De auditfunctie bij trustkantoren
Trustkantoren zijn vanaf 1 januari 2015 verplicht om een auditfunctie in te voeren. In deze brochure geven wij een toelichting op de auditfunctie, een overzicht van alle elementen die hierbij van belang zijn en de wijze waarop wij deze functie voor u kunnen invullen.
Charco & Dique Risk Management & Compliance
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
Charco & Dique B.V.t,SJKO5BDPOJTLBEFt)8"NTUFSEBN 1 tJOGP!DIBSDPFOEJRVFOMtXXXDIBSDPFOEJRVFOM
1. Inleiding 5SVTULBOUPSFO[JKOPQCBTJTWBOEFOJFVXF3FHFMJOHJOUFHFSFCFESJKGTWPFSJOH8FUUPF[JDIUUSVTULBOUPSFO IJFSOBi3JC8UUw WFSQMJDIUPNQFSKBOVBSJFFOBVEJUGVODUJFJOUFWPFSFO
Door de auditfunctie worden periodiek beoordelingen uitgevoerd ten aanzien van: t EFFòFDUJWJUFJUWBOEFPSHBOJTBUJFJOSJDIUJOH t EFFòFDUJWJUFJUWBOQSPDFEVSFTFOEFNBBUSFHFMFOEJFJOEFCFESJKGTQSPDFTTFOWBOIFUUSVTULBOUPPS[JKO HFÕOUFHSFFSE FO t EFFòFDUJWJUFJUWBOEFDPNQMJBODFGVODUJF Randvoorwaarde voor het inrichten van de auditfunctie is dat degene die deze functie uitvoert op onafhankelijke wijze en zelfstandig zijn werkzaamheden kan uitvoeren. De uitvoerder van de auditfunctie staat geheel los van de dagelijkse bedrijfsvoering en kan daarom kritisch en POBGIBOLFMJKLPPSEFMFOPWFSEFFòFDUJWJUFJUWBOIFUUSVTULBOUPPS 7PPSUSVTULBOUPSFOJTIFUNPHFMJKLPNEF[FBVEJUGVODUJFVJUUFCFTUFEFOBBOFFOFYUFSOFBVEJUPS%F3JC8UU stelt geen inhoudelijke eisen waaraan de auditor moet voldoen, maar het is, zoals ook blijkt uit publicaties van DNB, van belang dat degene die deze functie vervult over de juiste kennis en ervaring beschikt. $IBSDP%JRVFJT PQCBTJTWBOLFOOJTFOFSWBSJOH JOTUBBUPNEF[FBVEJUGVODUJFPQFFO[FFSQSBLUJTDIFFOFóDJÑOUF wijze uit voeren.
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
2
2. Auditfunctie De aanpak van de audit is erop gericht om op een onafhankelijke en deskundige wijze invulling te geven aan de BVEJUGVODUJFEJFWBOBGKBOVBSJWFSQMJDIUJTWPPSUSVTULBOUPSFO8JKWVMMFOEF[FBVEJUGVODUJFVJUFSBBSEBMMFFOJO voor trustkantoren waarvoor wij de compliancefunctie niet uitvoeren. %PPSEFPNWBOHWBO$IBSDP%JRVFLVOOFOXJKEFDPOUJOVÕUFJUWBOEFEJFOTUWFSMFOJOHXBBSCPSHFO#JKIFU vormgeven van de auditfunctie zijn onderstaande elementen van belang: Auditcharter
Risicoanalyse en jaarplanning
Werkprogramma
Auditrapport en follow up
t %FBVEJUDIBSUFSHFFGUEFXFEFS[JKETFSFDIUFOFOWFSQMJDIUJOHFOXFFS/BBTUIFUEPFM van de functie worden ook de reikwijdte, de onafhankelijkheid van de auditfunctie, de taken en de scope van de werkzaamheden expliciet gemaakt. t *OEJFOOPEJHLVOOFOXJKPPLIFMQFOPNIFUQSPDFEVSFIBOECPFLBBOUFQBTTFOBBO de nieuwe situatie waarbij wij de auditfunctie invullen. t #JKIFUCFQBMFOWBOEFVJUUFWPFSFOXFSL[BBNIFEFOIBOUFSFOXJKFFOSJTLCBTFEBBOQBL t #JKIFUVJUWPFSFOWBOEFSJTJDPBOBMZTFCFUSFLLFOXJKOBBTUEFBBSE PNWBOH positionering en complexiteit van het trustkantoor ook ontwikkelingen in de relevante wetgeving, de themaonderzoeken en de nieuwsbrieven van DNB. t 7PPSBGHBBOEBBOIFUVJUWPFSFOWBOPO[FXFSL[BBNIFEFO [VMMFOXJKFFOKBBSQMBOOJOH PQTUFMMFOEJFJTHFCBTFFSEPQEFVJULPNTUFOWBOEFSJTJDPBOBMZTFFOEFXJK[FXBBSPQ EFDPNQMJBODFGVODUJFJTJOHFSJDIU JOUFSOPGFYUFSO %FBVEJUXFSL[BBNIFEFOLVOOFO worden uitgevoerd door een jaarlijkse ‘complete’ audit of verspreid over het jaar meerdere deelaudits. t %FKBBSQMBOOJOH[BM JOEJFOOPEJH HFBDUVBMJTFFSEXPSEFOPQCBTJTWBOIFUQFSJPEJFL overleg. t %FSJTJDPBOBMZTFFOEFKBBSQMBOOJOHMFHHFOXJKTDISJGUFMJKLWBTUFO[VMMFOXJKNFUEF directie van het trustkantoor bespreken. t 1FSBVEJUTUFMMFOXJKFFOXFSLQSPHSBNNBPQ*OIFUXFSLQSPHSBNNBOFNFOXJK EFBVEJUXFSL[BBNIFEFO PNWBOHFOEJFQHBOH PQEJFNJOJNBBMNPFUFOXPSEFO uitgevoerd. t 1FSPOEFSXFSQOFNFOXJKIFUSFMFWBOUFXFUUFMJKLFLBEFSFOEFSFMFWBOUFTUBOEQVOUFO vanuit DNB op. t *OIFUBVEJUSBQQPSUOFNFOXJKEFCFWJOEJOHFOFODPODMVTJFT BVEJUSBUJOH PQ#JK tekortkomingen vermelden wij welke acties het management van het trustkantoor zal USFòFOPNEFUFLPSULPNJOHFOPOHFEBBOUFNBLFO JODMVTJFGEFEFBEMJOFT t 8JKSBQQPSUFSFOSFDIUTUSFFLTBBOIFUCFTUVVSWBOIFUUSVTULBOUPPS*OEJFOFFO3BBE van Commissarissen aanwezig is, zal ook hieraan worden gerapporteerd. t *OEJFOOPEJH[VMMFOXJKVTFQBSBBUPWFSEFGPMMPXVQWBOPO[FCFMBOHSJKLF bevindingen rapporteren.
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
Ruler - inzicht in trustwetgeving Trustkantoren waarvoor wij de auditfunctie vervullen, krijgen een gratis abonnement op het trustprofiel in Ruler. .FU3VMFS[JKOUSVTULBOUPSFOBMUJKEPQEFIPPHUFWBOEFSFMFWBOUFFOBDUVFMFUSVTUXFUFOSFHFMHFWJOH t (FIFFMPOMJOFFOBDUVFFM t 0QCBTJTWBOQSPöFMFOHFSJDIUPQVXBDUJWJUFJUFO t 3FBHFFSUEJSFDUPQXFUTXJK[JHJOHFO t *O[JDIUJOXFUUFOFOIJFSPQHFCBTFFSEFMFJESBEFO VJUTQSBLFO FUDFUFSB Voor meer informatie zie www.ruler.nl
Periodiek overleg Naast het uitvoeren van de audit, voeren wij ook periodiek overleg met de directie. Dit doen wij bij voorkeur per kwartaal, om actualiteiten en ontwikkelingen te bespreken en waar nodig het auditplan hierop aan te passen. Hiermee wordt gewaarborgd dat de werkzaamheden goed aansluiten op de organisatie en dat er aandacht is voor de bevindingen en aanbevelingen van de auditor.
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
3. Ons team Ronald van Dijk
SPOBMEWBOEJKL!DIBSDPFOEJRVFOM
t 0QMFJEJOH3FHJTUFS"DDPVOUBOU'PSFOTJTDI"DDPVOUBOU t 8FSLFSWBSJOH JOUPUBBMKBBS 18$ "'. 1SPUJWJUJFO$IBSDP%JRVF TJOET t 3POBMEIFFGUFFOVJUHFCSFJEFLFOOJTWBOöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFOFOEFCJKCFIPSFOEF öOBODJÑMFXFUHFWJOH DPNQMJBODFFOJOSJDIUJOHTWSBBHTUVLLFO SJTJDPCFIFFSFOIFU vormgeven en implementeren van risico en compliancebeleid. t .FEFEPPS[JKOXFSL[BBNIFEFOCJKEF"'.IFFGU3POBMEUFWFOTFFOCSFEFLFOOJTWBO HFESBHFOCFESJKGTDVMUVVSFOIFMQUIJKöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFOPNQSPCMFNFO TBNFO met toezichthouders op te lossen. t 3POBMEJTWFSBOUXPPSEFMJKLHFXFFTUWPPSFFOHSPPUBBOUBMCJK[POEFSF JOUFHSJUFJUT
onderzoeken, dit zowel in opdracht van interne als externe toezichthouders. t 5FWFOTQVCMJDFFSUIJKSFHFMNBUJHBSUJLFMFOFOHFFGUIJKPBJOQSFTFOUBUJFT[JKO zienswijze op actualiteiten.
Mark Aberkrom
NBSLBCFSLSPN!DIBSDPFOEJRVFOM
t 0QMFJEJOH3FHJTUFS"DDPVOUBOU t 8FSLFSWBSJOH JOUPUBBMKBBS &: 4PDJBMF7FS[FLFSJOHTCBOL JOUFSOBMBVEJU
"'.FO $IBSDP%JRVF TJOET t #JKEF"'.IFFGU.BSLNFFHFXFSLUBBOIFUWPSNHFWFOWBOEFUPF[JDIUTUSBUFHJFFO is hij daarnaast verantwoordelijk geweest voor het toezicht op grote en middelgrote öOBODJÑMFPOEFSOFNJOHFOBMTNFEFFFOBBOUBMCJK[POEFSF JOUFHSJUFJUT POEFS[PFLFO en themaonderzoeken. t .BSLIFFGUFFOVJUHFCSFJEFLFOOJTWBOöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFO JODMUSVTULBOUPSFO FO EFCJKCFIPSFOEFöOBODJÑMFXFUHFWJOH DPNQMJBODFWSBBHTUVLLFO SJTJDPCFIFFSFOIFU vormgeven en implementeren van risico en compliancebeleid. t .BSLIFFGUFFOCSFEFLFOOJTWBOHFESBHFOCFESJKGTDVMUVVSFOIJKIFMQUöOBODJÑMF JOTUFMMJOHFOPNQSPCMFNFO TBNFO NFUUPF[JDIUIPVEFSTPQUFMPTTFO
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
5
Bastiaan (Bas) Bloemink
CBTUJBBOCMPFNJOL! DIBSDPFOEJRVFOM
t 0QMFJEJOH3FDIUFO &SBTNVT
(SPUJVT1PTUEPD&òFDUFOSFDIU 3BECPVE FO$FSUJöFE $PNQMJBODF0óDFS /$* t 8FSLFSWBSJOH JOUPUBBMKBBS 'PSUJT"43 'JOBODJBM"TTFUTFO$IBSDP%JRVF TJOET t #BTIFFGU[JDIHFTQFDJBMJTFFSEJOEFUSVTUTFDUPS)JKWFSUBBMUCFTUBBOEFFOLPNFOEF XFUFOSFHFMHFWJOHJOQSBLUJTDIFPQMPTTJOHFOWPPSDMJÑOUFO t #BTUSFFEUPOEFSBOEFSFPQBMTFYUFSOFDPNQMJBODFPóDFSWPPSUSVTULBOUPSFOXBBSCJK EFLFSOBDUJWJUFJU6#0POEFS[PFLJTFOIFUCFHFMFJEFOWBOEFEJSFDUJFWBOIFUNBLFO WBOEFKVJTUFSJTJDPJOTDIBUUJOHFOFOEFCFIFFSTJOHEBBSWBO t %BBSOBBTUJTIJKLMBOLCPSEWPPSöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFOUFOBBO[JFOWBOEFPNHBOH met wetgeving en toezicht in de praktijk, maar ook bij het succesvol behandelen van onderzoeken door de AFM en DNB.
Frenkel Drevers
GSFOLFMESFWFST!DIBSDPFOEJRVFOM
t 0QMFJEJOH.BTUFSEFHSFFPGCVTJOFTTBENJOJTUSBUJPO 1PTUCBDIFMPS&%1BVEJU Certified Internal Auditor. t 8FSLFSWBSJOH JOUPUBBMKBBS "'. 1SPUJWJUJFO$IBSDP%JRVF TJOET t 'SFOLFMJTFFOTQFDJBMJTUFOFSWBSFODPOTVMUBOUPQIFUHFCJFEWBO$PNQMJBODF3JTL NBOBHFNFOUCJKöOBODJÑMFPOEFSOFNJOHFO t 'SFOLFMJTWFSBOUXPPSEFMJKLHFXFFTUWPPSIFUDPÚSEJOFSFOFOVJUWPFSFOWBO PQFSBUJPOBMFODPNQMJBODF DPTPVSDJOH BVEJUTCJKöOBODJÑMFPOEFSOFNJOHFO t %BBSOBBTUJTIJKEJSFDUCFUSPLLFOCJKEFPOUXJLLFMJOHFOJNQMFNFOUBUJFWBO UPF[JDIUTUSBUFHJFÑOFOPOEFS[PFLTUPPMT TFMGBTTFTTNFOUT RVBMJUZBTTVSBODF FUDFUFSB t 0PLIFFGU'SFOLFMEF"'.WFSUFHFOXPPSEJHEBMTFYQFSUCJKFFOSFDIUCBOLPOEFS[PFL t 'SFOLFMIFFGUVJUHFCSFJEFLFOOJTWBOEFQSPDFTTFOCJOOFOöOBODJÑMFPOEFSOFNJOHFO FOEFXFUFOSFHFMHFWJOHEJFIJFSCJKWBOCFMBOHJT
Robbert Engel
SPCCFSUFOHFM!DIBSDPFOEJRVFOM
t 0QMFJEJOH/FEFSMBOET3FDIUTQFDJBMJTBUJFFDPOPNJTDIQVCMJFLFOCFESJKGTSFDIU t 8FSLFSWBSJOH JOUPUBBMKBBS 'PSUJT*OUFSUSVTUFO$IBSDP%JRVF TJOET t 3PCCFSUIFFGUSVJNFFSWBSJOHCJOOFOEFUSVTUTFDUPS;PXFMWBOVJU*OUFSUSVTUBMTCJK $IBSDP%JRVFJTIJKCFUSPLLFOHFXFFTUCJKFFOHSPUFEJWFSTJUFJUBBODPNQMJBODF gerelateerde onderwerpen. t 3PCCFSUIFFGUFFOEJFQHBBOEFLFOOJTWBOEF8UU 8XGUFOEF3JC8UU%BBSOBBTU heeft hij zich buiten de trustsector bezig gehouden met integriteit gerelateerde POEFSXFSQFOXBBSPOEFSTUSBUFHJTDIFJOUFHSJUFJUSJTJDPBOBMZTF 4*3"
CFMFJEFO belangenconflicten. t 3PCCFSUHFFGUEBBSOBBTUQSFTFOUBUJFTPWFSUSVTUHFSFMBUFFSEFPOEFSXFSQFOFO publiceert regelmatig over ontwikkelingen in trustwetgeving.
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
4. Over Charco & Dique $IBSDP%JRVFJTFFOHFTQFDJBMJTFFSEBEWJFTCVSFBVEBU[JDI BMTJOETEFPQSJDIUJOHJO VJUTMVJUFOESJDIUPQSJTL NBOBHFNFOUFODPNQMJBODFJOEFöOBODJÑMFTFDUPS XBBSPOEFSEFUSVTUTFDUPS/BBTULFOOJTWBOEFUSVTUBDUJWJUFJUFO IFCCFOXJKPPLEJFQHBBOEFLFOOJTWBOEFSFMFWBOUFöOBODJÑMFXFUHFWJOH Het auditteam dat de werkzaamheden verricht bestaat uit voormalige toezichthouders, juristen en accountants die WFSCPOEFO[JKOBBO%F/FEFSMBOETF#FSPFQTPSHBOJTBUJFWBO"DDPVOUBOUT /#" PGIFU*OTUJUVVUWBO*OUFSOBM"VEJUPST /FEFSMBOE **" 0O[FBBOQBL FOVJUWPFSJOHWBOXFSL[BBNIFEFO JTHFCBTFFSEPQEFLXBMJUFJUTOPSNFOEJF%F /FEFSMBOETF#FSPFQTPSHBOJTBUJFWBO"DDPVOUBOUT /#" PGIFU*OTUJUVVUWBO*OUFSOBM"VEJUPST/FEFSMBOE **" IBOUFSFO
Enkele kenmerken van Charco & Dique: t 0OTUFBNCFTUBBUVJUWPPSNBMJHFUPF[JDIUIPVEFST NFFSEBOKBBSXFSLFSWBSJOH BBOHFWVMEEPPS CFESJKGTFDPOPNFO BDDPVOUBOUTFOKVSJTUFOEJFSVJNFFSWBSJOHIFCCFOPQHFEBBOCJKEJWFSTFTPPSUFOöOBODJÑMF instellingen. t 8JKXFSLFOWPPSLMFJOF NJEEFMHSPUFFOHSPUFöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFOFOEBBSOBBTUPPLWPPSEFUPF[JDIUIPVEFST "'.%/# t 7JBPO[FOJFVXTCSJFGIPVEFOXJKöOBODJÑMFJOTUFMMJOHFOPQEFIPPHUFWBOCFMBOHSJKLFPOUXJLLFMJOHFOJOXFUFO regelgeving en bij toezichthouders. Hierbij geven wij aan wat de impact van ontwikkelingen zijn, maar ook wat de aanpak kan zijn om te voldoen aan deze ontwikkelingen. t .FUPO[FBEWJF[FOIFMQFOXJKPOEFSOFNJOHFOPNJOFFOEZOBNJTDIFFOHFSFHVMFFSEFPNHFWJOHFFOHPFEF reputatie te houden of op te bouwen. t *OPO[FEJFOTUWFSMFOJOH[FUUFOXJKLFOOJTFOFSWBSJOHPNJOQSBHNBUJTDIFFOLFOOJTHFPSJÑOUFFSEFBEWJF[FO t 3VMFS [JFwww.ruler.nl JTFFOPOMJOFMFHBMGSBNFXPSL Ruler biedt trustkantoren de helpende hand om overzicht en inzicht te hebben in de relevante trustwetgeving. t 8JKCJFEFOUSVTULBOUPSFOXBBSXJKEFBVEJUGVODUJF vervullen een gratis abonnement op Ruler voor 2 personen.
Meer weten? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met $IBSDP%JRVFPQUFMFGPPOOVNNFS PGQFSFNBJMJOGP!DIBSDPFOEJRVFOM.
Charco & Dique Risk Management & Compliance
CHARCO & DIQUE - DE AUDITFUNCTIE BIJ TRUSTKANTOREN
Charco & Dique B.V.t,SJKO5BDPOJTLBEFt)8"NTUFSEBN tJOGP!DIBSDPFOEJRVFOMtXXXDIBSDPFOEJRVFOM
