digitaal ¤ Meerdere notitieboekjes ¤ Lokaal of in de cloud
¤ Notitie ¤ Titel ¤ Tekst, Beeld, Geluid, Bestand ¤ Labels of trefwoorden (“tags”)
Collaboration Tools
46
Altijd en overal paraat
Synchroon op al uw apparaten: smartphone, tablet, PC, Mac Collaboration Tools
47
24
2/06/14
Cloud = backup ¤
Notities op al uw toestellen + in de cloud
Collaboration Tools
48
Notities delen ¤ ¤
Notitie versturen via e-mail Notitie(boek) delen ¤ ¤
Standaard: iedereen kan lezen Premium: met meerderen bewerken
Collaboration Tools
49
25
2/06/14
Alternatieven
Collaboration Tools
50
Projecten Collaboration Tools
26
2/06/14
Project = veelheid van taken ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Omschrijven en detailleren Hiërarchiseren van taken Plannen (milestones, target dates, …) Toewijzen aan groep of persoon Vooruitgang meten Kosten meten Rapporteren …
Collaboration Tools
52
AFSPRAKEN Collaboration Tools
53
27
2/06/14
Agenda
Collaboration Tools
54
PROJECTBEHEER Collaboration Tools
55
28
2/06/14
Projectbeheer ¤
Samenwerken in teams ¤ ¤ ¤
¤
Intra-company of met klanten/leveranciers/…? Iedereen één tool, of data uitwisselen? Methodologie?
Functionaliteiten ¤ ¤ ¤
# projecten? Zelfde functionaliteiten op alle platformen? Online – offline?
Collaboration Tools
56
Basecamp
Collaboration Tools
57
29
2/06/14
Trello
Collaboration Tools
58
ConstructionOnline
Collaboration Tools
59
30
2/06/14
Veel keuze!
Collaboration Tools
60
Teams Collaboration Tools
31
2/06/14
Combineer alles! ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Agenda Contacten Documenten Gegevens (lijsten) Projecten Microsoft Office apps … en eigen applicaties 62
Collaboration Tools
SharePoint
What is SharePoint? Collaboration Tools
63
32
2/06/14
SharePoint Sites
Collaboration Tools
64
SharePoint Team Site
Collaboration Tools
65
33
2/06/14
Alternatieven
Collaboration Tools
66
Aandachtspunten ¤
Uw gegevens: waar ? Wie is eigenaar van de gegevens? ¤ Backups? ¤ Compliance: “niet alles mag naar de USA!” ¤
Collaboration Tools
67
34
2/06/14
Aandachtspunten ¤
Beveiliging ? Userid + paswoord ? ¤ Strong authentification ? ¤
¤ ¤ ¤
Privacy ? Confidentialiteit ? Non-repudiation ?
Collaboration Tools
68
Aandachtspunten ¤
User account management ? ‘Single user’ versus ‘multiple users’ ¤ Schrappen van inactieve gebruikers ? ¤
Collaboration Tools
69
35
2/06/14
Aandachtspunten ¤
Integratie ? Import/export ? ¤ Koppeling naar eigen gegevens ¤
Users gedefinieerd in Active Directory ¤ Documenten in Sharepoint ¤ … ¤
Collaboration Tools
70
Aandachtspunten ¤
Meertaligheid ?
Collaboration Tools
71
36
2/06/14
Succes-criteria ¤
Voorwaarden voor samenwerking Eenvoud ¤ Leercurve aanvaardbaar ¤ Volledig traject/proces afgedekt ¤ Toegevoegde waarde voor iedereen ¤
¤
¤
“What’s in it for me ?”
“No escape possible”
Collaboration Tools
72
Enkele scenario’s
Collaboration Tools
73
37
2/06/14
Conclusies Collaboration Tools
Hoe kiezen? ¤
Gewenste functionaliteit ?
¤
Online of offline/online ?
¤
Omvang en localisatie van het “team” ?
¤
Budget ?
¤
“In the cloud” of “self-hosted” ?
Collaboration Tools
75
38
2/06/14
“Build it and they will come”? ¤
“Collaboration” = mensen
¤
Tools = proces-ondersteunend (Heb je wel een tool nodig om produktiever te worden?)
¤
“Use cases” = essentieel
Collaboration Tools
76
Vragen? Collaboration Tools
39
