Penetapan Peranan
Cara-cara menetapkan peranan ¾ Pentadbiran Sistem ¾ Sekuriti ¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Penetapan Tugas ¾ Klik butang CARI untuk carian nama pengguna yang akan diberi peranan ¾ Taip ID / Nama pengguna dan klik Teruskan ¾ Klik bullet pada nama pengguna ¾ Klik butang Tambah untuk menambah peranan ¾ Klik + pada MODUL AKTIVITII ¾ Klik pada kotak pilihan untuk tambah capaian peranan ¾ Klik butang Simpan ¾ Klik Ok
Peranan-peranan terlibat bagi seorang administrator bahagian
Modul Pentadbir Sistem
Security Administrator Work Flow Admin (Personal Records) - [12-1202-026] Work Flow Admin (Workflow) - [12-1202-162] HR Administrator (Personal Records) - [12-1204-017]
Modul Data Perjawatan
Committee Admin [11-009] Organizational Dev. Specialist [11-006] Manpower Analsyt [11-008] Remuneration Specialist [11-005]
Profil Perkhidmatan
Service Profile Administrator [12-1204-176] Engagement Administrator [12-1204-062]
Pengurusan Rekod Peribadi Record Verifier [09-002]
MODUL DATA PERJAWATAN Pastikan CO telah mendapat peranan : a. Committee Admin [11-009] b. Organizational Specialist [11-006] c. Manpower Analyst [11-008] d. Remuneration Specialist [11-005] A. Business Activity (BA)
1. Untuk papar Struktur Organisasi Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Papar Struktur Aktiviti Organisasi ¾ Taip Kod Aktiviti Organisasi Cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik + ¾ Klik pada nama organisasi untuk paparan terperinci
2. Untuk semakan Aktiviti Organisasi Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Aktiviti Organisasi ¾ Klik butang Cari untuk carian aktiviti organisasi ¾ Taip kod aktiviti cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod ¾ Sekiranya ada perubahan sila kemaskini aktiviti organisasi ¾ Klik butang Hantar
3. Untuk Batal BA Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Aktiviti Organisasi ¾ Klik butang Cari untuk carian aktiviti organisasi ¾ Taip kod aktiviti cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod ¾ Klik butang Hapus sekiranya ingin menghapus BA
4. Untuk semakan samada BA sudah dihapuskan / tidak dihapuskan Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Papar Struktur Aktiviti Organisasi ¾ Taip Kod Aktiviti Organisasi Cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik + ¾ Klik pada nama organisasi untuk paparan terperinci
B. Business Unit (BU)
1. Papar BU Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Papar Struktur Unit Organisasi ¾ Taip Kod Unit Organisasi Cth : PAP*135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod + ¾ Klik ¾ Klik pada unit organisasi untuk paparan terperinci
2. Tambah BU Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi ¾ Klik butang Tambah untuk menambah unit organisasi baru ¾ Klik butang Cari untuk carian kod unit organisasi induk ¾ Klik butang Hantar setelah selesai masukkan maklumat
3. Kemaskini BU Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi ¾ Taip Kod Unit Organisasi Cth : PAP*135* ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod ¾ Sila kemaskini maklumat dan klik butang Hantar setelah selesai kemaskini.
4. Memindah BU Cari Kod BU – ( BU yang hendak dipindahkan ) Cari Kod BU Induk– ( BU induk baru yang akan dipindah masuk ) Copy and paste ke notepad/word Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi ¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi (cari BU yang hendak dipindahkan) ¾ Masukkan Kod Unit Organisasi dan klik Teruskan ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi Induk (cari BU Induk baru yang akan dipindah masuk) ¾ Klik butang Hantar
5. Memansuhkan BU Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi ¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi (cari BU yang hendak dimansuhkan) ¾ Masukkan Kod Unit Organisasi dan klik Teruskan ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink Kemaskini Status Unit Organisasi dan klik butang Tambah ¾ Pilih status Mansuh ¾ Masukkan tarikh kuatkuasa dan tarikh luput ¾ Klik butang Hantar MODUL PENTADBIRAN SISTEM Pastikan CO telah mendapat peranan : a. HR Administrator [12-1204-017] b. Security Administrator [12-1201-028]
1. Pindah AP (akan memindahkan AP dan CO sekaligus) Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Penyelenggaraan Rekod ¾ Kemaskini Profil Pengguna ¾ Pindah AP Ke BU/BA Lain Secara Pukal ¾ Klik butang Cari Jawatan Sebenar ¾ Klik butang Cari ¾ Masukkan kod unit organisasi (kod BU lama CO yang hendak dipindahkan) ¾ Klik butang Teruskan ¾ Tanda pada kotak pilihan untuk pilih Jawatan Penyandang bagi CO yang hendak dipindahkan ¾ Klik butang Cari untuk carian kod unit organisasi (Kod BU baru dimana CO itu akan dipindah masuk ¾ Klik butang Cari untuk carian kod aktiviti organisasi (Kod BA baru dimana CO itu akan dipindah masuk ¾ Klik butang Cari untuk carian No Rujukan Dokumen Pengesahan/Waran ¾ Klik butang Hantar dan klik Ok
2. Menambah Jawatan Sebenar (AP) Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Jawatan Sebenar ¾ Masukkan kod unit organisasi melalui butang Cari – cth : PAP*135* ¾ Masukkan kod aktiviti organisasi melalui butang Cari cth : PAP*135*B41* ¾ Klik butang Cari Jawatan Standard untuk carian Kod Jawatan Standard
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Masukkan Nama Skim Perkhidmatan Pilih Nama Kumpulan Perkhidmatan dan Nama Klasifikasi Perkhidmatan Klik pada hyperlink Klik butang Teruskan Klik butang Tambah untuk menambah Jawatan Sebenar dan klik Yes Masukkan - Nama Jawatan Sebenar Gred Minima dan Gred Maksima Pilih Status Bekalan Klik butang Cari untuk carian Kod Pembekal Masukkan Gelaran Jawatan Sebenar Klik butang Cari Jawatan Sebenar untuk carian Kod Jawatan Pegawai Penyelia Klik butang Cari Jawatan Sebenar untuk carian Ketua Jabatan Untuk Perakuan Pergerakan Gaji Klik butang Cari untuk carian No Rujukan Dokumen Pengesahan/Waran Pilih Kod Status Jawatan sebenar Pilih Status Kekosongan Jawatan Klik butang Simpan
3. Putus Sandangan Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Penyelenggaraan Rekod ¾ Kemaskini Profil Pengguna ¾Kemaskini Profil Pengguna ¾ Masukkan nokp atau nama , klik butang Teruskan ¾ Klik hyperlink nama jawatan pada tajuk Sandangan Semasa ¾ Masukkan Tarikh Luput Sandangan ¾ Klik butang Kemaskini ¾ Klik butang Yes
3. Wujud Sandangan Baru Cari dahulu kod jawatan sebenar dimana co ini akan diletakkan Copy dan paste ke notepad/word Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Penyelenggaraan Rekod ¾ Kemaskini Profil Pengguna ¾Kemaskini Profil Pengguna ¾ Masukkan nokp atau nama , klik butang Teruskan ¾ Klik butang Yes sekiranya ingin menambah rekod baru ¾ Masukkan Nama, Status Warganegara dan Status Uniform ¾ Klik butang Hantar dan klik Ok ¾ Klik hyperlink NIL pada tajuk Sandangan Semasa ¾ Klik butang Tambah ¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Jawatan Sebenar ¾ Masukkan kod jawatan sebenar yang telah disalin ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik radio button pada kod jawatan sebenar
¾ Kemaskini Tarikh Kuatkuasa Sandangan ¾ Pilh status sandangan- 01 Sandangan Tetap ¾ Klik butang Hantar SEKURITI
1. Mengaktif ID Pengguna Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti ¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Mengaktif ID Pengguna ¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
2. MenyahAktif ID Pengguna Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti ¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Menyahaktif ID Pengguna ¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
3.Set semula ID yang bertindih Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti ¾ Set semula Status Log Masuk ¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
4.Set semula ID yang telah disekat Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti ¾ Set semula Status Log Masuk ¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok Dan ¾ Set semula Kata Laluan ¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
ALIRAN KERJA Wujud Group Verifier (Kumpulan Pengesah Rekod) 1. Pastikan CO berkenaan mendapat peranan Workflow Administrator (Workflow) – [12]-[1201]-[162] Workflow Administrator ( Personal Record ) – [12-1202-026] 2. Wujud kumpulan dan Sahkan kumpulan Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja ¾ Selenggara Aliran Kerja ¾ Selenggara Peraturan ¾ ¾ ¾ ¾
Pada medan modul Penghantar - Pilih Aliran Kerja Klik hyperlink pada tajuk Pengesahan Kumpulan WF-001 Klik butang Tambah Klik sub menu Penghantar ¾ Pada medan peraturan 1 - Pilih Business Unit - Klik butang Cari - Pilih Unit Organisasi - Tandakan pada kotak disebelah nama Unit Organisasi cth : Bahagian teknologi Maklumat, Sektor Keselamatan Dasar ICT dan lain-lain. - Klik butang Tambah ¾ Pada medan peraturan 2 - Klik butang Cari untuk carian CO yang mengesahkan kumpulan. (cth : Security Admin level 1 & 2)
3. Untuk wujudkan ahli kumpulan ¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja ¾ Selenggara Kumpulan ¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi ¾ Klik butang Teruskan ¾ Klik butang Tambah ¾ Masukkan kod cth: PR-003-BTMK-1 (pastikan sesuai dan bermakna) ¾ Masukkan Nama Kumpulan ¾ Masukkan Tarikh Berkuatkuasa ¾ Pilih Jenis Kod Kumpulan – Business Unit Team
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Klik butang Simpan – klik Ok Klik butang Yes – untuk menambah ahli kumpulan Klik butang Tambah Klik butang Teruskan Tanda pada kotak nama CO – (untuk menjadi ahli kumpulan) Klik butang Tambah Klik butang Yes Klik pada hyperlink yang diwujudkan Klik butang Hantar dan klik butang Yes
4. Untuk Sahkan kumpulan ¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja ¾ Selenggara Kumpulan ¾ Pengesahn Maklumat Kumpulan ¾ Klik hyperlink pada subjek ¾ Pilih Status Pengesahan – Diluluskan ¾ Klik butang Hantar 5. Set W/Flow untuk PR-003 ¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja ¾ Selenggara Aliran Kerja ¾ Selenggara Peraturan ¾ Pada modul Penghantar - Pilih Pengurusan Rekod Peribadi ¾ Klik hyperlink pada tajuk - Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi (PR-003) ¾ Klik butang Tambah ¾ Klik sub menu Penghantar ¾ Pada medan peraturan 1 - Pilih AGENCY (cth : KPM) atau Pilih BUSINESS UNIT ( cth : BTMK) - Klik butang Cari untuk carian Unit Organisasi - Tandakan pada kotak sebelah nama Unit Organisasi - Klik butang Tambah dan klik Ok
¾ Pada medan peraturan 2 - Pilih SERVICE GROUP - Klik butang Cari untuk carian Service Group
- Pilih Kumpulan Perkhidmatan ( cth : Kumpulan Sokongan) - Klik butang Hantar ¾ Klik sub menu Penerima ¾ Pada medan Diterima Oleh ¾ Pada medan Kumpulan Agensi
- pilih GROUP - klik butang Cari untuk cari kumpulan pengesah rekod yang telah diwujudkan ¾ Klik radio button pada nama kumpulan ¾ Klik butang Hantar
