CHAPTER 12 INTERNAL AUDIT CHARTER AND BUILDING THE INTERNAL AUDIT FUNCTION Materi ini memperkenalkan beberapa praktek yang diperlukan untuk membangun fungsi audit internal yang efektif , dimulai dengan piagam otorisasi dan proses dasar pengembangan , staf , dan pengelolaan departemen audit internal yang efektif . Kita mulai dengan menggambarkan kebutuhan untuk mendirikan sebuah piagam audit internal, dokumen otorisasi dasar yang memiliki beberapa elemen umum tidak peduli apakah audit internal merupakan suatu struktur pelayanan perusahaan besar multinasional atau yang lebih kecil tidak - untuk -profit entitas . Ini adalah dokumen yang disetujui oleh komite audit yang mencantumkan kewenangan audit internal dan tanggung jawab untuk beroperasi dalam suatu perusahaan . Materi ini juga mengkaji langkah-langkah yang diperlukan untuk memulai fungsi audit internal yang efektif , termasuk pentingnya piagam formal yang disahkan oleh komite audit dan membangun staf audit internal yang efektif . Kami juga meninjau kebijakan dan prosedur audit internal yang penting serta langkah-langkah pertama yang membahas mengenai entitas perusahaan - auditable . 12.1 Membentuk Fungsi Audit Internal Tidak ada suatu cara optimal untuk mengatur fungsi audit internal dalam suatu perusahaan pada saat ini. Terdapat dapat banyak perbedaan dalam jenis usaha , rentang geografis, dan struktur organisas , dengan kebutuhan audit internal yang berbeda masing-masing. Setiap entitas, bagaimanapun harus mengikuti Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal, tetapi harus mendapat dukungan dan pengakuan dari manajemen perusahaan. Kebutuhan untuk memiliki fungsi audit internal umumnya berasal dari persyaratan hukum, seperti Sarbanes -Oxley ( SOx ) Undang-undang , atau persyaratan lain dari lembaga pemerintah. Ketika suatu entitas tidak memiliki fungsi audit internal, maka manajemen senior harus mengambil langkah-langkah untuk memulai fungsi tersebut. Kepala fungsi audit internal umumnya dikenal sebagai executive chief Audit ( CAE ). Seorang manajer senior yang telah ditantang untuk membangun fungsi audit internal baru dihadapkan dengan berbagai pilihan, tergantung pada bisnis secara keseluruhan perusahaan itu, struktur geografis dan logistik, pengendalian risiko yang dihadapinya , dan budaya perusahaan secara keseluruhan. Apakah struktur perusahaan dengan persyaratan untuk komite audit atau beberapa jenis lain dari perusahaan? hampir selalu ada kebutuhan dan alasan untuk membangun fungsi audit internal. Bagian ini membahas beberapa elemen yang dibutuhkan untuk membangun dan mengelola sebuah organisasi audit internal yang efektif . Suatu persyaratan kunci untuk setiap organisasi yang efektif adalah pemimpin yang kuat untuk internal, pemimpin itu adalah CAE yang memahami kebutuhan organisasi secara keseluruhan dan mengendalikan risiko potensi serta kontribusi potensial yang dapat membuat audit internal. Orang ini harus mendapat dukungan dari kedua komite audit dan manajemen senior. Kebanyakan perusahaan besar saat ini memiliki beberapa unit sering menyebar di seluruh
dunia dan dengan banyak kegiatan usaha yang berbeda. Bahkan jika secara geografis diposisikan di satu lokasi, perusahaan besar hampir selalu memiliki beberapa fungsi khusus dengan mengendalikan risiko yang mungkin memerlukan terpisah penekanan audit internal. Departemen audit internal yang efektif harus diorganisir dengan cara yang melayani manajemen senior dan komite audit dengan memberikan yang terbaik, jasa audit biaya-efektif untuk seluruh organisasi . Kami mempertimbangkan manfaat dan kesulitan dalam memiliki organisasi audit internal yang didesentralisasi serta beberapa audit internal alternatif struktur organisasi. 12.2 Piagam Audit : Komite Audit dan Otoritas Managemen Piagam audit internal adalah dokumen formal, yag ndisetujui oleh komite audit, untuk menggambarkan misi, independensi, obyektivitas, ruang lingkup , tanggung jawab, wewenang, dan standar fungsi audit internal untuk suatu perusahaan . Audit internal memiliki kebebasan untuk melihat berbagai catatan dan mengajukan pertanyaan di semua tingkat . Auditor internal memiliki banyak otoritas dalam suatu perusahaan dan beberapa jenis otorisasi otoritas diperlukan, karena fungsi internal harus melaporkan kepada komite audit dewan dalam struktur perusahaan bahwa komite audit biasanya harus mengesahkan hak dan tanggung jawab melalui dokumen otorisasi resmi atau resolusi - biasa disebut piagam audit internal. Tidak ada persyaratan tetap untuk dokumen seperti otorisasi , tapi piagam audit internal harus menegaskan audit internal ini : 1. Independensi dan objektivitas 2. Lingkup tanggung jawab 3. Kewenangan dan akuntabilitas Piagam ini, kemudian adalah dokumen otorisasi bahwa auditor internal dapat digunakan ketika seorang manajer dalam sebuah pertanyaan unit organisasi yang terpisah dan kadangkadang mengapa auditor internal meminta untuk meninjau dokumen-dokumen tertentu atau untuk mendapatkan akses ke beberapa fasilitas perusahaan. Piagam tersebut mengatakan bahwa manajemen senior dewan direktur komite audit- memiliki akses ke catatan perusahaan . Yang lebih penting, piagam menyediakan tingkat tinggi otorisasi untuk fungsi audit internal perusahaan. Tidak ada format tetap untuk isi piagam. Standar audit internal dari Institute of Internal Auditor ( IIA ), mengacu pada kebutuhan untuk piagam audit internal. Piagam audit internal sedikitnya memiliki lebih dari satu dokumen kecuali terdapat fungsi audit internal yang kuat di suatu tempat untuk memulai dan melakukan kegiatan kunci audit internal: memahami area di setiap perusahaan yang harus menjadi kandidat untuk ulasan audit internal, membangun efektif organisasi audit internal dan tim, dan membangun prosedur pendukung untuk memungkinkan audit internal mereka. Sementara piagam audit internal merupakan otorisasi penting untuk memulai fungsi audit internal baru, banyak jika tidak sebagian besar fungsi audit internal saat ini memiliki sebuah piagam yang mungkin telah dikembangkan dan disetujui di masa lalu tapi belum baru-baru ini ditinjau dan diperbarui. Jika salah satu di tempat, CAE harus secara berkala
meninjau piagam yang ada dan menyampaikannya kepada komite audit untuk menegaskan kembali pemahaman para anggota tentang peran dan tanggung jawab audit internal . 12.3 Membangun Staf Audit Internal Dengan pengecualian dari satu orang fungsi audit internal yang sangat kecil , setiap fungsi audit internal harus memiliki seseorang yang bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk audit internal - CAE serta beberapa staf pendukung dan administrasi . Meskipun akan ada banyak variasi dalam deskripsi posisi dan judul , bagian ini memberikan beberapa deskripsi model posisi internal auditor untuk berbagai tingkat dan jenis auditor internal dalam suatu perusahaan. Mereka berada pada posisi yang sama akan memetakan ke berbagai struktur organisasi audit internal dibahas kemudian dalam bab ini. Selain itu, ada persyaratan CBOK yang berbeda untuk masing-masing deskripsi posisi audit internal ini . Misi Audit Internal Misi Audit global Computer Products internal adalah untuk memastikan bahwa operasional perusahaan mengikuti standar dengan baik, fungsi jaminan independen dan obyektif dengan memberikan nasehat tentang praktik terbaik. Dengan menggunakan pendekatan sistematis dan disiplin, auditor internal membantu global Produk Komputer mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal, dan proses tata kelola . Independensi dan Objektivitas Untuk memastikan laporan yang tepat, auditor internal secara langsung kepada Dewan Direksi Komite Audit dan untuk menjaga obyektivitas, internal auditor tidak terlibat dalam operasional perusahaan sehari- hari atau prosedur pengendalian internal. Lingkup dan Tanggung Jawab Ruang lingkup pekerjaan Audit Internal mencakup penelaahan terhadap prosedur manajemen risiko, pengendalian internal, sistem informasi, dan proses tata kelola . Karya ini juga melibatkan pengujian berkala transaksi, ulasan praktek terbaik, investigasi khusus, penilaian persyaratan hukum dan peraturan, dan langkah-langkah untuk membantu mencegah dan mendeteksi kecurangan . Untuk memenuhi tanggung jawabnya , Internal Audit harus: Mengidentifikasi dan menilai potensi risiko operasi Bank . Mengkaji kecukupan pengendalian yang dibentuk untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan , rencana , prosedur , dan tujuan bisnis . Menilai keandalan dan keamanan informasi keuangan dan manajemen dan sistem pendukung dan operasi yang menghasilkan informasi. Menilai cara menjaga aset . Ulasan proses pendirian dan mengusulkan perbaikan . Menilai penggunaan sumber daya yang berkaitan dengan ekonomi, efisiensi, dan efektivitas . Menindaklanjuti rekomendasi untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan yang efektif diambil
Melakukan penilaian, penyelidikan, atau ulasan yang diminta oleh Komite Audit dan Manajemen . Otoritas Audit Internal Dalam rangka mempromosikan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar, auditor internal berwenang, dalam rangka kegiatan , untuk : Masukkan semua bidang Global Computer Products operasi dan memiliki akses ke dokumen dan catatan yang dianggap perlu untuk melakukan fungsinya . Mengharuskan semua anggota staf dan manajemen untuk menyediakan informasi yang diminta dan penjelasan dalam jangka waktu yang wajar . Akuntabilitas Internal Audit harus menyiapkan, dalam hubungan dengan manajemen dan Komite Audit, rencana audit tahunan yang didasarkan pada risiko bisnis, hasil audit internal lainnya, dan masukan dari manajemen. Rencana tersebut disampaikan kepada manajemen senior, termasuk General Counsel, untuk disetujui oleh Komite Audit. Setiap dibutuhkan penyesuaian rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada dan disetujui oleh Komite Audit . Audit Internal bertanggung jawab untuk perencanaan, pelaksanaan, pelaporan , dan menindaklanjuti proyek-proyek audit yang dimasukkan dalam rencana audit dan untuk menentukan ruang lingkup dan waktu audit tersebut . Hasil setiap audit internal akan dilaporkan melalui laporan audit rinci yang merangkum tujuan dan ruang lingkup audit serta pengamatan dan rekomendasi. Dalam semua kasus, tindak lanjut pekerjaan akan dilakukan untuk memastikan respon yang memadai terhadap rekomendasi audit internal. Audit internal juga akan menyerahkan laporan tahunan kepada manajemen senior dan Komite Audit pada hasil pekerjaan audit termasuk eksposur risiko yang signifikan dan masalah pengendalian . Standar Internal Audit mematuhi standar dan praktek profesional yang diterbitkan oleh Institute of Internal Auditors serta Teknologi Informasi Institut Pemerintahan . 12.3. (A) Peran CAE Seseorang harus bertanggung jawab atas fungsi audit internal. Meskipun title direktur audit internal adalah umum dalam beberapa tahun terakhir, standar IIA saat ini mendukung judul CAE, petugas audit yang paling senior di perusahaan dengan tanggung jawab utama untuk fungsi audit internal secara keseluruhan. SOx juga telah meningkatkan pentingnya CAE serta fungsi audit internal,fungsi audit internal dari perusahaan Sox terdaftar harus melaporkan kepada komite audit, dan CAE akan menjadi orang di perusahaan untuk mewakili rencana audit internal dan bekerja dengan komite audit . operasi Perusahaan dan isu-isu risiko . Selain mengelola fungsi audit internal , CAE harus memiliki pengetahuan mengenai semua aspek operasi perusahaan, baik masalah keuangan , logistik atau operasional .
Sumber daya manusia dan administrasi audit internal. CAE bertanggung jawab sebagai staf audit internal dan harus membangun organisasi yang efektif dan baik dalam merekrut dan memimpin tim audit internal yang efektif. Hubungan dengan komite audit dan manajemen. CAE adalah juru bicara audit internal untuk komite audit dan semua tingkatan manajemen perusahaan . Tata kelola perusahaan, akuntansi, dan masalah regulasi. Apakah itu SOx, akuntansi, masalah keuangan, atau hal-hal lain yang mempengaruhi peraturan perusahaan, CAE harus memiliki setidaknya pemahaman umum dan pengetahuan . Pembangunan audit internal dan pengelolaan tim . Tidak peduli apa ukuran tim ini , CAE bertanggung jawab untuk membangun fungsi audit internal yang efektif yang dihormati oleh penerima jasa audit internal . Teknologi. CAE harus memiliki pemahaman umum tentang bagaimana teknologi digunakan dalam perusahaan serta bagaimana hal itu dapat diterapkan untuk mempromosikan layanan audit internal. Perencanaan audit berbasis risiko dan keunggulan proses. CAE harus memahami proses penilaian risiko, karena mereka diterapkan pada operasi perusahaan, dan juga harus mampu memikirkan operasi dalam hal proses kunci . keterampilan Negosiasi dan manajemen hubungan. CAE akan sering terlibat dengan isu yang diangkat oleh tim audit internal dan manajemen kadang-kadang bermusuhan , yang mungkin memakan waktu pengecualian temuan audit internal dan rekomendasi . CAE harus sering harus menegosiasikan resolusi yang sesuai dengan isu-isu ini sebagai bagian dari membangun tim audit internal yang efektif . Jaminan internal audit dan peran konsultasi . Meskipun peran ini kadang-kadang bisa menjadi kabur, CAE harus selalu menekankan untuk kedua tim audit internal dan manajemen perbedaan antara peran yang terpisah menyediakan layanan jaminan audit internal dan memberikan layanan konsultasi . Standar untuk praktek profesional audit internal. CAE harus menjadi ahli pada standar IIA ini dan akan membantu untuk menerapkannya pada seluruh aspek kegiatan audit internal . 12.3. (B) Tanggung Jawab Manajemen Internal Audit Tergantung pada ukuran perusahaan secara keseluruhan, fungsi audit internal mungkin memiliki beberapa tingkat supervisor atau manajer untuk mengelola fungsi audit internal. Sumber daya ini membuat fungsi audit internal yang efektif melalui perencanaan dekat, monitoring , dan mengawasi staf audit lapangan yang benar-benar melakukan audit internal. Sementara CAE harus menjadi generalis audit internal dengan pengetahuan yang baik dari perusahaan isu pengendalian internal dan praktik audit internal, manajer audit internal dan supervisor secara umum adalah spesialis di berbagai bidang seperti masalah audit internal keuangan atau IT . CAE harus memastikan bahwa posisi yang tepat sudah diberikan pada semua anggota manajemen internal audit. Tim harus dibentuk sedemikian rupa sehingga semua anggota
staf internal audit dapat mengenali permintaan untuk bergerak dari satu level ke level selanjutnya. Tanggung jawab : 1. Menentukan porsi audit keuangan/operasi pada rencana audit tahunan departemen. 2. Mendampingi direktur dalam menyiapkan update regular pada aktivitas internal audit untuk komite audit. 3. Memberikan saran dan nasihat tentang sistem baru, inisiatif, dan pelayanan dibawah perkembangan dari perpekstif pengendalian internal. 4. Mendampingi direktur dalam koordinasi dalam aktivitas internal audit keuangan. 5. Secara efektif dan efisien mengelola sumber daya internal audit keuangan. 6. Memperkerjakan, melatih, dan mengembangkan secara professional tim internal audit keuangan. 7. Mengawasi kualitas pekerjaan dari tim internal audit, memastikan kepatuhan dengan standar. 12.3. (C) Tanggung Jawab Staf Internal Audit Di banyak perusahaan, audit internal merupakan tempat yang sangat baik untuk masuk anggota staf nonspesialis bagi yang baru saja lulus kuliah . Artinya, staf entry-level kandidat audit internal dapat datang dari berbagai gelar sarjana . Kandidat untuk posisi audit internal pada awal masuk tidak hanya harus mempunyai sarjana akuntansi, tetapi juga harus punya kemampuan kuat untuk memahami sistem IT dan aliran proses serta keahlian berbicara dan menulis yang sangat baik. Bahkan pada level staf, internal auditor pemula haruslah seseorang yang dapat dengan cepat mereview proses yang rumit, menilai kelemahan potensial, dan mengkomunikasikan hal tersebut pada manajemen internal audit dan seluruh manajemen perusahaan. 12.3. (D) Sistem Informasi Spesialis Audit Meskipun banyak staf auditor internal dapat berhasil dalam suatu perusahaan dengan hanya pengetahuan umum dan bisa belajar lebih banyak melalui pelatihan, spesialis IT auditor internal membutuhkan pelatihan dan keterampilan khusus. Kebanyakan jika tidak semua fungsi audit internal membutuhkan setidaknya satu spesialis pada staf audit internal dengan keterampilan yang kuat terkait IT pengendalian internal yang meliputi bidang-bidang seperti sistem keamanan, pengendalian aplikasi internal , dan operasi sistem computer manajemen. Persyaratan keterampilan untuk spesialis auditor sistem informasi dalam grup audit internal akan sangat tergantung pada kematangan teknis fungsi TI perusahaan. Suatu perusahaan dengan aplikasi berbasis pada perencanaan sumber daya perusahaan set aplikasi terkait terkait dengan database yang kompleks akan membutuhkan satu set yang berbeda dari ketrampilan khusus Audit sistem informasi daripada akan suatu perusahaan di mana sebagian besar sumber daya TI adalah aplikasi berbasis Web . Karena rentang dan luasnya terus berubah IT teknologi, sistem informasi auditor menghadapi berbagai persyaratan pengetahuan.
12.3 ( E ) Lainnya Spesialis Auditor Internal Posisi audit internal berkisar dari CAE bertanggung jawab atas fungsi, mendukung manajer audit internal, staf audit internal, dan spesialis sistem audit informasi. Namun, tergantung pada ukuran perusahaan dan sifat keseluruhan. Kegiatan audit internal, berada pada posisi khusus lainnya dalam peran dukungan auditor internal. Banyak tergantung pada bagaimana tanggung jawab audit internal telah ditetapkan melalui piagam . Sebagai contoh, standar IIA menentukan peran di mana auditor internal dapat bertindak sebagai in- house konsultan untuk perusahaan mereka dan ketika mereka dapat bertindak sebagai auditor internal jaminan tingkat. Beberapa perusahaan mungkin ingin memperluas peran itu dan membangun praktek konsultasi penuh di rumah sebagai bagian dari kegiatan audit internal. 12.4 Pendekatan Departemen Organisasi Audit Internal Sebenarnya tidak ada cara yang optimal untuk mengatur fungsi audit internal. Tergantung pada ukuran, sifat pengendalian internal, dan rentang kegiatan perusahaan serta tujuan keseluruhan audit internal, seperti diuraikan dalam audit internal piagam disetujui . Logistik dan biaya seringkali faktor kunci lainnya. Suatu perusahaan dengan operasi di seluruh dunia yang signifikan mungkin perlu auditor internal yang tersedia untuk melakukan tinjauan penukaran pada saat- operasi di seluruh dunia. Audit internal dapat diatur secara desentralisasi dengan tim lokal tersedia dekat dengan operasi yang sebenarnya. Risiko disini adalah bahwa hal itu mungkin sulit untuk CAE untuk mengatur perusahaan-lebar fungsi audit internal terpadu , dan fungsi audit internal lokal dapat menjadi hampir bercerai dari markas CAE dipimpin fungsi audit internal. 12.4 (A) Sentralisasi atau Desentralisasi Struktur Organisasi Internal Audit Sampai mungkin pertengahan abad kedua puluh, banyak perusahaan yang dikelola dan diselenggarakan dengan cara yang sangat terpusat. Keputusan penting yang dibuat oleh pemerintah pusat, dan personil perusahaan - tingkat yang lebih rendah tidak lebih dari melewatkan bahan melalui peringkat untuk persetujuan kantor pusat. Argumen atau manfaat yang mendukung desentralisasi umumnya meliputi : Membebaskan personal dari keputusan minor sehingga mereka focus pada keputusan penting. Personel unit local memiliki pemahaman yang lebih baik tentang masalah-masalah local sehingga manajemen unit local dapat bertindak langsung dan dengan cara tajam dan cerdas. Penundaan dalam menentukan keputusan dapat dihindari, karena personel unit local lebih termotivasi untuk menyelesaikan masalah pada levelnya sendiri dan memiliki peluang untuk mengembangkan keputusan yang lebuh tepat. Unit kelompok audit internal lokal yang membuat keputusan di tingkat lokal sering dipandang dengan lebih hormat oleh personel satuan lokal lainnya. Meskipun pengamatan ini mendukung struktur desentralisasi, namun ada juga argumen yang kuat untuk mendukung fungsi audit internal terpusat atau markas yang melakukan audit internal di seluruh perusahaan, termasuk :
Pentingnya pesan dari senior manajer pada banyak level internal audit yang tersentralisasi merupakan posisi yang penting untuk menyampaikan pesan tersebut kepada unit lapangan yang sedang direview.
Kelompok audit yang terpisah mungkin tidak tahu pengaruh dari beberapa kebijakan dan keputusan perusahaan. Hal ini mungkin terjadi ketika jalur komunikasi yang lemah pada kelompok internal audit yang terpisah. Kelompok audit yang terpisah dapat melakukan hal yang lebih baik.
Lebih mudah memelihara keseragaman, standar di seluruh perusahaan.
Fungsi internal audit yang terdesentralisasi dapat menimbulkan kesetiaan yang terlalu besar pada unit pelaporan local mereka lebih setia pada manajer divisi daripada CAE.
12.4 ( B ) Pengorganisasian Fungsi Audit Intern Menyelenggarakan fungsi audit internal yang efektif dan efisien menyajikan sejumlah tantangan. Seringkali fungsi audit internal diluncurkan pada pra - SOx " masa lalu" ketika audit internal terutama fungsi tinjauan kepatuhan pelaporan ke para pengendali. Ini adalah ide yang baik hari ini untuk CAE, dengan persetujuaran komite audit, untuk meninjau piagam audit internal saat ini dan organisasi untuk membuat perubahan yang diperlukan . Meskipun mungkin ada banyak variasi kecil, fungsi audit internal umumnya diatur dalam salah satu dari empat cara yaitu jenis audit yang dilakukan, kesesuaian audit internal struktur umum dari perusahaan ,Organisasi Audit berdasarkan wilayah geografis dan kombinasi dari pendekatan ini dengan staf kantor pusat. i. AUDIT INTERNAL ORGANISASI MENURUT JENIS AUDIT Audit internal dapat diselenggarakan oleh jenis audit yang akan dilakukan. Departemen audit dapat dibagi menjadi tiga kelompok spesialis : sistem informasi atau auditor IT , spesialis audit keuangan , dan auditor murni operasional. Pendekatan ini bertumpu pada logika bahwa individu auditor internal mungkin paling efektif jika diberikan tanggung jawab untuk daerah di mana mereka memiliki keahlian dan pengalaman, mengakui bahwa efisiensi sering dicapai melalui spesialisasi. Masalah dan pengendlian risiko yang berkaitan dengan area pemeriksaan tertentu sering terbaik ditangani dengan menetapkan auditor internal yang memiliki keahlian khusus yang diperlukan. Kekurangan dari pendekatan ini adalah beberapa tipe audit berada lokasi-lokasi tertentu, mengharuskan setiap spesialis internal auditor untuk pergi ke lokasi-lokasi tersebut. Biaya waktu dan uang tambahan ini harus mampu ditutup oleh efisiensi yang diperoleh dari beberapa spesialis internal auditor. Resiko pada spesialisasi pada tipe audit ini bahwa spesialis internal auditor mungkin menghabiskan waktu terlalu banyak pada area mereka sendiri dan melewatkan gambar besar dari keseluruhan proses audit.
ii.
iii.
iv.
v.
AUDIT INTERNAL PARALEL UNTUK KESELURUHAN ENTERPRISE STRUKTUR Menempatkan organisasi internal audit di garis yang sama dengan struktur organisasi perusahaan. Kelompok audit internal dapat ditugaskan di komponen organisasi yang spesifik, misalnya divisi operasi atau anak perusahaan afiliasi. Kelebihan dari pendekatan ini adalah manajemen yang bertugas pada beberapa operasi dan personel operasi lainnya dapat lebih mengembangkan hubungan kerja yang efektif dengan personel internal audit. Internal audit juga dapat mengembangkan hubungan kerja yang lebih efektif dengan manajer yang bertanggung jawab pada semua level. Kelemahan dari pendekatan ini adalah dapat menghasilkan duplikasi perjalanan ke lapangan, merendahkan motivasi staf audit, dan mengurangi peluang untuk pengembangan manajemen. Selain itu, kelompok internal audit yang terpisah dapat mengembangkan aliansi terlalu dekat dengan divisi atau staf personel yang mereka audit, yang dapat menimbulkan masalah independensi dan objektivitas auditor. PENDEKATAN GEOGRAFIS ATAS AUDIT INTERNAL ORGANISASI Melalui pendekatan geografis, semua operasi perusahaan di suatu lokasi tertentu yang ditugaskan untuk kelompok yang ditunjuk auditor internal. Dalam beberapa kasu , pendekatan geografis ini secara otomatis ketika jenis tertentu dari operasi terkonsentrasi di wilayah geografis yang terpisah. Biasanya, bagaimanapun, ada beberapa keragaman penugasan audit di daerah masing-masing . Keuntungan dan kerugian dari pendekatan area dengan audit internal yang mirip dengan dua struktur organisasi pertama dibahas sebelumnya. Pada keseimbangan, pendekatan geografis sering tampaknya menjadi yang terbaik dan umumnya digunakan dalam prakte. Jumlah kantor audit terpisah yang akan didirikan akan tergantung pada lingkup operasi perusahaan itu. Di beberapa perusahaan, mungkin ada sejumlah kantor audit terpisah dalam negeri , dengan operasi internasional yang terletak di satu kantor yang terpisah, sering di lokasi lepas pantai terkemuka. Usaha dengan besar, sejumlah beragam operasi internasional mungkin memiliki beberapa kantor audit internal internasional . PENGGUNAAN STAFF INTERNAL AUDIT KANTOR PUSAT Ketiga pendekatan untuk mengorganisir kegiatan audit internal hanya dibahas harus selalu didukung oleh beberapa jenis fungsi markas. Minimal , hal ini bisa terdiri dari CAE dan staf pendukung administrasi sangat terbatas, dengan perluasan fungsi audit internal tengah di atas minimum ini tergantung pada pekerjaan apa yang didelegasikan kepada komponen line dan jenis layanan audit internal yang disediakan oleh unit pusat. NONAUDIT DAN STAF INFORMAL Internal auditor sering diminta oleh manajer senior untuk melakukan audit special keuangan atau operasi atau aktivitas konsultasi. Internal auditor tersebut akan ditarik dari pekerjaan audit regulernya untuk berpartisipasi pada proyek dan kembali pada internal audit ketika proyek tersebut sudah selesai.
Masalah lain muncul ketika manajemen meminta internal audit untuk mengasumsikan fungsi non audit sebagai kegiatan regular. Hal tersebut akan menyerap sumber daya yang seharusnya digunakan untuk kagiatan audit dan berkompromi dengan independensi internal auditor. Tanggung jawab ganda akan melanggar aktivitas internal audit itu sendiri. Penugasan staf informal melakukan tujuan-tujuan yang berguna dan menyediakan cara untuk modifikasi yang diperlukan dalam perusahaan formal. 12.5 Kebijakan dan Prosedur Audit Internal Sebuah langkah umum dalam kebanyakan audit internal adalah auditor internal untuk meminta untuk melihat salinan kebijakan dan prosedur yang disetujui untuk beberapa daerah sedang ditinjau. Ini adalah salah satu penetapan aturan untuk beberapa daerah operasi dan memberikan dasar bagi penilaian pengendalian audit internal. Setiap fungsi audit internal harus mengembangkan seperangkat kebijakan dan prosedur yang mengatur fungsinya sebagai pedoman untuk staf audit keseluruhan dan sebagai latar belakang untuk para pengguna jasa audit. Sementara ukuran dan isi dari panduan prosedur audit internal yang tersebut akan bervariasi tergantung pada ukuran dan fungsi perusahaan secara keseluruhan, itu harus mengandung unsur-unsur berikut: Piagam audit internal dan Audit dasar internal lainnya otorisasi dokumen . Etika Perusahaan dan kode etik aturan Aturan departemen audit internal dan prosedur Standar auditing internal Sementara banyak bahan latar belakang tentang cara melakukan audit internal dapat ditemukan dalam berbagai bahan referensi, fungsi audit internal harus mendokumentasikan materi ini dengan cara yang mudah dipahami oleh semua anggota departemen audit internal. Selain itu, audit internal harus menetapkan standar untuk pemeriksaan kertas kerja, komunikasi terkait, dan kebijakan retensi . Auditor harus memastikan bahwa kertas kerja yang terorganisasi dengan baik, ditulis dengan jelas, dan menangani semua area dalam lingkup audit. Mereka harus berisi bukti yang cukup dari tugas yang dilakukan dan mendukung kesimpulan yang dicapai. Prosedur formal harus memastikan bahwa manajemen dan komite audit menerima temuan audit disimpulkan bahwa secara efektif mengkomunikasikan hasil audit. Laporan audit penuh harus tersedia untuk ditinjau oleh komite audit . Kebijakan harus menetapkan periode retensi telaah kertas kerja yang tepat . Auditor yang ditugaskan harus mengumpulkan dokumen pendukung dan bertemu dengan manajer yang tepat untuk menyelesaikan dan dokumen : Proses pengkajian risiko untuk menggambarkan dan menganalisis risiko yang melekat di jajaran yang dipilih bisnis. Auditor harus memperbarui penilaian risiko setidaknya setahun sekali, atau lebih sering jika perlu, untuk mencerminkan perubahan pengendalian internal atau proses kerja dan untuk menggabungkan lini bisnis baru. Tingkat risiko harus menjadi salah satu faktor yang paling signifikan dipertimbangkan ketika menentukan frekuensi audit .
Sebuah rencana audit, berdasarkan rencana tahunan yang telah disetujui komite audit , merinci anggaran dan perencanaan proses audit internal itu . Rencana tersebut harus menggambarkan tujuan audit, jadwal , kebutuhan staf , dan pelaporan Sebuah siklus audit yang mengidentifikasi frekuensi audit . Auditor biasanya menentukan frekuensi dengan melakukan penilaian risiko dari area yang akan diaudit. Sementara staf dan waktu ketersediaan dapat mempengaruhi siklus audit, mereka tidak boleh faktor mengurangi frekuensi audit untuk area berisiko tinggi. Pengembangan program kerja audit yang disetujui yang ditetapkan untuk masing-masing daerah lingkup audit dan sumber daya yang diperlukan , termasuk pemilihan prosedur audit, tingkat pengujian, dan dasar kesimpulan.
12.6 Pengembangan Profesional : Membangun Fungsi Sebuah Audit Internal yang Kuat Bab ini telah menyelidiki beberapa langkah awal penting untuk membangun dan mempertahankan fungsi audit internal yang efektif . Dimulai dengan komite audit yang disetujui otorisasi piagam, CAE ditunjuk atau kepala audit internal harus membangun sebuah organisasi audit internal yang efektif yang melayani semua aspek dari perusahaan. Audit internal juga perlu menjadi sumber daya yang efektif untuk perusahaan secara keseluruhan dengan praktek sendiri didefinisikan operasi, deskripsi posisi, dan kebijakan dan prosedur yang tepat . Namun, audit internal bukan merupakan praktek konsultasi di luar dengan koneksi sehari- hari yang akan selalu menjadi fungsi internal dan dengan demikian harus menjadi bagian dari perusahaan yang dalam hal gaya operasi dan kepatuhan terhadap aturan perusahaan, seperti jam kerja atau bahkan pakaian bisnis. Namun demikian, sementara audit internal merupakan bagian dari suatu perusahaan , kita harus tidak lupa bahwa itu selalu independen , unik , dan khusus . Audit internal adalah unik dan istimewa karena dengan pengecualian dari chief executive officer dan kadang-kadang penasihat umum, biasanya satu-satunya unit yang bertanggung jawab langsung kepada komite audit. Setiap karyawan, tidak peduli berapa banyak tingkat yang dihapus kemudian menuruni tangga pada bagan organisasi, secara teoritis laporan akhirnya sampai bahwa dewan yang sama yakni audit internal merupakan salah satu dari beberapa fungsi dengan akses langsung. Audit internal memiliki posisi yang unik di perusahaan apapun karena memiliki hak dan bahkan kewajiban - untuk menilai risiko, maka ulasan jadwal di setiap tempat operasi diperlukan. Peran penting ini membutuhkan perhatian profesional dan rasa hormat dari semua anggota audit internal.
KESIMPULAN Dalam membentuk internal audit yang efektif dan kuat ada beberapa hal yang harus dilaksanakan, antara lain :
Penunjukkan Executife Chief Internal Audit (CAE) yand diharuskan mempunyai karakteristik pemimpin yang kuat. Dimana CAE memahami kebutuhan organisasi secara menyeluruh dan dapat mengendalikan resiko potensi yang mungkin akan terjadi Pembentukkan audit charter yang disetujui oleh komite audit, yang mengambarkan misi, independensi, obyektivitas, ruang lingkup, tanggung jawab, wewenang, dan standar fungsi audit internal perusahaan. Mengembangun staf audit internal, dimana ada beberapa tahapan didalamnya yaitu : 1. Peran CAE sebagai petugas audit yang paling senior dan mempunyai tanggung jawab penuh terhadap fungsi audit internal 2. Pemberian posisi dan tanggung jawab yang tepat untuk orang yang tepat dalam melaksanakan tugas internal audit 3. Adanya pemahaman system dan alur kerja internal audit untuk anggota tim internal audit 4. Untuk audit yang special maka dibutuhkan kemampuan yang lebih spesifik, misal audit IT 5. Audit internal juga dapat bertindak sebagai konsultan pribadi perusahaan. Pembentukan departemen audit dimana fungsi audit internal tersebut tergantung pada ukuran, sifat pengendalian internal, dan rentang kegiatan perusahaan serta tujuan keseluruhan audit internal, seperti diuraikan dalam audit internal piagam disetujui. Pengembangan fungsi audit internal harus mengembangkan seperangkat kebijakan dan prosedur yang mengatur fungsinya sebagai pedoman untuk staf audit keseluruhan dan sebagai latar belakang untuk para pengguna jasa audit. Sementara ukuran dan isi dari panduan prosedur audit internal yang tersebut akan bervariasi tergantung pada ukuran dan fungsi perusahaan secara keseluruhan, itu harus mengandung unsur-unsur berikut: 1. Piagam audit internal dan Audit dasar internal lainnya otorisasi dokumen . 2. Etika Perusahaan dan kode etik aturan 3. Aturan departemen audit internal dan prosedur 4. Standar auditing internal Audit internal merupakan departemen yang unik dan istimewa, dimana selalu menjunjung tinggi konsep independensi. Audit internal memiliki posisi yang unik di perusahaan apapun karena memiliki hak - dan bahkan kewajiban - untuk menilai risiko, maka ulasan jadwal di setiap tempat operasi diperlukan. Peran penting ini membutuhkan perhatian profesional dan rasa hormat dari semua anggota audit internal.
