Cloud Economics in Education SURFnet Cloud Vendor Dag 21 september 2011 21 september 2011 Verdonck, Klooster & Associates (VKA) Sander van Geest Sander van Geest
[email protected] +31 6 14929834
Wie van u kent
(hand omhoog als ja) (hand omhoog als ja) 2
80/20 regel
20% van de argumenten betreft geld
80% van de aandacht gaat uit naar geld
Disclaimer: Er is meer dan geld, maar in deze presentatie beperken we ons tot 3 de financiële effecten van Cloud diensten in het onderwijs
Sander van Geest & Frits Gronsveld
Nu: Consultant bij VKA Verleden: 15 jaar ICT Expertise: Finance & ICT E ti Fi & ICT
Nu: Partner bij VKA Verleden: Lid CvB Hogeschool Utrecht H h l Ut ht Onafhankelijk advies, organisatie én ICT, veel in onderwijs. 4
Positioning paper belooft: kostenbesparing Zoek op “kosten” kostenreductie kostenefficiënt kosten beteugelen kostenbesparing
Zoek op “geld” veel geld uitgeven aan ICT geld bespaard minder geld
“Quotes” Voordelen van cloud‐services Cloud‐services leiden tot een significante toename van flexibiliteit, met tegelijkertijd kostenreductie en ‐beheersing
In deze presentatie detailleren we die belofte aan de hand van ervaringen uit onze adviespraktijk 5
Kosten “on Kosten on premise premise” versus cloud versus cloud (eenvoudige kapstok) Ideaal cloud‐services
Traditioneel on premise Ruimte, stroom etc. Servers Software Technisch beheer
abonnement cloud‐service
Functioneel beheer Vernieuwing Opleiding
Functioneel beheer + Regie Update + Exit strategie Opleiding Migratie i i
Aanbieden op grotere schaal leidt (in het algemeen) tot lagere Aanbieden op grotere schaal leidt (in het algemeen) tot lagere kosten (voor de aanbieder), grotere flexibiliteit, ….. 6
On premise is niet zwart & Cloud is niet wit On premise is niet zwart & Cloud is niet wit I f Infra
Pl tf Platform
S ft Software
Public Cloud Community Community Cloud Private P i t Cloud On Premise
Beweging van On Premise naar Cloud Services Beweging van On Premise naar Cloud Services kan geleidelijk en in meerdere stappen
7
Voorbeelden uit onze adviespraktijk
8
Schaalvoordeel Schaalvoordeel (efficiency, inkoopkracht) Lagere prijs per eenheid L ij h id staffel 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
10.000
Keerzijde: Bij grote instellingen is het verschil beperkt
*praktijkvoorbeeld werkplekbeheer bij shared service center in de publieke sector
9
Flexibiliteit (piekbelasting, wisselend aantal gebruiker) Zichtbaar bij vergelijking van varianten met divers volume 100% On Premise 100% Online Aantal gebruikers
Geleidelijke opschaling € 300.000
14.000
€ 250.000
12.000
uitg gaven
8.000 € 150.000 6.000 € 100.000
4.000
€ 50.000
geb bruikers
10.000
€ 200.000
2.000
€-
2011
2012
2013
2014
2015
2016
Keerzijde: Mate van gebruik (denk aan opslag) in control houden Keerzijde: Mate van gebruik (denk aan opslag) in control houden *praktijkvoorbeeld Universiteit
10
Afbouw on premise platformen lastig Afbouw on premise platformen lastig (vaste kosten blijven het langst) Vaste kosten van platformen blijven totdat de laatste toepassing/gebruiker gemigreerd is St Storage platform l tf Datacenter … Kosten on premise versus % in cloud € 350.000 € 300.000 € 250.000 € 200.000 € 150.000 € 100 100.000 000 € 50.000 €100%
80%
60%
40%
20%
*praktijkvoorbeeld storage platform universiteit
0%
11
Kosten voorafgaand/bij overstap naar cloud Kosten voorafgaand/bij overstap naar cloud (migratie) Anders dan ‘standaard’ migratie: Ontvlechting van applicaties/contracten B t d Bestaand maatwerk t k Voorbereiding besluitvorming Contractering van dienst is lastiger (duurder) dan inkoop spullen Mogelijke upgrade datacominfra Mogelijke upgrade datacominfra …
12
Vernieuwingskosten lager? On premise e‐ mail 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 jaar1
jaar2
jaar3
jaar4
jaar5
jaar6
jaar7
jaar8
jaar9 jaar10
Cloud e‐ mail 400.000
Nog weinig ervaringscijfers beschikbaar, g g g j , aanname dat vernieuwingskosten in cloud dalen door: Grote upgrades van on premise omgeving worden vervangen door meerdere kleine verbeteringen die ongemerkt worden doorgevoerd Releasemanagement verdwijnt naar dienstverlener Pragmatisch modelleren: P ti h d ll Grote upgrade on premise = wisseling van cloud dienst Grote upgrade on premise 1x per 4 jaar Grote upgrade on premise 1x per 4 jaar Wisseling van cloud dienst 1x per 6 jaar
350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 jaar1
jaar2
jaar3
jaar4
jaar5
jaar6
jaar7
jaar8
jaar9 jaar10
*praktijkvoorbeeld e‐mail hoge school
13
Zachte voordelen achte voordelen (Samenwerken / toegankelijkheid / gemak / …) Reken voorbeeld besparing samenwerken: 5 minuten besparing per dag per medewerker 200 d 200 dagen per jaar, € j € 50/medewerker/uur 50/ d k / Bruto besparing: € 500,‐ per medewerker per jaar Cloud dienst voor samenwerken: Cloud dienst voor samenwerken: € 10 per gebruiker per maand Kosten: € 120 per gebruiker per jaar Kosten‐besparing: € 380 per medewerker per jaar 5.000 medewerkers Netto besparing Netto besparing € 1,9 miljoen 1 9 miljoen Tip: Harde kosten niet verrekenen met zachte besparing!
14
Gouden momenten Triggers: Aflopen huidige uitbestedingscontract Uitbreidings‐ of vervangingsinvestering Nieuwe functionaliteitseisen Voorbeelden: bouw nieuw datacenter b i d t t herontwerp studenten/medewerkers portal grotere mailbox upgrade naar nieuwe versie van software upgrade naar nieuwe versie van software
15
Tot slot Wil je naar cloud gebaseerde dienstverlening? Voorkom desinvesteringen en onverwachte uitgaven door financiële aspecten in je roadmap op te nemen
16
