CO2 Communicatieplan A&M Recycling
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
3
2.
Communicatiedoelstellingen
4
3.
Doelgroepen
5
4.
De communicatiemiddelen
8
5.
Planning
9
6.
Overige zaken
11
2/11
1.
Inleiding
Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop A&M Recycling haar ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO2 footprint van A&M Recycling. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2, waarbij fase 1 de periode betreft tot certificering, dat wil zeggen het opstarten van het systeem, en fase 2 de periode na certificering, dat wil zeggen de in stand houding van het structurele proces. De CO2-communicatie zal het belang van CO2-management voor A&M Recycling beschrijven. Zowel intern als extern zal de communicatie inzicht geven in het CO2-beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het van belang om duidelijk en regelmatig te communiceren. De KAM-coördinator draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de A&M Recycling footprint en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Dit wordt verwerkt in de periodieke rapportage. De KAM-coördinator heeft vervolgens als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten/illustraties en die vervolgens zowel intern als extern te publiceren.
3/11
2.
Communicatiedoelstellingen
De CO2-communicatie moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderings-bereidheid (houding) en vermindering (gedrag). En daarnaast zorgen voor inzicht voor alle stakeholders en derden. Bij de interne doelgroepen moet vóór certificering voor de CO2-Prestatieladder duidelijk zijn: wat de ambities inhouden, zowel het beleid als de doelstellingen; wat de CO2-uitstoot was in 2011; dat sprake is van belangrijke en noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen én dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft; hoe de medewerkers hieraan kunnen bijdragen. Bij de externe doelgroepen moet vóór certificering voor de CO2-Prestatieladder duidelijk zijn: wat de ambities inhouden, zowel het beleid als de doelstellingen; wat de CO2-uitstoot was in 2011; welke reductiemaatregelen er genomen worden. Na het behalen van het CO2-bewust certificaat zal A&M Recycling eens per 6 maanden intern en extern communiceren over (minimaal): het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; de behaalde besparingen in CO2-uitstoot; de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus).
4/11
3.
Doelgroepen
Invloed van de stakeholder op de organisatie
Stakeholderanalyse
B. Veel invloed, weinig belang
A. Veel invloed, veel belang
SKAO
Medewerkers eigen bedrijf
D. Weinig invloed, weinig belang
C. Weinig invloed, veel belang
Relaties zonder CO2 beleid Verwerkers zonder CO2 beleid Concurrenten zonder CO2 beleid Overheden (bestuursorgaan) NGO’s
Relaties die CO2 beleid hebben Verwerkers die een CO2 beleid hebben Concurrenten die een CO2 beleid hebben
Belang van de stakeholder in het beleid van de organisatie Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. Groep B De groep die weinig belang maar veel invloed heeft. Omdat ze niet veel belang hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel
5/11
in overweging moeten worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om positieve gezindheid te behouden. Zij zullen in elke geval goed geïnformeerd moeten blijven. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO2prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan. Groep C In algemene zin hebben de belanghebbenden in deze groep veel belang maar weinig invloed en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Het getuigt van maatschappelijke betrokkenheid om deze groep tevreden te houden en zo de goede relatie in stand te houden. Relaties hebben veel belang bij de CO2 reductie ambitie van A&M, aangezien relaties willen dat de reststoffen die zij laten ophalen op een duurzame manier verwerkt worden. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Het gaat hierbij alleen om relaties die zelf bezig zijn met een CO2 of duurzaamheidsbeleid. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop A&M Recycling scoort op de CO2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of – nadeel opleveren. Het gaat hierbij alleen om concurrenten die zelf bezig zijn met een CO2 of duurzaamheidsbeleid. Verwerkers die zelf een CO2 beleid hebben zullen belang hebben bij de aanpak van A&M op het gebied van CO2 en energie. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. Relaties, verwerkers en concurrenten die geen CO2beleid hebben zullen niet veel belang hebben bij de CO2 activiteiten van A&M. De overheden in wiens invloedssfeer A&M Recycling ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van A&M Recycling op de CO2 prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties.
Intern De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie. Dit zijn de medewerkers. Deze kunnen worden onderverdeeld in directie, werknemers en uitzendkrachten.
6/11
Extern Uit de stakeholderanalyse komt naar voren dat geen enkele groep externe stakeholders veel invloed en veel belang heeft in het CO2 beleid van A&M. Daarom wordt er voor gekozen om de externe stakeholders op de hoogte te houden via de website en deze niet actief te benaderen.
7/11
4.
De communicatiemiddelen Voor de CO2-communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Middel
Doelgroep
Intern/extern
Nieuwsbrief (per email)
Medewerkers in dienstverband en uitzendkrachten
Intern
Werkoverleg
Medewerkers in dienstverband en uitzendkrachten
Intern
MT-vergadering
Managementteam
Intern
Internet site
Relaties, verwerkers, concurrenten etc.
Extern
Klantgesprekken
Relaties
Extern
Aanbestedingen
Relaties van relaties
Extern
Bedrijfspresentatie rapporten t.b.v. acquisitie
Potentiële relaties
Extern
8/11
5.
Planning Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning voor de fases 1 en 2 opgesteld. Intern 1 en Extern 1 vormen gezamenlijk het eerste communicatiemoment en Intern 2 en Extern 2 vormen gezamenlijk het tweede communicatiemoment. Na certificering zal communicatie structureel plaatsvinden volgens de planning in fase 2. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de planning. FASE 1: communicatie voor certificering Doelgroep
Boodschap
Middel
Moment
Intern 1
Medewerkers
Uitleg start project, belang A&M Recycling, footprint 2011 + kwalitatieve doelstellingen
Nieuwsbrief
Week 24
Extern 1
Externe stakeholders
Footprint 2011 + intentie tot verlagen van CO2uitstoot.
Internet
Week 24
Medewerkers
Kwantitatieve reductiemaatregelen + input medewerkers
Nieuwsbrief
Week 35
Medewerkers
Footprint 2011, kwantitatieve reductiemaatregelen + input medewerkers
Werkoverleg
Week 35
Externe stakeholders
Footprint 2011 + kwantitatieve reductiemaatregelen
Internet
Week 35
Intern 2
Extern 2
FASE 2: structurele communicatie na certificering
Intern
Doelgroep
Boodschap
Middel
Frequentie
Medewerkers
Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf, de behaalde besparingen in CO2-uitstoot en individuele bijdragen van medewerkers
Nieuwsbrief
Elke februari, september
Medewerkers
Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen en individuele bijdragen van medewerkers
Werkoverleg
Vast agendapunt
Management
Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf, de behaalde besparingen in CO2-uitstoot en individuele bijdragen van medewerkers
MTvergadering
Vast agendapunt: tweewekelijks
9/11
Extern
Externe stakeholders
Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de behaalde besparingen in CO2-uitstoot
Internet
Elke februari, september
Relaties
Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO2-uitstoot
Klantgesprekken
Doorlopend
Relaties van relaties
Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO2-uitstoot
Aanbestedingen
Doorlopend
Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO2-uitstoot
Bedrijfspresentatie rapporten t.b.v. acquisitie
Doorlopend
Potentiële relaties
10/11
6.
Overige zaken Organiseren Er is een tijdelijke werkgroep ingesteld die moet zorgen dat alle CO2-data inzichtelijk wordt gemaakt zodat de directie CO2-reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. In fase 2 is dit proces binnen de organisatie verankerd; de KAM-coördinator zorgt voor de implementatie van dit proces. Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om gestructureerd te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Evaluatie zal elk jaar plaatsvinden, onder verantwoordelijkheid van de directieverantwoordelijke. Verantwoordelijkheden De KAM-coördinator bij A&M is Teun Monster De directieverantwoordelijke bij A&M is Nico van der Have
11/11
