Carpoolreglement
Doc410.292
Voor wie is dit document bestemd?
Alle werknemers van Colruytgroup die die voor woon-werkverkeer wensen te carpoolen.
Contactpersonen
Cindy Declerc (2DX8) Joke Clinckspoor (G400) Carine
Inleiding
Merckx (GG35)
Medewerkers van Colruyt Group die voor woon-werkverkeer wensen te carpoolen kunnen elkaar gemakkelijker vinden dankzij het online webplatform colruytgroup.carpool.be (Hierna “Carpoolplaza”). Carpoolplaza is een initiatief van Taxistop die het platform ook beheert. Door te carpoolen help je mee de verkeers- en milieuproblematiek aan te pakken en kan je bovendien van een verhoogd fiscaal voordeel genieten. Goede afspraken tussen de carpoolers onderling en met de werkgever zijn belangrijk om van carpoolen een blijvend succes te maken. Daarom bevat dit carpoolreglement de regels die je als carpooler tegenover je carpoolpartner(s) en je werkgever moet respecteren. Bij je online inschrijving op Carpoolplaza moet je akkoord gaan met deze bindende regels. Het is dan ook belangrijk dat je ze goed doorneemt alvorens deel te nemen aan het carpool systeem. Voor meer info en voorwaarden, lees verder.
Wie kan deelnemen?
Het gemeenschappelijk georganiseerd vervoer wordt georganiseerd voor medewerkers van ColruytGroup die met een eigen wagen (en dus niet met een bedrijfswagen noch met een dienstwagen) of trein, tram, bus, metro, trein van en naar het werk gingen en beslissen om over te stappen in een systeem van carpooling. Medewerkers die rijden met een bedrijfswagen of dienstwagen zijn uitgesloten van dit project. Zij kunnen natuurlijk wel collega’s laten meerijden, maar kunnen hier geen vergoeding voor vragen aan de collega’s en kunnen evenmin gebruik maken van het fiscale voordeel, gezien dit gebaseerd is op het verkrijgen van een woon-werkvergoeding. Het project staat open voor personeelsleden van ColruytGroup en hun vaste carpoolteamleden. Dit kunnen ook familieleden of mensen van andere bedrijven zijn. Gelieve er wél rekening mee te houden dat enkel personeelsleden van ColruytGroup het fiscaal attest voor volledige vrijstelling van woon-werk vergoeding zullen kunnen downloaden.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
1/7
Hoe kan ik me inschrijven op Carpoolplaza?
Colruyt Group biedt een online instrument aan om carpoolpartners (bestuurders en passagiers) te vinden. • •
•
•
Je bezoekt de pagina www.colruytgroup.be/carpool. Hier vind je alle nodige informatie om het registratieproces vlot te doorlopen. Je registreert je van thuis uit op de volgende site: colruytgroup.carpool.be. Registreren doe je via je eigen emailadres. Je krijgt vervolgens een paswoord per e-mail toegestuurd. Met dit paswoord kan je inloggen op Carpoolplaza, en gebruik maken van alle tools die de site aanbiedt. Via de database kan je een carpoolpartner zoeken, en via de fiscale module kan je (vooraf) je gecarpoolde kilometers registreren (en een attest downloaden voor je fiscale aangifte). Om gebruik te maken van Carpoolplaza, moet elke carpooler zich akkoord verklaren met dit carpoolreglement. Dat gebeurt op het moment van inschrijven op Carpoolplaza: je zal moeten aanvinken dat je dit reglement aanvaardt.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
2/7
Hoe moet ik mijn gecarpoolde kilometers registreren?
1. Hoe gebeurt de registratie? Indien je gegevens wijzigen moet dit onmiddellijk aangepast worden in het systeem. Door de registratie van gegevens gaan de gebruikers er mee akkoord dat deze kunnen geconsulteerd en verwerkt worden door Taxistop en de werkgever. 2. Wat indien ik of mijn carpoolpartner(s) (enige tijd) niet langer zullen carpoolen? Heb je nog geen datums ingegeven in de carpoolkalender, dan hoef je niets te doen. Heb je wel al datums ingegeven, dan surf je naar de kalender en klik je op het vuilbakicoontje bij de te verwijderen dagen. Je registratie van toekomstige carpooldagen is daardoor verwijderd. LET OP: je kan uiterlijk de dag zelf nog je kalender aanpassen. Je kan geen datums in het verleden aanpassen. 3. Wat indien er door onvoorziene omstandigheden niet werd gecarpoold? Op dit moment kan je de registraties niet aanpassen. In de loop van 2014 zal dit wel mogelijk worden. Voorlopig dien je dergelijke foute registraties apart bij te houden, tot dit mogelijk wordt. Let op: op je loonfiche staat het aantal gewerkte dagen. Dit getal kan nooit hoger zijn dan het aantal gecarpoolde dagen! 4. Wat met de kilometers die ik afleg om mijn carpoolpartner op te pikken? Wanneer een chauffeur zijn passagier(s) op gaat halen, tellen de extra kilometers van dit gereden traject NIET mee bij de chauffeur zijn woon/werktraject. Een omweg maken geeft daarom geen aanleiding tot het aanpassen van het aantal kilometers voor de woon-werkverplaatsing. Wel kan afgesproken worden dat deze extra kilometers worden opgenomen in de onderlinge vergoeding. De extra route is wél verzekerd als woon-werkverplaatsing. Via de BOBclausule is je wagen ook verzekerd als je je carpoolende collega laat rijden met jouw wagen. 5. Verantwoordelijkheid van de carpoolers De werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor het correct registreren van de gecarpoolde dagen. De werkgever is niet verantwoordelijk voor (para)fiscale of andere gevolgen van het niet correct registreren van gegevens door de gebruikers van Carpoolplaza.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
3/7
Wat is het fiscaal voordeel van carpoolen?
Wie alleen in de auto naar het werk komt, kan een fiscale vrijstelling van max. €380 (bedrag 2013/2014) bekomen voor de woonwerkvergoeding die de werkgever betaalt. Wie carpoolt (zowel bestuurders als passagiers) kan het bedrag van die vrijstelling verhogen tot maximum het volledige bedrag van de woonwerkvergoeding die de werkgever betaalt. Hiervoor is wel vereist dat je opteert voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten (en dus geen werkelijke beroepskosten bewijst). Hoeveel je kan laten vrijstellen hangt af van hoeveel dagen je gecarpoold hebt en over hoeveel kilometer. Wil je berekenen hoe groot jouw fiscaal voordeel is, dan kan je terecht op de calculator van carpoolplaza op www.carpool.be. Geef op hoeveel kilometer je zal carpoolen, en bereken je voordeel. Klik ook op ‘details berekening’ om het verschil met andere vervoerswijzen te bekijken. LET OP: registreer nooit via carpool.be maar wel via colruytgroup.carpool.be. Enkel via deze pagina kan je je carpooldagen registreren met het oog op het fiscaal attest. Via Carpoolplaza kun je begin volgend jaar een attest downloaden om bij je belastingaangifte te voegen. Op dat attest is het daadwerkelijk fiscaal voordeel en het aantal gecarpoolde dagen vermeld. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het afdrukken en gebruiken van dit attest. Carpoolplaza zal haar geregistreerde leden per mail je meer informatie hierrond bezorgen van zodra het attest beschikbaar is. Je ontvangt ook via ColruytGroup een toelichting over hoe je de diverse getallen voor woon-werkvergoeding concreet moet overzetten op je belastingaangifte.
Wat indien de regels niet (correct) worden nageleefd?
Opdat de werknemers zouden kunnen genieten van een fiscaal voordeel is vereist dat de werkgevers controleren of ze effectief carpoolen op de dagen die ze aangeven. Die controle kan o.a. gebeuren via een controle van de punteringen (vergelijking aan- en afwezigheden), controle op afroep of een controle aan de ingang van de werkplaats. Onverminderd de mogelijke sancties voorzien in het arbeidsreglement gelden de volgende regels: •
•
Behoudens bewezen overmacht wordt een eerste inbreuk wordt gesanctioneerd via een schriftelijke verwittiging en een correctie van de ten onrechte geregistreerde gecarpoolde dag(en). Bij een tweede inbreuk wordt de werknemer onherroepelijk uitgesloten van deelname (+ correctie van de ten onrechte geregistreerde gecarpoolde dag(en).
Het niet correct registreren van gegevens kan bovendien aanleiding geven tot fiscale sancties.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
4/7
Wat met de verzekeringen ?
Een autoverzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid is verplicht in België voor iedereen die een wagen heeft. Deze vergoedt de schade aan derden, dus ook aan carpoolpassagiers. De meeste verzekeringen voorzien ook in dekking in geval een ‘BOB’ van jouw voertuig gebruik maakt. Voorwaarde voor deze regels is wel dat de eigenaar van de wagen geen winst maakt met het carpoolen. De eventuele vergoeding die de passagier aan de bestuurder betaalt (bv. wanneer de passagier en bestuurder elkaar niet in gelijke mate afwisselen) moet dus beperkt zijn, en lager dan het maximale kilometerbedrag dat je kan hanteren bij het bewijzen van je woonwerk-kosten, gedeeld door het aantal carpoolers. (Concreet voor 2014: 0,34€/km gedeeld door 4 meerijders = 0,08€/km. De wettelijk verplichte arbeidsongevallenverzekering van het bedrijf vergoedt de werkongeschiktheid van chauffeur en passagiers die door een ongeval op weg van of naar het werk is veroorzaakt, ook als je een omweg maakt om carpoolpartners op te pikken.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
5/7
Praktische tips
Hieronder vind je nog enkele praktische tips om het carpoolen vlot te laten verlopen. •
•
•
•
•
•
•
•
•
• •
Carpoolen heeft slechts 1 doel: van en naar het werk pendelen. Als je dit traject wil combineren met andere activiteiten (boodschappen doen, kinderen afhalen…) dan maak je hierover best duidelijke afspraken. Wie rijdt? Je kan kiezen voor 1 vaste chauffeur of afwisselend rijden. Wissel best niet elke dag maar bijvoorbeeld op weekbasis. De passagier aan de chauffeur een vergoeding betalen in verhouding tot de werkelijk gemaakte kosten. Richtgetal daarbij is 0,08€/km. Stippel een vaste route en een vast tijdsschema uit. Wachten op laatkomers is zowel voor de chauffeur als voor de passagiers ontmoedigend en schaadt het vertrouwen. Maak vooraf duidelijke afspraken over het ophalen en afzetten (waar, wanneer…), hoe lang je wacht op iemand die te laat is,… Je kan er ook voor opteren om op een carpoolparking af te spreken. Je kan een overzicht vinden van de carpoolparkings in Vlaanderen, Wallonië en Brussel op carpool.be. Lokale overheden hebben vaak ook carpool- of afstandsparkings die je kan gebruiken. Carpoolen kan er ook uit bestaan dat je een collega oppikt aan een station of bushalte, danwel dat je slechts de laatste paar kilometers samen rijdt om minder parkeerplaats op de site in te nemen. Deze vormen van carpoolen geven ook recht op het gebruik van de voorbehouden parkeerplaatsen voor carpoolers (niet op alle sites aanwezig). Maak goede afspraken over de vergoeding, indien deze van toepassing is. Spreek best ook een vaste betalingsregeling af (wekelijks, maandelijks…). Spreek vooraf af hoe je jouw carpoolpartners waarschuwt bij onvoorziene omstandigheden (ziekte, pech…). Bekijk vooraf al eens de alternatieven om in dat geval op tijd op het werk te geraken. We raden aan om onderling GSM nummers uit te wisselen, dit maakt het verwittigen van elkaar bij onvoorziene omstandigheden gemakkelijker. Hou rekening met uitzonderlijke omstandigheden en maak hier indien mogelijk op tijd afspraken rond (heel slecht weer, vakantie,…) De chauffeur is verantwoordelijk voor de veiligheid van de carpoolpassagiers. Rij voorzichtig, vraag dat iedereen de gordel aandoet en zorg ervoor dat de auto onderhouden, verzekerd en veilig is. Zorg voor een goede verstandhouding binnen jouw carpoolploeg. Maak vooraf afspraken rond roken in de auto, de radio, … Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van bovenstaande afspraken. Breng ze regelmatig in herinnering om misverstanden te voorkomen. Het kan een optie zijn om jullie eigen afspraken samen te ondertekenen als teken van engagement om ze na te komen.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
6/7
Stopzetting – wijziging – beheer
De ColruytGroup behoudt zich het recht voor om de carpoolregeling stop te zetten of te wijzigen indien feitelijke, juridische of financiële omstandigheden de voorzetting zouden bemoeilijken. ColruytGroup of één of meerdere van haar onderdelen kan ondermeer de huidige regeling stopzetten of wijzigen in geval van wijzigingen van wet- of regelgeving, van (para-)fiscale richtlijnen, of wanneer de jaarlijkse beheerskosten die wordt aangerekend door Taxistop hoger is dan een indexatie (consumptie-index) van de beheerskosten van het jaar ervoor. ColruytGroup en haar onderdelen zal niet aansprakelijk zijn voor het beheer en/of de stopzetting van de regeling en/of (eventuele fouten of nalatigheden in het) beheer van Carpoolplaza door Taxistop.
Documentbeheerder: Cindy Declerc
Laatste wijziging:
12/02/2014
doc410.292
7/7
