Checklist risicofactoren IT-projecten

Organisatie Titel Onderwerp

SYSQA B.V. Checklist risicofactoren IT-projecten

Pagina Versie Datum

1 van 5 1.1 05-04-2011

Checklist risicofactoren IT-projecten In onderstaande checklists zijn de factoren die het slagen van een project beïnvloeden opgenomen. Projectomvang  Hoe groot is de omvang van het project in manweken;  Hoe groot is de geschatte doorlooptijd;  Zijn er mogelijkheid om het systeem op te delen in subsystemen;  Hoe groot is de complexiteit van het systeem;  Hoeveel groepen, afdelingen of instanties zijn betrokken bij het project;  Hoeveel projectleden werken er aan het project tijdens de piek;  In welke mate moet informatie verzameld worden bij de verschillende partijen  Aan hoeveel andere systemen moet het systeem gekoppeld worden;  In hoeverre moeten reeds bestaande systemen aangepast worden om het nieuwe systeem te kunnen koppelen;  In het noodzakelijk om het communicatienetwerk in verband met het nieuwe systeem aan te passen;  Hoeveel groepen/afdelingen/instanties zullen met het toekomstige systeem gaan werken;  Hoeveel eindgebruikers werken er maximaal met het operationele systeem? Het systeem  De mate waarin gebruik wordt gemaakt van standaardpakketten;  Is het pakket reeds eerder geïnstalleerd binnen de landsgrenzen;  In welke mate dienen de standaardpakketten te worden aangepast;  In hoeverre werd het te bouwen systeem of een soortgelijk systeem reeds eerder geautomatiseerd;  Van hoeveel systemen is het nieuwe systeem afhankelijk;  Gaat de implementatie in één keer plaatsvinden of in stappen;  Is het systeem eenvoudig aan te passen;  Is de te gebruiken apparatuur nieuw;  Heeft men reeds ervaring met het systeem / de apparatuur;  Wordt gebruik gemaakt van voor de organisatie nieuwe technieken of technologieën;  Zijn de nieuwe technieken of technologieën nieuw voor de leverancier;  Zijn er nieuwe leveranciers bij het project betrokken;  Hoe staan de leveranciers bekend? De organisatie van het project  Hoeveel procent van de medewerkers werkt parttime in het project;  Is er voldoende automatiseringspersoneel van voldoende kwaliteit beschikbaar gedurende alle stadia van het project;  In welke mate is de projectbemanning afkomstig vanuit de moederorganisatie;  Is het kennis- en ervaringsniveau van de projectmedewerkers voldoende;  Dienen de regels voor beveiliging en interne controle aangepast te worden in verband met het nieuwe systeem;  Bestaat de kans op veel verloop binnen het project;  Kunnen alle betrokkenen zich in voldoende mate vrij maken voor het project;  Is er rekening gehouden met vakantie, ziekte en andere mogelijke afwezigheid van projectteamleden;  Zijn alle betrokkenen voldoende op de hoogte van hun taak;  Zijn alle taken voldoende afgebakend;  Hebben alle betrokkenen tijdens het voortraject voldoende inbreng gehad;  Hoeveel groepen zijn er verantwoordelijk voor het op te leveren systeem? Almere © 2011

Proud of it

Organisatie Titel Onderwerp

SYSQA B.V. Checklist risicofactoren IT-projecten

Pagina Versie Datum

2 van 5 1.1 05-04-2011

Organisatorische aspecten  Zijn de doelstellingen van de organisatie openbaar;  Zijn er, naast de openbare doelstellingen, niet-openbare doelstellingen;  Is er sprake van belangenverschillen of (sluimerende) conflicten binnen de organisatie die kunnen samenhangen met de doelstellingen van het project;  Zijn de doelstellingen van het project aanvaard door alle betrokkenen;  Wordt het belang van het project onderkent door alle betrokkenen;  Ligt de prioriteit van het project vast en krijgt het voldoende middelen ;  Kan de prioriteit van het project nog veranderd worden;  Worden alle betrokkenen tijdig geïnformeerd;  Is er een overlegstructuur van gebruikers, die de ontwikkeling kunnen volgen;  Worden de ondernemingsraad, personeelszaken en sociale zaken bij het project ingeschakeld;  Worden de organisatieleden voldoende voorbereid op hun taken;  Is de prioriteit die gegeven is aan het project aanvaard binnen de organisatie;  Hoe groot is het belang dan het systeem voor de organisatie;  Welke veranderingen heeft het systeem tot gevolg met betrekking tot taken, procedures, producten;  Zijn de organisatorische veranderingen ingrijpend van aard;  Is er sprake van het verdwijnen van arbeidsplaatsen;  Zullen operationele gebruikers en/of klanten geconfronteerd worden met nieuwe procedures;  Veranderen er handmatige procedures;  Dienen de nieuwe werkmethoden geformaliseerd te worden;  Verandert de kwaliteit van het werk? Materiekennis  Is er bij de samenstelling van het projectteam voldoende rekening gehouden met beschikbare kennis van de organisatie en de activiteiten en werkzaamheden van de organisatie;  Is er bij de samenstelling van de stuurgroep rekening gehouden met beschikbare kennis over de organisatie;  Beschikt het projectmanagement over materiedeskundigheid;  Hoeveel materiekennis is er aanwezig bij de automatiseringsmedewerkers? Automatiseringskennis  Wat is het kennis- en ervaringsniveau van de eindgebruikers;  Wat is de automatiseringskennis van de (toekomstige) leden van het projectteam;  Wat is de automatiseringskennis van het projectmanagement;  Wat is de kennis en ervaring van het projectmanagement met projecten van gelijke aard en omvang;  Wat is de kennis en ervaring van de projectteamleden met soortgelijke organisatieveranderingen;  Wat is de kennis en ervaring van het projectmanagement met automatiseringstechnieken;  Wat is de kennis en ervaring van de automatiseringsdeskundigen met het bouwen en implementeren van soortgelijke systemen;  Wat is de kennis en ervaring van de automatiseringsdeskundigen van soortgelijke systemen;  Zijn de te hanteren ontwerpmethoden, programmeertalen, databasemanagementsystemen en hulpmiddelen reeds bekend in de organisatie?

Almere © 2011

Proud of it

Organisatie Titel Onderwerp

SYSQA B.V. Checklist risicofactoren IT-projecten

Pagina Versie Datum

3 van 5 1.1 05-04-2011

Planning  Is het project afhankelijk van andere lopende projecten;  Zijn er nog andere plannen binnen de organisatie en is er sprake van een wisselwerking tussen die plannen en het project;  Is in de planning rekening gehouden met een beperkte uitloop;  Is er rekening gehouden met eventuele aanpassingen van eisen en wensen;  Is in de planning rekening gehouden met activiteiten om de kwaliteit van tussen- en eindproducten te toetsen?  Is de geplande projectduur aan de krappe kant;  Is de projectduur aan de lange kant;  Is de geplande projectduur gebaseerd op ervaringscijfers uit de eigen of een vergelijkbare organisatie;  Zijn de ervaringscijfers gebaseerd op vergelijkbare projecten;  Zijn er meer projecten in de organisatie die beslag leggen of kunnen leggen op kritische resources? Specificaties  In hoeverre liggen de systeemspecificaties vast;  Hoe betrouwbaar zijn de schattingen met betrekking tot datatypen en gegevensstromen (frequentie, aantallen, doorlooptijden);  Hoe groot is de kans dat specificaties nog veranderen? Coördinatie  Bestaan er binnen de organisatie regels of voorschriften over interne controle, veiligheid en beveiliging die binnen dit project kunnen worden toegepast;  Wordt er voor dit project gebruik gemaakt van binnen de organisatie reeds bestaande werkwijzen voor planning, voortgang, kostencalculatie, rapportage en dergelijke;  Is het project voldoende opgedeeld in sub-projecten en is de onderlinge afstemming te coördineren;  Zijn de onderlinge afhankelijkheden tussen producten en teams inzichtelijk gemaakt en in hoeverre worden deze bewaakt;  In hoeverre wordt de voortgang bewaakt;  In hoeverre worden de resultaten bewaakt;  In hoeverre wordt het budget bewaakt? Besluitvorming  Komen de verschillende groepen vaak genoeg bij elkaar en hoe goed is het overleg tussen die groepen geregeld?  Is er sprake van semantische kloven, is er sprake van vaktaal;  Worden voorstellen voorbereid op een manier die voor alle betrokkenen begrijpelijk is;  Nemen er eindgebruikers deel in de besluitvorming;  Hebben gebruikers de nodige flexibiliteit en ruimte voor eigen invulling van het systeem;  Hoe snel verloopt de besluitvorming;  Is er bij de samenstelling van de projectorganisatie voldoende rekening gehouden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de commerciële en/of organisatorische beslissingen;  Wordt het project op kritische momenten beoordeeld door groepen die niet direct bij het project betrokken zijn  Is er sprake van een evenredige betrokkenheid binnen de projectgroep;  Is het management betrokken en is zij mede verantwoordelijk;  Welke externe relaties kunnen het project beïnvloeden? Almere © 2011

Proud of it

Organisatie Titel Onderwerp 

SYSQA B.V. Checklist risicofactoren IT-projecten

Pagina Versie Datum

4 van 5 1.1 05-04-2011

Kan er overlegd worden met alle betrokkenen binnen of buiten de organisatie?

Begeleiding medewerkers  Worden de medewerkers die direct betrokken zijn begeleid en opgeleid als dat nodig is;  Worden medewerkers met weinig invloed toch gestimuleerd ook hun visie te geven;  Hoe groot is de betrokkenheid van de projectleden? Middelen  Kunnen de mensen uit de projectgroep op één locatie worden gehuisvest;  Is er voldoende machinecapaciteit voor ontwikkeling;  Zijn de beschikbare technische hulpmiddelen geschikt voor het te ontwikkelen systeem, zoals vierde generatie talen, prototyping;  Is er nieuwe apparatuur nodig voor het project;  Zijn er voldoende financiële middelen beschikbaar met een zekere reserve;  Moet er speciale of ongewone apparatuur worden aangeschaft;  Zijn er alternatieven aanwezig voor de aanschaf van die speciale of ongewone apparatuur;  Is de te leveren apparatuur ook nieuw voor de leverancier;  Zijn bestaande systemen, voor zover betrokken bij dit project, gedocumenteerd;  Zijn er voldoende testmogelijkheden voor de gebruikers;  Kan er getest worden op dezelfde hardware als waar het systeem uiteindelijk gaat draaien? Procedures  Vereist het te ontwikkelen systeem veranderingen in bestaande procedures voor systeemontwikkeling;  Zijn er nieuwe procedures of technieken noodzakelijk;  Is er reeds ervaring met nieuwe procedures en technieken;  Wordt er gewerkt met duidelijke en begrijpelijke mijlpalen;  Is er sprake van een uiterste opleverdatum;  Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte wijzigingsprocedures voor veranderingen in specificaties;  Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte probleemmanagementprocedures voor bevindingen in de software;  Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte versiebeheerprocedures? Testen      

Wordt gebruik gemaakt van reeds bestaande testmethodes? Worden eindgebruikers betrokken bij het acceptatietesten; Start de voorbereiding van het testen tijdig; Zijn er voldoende testers beschikbaar voor voorbereiding en uitvoering; Wordt gebruik gemaakt van testtechnieken; Wordt de test uitgevoerd op een testomgeving die gelijk is aan de toekomstige productieomgeving?

Sociale aspecten  Is er sprake van taboes binnen de organisatie;  Zijn er belangenconflicten;  Zijn die conflicten bespreekbaar;  Mogen de organisatieleden discussiëren over de doelstellingen;  Zijn gemaakte afspraken helder of blijven afspraken vaak vaag;  Is er sprake van cultuurverschillen binnen de projectorganisatie;  Is er sprake van cultuurverschillen tussen de betrokken afdelingen; Almere © 2011

Proud of it

Organisatie Titel Onderwerp                      

SYSQA B.V. Checklist risicofactoren IT-projecten

Pagina Versie Datum

5 van 5 1.1 05-04-2011

Is de managementstrategie in overeenstemming met de cultuur van de organisatie; Hoe groot is het verloop onder de medewerkers van betrokken afdelingen; Zijn er in de toekomst veranderingen in dit verloop te verwachten; Is de financieel-economische positie van de hele organisatie goed in de ogen van het management; Is de rentabiliteit van de betrokken afdelingen hoog genoeg in de ogen van het management; Is de arbeidsinzet van de betrokken afdelingen groot genoeg in de ogen van het management; Is de kwaliteit van het geleverde werk voldoende in de ogen van het management; Is er sprake van een hoog ziekteverzuim; Zijn de betrokken afdelingen reeds eerder betrokken geweest zijn organisatorische veranderingen en waren deze veranderingen ingrijpend; Hoe werden de organisatorische veranderingen ervaren; Werd de mening van de betrokken medewerkers voldoende gehoord bij de voorbereiding en de uitvoering van eerdere organisatieveranderingen; Zijn de betrokken organisatieleden naar hun mening voldoende voorbereid op de nieuwe situatie; Worden de organisatieveranderingen door met management ondersteund; Worden de organisatieveranderingen door de medewerkers van de betrokken afdelingen ondersteund; Verschillen de betrokken medewerkers en het management van mening over de noodzaak van de organisatieveranderingen; Hoe is de sfeer in de organisatie; Is de sfeer op de betrokken afdelingen beter of slechter ten opzichte van de gehele organisatie; Treden alle betrokkenen vrijwillig met elkaar in contact of moeten zij min of meer gedwongen worden; Stelt men zich coöperatief op ten opzichte van het project; Vertrouwen alle betrokken personen, groepen, instanties of partijen elkaar; Vertrouwen de betrokkenen de automatiseringsdeskundigen; Hoe aantrekkelijk is de organisatie?

De verwachtingen  Hoe staan de gebruikers over het algemeen tegenover het project;  Hoe staat het lagere management tegenover het project;  Hebben de organisatieleden de indruk dat door het project de situatie zal verbeteren of verslechteren;  Worden in de ogen van de betrokkenen de bestaande problemen echt aangepakt of min of meer genegeerd;  Zijn de betrokkenen te spreken over de te volgen werkwijze van systeemontwikkeling;  Heeft men vertrouwen in de oprechtheid en deskundigheid van het management?

Almere © 2011

Proud of it