CENTRAAL KIESREGLEMENT UNIVERSITEITSRAAD en ACADEMISCHE RAAD PREAMBULE Elk lid van de universitaire gemeenschap heeft de morele plicht om deel te nemen aan de verkiezingen. Conform artikel 9, §3 van het Organiek Statuut moet bij de kandidaatstelling en bij de stemming rekening worden gehouden met het streven dat minstens één derde van de stemgerechtigde leden in de organen waarvoor een verkiezing wordt georganiseerd, tot het andere geslacht behoort. HOOFDSTUK I ‐ ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Dit reglement regelt ten behoeve van de samenstelling van de Universiteitsraad de verkiezing door de geledingen voorzien bij artikel 9, §1, c., 9, §1, d. en 9, §1, f. van het Organiek Statuut (O.S.), en, ten behoeve van de samenstelling van de Academisch Raad, de verkiezing door en voor het Administratief en Technisch Personeel (ATP) voorzien bij artikel 34, §1, f. van datzelfde Organiek Statuut. Artikel 2 Voor toepassing van dit reglement wordt begrepen onder kieskring: de verzameling kiesgerechtigden die per geleding onder de noemer van een faculteit zijn gegroepeerd of die per geleding op een welbepaalde campus zijn gesitueerd. stemming: de elektronische verrichting of het geheel van elektronische verrichtingen die resulteert/resulteren in het aanduiden van één of meerdere kandidaten voor één of meerdere mandaten of in het registreren van een onthouding. Artikel 3 Elk lid van de bedoelde geledingen bezit kiesrecht voor de verkiezing van de leden van de Universiteitsraad van haar/zijn geleding en, desgevallend, van de faculteit waar zij/hij in hoofdorde aan verbonden is, of, van de campus waar zij/hij haar/zijn vaste standplaats heeft. Artikel 4 De stemming is geheim. De verkiezingen verlopen via een vooraf vastgelegd tijdschema. Het op dat ogenblik bevoegde bestuursorgaan bepaalt het tijdschema. Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 1
HOOFDSTUK II ‐ DE ORGANISATIE Artikel 5. Het Kiesbureau Het secretariaat van de Raad van Bestuur fungeert als kiesbureau. Het Kiesbureau is belast met de voorbereiding en de praktische organisatie van de verkiezingen. Artikel 6. De Verkiezingscommissie Algemeen Voor de in dit reglement voorziene centraal georganiseerde verkiezingen wordt bij aanvang van de procedures een Verkiezingscommissie opgericht door de Raad van Bestuur. Samenstelling De Verkiezingscommissie is samengesteld uit een afgevaardigde van elke betrokken geleding en een voorzitter die houder is van een diploma master in de rechten of gelijkwaardig. Voor elk lid wordt tevens een plaatsvervanger aangeduid. De leden mogen noch lid zijn van de Universiteitsraad of van de Academische Raad, noch kandidaat zijn, noch lid zijn van het Kiesbureau. Wanneer een commissielid of haar/zijn plaatsvervanger zich alsnog kandidaat stelt voor één van de betrokken verkiezingen, is zij/hij automatisch ontslagnemend. Bevoegdheden De Verkiezingscommissie volgt de organisatie van de verkiezingen op en treft, in samenspraak met het Kiesbureau, alle maatregelen die nodig zijn om het correcte verloop van de verkiezingen te faciliteren of te vrijwaren. In gevallen waarin de bepalingen van dit reglement niet voorzien, treft het Kiesbureau in samenspraak met de Verkiezingscommissie een met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in overeenstemming zijnde regeling. De Verkiezingscommissie spreekt zich uit over de ontvankelijkheid van de kandidaturen en doet uitspraak over eventuele klachten die in het kader van een lopende verkiezingsprocedure worden ingediend. De Verkiezingscommissie kan een verkiezing gemotiveerd nietig verklaren. In geval zich problemen voordoen met de elektronische verkiezingsapplicatie kan de Verkiezingscommissie beslissen om de periode van de elektronische stemming te verlengen. Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 2
Werking De Verkiezingscommissie houdt slechts zitting indien ten minste drie leden aanwezig zijn. Wanneer een commissielid de vergadering niet kan bijwonen verwittigt zij/hij tijdig het Kiesbureau en haar/zijn plaatsvervanger. In dat geval neemt de plaatsvervanger deel aan de beraadslagingen. De Verkiezingscommissie beslist bij volstrekte meerderheid van de aanwezige leden. Ingeval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. De beraadslagingen van de Verkiezingscommissie zijn geheim. De beslissingen van de Verkiezingscommissie worden ten laatste de dag volgend op de uitspraak aan de betrokkene(n) bekend gemaakt. Het secretariaat van de Verkiezingscommissie wordt waargenomen door het Kiesbureau. HOOFDSTUK III ‐ DE KIESKRINGEN Artikel 7 De 8 leden van het Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP) van de Universiteitsraad worden per faculteit verkozen door en onder de leden van het ZAP in hoofdorde verbonden aan deze faculteit. Artikel 8 De 8 leden van het Overig Academisch Personeel (OAP) van de Universiteitsraad worden per faculteit verkozen door en onder de leden van het OAP in hoofdorde behorend tot deze faculteit. Artikel 9 De 3 leden van het Administratief en Technisch Personeel (ATP) van de Universiteitsraad worden door en onder de leden van het ATP verkozen waarvan 2 door en onder de ATP‐leden werkzaam op campus Etterbeek en 1 lid door en onder de leden werkzaam op Brussels Health Campus. Artikel 10 De 2 leden van het Administratief en Technisch Personeel (ATP) van de Academische Raad worden door en onder de leden van het ATP verkozen. HOOFDSTUK IV ‐ DE GELEDINGEN Artikel 11 Voor de verkiezing van de vertegenwoordigers van het Zelfstandig Academisch Personeel zijn kiesgerechtigd, de personen die op de dag van de afsluiting van de kiezerslijsten behoren tot: het zelfstandig academisch zoals gedefinieerd in de codex Hoger Onderwijs (de docenten, hoofddocenten, hoogleraren, gewoon hoogleraren en buitengewone hoogleraren).
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 3
Artikel 12 Voor de verkiezing van de vertegenwoordigers van het Overig Academisch Personeel (OAP) zijn kiesgerechtigd, de personen die op de dag van de afsluiting van de kiezerslijsten behoren tot: a)
de bezoldigde gastprofessoren;
b)
het assisterend academisch personeel zoals gedefinieerd in de codex Hoger Onderwijs (de mandaatassistenten, praktijkassistenten en doctorassistenten);
c)
de wetenschappelijke en pedagogische medewerkers tijdelijk en op contractuele basis aangesteld ten laste van de saldi van de werkingsuitkeringen van de vorige begrotingsjaren;
d)
de wetenschappelijke medewerkers waarmee de Universiteit een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten en die bezoldigd worden ten laste van de inkomsten van de afdelingen II tot V van de begroting;
e)
de houders van een doctoraatsbeurs toegekend door de Universiteit;
f)
de mandaathouders van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FWO)‐Vlaanderen met tijdelijke aanstelling en de houders van een beurs van het Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT);
g)
de leden van het onderwijzend personeel van groep 1 , 2 en 3 die opgenomen zijn in het integratiekader.
De leden van het OAP worden ingedeeld bij één van de acht faculteiten. Zij zijn enkel stemgerechtigd en verkiesbaar voor de faculteit waaraan zij door de opstellers van de kiezerslijsten in hoofdorde zijn toegewezen. Artikel 13 Voor de verkiezing van de vertegenwoordigers van het Administratief en Technisch Personeel (ATP) zijn kiesgerechtigd, de personen die op de dag van de afsluiting van de kiezerslijsten behoren tot: a)
het ATP bezoldigd ten laste van de werkingsuitkeringen van de Vlaamse Gemeenschap;
b)
het ATP waarmee de Universiteit een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten en die bezoldigd worden ten laste van de inkomsten van de afdelingen II tot V van de begroting;
c)
de leden van het ATP die opgenomen zijn in het integratiekader.
Ten behoeve van de samenstelling van de Universiteitsraad worden de ATP‐leden als volgt onderverdeeld: 1) ATP‐leden met hoofdstandplaats Etterbeek worden ondergebracht in de kiesomschrijving 'Campus Etterbeek' . 2) ATP‐leden met hoofdstandplaats Jette worden ondergebracht in de kiesomschrijving 'Brussels Health Campus'. Ten behoeve van de samenstelling van de Academische Raad worden alle ATP‐leden ondergebracht in één kiesomschrijving.
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 4
Artikel 14 Indien eenzelfde persoon wegens cumulatie van titels, functies of hoedanigheden tot meerdere geledingen behoort, oefent deze persoon alleen kiesrecht uit in de geleding bepaald door de volgende afdalende orde: ‐ Zelfstandig Academisch Personeel, ‐ Overig Academisch Personeel, ‐ Administratief en Technisch Personeel, zoals hierboven beschreven. Artikel 15 De 8 studentleden van de Universiteitsraad worden per faculteit aangeduid door en onder de leden van de Studentenraad1. Deze studentleden mogen niet behoren tot één van voornoemde geledingen. HOOFDSTUK V ‐ DE KIEZERSLIJSTEN Artikel 16 Ten behoeve van de organisatie van de verkiezing van hogervermelde leden van de Universiteitsraad en van de Academische Raad laat de Algemeen Beheerder op verzoek van de Secretaris van de Raad van Bestuur de kiezerslijsten voor het ZAP, het OAP en het ATP opstellen. Artikel 17 De kiezerslijsten worden op datum van de bekendmaking van de betrokken verkiezingen raadpleegbaar gemaakt via de daartoe opgezette verkiezingswebsite zodat elke persoon kan nagaan of zij/hij werd opgenomen in de correcte geleding en ondergebracht bij de juiste faculteit of campus. Artikel 18 Het Kiesbureau is bevoegd om de kiezerslijsten ambtshalve te verbeteren, hetzij na het verkrijgen van nieuwe administratieve informatie, hetzij na melding van verbeteringen en/of op verzoek van betrokkenen, maar dan na verificatie door de administratieve dienst die de gegevens beheert. Het Kiesbureau brengt de betrokken personen evenals de voorzitter van de Verkiezingscommissie op de hoogte van de aanpassingen en geeft deze door aan de ICT‐medewerker, verantwoordelijk voor de ondersteuning van de verkiezingen. Artikel 19 De kiezerslijsten worden voorafgaandelijk aan de stemming definitief afgesloten. 1 De leden van de Studentenraad worden verkozen volgens de modaliteiten vastgelegd in het op dat ogenblik geldende kiesreglement van de Studentenraad van de VUB. Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 5
HOOFDSTUK VI ‐ DE KANDIDAATSTELLING Artikel 20 Ieder personeelslid van de universiteit kan zich eenmaal per verkiezing kandidaat stellen voor een mandaat van vertegenwoordiger van een geleding op voorwaarde dat zij/hij tot de betrokken geleding en faculteit of campus behoort en voorkomt op de kiezerslijst. Artikel 21 Iedere kandidaat moet een plaatsvervanger voorstellen die aan dezelfde voornoemde voorwaarden voldoet. Artikel 22 Een kandidatuur moet gesteund worden door minstens 8 stemgerechtigden behorend tot dezelfde geleding en faculteit of campus als de kandidaat. Alle kandidaten en hun plaatsvervangers moeten op het ogenblik van hun kandidaatstelling de beginselen en de zending van de VUB zoals omschreven wordt in de artikelen 1 en 3 van het O.S. onderschrijven. Artikel 23 Kandidaatstellingen gebeuren schriftelijk op het daartoe elektronisch ter beschikking gestelde formulier volgens de voorschriften, vermeld op dat formulier, en overeenkomstig de termijnen voorzien in het tijdschema. De formulieren worden persoonlijk ingediend bij het Kiesbureau waar een ondertekend ontvangstbewijs afgeleverd wordt met daarop de datum en het tijdstip van indiening. Kandidaatstelling bij volmacht is uitgesloten, behoudens indien de kandidaat in de onmogelijkheid verkeert om de kandidatuur persoonlijk neer te leggen. Artikel 24 Zo spoedig mogelijk na het verstrijken van de termijn voor de kandidaatstelling onderzoekt het Kiesbureau de ontvankelijkheid van de kandidaturen. Aan de hand van deze informatie bepaalt de Verkiezingscommissie voor iedere verkiezing de officiële lijst van kandidaten. De kandidaturen worden op de lijst opgenomen in volgorde van indiening. Zo spoedig mogelijk na de beslissing van de Verkiezingscommissie maakt het Kiesbureau de lijst van de kandidaten bekend. Het Kiesbureau bezorgt een afschrift van deze bekendmaking aan de kandidaten.
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 6
HOOFDSTUK VII ‐ DE STEMVERRICHTINGEN Artikel 25. Oproep voor de stemming Voor de start van de stemming verzendt het Kiesbureau aan elke kiezer een e‐mailbericht, waarin wordt aangegeven: ‐ het bestuursorgaan waarvoor de verkiezing plaatsvindt; ‐ de geleding en desgevallend de faculteit of de campus waarvoor de verkiezing plaatsvindt; ‐ de namen van de kandidaten voor deze verkiezing vermeld in de volgorde zoals aangegeven op de desbetreffende lijst; ‐ de duur van de elektronische stemming; ‐ het elektronisch adres van het stemprogramma. Artikel 26. De participatievereiste Opdat een verkiezing rechtsgeldig zou zijn, dient bij de eerste stembeurt minstens 1/4de van alle kiesgerechtigden in de betreffende kieskring, met een opdracht van minstens 20%2, zijn stem te hebben uitgebracht. Indien dit niet het geval is, of indien er geen stemming kan georganiseerd worden wegens het ontbreken van ontvankelijk verklaarde kandidaturen, dan wordt de Universiteitsraad/Academische Raad geacht geldig te zijn samengesteld. Artikel 27. De uitslag van de stemming Indien er één mandaat te begeven is per kieskring, dan zijn bij de eerste stembeurt die kandidaten verkozen, die het grootste aantal stemmen behaalden, voor zover aan de participatievereiste vermeld in artikel 26 van dit reglement voldaan is. Ingeval de twee best gerangschikte kandidaten een gelijk aantal stemmen behalen, dan wordt een tweede stembeurt georganiseerd waaraan enkel deze twee kandidaten deelnemen. Indien er twee mandaten te begeven zijn, dan zijn bij de eerste stembeurt die kandidaten verkozen die het grootste aantal stemmen behaalden binnen de kieskring, voor zover aan de participatievereiste vermeld in artikel 26 van dit reglement voldaan is. Ingeval de tweede best gerangschikte kandidaten een gelijk aantal stemmen behalen, dan wordt er een tweede stembeurt georganiseerd waaraan enkel die betrokken kandidaten deelnemen. Artikel 28. Bekendmaking van de uitslag Het Kiesbureau stelt voor elke verkiezing de uitslag vast in een proces‐verbaal en maakt bekend welke kandidaten verkozen zijn. Deze bekendmaking omvat alle aanduidingen omtrent een eventuele tweede stembeurt en alle mededelingen i.v.m. een eventuele klacht tegen de uitslag of tegen het verloop van de verkiezingen. Artikel 29 Alleen het effectief lid heeft zitting in het betrokken bestuursorgaan.
2
Bedoeld wordt de opdracht(en) binnen de categorieën van de ZAP‐, de OAP‐ en de ATP‐geleding zoals die opgesomd worden in de artikelen 11, 12 en 13 van dit reglement. Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 7
HOOFDSTUK VIII ‐ BEZWAARPROCEDURE Artikel 30. Indiening van een klacht Alle kiezers kunnen in eigen naam een schriftelijk en gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de Voorzitter van de Verkiezingscommissie tegen het verloop van de stemverrichtingen en de uitslag van de stemming en dit binnen de 24 uur volgend op de bekendmaking van de uitslag. Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, is de klacht niet ontvankelijk. Artikel 31. Beoordeling van een klacht De Verkiezingscommissie onderzoekt de klacht en hoort de betrokkene indien zij/hij dat wenst. De beraadslagingen zijn geheim. Er wordt een proces‐verbaal opgesteld dat de beslissing van de Verkiezingscommissie en betreffende motivering bevat. Het Kiesbureau bezorgt de beslissing van de Verkiezingscommissie aan de indiener van de klacht ten laatste de dag volgend op de uitspraak en publiceert de beslissing op dezelfde wijze als deze waarop de uitslag van de verkiezingen werd gepubliceerd. Artikel 32. Nietigverklaring Een verkiezing kan door de Verkiezingscommissie gemotiveerd nietig verklaard worden hetzij naar aanleiding van een ontvangen klacht, hetzij op eigen initiatief, indien zij vaststelt dat zich onregelmatigheden hebben voorgedaan die de stemuitslag mogelijk hebben beïnvloed. Het Kiesbureau adviseert de Verkiezingscommissie over de al dan niet nietigheid van een stemuitslag. Informaticatechnische problemen waardoor de verkiezingsapplicatie tijdelijk onbeschikbaar is, leiden niet automatisch tot de nietigverklaring van een verkiezing. Elke beslissing tot nietigverklaring van een verkiezing wordt op dezelfde wijze gepubliceerd als de uitslag van de verkiezingen. SLOTBEPALING Artikel 33 Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na de goedkeuring door de Raad van Bestuur.
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 31/03/2015
Page 8
