CCV CARD ONLINE Gebruikershandleiding v3.0 Computer Centrum C. van de Velden B.V.
Inleiding CCV Card online stelt u in staat om m.b.v. uw PC mutaties te verzorgen op debiteuren, kaarthouders en/of kaarten. Het betreft hier zowel nieuwe aanvragen als wijzigingen, blokkades en verwijderingen. Met dit programma kunt u zelf het beheer voeren over uw debiteuren, kaarthouders en kaarten. Nadat u mutaties in uw bestand heeft uitgevoerd, worden deze dezelfde dag op het CCV kaartmanagement systeem verwerkt. Hierdoor heeft u altijd de actuele status van uw bestand van debiteuren, kaarthouders en kaarten. Dit document beschrijft de wijze waarop u gebruik kunt maken van het programma CCV Card online. Het programma werkt met schermen die zijn voorzien van tabbladen. De tabbladen zijn zodanig logisch opgebouwd dat er onderscheid is aangebracht tussen mutaties op debiteur-, kaarthouder- en kaartniveau. Wanneer u voor de eerste keer gebruik maakt van CCV Card online, heeft u van CCV één van de volgende zaken ontvangen: 1. Een brief of e-mail met daarin uw gebruikersnaam en wachtwoord voor CCV Card online. Let op: Card2003 gebruikers kunnen de oude login gegevens gebruiken! 2. Een e-mail met een link naar onze website (http://ccv.eu/afis/) waar u CCV Card online kunt downloaden.
1
Installatiehandleiding CCV Card online Systeemeisen Om CCV Card online te kunnen installeren, moet uw computer aan de volgende minimale systeemeisen voldoen:
Pentium 300 megahertz (MHz) processor 50 megabytes (MB) vrije schijfruimte 128 megabytes (MB) RAM (werkgeheugen) Windows XP of hoger Toetsenbord en een muis Een actieve internet verbinding
Installatiestappen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Controleer of uw systeem aan de bovenstaande systeemeisen voldoet. Download het programma ‘card_online.exe’ van onze website http://ccv.eu/afis/ Download dit naar een plek die u eenvoudig kunt terugvinden (b.v. uw bureaublad). Zoek het bestand ‘card_online.exe’ op uw PC op, en start deze op door er twee maal op te klikken. Klik op de knop ‘I agree’. Klik op ‘next’. Klik vervolgens op ‘Install’. De CCV Card online applicatie wordt standaard in de map C:\Cardnet geïnstalleerd. Vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam in. Deze vindt u in de welkomstbrief, of heeft u reeds eerder ontvangen voor Card 2003. Klik hierna op de knop ‘Verder’. Vervolgens zullen enkele bestanden worden geïnstalleerd. Mocht u nu de melding ‘This software has already been installed on your computer’ krijgen dan klikt u op ’No’ en gaat u verder naar stap 14. Zo niet, dan gaat u door met stap 12. U komt nu in het scherm van de ‘Java Setup’. Klik hier op de knop ‘install’. U krijgt nu de melding ‘You have succesfully installed Java’. Klik hierna op de knop ‘close’. Vervolgens wordt de installatie verder voortgezet totdat de volgende melding verschijnt: ‘Cardnet is succesvol geïnstalleerd’. Klik op ‘ok’. Op dit moment is de installatie van CCV Card online voltooid en is er een pictogram aangemaakt op het bureaublad van uw PC (zie afbeelding hieronder).
16. U kunt nu CCV Card online starten door dubbel te klikken op het pictogram zoals getoond in de bovenstaande afbeelding. 17. Er volgt een inlogscherm waar uw gebruikersnaam reeds staat ingevuld. 18. Vul uw wachtwoord in (hoofdletter gevoelig!) en klik vervolgens op ‘inloggen’. De installatie is afgerond en u kunt nu gebruik gaan maken het kaartmanagement programma van CCV!
2
Mutaties: Nieuw Nieuwe debiteur 1. Start uw CCV Card online applicatie op via het pictogram op het bureaublad van uw computer, en log in met het u bekende wachtwoord. 2. Klik op het tabblad ‘Zoek debiteur’. 3. Klik in het scherm op de knop ‘Nieuw’. 4. Er verschijnt nu een tabblad ‘Debiteur’ waarin u de gegevens van de nieuwe debiteur kunt invullen. 5. Vul de noodzakelijke gegevens in van de nieuwe debiteur:
Debiteurnummer: Vul hier het debiteurnummer in (altijd 5 cijfers lang!) NAW-gegevens van de debiteur. (postcode max. 6 posities!) IBAN nummer Tekendatum incasso Factureercyclus: maak keuze voor factureercyclus Zakelijk (B) of Privé (P) Categorie Kode adm. Kosten: maak keuze uit kode
Nadat u de gegevens juist heeft ingevoerd (zie onderstaande afbeelding), drukt u op de knop ‘Opslaan’. Boven in het scherm wordt naast ‘bedrijf’ een veld met het debiteurnummer toegevoegd. Het kan even duren voordat de gegevens zijn opgeslagen. Dit is afhankelijk van uw internet verbinding. Zolang u nog geen nieuw tabblad ziet verschijnen zal het programma nog bezig zijn met het opslaan van de gegevens.
3
Nieuwe kortingen Er zijn twee tabbladen toegevoegd: ‘Selecteer prijs’ en ‘Zoek kaarthouder’. Indien er sprake is van korting voor de zojuist ingevoerd debiteur, klikt u op het tabblad ‘Selecteer prijs’. Aangezien het een nieuwe debiteur betreft, klikt u op de knop ‘Nieuw’. Vervolgens kunt u de noodzakelijke gegevens invullen:
Product: Maak een keuze uit de lijst Type korting: Maak een keuze uit de lijst Korting: invoer is afhankelijk van het type korting (percentage of centen). Dit kortingsveld heeft een vaste lay-out van 8 posities inclusief de komma: 000,0000. U dient op de juiste positie in het veld de getallen in te tikken. Indien u 0,35% korting wilt geven, voert op de 5e positie een ‘3’ en de 6e positie een ‘5’ in. Dit resulteert op het scherm in ‘000,3500’. Indien u 0,015 Euro korting wilt geven dient u op positie 6 en 7 resp. het getal 1 en 5 in te geven. Dit resulteert op het scherm dan in ‘000,0150’. Ingangsdatum: Voer de datum in waarop de korting moet ingaan. Klik na de wijzigingen op de knop ‘Opslaan’. Wanneer u meerdere kortingen wilt invoeren, dan klikt u op het tabblad ‘Selecteer prijs’, en vervolgens weer op de knop ‘Nieuw’. Daarna kunt u verder met het invoeren van de overige kortingen.
4
Nieuwe kaarthouder Indien u voor deze nieuwe debiteur een kaarthouder wilt aanmaken klikt u op het tabblad ‘Zoek kaarthouder’. Klik in dit tabblad op de knop ‘Nieuw’. Vervolgens kunt u de noodzakelijke gegevens invullen:
Kaarthoudernr.: Vul hier het kaarthoudernummer in (altijd 5 cijfers lang!) NAW-gegevens van de kaarthouder (postcode max. 6 posities!) Landcode: standaard NLD Kenteken auto: XXXXXX (max. 6 posities!) Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Hierna verschijnt een nieuw tabblad ‘Selecteer kaart’.
5
Nieuwe kaart inclusief opties U kunt nu voor deze kaarthouder de kaartopties aangeven. Klik op het tabblad ‘Selecteer kaart’. Klik op het kaartnummer en daarna op de knop ‘Bewerken’. U krijgt nu een invulscherm waarin u de noodzakelijke kaartopties kunt aangeven. Gebruik hiervoor de pijltjes die bij de verschillende opties zichtbaar zijn. Nadat u de diverse opties heeft aangegeven, klikt u op de knop ‘Opslaan’. Indien u meerdere kaarten bij dezelfde debiteur wil aanvragen, klikt u weer op het tabblad ‘Zoek kaarthouder’ en op de knop ‘Nieuw’. U kunt dan verder gaan met het aanmaken van andere nieuwe kaarten.
6
Mutaties: Wijzigingen Wijziging bestaande debiteur 1. Klik op het tabblad ‘Zoek debiteur’. Wanneer de velden in de zoekparameters leeg zijn, en u klikt op de knop ‘Zoeken’ dan krijgt u een overzicht van al uw debiteuren. U kunt nu door de lijst van debiteuren ‘scrollen’ m.b.v. de pijltjes aan de rechterkant van uw toetsenbord. U kunt echter ook de debiteur zoeken met behulp van zoekparameters. Wanneer u op een pijltje voor een invoerveld op een regel klikt, worden er een aantal zoekopties zichtbaar. In het veld ernaast op dezelfde regel, kunt u uw zoekactie invullen, bijvoorbeeld een gedeelte van de naam of adres. Na het invullen van de zoekgegevens klikt u op de knop ‘Zoeken’. Alle debiteuren die aan uw zoekactie voldoen zullen weergegeven worden.
2. Nadat de debiteur is gevonden, klikt u op de betreffende regel en daarna op de knop ‘Bewerken’. 3. U kunt nu de gegevens van de debiteur wijzigen. Wanneer u in dit scherm klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen, slaat u deze op door het aanklikken van de knop: ‘Opslaan’.
7
Overige wijzigingen U heeft tevens de mogelijkheid om via de tabbladen ‘Selecteer prijs’, en ‘Zoek kaarthouder’ wijzigingen op kortingen en kaarthouders uit te voeren. U zult dan eerst de debiteur gegevens moeten opzoeken. Daarna kunt u de tabbladen ‘Kaarthouder’ en ‘Selecteer kaart’ gebruiken, en daar andere wijzigingen doorvoeren. NB (1): Al deze mutaties hebben betrekking op de debiteur die u via ‘Zoek debiteur’ heeft geselecteerd. Wanneer u gegevens (kortingen, kaarthouder-, kaartgegevens etc.) van een andere debiteur wilt wijzigen, moet u via het tabblad ‘Zoek debiteur’ een andere debiteur selecteren. N.B. (2): Wanneer u in een scherm wijzigingen in één of meer velden aanbrengt, dient u nadat de wijzigingen zijn aangebracht, ALTIJD de wijzigingen via de knop ‘Opslaan’ vast te leggen. Doet u dit niet, dan worden de door u aangebrachte wijzigingen in het scherm NIET vastgelegd. Wanneer u foutieve wijzigingen heeft aangebracht, kunt u deze herstellen met de knop ‘Annuleren’. Heeft u echter al op de knop ‘Opslaan’ geklikt dan moet u de correcte gegevens weer invoeren en opnieuw op ‘Opslaan’ klikken. Overige situaties Er kunnen meerdere situaties zijn waarbij u wijzigingen wil doorvoeren. Hieronder staan een aantal voorbeelden, en hoe u dan het beste te werk kunt gaan. 1. Nieuwe kaart bij bestaande debiteur: U zoekt eerst de debiteur op in CCV Card Online. Open de gegevens van de debiteur, en klik op het tabblad ‘Zoek kaarthouder’. Hier klikt u op de button ‘Nieuw’. In het scherm wat nu geopend wordt, volgt u de stappen zoals eerder beschreven bij ‘Nieuwe kaarthouder’. 2. Duplicaat pas: Voer in het tabblad ‘Direkt kaart’ bij ‘kaartnummer’ het kaartnummer (6 posities) in, en klik op de knop ‘Zoeken’. In het tabblad ‘Kaart’ maakt u de keuze ‘1=yes’ bij ‘Genereer kaart’. Daarna klikt u op de knop ‘Opslaan’. 3. Verwijderen pas: U kunt een kaarthouder die niet actief is, en niet geblokkeerd staat, verwijderen uit CCV Card Online. Zoek de betreffende kaarthouder op, en klik op het tabblad ‘Kaarthouder’. Klik op de button ‘Verwijderen’. Let op! Indien de kaart een einddatum in de toekomst heeft, zal deze wel gebruikt kunnen worden. Gebruik deze optie alleen wanneer de kaart geëxpireerd of ingenomen is. 4. Verwijderen debiteur: U kunt een debiteur die niet meer actief is en niet geblokkeerd staat, verwijderen uit CCV Card Online. Zoek de betreffende debiteur op, klik op de knop ‘Verwijderen’ op het tabblad ‘Debiteur’. Let op! Indien er nog actieve passen van deze debiteur in omloop zijn, dan kunnen deze gewoon gebruikt blijven worden. Gebruik deze optie dan niet!
8
Kaartblokkades Kaartblokkades kunnen plaatsvinden op kaart- of debiteurniveau. Op kaartniveau kunt u één enkele kaart blokkeren. Wanneer u een debiteur blokkeert, dan worden alle bijbehorende kaarten eveneens geblokkeerd. Blokkade op debiteurniveau Wanneer u een debiteur wilt blokkeren, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de debiteur die u wilt blokkeren en klik daarna op ‘Bewerken’.
2. Klik vervolgens op ‘Blokkeren’ en daarna op ‘Opslaan’. Hierna zijn alle kaarten van de kaarthouder(s) van deze debiteur geblokkeerd.
9
Blokkade op kaart niveau Het blokkeren van een kaart gebeurt op de volgende wijze: 1. Selecteer het tabblad ‘Direct kaart’, vul het volledig kaartnummer in en klik daarna met de muis op ‘Zoeken’.
2. Klik vervolgens op ‘Blokkeren’ en ‘Opslaan’. De kaart is nu geblokkeerd.
Indien u de verkeerde kaart heeft geblokkeerd, en u heeft al op ‘Opslaan’ geklikt, dan kunt u dit weer ongedaan maken door op ‘Deblokkeren’ te klikken en vervolgens op ‘Opslaan’.
CCV wenst u veel succes toe met het verdere gebruik van CCV Card Online!
10
