Quality health plans & benefits Healthier living Financial well-being Intelligent solutions Manfaat dan Program Kesehatan yang Berkualitas Hidup yang lebih Sehat Kesejahteraan Keuangan Solusi Cermat
Code of Conduct Kode Etik
00.07.900.1 C (10/15)
Table of Contents
Message from CEO4 1. Introduction6 About this Code of Conduct Our Guide to Ethical Decisions
3. Our Promises to One Another48 Respect in the Workplace
49
Fair employment practices49
9
Harassment-free workplace50
10
Personal relationships51
Our ethical decision-making framework11
Safe and Healthy Workplace
Your Responsibilities
12
Alcohol and drugs53
Reporting your concerns
12
Security and workplace violence54
Confidentiality and non-retaliation policy
13
Disciplinary action
15
4. O ur Promises to Conduct Business Fairly56
2. Our Promises to the Company18 Avoiding Conflicts of Interest
19
Guidelines for Fair Dealing
53
57
Preventing fraud, dishonesty and criminal conduct58
Examples of conflicts of interest19
Doing Business Globally
Disclosure to customers20
Anti-terrorism, money laundering and boycott compliance60
Gifts, Hospitality and Entertainment
Government Contracts
22
60 63
Giving and receiving gifts22
Guidelines for government contracts64
Business hospitality, entertainment, travel and meals24
U.S. federal government contracts69
Honoraria and fees from others26
Insider Trading
Keeping Accurate Records
W hat rules do I need to follow to protect myself and Aetna when I trade securities?71
29
Record keeping and accounting controls29 Bribes and other illegal payments30 Payments for goods or services31
70
5. Our Promises to the Community74 Community Involvement
75
Electronic communications32
Diversity at Aetna
76
Business opportunities32
Public Policy Leadership
76
Environmental Practices
76
Proper Use of Aetna Resources
Safeguarding Aetna’s information
32
35
Guidelines for safeguarding information35 When you leave Aetna38 Protecting Aetna’s Intellectual Property
39
Respecting the intellectual property of others40 Political, Legislative and Regulatory Activities
41
Personal political activities41 Using Aetna resources for political purposes41 Lobbying43 Communicating Publicly
44
Code Administration and Waiver78 Resources for Raising and Reporting Concerns80
Daftar Isi
Pesan dari Direktur Utama4
3) Janji Kami Satu Sama Lain48
1) Pendahuluan6
Sikap hormat di tempat kerja49
Mengenai Kode Etik9 Panduan mengenai keputusan-keputusan etika 10 Kerangka kerja pengambilan keputusan etika11 Tanggung Jawab Anda12 Melaporkan Kekhawatiran Anda12 Kebijakan Mengenai Kerahasiaan Dan Tanpa Pembalasan 13 Tindakan Disipliner15
2) Janji Kami Terhadap Perusahaan18 Menghindari konflik kepentingan19 Contoh Konflik Kepentingan19 Pernyataan Kepada Nasabah20 Hadiah, Ramah Tamah Dan Hiburan22 Memberi dan menerima hadiah22 Jamuan bisnis, hiburan, perjalanan, dan makan24 Honor dan pembayaran dari pihak lain26 Penyimpanan Arsip secara akurat29 Penyimpanan arsip dan pengawasan akunting29 Suap dan pembayaran tidak sah lainnya30
Perlakuan yang adil untuk karyawan49 Tempat kerja yang bebas dari pelecehan50 Hubungan pribadi51 Lingkungan kerja yang aman dan sehat53 Alkohol dan obat-obatan53 Keamanan dan kekerasan di tempat kerja54
4) Janji Kami Menjalankan Bisnis Dengan Adil56 Panduan untuk bertransaksi secara adil57 Mencegah penipuan, ketidakjujuran dan tindak kriminal 58 Menjalankan Bisnis Secara Global60 Anti-terorisme, pencucian uang dan tindakan boikot60 Kontrak Dengan Pemerintah63 Panduan untuk kontrak dengan pemerintah64 Kontrak dengan pemerintah federal Amerika Serikat69 Perdagangan informasi saham internal70 Peraturan apa yang perlu saya ikuti untuk melindungi diri saya dan Aetna ketika saya berjual beli saham?71
Pembayaran untuk barang atau pelayanan31 Penggunaan Sumber Daya Aetna secara wajar32
5) Janji Kami Kepada Masyarakat74
Komunikasi elektronik32
Keterlibatan Masyarakat75
Peluang bisnis32
Keberagaman di Aetna76
Melindungi informasi Aetna35
Kebijakan Kepemimpinan Publik76
Panduan untuk melindungi informasi35
Pelaksanaan Lingkungan Hidup76
Ketika anda meninggalkan Aetna38 Melindungi kekayaan intelektual Aetna39 Menghormati intelektual kekayaan milik orang lain40
Pedoman Administrasi Dan Pelepasan Tuntutan78
Kegiatan Politik, Perundang-Undangan dan Peraturan41 Kegiatan politik pribadi41 Menggunakan sumber daya Aetna untuk tujuan politik41
Sumber Daya Mengungkapkan Dan Melaporkan Kekhawatiran81
Melobi43 Berkomunikasi secara publik44
3
Message from CEO and President Pesan dari Presiden dan Direktur Utama Dear Colleague:
Kepada rekan kerja :
Aetna’s reputation as an industry leader depends on our ability to deliver on our promises. For more than 160 years, we have been guided by the highest standards of integrity. Our relationships with our customers, business partners and suppliers are built on trust earned over time and through experience. Each day we must remember our commitment to do the right thing for the right reason and keep the people we serve at the center of everything we do. When we act with integrity, we are living The Aetna Way.
Reputasi Aetna sebagai pemimpin industri bergantung pada kemampuan kami dalam memenuhi janji-janji kami. Selama lebih dari 160 tahun, kami telah dituntun oleh standard integritas yang paling tinggi. Hubungan kami dengan para nasabah kami, rekan bisnis dan para penyedia dibangun atas kepercayaan yang diperoleh dengan berjalannya waktu dan melalui pengalaman. Setiap hari kami ingat dengan komitmen kami untuk melakukan yang benar untuk alasan yang tepat dan menjaga nasabah yang kami layani di tengah semua yang kami lakukan. Ketika kami bertindak dengan integritas, kami menjalankannya dengan cara Aetna.
Our Code of Conduct is grounded in and reflects the principles at the heart of The Aetna Way. The Code guides our compliance with the rules and regulations that govern our business throughout the world. Compliance with our Code and other regulatory requirements is everyone’s responsibility, from the top to the bottom of our organization. We not only expect this commitment of our employees, but we also expect our contractors and subcontractors, including but not limited to Medicare first tier, downstream and related entities, to maintain comparable policies and practices. If we apply this Code to all aspects of our business, we will fulfill our promise to operate in accordance with the law, company policies and our core values. Although the Code can’t cover every imaginable situation, it does provide you with examples of everyday situations to assist you in resolving potential problems and general guidance for performing your job responsibilities with integrity and in concert with our culture and beliefs. Also included is a list of contacts for you to use in seeking advice or reporting concerns. Ultimately, our reputation depends on the sound judgment and personal integrity of every Aetna employee, regardless of your level in the organization. If you are ever in doubt as to the right course of action, use The Aetna Way and our Ethical Decision-Making Framework to help you make the right decisions. If you ever have reason to believe that a legal or ethical violation has occurred, you need to report it immediately. Your manager is the first person
4
Kode Etik kami didasarkan pada dan merefleksikan prinsip-prinsip The Aetna Way. Kode etik ini membantu agar kita selaras dengan dengan aturan-aturan dan undang-undang yang dibuat sesuai dengan permerintahan di seluruh dunia. Menjalankan kode etik dan semua perundanganan adalah tanggung jawas semua orang, dari atas sampai bawah organisasi kita. Kami tidak hanya mengharapkan komitmen dari para karyawan, namun kami juga mengharapkan komitmen dari para kontraktor, subkontraktor termasuk dan tidak terbatas untuk Medicare level pertama, dari atas kebawah dan semua pihak yang terhubung untuk memelihara kebijakan dan praktek yang seimbang. Jika kami menerapkan Pedoman ini di berbagai aspek bisnis kami, kami akan memenuhi janji kami untuk menjalankannya sesuai dengan hukum, kebijakan perusahaan dan dan nilai-nilai inti kami. Meskipun pedoman ini tidak dapat mencakup setiap situasi yang memungkinkan, pedoman ini memberikan anda contoh-contoh dari situasi setiap harinya untuk membantu anda dalam menyelesaikan masalah yang berpotensi dan panduan umum untuk mengerjakan tanggung jawab anda dengan integritas dan seiring dengan budaya dan keyakinan kami. Juga termasuk di dalamnya daftar kontak untuk anda untuk digunakan dalam mendapatkan saran dan melaporkan concerns. Pada akhirnya, reputasi kami bergantung pada pertimbangan sehat dan integritas perseorangan dari setiap karyawan Aetna, terlepas posisi anda dalam organisasi. Jika anda pernah ragu dalam mengambil langkah yang tepat, gunakanlah Aetna Way dan
you should consider speaking with. But there are other resources available, including Human Resources, Compliance, the Law Department, Corporate Security, Investigative Services or the confidential Aetna AlertLine®. Our policies forbid any form of intimidation or retaliation against you for fulfilling this obligation. I expect each of you to read, understand and follow our Code of Conduct. Please consult it throughout the year, as needed. Your commitment to compliance, all company policies, and the laws and regulations applicable to our businesses contributes directly to our success as a company. Please join me in living our commitment to protecting and strengthening Aetna’s reputation for integrity and keeping our promises to each other and those we serve.
Mark T. Bertolini
Ethical Decision Making Framework Aetna akan membantu anda untuk membuat keputusan yang benar. Jika anda percaya bahwa telah terjadi pelanggaran hukum dan etik, anda harus segera melapor secepatnya. Manajer anda merupakan orang pertama yang seharusnya anda pertimbangkan untuk berdiskusi. Namun ada sumber-sumber daya lain yang ada, termasuk Departemen Sumber Daya Manusia, Departemen Compliance, Departmen Legal, Departmen Legal, Departemen Investigation Services atau saluran konfidensial Aetna AlertLine®. Kebijakan kami melarang intimidasi dalam bentuk apapun atau pembalasan atas diri anda demi memenuhi kewajiban ini. Saya mengharapkan setiap dari anda membaca, memahami, dan mengikuti Aetna Code of Conduct. Silahkan berkonsultasi kapan saja, diperlukan. Komitmen anda pada Compliance, semua kebijakan perusahaan, dan hukum dan peraturan yang diterapkan pada bisnis kita berperan secara langsung atas keberhasilan kita sebagai perusahaan. Mari bergabung dengan saya dalam menjalani komitmen kita untuk melindungi dan memperkuat reputasi Aetna demi integritas dan menjaga janji-janji kita kepada satu sama lain dan mereka yang kita layani.
Mark T. Bertolini
“We have served our customers for more than 160 years, consistently guided by the highest standards of integrity.” – Mark T. Bertolini
“Kami telah melayani nasabah kami selama lebih dari 160 tahun, secara konsisten dituntun dengan standard integritas yang paling tinggi.” - Mark T. Bertolini
5
1. Introduction We make good on our promises because, quite simply, it is The Aetna Way. Each of us must be committed to the highest standards of business conduct. 1. Pendahuluan Kami memenuhi janji-janji kami karena, sederhana saja, inilah Cara Aetna. Tiap-tiap dari kami harus berkomitmen atas perilaku bisnis dengan standard tertinggi.
6
For over 160 years, Aetna has had a reputation for integrity and reliability. We have earned this reputation by consistently delivering on our promises to our constituents. Constituents are more than just our customers. We use the term constituents to identify all of the groups that we serve and interact with: members, customers, regulators, providers, shareholders, producers, suppliers and other business partners, our employees and the communities where we work and live. We make good on our promises because, quite simply, it is The Aetna Way. Each of us must be committed to the highest standards of business conduct. We require all employees, officers, directors and our business partners to understand and follow these high standards while doing their jobs for Aetna. Our company and the insurance industry have undergone many changes since Aetna was founded. Yet our Code of Conduct still reflects many of the same values and standards contained in our very first statement of principles, released nearly 60 years ago. While this Code does not address all ethical and compliance concerns that you may face during your employment at Aetna, you should consider it — and use it as — your primary source of information. Whenever you need help, ask for guidance from any of the contacts listed on the Resources page at the end of this Code. Times may change, but our commitment to this Code and to doing the right thing remains strong. Day in and day out, we must strive to earn the trust of the people we serve.
Selama lebih dari 160 tahun, Aetna sudah memiliki reputasi dalam integritas dan kehandalan. Kami telah memperoleh reputasi ini dengan secara konsisten memenuhi janji-janji kami kepada konstituen kami. Konstituen merupakan lebih dari sekedar para nasabah kami. Kami menggunakan istilah konstituen untuk mengidentifikasi semua kelompok yang kami layani dan melakukan interaksi: para anggota, para nasabah, para pembuat peraturan, para penyedia, para pemegang saham, para penghasil, para pemasok, dan rekan bisnis lainnya, para karyawan kami dan masyarakat di mana kami bekerja dan tinggal. Kami memenuhi dengan baik janji kami karena, sederhana saja, inilah cara Aetna. Tiap-tiap dari kami harus berkomitmen terhadap perilaku bisnis dengan standard tertinggi. Kami menghendaki semua karyawan, para pejabat, direktur dan rekan-rekan bisnis kami untuk memahami dan mengikuti standard tinggi ini saat melakukan pekerjaan mereka untuk Aetna. Perusahaan kami dan industri asuransi telah melalui banyak berubah semenjak Aetna didirikan. Namun demikian kode etik kami masih merefleksikan banyak nilai-nilai dan standard yang sama yang tercantum dalam azas-azas dasar kami yang paling pertama, yang dikeluarkan hampir 60 tahun yang lalu. Sementara pedoman ini tidak menyampaikan semua hal-hal etika dan hal-hal compliance yang anda mungkin hadapi selama anda bekerja di Aetna, anda harus mempertimbangkannya
7
Innovation with Integrity Our customers count on us to provide high-quality products and services that meet their changing needs. Aetna’s innovations and ethical business practices have made us a recognized leader in the healthcare industry. • We offered our first accident policies before the turn of the 20th Century, and followed soon after with health and auto insurance. • We hired our first female employee in 1906, and appointed our first female officer in 1926. Today more than two-thirds of our employees are women. • We issued our first statement of principles in 1958. • We have been committed to philanthropy and socially responsible business for decades. Since 1980, Aetna and the Aetna Foundation have contributed over $465 million in grants, sponsorships and social investments. • We became an international company in 1966, and we now serve members in more than 180 countries around the globe.
If you become aware of a violation of this Code, the law or our policies, you have an obligation to report it immediately.
– dan menggunakannya sebagai – sumber utama informasi anda. Kapan saja anda membutuhkan pertolongan, mintalah bimbingan dari kontak manapun yang terdaftar pada halaman sumber di akhir buku pedoman ini. Waktu bisa berubah, namun komitmen kami pada pedoman dan hal-hal yang harus dilakukan dengan benar tetap kuat. Hari demi hari, kami berusaha untuk mendapatkan kepercayaan dari orang-orang yang kami layani. Inovasi dengan Integritas Nasabah kami mengandalkan kami untuk menyediakan produk berkualitas tinggi dan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka yang senantiasa berubah. Inovasi Aetna dan pelaksanaan etika bisnis telah menjadikan kami pemimpin yang dikenal dalam industri program kesehatan. • Kami menawarkan polis kecelakaan kami sebelum abad 20, setelah itu kami menawarkan asuransi kesehatan dan mobil. • Kami memperkerjakan karyawan perempuan pertama pada tahun 1906, dan menunjuk pejabat perempuan kami yang pertama di tahun 1926. Saat ini lebih dari dua per tiga dari karyawan kami adalah perempuan. • Kami menerbitkan azas-azas pokok yang pertama di tahun 1958. • Kami telah berkomitmen mendukung kegiatan amal dan berbisnis dengan penuh tanggung jawab secara sosial selama puluhan tahun. Sejak 1980, Aetna dan Yayasan Aetna telah menyumbangkan lebih dari 465 juta dolar dalam bantuan, sponsor, dan investasi sosial. • Kami menjadi perusahaan internasional di tahun 1966, dan saat ini kami melayani para anggota di lebih dari 180 negara di seluruh dunia.
Jika anda menyadari adanya pelanggaran terhadap pedoman ini, hukum ataupun kebijakan kami, anda wajib melapor dengan segera.
8
About this Code of Conduct Our Code of Conduct outlines the values and standards that guide our business practices and day-to-day actions. By putting these principles and guidelines into action, we maintain our reputation for delivering on our promises to all our constituents. Aetna’s employees, officers, directors and business partners are expected to carry out their Aetna responsibilities in compliance with this Code of Conduct, applicable laws and regulations, and company policies. If you become aware of a violation of this Code, the law or our policies, you have an obligation to report it right away. If you are ever in doubt about the right thing to do in conducting Aetna business, ask for help. You can access the Code of Conduct on our public website at http://www.aetna.com/investors-aetna/assets/documents/ code-of-conduct.pdf. Any changes to the Code will be put on our public website within four business days after the change is made.
Mengenai Kode Etik Kode Etik ini menggarisbesarkan nilai-nilai dan standar yang menuntun pelaksanaan bisnis kami dan tindakan kami sehari-hari. Dengan meletakan prinsip-prinsip ini dan panduan ke dalam tindakan, kami memelihara reputasi kami dengan memenuhi janji-janji kami kepada semua konstituen kami. Karyawan Aetna, para pejabat, direktur dan rekan bisnis diharapkan melaksanakan tanggung jawab Aetna sesuai dengan panduan Compliance dalam Kode Etik, baik hukum, peraturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku. Jika anda menyadari adanya pelanggaran terhadap pedoman ini, hukum ataupun kebjiakan kami, anda wajib melapor dengan segera. Jika anda merasa ragu untuk melakukan hal yang benar dalam melaksanakan urusan Aetna, mintalah bantuan. Anda dapat mengakses Kode Etik di situs publik kami di http:// www.aetna.com/investors-aetna/assets/documents/ code-of-conduct.pdf. Jika ada perubahan pada panduan ini akan dicantumkan di situs publik kami dalam empat hari kerja setelah perubahan dibuat.
Keputusan bisnis bisa menjadi sulit; langkah yang benar tidak selalu jelas. Mintalah bantuan.
Business decisions can be complex; the right course of action is not always clear. Ask for help.
9
Our Guide to Ethical Decisions Making decisions that support our principles can be challenging. At times, it may feel as though our constituents have competing interests. Yet, all of these people share the desire to build trusting, value-added relationships. Therefore, The Aetna Way should guide us when conducting Aetna’s business. The Aetna Way means that you: Are clear, open, and honest: • Make what you know accessible to others. • Deliver bad news early and personally. • Raise concerns and problems. Keep promises: • Hold yourself and others accountable for targets and deadlines. • Do what you say you will do. • Take responsibility for correcting your mistakes and do all you can to fix them. Are fair in your dealings with others: • Express differences of opinion with others in a respectful manner. • Assume positive intent. • Strive for a win-win outcome with customers, clients, employees, colleagues, providers, suppliers. Uphold our legal obligations: • Comply with all applicable laws and regulations. • Honor contractual obligations.
Panduan Mengenai Keputusan-keputusan Etika Membuat keputusan yang mendukung prinsip-prinsip kami mungkin menantang. Kadang kala, seolah-olah konstituen kami memiliki kepentingan yang bersaing. Namun demikian, semua orang ini membagi keinginan untuk membangun hubungan yang dapat dipercaya dan bernilai lebih. Oleh karena itu, Cara Aetna harus menuntun kami ketika melakukan bisnis Aetna. Cara Aetna berarti bahwa anda: Jelas, terbuka, dan jujur: • Jadikan yang anda ketahui bisa didapatkan oleh yang lain • Sampaikan berita buruk segera secara pribadi • Sampaikan kekhawatiran dan masalah Memenuhi janji: • Jadikan diri anda dan yang lain bertanggung jawab untuk target dan tenggat waktu • Lakukan apa yang anda katakan akan anda lakukan • Bertanggung jawablah untuk mengoreksi kesalahankesalahan anda dan lakukan semua yang anda bisa untuk memperbaikinya. Adil dalam berinteraksi dengan yang lain: • Ungkapkanlah pendapat yang berbeda dengan yang lain dengan cara yang terhormat • Berasumsilah atas niat yang positif • Berusaha membuat hasil yang saling menguntungkan dengan para nasabah, klien, karyawan, rekan kerja, penyedia, pemasok. Tegakan kewajiban hukum kami: • Melaksanakan semua hukum yang berlaku berikut peraturannya • Menghormati kewajiban kesepakatan bersama.
10
¹Copyright 1990. Michael Rion, all rights reserved. Adapted with permission.
Our ethical decision-making framework Business decisions can be complex; the right course of action is not always clear. When faced with business decisions that may affect Aetna’s reputation for honesty, and integrity, we use a six-question framework as a guide. Involve the right people in considering the following questions:¹ 1. Should I be troubled by this? Is this consistent with Aetna’s commitment to integrity? Is it really an issue? Am I genuinely perplexed, or am I afraid to do what is right?
Kerangka Kerja Kami Dalam Pengambilan Keputusan Etika Keputusan bisnis tidak selalu mudah, dan tindakan yang benar tidak selalu jelas. Maka, ketika dihadapkan pada keputusan bisnis yang berpengaruh pada reputasi Aetna dalan hal kejujuran dan integritas, kami menggunakan enam pertanyaan dalam kerangka kerja sebagai panduan. Mengajak orang-orang yang tepat dalam mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Haruskan saya dipermasalahkan oleh hal ini? Apakah ini konsisten dengan komitmen integritas Aetna?
2. W ho will be affected by my decisions? How will they be affected?
Apakah ini merupakan masalah? Apakah saya sungguhsungguh bingung, atau takut melakukan yang benar?
Who may be affected by my decisions? Another department, members, customers, providers? What will be the impact if I act, or decide not to act? Consider the Golden Rule (Treat others as you would like to be treated).
2. Siapa yang akan terkena dampaknya atas keputusan saya? Bagaimana dampaknya terhadap mereka?
3. What’s my responsibility to act? What will happen if I don’t act? Have I caused the problem, or has someone else? How far should I go in resolving the issue? How serious a problem is it? If it is not my problem, will someone else take action if I don’t? 4. What are the ethical considerations? Is it a question of legal obligations, fairness, promise keeping, honesty, doing good, or avoiding harm? 5. Who needs to be involved in making this decision?
Siapa yang mungkin terkena dampak atas keputusan saya? Departemen lain, anggota lain, nasabah, para penyedia? Apa dampaknya jika saya bertindak, atau memutuskan untuk tidak bertindak? Pertimbangkanlah Golden Rule (Memperlakukan orang lain sebagaimana anda ingin diperlakukan). 3. Apa tanggung jawab saya jika bertindak? Apa yang akan terjadi jika saya tidak bertindak? Apakah saya sudah menyebabkan masalah, atau orang lain? Seberapa jauh yang harus saya lalui dalam menyelesaikan masalah? Seberapa serius masalah ini? Jika ini bukan masalah saya, apakah orang lain akan mengambil tindakan jika saya tidak?
Should I consult with my manager, Business Compliance Officer, internal legal counsel or the HR Contact Center? If I am reluctant to raise this issue, should I call AlertLine®?
4. Apa saja pertimbangan etisnya?
6. Am I being true to myself and The Aetna Way? How would my actions appear to customers or the public?
Apakah ini pertanyaan mengenai kewajiban hukum, keadilan, memenuhi perjanjian, kejujuran, melakukan yang baik, atau menghindari bahaya?
What kind of person or company would do what I am contemplating? Have I made the right decision for the right reason? Would I be proud to share my decision with my family? With coworkers? With regulators or public officials? How would I feel if it were reported on the front page of the newspaper?
5. Kebutuhan apa yang dilibatkan dalam pengambilan keputusan ini? Haruskan saya berkonsultasi dengan manajer saya, Business Compliance Officer, internal legal counsel atau HR Contact Center? Jika saya keberatan membawa masalah ini, haruskan saya menghubungi AlertLine®? 6. Apakah saya berlaku jujur pada diri sendiri dan Cara Aetna? Bagaimana nasabah dan masyarakat melihat tindakan saya? Orang atau perusahaan seperti apa yang harus saya pertimbangkan? Sudahkan saya membuat keputusan yang benar demi alasan yang benar? Akankah saya bangga menceritakan keputusan saya dengan keluarga saya? Dengan rekan kerja? Dengan pembuat peraturan atau pejabat masyarakat? Bagaimana perasaan saya jika hal itu dilaporkan pada halaman depan surat kabar?
¹Copyright 1990. Michael Rion, all rights reserved. Adapted with permission.
11
Your Responsibilities
Tanggung Jawab Anda
As an employee, officer or director of Aetna, you must read this entire Code of Conduct. If you have any questions about its contents or how it applies to your job, speak to your manager or one of the contacts listed on the Resources page at the end of the Code.
Sebagai seorang karyawan, pejabat atau direktur Aetna, anda harus membaca seluruh kode etik ini. Jika anda mempunyai pertanyaan atau bagaimana penerapannya pada pekerjaan anda, hubungi manajer anda atau salah satu kontak yang terdaftar di halaman Sumber Daya di akhir panduan ini.
Each year, you will be asked to:
Setiap tahun, anda akan diminta untuk:
• Complete a Code of Conduct Acknowledgment Form to confirm that you have read and understand this Code and comply with it and other key Aetna policies. • Disclose any possible conflicts of interest. • Raise concerns you may have about possible Code violations.
• Melengkapi Code of Conduct Acknowlegment Form untuk mengkonfirmasi bahwa anda telah membaca dan memahami panduan ini dan mematuhi dan kebijakan-kebijakan kunci Aetna. • Menyampaikan kemungkinan adanya konflik kepentingan • Menyampaikan concerns yang mungkin anda miliki mengenai kemungkinan pelanggaran Peraturan Keadaan bisa berubah dalam kurun waktu setahun. Jika situasi baru menunjukkan konflik kepentingan yang nyata atau kelihatan, diskusikan dengan manajer anda atau petugas Compliance yang ada dalam daftar Business Compliance Officer segera. Anda mungkin memerlukan pernyataan baru dalam Code of Conduct Acknowlegment Form.
Circumstances can change over the course of the year. If a new situation introduces a real or apparent conflict of interest, discuss it with your manager or the appropriate compliance personnel on the Business Compliance Officer list right away. You may need to update the disclosure on your Code of Conduct Acknowledgment Form.
Reporting your concerns Any time you observe or suspect a violation of this Code, the law, or our policies, you are obligated to report it. If you aren’t sure about the right course of action, you should ask for help from any of these resources: • Your manager knows you and your job and can often apply his or her business experience to help you make the right decision. • Our Human Resources staff can help with workplace and employment issues. • Your Business Compliance Officer or internal legal counsel can help with concerns or issues related to business conduct, integrity or compliance. • See the Aetna Compliance & Regulatory Affairs intranet website for a list of Aetna’s Business Compliance Officers. • For a list of Aetna lawyers by specialty, visit LawNet. You can also ask for help or report a violation or problem by contacting the Aetna AlertLine®. It is open around the clock every day of the year and you can make your report anonymously. By Telephone:
12
Melaporkan Kekhawatiran Anda Kapan saja anda mengamati atau mencurigai pelanggaran dari panduan ini, hukum, atau kebijakan kami, anda berkewajiban melaporkannya. Jika anda tidak pasti mengenai langkah yang diambil, anda sebaiknya meminta pertolongan dari salah satu sumber ini: • Manajer anda yang mengenal anda dan pekerjaan anda, terkadang bisa menerapkan pengalaman bisnisnya untuk membantu anda membuat keputusan yang benar. • Staf Sumber Daya Manusia kami bisa membantu mengenai masalah-masalah kepegawaian. • Business Compliance Officer anda atau internal legal counsel bisa membantu untuk masalah yang berhubungan dengan perilaku bisnis, integritas atau kepatuhan. • Silahkan kunjungi intranet website mengenai Aetna Compliance & Regulatory Affairs untuk melihat daftar Business Compliance Officer. • Silahkan kunjungi LawNet untuk daftar pengacara Aetna secara khusus.
• In the U.S. call toll-free at 1-888-891-8910. • Outside the U.S., dial the AT&T Direct access code for the country you are calling from followed by 1-888-891-8910. Find AT&T Direct access codes at http://www.att.com/ esupport/traveler.jsp or by contacting your local operator. Or, via the Internet at https://aetna.alertline.com.
Anda juga bisa meminta bantuan atau melaporkan pelanggaran atau masalah dengan menghubungi Aetna AlertLine®. Saluran ini bisa dihubungi setiap saat sepanjang tahun anda bisa membuat laporan anda tanpa nama.
Nothing in the Code of Conduct or Aetna policy is intended to prohibit you from reporting to, or responding to an inquiry from, a governmental authority about a suspected violation of state or federal law.
• Untuk Amerika Serikat, silahkan hubungi toll free 1-888-891-8910. • Diluar Amerika Serikat, silahkan hubungi AT&T sambungan langsung diikuti dengan 1-888-891-8910. Temukan AT&T
Melalui telepon:
You may also write to Compliance & Regulatory Affairs, the Lead Director of the Board of Directors, or the Audit Committee of the Board of Directors at P.O. Box 370205, West Hartford, CT 06137-0205 USA. The Audit Committee of our Board of Directors or the Chairman of the Audit Committee, and the Chief Ethics and Compliance Officer, or Deputy Chief Ethics and Compliance Officer, will review complaints or concerns involving or touching on our accounting, internal accounting controls or auditing matters in accordance with the procedures established by the Audit Committee. All other complaints, including Compliance and Ethics concerns, will be reviewed or investigated and addressed by legal and compliance personnel in a timely manner. Our contracted providers, suppliers, and other first-tier, downstream and related entities, can use these same resources to report possible violations or business conduct and integrity concerns. Directors should raise issues and seek guidance from Aetna’s Corporate Secretary or General Counsel.
The Aetna AlertLine® is open around the clock every day of the year, and you can make your report anonymously. Confidentiality and non-retaliation policy In some situations, you may be reluctant to report a violation of this Code. Rest assured that reports are welcomed and encouraged. Reporting your concerns reflects our collective commitment to open, honest communication. We will do our best to guard your privacy if you report a violation, raise a concern or are involved in a complaint or investigation. Aetna takes all reports seriously. If a violation is found, appropriate corrective actions will be taken, including disciplining those involved.
kode akses langsung di http://www.att.com/esupport/ traveler.jsp atau dengan menghubungi operator lokal anda atau, melalui internet https://aetna.alertline.com. Dalam Kode Etika dan kebijakan Aetna tidak ada larangan untuk anda menghubungi atau membalas permintaan dari, aparat pemerintah mengenai kecurigaan pelanggaran dari hukum negara atau hukum federal. Anda juga bisa mengirimkan surat kepada Compliance & Regulatory Affairs, Kepala Direktur dan Dewan Direksi, atau panitia audit dari direksi di P.O. Box 370205, West ford, CT 06137-0205 USA. Panitia audit dari anggota direksi kami atau ketua panitia audit, dan Pejabat Kepala Etik & Compliance, atau wakil kepala pejabat Etika & Compliance akan mempelajari komplain atau hal-hal yang melibatkan masalah akunting, pengawasan akunting internal atau masalah audit yang sejalan dengan prosedur yang ditetapkan oleh Panitia Audit. Semua komplain lainnya, termasuk hal-hal Etika dan Compliance, akan dipelajari dan diselidiki Pejabat Legal & Compliance pada saat yang tepat. Dari awal sampai akhir para vendor kami akan menggunakan sumber yang sama untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran yang berhubungan dengan hal-hal bisnis conduct dan integritas. Para direktur harus mengutarakan hal-hal yang berhubungan dengan bisnis conduct dan integritas dan mendapatkan bimbingan dari Sekertaris Perusahaan Aetna atau General Counsel.
Saluran Aetna AlertLine® dapat dihubungi setiap saat sepanjang tahun dan anda dapat melapor tanpa nama. Kebijakan Kerahasiaan dan tindakan tanpa pembalasan Dalam beberapa situasi, anda mungkin enggan melaporkan pelanggaran peraturan ini. Yakinilah bahwa laporan diterima dan disarankan. Melaporkan kekhawatiran anda merefleksikan komitmen kolektif kami pada komunikasi yang terbuka dan jujur. Kami akan melakukan yang terbaik untuk menjaga kerahasiaan anda jika anda melaporkan suatu pelanggaran, menyampaikan kekhawatiran atau terlibat dalam suatu komplain atau investigasi. Aetna menerima semua laporan dengan serius. Jika kami menemukan pelanggaran, kami akan melakukan tindakan perbaikan yang seharusnya, termasuk mendisiplinkan siapa saja yang terlibat.
13
Aetna prohibits intimidating or retaliating against anyone who in good faith:
Aetna melarang intimidasi atau tindak pembalasan melawan siapapun yang beritikad baik:
• Makes a complaint or reports a violation to Aetna or any law enforcement or government agency. • Cooperates or helps with a government or internal investigation. • Conduts self-evaluations, audits, remedial actions or other activities in support of our compliance program. • Provides information to the government or Aetna about a breach of law or Aetna policy.
• Menyampaikan keluhan atau melaporkan suatu pelanggaran kepada Aetna atau penegak hukum atau badan pemerintah. • Bekerja sama atau membantu badan pemerintah atau penyelidikan internal. • Melakukan evaluasi diri, audit, tindakan perbaikan atau kegiatan lainnya dalam mendukung program pelaksanaan kami. • Menyediakan informasi kepada pemerintah atau Aetna mengenai pelanggaran hukum atau kebijakan Aetna.
If you feel that you have been intimidated or retaliated against for reporting a concern, you should report the suspected intimidation or retaliation immediately by contacting the Aetna AlertLine. It is open around the clock, every day of the year and you can make your report anonymously. By Telephone: • In the U.S. call toll-free at 1-888-891-8910. • Outside the U.S., dial the AT&T Direct access code for the country you are calling from followed by 1-888-891-8910. Find AT&T Direct access codes at http://www.att.com/ esupport/traveler.jsp or by contacting your local operator. Or, via the Internet at https://aetna.alertline.com. If you report concerns about fraud, waste or abuse, or if you raise issues concerning potential false or fraudulent claims for payment submitted to a government entity or agency, you may also have the right to employment protections under applicable laws. Your Business Compliance Officer or internal legal counsel can explain more about these laws and ways to detect and prevent fraud, waste and abuse.
14
Jika anda merasa bahwa anda telah diintimidasi atau ditindak balas karena melaporkan suatu concern, anda sebaiknya melaporkan dugaan intimidasi atau pembalasan segera dengan menghubungi Aetna AlertLine. Saluran Aetna AlertLine dapat dihubungi setiap saat sepanjang tahun dan anda dapat melapor tanpa nama. Melalui telepon: • Untuk Amerika Serikat, silahkan hubungi toll free 1-888-891-8910. • Di luar Amerika Serikat, silahkan hubungi AT&T sambungan langsung diikuti dengan 1-888-891-8910. Temukan kode akses langsung AT&T di http://www.att.com/esupport/ traveler.jsp atau dengan menghubungi operator lokal anda. Atau, melalui internet di https://aetna.alertline.com. Jika anda melaporkan hal mengenai penipuan, pelecehan, atau menyampaikan masalah yang berkaitan dengan kemungkinan klaim palsu atau atau penipuan atas pembayaran klaim kepada suatu lembaga pemerintah atau suatu badan, anda memiliki hak untuk mendapatkan pelindungan karyawan atas hukum yang berlaku. Business Compliance Officer anda atau Internal Legal Counsel bisa menjelaskan mengenai hal yang berkenaan dengan hukum, cara mendeteksi, mencegah penipuan, dan pelecehan.
Disciplinary action
Tindakan Disipliner
Whether you are an employee, manager, supervisor or officer, you may be disciplined or lose your job, if you:
Terlepas anda seorang karyawan, manajer, supervisor atau pejabat, anda bisa didisiplinkan atau kehilangan pekerjaan anda, jika anda:
• Do not follow this Code or other Aetna policies. • Break any laws or regulations that apply to Aetna. • Tell an employee to violate the Code, an Aetna policy, a law or a regulation. • Fail to share information, or provide false information in connection with an investigation, about a violation of the Code, a law or a regulation. • Intimidate or retaliate against an employee who reports a suspected violation — regardless of whether the report is made within Aetna or to an outside law enforcement or government agency — or who cooperates or helps with an investigation. • Neglect to address or report a violation of the Code, or a law or regulation, committed by you or someone you manage. See the Workplace Policies section in AccessHR for more information.
• Tidak mengikuti panduan ini atau kebijakan Aetna yang lain • Melanggar hukum atau peraturan yang diterapkan di Aetna • Memberitahu seorang karyawan untuk melanggar pandauan, kebijakan Aetna, hukum atau peraturan. • Gagal membagi informasi, atau menyediakan informasi palsu dalam hubungannya dengan suatu penyelidikan, mengenai pelanggaran panduan, hukum atau peraturan. • Mengintimidasi atau membalas terhadap karyawan yang melaporkan dugaan pelanggaran – terlepas apakah laporan tersebut dibuat di Aetna atau terhadap penegak hukum diluar atau lembaga pemerintah – atau yang bekerja sama dalam membantu suatu penyelidikan. • Mengabaikan dalam menyampaikan atau melaporkan pelanggaran pedoman, atau hukum atau peraturan, yang dilakukan oleh anda atau seseorang dari tim anda. Silahkan temukan di bagian Workplace Policies di AccessHR untuk informasi lebih lengkap.
15
Q&A
Q&A
I know of a situation that may violate our Code. Should I report it even if I am not completely sure there is a problem?
Saya mengetahui situasi yang mungkin melanggar pedoman Aetna. Haruskan saya melaporkannya walaupun saya tidak yakin sepenuhnya ada suatu masalah?
Yes. You are responsible for reporting possible violations immediately. Report it to your manager or Business Compliance Officer, or call AlertLine. Your report will be taken seriously and investigated. It is better to report a suspicion that turns out not to be an issue than to ignore a possible violation. As a manager, what should I do when an employee raises a concern? When an employee raises a concern or asks for help, managers should remain objective, open and responsive. Don’t think of a report as “bad news;” consider it a positive sign of employee commitment to doing the right thing. Be sure to report any
16
Ya. Anda bertanggung jawab untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran segera. Laporkanlah kepada manajer anda atau Business Compliance Officer anda, atau hubungi AlertLine. Laporan anda akan ditanggapi dengan serius dan diselidiki. Lebih baik melaporkan suatu dugaan yang ternyata bukanlah suatu masalah dari pada mengabaikan kemungkinan pelanggaran. Sebagai Manajer, apa yang harus saya lakukan jika seorang karyawan menyampaikan suatu concern? Ketika seorang karyawan menyampaikan suatu concern atau meminta bantuan, manajer harus bersikap obyektif, terbuka,
compliance or business conduct and integrity issue right away to your Business Compliance Officer or internal legal counsel. My manager is aware of a potential violation of our Code of Conduct, but is not taking any action. What other options do I have to address the problem? You may speak with your Business Compliance Officer, call AlertLine, or speak to your local Human Resources representative, internal legal counsel, or to Compliance & Regulatory Affairs via the AETNA COMPLIANCE mailbox.
dan responsif. Janganlah menganggap sebuah laporan sebagai “berita buruk:” Anggaplah hal tersebut sebagai tanda positif dari komitmen karyawan untuk melakukan hal yang benar. Pastikan untuk melaporkan perbuatan apapun atau perilaku bisnis dan masalah integritas segera kepada Business Compliance Officer atau Internal Legal Counsel. Manajer saya menyadari sebuah potensial pelanggaran dari Kode Etik, tapi tidak mengambil tindakan apapun. Pilihan lain apa yang harus saya miliki untuk menyampaikan masalah? Anda bisa berbicara dengan Business Compliance Officer anda, hubungi AlertLine, atau hubungi perwakilan Sumber Daya manusia anda, Internal Legal Counsel, atau Compliance Regulatory Affairs melalui kotak surat AETNA COMPLIANCE.
17
2. Our Promises to the Company All of our business decisions must be made in Aetna’s best interest. 2. Janji Kami Kepada Perusahaan Semua keputusan bisnis harus dibuat sesuai dengan kepentingan terbaik Aetna.
18
Avoiding Conflicts of Interest
Menghindari Konflik Kepentingan
When making business decisions, we must always consider what’s in Aetna’s best interest. A conflict of interest may exist if your personal interests, activities, or relationships make it hard to perform your duties for Aetna objectively and effectively. Even the appearance of a conflict of interest may damage Aetna’s reputation.
Ketika membuat keputusan bisnis, kita harus selalu mempertimbangkan kepentingan terbaik Aetna. Konflik kepentingan mungkin terjadi jika kepentingan, kegiatan, atau hubungan pribadi anda menjadi sulit untuk dilaksanakan dalam tugas anda secara objektif dan efektif. Bahkan munculnya konflik kepentingan bisa merusak reputasi Aetna.
We expect our employees, officers and directors to avoid real or apparent conflicts of interest.
Kami berharap agar karyawan, pejabat, dan direktur menghindari konflik kepentingan yang nyata dan jelas.
Examples of conflicts of interest
Contoh konflik kepentingan
You may have a conflict of interest if you, a family member, or a member of your household:
Anda mungkin memiliki konflik kepentingan jika anda, salah satu anggota keluarga, atau salah satu anggota di rumah anda:
• Has a financial interest in any business, nonprofit, or government entity that is a customer or supplier, or that otherwise does business with Aetna, or is one of Aetna’s competitors. • Performs work (as an employee, officer, director, consultant or agent) for any of the above entities. • Works, or serves as an officer, director or advisor, for a nonprofit or political organization with interests that intersect with Aetna’s businesses or with our position on a public policy. • Benefits personally from opportunities or resources that came to you as a result of your work at Aetna. • Uses company time or assets for personal use or outside activities. • Has an outside job or interest that interferes with your ability to do your job. • Acquires a significant ownership interest (more than one-tenth of 1%) in any business other than a privately held family business. • Works for or manages (directly or indirectly) someone with whom there is a close personal relationship (e.g., spouse, family member, close friend or significant other).
• Memiliki kepentingan finansial dalam bisnis apapun, non-laba, atau badan pemerintah yang merupakan nasabah atau pemasok, atau yang lain yang melakukan bisnis dengan Aetna, atau salah satu pesaing Aetna. • Melakukan pekerjaan (sebagai karyawan, pejabat, direktur, konsultan, atau agen) untuk badan-badan yang disebutkan di atas. • Bekerja, atau melayani sebagai pejabat, direktur atau penasihat, untuk organisasi non-laba atau politik dengan kepentingan yang bersilangan dengan bisnis Aetna atau dengan posisi Aetna mengenai kebijakan publik. • Menerima keuntungan pribadi dari kesempatan atau sumber daya yang datang dari anda sebagai hasil kerja anda di Aetna. • Menggunakan waktu, aset perusahaan dan kegiatan diluar untuk keuntungan pribadi. • Mempunyai pekerjaan di luar atau kepentingan yang mengganggu kemampuan anda untuk melakukan tugas anda. • Memperoleh keuntungan kepemilikan yang signifikan (lebih dari sepersepuluh dari 1%) dalam bisnis apapun selain dari bisnis pribadi yang dimiliki oleh keluarga. • Bekerja untuk mengelola (langsung atau tidak langsung) seseorang yang memiliki hubungan pribadi dekat (seperti suami/istri, anggota keluarga, teman dekat atau pasangan). Jika anda yakin bahwa anda memiliki kemungkinan konflik kepentingan yang nyata, laporkan kepada manajer anda dan carilah panduan dari Business Compliance Officer anda untuk menentukan apakah anda sebaiknya melaporkan situasi tersebut dengan memperbarui Code of Conduct Acknowlegment Form anda secara online dengan informasi tersebut. Pernyataan anda akan dipelajari oleh Compliance & Regulatory Affairs, dan anda akan menerima panduan yang semestinya.
If you believe you have an actual or possible conflict of interest, report it to your manager and seek guidance from your Business Compliance Officer to determine whether you should report the situation by updating your online Code of Conduct Acknowledgment Form with the information. Your disclosure will be reviewed by Compliance & Regulatory Affairs, and you will receive appropriate guidance.
19
Directors should report possible conflicts to the Corporate Secretary or General Counsel. They will consult with the Chairman of the Board, the Nominating and Corporate Governance Committee, or other members of the Board of Directors, as appropriate.
Direktur sebaiknya melaporkan kemungkinan konflik kepada Corporate Secretary atau General Counsel. Mereka akan berkonsultasi dengan Chairman of the Board, the Nominating and Corporate Governance Commitee, atau anggota lain dalam Dewan Direksi yang semestinya.
No employee may assume a position as a director, officer or related position with a for-profit business without prior approval. Before seeking or accepting such a position, you must report the proposed affiliation to Compliance & Regulatory Affairs.
Tidak ada karyawan yang menduduki posisi sebagai direktur, pejabat atau posisi yang menyangkut dengan keuntungan bisnis tanpa persetujuan sebelumnya. Sebelum mendapatkan atau menerima posisi demikian, anda harus melaporkan pengajuan afiliasi kepada Compliance & Regulatory Affairs.
As a Director, you may have a conflict of interest if you, a family member, or a member of your household: • Takes an action or has an interest that makes it hard to perform your duties for Aetna objectively and effectively. • Receives improper personal benefits because of the Aetna board position. To avoid director conflicts of interest, Aetna does not allow: • Outside directors to have a direct economic relationship with Aetna unless it is approved by the Board of Directors. • Aetna loans to directors or their family members. • Aetna guarantees of obligations of directors or their family members. The Nominating and Corporate Governance Committee of the Board must review for possible conflict situations such as: • Any proposed director or other affiliation with a for-profit organization. • Any proposed transaction involving Aetna or an Aetna subsidiary where a director has a direct or indirect material interest.
Disclosure to customers Working with brokers and other producers may lead to situations that could create real or apparent conflicts of interest. We believe it is best for our customers, producers and Aetna when our customers understand our financial arrangements with producers. Follow Aetna’s rules for disclosing relationships with producers. Refer to the Policy on Producer Compensation and ask your Business Compliance Officer or internal legal counsel if you have questions.
Loans and guarantees of obligations Aetna may not make loans to, or guarantees of obligations of, directors, executive officers and their families. Loans to, or guarantees of obligations by Aetna of, other officers and employees may create conflicts of interest. They must be approved in advance by the Chairman or someone appointed by the Chairman.
Sebagai seorang direktur, anda mungkin memiliki konflik kepentingan jika anda, anggota keluarga, atau anggota rumah tangga anda: • Mengambil tindakan atau memiliki kepentingan yang membuat anda sulit untuk melaksanakan tugas-tugas secara objektif dan efektif di Aetna. • Menerima keuntungan pribadi yang tidak layak karena posisi kedewanan di Aetna. Untuk menghindari konflik kepentingan direktur, Aetna tidak mengizinkan: • Di luar direktur untuk memiliki hubungan ekonomis secara langsung dengan Aetna kecuali disetujui oleh Dewan Direksi. • Untuk memberikan pinjaman kepada direktur atau anggota keluarga mereka. • Untuk menjamin kewajiban direktur atau anggota keluarga mereka. The Nominating and Corporate Governance Committee of The Board harus mempelajari kemungkinan situasi konflik seperti: • Mengusulkan direktur atau afiliasi lain untuk keuntungan sebuah organisasi. • Mengusulkan transaksi yang melibatkan Aetna atau subsidiari-nya di mana seorang direktur memiliki kepentingan materi secara langsung dan tidak langsung.
Pernyataan Kepada Nasabah Bekerja sama dengan para broker atau produser lainnya mungkin bisa menciptakan konflik kepentingan yang sungguh nyata. Kami percaya bahwa yang terbaik bagi nasabah, produser dan Aetna adalah ketika nasabah memahami pengaturan keuangan kami dengan para produser. Silahkan mengikuti aturan Aetna dalam hal pernyataan hubungan dengan produser. Jika anda mempunyai pertanyaan, silahkan merujuk kepada Policy on Producer Compensation dan hubungi Business Compliance Officer atau Internal legal counsel.
Pinjaman dan jaminan obligasi Aetna tidak memberikan pinjaman atau jaminan obligasi kepada Direktur, Pejabat Eksekutif dan keluarganya. Pinjaman atau jaminan obligasi kepada pejabat dan karyawan bisa menciptakan konflik kepentingan. Hal ini harus disetujui terlebih dahulu oleh Dewan Pimpinan atau seseorang yang ditunjuk oleh Dewan Pimpinan.
20
Q&A
Q&A
My uncle owns a maintenance company that does excellent work at a very fair price. May I recommend his company to work for Aetna?
Saya mempunyai paman yang memiliki perusahaan jasa pemeliharaan dengan service dan harga yang wajar. Bolehkan saya merekomendasikan perusahaan agar bekerja untuk Aetna?
You may recommend that your relative’s company be considered, but you must disclose your relationship at the time you make the recommendation. Normal bidding procedures must be followed. If your job would involve negotiating or administering the contract involving your relative, you may not recommend him or use your influence to have his company chosen for a job; nor may you be involved in any way in the negotiation process. My wife is an employee benefits manager for an Aetna customer. I am a customer service representative at Aetna. Is this a conflict of interest? It could be. Report the relationship to your manager and Business Compliance Officer. To avoid the appearance of a conflict, you should not be involved in matters related to your wife’s company, and you should never discuss Aetna confidential information with your wife. I am a claims processor. I have a job offer to help a health care provider keep records on weekends. Can I accept the job? Since you process claims for Aetna and your weekend work may include submitting claims or handling claim files, there is a good chance of a real or apparent conflict of interest. Report the job offer to your manager and Business Compliance Officer. Even if it is determined that accepting the outside position is not prohibited, you must consult with Compliance & Regulatory Affairs to avoid even the appearance of a conflict of interest. Compliance & Regulatory Affairs will share appropriate guidelines to help you out. And, if you do accept the position, you also must enter this information in your online Code of Conduct Acknowledgment Form.
Anda boleh merekomendasikan perusahaan kerabat anda untuk dipertimbangkan, namun anda harus mengungkapkan hubungan anda pada saat anda membuat rekomendasi. Prosedur penawaran yang normal harus diikuti. Jika pekerjaan anda berurusan dengan proses negosiasi yang melibatkan perusahaan kerabat anda, anda tidak boleh merekomendasikan kerabat anda, atau menggunakan pengaruh anda agar perusahaan kerabat terpilih; juga anda tidak boleh terlibat dalam bentuk apapun dalam proses negosiasi. Istri saya bekerja sebagai manajer Employee Benefit untuk nasabah Aetna, sementara saya bekerja sebagai perwakilan Customer Service di Aetna. Apakah ini termasuk konflik kepentingan? Mungkin saja. Laporkan hubungan anda kepada manajer anda dan Business Compliance Officer. Untuk menghindari konflik, anda sebaiknya tidak berurusan untuk hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan istri anda, dan tidak boleh mendiskusikan informasi rahasia Aetna dengan istri anda. Saya seorang klaim prosesor. Saya mendapat tawaran kerja di sebuah health care provider untuk menyimpan data di akhir pekan. Bolehkah saya menerima pekerjaan tersebut? Mengingat anda menangani klaim Aetna dan pekerjaan akhir pekan anda bisa termasuk memasukkan klaim atau menangani arsip klaim, maka besar kemungkinan akan terjadi konflik kepentingan yang terlihat dengan jelas. Laporkan penawaran kerja tersebut kepada manajer anda dan Business Compliance Officer. Meskipun sudah ditentukan bahwa menerima posisi di luar pekerjaan tidak dilarang, anda harus berkonsultasi dengan Business Compliance Officer untuk menghindari konflik kepentingan. Compliance & Regulatory Affairs akan memberikan panduan secara garis besar untuk membantu anda. Jika anda tidak menerima posisi pekerjaan itupun, anda harus memasukkan informasi tersebut dalam Code of Conduct Acknowlegement Form.
21
Gifts, Hospitality and Entertainment
Hadiah, Ramah Tamah Dan Hiburan
Giving and receiving gifts
Memberi dan menerima hadiah
Giving and receiving business gifts have long been considered part of good business etiquette. Of course, we want to project a positive image in the marketplace. However, we also need to make sure that our decisions are not influenced by favoritism or other inappropriate motives.
Memberi dan menerima pemberian bisnis telah sangat lama dianggap bagian dari etiket bisnis yang baik. Kami ingin memberikan gambaran yang positif secara umum. Namun demikian, kami perlu pastikan bahwa keputusan tersebut tidak berdasarkan pilih kasih atau motif yang tidak benar.
Never give or take a gift that could be perceived as a bribe or an attempt to influence business decisions. Bribery is illegal and prohibited by Aetna policy. See the “Bribes and other illegal payments” section of this Code for more details.
Jangan pernah memberi atau menerima pemberian yang bisa dianggap sebagai suap atau sesuatu yang bisa mempengaruhi keputusan bisnis. Suap merupakah hal yang illegal dan dilarang dalam kebijakan Aetna. Lihat bagian “Suap dan pembayaran illegal lainnya” dalam pedoman ini untuk lebih rinci.
The safest course of action is not to give or receive any gifts at all. However, circumstances may arise where that’s not possible. If you must give or receive a gift, inexpensive or promotional items are appropriate if the item is widely available to others and if the exchange is legal. Even inexpensive gifts should not be given or accepted if they are intended as, or could be perceived to be, a bribe or an attempt to influence business decisions. Ask your Business Compliance Officer for help any time you are unsure about giving or receiving a gift. Generally, gifts valued at more than $25.00 to or from one person are not appropriate. Group gifts — those meant for, or received on behalf of, multiple people, e.g., a unit, office, department, etc.—can exceed this limit, but must be reasonable in relation to the size of the group and purpose for the gift. Also, we cannot accept or give gifts of cash or cash equivalents, such as non-merchant-specific gift certificates or gift cards (e.g., VISA® or American Express®) regardless of the amount. If you are offered or receive an expensive or inappropriate gift, politely refuse by explaining Aetna’s policy on accepting gifts. Any gifts given must be accurately and fully disclosed in the appropriate expense report with enough detail to reflect the true nature of the expense and the full names and business affiliations of those involved. If you use an Aetna supplier or contractor for personal purposes, you must pay full market value for the services and materials. You may not accept discounts or preferential treatment offered to you because of your position at Aetna unless the same treatment is offered openly to all Aetna employees.
Tindakan yang paling aman adalah tidak memberi atau menerima pemberian apapun sama sekali. Namun demikian, keadaan tersebut mungkin tidak dapat dihindari. Jika anda harus memberi atau menerima hadiah, barang yang tidak mahal atau barang promosi adalah hal yang wajar sebagai hadiah dan dapat diterima secara umum jika pertukaran tersebut sah. Bahkan hadiah yang tidak mahalpun tidak dapat diberikan atau diterima jika ditujukan sebagai suap atau bisa mempengaruhi suatu keputusan bisnis. Jikalau anda merasa tidak yakin untuk memberi atau menerima hadiah, Silahkan hubungi Business Compliance Officer untuk lebih lanjut. Pada umumnya, memberi atau menerima pemberian yang bernilai lebih dari 25 dolar adalah tidak wajar. Hadiah untuk kelompok – berarti menerima atas nama sekelompok orang, contohnya adalah satu unit, satu kantor, satu department, dan lain-lain bisa melampaui batas ini, namun harus dengan alasan yang jelas sesuai dengan jumlah kelompok dan tujuan dari pemberian tersebut. Demikian juga, kita tidak boleh menerima atau memberi hadiah uang tunai atau yang sama dengan uang tunai, seperti voucher pembelian atau hadiah kartu (contohnya Visa atau American Express) terlepas dari jumlahnya. Jika anda ditawari atau menerima hadiah yang mahal atau pemberian yang tidak wajar, tolaklah secara sopan dan jelaskan mengenai kebijakan Aetna dalam hal menerima hadiah. Pemberian apapun harus diungkapkan secara akurat dan jelas dalam laporan pengeluaran yang wajar, serinci mungkin mengenai nama lengkap, afiliasi bisnis dan mereka yang terlibat di dalamnya. Jika anda menggunakan pemasok atau kontraktor Aetna untuk tujuan pribadi, anda harus membayar secara penuh materi dan jasa yang digunakan. Anda tidak boleh menerima diskon atau perlakuan istimewa yang ditawarkan kepada anda karena posisi anda di Aetna kecuali perlakuan yang sama tersebut ditawarkan secara terbuka kepada semua karyawan Aetna.
22
Special rules apply to exchange of gifts, travel and entertainment with government employees and public officials. These rules are very restrictive and are explained more fully in the Government Contracts section of this Code.
Even inexpensive gifts should not be accepted if they might be seen as a bribe or an attempt to influence business decisions.
Berlaku aturan khusus mengenai tukar menukar hadiah, perjalanan dinas, dan hiburan dengan karyawan pemerintah dan pejabat publik. Aturan–aturan ini sangat terbatas dan dijelaskan lebih lengkap dalam Bagian Government Contracts dari pedoman ini.
Bahkan hadiah yang tidak mahalpun tidak boleh diterima jika ditujukan sebagai suap atau bisa mempengaruhi suatu keputusan bisnis.
23
Examples of Business Gifts
Contoh Hadiah Bisnis
Generally Acceptable
Generally Not Acceptable
Bisa diterima secara Umum
Tidak bisa diterima Secara Umum
Logo mugs, t-shirts, pens, calendars
Jackets, wristwatches, electronics, jewelry
Logo mugs, t-shirts, pens, calendars Kalender
Jaket, jam tangan, barang elektronik, perhiasan
Flowers or gift baskets to be shared with other employees
$50 bottle of wine
Sebotol anggur harga 50 dolar
A $25 gift certificate to a local restaurant
A $50 gift certificate to a local restaurant
Bunga atau keranjang hadiah yang dibagikan dengan karyawan lainnya.
A $25 merchant-specific gift card, such as:
Any non-merchant-specific gift card, such as:
Sertifikat hadiah senilai 25 dolar di restoran lokal
Sertifikat hadiah senilai 50 dolar di restoran local
• Macy’s® Stores • Barnes & Noble Books • Godiva® Chocolates
• VISA • American Express • Amazon.com®
Hadiah voucher pembelian senilai 25 dolar, seperti:
Hadiah voucher bukan pembelian apapun, seperti:
• Toko Macy
• VISA
• Buku Barnes & Noble
• American Express
• Coklat Godiva
• Amazon.com
Business hospitality, entertainment, travel and meals Aetna pays your travel and related expenses, as permitted by Aetna’s Travel and Entertainment Reimbursement Policy. In general, others should not pay for these costs. You may occasionally offer or accept meals or entertainment offered in conjunction with meetings to discuss Aetna business. At least one Aetna employee must be present at each such event. Lavish, expensive, or exclusive meals and entertainment are not acceptable because they may be perceived by others as a bribe or an attempt to influence bu siness decisions. Consult with your Business Compliance Officer if you have questions. Aetna will pay for business-related hospitality offered to others if permitted by Aetna’s policies, and anti-bribery or other laws. Refer to Aetna’s Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and Other Anti-Corruption Laws Compliance Policy for additional guidance.
Jamuan bisnis, hiburan, perjalanan dan makan Aetna membayar perjalanan anda dan pengeluaran yang terkait, sesuai yang diizinkan oleh Aetna’ s Travel and Entertainment Reimbursement Policy. Secara umum, pihak lain tidak boleh membayar biaya-biaya ini. Sesekali, anda boleh menerima tawaran jamuan bisnis atau hiburan sehubungan dengan pembahasan bisnis dengan Aetna. Paling tidak tidak satu orang karyawan Aetna harus hadir dalam jamuan bisnis tersebut. Jamuan dan hiburan yang mewah, mahal dan esklusif tidak diperbolehkan karena hal tersebut bisa dianggap sebagai suap atau hal yang bisa mempengaruhi sebuah keputusan bisnis. Jika ada pertanyaan sehubungan dengan hal tersebut anda bisa menghubungi Business Compliance Officer. Jika diijinkan oleh kebijakan Aetna, hukum anti suap dan hukum lainnya, maka Aetna yang akan membayar ramah tamah bisnis tersebut kepada pihak lain. Sebagai tambahan, silahkan merujuk Aetna’s Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and Other Anti Corruption Laws Compliance Policy.
24
Examples of Business Hospitality and Entertainment Generally Acceptable
Generally Not Acceptable
Inexpensive general admission tickets to regular season sporting events
Expensive, hard to obtain tickets to playoff tournaments or series
A round of golf with a business associate
All expenses paid vacation at a golf resort
Travel expenses in connection with a speaking engagement
Accepting an offer to cover the costs associated with travel, accommodations and registration fees from the host or sponsor of an industry seminar
Sharing a taxi to a trade show
Using a supplier’s ski chalet for the weekend
Dinner and a show provided to all presenters at a conference
Tickets to the theater for you and your partner
On occasion, it may be acceptable to host or attend a celebratory dinner or function with business associates to mark the end of a project or a deal; however, the celebration must be a one-time event, reasonable and appropriate to the occasion and occur shortly after the project or deal concludes. For example, it would be acceptable for Aetna personnel to attend a celebratory dinner sponsored by a business partner two weeks after the successful completion of a project or transaction. Special rules apply to exchange of gifts, travel and entertainment with government employees and public officials. These rules are very restrictive and are explained more fully in the “Government Contracts” section of this Code.
Contoh Jamuan dan Hiburan Bisnis Bisa diterima secara Umum
Tidak bisa diterima Secara Umum
Tiket yang tidak mahal untuk sebuah acara olah raga biasa.
Tiket yang mahal dan sulit didapat ke acara final turnamen atau seri
Bermain golf dengan rekan bisnis
Semua pengeluaran dan liburan yang dibayarkan di sebuah resor golf
Pengeluaran biaya perjalanan menghadiri sebuah seminar
Menerima tawaran untuk menanggung biaya yang terkait dengan perjalanan, akomodasi dan biaya pendaftaran dari tuan rumah atau sponsor dari seminar
Berbagi ongkos taxi menuju acara pertunjukan
Memakai alat ski seorang pemasok di akhir pekan.
Menghadiri sebuah acara makan malam dan hiburan yang disediakan untuk semua peserta konferensi
Tiket pertunjukan teater untuk anda dan pasangan anda
Kadang-kadang, dimungkinkan untuk menjadi tuan rumah atau menghadiri sebuah acara makan malam dengan rekan bisnis, namun perayaan tersebut haruslah merupakan acara satu kali saja, berlangsung secara cepat dan masuk akal setelah sebuah proyek atau transaksi berakhir. Contohnya, diperbolehkan bagi karyawan Aetna untuk menghadiri perayaan makan malam yang disponsori oleh rekan bisnis dua minggu setelah penyelesaian proyek atau transaksi yang berhasil. Aturan khusus berlaku untuk tukar menukar hadiah, perjalanan dan hiburan dengan karyawan pemerintah dan pejabat publik. Aturan ini sangat terbatas dan dijelaskan secara lengkap di bagian “Kontrak dengan Pemerintah” pada pedoman ini.
25
Honoraria and fees from others
Honor dan pembayaran dari pihak lain
Our employees may be asked to participate in professional activities, professional forums or surveys that are related to Aetna or our business interests. For example, you may be asked to serve on a committee or make a speech. You may not be paid a fee (often referred to as an honorarium) for this work. In general, you may accept an offer to cover reasonable travel and lodging costs as long as other committee members or speakers who are not Aetna employees are treated equally.
Karyawan kami mungkin diminta untuk berpartisipasi dalam kegiatan profesional, forum profesional atau survey yang berhubungan dengan kepentingan bisnis Aetna. Contohnya, anda mungkin diminta untuk menjadi panitia atau memberi pidato. Anda tidak boleh menerima uang (kadang dianggap sebagai suatu penghargaan) untuk kegiatan ini. Secara umum, anda boleh menerima tawaran biaya perjalanan dan biaya penginapan yang wajar selama anggota panita dan pembicara lainnya diperlakukan sama.
Never give or take a gift that could be perceived as a bribe or an attempt to influence business decisions. Even inexpensive gifts should not be given or accepted if they may appear to be an attempt to influence business decisions.
26
Jangan pernah memberi atau menerima pemberian yang mungkin bisa dianggap sebagai suap atau hal yang dapat mempengaruhi sebuah keputusan bisnis. Bahkan hadiah yang tidak mahal tidak boleh diberikan atau diterima jika dimaksudkan sebagai suap atau hal yang bisa mempengaruhi sebuah keputusan bisnis.
Q&A
Q&A
May I give a supplier a gift basket with fruit and cookies to celebrate the end of a project?
Bolehkan saya memberi seorang pemasok sekeranjang buah dengan kue sebagai hadiah untuk merayakan berakhirnya suatu proyek?
The best approach is to give no gift at all. If business custom and the circumstances are such that you feel you must give a gift, be sure it’s just a token (i.e., something with a value less than $25). You may give this type of gift so long as giving it does not violate any laws or policies, including the policies of the supplier’s company. You should get approval for this gift from your manager before you present it. Be sure that its expense is disclosed accurately and fully in your expense report. At a business meeting in India, a local representative presented me with an expensive gift. Our local service provider told me it was customary to accept such a gift and that refusal would insult the presenter. What should I do? It would be unusual in most locations for an expensive gift to be offered. But, if that should happen, your best course of action would be to politely refuse the gift. In the rare circumstance where local customs view refusal as an insult, you may have to accept the gift. In that instance, though, you should make it clear that you are accepting it on Aetna’s behalf, rather than personally. Report the matter to your Business Compliance Officer or internal legal counsel to determine the best disposition of the gift. A company that I use to arrange Aetna events offered me a discount on catering services for my family party. May I accept the discount? Personal discounts that are offered to you because of your position with Aetna are considered gifts and must be refused. However, if this discount is available to all Aetna employees, it may be acceptable. Talk to your manager or Business Compliance Officer if you need help on a specific case. A supplier offered me tickets to a World Cup game. May I accept the tickets? No. Whether the tickets were offered for your personal use or in conjunction with a business meeting, this type of offer is expensive and may be viewed by others as an attempt to influence business decisions. Consult your Business Compliance Officer to determine whether it would be OK for you to pay the supplier the fair market value for the tickets.
Pendekatan terbaik adalah tidak memberikan hadiah sama sekali. Jika hal tersebut merupakan sebuah kebiasan yang berlaku sehingga anda merasa anda harus memberi hadiah, pastikah bahwa anda memberi sebagai tanda mata (yaitu sesuatu dengan harga yang kurang dari 25 dolar). Anda diperbolehkan memberi hadiah jenis ini selama tidak melanggar hukum dan kebijakan yang berlaku termasuk kebijakan perusahaan pemasok. Anda sebaiknya mendapatkan persetujuan dari manajer anda mengenai hadiah ini sebelum anda memberikannya. Pastikan bahwa biayanya di jelaskan secara rinci dan lengkap dalam laporan pengeluaran anda. Dalam sebuah rapat bisnis di India, kantor perwakilan lokal memberikan saya hadiah yang mahal. Lokal service provider kami menjelaskan bahwa suatu kebiasaan yang berlaku untuk menerima hadiah yang demikian, menolak pemberian tersebut bisa dianggap menghina pemberinya. Apa yang harus saya lakukan? Bukanlah hal yang umum berlaku di kebanyakan tempat untuk memberikan hadiah mahal. Namun, jika itu terjadi, sebaiknya anda menolak hadiah itu dengan sopan. Jika menolak sebuah hadiah merupakan kebiasaan setempat yang tidak umum, anda boleh menerima hadiah tersebut. Untuk hal tersebut, sebaiknya anda menjelaskan bahwa anda menerima hadiah tersebut untuk Aetna bukan sebagai hadiah pribadi. Tindakan terbaik mengenai hadiah tersebut adalah melaporkannya kepada Business Compliance Officer atau internal legal counsel. Perusahaan yang saya gunakan untuk mengatur acara Aetna menawarkan saya diskon pelayanan katering untuk pesta keluarga saya. Bolehkan saya menerima diskon tersebut? Diskon pribadi yang ditawarkan kepada anda karena posisi anda dengan Aetna dianggap sebagai hadiah dan harus ditolak. Namun demikian, jika diskon ini tersedia untuk seluruh karyawan Aetna, bisa diterima. Bicaralah dengan manajer anda atau Business Compliance Officer jika anda membutuhkan bantuan mengenai kasus tertentu. Pemasok menawarkan saya tiket ke pertandingan World Cup. Bolehkan saya menerima tiket itu? Tidak boleh. Terlepas tiket ditawarkan untuk penggunaan pribadi anda atau dalam hubungannya dengan rapat bisnis, jenis penawaran ini termasuk mahal dan bisa dilihat oleh yang lain sebagai usaha untuk mempengaruhi keputusan bisnis. Konsultasikan dengan Business Compliance Officer anda apakah anda boleh membayar tiket kepada pemasok sesuai dengan harga yang wajar berlaku dipasaran.
27
I have been offered a fee of $1,500 to speak at an upcoming conference. The conference sponsor also offered to pay for my travel and hotel expenses. The same offers have been made to all the speakers. May I accept these offers? You may accept the offer of travel and hotel expenses, but you may not accept the fee. Alternatively, you might suggest that the conference sponsor donate that money in the sponsor’s name to a charitable organization. The regulators for our business segment will be on site doing their annual inspection of our books and records. Can we offer to take them to lunch or have lunch brought in to the office? There are often special rules in the U.S. and other countries regarding gifts and hospitality for government employees and public officials. In certain instances, offering even a modest lunch could be illegal. Therefore, to be safe, contact your Business Compliance Officer. The decision maker from a prospective self-insured customer asked if we would fly him to our office so that he could meet team members, view our facilities, and learn about our processes. Can we pay for his plane ticket? Generally, this would be permissible since there is a legitimate business purpose for the visit that is directly related to promoting, demonstrating or explaining Aetna’s products or services and is unlikely to be viewed as a bribe (e.g., to gain or retain Aetna business or give Aetna an advantage). The expenses covered may include reasonable lodging and incidental meals, but should not include entertainment, meals or other activity not directly related to the business purpose. There are more stringent rules relating to Government and International customers. For additional information, see the section on “Travel for non-Aetna persons” in Aetna International Anti-Corruption Guidelines and consult with your BCO.
28
Saya diberi tawaran biaya sebesar 1,500 dolar untuk berbicara di konferensi yang akan datang. Sponsor konferensi tersebut juga menawarkan untuk membayar biaya perjalanan dan hotel saya. Penawaran yang sama juga diberikan kepada semua pembicara. Apakah saya boleh menerima penawaran ini? Anda boleh menerima penawaran biaya perjalanan dan hotel, tapi anda tidak boleh menerima bayaran. Sebagai alternatif, anda bisa menyarankan agar sponsor konferensi menyumbangkan uang tersebut kepada organisasi amal atas nama sponsor. Badan pembuat aturan pemerintah atau OJK akan melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap arsip dan pembukuan di kantor kami. Bolehkah kami mengajak mereka untuk keluar makan siang atau membelikan mereka makan siang di kantor? Seringkali, di Amerika Serikat dan negara lain ada aturan khusus mengenai pemberian hadiah dan jamuan ramah tamah untuk karyawan pemerintah dan pejabat publik. Singkatnya, sekalipun menawarkan makan siang sederhana bisa termasuk illegal. Sebab itu, untuk aman silahkan hubungi Business Compliance Officer. Seorang pemegang keputusan dari prospek nasabah asuransi meminta apakah beliau bisa mengunjungi kantor kami untuk bertemu dengan anggota tim di kantor, melihat fasilitas kantor kami dan mempelajari proses bisnis kami. Bolehkan kami membayar tiket pesawatnya? Pada umumnya, hal ini diperbolehkan karena ada kepentingan bisnis yang sah mengingat kunjungan tersebut secara langsung berhubungan dengan promosi, demonstrasi atau menjelaskan produk atau pelayanan Aetna dan kecil kemungkinan dilihat sebagai suap (contoh mendapatkan keuntungan atau mempertahankan bisnis Aetna atau memberikan Aetna suatu keuntungan). Pengeluaran yang bisa ditanggung termasuk penginapan yang layak dan makan yang tidak direncanakan, namun tidak termasuk hiburan, makan atau kegiatan lain yang tidak secara langsung terkait dengan kepentingan bisnis. Aturan- aturan yang lebih ketat berlaku untuk nasabah pemerintah dan nasabah Internasional. Untuk keterangan tambahan, lihat bagian pada “Travel for non -Aetna persons” di Aetna International Anti Corruption Guidelines dan konsultasikan dengan BCO anda.
Keeping Accurate Records Our record keeping must always be accurate, legal and proper. We are required to submit many documents and reports to the U.S. Securities and Exchange Commission and other regulators. These materials and any other Aetna public communications must be complete, fair, accurate, timely and easy to understand. If you suspect improper record keeping, report it immediately to your manager, Business Compliance Officer or other Aetna contact provided on the Resources page at the end of this document. You may also report your concern anonymously via the AlertLine or to Compliance & Regulatory Affairs, the Lead Director of the Board of Directors, or the Audit Committee of the Board of Directors at the address provided on the Resources page at the end of this document.
Record keeping and accounting controls We keep books, records and accounts in a way that shows a fair, complete and accurate accounting of all business transactions and use of assets. Our records reflect reasonable detail to show the true nature of expenses and other transactions, who was involved, and any affiliation to Aetna or third parties, such as government entities. We will never alter or falsify an Aetna company record. Unless permitted by applicable law or regulation, we do not execute off-balance sheet transactions, arrangements and obligations or maintain unrecorded funds or assets. If such transactions are allowed, we disclose them as required by the U.S. Securities and Exchange Commission or other applicable rules or regulations.
Penyimpanan Arsip Secara Akurat Penyimpanan arsip harus selalu akurat, sah dan layak. Kita diminta untuk memasukan banyak dokumen-dokumen dan laporan kepada US Securities and Exchange Commission dan Badan pembuat aturan lainnya. Semua bahan material dan bahan komunikasi Aetna harus lengkap dan sesuai, akurat, tepat waktu dan mudah dimengerti. Jika anda mencurigai adanya penyimpanan arsip yang tidak sesuai segera lapor kepada manajer anda, Business Compliance Officer dan kontak Aetna yang lain yang tersedia di halaman akhir dokumen ini. Anda boleh juga melaporkan concern anda tanpa nama melalui AlertLine atau Compliance & Regulatory Affairs, atau Audit Committee of the Board of Directors pada halaman yang tersedia di belakang dokumen ini.
Penyimpanan Arsip dan Pengawasan Akunting Kami mencatat, menyimpan dan membukukan dengan wajar, lengkap dan akurat semua pencatatan akunting, transaksi bisnis dan penggunaan aset-aset. Pencatatan kami mencerminkan rincian yang wajar untuk menunjukkan hal yang sebenarnya dari pengeluaran-pengeluaran dan transaksi lainnya, siapa saja yang terlibat dan afiliasi Aetna atau pihak ketiga seperti badan pemerintah.
• Prevent unauthorized, unrecorded or inaccurately recorded transactions. • Result in preparation of financial statements based on generally accepted accounting principles.
Kami tidak boleh mengubah atau memalsukan arsip perusahaan. Kecuali diperbolehkan oleh hukum atau peraturan yang berlaku, kami tidak melakukan transaksi off-balance sheet, pengaturan-pengaturan dan kewajiban-kewajiban atau memelihara dana atau aset yang tidak dicatat. Jika transaksi yang demikian diperbolehkan, kami menyatakan hal tersebut sesuai yang diminta oleh US Securities and Exchange Commission atau aturan-aturan yang berlaku dari Badan pemerintah pembuat aturan.
Managers also must ensure that third parties who create or update Aetna records follow the same rules, where appropriate.
Para pejabat dan manajer diharapkan membangun dan memelihara sistem akunting internal dengan pengawasan yang:
Officers and managers are expected to build and maintain an internal accounting system with controls that:
Aetna is financially accountable to many of its constituents.
• Mencegah transaksi yang tidak mendapat ijin, tidak tercatat atau tidak tercatat secara akurat. • Hasil dari persiapan pernyataan keuangan berdasarkan prinsip-prinsip akunting ynag dapat diterima secara umum. Para Manajer juga harus memastikan bahwa pihak Ketiga yang membuat atau memperbaharui pencatatan Aetna harus mengikuti aturan yang sama dan wajar.
Secara keuangan Aetna dapat dipertanggung jawabkan bagi konstituennya.
29
Bribes and other illegal payments
Suap dan pembayaran illegal yang lain
As we strive to further our business interests and outperform our competitors, we do so honestly, fairly, openly and with integrity. We have a zero tolerance policy towards bribery. We will never — either personally or through a third party, such as a broker or consultant — accept, make, or approve:
Untuk kepentingan bisnis kita lebih jauh, kita berusaha lebih lanjut untuk mengungguli pesaing kita, kita melakukannya dengan jujur, wajar, terbuka dan dengan integritas. Kami menetapkan kebijakan toleransi nol terhadap suap. Baik secara pribadi atau melalui pihak ketiga seperti broker atau konsultan, kami tidak pernah menerima, membuat atau menyetujui:
• Bribes or the promise of an improper benefit. • Facilitating payments, which generally are small payments to low-ranking officials to expedite the performance of a routine act to which we are already entitled. • Payment for illegal activity. • Use of Aetna property or resources in a way that creates a conflict of interest or is against the applicable laws of countries where we do business. We comply with all applicable anti-corruption and anti-bribery laws in the countries where we do business. These include the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and U.K. Bribery Act 2010. These laws make it illegal for companies or individuals to offer, pay or approve payments to government officials or others in order to influence official action or otherwise gain an improper advantage. This is true regardless of whether the payment is made directly or through a third party such as an agent or a broker. Anti-bribery laws and Aetna’s anti-bribery policy apply to bribes of both government officials and private individuals or companies. A “payment” refers to anything of value. This includes money or other benefits such as charitable or political contributions, sponsorships, scholarships, gifts, hospitality, entertainment and travel. A “government official” may include government workers, political parties and their officials, political candidates and the family members of these individuals — or others you might not think of as government officials, such as doctors, nurses or hospital administrators, in certain instances. Refer to Aetna’s FCPA and Other Anti-Corruption Laws Compliance Policy and contact International Compliance or your internal legal counsel if you have questions.
30
• Suap atau janji tehadap keuntungan yang tidak wajar. • Memfasilitasi pembayaran, yang secara umum termasuk pembayaran-pembayaran kecil kepada pejabat tingkat rendah untuk mempercepat tugas rutin yang sudah menjadi kewajibannya. • Pembayaran untuk kegiatan illegal. • Penggunaan properti atau sumber daya Aetna yang menciptakan konflik kepentingan dan melawan hukum yang berlaku di negara yang dimana kami melakukan bisnis. Kami mematuhi semua hukum anti-korupsi yang diterapkan atau anti-suap di negara-negara di mana kami melakukan bisnis. Ini termasuk US Foreign Corrupts Practices Act (FCPA) dan UK Bribery Act 2010. Hukum ini menganggap illegal bagi perusahaan atau individu yang menawarkan, membayarkan atau menyetujui pembayaran kepada pejabat pemerintah atau lainnya demi mempengaruhi suatu tindakan yang sah untuk mendapatkan keuntungan yang tidak layak. Terlepas apakah pembayaran tersebut dibuat secara langsung atau melalui pihak Ketiga seperti seorang agen atau broker. Hukum anti suap dan kebijakan Aetna mengenai anti suap berlaku bagi pejabat pemerintah maupun pribadi secara individu atau perusahaan. Mengenai “pembayaran” hal ini merujuk pada apapun yang bernilai. Hal ini termasuk uang atau manfaat lain seperti sumbangan amal atau kontribusi politik, sponsor, beasiswa, pemberian, ramah tamah, hiburan dan perjalanan. Seorang “Pejabat Pemerintah” bisa termasuk pekerja pemerintah, partai politik dan pejabat resmi mereka, kandidat politik dan anggota keluarga individu-individu tersebut – atau sebagai dokter, perawat atau pengelola rumah sakit, dalam beberapa kasus. Silahkan merujuk kepada FCA dan Anti Corruption Laws dan Policy Aetna dan silahkan hubungi kontak International Compliance atau internal legal counsel anda jika anda memiliki pertanyaan.
Payments for goods or services
Pembayaran untuk barang dan pelayanan
We make payments on Aetna’s behalf to suppliers, consultants, brokers or other parties only for identifiable goods and services. These payments must be (i) appropriate in relation to the value of the goods or services provided and (ii) accurately and fully recorded in our expense records in enough detail to reflect the true nature of the expense, who was involved and any affiliation to Aetna or third-parties, such as government entities.
Kami membuat pembayaran atas nama Aetna kepada pemasok, konsultan, broker dan pihak lainnya hanya untuk barang-barang dan pelayanan yang diketahui. Pembayaran ini harus (i) layak dalam hubungannya dengan nilai barang atau pelayanan yang diberikan dan (ii) secara akurat dan lengkap tercatat dalam pencatatan pengeluaran kami dalam rincian yang cukup untuk merefleksikan pengeluaran yang sesungguhnya, kepada semua yang terlibat dan terafiliasi terhadap Aetna atau pihak ketiga seperti badan pemerintah.
Q&A I took a friend to dinner while visiting another city on business. Is it OK to put the cost of his meal on my expense report, as long as the total is not more than the allowed cost of a reasonable meal? No. Your expense report should reflect the cost of your trip on behalf of Aetna; therefore, it should only include the cost of your meal. We are hosting an international health care forum. I’d like to invite the administrator of a government-owned hospital in China. Can I also offer to pay for the administrator’s travel and lodging costs? Before you extend the invitation and offer to pay expenses for the hospital administrator, who would be considered a government official, consult your Business Compliance Officer or internal legal counsel. Several factors determine whether your invitation would be OK: the location of the forum, the ratio of business to pleasure during the event, the nature of any extracurricular activities, any current contract negotiations with this government-owned hospital, or other business matters in which the administrator might be involved and local laws or ethics rules. If the invitation and offer to cover expenses could be perceived as an attempt to influence a public official in order to give Aetna a business advantage, it would not be appropriate to extend the offer. Refer to Aetna’s FCPA and Other Anti-Corruption Laws Compliance Policy and the section on “Travel for non-Aetna persons” in the Aetna International Anti-Corruption Guidelines for more information.
Q&A Saya membawa seorang teman makan malam ketika berkunjung ke kota lain untuk keperluan bisnis. Apakah boleh mencantumkan biaya makannya pada laporan pengeluaran saya, selama jumlahnya tidak lebih dari biaya yang diperbolehkan dari biaya makanan yang sewajarnya? Tidak boleh. Laporan pengeluaran anda harus merefleksikan biaya perjalanan anda atas nama Aetna; oleh karena itu, sebaiknya hanya memasukan biaya makan anda. Aetna menyelenggarakan forum pelayananan kesehatan internasional. Saya mengundang pengelola layanan rumah sakit yang dimiliki pemerintah China. Bolehkan saya menawarkan untuk membayar biaya perjalanan dan penginapan untuk pengelola layanan dari pemerintah tersebut? Sebelum anda memberi undangan dan menawarkan untuk membayar pengeluaran untuk pengelola rumah sakit yang dianggap pejabat pemerintah, konsultasikanlah dengan Business Compliance Officer atau internal legal counsel. Beberapa faktor menentukan apakah undangan anda wajar adalah: lokasi forum, perbandingan antara urusan bisnis dengan hiburan selama acara, kegiatan tambahan yang bersifat ektrakurikuler, negosiasi kontrak dan hal bisnis lainnya yang sedang berlangsung saat ini yang memungkinkan si pengelola layanan rumah sakit terlibat dengan hukum setempat dan peraturan yang berlaku. Jika undangan dan penawaran untuk menanggung pengeluaran tersebut bisa dianggap sebagai usaha untuk mempengaruhi pejabat publik dengan tujuan memberi keuntungan bisnis bagi Aetna, pemberian penawaran ini tidak wajar dilakukan. Silahkan merujuk pada FPCA Aetna dan Other Anti-Corruption Laws Compliance Policy mengenai bagian “Travel for non-Aetna persons” di dalam Aetna International Anti-Corruption Guidelines untuk lebih lanjut.
31
Proper Use of Aetna Resources
Penggunaan Sumber Daya Aetna secara wajar
Aetna’s resources are intended for Aetna business only. Their use must be legal and proper. Resources include time, equipment and supplies, documents, and the information in our computing and communications systems.
Sumber daya Aetna ditujukan hanya untuk kepentingan Aetna saja. Penggunaannya harus sah dan wajar. Sumber daya termasuk waktu, perlengkapan dan persediaan, dokumen, dan informasi komputing dan sistem komunikasi Aetna.
Aetna may monitor or inspect information systems, e-mail, Internet use, computer files, or anything kept in Aetna furniture or on company property. Aetna may do this at any time for any company purpose.
Aetna mengawasi atau memeriksa sistem informasi, email, penggunaan internet, file komputer, atau apapun yang disimpan di perlengkapan atau barang milik perusahaan. Aetna bisa melakukan hal ini kapan saja untuk kepentingan perusahaan.
Electronic communications
Komunikasi Elektronik
Electronic communications — e-mail, the Internet, instant messaging, texting and interactive social media applications — can be useful business tools. We use these electronic communications tools legally, wisely and responsibly, and we do so in a professional and respectful manner. We obey all applicable laws concerning copyright, trademarks, privacy, and financial disclosures.
Komunikasi elektronik – email, internet, pesan instan, sms, dan penggunaan media sosial interaktif – adalah alat bisnis yang berguna. Kami menggunakan alat komunikasi elektronik ini secara legal, dengan bijaksana dan penuh tanggung jawab, dan kami menggunakannya dengan sopan santun dan profesional. Kami mematuhi semua hukum yang berlaku berkaitan dengan hak cipta, cap dagang, kerahasiaan dan pernyataan finansial.
You are responsible for all of your company communications — this includes e-mail, texting or contact via social media websites, such as LinkedIn®, Twitter, or Facebook. Whenever you are identified as an Aetna employee, always communicate in a way that supports Aetna’s interests and reputation. Make sure you don’t make statements that anyone could interpret as being Aetna’s corporate statement. Always respect personal privacy and protect Aetna’s confidential or proprietary information. For additional guidance, see Aetna’s Standards for Use of Social Media on the Compliance & Regulatory Affairs website.
Anda bertanggung jawab atas semua komunikasi perusahaan anda – ini termasuk email, sms, atau kontak melalui situs media sosial, seperti LinkedIn, Twitter atau Facebook. Ketika anda dikenal sebagai karyawan Aetna, berkomunikasilah dengan cara yang mendukung kepentingan dan reputasi Aetna. Pastikan anda tidak membuat pernyataan yang dapat membuat orang menafsirkan sebagai pernyataan Aetna secara korporat. Hargailah kerahasiaan individu dan lindungi informasi kerahasiaan dan kepemilikan Aetna. Sebagai panduan tambahan, Silahkan lihat website Aetna’s Standard for Use of Social Media on the Compliance & Regulatory Affairs.
Some departments permit incidental personal use of Aetna computers or other office equipment. If you are unclear on your department policy, ask your manager.
Business opportunities Business opportunities that come to you through access to Aetna property or information, or through your position at Aetna, belong to Aetna. They may not be used for your benefit or the benefit of a friend or family member. You may not compete with Aetna. If you leave or are no longer affiliated with Aetna, company property, resources and confidential information remain with Aetna.
We use Aetna resources legally, wisely and responsibly.
32
Beberapa departemen mengizinkan penggunaan komputer dan perlengkapan kantor Aetna secara pribadi yang bersifat insidentil. Jika anda tidak jelas mengenai kebijakan departemen anda, silahkan tanyakan kepada manajer anda.
Peluang Bisnis Peluang bisnis yang datang kepada anda melalui informasi atau akses milik Aetna, atau melalui posisi anda di Aetna, adalah peluang bisnis milik Aetna. Peluang bisnis tersebut tidak boleh digunakan untuk keuntungan anda atau teman anda atau anggota keluarga anda. Anda tidak boleh bersaing dengan Aetna. Jika anda meninggalkan atau tidak berafiliasi lagi dengan Aetna, kepemilikan perusahaan, semua sumber daya, dan informasi rahasia adalah tetap milik Aetna.
Kami menggunakan sumber daya Aetna secara legal, bijaksana dan bertanggung jawab.
Q&A
Q&A
May I use my Aetna computer to check my Facebook page during my lunch hour?
Bolehkan saya menggunakan komputer Aetna untuk memeriksa Facebook saya pada saat makan siang?
Generally, you should not use Aetna resources for personal use. Some areas do not allow the personal use of Aetna resources such as computers or phones at all. Other areas may allow incidental personal use as long as it is not excessive, inappropriate or abusive. For example, you may not use Aetna computers or office equipment for inappropriate things like gambling or accessing inappropriate websites or chat rooms. Ask your manager if you are not clear on your department’s policy.
Secara umum, anda tidak boleh menggunakan sumber daya Aetna untuk keperluan pribadi. Dalam beberapa area penggunaan sumber daya Aetna tidak boleh dipergunakan sama sekali untuk keperluan pribadi seperti komputer atau telepon. Dalam area lain pengunaan untuk keperluan pribadi secara insidentil diperbolehkan selama tidak berlebihan dan wajar. Sebagai contoh, anda tidak diperbolehkan memakai komputer Aetna atau perlengkapan kantor untuk hal-hal yang tidak wajar seperti berjudi, atau mengakses situs yang tidak layak atau ruang chat. Silahkan tanya manajer anda jika kebijakan departemen anda kurang jelas.
33
My department allows incidental personal use of Aetna computers and the Internet. May I use Aetna e-mail to communicate with customers of my personal real estate business? No. Aetna property and resources should never be used for personal gain such as your personal real estate business.
34
Departemen saya memperbolehkan penggunaan pribadi yang bersifat insidentil pada komputer dan internet Aetna. Bolehkan saya menggunakan email Aetna untuk berkomunikasi dengan nasabah dari bisnis real estate pribadi saya? Tidak boleh. Sumber daya dan kepemilikan Aetna tidak boleh digunakan untuk keuntungan pribadi seperti bisnis real estate pribadi anda.
Safeguarding Aetna’s Information
Melindungi Informasi Aetna
We keep restricted, confidential and proprietary information about Aetna, our customers and employees, and all those who do business with us safe from inappropriate access, use or disclosure. In every country where we do business, we comply with applicable national, state, local and municipal privacy, data protection and security laws. Aetna classifies sensitive information into three categories:
Kami membatasi informasi, rahasia dan kepemilikan Aetna, para nasabah, karyawan dan semua pihak yang berbisnis dengan Aetna tetap aman dari akses yang tidak wajar. Di setiap negara di mana kami melakukan bisnis, kami mematuhi perlindungan data dan hukum keamanan sesuai dengan negara, provinsi, lokal dan privasi kota setempat. Aetna membagi informasi sensitif ke dalam tiga kategori:
• Restricted information consists of things like payment card information (credit card/debit card), Social Security numbers, and system credentials (user ID and password).
• Informasi yang dilarang, terdiri dari hal-hal seperti informasi pembayaran kartu (kartu kredit / kartu debit), nomor jaminan sosial, sistem kresidensial (user ID dan password).
• Confidential information is nonpublic sensitive information, the unauthorized use or disclosure of which may be against laws and regulations or may cause significant financial and/or reputational damage to Aetna.
• Informasi rahasia adalah informasi sensitif yang bersifat tidak umum, penggunaan yang tidak sah atau pernyataan yang bertentangan dengan hukum dan peraturan yang berlaku bisa mengakibatkan kehancuran reputasi yang signifikan bagi Aetna.
• Proprietary information is nonpublic sensitive business information, owned by Aetna or another company, the unauthorized use or disclosure of which may cause competitive, financial and/or reputational damage to Aetna or the other company. To learn more about protecting information, contact your business area’s Privacy Manager or your Business Compliance Officer.
You are responsible for safeguarding any Aetna restricted, confidential or proprietary information under your control. Examples of Restricted, Confidential and Proprietary Information • Member information, including: --Name, address, date of birth, gender, Social Security or ID number, member ID number, cardholder data and other nonpublic personal information. --Financial, health or other information about the member that is not public. • Proprietary and nonpublic information about Aetna or its employees, customers, suppliers, providers and shareholders. • Any information that could help or harm our ability to meet our business goals. • Information that is owned or provided by a third party and made known to Aetna under a nondisclosure, license or other agreement.
• Informasi kepemilikan adalah informasi bisnis sensitif yang bersifat tidak umum, yang dimiliki oleh Aetna atau perusahaan lain, penggunaan atau pernyataan yang tidak sah bisa mengakibatkan kehancuran financial kompetitif dan atau reputasi Aetna atau perusahaan lain. Untuk mempelajari mengenai perlindungan informasi, silahkan hubungi Privacy Manager atau Business Compliance Officer di area anda.
Anda bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang dilarang, informasi rahasia dan informasi kepemilikan dibawah pengawasan anda. Contoh informasi yang dilarang, informasi rahasia dan informasi kepemilikan • Informasi anggota, termasuk: --Nama, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, jaminan sosial atau nomor identifikasi, nomor identifikasi anggota, data pemegang kartu dan informasi pribadi yang bersifat tidak umum lainnya --Keuangan, kesehatan atau informasi lain mengenai anggota yang tidak bersifat umum.
35
Guidelines for safeguarding information You are responsible for the protection and privacy of any Aetna confidential and proprietary information under your control. Failure to do so may result in discipline, including the loss of your job. To ensure the security of such information, we: • Access, use, view or send confidential information within Aetna only if we are authorized and there is a valid and approved business reason to do so. • Do not reveal restricted, confidential or proprietary information to anyone outside Aetna unless required for legitimate business reasons and approved by management, internal legal counsel, or a Privacy Manager. • Share only the minimum information necessary to meet business needs. • Respect the restricted or confidential information and trade secret information of other companies. Never accept, keep or use improperly obtained information. Use other people’s restricted, confidential or proprietary information only for permitted purposes. Do not ask another person to improperly disclose restricted, proprietary or confidential information. • Never post or reference restricted, proprietary or confidential information on any social media site. • Lock up paper documents when not in use. • Encrypt all restricted and confidential information sent or stored electronically outside of Aetna, if allowed by local law. • Comply with Aetna’s Information Security Policy and Standards, and, as applicable, the Global Privacy and Data Protection Policy. If you have any question about your business area’s privacy and information security procedures, contact your Privacy Manager. • Properly dispose of all information. When information is no longer needed, dispose of it in a way that keeps the contents safe and private until the document can be destroyed properly. Never destroy a document that could be relevant to an anticipated or pending lawsuit or investigation. If you have questions about these issues, seek direction from internal legal counsel. For more information, see Aetna’s Records Retention and Destruction Policy, Privacy Policies, Information Security Policy and Standards and Aetna’s Global Privacy and Data Protection Policy.
• Informasi nonpublik dan bersifat kepemilikan mengenai Aetna atau, seperti karyawan, nasabah, pemasok, penyedia dan pemegang saham. • Informasi apapun yang bisa membantu atau membahayakan kemampuan kami untuk memenuhi tujuan bisnis kami. • Informasi yang dimiliki atau disediakan oleh pihak ketiga dan diketahui di bawah kesepakatan kerahasiaan, berizin, atau lainnya.
Panduan untuk melindungi informasi Anda bertanggung jawab terhadap perlindungan dan kerahasiaan informasi Aetna yang bersifat rahasia dan kepemilikan di bawah pengawasan anda. Gagal melakukan hal tersebut bisa berakibat pada tindak disiplin, termasuk hilangnya pekerjaan anda. Untuk memastikan keamanan informasi demikian, kami: • Akses, gunakan, lihat dan kirimkan informasi rahasia di dalam Aetna hanya jika kami berhak dan ada alasan bisnis yang valid dan disetujui untuk melakukannya. • Jangan mengungkapkan informasi terbatas, rahasia atau yang bersifat kepemilikan kepada siapapun di luar Aetna kecuali diperoleh untuk alasan bisnis yang sah dan disetujui oleh manajemen, konsultasi hukum internal, atau manajer privasi. • Bagikan informasi minimal seperlunya saja untuk memenuhi kebutuhan bisnis. • Hormatilah informasi terbatas atau rahasia dan informasi rahasia perdagangan dari perusahaan lainnya. Jangan pernah menerima, menyimpang atau menggunakan informasi yang didapat secara tidak wajar. Gunakan informasi terbatas, rahasia atau bersifat kepemilikan hanya untuk tujuan yang diperbolehkan. Jangan meminta orang lain untuk mengungkapkan informasi terbatas, bersifat kepemilikan atau rahasia. • Jangan pernah mengunggah atau memberi rujukan informasi terbatas, bersifat kepemilikan atau rahasia di situs media sosial manapun. • Kuncilah lembaran dokumen ketika tidak digunakan • Buatkan kata sandi bagi informasi terbatas dan rahasia yang dikirim atau disimpan secara elektronik di luar Aetna, jika diperkenankan oleh hukum setempat. • Patuhilah Atena’s Information Security Policy and Standards, dan, jika bisa diterapkan, the Global Privacy and Data Protection Policy. Jika anda punya pertanyaan mengenai kerahasiaan area bisnis anda dan prosedur keamanan informasi, hubungilah manajer privasi anda. • Buanglah semua informasi dengan sewajarnya.
36
Never destroy a document that could be relevant to an anticipated or pending lawsuit or investigation.
Ketika sebuah informasi, tidak lagi dibutuhkan, simpan dan jaga isinya secara rahasia sampai informasi tersebut bisa di hancurkan dengan semestinya. Jangan pernah menghancurkan dokumen yang mungkin relevan untuk mengantisipasi tuntutan hukum yang sedang berjalan atau tertunda. Jika anda punya pertanyaan mengenai masalah ini, mintalah petunjuk dari internal legal counsel. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Aetna’s Record Retention and Destruction Policy, Privacy Policies, Information Security Policy and Standards dan Aetna’s Global Policy and Data Protection Policy.
37
When you leave Aetna When your Aetna job or affiliation ends, return any Aetna confidential or proprietary information. Do not use or disclose this information to an unauthorized entity, such as a different employer or company. Aetna may ask to inspect any materials you have when you leave, to prevent unauthorized removal of information. If you have signed an agreement with Aetna requiring continued cooperation, confidentiality, or non-solicitation of employees, you will need to honor those obligations after leaving Aetna.
Aetna can inspect any materials you have when you leave to prevent unauthorized removal of information.
Q&A I am approved to use Aetna’s claim systems. Can I use my system access to update or view information for my family or friends? No. In your Aetna role, you should not handle or be involved in any matters related to information about you or anyone you know. Avoid even the appearance of anything improper. If you are assigned to a claim or other matter about a family member or friend, report the relationship to your manager and request that the matter be assigned to another worker. My local government requires that we retain confidential information for a period that is longer than Aetna’s requirement. What should I do? If there is a contradiction in requirements for information retention, always retain information for the longest of the required periods. In this case, obey the local law that requires holding information for a period longer than Aetna’s policy requires. If you need guidance, contact your Unit Records Manager.
38
Jangan pernah menghancurkan dokumen yang bisa relevan terhadap tuntutan hukum atau investigasi yang baru berjalan atau dalam penundaan Ketika anda meninggalkan Aetna Ketika pekerjaan atau afiliasi Aetna anda berakhir, kembalikanlah informasi rahasia dan yang dimiliki Aetna. Jangan gunakan atau ungkapkan informasi ini kepada badan yang tidak berwenang, karyawan atau perusahaan lain. Aetna mungkin akan meminta untuk memeriksa barang-barang yang anda miliki ketika anda pergi, hal ini untuk mencegah pemindahan, pemindahan informasi secara tidak sah. Jika anda telah menandatangani perjanjian dengan Aetna yang meminta kerjasama yang berkelanjutan secara rahasia atau tanpa melibatkan karyawan lain, anda perlu menghormati kewajiban ini setelah meninggalkan Aetna.
Aetna bisa memeriksa semua barang-barang yang anda miliki ketika anda meninggalkan Aetna untuk mencegah pemindahan informasi secara tidak sah.
Q&A Saya diijinkan untuk menggunakan sistem klaim Aetna. Bolehkan saya menggunakan akses sistem tersebut untuk merubah atau melihat informasi keluarga dan teman-teman saya? Tidak. Dengan pekerjaan anda di Aetna, anda sebaiknya tidak menangani atau terlibat dalam hal apapun yang berhubungan dengan informasi mengenai anda atau orang yang anda kenal Hindari bahkan kesan apapun yang tidak wajar. Jika anda ditugaskan menangani klaim atau hal lainnya berhubungan dengan anggota keluarga atau teman anda, Laporkan hal tersebut kepada manajer anda, dan minta agar pekerjaan tersebut ditangani pekerja lain.
Protecting Aetna’s Intellectual Property
Pemerintah setempat saya meminta agar saya menjaga informasi rahasia selama satu periode yang lebih lama dari yang diminta oleh Aetna. Apa yang harus saya lakukan?
• Use names, logos, service marks or trademarks (“Marks”) only if approved by Brand and internal Intellectual Property (“IP”) legal counsel in accordance with Brand guidelines. • Display copyright notices on all materials created by Aetna for outside use or broad internal use. Internal IP legal counsel will provide the right form of copyright notice. • Do not share your own work-related invention, idea or innovation or Aetna’s confidential information or trade secrets unless you are authorized to do so and an appropriate non-disclosure agreement or license agreement is approved by internal legal counsel.
We protect intellectual property that is owned by Aetna or licensed from others.
Seals and Logos of Aetna
• Gunakan nama, logo, merek pelayanan atau merek dagang (“Marks”) hanya jika disetujui oleh Brand and internal Intellectual Property (“IP) legal counsel sesuai dengan panduan penggunaan Brand. • Tampilkan pemberitahuan hak cipta pada semua bahan yang dibuat oleh Aetna untuk penggunaan diluar atau penggunaan di dalam Aetna secara luas. Tampilkan pemberitahuan hak cipta pada semua bahan yang dibuat oleh Aetna untuk penggunaan diluar atau penggunaan di dalam Aetna secara luas.
Kami melindungi kekayaan intelektual yang dimiliki Aetna atau yang dilisensikan oleh pihak lain.
MONOGRAMS OF THE 1890s AND 1900s
1965 LOGO
Melindungi Kekayaan Intelektual Aetna
• Dilarang membagikan hasil kerja anda yang berhubungan dengan penemuan, ide atau inovasi atau informasi rahasia Aetna atau rahasia dagang kecuali anda diberikan kuasa untuk melakukannya dan sesuai dengan non disclosure agreement atau license agreement yang disetujui oleh legal counsel internal.
LETTERHEAD 1860s
1904 OFFICIAL SEAL
Jika ada kontradiksi dalam permintaan penyimpanan informasi, selalu simpanlah informasi selama periode paling panjang yang diminta. Dalam hal ini, patuhilah hukum setempat yang meminta untuk menahan informasi selama periode yang lebih lama dari kebijakan yang diminta Aetna. Jika anda memerlukan panduan, hubungilah Manajer Unit Arsip anda.
1908 LOGO
1964 LOGO VARIATION
1991 LOGO
1996 LOGO
2001 – 2011 LOGO
39
Respecting the intellectual property of others
Menghormati kekayaan intelektual milik orang lain
• Use another party’s name, marks or copyrighted material only in accordance with the owner’s guidelines. • Follow the terms of software product license agreements. Do not remove copyright notices from software or its documentation. • Before you use all or part of a movie, newscast, podcast TV show or any third party copyrighted material in any Aetna production or presentation, you must get required written approvals from the copyright owner. Contact internal IP legal counsel for assistance. • Assume that all material on the Internet is copyright-protected even if no copyright symbol (designated by ©) is shown.
• Gunakan nama pihak lain, merek, atau bahan berhak cipta hanya yang sesuai dengan panduan pemiliknya
Follow additional guidelines set forth in the Aetna Intellectual Property Guide.
• Anggaplah semua bahan yang berada di internet dilindungi copyright bahkan jika tidak terlihat simbol copyright (tertanda C) sekalipun.
Q&A
Ikutilah panduan tambahan yang tertera dalam Aetna Intellectual Property Guide.
I want to use an excerpt from a copyrighted article in a presentation to my Aetna team. How do I get permission to use it?
Q&A
Aetna has a license agreement with the Copyright Clearance Center. This allows us to share content of millions of publications, either via photocopy or electronic transmission, but only for use inside Aetna and only under certain conditions. Contact internal IP legal counsel to see if the article you would like to use is covered under this license. If you do use copyrighted materials, provide a credit statement to indicate the author and source. I found an article on the Internet that I want to share with my coworkers. Can I copy and paste it to a document? Can I e-mail it? No. Unless it is covered under Aetna’s Copyright Clearance Center license, you cannot copy and send the article without written permission from the owner. As an alternative, you can send an e-mail with a link to the page where the article appears. Can I make a copy of a software program I use at work and load it on my home computer? It is illegal to copy computer software or related documentation without the approval of the software product’s owner. Some software product license agreements may allow you to make a copy for backup or non-simultaneous use, but you should check with IT or your manager before you load the software on another computer.
40
• Menggunakan produk software berlisensi sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Jangan melepas pernyataan copyright dari software atau dokumen yang mendukung copyright tersebut. • Sebelum anda menggunakan semua atau sebagian dari film, warta berita, podcast, acara televisi atau materi copyright pihak ketiga manapun dalam produksi atau presentasi Aetna, anda harus mendapatkan persetujuan tertulis yang diperlukan dari pemilik hak cipta. Hubungi IP legal counsel internal untuk bantuan lebih lanjut.
Saya ingin menggunakan kutipan artikel yang memiliki copyright Aetna untuk presentasi kepada tim saya. Bagaimana saya mendapatkan izin menggunakan copyright tersebut? Aetna mempunyai perjanjian izin dengan Copyright Clearance Center. Hal ini memungkinkan kami untuk membagi jutaan isi publikasi, baik melalui fotocopy atau transmisi elektronik, namun hanya untuk di dalam lingkungan Aetna dan hanya di bawah kondisi tertentu. Hubungi IP legal counsel internal untuk mengetahui jika artikel yang anda ingin gunakan dilindungi dalam perizinan tersebut. Jika anda memang menggunakan bahan berhak cipta, berikan catatan khusus untuk menunjukan penulis dan sumbernya. Saya menemukan artikel di Internet yang ingin saya bagikan dengan rekan kerja saya. Bolehkah saya salin dan jadikan satu dengan dokumen saya? Bolehkah saya kirimkan melalui email? Tidak. Kecuali dilindungi di bawah lisensi Aetna’s Copyright Clearance Center, anda tidak boleh menyalin artikel tanpa izin tertulis dari pemiliknya. Sebagai gantinya, anda bisa mengirimkan email dengan link yang merujuk kepada artikel tersebut.
Political, Legislative and Regulatory Activities Personal political activities Aetna encourages employee participation in political activities as citizens of their country, state, county, city, municipality and neighborhood. This includes voting in elections and becoming educated about issues that affect the community and Aetna. However, your involvement in politics must remain separate from your responsibilities as an employee. Avoid even the appearance that there is an Aetna link to your political work, your political opinions, or that Aetna endorses your political activity. It is also important to avoid even the appearance that a political contribution is being made in order to influence official action or otherwise gain an improper advantage for Aetna. In some cases, personal contributions by Aetna officers, directors and senior managers, or even by their spouses and children in specific states, to government officeholders or a person running for office (e.g., Governor) that has or will have a direct or indirect ability to influence who will receive an award, may limit or disqualify Aetna from public procurement activity as well as jeopardize current accounts. Refer to our Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and Other Anti-Corruption Laws Compliance Policy and consult your Business Compliance Officer, Federal & State Government Affairs (F&SGA) or internal legal counsel for additional guidance.
Using Aetna resources for political purposes Use of Aetna resources for any political activity must be processed through F&SGA, no matter what the source of the resources (corporate, business segment or region resources). For our International businesses, approval by International Compliance or internal legal counsel is required.
Bolehkah saya menyalin program software yang saya gunakan di tempat kerja dan menggunakannya di komputer rumah saya? Adalah hal yang illegal untuk menyalin software computer atau dokumen yang berhubungan dengan hal tersebut tanpa persetujuan dari pemilik software tersebut. Dalam beberapa perjanjian lisensi produk software memperbolehkan anda untuk mempunyai salinan sebagai cadangan atau bukan untuk penggunaan secara bersamaan, namun sebaiknya anda bertanya kepada Manajer IT atau manajer anda sebelum mengkopi-nya ke komputer lain.
Kegiatan Politik, Perundang-undangan, Dan Peraturan Kegiatan politik pribadi Aetna mendorong karyawannya untuk berpartisipasi dalam kegiatan politik sebagai warga negara, penduduk provinsi, daerah, kota, kotamadya dan lingkungan tetangga. Ini termasuk memilih dalam pemilihan suara dan teredukasi mengenai masalah-masalah yang mempengaruhi masyarakat dan Aetna Namun demikian, keterlibatan anda dalam politik harus tetap terpisah dari tanggung jawab anda sebagai karyawan. Hindari kesan bahwa kerja politik dan pendapat politik anda mempunyai hubungan dengan Aetna, atau bahwa Aetna mendukung kegiatan politik anda. Juga penting untuk menghindari kesan bahwa sumbangan politik yang dibuat mempunyai tujuan untuk mempengaruhi tindakan resmi atau mengambil keuntungan yang tidak wajar untuk Aetna. Dalam beberapa kasus, sumbangan pribadi dari pejabat Aetna, direktur dan manajer senior, atau bahkan pribadi dari suami/istri dan anak-anak mereka di beberapa negara bagian, kepada pejabat pemerintah atau seorang yang mencalonkan diri untuk menduduki jabatan di pemerintahan (contohnya Gubernur) yang mempunyai atau akan mempunyai kemampuan secara langsung atau tidak langsung untuk mempengaruhi siapa yang akan menerima sebuah penghargaan, lebih baik membatasi atau mendiskualifikasikan Aetna dari Silakan merujuk ke Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) dan Other Anti-Corruption Law Compliance Policy dan berkonsultasi dengan Business Compliance Officer, Federal & State Goverment Affairs (F&SGA) atau legal counsel internal sebagai panduan tambahan.
41
Federal Elections It is against the law to use Aetna resources to make any political contribution related to a federal election, whether to a candidate, political party or political action committee (PAC). Contact F&SGA if you have questions. The law does allow Aetna to use its resources to support the administration of the Aetna PAC. However, we are not permitted to contribute Aetna resources to the Aetna PAC for election contribution purposes.
Your involvement in politics must remain separate from your responsibilities as an employee.
Menggunakan sumber daya Aetna untuk tujuan politik Penggunaan sumber daya Aetna untuk aktifitas politik apapun harus diproses melalui F&SGA, terlepas dari sumber daya yang diperlukan (korporasi, segmen bisnis atau sumber daya daerah). Untuk bisnis Internasional, diperlukan persetujuan dari International Compliance atau internal legal counsel. Pemilihan Federal Adalah bertentangan dengan hukum apabila menggunakan sumber daya Aetna untuk membuat sumbangan politik apapun yang berhubungan dengan pemilihan umum federal, apakah itu kandidat, partai politik atau political action committe (PAC). Silakan hubungi F&SGA jika anda punya pertanyaan. Hukum memungkinkan Aetna untuk menggunakan sumber dayanya untuk mendukung administrasi dari Aetna PAC. Namun demikian, kami tidak diperkenankan menyumbangkan sumber daya Aetna kepada Aetna PAC untuk tujuan sumbangan pemilihan umum.
Keterlibatan anda di dalam politik harus terpisah dari kewajiban anda sebagai karyawan.
42
State Elections
Pemilihan Umum Negara Bagian
In some states we may use Aetna corporate resources for state election purposes, as allowed by that state’s law.
Di beberapa negara bagian kami dapat memanfaatkan sumber daya perusahaan Aetna untuk tujuan pemilu negara bagian, sebagaimana diperbolehkan oleh hukum negara bagian tersebut.
Lobbying Lobbying is the practice of communicating with government officials about matters that are important to Aetna. Lobbying is strictly regulated by Federal and State government rules and Aetna’s own policies. Aetna employees may not communicate with elected officials or their staffs on behalf of Aetna without clearance from Federal & State Government Affairs (F&SGA). As a general rule, communications with other specific government personnel are the responsibility of specific groups within Aetna, including Federal & State Government Affairs, Compliance and Law. Roles, responsibilities and contacts for each of these groups can be found on Aetna’s internal website. All other employees, with the exception of certain designated employees, must seek authorization from the appropriate group before contacting, responding to, or meeting with government personnel. If in doubt about whom to contact for authorization, seek clarification from your Business Compliance Officer or Federal & State Government Affairs. • Only Federal & State Government Affairs (F&SGA) may hire lobbyists to help Aetna. • There are specific and detailed federal and state rules regarding the use of corporate funds to procure or lobby for a government contract. Only F&SGA can determine appropriateness on a case by case basis. • We do not use Aetna resources to lobby for or influence the awarding of any government business to Aetna without specific approval from F&SGA or International Compliance, as appropriate.
Q&A I want to attend a political fundraiser in order to further business relations with a certain company. Can Aetna reimburse my costs for this event? Attendance at, or use of, Aetna or Aetna PAC resources for, a political event on behalf of Aetna or Aetna PAC requires prior approval from Federal & State Government Affairs (F&SGA). Speak to F&SGA before attending this event as a representative of Aetna.
Melobi Melobi adalah praktek berkomunikasi dengan aparat pemerintah mengenai hal yang penting bagi Aetna. Melobi diatur dengan ketat oleh peraturan Federal dan Negara Bagian serta oleh kebijakan Aetna sendiri. Karyawan Aetna tidak boleh berkomunikasi dengan pejabat terpilih atau stafnya atas nama Aetna tanpa pengawasan dari Federal & State Government Affairs (F&SGA). Secara umum, komunikasi dengan petugas pemerintah tertentu lainnya merupakan tanggung jawab kelompok tertentu dalam lingkungan Aetna, termasuk Federal & State Government Affairs, Compliance and Law. Peran, tanggung jawab dan kontak untuk tiap kelompok ini dapat ditemukan di situs internal Aetna Untuk karyawan lainnya, dengan pengecualian karyawan lain yang ditunjuk, hal ini harus mendapat wewenang dari kelompok yang seharusnya sebelum menghubungi , menjawab atau bertemu dengan pejabat pemerintah. Jika ragu mengenai siapa yang harus dihubungi sehubungan dengan kewenangan, carilah penjelasan dari Business Compliance Officer dan State Goverment Affairs. • Hanya Federal & State Government Affairs (F&SGA) yang diperbolehkan memperkerjakan pelobi untuk membantu Aetna • Ada aturan khusus dan terinci untuk negara bagian tertentu mengenai penggunaan dana perusahaan untuk melobi dan mendapatkan kontrak dari pemerintah. Hanya F&SGA yang dapat menentukan kelayakan berdasarkan kasus per kasus. • Kami tidak menggunakan sumber daya Aetna untuk melobi atau untuk mempengaruhi pemberian penghargaan dari bisnis pemerintah manapun tanpa mendapat persetujuan khusus dari F&SGA atau International Compliance sebagaimana seharusnya.
Q&A Saya ingin menghadiri pengumpulan dana politik dengan tujuan memperluas hubungan bisnis dengan perusahaan tertentu. Bolehkah Aetna mengganti biaya saya untuk acara ini? Menghadiri, atau menggunakan sumber daya Aetna atau Aetna PAC untuk acara politik atas nama Aetna atau Aetna PAC memerlukan persetujuan sebelumnya dari Federal & State Government Affairs (F&SGA). Bicaralah dengan F&SGA sebelum menghadiri acara ini sebagai perwakilan dari Aetna.
43
Communicating Publicly When communicating in any public venue — including via the Internet or on social media sites — if your Aetna affiliation is known, you must take care to keep your own views separate from Aetna’s views. All communications (such as e-mails, letters, speeches or presentations) that are intended for a broad external audience — for example: all providers, all producers — must be reviewed and approved by the Marketing, Product and Communications department, together with internal legal counsel as necessary. All media inquiries should be directed to Corporate Communications for response. Or, you may direct the caller to the Media Relations Line at the following number: • 1-860-273-0888 — for corporate inquiries, including financial, litigation, corporate strategy and public affairs; health and related business inquiries, including product, network, service, technology and coverage issues; as well as all inquiries from regional media. Designated employees who regularly interact with the media on Aetna’s behalf must not publicly disagree with Aetna’s official positions. This is because it may be hard for the media to separate the personal views of these employees from our official company positions. Inquiries from financial analysts or shareholders must be directed to the Chief Financial Officer, or Head of Investor Relations. Only senior managers and those designated by Aetna for government relations or legal work can formulate and express Aetna’s views on legislation, regulations or government action. Other employees may communicate Aetna’s views only with specific guidance from F&SGA. Requests from suppliers for product or service endorsements should be directed to the Procurement mailbox.
Berkomunikasi Secara Publik Ketika berkomunikasi dalam acara publik – termasuk melalui internet atau situs media sosial – Jika anda diketahui memiliki afiliasi dengan Aetna, anda harus berhati-hati untuk selalu membedakan pendapat anda sendiri dengan pendapat Aetna. Semua komunikasi (seperti email, surat, pidato atau presentasi) yang ditujukan untuk masyarakat luas, - contohnya: semua penyedia, semua produser – harus dipelajari dan disetujui oleh Marketing, Product and Communications departement, bersama dengan internal legal counsel sebagaimana perlunya. Semua permintaan media harus ditujukan kepada Corporate Communication untuk respon. Atau, anda bisa mengarahkan pemanggil ke Media Relations Line di nomor berikut: • 1-860-273-0888 – atau permintaan korporasi, termasuk keuangan, perkara pengadilan, strategi perusahaan dan hubungan masyarakat; kesehatan dan permintaan yang berhubungan dengan bisnis, termasuk produk, jaringan, pelayanan, teknologi, dan cakupan masalah; sebagaimana juga semua permohonan dari media regional. Karyawan yang ditunjuk untuk berinteraksi secara berkala dengan media atas nama Aetna secara publik tidak boleh menentang posisi resmi Aetna. Hal ini akan menyulitkan media untuk membedakan pendapat karyawan secara pribadi dengan pendapat resmi dari perusahaan. Permohonan dari analis keuangan atau pemegang saham harus ditujukan kepada Chief Financial Officer, atau Head of Investor Relations. Hanya manajer senior dan mereka yang ditunjuk oleh Aetna untuk berhubungan dengan pemerintahan atau bagian hukum yang dapat merumuskan dan mengeluarkan pandangan Aetna mengenai masalah legislasi, pelaksanaan peraturan atau pemerintahan. Karyawan lainnya dapat mengkomunikasikan pandangan Aetna dengan panduan tertentu dari F&SGA. Permintaan dari pemasok untuk produk atau dukungan pelayanan harus ditujukan ke Procurement mailbox
44
Q&A
Q&A
I am active on a social media site. If I have an opportunity to post information that would be good for our business, may I post it?
Saya aktif di situs media sosial. Jika saya punya kesempatan untuk mengunggah informasi yang baik untuk bisnis kami, bolehkah saya lakukan?
You may not speak for Aetna unless your management has given you approval to do so. If you post information that relates to your job responsibilities, you must disclose your affiliation with Aetna, and clearly state that your comments reflect your personal opinions and do not necessarily reflect the opinions of Aetna. Never post Aetna confidential information on a social media site or any other website.
Anda tidak diperkenankan berbicara atas nama Aetna kecuali manajemen anda telah memberikan persetujuan untuk melakukannya. Jika anda mengunggah informasi yang berhubungan dengan tanggung jawab anda, anda harus ungkapkan afiliasi anda dengan Aetna, dengan jelas menyatakan bahwa komentar anda merefleksikan pendapat pribadi anda dan tidak merefleksikan pendapat Aetna. Jangan pernah mengunggah informasi rahasia Aetna di situs media sosial atau situs lainnya.
May I use Aetna letterhead to write a letter to the editor of my local paper? I believe the issue is important to our company. You may not use Aetna letterhead or your Aetna job title to write about any issue unless you have been authorized by Aetna to do so. If you believe the issue requires an official response from Aetna, speak to your manager and Business Compliance Officer to determine if it is appropriate for you to speak on Aetna’s behalf. The supplier who provides software enhancement services to my department asked me to provide a quote he can post on his company website about how much Aetna values his services. As long as I only say good things, is this okay? No. You may never speak for Aetna unless you have permission to do so. In this case, you should refer the request to the Procurement department.
Dapatkan saya menggunakan kop surat Aetna untuk menulis surat kepada editor surat kabar setempat? Saya percaya masalah ini penting bagi perusahaan kami. Anda tidak diperkenankan menggunakan kop surat Aetna atau jabatan kerja anda di Aetna untuk menulis mengenai masalah apapun kecuali anda telah diberikan wewenang oleh Aetna untuk melakukannya. Jika anda percaya masalahnya memerlukan respon resmi dari Aetna, bicaralah dengan manajer anda atau Business Compliance Officer untuk menentukan apakah anda layak untuk berbicara atas nama Aetna Pemasok yang menyediakan pelayanan peningkatan perangkat lunak di departemen saya menanyakan untuk memberikan penawaran yang bisa diunggah di situs perusahaannya mengenai seberapa besar Aetna menilai pelayanannya. Selama saya mengatakan hal yang baik, apakah ini diperbolehkan? Tidak. Anda tidak diperkenankan berbicara atas nama Aetna kecuali anda memiliki izin untuk melakukannya. Dalam kasus ini, anda sebaiknya merujuk permintaan ini kepada Procurement Department.
45
46
Because companies are watched closely, any public statement that may be linked to Aetna must be given with care. You may not speak for Aetna unless you have received approval to do so. Karena perusahaan diawasi dengan ketat, pernyataan publik apapun yang mungkin berkaitan dengan Aetna harus diberikan dengan hati-hati. Anda tidak diperkenankan berbicara atas nama Aetna kecuali anda telah mendapat persetujuan untuk melakukannya.
47
3. Our Promises to One Another We treat one another with respect and collaborate to achieve results. 3. Janji Kami Satu Sama Lain Kami memperlakukan satu sama lain dengan sikap hormat dan bekerja sama untuk meraih hasil.
48
Respect in the Workplace We strive for a workplace that is inclusive and safe for our employees and business partners. Our policies and programs are designed to promote fairness and respect for all individuals and to foster a workplace where diversity and inclusion are valued. We treat one another with respect and collaborate to achieve results. We do not tolerate discrimination, harassment or retaliation. Behaviors that put our employees or business partners at risk are not allowed.
Sikap hormat di tempat kerja
Fair employment practices
Kami berjuang demi tempat kerja yang inklusif dan aman bagi karyawan kami dan rekan bisnis kami. Kebijakan dan program kami dirancang untuk mempromosikan keadilan dan sikap hormat terhadap semua individu dan membina tempat kerja di mana perbedaan dan partisipasi dihargai. Kami memperlakukan satu sama lain dengan sikap hormat dan bekerja sama untuk meraih hasil. Kami tidak memperkenankan perilaku yang menempatkan karyawan atau rekan bisnis kami dalam bahaya.
Aetna’s goal is to have a work force that reasonably reflects the diversity of qualified talent available in the labor market.
Perlakuan yang adil untuk karyawan
We base employment decisions, including selection, development and compensation decisions, on an individual’s qualifications, skills and performance. We do not base these decisions on personal characteristics or status, such as race or ethnicity, color, sex, pregnancy, national origin, citizenship, ancestry, religion, age, disability, military status, veteran status, sexual orientation, gender identity and/or expression, marital or family status, and/or genetic information. As a federal contractor, in the U.S. we take affirmative action to recruit, employ and develop women, people of color, veterans and individuals with disabilities. You can find more details on Aetna’s Equal Employment and Affirmative Action policies in Access HR. If you work outside of the U.S., please contact your assigned HR Representative to learn more about the policies that apply to you.
Aetna memiliki tujuan untuk mempunyai angkatan kerja yang merefleksikan secara wajar perbedaan dari talent yang berkualitas di bursa kerja. Keputusan kepegawaian kami, termasuk seleksi kepegawaian, pengembangan karyawan dan keputusan kompensasi karyawan berdasarkan kualifikasi, keahlian dan kinerja karyawan. Keputusan kami tidak berdasarkan karakter atau status individu tertentu, seperti ras atau etnik, warna kulit, jenis kelamin, kehamilan, asal-usul kebangsaan, kewarganegaraan, keturunan leluhur, agama, usia, cacat mental, status militer, status veteran, orientasi seksual, identitas jenis dan/atau ekspresi, status keluarga, dan atau informasi genetika. Sebagai kontraktor federal, di Amerika Serikat kami mengambil tindakan yang tegas dalam merekrut, memperkerjakan dan membangun wanita, orang berkulit warna, pensiunan dan individu dengan cacat mental. Anda bisa mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai hal ini dalam kebijakan Aetna’s Equal Employment and Affirmative Action di Access HR. Jika anda bekerja di luar Amerika Serikat, mohon menghubungi perwakilan HR anda untuk mempelajari lebih banyak mengenai kebijakan yang diterapkan kepada anda.
49
Harassment-free workplace
Tempat Kerja yang bebas dari pelecehan
We strive to have a workplace that is free from harassment.
Kami berusaha untuk memiliki tempat kerja yang bebas dari pelecehan
Harassment is any behavior that unreasonably interferes with a person’s job performance or creates a workplace that is intimidating, hostile or offensive. We treat others with respect, and refrain from unwelcome or potentially offensive verbal or physical behavior, including slurs, name calling, jokes, touching and other potentially harassing or intimidating actions. We do not tolerate inappropriate behavior or harassment involving employees or business partners, including when it is based on the characteristics or statuses described above. Aetna has the discretion to decide what behavior is not acceptable in our workplace. We will discipline those who act in an unacceptable way. Managers are expected to: • Administer Aetna policies and programs in a way that is appropriate, consistent and does not discriminate. • Monitor the workplace and take steps to prevent and address inappropriate behavior. • Support our fair hiring practices and policies. • Make reasonable accommodations for workers with disabilities in keeping with Aetna policies and the law.
50
Pelecehan adalah sikap apapun yang menganggu secara tidak wajar dengan kinerja seseorang atau menciptakan tempat kerja yang mengintimidasi, penuh permusuhan, atau menyinggung perasaan. Kami memperlakukan satu sama lain dengan sikap hormat, dan menahan diri dari sikap yang menyinggung perasaan secara lisan atau fisik, termasuk cercaan, julukan nama, gurauan, sentuhan dan tindakan lain yang melecehkan atau mengintimidasi. Kami tidak memberikan toleransi terhadap sikap yang tidak wajar atau pelecehan yang melibatkan karyawan atau rekan bisnis, termasuk ketika didasari atas karakteristik atau status sebagaimana yang disebutkan di atas. Aetna memiliki kebijaksanaan untuk memutuskan perilaku apa yang tidak dapat diterima dalam tempat kerja. Kami akan menindak mereka yang berbuat dengan cara yang tidak bisa diterima. Para manajer diharapkan untuk: • Mengelola kebijakan dan program Aetna dengan cara yang wajar, konsisten dan tidak membeda-bedakan. • Mengawasi tempat kerja dan mengambil langkah untuk mencegah dan menyampaikan perilaku yang tidak wajar. • Mendukung praktik dan kebijakan dengan memperkerjakan individu secara adil. • Secara wajar mengakomodasi para pekerja yang memiliki disabilitas dengan tetap menjaga kebijakan dan hukum Aetna.
To avoid even the appearance of favoritism in the workplace, people with close personal relationships may not be in supervisory/subordinate reporting relationships or other positions of authority that can influence employment decisions. Personal relationships To avoid even the appearance of favoritism in the workplace, people with close personal relationships may not be in supervisory/subordinate reporting relationships or other positions of authority that can influence employment decisions. For example, you may not supervise or be supervised by a relative, or anyone with whom you have a close personal relationship. If you find yourself in this situation, you must disclose it by calling the HR Contact Center or your Business Compliance Officer. Failure to disclose a personal relationship in your reporting chain can be grounds for disciplinary action.
Untuk menghindari kesan pilih kasih di tempat kerja, orang orang yang memiliki hubungan pribadi tidak berada dalam posisi hubungan pelaporan atasan bawahan atau posisi otoritas lainnya yang bisa mempengaruhi keputusan kepegawaian. Hubungan pribadi Untuk menghindari kesan pilih kasih di tempat kerja, orang-orang yang memiliki hubungan pribadi tidak berada dalam posisi hubungan pelaporan atasan bawahan atau posisi otoritas lainnya yang bisa mempengaruhi keputusan kepegawaian Contohnya, anda tidak mengawasi atau diawasi oleh seorang kerabat, atau siapapun yang mana anda memiliki hubungan pribadi yang dekat. Jika anda mendapatkan diri anda dalam situasi ini, anda harus mengungkapkannya dengan menghubungi HR Contact Center atau Business Compliance Officer anda. Kegagalan dalam mengungkapkan hubungan pribadi dalam rantai pelaporan bisa menjadi dasar untuk tindakan disipliner.
51
Q&A
Q&A
A co-worker sometimes tells off-color jokes in the break room. Most people laugh, but he makes some of us uncomfortable. What should I do?
Seorang rekan kerja terkadang menceritakan gurauan yang bernuansa warna kulit di ruang istirahat. Kebanyakan orang tertawa, namun hal ini membuat beberapa dari kami tidak nyaman. Apa yang sebaiknya saya lakukan?
Tell your co-worker that the jokes make you uncomfortable and he should stop. If you are not comfortable addressing it with the co-worker, or, if addressing it does not work, speak to your manager, call Human Resources or contact AlertLine to report the situation. I believe my manager favors someone in our area. Should I call AlertLine about this? Generally, you should contact the HR Contact Center to discuss workplace concerns. However, if you are uncomfortable doing so and would prefer to remain anonymous, you may contact AlertLine at any time for any employment situation that concerns you. I supervise the woman that my son is planning to marry. What should I do? Disclose this situation to your manager, Human Resources or your Business Compliance Officer. They will work together to see if a change in reporting relationships is needed.
Sampaikan kepada rekan kerja anda bahwa gurauan tersebut membuat anda tidak nyaman dan dia sebaiknya berhenti. Jika anda tidak nyaman menyampaikannya dengan rekan kerja tersebut, atau, jika penyampaian tersebut tidak berhasil, bicaralah dengan manajer anda, Human Resources atau hubungi AlertLine untuk melaporkan situasi tersebut. Saya rasa manajer saya bersikap pilih kasih terhadap seseorang di tempat kami. Haruskan saya menghubungi AlertLine mengenai ini? Secara umum, anda sebaiknya menghubungi HR Contact Center untuk mendiskusikan permasalahan di tempat kerja. Namun, jika anda merasa tidak nyaman melakukannya dan anda boleh memilih sebagai Anonymous untuk menghubungi AlertLine kapan saja untuk masalah-masalah situasi kepegawaian yang meresahkan anda. Saya membawahi wanita di mana anak saya berencana untuk menikahinya. Apa yang sebaiknya saya lakukan? Beritahukan situasi ini kepada manajer anda, Human Resources atau Business Compliance Officer anda. Mereka akan bekerja sama untuk melihat apakah perlu perubahan dalam hubungan pelaporan tersebut
52
Safe and Healthy Workplace
Lingkungan kerja yang aman dan sehat
We want a workplace that protects the health and safety of our employees and business partners. That is why Aetna prohibits intimidating behavior, threats and acts of violence in our workplace. We also require our employees to come to work free from the negative effects of drugs or alcohol and be able to perform all of their job duties.
Kami menginginkan lingkungan kerja yang melindungi kesehatan dan keamanan karyawan dan rekan bisnis kami. Itulah sebabnya Aetna melarang sikap mengintimidasi, mengancam, dan bertindak kasar di lingkungan kerja Aetna. Kami minta agar setiap karyawan menciptakan lingkungan kerja yang bebas dari pengaruh negatif dari obat-obatan atau alkohol dan bisa melakukan tugas pekerjaan mereka dengan baik.
Alcohol and drugs Our Alcohol and Drug policy does not allow you to unlawfully make, distribute, dispense, possess, use, transfer, solicit, purchase or sell: • Alcoholic beverages. • Controlled substances. • Illegal or prescription drugs.
Alkohol dan obat– obatan Kebijakan alkohol dan obat– obatan kami tidak memperbolehkan anda untuk membuat, menyalurkan, menyebar informasi, memiliki, menggunakan, memindahkan, mengumpulkan, membeli atau menjual secara tidah sah :
This Alcohol and Drug policy applies while you are on Aetna property and while you are doing Aetna business anywhere. You can find more details on this policy in AccessHR.
• Minuman beralkohol • Zat yang dikendalikan • Obat bius illegal atau dengan beresep dokter Sebagai tambahan, jika anda dituduh atas tidak adanya pengakuan terhadap kejahatan sehubungan dengan obat-obat terlarang yang terjadi dilingkungan kerja, anda diminta untuk memberitahu manajer anda atas tuduhan atau pengakuan tersebut dalam lima hari kerja.
To help you comply with our Alcohol and Drug policy, many Aetna offices have an Employee Work/Life Assistance (EWLA) program which offers assessment, counseling and referrals for alcohol and drug-related problems.
Kebijakan mengenai alkohol dan obat-obatan ini berlaku ketika anda berada dalam lingkungan Aetna dan ketika sedang mengerjakan bisnis Aetna dimana saja. Anda bisa mendapatkan rincian lebih lanjut mengenai kebijakan ini di AccessHR.
If you believe that you have experienced or witnessed inappropriate behavior, you must report it to your manager, a senior manager, the HR Contact Center or anonymously by calling AlertLine. Our non-retaliation policies protect anyone who makes a report in good faith.
Untuk membantu anda dalam menjalankan kebijakan alkohol dan obat-obatan, banyak kantor Aetna yang memiliki program Employee Work/Life Assistance (EWLA) yang menawarkan pengkajian, konsultasi dan rujukan untuk masalah yang berhubungan dengan alkohol dan obat-obatan.
For more information on our employment policies, practices and expected behaviors, see the Workplace Policies section in AccessHR.
Jika anda yakin telah mengalami atau menyaksikan perilaku yang tidak wajar, anda harus melapor kepada manajer, senior manajer dan HR Contact Center atau secara anonim kepada AlertLine. Kebijakan tanpa pembalasan kami melindungi siapapun yang membuat laporan dengan itikad baik.
In addition, if you are convicted of or plead no contest to a drug-related crime occurring in the workplace, you are required to tell your manager within five days of the conviction or plea.
Security is everyone’s concern at Aetna.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai kebijakan kepegawaian kami, praktek dan perilaku yang diharapkan, lihat bagian Kebijakan Tempat Kerja di AccessHR.
53
Security and workplace violence
Keamanan dan kekerasan di tempat kerja
Security is everyone’s concern at Aetna. We do not allow unauthorized or unwanted persons to trespass on Aetna property. Each of us must be aware of specific security concerns that may exist at our workplace and report any suspicious persons or activities.
Keamanan merupakan perhatian setiap orang di Aetna. Kami tidak memperkenankan seseorang yang tidak berwenang atau diinginkan melanggar kepemilikan Aetna. Setiap kita harus menyadari hal-hal yang mungkin terjadi sehubungan dengan keamanan di lingkungan kerja, dan harus melaporkan setiap kegiatan atau orang yang mencurigakan.
In accordance with applicable laws, Aetna policy generally prohibits bringing weapons, firearms, ammunition, explosive devices and dangerous substances onto Aetna property. We do not tolerate acts or threats of violence, either verbal or physical. If you are in the U.S., report any danger or threat, immediately to Corporate Security at 1-800-682-3213 and/or to your local police. If you are outside of the U.S., contact local law enforcement.
Q&A A co-worker seems to be anxious and unusually sensitive. Yesterday she spoke very harshly to another co-worker. What should I do? We encourage you to be alert to sudden or dramatic changes in the workplace environment. Speak to your manager about the situation. If I am attending an event on behalf of Aetna, is it OK to have a glass of wine with dinner? Moderate intake of alcohol, such as a glass of wine with dinner, is permissible at an Aetna event. However, if you will be driving or if the alcohol will impair your ability to interact with others in a courteous and business-like manner, you should refrain.
54
Sesuai dengan hukum dan kebijakan yang berlaku secara umum Aetna melarang karyawan membawa senjata, senjata api, amunisi, bahan peledak dan zat yang berbahaya di lingkungan Aetna. Aetna tidak mentoleransi tindakan atau ancaman kekerasan baik secara lisan ataupun secara fisik. Jika anda berada di Amerika Serikat, segera laporkan bahaya atau ancaman kepada Corporate Secuity di 1-800-682-3213 dan atau polisi setempat. Jika anda berada di luar Amerika Serika, hubungi penegak hukum setempat.
Q&A Seorang rekan kerja nampaknya resah dan sensitif secara tidak wajar. Kemarin dia berbicara sangat kasar kepada rekan kerja yang lain. Apa yang sebaiknya saya lakukan? Kami mendorong anda agar waspada terhadap perubahan tiba-tiba atau dramatis di lingkungan tempat kerja. Bicaralah kepada manajer anda mengenai situasi tersebut. Jika saya menghadiri suatu acara atas nama Aetna, bolehkan meminum segelas anggur pada saat makan malam? Mengkonsumsi alkohol secara moderat, seperti segelas anggur pada saat makan malam diperkenankan di acara Aetna. Namun, jika anda akan mengemudi atau jika mengkonsumsi alkohol bisa mengurangi kemampuan dan kesopanan anda dalam berinteraksi bisnis dengan yang lain, anda sebaiknya menahan diri.
55
4. O ur Promises to Conduct Business Fairly Aetna’s reputation and continued success depend on each of us conducting business in a fair, honest and responsible manner.
4. Janji Kami Menjalankan Bisnis Secara Adil Reputasi Aetna dan keberhasilan yang berkelanjutan tergantung pada tiap-tiap dari kita menjalankan bisnis dengan cara yang adil, jujur dan bertanggung jawab.
56
Our products and services are primarily contractual promises. As we strive to outperform our competition, we will do so honestly, openly, fairly and with integrity. We will deal fairly with our customers, members, providers, suppliers, regulators, shareholders and others around the world with whom we do business.
Guidelines for Fair Dealing In conducting Aetna business, we follow these guidelines: • Refuse to participate in any conduct or sales or other practice that is intended to mislead, manipulate, or take unfair advantage of anyone, or misrepresent Aetna products, services, contract terms or policies to anyone. • Refuse to be part of the following or any other practices that may illegally restrain competition: --Fixing prices --Allocating or dividing markets or customers --Boycotting or refusing to deal with competitors, customers or suppliers • Do not discuss or share sensitive competitive information (for example, relating to pricing or market share) with representatives of other companies or industry and trade associations, unless your manager, in consultation with internal legal counsel or your Business Compliance Officer, has given you approval to do so. • Do not take part in industry or trade associations unless your manager approves it after talking with internal legal counsel or your Business Compliance Officer. • Never break any law or regulation, including unfair trade or insurance practices laws. • Consult with internal legal counsel on any matter relating to actual or potential noncompliance with any law or regulation or any of Aetna’s contractual commitments. • Know and follow our Records Retention and Destruction Policy. Never destroy a document that could be relevant to an anticipated or pending lawsuit or investigation. On these issues, seek the direction of internal legal counsel.
Recoupment policy Some senior executives are subject to Aetna’s policy on recoupment of performance-based compensation. Under this policy, Aetna may recoup (that is, recover) specified performance-based compensation from an executive under certain circumstances in the event there is a material restatement of Aetna’s financial results.
Produk dan pelayanan kami merupakan janji yang bersifat kontrak pada umumnya. Selagi kami berjuang mengungguli pesaing kami, kami akan melakukannya dengan jujur, terbuka, adil, dan dengan integritas. Kami akan bertransaksi secara adil dengan nasabah, anggota, penyedia, pemasok, pembuat peraturan, pemegang saham kami dan yang lain di seluruh dunia dengan siapa saja kami melakukan bisnis.
Panduan untuk bertransaksi secara adil Dalam menjalankan bisnis Aetna, kami mengikuti pedoman ini: • Menolak untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan atau penjualan atau praktek lainnya yang bertujuan menyesatkan, memanipulasi, atau mengambil keuntungan yang tidak adil dari siapapun, atau salah mewakilkan produk, pelayanan, ketentuan kontrak atau kebijakan Aetna kepada orang lain. • Menolak mengambil bagian praktek atau hal lainnya yang bisa menahan persaingan secara ilegal sebagaimana berikut: --Menetapkan harga --Membagi-bagi atau memisah-misahkan pasar atau konsumen --Memboikot atau menolak bertransaksi dengan pesaing, nasabah, atau pemasok • Dilarang mendiskusikan atau membagi informasi sensitif dalam persaingan (contohnya, sehubungan dengan penentuan atau pembagian pasar) dengan perwakilan dari perusahaan atau industri lain dan asosiasi perdagangan, kecuali sudah berkonsultasi dengan manajer anda dan internal legal counsel atau Business Compliance Officer yang telah memberikan anda persetujuan untuk melakukannya. • Dilarang mengambil bagian dalam industri atau asosiasi perdagangan kecuali telah berbicara dan mendapat persetujuan dari manajer anda, internal legal counsel atau Business Compliance Officer. • Jangan pernah melanggar hukum atau peraturan, termasuk perdagangan atau hukum praktek asuransi yang tidak adil. • Konsultasikan dengan internal legal counsel setiap hal yang berhubungan dengan fakta dan potensial pelanggaran dengan hukum atau peraturan apapun atau setiap dari komitmen kontraktual Aetna. • Ketahui dan ikuti Records Retention and Destruction Policy. Jangan pernah menghancurkan dokumen yang mungkin relevan terhadap penyelidikan atau tuntutan hukum yang sedang dalam antisipasi atau dalam penundaan. Dalam masalah ini, carilah petunjuk dari internal legal counsel.
57
Preventing fraud, dishonesty and criminal conduct Each of us has a responsibility to do our job honestly and in compliance with applicable laws, regulations and ethics rules. Fraud, dishonesty or criminal conduct by anyone doing work for, or business with, Aetna is not allowed. Examples of conduct that is not allowed include: • Stealing employee or Aetna property. • Misusing an Aetna computer, telephone, e-mail or other resource. • Making false records or reports, such as signing another person’s name, providing inaccurate information on your timesheet, altering an Aetna document or logging in an Aetna database activities not actually performed. • Destroying, changing, falsifying or hiding evidence of any activity that violates this Code of Conduct. If you see or suspect fraud, dishonesty or criminal conduct, immediately report the situation to Investigative Services, internal legal counsel, or your Business Compliance Officer. You may also report your concern anonymously via AlertLine or by writing to the post office box address listed on the Resources page at the end of this Code. You must cooperate and be truthful during all Aetna investigations. If law enforcement or another government agency contacts you about a possible violation, immediately report the contact to Investigative Services, internal legal counsel or your Business Compliance Officer.
Do not: • Talk about a matter involving a possible violation with anyone except those authorized to investigate the matter. • Discipline an employee or officer until you: --Talk to Investigative Services, and --Are cleared to do so by your Business Compliance Officer or internal legal counsel, in consultation with HR. • Promise not to report the conduct. • Try to talk anyone out of reporting real or suspected illegal activity or improper conduct to any law enforcement or government agency. • Retaliate against anyone because he or she in good faith: --Reports a possible violation of law, regulation or Aetna policy, --Helps Aetna or a government agency investigate a possible violation, or --Files or participates in a proceeding to address a possible violation.
58
Kebijakan ganti rugi Ketahui dan ikuti Records Retention and Destruction Policy. Jangan pernah menghancurkan dokumen yang mungkin relevan terhadap penyelidikan atau tuntutan hukum yang sedang dalam antisipasi atau dalam penundaan. Dalam masalah ini, carilah petunjuk dari internal legal counsel.
Mencegah penipuan, ketidakjujuran dan tindak kriminal Setiap dari kita memiliki tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan dengan jujur dan menjalankan hukum, peraturan dan etika yang berlaku. Aetna melarang siapapun untuk menipu, berbohong dan melakukan tindak kriminal dalam menjalankan bisnis dan pekerjaan. Contoh perilaku yang tidak diperkenankan termasuk: • Mencuri karyawan atau properti Aetna • Penyalahgunaan komputer, telepon, email atau sumber daya milik Aetna lainnya. • Membuat catatan atau laporan palsu, seperti menandatangani nama orang lain, memberikan informasi yang tidak akurat mengenai kehadiran, mengubah dokumen atau pendataan Aetna dalam database Aetna yang sebenarnya tidak dilakukan. • Menghancurkan, mengganti, memalsukan, menyembunyikan bukti kegiatan yang melanggar kode etik ini. Jika ada melihat atau mencurigai adanya penipuan, ketidakjujuran atau tindak kejahatan, segera laporkan hal tersebut kepada Investigative Services, internal legal counsel atau Business Compliance Officer. Anda bisa juga melaporkan kekhawatiran anda secara rahasia melalui AlertLine, atau mengirim surat ke alamat kotak pos yang terdaftar pada halaman di belakang Panduan ini. Anda harus bekerja sama atau bersikap jujur selama penyelidikan Aetna. Jika penegak hukum atau lembaga pemerintah lain menghubungi anda mengenai kemungkinan pelanggaran, segera laporkan ke Investigate Services, internal legal counsel atau Business Complaince Officer.
Q&A After I attended a meeting with an agent, I learned that the agent had misrepresented an Aetna product to our customer. What should I do? Explain the situation to your manager, internal legal counsel or Business Compliance Officer. They will advise you on how to take steps to correct this issue with the customer and agent. I suspect a coworker is involved in a fraudulent activity. Should I talk to her before I report my suspicion? No. Fraud is a serious offense. If you suspect fraudulent activity, you must report it immediately to Investigative Services, internal legal counsel, or your Business Compliance Officer. You may also report your concern anonymously via AlertLine or by writing to the post office box address listed on the Resources page at the end of this Code. Do not discuss it with anyone else or promise not to report it.
Dilarang: • Membicarakan hal yang melibatkan kemungkinan pelanggaran dengan siapapun kecuali mereka yang berwenang menyelidiki hal tersebut. • Disiplinkan karyawan atau pejabat sampai anda : --Berbicara kepada Investigative Services, dan --Dinyatakan aman melakukannya oleh Business Compliance Officer atau internal legal counsel. • Berjanji tidak melaporkan tindakan tersebut • Membujuk siapapun agar tidak melaporkan kegiatan ilegal yang nyata atau mencurigakan atau tindakan tidak wajar kepada penegak hukum atau lembaga pemerintah. • Membalas tindakan terhadap seseorang karena dia beritikad baik: --Melaporkan kemungkinan pelanggaran hukum, peraturan atau kebijakan Aetna --Membantu Aetna atau lembaga pemerintah yang menyelidiki kemungkinan pelanggaran, atau --Mengajukan berkas atau berpartisipasi dalam pemeriksaan perkara untuk menyampaikan kemungkinan pelanggaran.
Q&A Setelah saya menghadiri pertemuan dengan seorang agen, saya menyadari bahwa dia salah menjelaskan produk Aetna kepada nasabah kami. Apa yang sebaiknya saya lakukan? Jelaskan situasinya kepada manajer Anda, internal legal counsel atau Business Compliance Officer. Mereka akan menyarankan anda untuk mengambil langkah-langkah perbaikan mengenai masalah agen tersebut dengan nasabah. Saya mencurigai seorang rekan kerja terlibat dalam kegiatan penipuan. Haruskan saya berbicara dengannya sebelum saya melaporkan kecurigaan saya? Tidak. Penipuan merupakan pelanggaran yang serius. Jika anda mencurigai kegiatan penipuan, anda harus melaporkan segera kepada Investigative Services, internal legal counsel atau Business Compliance Officer anda. Anda dapat juga melaporkan kekhawatiran anda tanpa nama melalui AlertLine atau mengirim surat ke alamat kotak pos terdaftar pada halaman Sumber Daya di akhir pedoman ini. Jangan mendiskusikannya dengan orang lain atau berjanji tidak melaporkannya.
59
Doing Business Globally Our businesses around the globe must comply with many U.S. and other country, state, local and municipal laws, regulations and rules. Our level of compliance is often tested through federal government audits, state market conduct exams, and other regulatory reviews and requests for information. In all our business locations around the globe, we obey all laws and regulations that apply to Aetna’s business, and we follow all Aetna policies. We recognize that local cultures, customs, and business practices vary from country to country. We respect local customs to the extent possible without breaking the law or violating Aetna policies.
Anti-terrorism, money laundering and boycott compliance In the U.S. and other countries where we do business, laws and regulations exist to combat the financing of actions (through money laundering or other activities) that pose national security or criminal threats. Examples include: terrorism, drug trafficking, and arms and weapons dealing. To ensure Aetna’s full compliance with these laws as they apply to our businesses, you should know and follow Aetna’s International Trade guidelines to ensure compliance with: • Applicable requirements of anti-money laundering laws and regulations of the U.S. and other countries, such as the United Arab Emirates, Ireland, United Kingdom and Singapore. • Requirements of the U.S. Office of Foreign Asset Control (OFAC), including those related to OFAC Country Sanctions or doing business with anyone on the Specially Designated Nationals (SDN) List. • Applicable requirements of the European Union (EU) Financial Sanctions Regime, United Nations Common Foreign and Security Policy (UN CFSP) and Monetary Authority of Singapore (MAS). • Laws prohibiting companies from participating in or cooperating with international trade embargoes, boycotts, or unrecognized sanctions that have been imposed by other countries. If you have questions on how these laws and related guidelines apply, contact International Compliance or your Business Compliance Officer, and promptly report any concerns you may have.
Menjalankan Bisnis Secara Global Secara global bisnis kami harus tunduk kepada sejumlah hukum, ketentuan dan peraturan di Amerika Serikat dan negara lain, negara bagian, lokal dan setempat. Kualitas pelaksanaannya terkadang diuji melalui audit pemerintah federal, ujian pelaksanaan pasar negara bagian, dan tinjauan hukum lainnya dan permohonan informasi. Di semua lokasi bisnis kami di seluruh dunia, kami mematuhi semua hukum dan ketentuan yang berlaku untuk bisnis Aetna, dan kami mengikuti semua kebijakan Aetna. Aetna menyadari bahwa budaya, kebiasaan, praktek bisnis bisa berbeda antara satu negara dengan negara lainnya. Kami menghargai kebiasaan setempat dan memungkinkan membuat kebijakan tambahan tanpa melanggar hukum dan kebijakan Aetna.
Anti-terorisme, pencucian uang dan tindakan boikot Di Amerika Serikat dan negara lain di mana Aetna melakukan bisnis, ada ketentuan dan hukum untuk memberantas upaya tindakan pendanaan (melalui pencucian uang atau kegiatan lainnya) yang menimbulkan keamanan nasional atau ancaman kriminal. Contoh termasuk: terorisme, perdagangan obat bius, jual beli senjata api. Untuk memastikan bahwa Aetna bisa melaksanakan hukum ini sepenuhnya, sesuai yang berlaku untuk bisnis Aetna, anda sebaiknya mengetahui dan mengikuti Aetna’s International Trade guidelines untuk memastikan pelaksanaan dengan • Persyaratan yang berlaku mengenai hukum dan peraturan anti pencucian uang di Amerika Serikat dan negara-negara lainnya seperti : Emirat Arab, Irlandia, Inggris dan Singapura. • Persyaratan dari US office of Foreign Asset Control (OFAC), termasuk negara yang berhubungan dengan dengan negara sanksi OFAC atau melakukan bisnis dengan siapapun yang terdaftar dalam Specially Designated Nationals (SDN). • Persyaratan yang berlaku dari European Union (EU) Financial Sanction Regime, United Nations Common Foreign dan Security Policy (UN CFSP) dana Monetary Authority Singapore (MAS). • Hukum yang melarang perusahaan-perusahaan untuk berpartisipasi dalam atau bekerja sama dengan embargo perdagangan internasional, boikot, atau sanksi yang tidak diketahui yang telah dijatuhkan oleh negara lain. Jika anda punya pertanyaan mengenai bagaimana hukum dan panduan yang berhubungan ini diterapkan, hubungi International Compliance atau Business Compliance Officer, dan segera laporkan semua kekhawatiran yang ada.
60
Q&A
Q&A
A customer proposal requested a list of all business Aetna conducts in a certain country. Should I provide this information?
Sebuah proposal nasabah meminta daftar semua penerapan bisnis di negera tertentu. Bolehkah saya menyediakan informasi ini?
No. Providing this information could violate U.S. anti-boycott laws. These laws do not allow U.S. companies to participate or cooperate with international boycotts that the U.S. does not recognize. These laws also require companies to report any request made by others that they participate or cooperate in such a boycott. If you receive or suspect a boycott request, send a note to International Compliance. You will be contacted with advice on how to proceed.
Tidak boleh. Memberikan informasi ini dapat melanggar hukum tindakan anti boikot Amerika Serikat. Hukum ini tidak mengizinkan perusahaan Amerika Serikat berpartisipasi atau bekerja sama dengan tindakan boikot Internasional yang tidak diketahui oleh Amerika Serikat. Hukum ini juga meminta perusahaan untuk melaporkan permohonan apapun yang dibuat oleh pihak lain di mana mereka berpartisipasi atau bekerja sama dalam tindakan boikot. Jika anda menerima atau mencurigai adanya tindakan boikot, kirimkan laporan International Compliance. Anda akan diberi saran untuk menindaklanjuti hal tersebut. 61
A company we are considering for a new contract has two employees in a country that I think may be on the OFAC Sanction list. Should I be concerned? Yes. It is important that each of Aetna’s business areas conducts business in compliance with applicable OFAC, EU or other country sanctions. Refer to the Sanctioned Countries Guidance available on AetNet and contact International Compliance if you have questions.
62
Kami sedang mempertimbangkan untuk mempunyai kontrak baru dengan sebuah perusahaan dimana perusahaan tersebut memiliki dua karyawan yang masuk dalam daftar sanksi OFAC. Apakah hal ini menjadi masalah? Ya. Adalah penting untuk setiap area bisnis Aetna menjalankan peraturan OFAC yang berlaku, EU atau sanksi-sanksi negara lainnya. Silakan merujuk kepada Sanctioned Countries Guidance yang tersedia di AetNet dan hubungi Internasional Compliance jika mempunyai pertanyaan.
Government Contracts Aetna is a responsible and reputable government contractor. We work hard to properly administer the contracts we earn. We strive to conduct these activities in a way that fully complies with all the laws, regulations and ethics rules that apply. We hold ourselves to high standards of business conduct and integrity. We hold any subcontractors involved in supporting Aetna’s government contracts to the same standards. Health care reform legislation enacted in the U.S. in 2010 expands the scope of Aetna’s government business as well as regulation of that business. U.S. federal and state laws impose stringent rules with substantial penalties for violations. One of these sets of rules, the False Claims Act (FCA), imposes liability on any person or organization that knowingly submits a false or fraudulent claim for payment to the federal government or retains federal funds to which they are not entitled. As a health care company, we must comply with the FCA. If you question the accuracy or completeness of data sent to any government, believe that Aetna may have been overpaid by a government agency, or have any concern about any of our government business policies, practices or processes, promptly raise this concern to your manager or Business Compliance Officer. For other issues involving U.S. federal or other country, state, local or municipal government, work with your internal legal counsel or with Federal & State Government Affairs (F&SGA).
Government contracts often include special rules that we must follow. If you work in an area that contracts with a government or supports a government contract, it is your responsibility to understand and abide by these rules.
Kontrak dengan Pemerintah Aetna memiliki reputasi dan tanggung jawab yang baik dalam kontrak dengan pemerintah. Aetna berusaha untuk mengelola semua kontrak-kontrak yang didapat. Aetna berusaha menjalankan semua kegiatan yang selaras dengan semua hukum dan peraturan dan kode etik yang berlaku. Kami menjunjung standar, etika bisnis dan memiliki intergritas tinggi. Kami memberlakukan standar yang sama bagi subkontraktor yang terlibat dalam bisnis Aetna dengan kontrak pemerintah. Aetna memiliki reputasi dan tanggung jawab yang baik dalam kontrak dengan pemerintah. Aetna berusaha untuk mengelola semua kontrak-kontrak yang didapat. Aetna berusaha menjalankan semua kegiatan yang selaras dengan semua hukum dan peraturan dan kode etik yang berlaku. Kami menjunjung standar, etika bisnis dan memiliki intergritas tinggi. Kami memberlakukan standar yang sama bagi subkontraktor yang terlibat dalam bisnis Aetna dengan kontrak pemerintah Sebagai perusahaan dibidang layanan kesehatan Aetna harus mematuhi FCA. Jika anda mempertanyakan keakuratan atau kelengkapan data yang dikirimkan ke pemerintah, atau mungkin Aetna mendapatkan kelebihan pembayaran dari lembaga pemerintah tersebut atau mempunyai pertanyaan mengenai kebijakan, praktek atau proses bisnis dengan pemerintah, segera sampaikan hal tersebut kepada manajer anda atau Business Compliance Officer. Untuk masalah lain sehubungan dengan pemerintah federal Amerika Serikat dan negara, negara bagian, daerah atau area setempat, silakan hubungi internal legal counsel atau dengan Federal & State Government Affair (F&GA).
Kontrak dengan pemerintah seringkali mempunyai peraturan khusus yang harus diikuti. Jika anda bekerja di area yang memiliki kontrak dengan pemerintah atau sebagai pendukung kontrak dengan pemerintah, adalah tanggung jawab anda untuk mengerti dan mematuhi aturanaturan tambahan yang menyangkut kontrak tersebut 63
Guidelines for government contracts • We follow all laws that apply to government contracting and procurement in the countries where we do business. This includes all employment laws that apply to contractors, as well as anti-corruption laws such as the U.S. Foreign Corrupt Practices Act and U.K. Bribery Act. Laws, regulations and ethics rules vary by locality. Consult your Business Compliance Officer or internal legal counsel with questions. • We provide current, complete and accurate information for all government contracts. You and Aetna may be liable for false, incomplete or misleading documents or statements. • We never give or agree to give anything of value to government customers, employees or third parties to influence the award or renewal of a government contract. If you are uncertain about how to apply the law in your situation, contact your Business Compliance Officer, internal legal counsel or F&SGA. • Some government contracts require us to certify that we did not violate procurement laws or regulations in winning the contract. If you are asked to sign a certificate or disclosure related to a government contract, contact your internal legal counsel or your Business Compliance Officer before signing. • Promptly contact internal legal counsel, Regulatory Compliance or F&SGA if any part of a government, including a U.S. state insurance department, contacts you on a new situation or matter. • We comply with all requirements — often referred to as “revolving door” rules — for hiring former government officials. Contact your Business Compliance Officer, internal legal counsel or F&SGA before making an offer to hire a current or former government employee, as the situation must be analyzed and a decision reached on what restrictions may apply. • No gifts, entertainment, meals, lodging or travel may be provided to a government official or employee without prior approval from your Business Compliance Officer, internal legal counsel or F&SGA.
64
Panduan untuk kontrak dengan pemerintah • Kami mematuhi semua hukum yang berlaku dinegara-negara dimana kami melakukan bisnis dalam pengadaan kontrak kontrak dengan pemerintah. Termasuk hukum kepegawaian yang berlaku untuk semua kontrator, seperti hukum anti korupsi dalam US Foreign Corrupt Practices Act and UK Bribery Act. Hukum, peraturan dan kode etik berbeda-beda untuk setiap wilayah. Berkonsultasilah dengan Business Compliance Officer atau ajukan pertanyaan kepada internal legal counsel. • Kami menyediakan informasi terkini, lengkap dan akurat untuk semua kontrak dengan pemerintah. Anda dan Aetna harus bertanggung jawab terhadap dokumen atau pernyataan palsu, tidak lengkap atau menyesatkan. • Kami tidak pernah memberi atau menyetujui pemberian apapun yang berharga kepada nasabah pemerintah, karyawan atau pihak ketiga untuk mempengaruhi sebuah penghargaan atau pembaharuan kontrak pemerintah. Jika ada merasa tidak yakin mengenai penerapan hukum yang berlaku untuk situasi anda, silakan hubungi Business Complaince Officer, internal legal counsel atau F&SGA. • Beberapa kontrak dengan pemerintah meminta kami menjamin bahwa kami tidak pernah melanggar hukum atau peraturan pengadaan dalam mendapatkan sebuah kontrak. Jika anda diminta menandatangani sertifikat atau pernyataan yang berhubungan kontrak pemerintah, hubungi internal legal counsel atau Business Compliance Officer sebelum anda menandatangani. • Segera hubungi internal legal counsel, Regulatory Compliance atau F&SGA, jika bagian dari pemerintah termasuk departmen asuransi Amerika Serikat menghubungi anda sehubungan situasi atau masalah yang baru. • Kami memenuhi semua permintaan yang kadang-kadang dikenal sebagai peraturan “revolving door” untuk mempekerjakan seorang mantan pejabat pemerintah. Hubungi Business Compliance Officer, internal legal counsel atau F&SGA sebelum memberi tawaran untuk mempekerjakan mantan pejabat pemerintah, karena hal tersebut harus dianalisa dan keputusan harus dicapai terlebih dahulu sebelum menetapkan batasan yang diberlakukan. • Tidak ada hadiah, hiburan, jamuan makan, biaya penginapan dan perjalanan dinas untuk karyawan atau pejabat pemerintah tanpa persetujuan sebelumnya dari Business Compliance Officer, internal legal counsel atau F&SGA.
Guidelines for government contracts, continued
Panduan kontrak dengan pemerintah, lanjutan
• We are committed to having an effective Medicare Compliance Program which is based upon Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) guidance and the Federal Sentencing Guidelines. This program is prescribed within our Medicare Compliance Plan and associated Medicare Business policies and procedures which are available to you on AetNet and www.aetna.com. We expect you to participate in and support this program as necessary. This Code is the underlying framework for our Medicare Compliance Program and associated policies and procedures. Aetna’s Medicare products are governed by various regulations, including: Title XVIII of the Social Security Act; Code of Federal Regulations sections 42CFR 422 and 423; and sub-regulatory guidance released by CMS (e.g., HPMS memos, manuals).
• Kami berkomitmen untuk memiliki Medicare Compliance Program yang berdasarkan atas panduan Center for Medicare & Medicaid Services (CMS) dan the Federal Sentencing Guidelines. Program ini dituliskan dalam Medicare Compliance Plan dan diasosiasikan dalam kebijakan dan prosedur Medicare Business yang tersedia di AetNet dan www.aetna.com. Kami berharap anda berpartisipasi dan mendukung program ini sebagaimana seharusnya. Pedoman ini merupakan landasan kerangka kerja dalam kebijakan atau prosedur yang terasosiasi dalam Medicare Compliance Program. Produk pelayanan kesehatan Aetna diatur oleh bermacam-macam peraturan, termasuk: Title XVIII dari Social Security Act; Code of Federal Regulations bagian 42CFR422 dan 423; dan sub-regulatory guidance yang dikeluarkan oleh CMS (contohnya memo, panduan HPMS).
65
• We comply with the sanction and debarment screenings of the U.S. Department of Health & Human Services Office of Inspector General (OIG) and General Services Administration (GSA) Systems of Award Management (SAM). For our government contracts (e.g., Medicare, Medicaid), we are prohibited from employing or contracting with persons or entities that have been excluded from doing business with the Federal Government. If you are on either of these lists, you should report it immediately to your Business Compliance Officer, Human Resources or the AlertLine.
66
• Kami mematuhi sanksi dan proses penyaringan pencegahan dari kantor pelayanan Departemen Kesehatan dan Individu Amerika Serikat dari Inspektur Umum (OIG) dan Pengelolaan Pelayanan Umum (General Services Administration –GSA) Pengelolaan Sistem Penghargaan (Systems of Award Management – SAM). Untuk kontrak dengan pemerintah (seperti Medicare, Mediaid) kami dilarang mempekerjakan atau mengkontrak orang atau badan yang telah dikecualikan untuk berbisnis dengan pemerintah federal. Jika ada berada dalam list ini, anda harus segera melapor kepada Business Compliance Officer, Human Resources atau AlertLine.
Q&A
Q&A
One of my municipal customers has asked that we contribute to a local charity event to benefit the town’s firefighters. Is there any reason we can’t do that?
Salah satu nasabah kotamadya meminta saya untuk menyumbang kegiatan amal setempat untuk mendukung petugas pemadam kebakaran kota setempat. Apakah ada alasan untuk saya tidak menyumbang?
There might be and, therefore, you need to check with your Business Compliance Officer. Government plans are often subject to very broad restrictions about soliciting or receiving payments from suppliers, particularly payments that might be seen as influencing the award or renewal of business. Aetna strongly supports community involvement. However, any donation to or at the request of a government customer or prospect should be reviewed by your Business Compliance Officer or internal legal counsel to determine whether it is allowable. I have been working for Aetna for several years and just learned that I was added recently to the OIG exclusion/ debarment list. What should I do with this information? Report it immediately to your Business Compliance Officer, Human Resources or Aetna’s AlertLine. They will assist you with your options. An external supplier just advised me that he has employees on the OIG and GSA SAM exclusion/debarment lists. What do I need to do with this information? Report this immediately to your Business Compliance Officer, Human Resources or Aetna’s AlertLine. If the employees support Aetna’s Medicare or Medicaid products, they will need to be removed from those product lines. We are going to hire a former public sector Human Resources Head to help us respond to a state RFP. We’ll pay her a fixed fee with a success bonus if we get the business. Is this okay? Increasingly, former government officials are subject to “revolving door” restrictions related to dealings with their prior employer. Therefore, it must be determined if and how these rules apply to your prospective hire prior to engagement. Also, it is Aetna’s policy not to engage procurement consultants on a contingency fee basis or to pay success fees. Consult with your Business Compliance Officer or internal legal counsel before engaging any procurement consultant to work in the public sector. I don’t work in either the U.S. or the U.K. In my country it is customary to give gifts when meeting with a business prospect, including a government official. If I am not violating any local law, do I need to be concerned? Yes. Both the U.S. Foreign Corrupt Practices Act and the U.K. Bribery Act extend to activities anywhere in the world. Gift policies should be reviewed carefully with internal legal counsel or your Business Compliance Officer. Remember, though, with regard to business gifts, the safest course of action is not to give or receive any gifts at all.
Mungkin saja ada, sebab itu anda perlu memeriksa dengan Business Compliance Officer. Perencanaan pemerintah daerah kadang kala mempunyai subyek yang sangat luas mengenai meminta atau menerima pembayaran dari pemasok, khususnya pembayaran yang bisa dilihat sebagai usaha untuk mempengaruhi penghargaan atau perpanjangan bisnis. Aetna sangat mendukung keterlibatan komunitas masyarakat. Namun demikian, setiap sumbangan untuk atau atas permohonan nasabah atau prospek dari pemerintahan harus dipelajari oleh Business Compliance Officer atau internal legal counsel untuk menentukan apakah hal tersebut diperbolehkan. Saya telah bekerja untuk Aetna selama beberapa tahun dan baru mempelajari bahwa baru-baru ini saya termasuk ke dalam daftar pengecualian/pencegahan OIG. Apa yang sebaiknya saya lakukan mengenai informasi ini? Laporkan segera ke Pejabat Pelaksana Bisnis anda, Sumber Daya Manusia, atau AlertLine Aetna. Mereka akan membantu anda dengan pilihan-pilihan anda. Pemasok luar baru saja memberitahu saya bahwa dia memiliki karyawan yang berada dalam daftar pengecualian /Pencegahan OIG dan GSA SAM. Apa yang sebaiknya saya lakukan dengan informasi ini? Segera lapor kepada Business Compliance Officer, Human Resources atau AlertLine Aetna. Jika karyawan mendukung produk Medicare atau Medicaid Aetna, mereka akan perlu dihapus dari jaringan produk ini. Kami akan memperkerjakan seorang mantan Human Resources Head dari sektor publik untuk membantu kami merespon situasi RFP. Kami akan membayar sejumlah biaya dengan bonus sukses jika kami mendapatkan bisnisnya. Semakin bertambah, mantan pejabat pemerintah tergantung pada batasan “revolving door” terkait dengan atasan mereka sebelumnya. Sebab itu, hal ini peraturan harus ditentukan, bagaimana peraturan ini berlaku untuk calon pekerja sebelum mereka terikat kontrak. Kebijakan Aetna tidak mempekerjakan konsultan pengadaan berdasarkan biaya darurat atau membayar biaya sukses. Konsultasikan dengan Business Compliance Officer atau intenal legal counsel sebelum mempekerjakan konsultan pengadaan untuk bekerja di sektor publik.
67
Saya tidak bekerja di wilayah Amerika Serikat atau Inggris. Merupakan suatu kebiasaan di negara saya untuk memberikan hadiah ketika bertemu dengan prospek bisnis, termasuk kepada pemerintahan. Jika hal ini tidak melanggar hukum setempat, apakah hal ini menjadi masalah? Ya. Baik US Foreign Corrup Practices Act dan UK Bribery Act memperluas jangkauan kegiatannya di manapun di seluruh dunia. Kebijakan mengenai hadiah sebaiknya dipelajari dengan seksama dengan internal legal counsel dan Business Compliance Officer. Harap diingat, walaupun sebuah hadiah bisnis, tindakan yang paling aman adalah tidak memberi atau menerima hadiah sama sekali.
68
U.S. federal government contracts • Follow the laws, rules, regulations and requirements of contractor conduct in the Federal Employees Health Benefits Program (FEHBP), Medicare, Medicaid and other U.S. government programs. • All employees who directly or indirectly administer and/or deliver Medicare and/or Medicaid-related services for Aetna must complete mandatory annual training. • Follow the rules on recruiting and hiring current or former federal workers. Your internal legal counsel or Business Compliance Officer must give approval before you talk to such individuals about working at Aetna. • Notify internal legal counsel or your Business Compliance Officer right away if you have been debarred, excluded or suspended from working with any government sponsored program. This includes Medicare and Medicaid. You must also tell them if you know of any other reason why you might not be permitted to perform work related directly or indirectly to a government sponsored program, or if you know of anyone who works for or is affiliated with Aetna who is in this situation.
Kontrak dengan Pemerintah Federal Amerika Serikat
Q&A
• Patuhi hukum, peraturan, ketentuan dan persyaratan tata cara kontrak dalam Federal Emlpoyees Health Benefits Program (FEHBP), Medicare, Mediaid dan program pemerintahAmerika Serikat lainnya • Semua karyawan baik secara langsung ataupun tidak langsung mengelola atau melayani layanan Medicare dan atau Mediaid untuk Aetna wajib menyelesaikan training tahunan. • Patuhi peraturan dalam merekrut dan mempekerjakan mantan pekerja federal atau yang masih bekerja. Internal legal counsel atau Business Compliance Officer harus memberikan persetujuan sebelum anda berbicara kepada individu yang disebut diatas mengenai bekerja di Aetna. • Beritahu internal legal counsel atau Business Compliance Officer anda segera jika anda telah dihalangi, dikecualikan atau ditangguhkan dari pekerjaan dengan program bersponsor pemerintah. Ini termasuk Medicare dan Medicaid. Anda juga harus memberitahu mereka jika anda mengetahui alasan lain mengapa anda tidak diizinkan melakukan pekerjaan yang berhubungan langsung atau tidak langsung pada program bersponsor pemerintah, atau jika anda tahu orang yang bekerja di atau berafiliasi dengan Aetna yang berada dalam situasi tersebut.
I have an appointment to meet with an official from the federal government agency we are seeking to do business with. May I take her to lunch after the meeting? Can I leave her with an Aetna logo pen to keep us fresh in her mind?
Q&A
Generally government entities have specific rules around accepting gifts (of any size or significance) from a supplier. So, before you extend the luncheon invitation or give the logo pen, consult with your Business Compliance Officer or internal legal counsel.
Saya punya janji pertemuan dengan pejabat dari lembaga pemerintah federal di mana kami berusaha melakukan bisnis bersama. Bolehkan saya membawanya makan siang setelah selesai pertemuan? Bolehkan saya memberikan bolpen dengan logo Aetna agar dia tetap mengingat kami?
The RFP for a potential government customer includes one required item that Aetna cannot accommodate. I hate to have this one item jeopardize our chances to win this account. Can I just indicate in the RFP that we are able to provide the item and worry about the consequences later?
Secara umum, lembaga pemerintah memiliki aturan tertentu mengenai menerima hadiah (untuk ukuran atau maksud apapun) dari pemasok. Jadi, sebelum anda melanjutkan undangan makan siang atau memberi ballpoint berlogo Aetna, konsultasikan dengan Business Compliance Officer atau internal legal counsel.
No. We should never make a commitment that we cannot meet and must be diligent, thorough, and honest in all of our business dealings. Failure to do so is not only unethical, it might also be considered a violation of the False Claims Act. Possible consequences for violation of this law include civil and criminal penalties.
Sebuah kesempatan RFP dari nasabah pemerintah mencantumkann permintaan yang tidak bisa di akomodasi Aetna. Saya tidak suka akan hal ini karena bisa membahayakan kesempatan kami untuk mendapatkan akun ini. Bolehkan saya menyatakan dalam RFP bahwa kita bisa menyediakan hal yang diminta namun ada konsekuensi dikemudian hari? Tidak boleh. Jangan pernah memberi komitmen bahwa kita tidak bisa memenuhi permintaan tersebut, kita harus tekun, teliti dan jujur dalam semua urusan bisnis kita. Gagal melakukannya bukan saja dianggap sebagai hal yang tidak etis namun bisa juga dianggap sebagai pelanggaran terhadap False Claims Act. Konseksuensi yang mungkin terjadi untuk pelanggaran hukum ini termasuk dalam hukum sipil dan hukuman kriminal.
69
Insider Trading Insider trading refers to the illegal practice of trading securities while possessing “material nonpublic information” about a company. • “Material” information is information that a reasonable investor would think is important when making a decision about buying, holding or selling a company’s securities. Information that affects the price of Aetna’s or another company’s stock is typically “material.” • Information is considered “nonpublic” until it is made publicly available (via a press release or public filing with the Securities and Exchange Commission, for example) and the public and the financial markets have had time to read and understand it. Insider trading is unethical and illegal under U.S. federal and other local securities laws. It is generally illegal for any person who possesses “material nonpublic” information about a company to: • Buy or sell stock, options or bonds or other debt instruments of that company. • Tell or “tip” anyone else by communicating the nonpublic information to them. You must follow all insider trading and securities laws, regulations and policies (including Aetna’s “blackout policy” which prohibits trading in Aetna’s securities during specified time periods) applicable to securities transactions and nonpublic information. Insider trading will be dealt with firmly by Aetna, and both you and Aetna could face civil and criminal penalties for insider trading. For questions, employees and officers should contact internal legal counsel. Directors should contact the Corporate Secretary or General Counsel.
What Are Some Examples of “Material” Information? Examples of “material” information include: • Financial results or expected results for the quarter or the year • Possible mergers or acquisitions or financing transactions • Major changes in customer relationships • Winning or losing an important contract • Information about new products • Information about a change in policy • Changes in senior management • Major lawsuit or regulatory developments, including fines or sanctions Whether or not information is “material” may depend on the circumstances. Contact internal legal counsel for guidance.
70
Perdagangan informasi saham internal Perdagangan informasi saham internal merujuk kepada praktek penjualan saham illegal, sementara memiliki “ bahan informasi non publik” mengenai sebuah perusahaan. • “Materi” informasi adalah informasi yang masuk akal bagi investor yang mungkin menjadi penting dalam membuat keputusan mengenai membeli, menahan, atau menjual saham perusahaan. Informasi yang mempengaruhi harga saham Aetna atau saham perusahaan lain yang berciri khas “material.” • Informasi dianggap sebagai “nonpublik” sampai dibuat tersedia untuk publik (melalui jumpa pers atau arsip publik dengan the Securities anad Exchange Commission, contohnya) dan dan secara umum atau pasar keuangan berhak membaca dan memahaminya secara terbuka. Perdagangan informasi saham internal termasuk hal yang tidak etis dan tidak sah dibawah hukum Federal Amerika Serikat dan keamanan setempat. Secara umum termasuk ilegal bagi siapa saja yang memiliki informasi “materi nonpublik” mengenai sebuah perusahaan untuk: • Membeli atau menjual saham, opsi atau bond atau alat piutang lain dari perusahaan tersebut. • Memberitahu atau “membocorkan” kepada orang lain dengan memberitahu informasi nonpublik kepada mereka. Anda wajib mengetahui semua perdagangan informasi saham internal dan undang-undang mengenai saham, peraturan dan kebijakan (termasuk Aetna’s “blackout policy” yang melarang perdagangan dalam sekuritas Aetna selama periode waktu tertentu). berlaku untuk transaksi saham dan informasi non publik.Perdagangan informasi saham internal harus ditindak secara tegas oleh Aetna, baik anda dan Aetna akan menghadapi sangsi sipil dan kriminal untuk perdagangan informasi saham internal. Untuk pertanyaan, karyawan dan pejabat harus menghubungi internal legal counsel, Direktur harus menghubungi Corporate Secretary atau General Counsel.
Apa saja beberapa contoh “informasi material”? Contoh informasi “material” termasuk: • Hasil finansial atau hasil yang diharapkan untuk tiga bulan atau satu tahun • Kemungkinan merger atau akusisi atau transaksi finansial • Perubahan besar dalam hubungan nasabah • Menang atau kalah dari kontrak penting • Informasi mengenai produk baru
What Are Some Examples of Securities? Insider trading rules apply to any transaction regarding securities. Examples include: • Aetna’s or another company’s common stock, preferred stock, or bonds, notes or other debt instruments • Options or swaps on Aetna’s or another company’s stock • Changes in the level of your contribution to the Aetna stock fund in Aetna’s 401(k) plan • Transfers, that you control, of accumulated values into or out of any Aetna common stock account in any Aetna benefit plan, including Aetna’s 401(k) plan
What Rules Do I Need to Follow To Protect Myself and Aetna When I Trade Securities? • Do not trade Aetna securities if you have “material nonpublic” information. In some cases, some employees or directors can trade Aetna securities based on a prearranged plan that complies with the law. Entering into such a pre-arranged plan, and any changes to it, must be approved by the Chairman, or someone appointed by the Chairman, in consultation with internal legal counsel. • You should limit your transactions to times when it is reasonable to think that all material information is public. Let two business days pass between the time the information is made public through news services and the time you place your order to buy or sell. • You may not buy or sell “put” or “call” options or other derivatives on Aetna stock. • You may not sell Aetna stock short. • Do not trade securities of another company if you have material nonpublic information about that company or if the trade for other reasons is not legal or creates a conflict of interest. This rule applies to securities whether they are traded in the U.S. or foreign markets. • Do not share material nonpublic or other confidential information that you have about Aetna or any other company with anyone who is: --Inside Aetna, unless they need the information to do their job. --Outside Aetna, unless your manager has worked with internal legal counsel to approve sharing it.
• Informasi mengenai perubahan dalam kebijakan • Perubahan dalam manajemen senior • Tuntutan hukum besar atau pengembangan peraturan, termasuk denda atau sanksi. Terlepas atau tidak informasi tersebut “material” tergantung pada keadaan. Hubungi internal legal counsel sebagai panduan.
Apa saja yang menjadi contoh sekuritas? Perdagangan informasi saham internal menentukan transaksi apa saja sehubungan dengan sekuritas, contohnya termasuk: • Saham Aetna atau saham perusahaan lain yang sama, saham pilihan, obligasi, surat utang atau alat piutang lainnya. • Opsi atau penukaran saham Aetna atau perusahaan lain • Perubahan dalam tingkat kontribusi anda kepada dana saham Aetna dalam program 401 (K) Aetna. • Transfer, yang anda kendalikan, dari nilai yang terakumulasi menjadi atau dari transaksi saham umum Aetna dalam program manfaat Aetna, termasuk program 401 (K) Aetna.
Peraturan apa yang perlu saya ikuti untuk melindungi diri saya dan Aetna ketika saya berjual beli saham? • Jangan melakukan transaksi saham Aetna jika anda mempunyai informasi “materi non publik”. Dalam kasus tertentu, beberapa karyawan atau direktur bisa bertransaksi saham Aetna berdasarkan program yang direncanakan sebelumnya sesuai dengan hukum. Memasuki program pra-jadwal dan perubahannya, harus disetujui oleh pimpinan atau seseorang yang ditunjuk oleh pimpinan, dalam berkonsultasi dengan internal legal counsel. • Anda harus membatasi waktu transaksi hingga semua bahan informasi sudah diketahui secara publik dengan wajar. Berikan jeda dalam dua hari kerja antara waktu materi informasi diketahui secara publik dengan waktu anda membeli atau menjual saham. • Anda tidak diperbolehkan membeli atau menjual “put’ atau “call” opsi saham atau saham derivatif Aetna lainnya. • Anda tidak diperbolehkan untuk menjual saham Aetna dengan dalam waktu yang singkat. • Jangan melakukan transaksi saham dari perusahaan lain jika anda memiliki materi informasi nonpublik mengenai perusahaan lain, atau jika transaksi untuk alasan lainnya tidak sah bisa menciptakan konflik kepentingan. Peraturan ini berlaku untuk perdagangan saham di Amerika Serikat atau di pasar saham diluar negeri. • Jangan membagi materi nonpublik atau informasi rahasia
71
• Information you have because of your position at Aetna belongs to Aetna, and you must not take or share it for anyone’s benefit. Giving a tip based on this information is unethical, illegal and a violation of our Code even if you do not profit from it. --When you buy or sell Aetna securities, you must tell the broker about your relationship with Aetna.
72
• lain yang anda miliki mengenai Aetna atau perusahaan manapun dengan orang yang: --Di lingkungan Aetna, kecuali mereka perlu informasi tersebut untuk melakukan tugas mereka --Di lingkungan luar Aetna, kecuali manajer anda telah setuju untuk membagikannya atas konsultasi dengan internal legal counsel. • Informasi yang anda miliki karena posisi anda di Aetna adalah milik Aetna, dan anda tidak boleh mengambil atau membaginya untuk keuntungan orang lain. Memberikan tip atas informasi tersebut adalah tidak etis, ilegal dan pelanggaran terhadap pedoman kami meskipun anda tidak mendapat keuntungan dari informasi tersebut. • Ketika anda membeli atau menjual saham Aetna, anda harus memberitahu broker mengenai hubungan anda dengan Aetna.
Q&A
Q&A
Do I have to get permission to trade Aetna securities?
Apakah saya harus mendapat ijin untuk bertransaksi saham Aetna?
It depends on your job and the information you may have had access to. Some people have regular access to or can see material information about Aetna that is not known to the public. To help make certain that we follow the securities laws, Aetna must give its specific approval before these particular employees can buy or sell an Aetna security. Employees who are subject to this requirement will get a personal notice that gives them instructions on the procedures to follow. At a family party a relative asked me some very specific questions about Aetna’s business. Is it OK to discuss these issues with family? Insider trading rules and Aetna policies on confidential information apply to members of your family and any person living in your home. You should never share confidential information about Aetna with friends or family members.
Tergantung dari pekerjaan anda dan akses informasi yang anda miliki. Beberapa orang memilki akses secara teratur untuk mengetahui materi informasi mengenai Aetna yang tidak diketahui secara publik. Untuk membantu memastikan bahwa kami mengikuti hukum sekuritas, Aetna harus memberikan persetujuan khusus sebelum para pekerja tertentu ini bisa membeli atau menjual saham Aetna. Karyawan yang memenuhi syarat akan mendapat pemberitahuan secara pribadi untuk mengetahui instruksi mengenai prosedur yang harus diikuti. Dalam suatu pesta keluarga seorang saudara menanyakan saya hal yang sangat khusus mengenai bisnis Aetna. Bolehkan saya mendiskusikan hal ini dengan keluarga? Peraturan mengenai perdagangan informasi saham internal dan kebijakan Aetna mengenai informasi rahasia berlaku bagi anggota keluarga dan siapa saja yang tinggal di rumah anda. Anda tidak boleh membagi informasi rahasia mengenai Aetna dengan teman-teman atau anggota keluarga.
73
5. O ur Promises to the Community Aetna strives to be a responsible corporate citizen, improving the quality of life in the communities where we live and work. This starts with our mission statement and corporate values and is demonstrated through our application of responsible business policies and practices. 5. Janji Kami Kepada Masyarakat Aetna berusaha menjadi warga negara korporasi yang bertanggung jawab, meningkatkan kualitas hidup dalam masyarakat dimana kami tinggal dan bekerja. Hal ini dimulai dengan pernyataan misi kami dan nilai perusahaan yang ditunjukkan melalui penerapan kebijakan dan praktek bisnis yang bertanggung jawab. 74
Aetna has been widely recognized for its efforts in community building, environmental efforts, and diversity.
Aetna sudah dikenal luas karena usahanya dalam pembangunan masyarakat, usaha lingkungan hidup dan keragaman.
• Aetna was recognized in 2014 as one of the most community-minded companies nationally in the “Civic 50” rankings. It was the third consecutive year Aetna earned the distinction.
• Di tahun 2014 Aetna dikenal sebagai salah satu perusahaan paling memikirkan masyarakat secara nasional dengan peringkat “Civic 50”. Aetna mendapatkan peringkat tersebut dalam tiga tahun berturut-turut.
• Aetna was honored by the National Business Group on Health with the 2014 Innovation in Reducing Health Care Disparities Award. We are a three-time recipient of the award.
• National Business Group on Health menobatkan Aetna sebagai 2014 Inovation in Reducing Health Care Disparities Award. Aetna mendapat tiga kali penghargaan tersebut.
• Aetna has been named to DiversityInc’s list of Top 50 Companies for Diversity — 2001, 2003, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014.
• Nama Aetna disebut dalam DiversityInc dalam daftar Top 50 Companies for Diversity – 2001, 2003, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014.
• The Human Rights Campaign Foundation named Aetna to its “2015 Best Places to Work” list for lesbian, gay, bisexual and transgender (LGBT) employees. Aetna has earned this designation every year since the index was introduced in 2001.
• The Human Rights Campaign Foundation menyebut Aetna sebagai “ 2015 Best Places to Work” untuk karyawan kaum lesbian, homoseksualm biseksual dan transgender (LGBT). Aetna memperoleh penunjukan ini setiap tahun sejak index tersebut diperkenalkan tahun 2001.
• Aetna was named a 2013 Computerworld Honors Program Laureate for its Sustainable Data Center and Technology Initiative. The Computerworld Honors program honors visionary applications of information technology promoting positive social, economic and educational change.
Community Involvement The Aetna Foundation, Inc., is the independent charitable and philanthropic arm of Aetna Inc. Since 1980, Aetna and the Aetna Foundation have contributed more than $465 million in grants and sponsorships. As a national health foundation, we promote wellness, health and access to high-quality health care for everyone. This work is enhanced by the time and commitment of Aetna employees, who have volunteered over 3.8 million hours since 2003. For more information, visit www.aetnafoundation.org.
Keterlibatan Masyarakat The Aetna Foundation, Inc adalah gerakan independen dibidang amal dan lingkungan hidup sejak tahun 1980, Aetna dan Aetna Foundation telah menyumbangkan lebih dari 465 juta dalam bantuan dana dan sponsor. Sebagai yayasan kesehatan nasional, kami mempromosikan kesejahteraan, kesehatan dan akses perawatan kesehatan berkualitas tinggi bagian siapa saja. Pekerjaan ini berkembang dengan berjalannya waktu dan komitmenn dari karyawan Aetna, yang telah bersuka rela lebih dari 3,8 juta jam sejak 2003. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.aetnafoundation.org.
75
Diversity at Aetna
Keragaman di Aetna
We recognize the impact and importance of diversity in all aspects of our business.
Kami mengenal dampak dan pentingnya keberagaman di semua aspek bisnis kami.
• We seek to develop a workforce that fully understands the customers we serve by: --Aligning diversity to The Aetna Way, and --Creating and sustaining a positive work environment enabling us to attract, develop and retain the highest performing talent in an increasingly global and diverse marketplace. • Our supplier base includes small businesses, women- and minority-owned, and Lesbian/Gay/Bisexual/Transsexual (LGBT)-owned business enterprises. • We are furthering our expansion into the global marketplace by: --Broadening and deepening partnerships that amplify and strengthen our contributions to the communities we serve around the globe, and --Identifying internal and external partners to effectively bring our health and related products and services into the world marketplace.
• Kami mencari untuk mengembangkan tenaga kerja yang memahami sepenuhnya nasabah yang kami layani melalui: --Menyamakan keberagaman pada cara Aetna, dan --Menciptakan dan mendukung lingkungan kerja yang positif memampukan kami menarik dan mempertahankan pekerja dengan bakat yang terbaik dalam keragaman di bidangnya secara global. • Para pemasok Aetna termasuk pebisnis kecil, perusahaan yang dimiliki kaum perempuan, kaum ninoritas, dan perusahaan yang dimiliki oleh kaum LGBT - Lesbian, Gay, Bisexual dan Transseksual. • Lebih lanjut Aetna mengembangkan pasar dunia secara global dengan cara : --Memperluas dan memperdalam kemitraan yang memperkuat sumbangan kepada masyarakat yang kita layani di seluruh dunia. --Mengidentifikasi partner internal dan eksternal untuk membawa produk dan layanan kesehatan kepada dunia luas secara lebih efektif.
Public Policy Leadership Aetna for many years has been committed to transforming health care by playing a leadership role in advancing public policy solutions. We support a renewed focus on wellness and preventive care, to help consumers become more engaged in their health.
Environmental Practices As a health care benefits company, Aetna is dedicated to helping people achieve health and financial security. We believe fostering a healthy environment is an important part of this mission. We are committed to limiting our environmental impact by reducing our energy consumption and use of other resources. We will work to identify emerging environmental issues and address them, to the extent that we can, because we recognize the impact a clean environment has on the health of our members.
76
Kebijakan Kepemimpinan Publik Selama bertahun tahun Aetna telah berkomitmen untuk mengubah pelayanan kesehatan melalui peran kepemimpinan dalam memajukan solusi kebijakan publik. Kami mendukung pembaharuan fokus dalam kesejahteraan, perawatan pencegahan untuk menolong konsumen untuk lebih memperhatikan kesehatan mereka.
Pelaksanan Lingkungan Hidup Sebagai perusahaan yang memberikan manfaat pelayanan kesehatan, Aetna berdedikasi membantu orang untuk mencapai kenyamanan dalam kesehatan dan finansial. Kami percaya merawat lingkungan yang sehat merupakan bagian penting dalam misi ini. Kami berkomitmen membatasi dampak lingkungan hidup dengan mengurangi konsumsi energi dan penggunaan sumber daya lainnya. Kami akan bekerja mengidentifikasi masalah lingkungan hidup yang muncul dan menyampaikannya, sebaik yang kami bisa, karena kami mengerti bahwa dampak lingkungan hidup yang bersih memiliki pengaruh sehat pada anggota kami.
77
Code Administration and Waiver • Any waiver of this Code for our directors can only be granted by the Aetna Board of Directors or the Board’s Nominating and Corporate Governance Committee. • Any waiver of this Code for executive officers can only be granted by the Aetna Board of Directors or by the Board’s Audit Committee. • Any waiver of this Code for other officers or employees can only be granted by the Chairman. • Any waiver of this Code for directors, executive officers, the Chief Executive Officer, the Chief Financial Officer, the Corporate Controller, or people with similar functions will be put on our public website within four business days after the waiver is granted.
78
Pedoman Administrasi dan Pelepasan Tuntutan • Pelepasan tuntutan dari pedoman ini bagi direktur hanya bisa diberikan oleh Dewan Direksi Aetna atau Dewan Panitia Nominasi dan Pengelolaan Korporasi. • Pelepasan tuntutan dari pedoman ini bagi pejabat eksekutif hanya diberikan oleh Dewan Direksi Aetna atau oleh Panitia Dewan Audit. • Pelepasan tuntutan dari pedoman ini untuk pejabat dan karyawan yang lain hanya bisa diberikan oleh Pimpinan. • Pelepasan tuntutan dari pedoman ini untuk direktur, pejabat eksekutif, Direktur Utama, Kepala Bagian Keuangan, Pengawas Korporasi, atau orang–orang dengan fungsi yang sama akan ditempatkan pada situs publik dalam empat hari bisnis kerja setelah pelepasan tuntutan dikabulkan.
79
Resources for Raising and Reporting Concerns If you have concerns about potential non-compliance or suspected fraud, waste and abuse, or need to report a violation of the Code of Conduct, Aetna policy, or the law, these resources are available to help:
If the Issue Concerns:
Contact this Resource:
• Human Resources issues: - Employment practices - Harassment - Respect in the workplace - Workplace behavior • HR Policies
• U.S. Employees: HR -- WebChat from Working At Aetna webpage -- HR Contact Center (1-800-AETNA-HR) • Employees outside of the U.S.: -- Speak with your HR Representative
• Misuse of company resources • Fraud: financial or business practices
• Compliance & Regulatory Affairs • Investigative Services • Special Investigations Unit • AlertLine • Post office box
• Confidential information: - Privacy - Information Security
• Privacy Manager
• Conflicts of Interest
• Compliance & Regulatory Affairs
• Laws • Other legal questions
• Internal Legal Counsel
• Makes a complaint or reports a violation to Aetna or any law enforcement or government agency. • Collaborates or helps with a government or internal investigation. • Provides information to the government or Aetna about a breach of law or Aetna policy.
• Political activities • Government contracts
• Federal & State Government Affairs • Internal Legal Counsel
• Contacts to/from regulators
• Regulatory Compliance • Business Compliance Officer
Remember to consult your manager or a Business Compliance Officer if you are unsure whether you or your external business partner (e.g., contractor, supplier, first tier, downstream or related entity) are aware of all the compliance regulations that apply to the work you do for Aetna. Nothing in the Code of Conduct or Aetna policy is intended to prohibit you from reporting to, or responding to an inquiry from, a governmental authority about a suspected violation of state or federal law.
• Insider trading clearance
• Internal Legal Counsel from
• Your manager • Business Compliance Officer • Internal Legal Counsel • AlertLine – you may report issues anonymously, 24 hours a day, 7 days a week. --In the U.S., dial 1-888-891-8910. --Outside of the U.S., dial the AT&T Direct access code for the country you are calling from followed by 1-888-891-8910. --Via the Internet at https://aetna.alertline.com. • Or, to make complaints or report concerns directly to Compliance & Regulatory Affairs, the Lead Director of Aetna’s Board of Directors or the Audit Committee of the Board of Directors, you may send your communication addressed to any of the foregoing at: --P.O. Box 370205 West Hartford, CT 06137-0205 Every reported compliance or fraud, waste and abuse concern will be thoroughly investigated and addressed or corrected, as appropriate. Rest assured that your reports are welcomed and encouraged. Aetna prohibits intimidating or retaliating against anyone who in good faith:
80
For assistance with specific issues:
Corporate Securities Unit of Law & Regulatory Affairs
• OFAC sanctions • FCPA or Other Anti-Corruption Laws
• International Compliance
• Boycott Requests
• International Compliance
• Contacts to/from Media
• Corporate Communications
Sumber Daya Mengungkapkan dan melaporkan kekhawatiran Jika anda mempunyai concern mengenai potensi pelanggaran dan mencurigai adanya penipuan, penyalahgunaan limbah atau perlu melaporkan adanya pelanggaran terhadap kode etik ini, Kebijakan Aetna atau mengenai hukum-hukum Aetna, sumber ini tersedia untuk membantu : • Manajer anda • Business Compliance Officer • Internal Legal Counsel • AlertLine - anda bisa melaporkan masalah secara rahasia, 24 jam sehari, 7 hari seminggu --Di Amerika Serikat, tekan 1–888–891–8910 --Di luar Amerika Serika, tekan AT&T Direct access code untuk negara di mana ada menghubungi diikuti dengan 1–888–891–8910 --Melalui internet di https://aetna.alertline.com • Atau, mengajukan komplain atau melaporkan concern secara langsung kepada Compliance & Regulatory Affairs, the Lead Director of Aetna’s Board of Directors or the Audit Committe of the Board of Directors, anda dapat mengirimkan surat anda ke alamat: --P.O Box 370205, West Hartford, CT 06137 – 0205. Setiap laporan mengenai compliance atau penipuan, penyalahgunaan limbah dan masalah-masalah pelecehan akan diselidiki dengan teliti dan disampaikan atau dikoreksi sewajarnya. Yakinlah bahwa setiap laporan anda kami terima dan kami dukung. Aetna melarang intimidasi atau membalas siapa saja yang beritikad baik: • Mengajukan komplain atau laporan pelanggaran kepada Aetna atau penegak hukum atau lembaga pemerintah. • Bekerja sama atau membantu pemerintah atau penyelidikan internal. • Memberikan informasi kepada pemerintah atau Aetna mengenai pelanggaran hukum atau kebijakan Aetna. Ingatlah untuk berkonsultasi dengan manajer anda atau Business Compliance Officer jika anda tidak yakin apakah anda atau rekan bisnis eksternal anda (yaitu kontraktor, pemasok, penyedia, dan badan lainnya) menyadari akan aturan pelaksanaan yang diterapkan pada pekerjaan yang anda lakukan di Aetna. Kode etik atau kebijakan Aetna ini tidak melarang anda untuk melapor atau merespon permintaan kepada dan dari pemerintah yang berwenang mengenai adanya dugaan pelanggaran hukum negara bagian dan negara federal.
Untuk bantuan dengan masalah khusus: Jika masalah ini menyangkut
Hubungi Sumber Daya ini
• Masalah Sumber Daya Manusia: -- Mengenai kepegawaian -- Pelecehan -- Saling menghormati di lingkungan kerja -- Perilaku di tempat kerja • Kebijakan HR
• Karyawan A.S: HR -- WebChat dari kerja di halaman web Aetna -- Pusat Kontak HR (1–800–AETNA–HR) • Karyawan di luar AS: -- Hubungi perwakilan HR anda
• Penyalahgunaan sumber daya perusahaan • Penipuan: Praktek keuangan dan bisnis
• Compliance & Regulatory • Affairs • Investigate Services • Special Investigations Unit • AlertLine • Kotak Pos
• Informasi Rahasia -- Kerahasiaan -- Keamanan informasi
• Privacy Manager
• Kepentingan konflik
• Compliance & Regulatory Affairs
• Hukum • Pertanyaan hukum lainnya
• Internal Legal Counsel
• Kegiatan politik • Kontrak dengan Pemerintah
• Federal & State
• Kontak ke / dari pembuat peraturan
• Regulatory Compliance • Business Compliance
Government • Affairs • Internal Legal Counsel
Officer
• Pengawas perdagangan informasi saham internal
• Internal Legal Counsel
from Corporate Securities Unit of Law & Regulatory
Affairs • Sanksi OFAC • Hukum anti korupsi lain atau FCPAs
• International Compliance
• Tindakan Boikot
• International Compliance
• Kontak ke / dari media
• Corporate Communications
81
We make good on our promises because, quite simply, it is The Aetna Way. Each of us must be committed to the highest standards of business conduct. Kami memenuhi janji kami karena, sederhana saja, inilah cara Aetna. Tiap–tiap dari kami harus berkomitmen pada pelaksanaan bisnis dengan standar tertinggi.
www.aetna.com ©2015 Aetna Inc. 00.07.900.1 C (10/15)
