Pedoman Dan Tata Tertib Kerja Komite Audit PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk.
Charter of Audit Committee of PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk.
Dokumen ini mengatur pedoman dan tata This charter governs the operations of the tertib kerja Komite Audit (“Komite”) di PT Bank Audit Committee (“Committee”) of PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk (Bank). Tabungan Pensiunan Nasional Tbk (Bank). 1. Organisasi
1. Organization
a. Anggota Komite ditunjuk berdasarkan a. Committee members shall be appointed keputusan rapat Dewan Komisaris dan through Board of Commissioner meeting diangkat oleh Direksi serta dilaporkan resolution and inducted by the Board of kepada Rapat Umum Pemegang Saham Directors and. shall be reported to General (“RUPS”). Meeting of Shareholders (“GMS”) b. Anggota Komite sekurang kurangnya b. Committee members consist of at least 3 terdiri dari 3 (tiga) orang anggota (three) independent members, which independen, yang terdiri dari Komisaris consist of an Independent Commissioner Independen dan Pihak Independen atau and the Independent Party or at least paling kurang terdiri dari: consist as follows: i. seorang Komisaris Independen, i. an Independent Commissioner ii. seorang Pihak Independen yang ii. an Independent Party having expertise memiliki keahlian di bidang keuangan in the field of finance or accountancy; atau akuntansi; dan and iii. seorang Pihak Independen yang iii. an Independent Party having expertise memiliki keahlian di bidang hukum in the field of law or banking. atau perbankan. c. Komite diketuai oleh Komisaris c. Committee shall be chaired by Independen. Anggota Direksi dilarang Independent Commissioner. Members of menjadi anggota Komite. Anggota Komite the Board of Directors are prohibited from wajib memiliki integritas, akhlak dan moral assuming the offices of members of the yang baik. Committee. Member of the Committee shall have good integrity, character and moral. d. Ketua Komite hanya dapat merangkap d. Chairman of the Committee can only jabatan sebagai ketua atau anggota komite assume a concurrent office as a chairman lain di Bank paling banyak pada 1 (satu) or member of another maximum 1 (one) komite lainnya. Bank’s committee. e. Anggota Dewan Komisaris bukan anggota e. Members of the Board of Commissioner Komite dapat menghadiri rapat Komite who are not Committee members may Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 1 of 9
f.
sebagai peninjau yang tidak memiliki hak suara pengambilan keputusan dalam rapat.
attend meeting’s Committee as observer with no voting right.
Anggota Komite dianggap independen f. apabila yang bersangkutan tidak memiliki hubungan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak secara independen dari pengurus maupun dengan Bank sebagaimana digambarkan dalam paragraf tentang Independensi dalam Pedoman dan Tata Tertib Kerja ini.
Members of the committee shall be considered independent if they have no relationship that may interfere with the exercise of their independence from management and Bank as stated in the Independence section of this Charter.
2. Syarat Keanggotaan
2. Members Qualification
a. Memiliki integritas yang tinggi, a. Must be of highest integrity, capability, kemampuan, pengetahuan dan knowledge, experience, have appropriate pengalaman yang memadai sesuai dengan educational background and good latar belakang pendidikannya, serta communication skills. mampu berkomunikasi dengan baik. b. Salah seorang Pihak Independen anggota b. One of Independent Party member of the Komite harus memiliki keahlian dibidang Committee shall have expertise in financial akuntansi atau keuangan. field. c. Salah seorang Pihak Independen anggota c. One of Independent Party member of the Komite harus memiliki keahlian dibidang Committee shall have expertise in law hukum dan/atau perbankan. and/or banking fields. d. Memiliki pengetahuan memadai untuk d. Must have adequate knowledge of reading membaca dan memahami laporan and understanding financial statements. keuangan. e. Memiliki pengetahuan yang memadai e. Must have adequate knowledge regarding tentang peraturan pasar modal dan capital market law and relevant rules and peraturan lainnya. other regulations. f.
Bukan merupakan orang dalam kantor f. akuntan publik atau konsultan atau pihak yang memberikan jasa audit dan atau non audit dan atau jasa konsultasi lain dalam 6 (enam) bulan terakhir kepada Bank sebelum penunjukannya oleh Dewan Komisaris.
Must not have been an officer of public accountant or consultant offices that have provided audit and non audit services and/or other consultant services to the Bank in the last 6 months prior to being appointed by the Board of Commissioners.
g. Mantan anggota Direksi atau pejabat g. Any former members of the Board of eksekutif Bank atau pihak-pihak yang Directors and executive officer of the Bank mempunyai hubungan dengan Bank yang or parties that have relation with the Bank Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 2 of 9
dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen, tidak dapat menjadi Pihak Independen anggota komite sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 6 (enam) bulan. Namun demikian ketentuan tersebut tidak berlaku bagi mantan Direksi atau pejabat eksekutif yang melakukan fungsi pengawasan.
that may influence his/her ability to act independently, cannot be an Independent Party as committee member without going through a cooling off period of 6 (six) months. However the above rule shall not be applicable to ex member of the Board of Directors or executive officers who perform supervision functions.
h. Anggota Komite Audit tidak diperkenankan h. Members of Committee directly or memilliki saham Bank baik secara langsung indirectly shall not own Bank’s shares. In maupun tidak. Dalam hal anggota Komite the event that they own shares as a result memperoleh saham akibat peristiwa of legal actions, those shares are to be hukum maka dalam jangka waktu 6 bulan transferred to other party within 6 months. setelah diperolehnya saham tersebut wajib mengalihkan kepada pihak lain. i.
Anggota Komite dilarang memiliki i. hubungan keluarga karena perkawinan dan keturunan sampai derajat kedua, baik secara horizontal maupun vertikal dengan anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau pemegang saham utama.
Members of the Committee shall not have relationships resulting from marriage and descendant up to second degree horizontally or vertically with members of, Board of Commissioner, Board of Director or controlling shareholders.
j.
Anggota Komite secara langsung maupun j. tidak langsung, dilarang memiliki hubungan usaha yang signifikan terkait dengan kegiatan usaha Bank.
Members of the Committee shall not have directly or indirectly significant business affiliated with Bank’s business activities.
k. Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan k. To enhance the competence and support tanggung jawabnya, anggota Komite Audit the performance of the duties and meningkatkan kompetensi dari waktu ke responsibility of the Committee, members waktu melalui pendidikan dan pelatihan. of the Committee from time to time participated in training and education. 3. Independensi
3. Independence
a. Komisaris Independen adalah anggota a. Independent Commissioner shall mean a Dewan Komisaris yang tidak memiliki member of the Board of Commissioners hubungan keuangan, kepengurusan, having no financial, administrative, sharekepemilikan saham dan/atau hubungan ownership and/or family relationship with keluarga dengan anggota Dewan Komisaris other members of the Board of lainnya, Direksi dan/atau pemegang Commissioners, Board of Directors and/or saham pengendali atau hubungan lain controlling shareholders or other yang dapat mempengaruhi relationship of whatsoever nature, which kemampuannya untuk bertindak may influence his/her ability to act independen. independently Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 3 of 9
b. Pihak Independen adalah pihak di luar b. Independent Party shall means parties Bank yang tidak memiliki hubungan outside of Banks having no financial, keuangan, kepengurusan, kepemilikan administrative, share-ownership and/or saham dan/atau hubungan keluarga family relationship with other members of dengan Dewan Komisaris, Direksi dan/atau the Board of Commissioners, Board of pemegang saham pengendali atau Directors and/or controlling shareholders hubungan lain yang dapat mempengaruhi or other relationship of whatsoever nature, kemampuannya untuk bertindak which may influence his/her ability to act independen. independently. 4. Tugas dan Tanggung Jawab
4. Duties & Responsibilities
Komite melakukan pemantauan dan evaluasi atas perencanaan dan pelaksanaan audit internal maupun eksternal serta pemantauan atas tindak lanjut hasil audit dalam rangka menilai kecukupan pengendalian intern termasuk kecukupan proses pelaporan keuangan.
For the purpose of evaluating the adequacy of internal control including the adequacy of financial reporting process, the Committee shall monitor and evaluate the audit planning and implementation follow up of internal and external audit results.
Komite bertugas untuk memberikan pendapat profesional yang independen kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal yang disampaikan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris serta mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris, yang antara lain meliputi:
The Committee is to provide professional and independent advice to Board of Commissioners regarding reports or matters submitted to the Board of Commissioners by the Board of Directors, and are to identify matters that require Board of Commissioners attention that includes:
a. Membuat rencana kegiatan tahunan yang a. Prepare annual activities plan to be disetujui oleh Dewan Komisaris. approved by Board of Commissioner; b. Melakukan penelaahan informasi b. Review and assess Bank’s to be released keuangan yang akan dikeluarkan Bank financial information such as financial seperti laporan keuangan, proyeksi dan statement, projections and other financial informasi keuangan lainnya dan information and ensuring the suitability of meyakinkan bahwa laporan keuangan those information with the prevailing telah sesuai dengan standar akuntansi accounting standards. yang berlaku. c. Menganalisa ketaatan Bank terhadap c. Analyze Bank’s compliance with capital peraturan perundang-undangan di bidang market regulations and all other regulation pasar modal dan peraturan perundangapplicable related to the Bank’s activities undangan lainnya yang berhubungan including provide advice to the Board of dengan kegiatan Bank termasuk Commissioners in relation to the potential memberikan saran kepada Dewan of conflict of interest. Komisaris terkait adanya potensi benturan kepentingan. Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 4 of 9
d. Menganalisa rencana kerja dan d. Analyze Internal Audit Unit’s audit plan pelaksanaan pemeriksaan oleh Satuan and its implementation. Kerja Audit Intern. e. Menganalisa efektifitas fungsi satuan kerja e. Analyze the effectiveness of the internal internal audit dan akuntan publik. audit unit and external auditors. f.
Menganalisa independensi dan f. objektivitas Kantor Akuntan Publik (“KAP”) serta kesesuaian pelaksanaan audit oleh Kantor Akuntan Publik dengan standar audit yang berlaku.
Analyze the independency and objectivity of Bank’s public accountant and also the compatibility of the audit performance by public accountant office with generally accepted audit standards.
g. Menganalisa kecukupan pemeriksaan yang g. Analyze the adequacy of audit performed dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik by public accountant to ensure all untuk memastikan semua risiko penting significant risks have been considered. telah dipertimbangkan. h. Komite Audit memberikan pendapat h. Audit Committee provides independent independen dalam hal terjadi perbedaan advice in the event of disagreement pendapat antara manajemen dan akuntan between management and public publik atas jasa yang diberikannya. accountant for its service provided. i.
Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan i. tindak lanjut Direksi atas hasil temuan Satuan Kerja Audit Intern, KAP, dan hasil pengawasan Bank Indonesia, guna memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris .
Monitor and evaluate the implementation of Board of Director follow up on findings of the internal audit unit, public accountant and Bank’s Indonesia supervision results, in order to give recommendation to the Board of Commissioner.
j.
Komite wajib memberikan rekomendasi j. mengenai penunjukan akuntan publik dan KAP kepada Dewan Komisaris untuk disampaikan kepada RUPS yang didasarkan pada independensi, ruang lingkup penugasan, dan fee, serta memastikan pelaksanaan audit oleh akuntan publik sesuai dengan standar audit yang berlaku
The Committee shall give recommendations regarding the appointment of public accountant and public accountant office to the Board of Commissioner for further submission to GMS which based on independency, scope of work and fee, and verify compliance audits by public accountants in accordance with prevailing auditing standards.
k. Melakukan penelaahaan dan melaporkan k. Analyze and report to Board of kepada Dewan Komisaris atas tuntutan Commissioner any claims related to the yang timbul terkait dengan Bank. Bank. l.
Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen, l. data dan informasi Bank yang dimilikinya.
Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Maintain confidentiality of all documents, data and information of the Bank. Page 5 of 9
m. Menyelenggarakan dan memberikan m. Conduct or authorize investigations into kewenangan untuk melakukan investigasi any matter within its scope, if necessary. dalam ruang lingkup tugasnya, jika diperlukan. n. Menjalin kerjasama dengan konsultan dari n. Retain outside counsel, accountants or luar, akuntan atau pihak eksternal lainnya others to advise the Committee or assist in yang memberikan saran kepada Komite the conduct of an investigation, seek any atau memberi pengarahan sehubungan information it requires from employee, and dengan investigasi, mencari berbagai all of employee are requested to cooperate informasi terkait dari para karyawan dan with Committee’s request. para karyawan diminta agar bekerja sama untuk memeuhi permintaan Komite. 5. Wewenang Komite Audit
5. Audit Committee Authorities
a. Komite berwenang untuk memperoleh a. The Committee is authorized to have full, akses secara penuh, bebas dan tidak unlimited and free access of information terbatas terhadap informasi tentang regarding employees, fund, asset and karyawan, dana, aset serta sumber daya other Bank’s resources related to the Bank lainnya yang berkaitan dengan implementation of its duties and pelaksanaan tugasnya termasuk responsibilities including to perform other melakukan kewenangan lain yang authority assigned by the Board of diberikan oleh Dewan Komisaris. Commissioners. b. Dalam melaksanakan wewenangnya, Komite akan bekerjasama dengan Satuan Kerja Audit Intern (SKAI), dan unit-unit lainnya yang dipandang perlu.
b. In performing its authorities, the Committee shall cooperate with Internal Audit Unit (SKAI), and other units deemed necessary.
c. Melibatkan pihak independen di luar anggota Komite Audit yang diperlukan untuk membantu pelaksanaan tugasnya (jika diperlukan).
c. Engaging independent party outside of Audit Committee members to assist its duties and responsibilities (if necessary).
6. Etika Kerja
6. Work Ethic
Setiap anggota Komite harus tunduk kepada Every member of the Committee should follow Kode Etik dan peraturan perusahaan yang the Code of conduct and company regulations that applies in the bank. berlaku di Bank. 7. Rapat
7. Meeting
a. Komite akan menyelenggarakan rapat a. Committee shall meet as it deems necessary or minimally equally in sesuai dengan kebutuhan atau sekurangaccordance with meeting requirements of kurangnya sama dengan ketentuan yaitu the Board of Commissioner as determined minimal sama dengan rapat Dewan Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 6 of 9
Komisaris yaitu 4 (empat) kali dalam setahun.
in the Banks’ Article of Association, which is 4 (four) times a year.
b. Rapat Komite hanya dapat dilaksanakan b. Meetings of the Committee can only be apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya convened if attended by at least 51% (fifty51% (lima puluh satu persen) dari seluruh one percent) of the total number of anggota. members. c. Keputusan rapat Komite diambil c. The adoption of resolutions of meetings of berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam the Committee shall be done amicably. In hal tidak tercapai musyawarah dan case the amicable deliberation cannot be mufakat, pengambilan keputusan reached, majority vote casting shall do the dilakukan berdasarkan suara terbanyak. adoption of resolutions.
d. Rapat Komite dipimpin oleh Ketua Komite.
d. Committee meeting shall be chaired by Committee Chairman.
e. Jika Ketua Komite tidak hadir, maka salah e. In the absence of Committee Chairman, satu anggota Komite yang hadir dalam meeting is chair by an appointed member rapat ditunjuk untuk memimpin rapat. of Committee in attendance. f.
Hasil rapat Komite dituangkan dalam f. risalah rapat dan didokumentasikan secara baik.
The resolutions of meetings of the Committee must be drawn up in minutes of meetings and properly documented.
g. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) g. Dissenting opinions occurring in the yang terjadi dalam rapat Komite, wajib meetings of the Committee must be clearly dicantumkan secara jelas dalam risalah contained in the minutes of meetings rapat beserta alasan dari perbedaan accompanied by the reasons for such pendapat tersebut. dissenting opinions. h. Komite Audit dapat juga mengambil h. The Audit Committee are able to adopt the keputusan yang sah tanpa mengadakan decision without conducting Committee Rapat Komite, dengan ketentuan semua Meeting, by informing all the members of anggota komite telah diberitahu secara committee in writing and all members are tertulis dan semua anggota Komite approved the proposal submitted by memberikan persetujuan mengenai usul signing the circular resolution. The decision yang diajukan secara tertulis dengan made has the same legal authority with menandantangani persetujuan sirkular the decision made in Committee Meeting. tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Komite. i.
Pertemuan antara SKAI dan Komite Audit i. tanpa kehadiran manajemen dilaksanakan paling kurang 1 kali dalam setahun.
Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
The meeting between Internal Audit and Audit Committee without the presence of management will be held at least 1 time a Page 7 of 9
year. j.
Pertemuan antara Komite Audit dan j. Auditor Eksternal tanpa kehadiran manajemen dilaksanakan paling kurang 1 kali dalam setahun setelah penutupan laporan keuangan.
The meeting between Audit Committee and External Auditor without the presence of management will be held at least 1 time a year after the closure of the financial statements.
k. Pertemuan antara Komite Audit dan unit k. The meeting between Audit Committee kerja Kepatuhan tanpa kehadiran and Compliance unit without the presence manajemen dilaksanakan paling kurang 1 of management will be held at least 1 time kali dalam setahun. a year.
8. Risalah Rapat
8. Minutes of Meeting
Risalah setiap rapat akan disimpan dan didistribusikan kepada setiap anggota Komite, anggota Dewan Komisaris yang tidak menjadi anggota Komite dan Sekretaris Perusahaan.
Minutes of each meeting will be kept and distributed to each member of the Committee, members of the Board of Commissioners who are not members of the Committee and Corporate Secretary.
9. Tanggung Jawab Pelaporan
9. Reporting Responsibilities
a. Komite bertanggung jawab kepada Dewan a. The Committee is responsible to the Board Komisaris atas pelaksanaan tugasnya of Commissioners on the implementation secara berkala sekurang-kurangnya 3 of its duties periodically for at least 3 bulan sekali (triwulanan) atau atas months (quarterly) to report to the Board permintaan Dewan Komisaris melaporkan of Commissioners or whenever so hasil kerjanya kepada Dewan Komisaris. requested by the Board of Commissioners. b. Komite membuat Laporan Komite Audit yang dimuat pada Laporan Tahunan, yang antara lain memuat:
b. The Committee must prepare an audit Committee report which is stipulated in the Annual Report related to:
1) Pelanggaran yang dilakukan oleh Bank terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, jika ada.
1) Violations by the Bank of prevailing rules and regulations, if any.
2) Kekeliruan/kesalahan dalam penyiapan laporan keuangan, pengendalian internal dan independensi akuntan publik, jika ada.
2) Errors, mistakes in preparing the financial statements, internal control of the public accountant, if any.
Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 8 of 9
10. Masa Tugas
10. Term of Office
a. Masa tugas anggota Komite tidak boleh a. Term of office of Audit Committee lebih lama dari masa tugas anggota Dewan members is not allowed to be more than Komisaris, sebagaimana diatur dalam Term of office of Board of Commissioner, Anggaran Dasar dan dapat dipilih kembali as regulated by the Bank’s Article of hanya untuk 1 (satu) periode berikutnya. Association and can be reappointed only for one subsequent period. b. Apabila Ketua Komite atau anggota Komite b. If Committee Chairman or member of audit Audit berhenti sebelum masa tugasnya, committee resigns before his/her term of maka Komisaris Independen lain akan office, he/she will be replaced by other menggantikannya. Independent Commissioner c. Apabila masa jabatan anggota Komite c. If the term of office of audit committee’s Audit, telah berakhir dan berdasarkan member has ended and not possible to be ketentuan tidak memungkinkan untuk reappointed, while at the same time BOC diangkat kembali, sementara pada saat has not eligible yet to appoint member of yang bersamaan, Dewan Komisaris belum audit committee, therefore the former eligible untuk menunjuk anggota Komite audit committee membership will be Audit yang baru, maka keanggotaan extended until the BOC is eligible to Komite Audit yang lama akan diperpanjang appoint new audit committee member. sampai Dewan Komisaris menunjuk anggota Komite Audit yang baru Komite wajib melakukan review atas Pedoman The committee is required to conduct a review ini sekurang-kurangnya 1 tahun sekali dan of this charter at least once a year and to melakukan usulan perubahannya apabila propose any amendments if necessary. diperlukan. Komite wajib melakukan self assesment The committee is required to conduct self tentang efektivitas dari Komite, sekurangnya 1 assessment of the effectiveness of the tahun sekali. committee, at least once a year. Pedoman dan Tata Tertib Kerja ini berlaku This Charter is valid since its promulgation. efektif sejak tanggal ditetapkan.
Charter: Audit Committee (7 Oct 2014)
Page 9 of 9
