BVIM Rapportage 2011 Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement Nieuwe aanpak leidt tot stevig fundament voor de toekomst
Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding NVBR
De NVBR is de branchevereniging van en voor de brandweerzorg en rampenbestrijding in Nederland. Wij willen de kwaliteit van de brandweerzorg en rampenbestrijding verhogen en daarmee de fysieke veiligheid van onze samenleving vergroten. Als landelijke netwerkorganisatie zetten wij ons in voor een intensieve samenwerking tussen organisaties die betrokken zijn bij de fysieke veiligheidszorg en crisisbeheersing. De Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement (BVIM) bundelt de behoefte aan informatievoorziening en ICT voor de brandweerkorpsen. Zo kan de brandweer beter informatie uitwisselen en de ICT-omgeving efficiënter inrichten. Dit leidt tot meer uniformiteit en (daarmee) tot verdergaande professionaliteit. De BVIM sluit aan op landelijk beleid en bestaande standaarden. Meer informatie: www.nvbr.nl/bvim.
BVIM Rapportage 2011
Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement Nieuwe aanpak leidt tot stevig fundament voor de toekomst
5 Inhoudsopgave De BVIM is goed bezig
6
Een avontuurlijke maar gecontroleerde reis
8
Het complete beheer van de operationele informatievoorziening
10
Dataspecificatie als basis van berichtenverkeer
12
Werken met standaardsymbolen
14
Sturen op harmonisatie
16
Nog genoeg te doen
18
Objectportofoon onder de loep
20
De kunst zit in de beperking
22
Het accent ligt op eenvoud
24
Het draagvlak groeit
26
In de context van de vraagorganisatie
28
Het spel kan nog beter gespeeld worden
30
6
Voorwoord
De BVIM is goed bezig Succesvolle formule leidt tot echte oplossingen Voorzitter zijn van een organisatie waar het goed mee gaat is leuk. Mede daarom voldoe ik graag aan het verzoek een voorwoord te schrijven voor deze tweede rapportage van de Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement, de BVIM. De eerste verscheen in januari 2011, een dikke anderhalf jaar na de oprichting van de BVIM in mei 2009. Op de cover van het eerste boekje stond: “Nieuwe aanpak leidt tot stevig fundament voor de toekomst”. Als ik dan kijk waar we nu staan, dan stel ik vast dat de BVIM inmiddels veel meer is dan een ‘stevig fundament’. Anno 2012 staat er een groeiende (vraag)organisatie. Een netwerkclub die beantwoordt aan de doelstelling en succesvol is. Waarmee het bewijs is geleverd dat de formule waarvoor is gekozen de juiste is. Dankzij de BVIM zijn we tegenwoordig goed in staat richting leveranciers aan te geven wat we willen als het gaat om informatievoorziening en ICT. Daarnaast zijn we binnen de brandweer een goede naam aan het opbouwen. Het is denk ik goed nog eens kort uiteen te zetten hoe het werkt. De BVIM ondersteunt bij het in beeld krijgen van ICT-knelpunten en het werken aan oplossingen daarvoor. Dat doen we door in projectvorm deskundige mensen samen te brengen. Het blijft soms lastig de juiste mensen met de juiste deskundigheid van de juiste doelgroep te vinden, maar voor één gat zijn we niet gevangen. We pakken door, met als doel het juiste gezelschap aan tafel te krijgen. Waarbij ik wil aantekenen dat de bereidheid van mensen om mee te doen groot is. Ook dat zegt veel over de BVIM. We hebben ons blijkbaar bewezen als een club die met bruikbare oplossingen komt. Mijn voorganger als voorzitter, Sjoerd van der Schuit, schreef vorig jaar al dat de kracht van de brandweer, en daarmee de kracht van een netwerkorganisatie als de BVIM, zit in de regionale expertise en innovatiekracht. Dat ben ik helemaal met hem eens. Daarnaast beschikken we in de persoon van Mark Luijten over een secretaris die zich heeft ontwikkeld tot een boegbeeld van de BVIM. Mark heeft veel contacten en gebruikt die goed, waardoor het werk beperkt blijft tot het aansturen op hoofdlijnen en - soms - het openen van deuren. Ideaal.
7
Valt er dan niets te verbeteren? Natuurlijk wel. Een punt van aandacht bijvoorbeeld is de aansluiting met de werkvloer. Die kan beter. Zo zijn er uit de recente evaluatie nog wat dingen gekomen. Op de laatste pagina’s van deze rapportage komen Hans Lanser en ik daarop terug. Deze inleiding wil ik graag afsluiten met een oproep om samen het succes van de BVIM te continueren. Blijf meedoen!
Frans Schippers CIO Brandweer/ Voorzitter BVIM
8
Verbeteren informatievoorziening meldkamer brandweer
Een avontuurlijke maar gecontroleerde reis ”Als elke seconde telt is het verstandig soms wat langer de tijd te nemen”. Met die woorden begint het voorwoord van het rapport ‘Eisen aan een effectieve informatievoorziening voor de meldkamer brandweer’, dat Marijke van Veen (Directeur Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, tevens Regionaal Commandant) schreef als voorzitter van de stuurgroep die zich over die eisen boog. In de tegenstrijdigheid zit de logica. Want door tijd en rust te nemen kom je vaak tot betere oplossingen. In dit geval voor de meldkamer van de brandweer. Brandweer, politie en ambulance gaan samen een nieuw meldkamersysteem opzetten, binnen een nieuwe meldkamerorganisatie. De informatievoorziening gaat dus op de schop en de vraag is dan: Hoe kunnen we met een verbeterde informatievoorziening effectiever, sneller en misschien ook nog wel goedkoper werken? In het rapport zijn daarvoor aanbevelingen gedaan.
Marijke van Veen: “Het verbeteren van de meldkamer is een avontuurlijke maar gecontroleerde reis. We weten waar we heen willen, maar de weg ernaartoe zal af en toe moeilijk zijn”.
De vraag van de BVIM aan onderzoeks- en adviesbureau Zenc was om een -binnen de brandweer breed geaccepteerd- programma van eisen op te leveren voor de noodzakelijke verbeteringen van de informatievoorziening binnen de meldkamers van de brandweer. Een belangrijke plaats moest worden ingeruimd voor de GIS-functionaliteit, inclusief de functionaliteiten die de huidige GMSkoppelingen bieden. De eisen die zijn geformuleerd, zijn niet gelieerd aan een specifiek systeem of een ontwikkel- of inkooptraject, maar geven aan wat de brandweer nodig heeft om haar werk goed te kunnen doen. Het eisenpakket is een combinatie geworden van uitgangspunten voor functie, werkwijze en techniek van de meldkamer, een beschrijving op hoofdlijnen van de werkprocessen van de meldkamer en een uitwerking in functionele eisen aan het systeem. Op dit laatste aspect ligt de nadruk in het rapport.
9
Tweede spoor Er is ook een tweede spoor. Als de brandweer echt effectiever wil handelen in de meldkamer, stelt dat ook eisen aan de organisatie en de processen (administratieve handelingen), aan de ontwikkeling van informatiestandaarden en aan de mensen zelf, de centralisten. Ook daarin zal moeten worden geïnvesteerd. Gelukkig staat ook de techniek niet stil en is er steeds meer mogelijk. Als uitvloeisel daarvan zal het Geïntegreerde Meldkamersysteem, nu nog een belangrijke informatiebron voor de primaire processen van de meldkamer (intake en uitgifte), op termijn worden vervangen door een nieuw systeem: het Nationaal Meldkamersysteem. Een vernieuwing die mogelijkheden biedt om knelpunten op te lossen. Het nieuwe systeem moet bijdragen aan een beter verloop van de intake, uitgifte en monitoring in de meldkamer brandweer. Denk daarbij aan het sneller afhandelen van meldingen, het verminderen van onduidelijkheden over de locatie van incidenten en het beter kunnen afstemmen van de ingezette eenheden op het incident. De geformuleerde eisen zijn toekomstbestendig en oplossingsneutraal. Het gaat nadrukkelijk over het ‘wat’ en niet over het ‘hoe’ van de informatievoorziening in de meldkamer.
Omdat de maatschappij verwacht dat de brandweer ook in de toekomst snel en adequaat reageert op noodoproepen, is een eenduidig beeld rond deze problematiek van het grootste belang. Daarnaast wil de brandweer een zelfbewuste rol spelen in de komende discussies over de vernieuwing van meldkamersystemen. Met het projectverslag in de hand kan dat.
10
Implementatie Digitale Bereikbaarheidskaart
Het complete beheer van de operationele informatievoorziening “Een complex project.” Dat vinden Marcel Hanswijk (projectleider Gooi en Vechtstreek) en Hans van Wijk (projectleider Hollands Midden) van de implementatie van de Digitale Bereikbaarheidskaart (DBK). Complex omdat er vanuit het verleden veel versnippering is. Daarom proberen we nu zoveel mogelijk gebruik te maken van elkaars expertise.
Marcel Hanswijk: “We hebben het over méér dan het ontsluiten van informatie alleen. In feite gaat het om het complete beheer van de operationele planvorming en informatievoorziening.”
Marcel Hanswijk: “We hebben het bovendien over méér dan het ontsluiten van informatie alleen. In feite gaat het om het complete beheer van de operationele planvorming en informatievoorziening. Als we het goed doen en we er dus ook in slagen de kloof tussen risicobeheersing en repressie te overbruggen, dan kan straks iedere schakel in de organisatie gebruik maken van een geweldig instrument als de Digitale Bereikbaarheidskaart.” Net als Marcel ziet Hans van Wijk dat met het project voortgang wordt geboekt. “Landelijk was er te weinig structuur en eenheid. Dat is nu beter, het loopt goed. We werken gezamenlijk met groeiend succes aan standaardisatie en aan betrouwbare informatie waar de regio’s mee verder kunnen. Bij die regio’s zie je nog wel enorme verschillen. In sommige zitten de terminals al op de voertuigen, terwijl de implementatie bij andere regio’s nog helemaal aan het begin staat. Die hebben bij wijze van spreken nog niet eens een actuele inventarisatie van de hard- en software waarover ze beschikken.” Als het verleden iets heeft duidelijk gemaakt, dan is het volgens Marcel en Hans dat brandweermensen in het land slecht van elkaar weten waarmee ze bezig zijn. Met als gevolg dat ieder voor zich het wiel gaat uitvinden. Met de huidige netwerkstructuur en het toegenomen onderling contact, is daar verandering in gekomen. Het project Implementatie DBK legt grote nadruk op die onderlinge samenwerking. “We zoeken tegenwoordig verbinding en dat is heel goed”, zegt Marcel Hanswijk. “In de nieuwe constellatie worden we ook min of meer gedwongen samen te werken. Prima. Laten we alsjeblieft kijken hoe we het meest efficiënt met tijd en energie omgaan.”
11
Verbetering van de producten Voortgang moet ook worden geboekt als het gaat om verbetering van de producten. Was het in het verleden zo dat de brandweer telkens zelf de benodigde informatie bij elkaar moest sprokkelen, in de nieuwe situatie is een bronhouder in veel gevallen verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van actuele data. Alleen het beheer van brandweerspecifieke informatie ligt bij de brandweer als bronhouder. Hans: “We gaan toe naar een andere manier van werken en beheren. Dat betekent dat er afspraken moeten worden gemaakt over hoe informatiestromen en -processen lopen. Alle regio’s moeten een eigen beheerorganisatie opzetten. Onder meer met best practises proberen we dat proces te begeleiden en dan hopen we op een sneeuwbaleffect. Mijn persoonlijke verwachting is dat we de komende tijd snel stappen kunnen zetten.”
Perspectief Tenslotte het perspectief. Vier jaar geleden is het begonnen met de visie: “met één druk op de knop de juiste informatie op het juiste moment vanuit de juiste centrale bron bij de juiste mensen.” Inmiddels nadert de Digitale Bereikbaarheidskaart via programma’s van eisen en standaardisatieslagen, proofs of concept en gezamenlijke implementatie door de regio’s de volgende fase, de beheerfase. In deze fase staan het gebruik en de doorontwikkeling van de Digitale Bereikbaarheidskaart centraal.
12
Dataproductspecificatie Digitale Bereikbaarheidskaart
Dataspecificatie als basis van berichtenverkeer Operationele planvorming en informatievoorziening zijn belangrijke begrippen op het raakvlak van risicobeheersing en incidentbestrijding. Een instrument daarbij is de Digitale Bereikbaarheidskaart (DBK). In 2011 werd door informatiemanagers, DBK-leveranciers en gebruikers gewerkt aan versie 2 van de dataproductspecificatie voor de DBK. Deze wordt begin 2012 opgeleverd door Geonovum, een organisatie die zich inzet voor laagdrempelige toegang tot geografische informatie. De dataproductspecificatie geeft een gedetailleerde beschrijving van structuur, inhoud, inwinning en kwaliteit van geografische informatie voor de DBK. De specificatie dient als methodische basis voor het concreet uitwisselen van informatie tussen de dataservers en de daarop aangesloten gebruiksapplicaties voor maken, bewerken en gebruiken van bereikbaarheidskaarten.
Het uiteindelijke doel: zorgen dat de DBK-applicaties binnen een regio en tussen regio’s informatie kunnen uitwisselen.
Jaap Smit, GIS-expert en Informatiemanager Geo bij Veiligheidsregio IJsselland: “Er zijn twee samenhangende tools: het informatiemodel en de conformiteitstoets, waarmee je producten kunt toetsen op hun werking.” Want dat is het uiteindelijke doel van die middelen: zorgen dat de DBKapplicaties binnen een regio en tussen regio’s informatie kunnen uitwisselen, en die werking ook concreet toetsen. De informatie die de brandweerman of handhaver in het veld nodig heeft, wordt geleverd door een aantal dataservers die ieder een eigen gebied afdekken. In de kazerne en vanuit een voertuig kan contact worden gemaakt met die servers. Jaap Smit: “Voor de brandkraaninformatie was al speciaal aandacht in de dataproductspecificatie. Nieuw is ook de NEN 1414-symbolenset, die op advies van een landelijke DBK-werkgroep is aangevuld.”
13
Informatie vanaf de bron ontsluiten Ook Rob Peters, informatiemanager bij Veiligheidsregio Kennemerland, was nauw betrokken bij de totstandkoming van het rapport. “Als veiligheidsregio’s kunnen we steeds meer informatie vanaf de bron ontsluiten en dankzij uitwisselingsstandaarden en -systemen is al die informatie real time beschikbaar op de voertuigen. Het gaat er nu nog om de slag van ‘koud’ naar ‘warm’ daadwerkelijk te maken: de gewenste informatie komt steeds beter beschikbaar en de repressieve dienst kan het systeem in de dagelijkse praktijk nu gaan gebruiken.”
Hier mis ik nog een afbeelding... OZO
14
Teken- en symbolenset DBK
Werken met standaardsymbolen Bij het professioneel tekenen van digitale bereikbaarheidskaarten horen duidelijke en eenduidige kaartsymbolen. De gewenste uniformiteit op landelijk niveau wordt gerealiseerd door een werkgroep van het project Implementatie Digitale Bereikbaarheidskaart (DBK). De werkgroep wordt geleid door adviseur Jan-Willem van Aalst (proces) en Jan Sander van regio Twente (inhoud) en werkt samen met de standaardisatiecommissie van het instituut NEN. Vanuit de
Jan-Willem van Aalst: “De samenwerking met NEN verloopt bijzonder prettig en constructief. Het instituut is blij dat de brandweer landelijk met één stem spreekt.”
Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement (BVIM) heeft secretaris Mark Luijten het traject gefaciliteerd. Mark Luijten: “Met deze standaard zet Brandweer Nederland weer een stap op weg naar een landelijke operationele informatievoorziening.” Eind 2012 wordt de definitieve vaststelling van de gewijzigde symbolenset door het NEN-commissie verwacht. Jan-Willem van Aalst licht het werk toe. “Als basis gebruiken we de symbolen van de NEN 1414norm voor vluchtwegen en veiligheidsvoorzieningen op ontruimings- en aanvalsplattegronden. We gaan uit van standaardsymbolen, maar in technische zin standaardiseren we op unieke symboolcodes die dienen als identifiers. Aanvullingen maken op de standaardset of afwijken van een standaardsymbool is mogelijk als daar een goede reden voor is. Door hierin wat ruimte te geven denken we dat standaarden sneller worden geaccepteerd. Ik verwacht dat de afwijking per regio maximaal 10% bedraagt. Zo combineren we standaardisatie met flexibiliteit.” Jan Sander, clustercoördinator risicobeheersing bij Brandweer Twente, leidt de werkgroep inhoudelijk. Hij schetst de problematiek. “Hier in Twente hebben we veel last gehad van het feit dat iedereen het op zijn eigen manier deed. Er zijn op regionaal niveau wel afspraken gemaakt, bijna tien jaar geleden zelfs al, maar de praktijk blijkt iedere keer weerbarstig. Elk cluster werkte met eigen symbolen.” Met ingang van 1 januari 2013, als de Veiligheidsregio Twente officieel een feit is, verwacht Jan een flinke verbetering. “We maken nu al onderling afspraken en met deze nieuwe teken- en symbolenset komt er nog meer eenduidigheid.”
15
Samenwerking met NEN Het resultaat is ook succesvol door de goede samenwerking met de standaardisatiecommissie van NEN, die in beginsel uitgaat van de wensen van de brandweer. Jan-Willem van Aalst: “De samenwerking met NEN verloopt bijzonder prettig en constructief. Het instituut is blij dat de
Ne
CV
brandweer bij dit project landelijk met één stem spreekt.” Tevredenheid ook bij Rob Peters van het NVBR-netwerk Informatiemanagement. “Deze symbolenset en het gegevensboek zijn onderdeel van ons ‘offensief’ om te standaardiseren op
LB
informatiemanagement. We werken toe naar een referentiearchitectuur voor veiligheidsregio’s als kader, een informatiemodel en een gegevensboek in opbouw als gegevensstandaarden en de symbolenset als representatie van belangrijke informatie. Dat zijn bouwstenen voor uitwisseling.” Inmiddels is ook vanuit het buitenland belangstelling getoond. Rob Peters: “Niet zo vreemd, want iedereen worstelt met standaardisatie versus variaties. Doordat we nu moderne semantiek gebruiken, kan dit tot op zekere hoogte allebei. Het is mede dankzij de BVIM dat moderne
RW
semantische technologie zo snel ingezet kan worden voor de hele brandweer.” Uitontwikkeld is het traject nog niet. De standaard bevat nog geen criteria voor het wel of niet opnemen van symbolen op digitale bereikbaarheidskaarten. Ook houdt het nog geen rekening met brandweerduikteams en besteedt het nog geen aandacht aan evenemententerreinen. Ook de semantiek per symbool moet nog verder worden uitgewerkt. Er is dus nog voldoende werk aan de winkel.
BMC
Voorbeeld van een aantal standaardsymbolen
16
Ontsluiten brongegevens
Sturen op harmonisatie Er zijn tien waterleidingbedrijven in Nederland die ieder hun eigen manier hebben van het delen van brandkraangegevens. Daarom zou het handig zijn als er eenduidige afspraken zijn met de vereniging van waterbedrijven in Nederland, de Vewin, onder andere over een uitwisselformaat.
Rob Peters: “Als overkoepelende organisatie is de BVIM de partij bij uitstek die informatieuitwisseling kan bevorderen en zo de spaghetti van ‘eilandautomatisering’ kan ontrafelen.”
“Precies”, zegt Marijn Riemens, afdelingshoofd Informatie- en procesmanagement bij Brandweer Hollands Midden. “Landelijke afspraken over gegevensontsluiting en informatie-uitwisseling, zodat de regio’s zich kunnen richten op hun primaire taken en niet ieder afzonderlijk tijd kwijt zijn met dezelfde klus.” Het gaat per slot van rekening om 25 afspraken en daarmee om veel werk dat de brandweer bespaard kan blijven. Rob Peters, CIO bij Veiligheidsregio Kennemerland, vindt dat de BVIM daarin een belangrijke rol speelt. “Als overkoepelende organisatie is de BVIM de partij bij uitstek die informatie-uitwisseling kan bevorderen en zo de spaghetti van ‘eilandautomatisering’ kan ontrafelen. Sturen op standaardisatie en harmonisatie, dat is waar het in het kort om gaat.” Marijn Riemens: “Een lastige bijkomstigheid is dat alle brandweerregio’s én alle waterbedrijven anders zijn georganiseerd. Dit project vraagt om maatwerk per regio.” Mark Luijten, secretaris van de BVIM, vult aan: “Landelijk kunnen we vanuit de beide koepelorganisaties NVBR en Vewin coördineren, adviseren en faciliteren, door mensen bij elkaar te brengen, door het uitwisselen van best practices en door gezamenlijk modelplannen en standaarden op te stellen.” Rob is het met hem eens: “Je hebt een landelijke, een regionale en een lokale ‘informatielaag’. In één technisch systeem kun je nooit alles vatten, maar we moeten wel alles op alles zetten om verbinding te maken tussen de lagen en de bronnen. Onze ICT-infrastructuur moeten we zodanig aanpassen dat dit mogelijk is.”
17
Totaaloplossing Projecten die direct raken aan het ontsluiten van brongegevens zijn Implementatie DBK en Netcentrisch Werken. In alle gevallen gaat het om gegevensbronnen, infrastructuur en kaartlagen, en om functionaliteit van applicaties en symbolen. Marijn Riemens: “Het is complex, maar daarom ook uitdagend. Met allerlei kleine projecten die in elkaar haken moeten we komen tot een totaaloplossing.” De BVIM heeft in dat proces een spilfunctie en het project Implementatie DBK vervult een kapstokrol.
Als een positieve bijdrage in de discussie en het traject zien Marijn en Rob de Veiligheidsregio Referentiearchitectuur (VeRA). Een handreiking aan de veiligheidsregio’s op het gebied van informatiemanagement. Rob Peters, één van de samenstellers: “Veiligheidsregio’s zijn nog jonge organisaties die volop in ontwikkeling zijn. Ze staan voor veel uitdagingen, zeker als het gaat om informatiemanagement. In het VeRA-document beschrijven we een gezamenlijk vertrekpunt om de samenwerking en informatiedeling binnen en tussen veiligheidsregio’s en hun partners in te richten en te verbeteren.”
18
Congres ‘Brandende Vraag: Dataverbindingen’
Nog genoeg te doen Verbinden is hét woord van deze tijd. Verbinden geeft aan dat je in contact bent en samen iets doet. Wie wil dat nu niet? Verbinden gaat ook over het aan elkaar koppelen van informatiebronnen. Het staat allemaal volop in de belangstelling. De reden om voor het onderwerp dataverbindingen te kiezen had ook te maken met de steeds hogere eisen die eraan worden gesteld. Het ideaalplaatje van alle data altijd en overal beschikbaar. Maar is dat wel haalbaar? Niet zo vreemd daarom dat de congresreeks Brandende Vraag van de BVIM op 31 maart 2011 in Amersfoort in het teken stond van dataverbindingen. Een korte impressie. Voor het tweede Brandende Vraag-congres van de BVIM was als decor gekozen de Prins Bernhardkazerne van Defensie in Amersfoort. Om precies te zijn het gloednieuwe ‘Command & Control Support Center’ (C2SC). Na een welkomstwoord van Kolonel Duckers van het C2SC – waarin een parallel werd getrokken tussen het defensiewerk en het brandweerwerk en het belang
Het ideaalplaatje: alle data altijd en overal beschikbaar. Maar is dat wel haalbaar?
van gebruikersacceptatie boven de techniek werd benadrukt – leidde dagvoorzitter Erik Samson de belangstellenden door het programma. Daarin veel aandacht voor het innovatieproject. Maar het ging ook over gegarandeerde (mobiele) dataverbindingen, over innovaties in operationele praktijkcases en over het nieuwe Nationaal Noodnet, de noodcommunicatievoorziening NCV. Meer dan 5.000 aansluitpunten moesten vóór het einde van 2011 zijn overgeheveld naar de NCV. Een opgave van formaat, die leidde tot de nodige reacties uit de zaal. Na de lunch, gehouden op een levendige leveranciersmarkt, zakte de animo allerminst in. Mede dankzij een vlammend betoog van Hans Borgonjen, manager internationale betrekkingen bij de voorziening tot samenwerking politie Nederland (vtsPN). Hij schetste de ontwikkelingen rond C2000, TETRA en de mobiele (spraak)communicatie. Volgens Hans Borgonjen is standaardisatie op Europees niveau springlevend en hij wees erop dat, als het gaat om mobiele datacommunicatie, er ook nog veel te verbeteren valt aan de gebruikerskant: de radiodiscipline moet terug, de verbindingsofficier moet terug en de trainingen kunnen een stuk beter.
19
Techniek inpassen in bestaande omgevingen Zo kwamen er gedurende de dag heel wat aspecten van dataverbindingen voorbij en was er ruimte voor discussie. Bijvoorbeeld over de eisen die crisisbeheersing en rampenbestrijding stellen aan beschikbare verbindingen. Natuurlijk werden er oplossingsrichtingen aangedragen in combinatie met sleutelwoorden als ‘samenwerking’, ‘acceptatie’ en ‘vertrouwen’. Techniek is mooi en werkt vast wel in het lab, maar moet ook in te passen zijn in bestaande omgevingen en processen. Ook een ander belangrijk randvoorwaardelijk thema werd herhaaldelijk genoemd: bestuurlijke regie! Keer op keer werd benadrukt dat hulpdiensten snel en tegelijkertijd over de juiste informatie moeten kunnen beschikken. Veel sprekers pleitten ook voor standaardisatie en voor een gemeenschappelijk gebruik van basisregistraties om interpretatieverschillen te voorkomen. Technologische vernieuwing is daarbij gewoon een must. De techniek staat voor niets en iedereen zal beamen dat er vooruitgang wordt geboekt. Denk aan professionele systemen om informatie in spraak of tekst om te zetten en aan systemen om geografische informatie op een gebruikersvriendelijke manier te ontsluiten. Maar ondanks de vaak duidelijke taal was er ook spraakverwarring. Over het verschil tussen Intelligent Bridge en Netcentrisch Werken bijvoorbeeld. Of over de vraag voor welke systemen de ‘informatiepool’ (informatie van en voor diverse ketenpartners) nu eigenlijk bedoeld is en of het nieuwe NCV wel iets toevoegt als de backup-systemen van andere communicatiemiddelen zo robuust zijn. Kortom een levendig congres, dat naast informatie en demonstraties zoals verwacht ook discussie en vergezichten opleverde. En daarmee de zekerheid dat er voorlopig nog genoeg is te doen.
20
Verbeteringen C2000 Brandweer
Objectportofoon onder de loep Onder het motto ‘terug naar de eenvoud’ leverde Roland Verhagen, clustercommandant in Hollands Midden en projectleider voor de BVIM, in september 2011 de resultaten op van een onderzoek naar de functionele eisen aan een objectportofoon. De uitvoerders van het vervolgproject ‘Verbeteringen C2000 Brandweer’ legden het stuk voor aan de vakbonden, die in maart 2012 een positieve reactie gaven. Kort daarna sprak ook de Stuurgroep C2000 Brandweer lovende woorden over het projectverslag en stelde het vast.
Corné de Swart: “In allerlei technische aspecten hadden ze zich bewust nog niet verdiept. Daar buigen wij ons nu over.”
Ondertussen zat de projectgroep die het stokje in september vorig jaar overnam, niet stil. Projectleider Corné de Swart: “De groep van Roland heeft zich met name beziggehouden met de functionele aspecten van objectportofoons. Wat heeft een brandweerman nodig om goed en veilig te kunnen werken? In allerlei technische aspecten hadden ze zich bewust nog niet verdiept. Daar buigen wij ons over.” De uitgewerkte technische specificaties zijn inmiddels klaar en het wachten is nu op de uitkomsten van testen. Daarna zullen ook deze technische specificaties aan de Stuurgroep C2000 Brandweer worden voorgelegd. Corné de Swart: “We testen niet alleen portofoons op het Tetranetwerk, maar onderzoeken ook analoge portofoons en digitale radio’s. Uit de testen zal een ranking komen en dan kunnen we kijken hoe we verder gaan.” Aanbesteding Nog onduidelijk is hoe het uiteindelijke advies zal worden ingestoken in de Landelijke Aanbesteding Randapparatuur (LARA 3). Ook Corné de Swart houdt een flinke slag om de arm. “Onze projectgroep gaat daar in principe niet over. Bovendien begrijp ik dat het nog geen uitgemaakte zaak is dat de objectportofoons van de brandweer meegenomen worden in LARA 3.” Bij eerdere aanbestedingen sneeuwden eisen en wensen van de brandweer al eens onder in het politiebelang. Met als gevolg dat voor veel brandweermensen de hoge verwachtingen van C2000 niet uitkwamen. Roland Verhagen: “Een oorzaak destijds was dat we als brandweer te versnipperd waren. Tegenwoordig zijn we beter georganiseerd en daarom moeten we deze kans op een betere invulling pakken.”
21
22
Verbeteren Brandweerstatistiek
De kunst zit in de beperking Ondanks het feit dat veel mensen er een hoop tijd en energie in steken, beantwoordt de
Job Kramer: “Het bepalen van de informatiebehoefte is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt. De vraag die je als eerste moet beantwoorden is: waarvoor wil je de Brandweerstatistiek gaan gebruiken?”
‘Brandweerstatistiek’ steeds minder aan de verwachtingen. Grootste ergernis is dat het boekje met statistische jaargegevens over branden en de brandweer laat beschikbaar komt, waardoor het nauwelijks bruikbaar is voor directe sturing. De publicatie, die sinds 1933 jaarlijks door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) wordt geproduceerd, komt tot stand op basis van enquêteformulieren die door de brandweerkorpsen worden ingevuld. Volgens Steven van de Looij is dat een verouderde methode. Steven is portefeuillehouder Business Intelligence in de NVBR-programmaraad Informatiemanagement en zit namens de brandweer in de stuurgroep van het project Verbeteren Brandweerstatistiek. Ook Job Kramer van Haaglanden, die samen met Jan Hazeleger van regio Utrecht namens de brandweer in de projectgroep zit, is niet tevreden met het resultaat van de laatste jaren: “Op deze manier heeft het geen zin om met de statistiek door te gaan.” Omdat die laatste gedachte breed wordt gedeeld (incluis door het CBS zelf) en omdat tegelijkertijd het belang van goede statistische gegevens over de brandweer niet ter discussie staat, is het project Verbeteren Brandweerstatistiek opgestart. Onder leiding van het Ministerie van Veiligheid en Justitie en het CBS en in nauwe samenwerking met de NVBR en de Vakvereniging voor Brandweer Vrijwilligers (VBV). Het eerste deelproject dat nu loopt en wordt uitgevoerd door managementadviesbureau Berenschot, is het bepalen van de informatiebehoefte. Wat moet er wel in het boekje en wat niet? Daarna wordt gewerkt aan het bepalen van onder andere de begripsdefinities en de relevante gegevensbronnen. Tenslotte volgt de implementatie. De verwachting is dat het project begin 2014 kan worden afgerond.
23
De kunst zit in de beperking Job Kramer: “Het bepalen van de informatiebehoefte is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt. De vraag die je als eerste moet beantwoorden is: waarvoor wil je de Brandweerstatistiek gaan gebruiken? Is dat alleen voor sturing en verantwoording, of ook voor bijvoorbeeld onderzoek, innovatie en voorlichting?” Steven van de Looij: “Met andere woorden: hoe complex ga je het met elkaar maken? Je kunt alles willen meten en weten, maar de kunst zit in de beperking. Het mag niet zo zijn dat straks het echte werk in het gedrang komt omdat er zonodig van alles administratief vastgelegd moet worden. Aan de andere kant is betrouwbare informatie wel een heel belangrijk fundament voor een professionele brandweerorganisatie.” Het vinden van een balans daarin wordt bovendien bemoeilijkt doordat de gebruikersgroep van de Brandweerstatistiek groot en divers is en er meerdere partijen binnen het projectteam samenwerken. Waarbij voor de brandweervertegenwoordigers geldt dat zij een breed veld van 25 regio’s vertegenwoordigen.
Projectgroep Brandweerstatistiek
“Dat bij elkaar maakt het tot een mooie uitdaging”, meent Job Kramer, die veel vertrouwen heeft in een goed projectresultaat. “Het verbeteren van de Brandweerstatistiek dient een breed maatschappelijk belang en uiteindelijk willen we allemaal kunnen beschikken over eenduidige en actuele gegevens over risicobeheersing, incidenten en incidentbestrijding, en de bedrijfsvoering van de brandweer.”
24
Landelijke voorziening decentrale uitgifte meldkamer
Het accent ligt op eenvoud Een meldkamer raakt niet snel overbelast, maar als het gebeurt, dan is het ook gelijk raak. Zoals bijvoorbeeld bij extreme weersomstandigheden: het stormt buiten en de meldingen van omgewaaide bomen, losgeraakte dakpannen en wateroverlast rijgen zich snel aaneen. Zodanig dat het maar de vraag is of de lijnen wel genoeg ruimte bieden voor echte spoedeisende meldingen.
“Doel is het ontlasten van de centralisten tijdens grote drukte. Daarbij wordt goed gekeken naar bestaande ICToplossingen die zich in de praktijk van de meldkamer hebben bewezen.”
Alle betrokkenen zijn het erover eens dat er een voorziening moet worden getroffen om de afhandeling van grote hoeveelheden niet-spoedeisende meldingen mogelijk te maken. Zeker nu het aantal meldkamers teruggebracht gaat worden van 25 naar 10. Paul van der Linden van Veiligheidsregio Brabant-Noord, die binnen het netwerk Meldkamerdomein de portefeuille Alarmering beheert, licht dit toe: “Bij schaalvergroting van de meldkamers neemt de personeelsomvang relatief gezien af, terwijl het aantal niet-spoedeisende meldingen bij noodweer en dergelijke in relatieve zin gelijk zal blijven. De druk op de meldkamer zal in die gevallen dus groter zijn dan in de huidige situatie. Niet-spoedeisende meldingen moeten dan snel naar een decentrale post kunnen worden doorgeschoven.” Dit heet decentrale uitgifte. Nu heeft iedere regio daar, met wisselend succes, zijn eigen voorziening voor getroffen; een landelijke, robuuste oplossing ontbreekt. Business case “De Raad van Regionaal Commandanten heeft besloten dat die voorziening voor decentrale uitgifte er moet komen”, vertelt Mark Luijten, die als secretaris van de BVIM operationeel opdrachtgever is van het project. Paul van der Linden: “Met input vanuit het netwerk is door een expertgroep Decentrale Uitgifte een business case gemaakt. Op basis daarvan is met subsidie van het ministerie van Veiligheid en Justitie projectleider Jan-Willem van Aalst ingehuurd.” Jan-Willem van Aalst, die als zelfstandig adviseur partijen weet te verbinden, heeft vanuit de landelijke stuurgroep Meldkamerdomein twee opdrachten op zijn bord liggen: het opstellen van een functioneel ontwerp en het initiëren van een pilotproject. Ter voorbereiding op het functioneel ontwerp, wordt nu eerst gewerkt aan een programma van functionele eisen.
25
Uitgangspunt bij het opstellen van de eisen is het bedieningsgemak. Jan-Willem van Aalst: “Het accent ligt volledig op eenvoud. De tool moet zonder handleiding zijn te gebruiken.” Een richting die mede is gekozen op voorspraak van Paul van der Linden. “De uitdaging is de decentrale uitgiftecoördinatoren in het veld een hulpmiddel te geven waarmee ze uit de voeten kunnen. Omdat ze er niet dagelijks mee zullen gaan werken, is een absolute voorwaarde dat de tool gebruiksvriendelijk is.”
Bij decentrale uitgifte staat dus niet de ICT centraal, maar de gebruiker. Doel is het ontlasten van de centralisten tijdens grote drukte. Daarbij wordt goed gekeken naar bestaande ICT-oplossingen die zich in de praktijk van de meldkamer hebben bewezen. Paul van der Linden: “We richten ons op het eenduidig ondersteunen van bestaande werkprocessen, inclusief een terugkoppelingsmogelijkheid om achteraf te kunnen zien wat er is gebeurd. We gaan daarbij niet opnieuw het wiel uitvinden, maar kijken hoe we de beste functionaliteit uit lokale oplossingen kunnen combineren in één voorziening, die voor alle regio’s bruikbaar is. Vanaf 2013 verwacht ik dat de voorziening er is en dat meldkamers ook op stormachtige dagen niet meer in de problemen komen.”
26
Functionele eisen materieelbeheersysteem
Het draagvlak groeit In januari 2011 besloot de Raad van Regionaal Commandanten dat er een nieuw materieelbeheersysteem moet komen voor de veiligheidsregio’s. De BVIM kreeg de opdracht de functionele eisen en wensen van de regio’s in kaart te brengen en aan de hand daarvan een nieuwe visie te ontwikkelen over omgang met materieel.
Henk Stultiens: “Er gebeurt heel veel binnen de brandweer en je merkt gaandeweg dat het draagvlak groeit. Op die weg moeten we voort.” “Het bestaande beheersysteem is achterhaald”, zegt Henk Stultiens van Veiligheidsregio LimburgNoord, die voorzitter is van de projectgroep. “Met name de specialisten informatiemanagement zijn in het verleden nauwelijks bij het materieelbeheer betrokken. Dat kan vandaag de dag niet meer.” In het project wordt nog een keer fris, zonder vanuit een bestaand systeem te redeneren, gekeken wat voor de veiligheidsregio’s de gewenste functionaliteit van een materieelbeheersysteem zou moeten zijn.
27
Achttien regio’s hebben aangegeven samen te willen werken. Henk Stultiens: “Rond de zomer van 2012 zal eerst de meest recente upgrade van het huidige systeem in al die regio’s worden geïmplementeerd. De zeven andere regio’s zijn al overgestapt op een andere applicatie en willen niet opnieuw het roer omgooien. De volgende stap is het opzetten van een landelijke beheerorganisatie en het inrichten van een beleids- en een gebruikersgroep. We zitten nu in het stadium dat we erover nadenken hoe we dat zo slim mogelijk kunnen doen.” Gezamenlijk vertrekpunt Of uiteindelijk uit het opgeleverde programma van functionele eisen een aanbesteding rolt is nog niet zeker. Het kan ook zijn dat uit het eisenpakket blijkt dat het huidige systeem voldoet. Projectgroeplid Josien Oosterhoff, informatiemanager van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, beseft dat de regio’s niets dwingend kan worden opgelegd. “Iedere veiligheidsregio neemt z’n eigen besluiten en daarbij komt dat dit project uitgaat van twee sporen. Aan de ene kant een upgrade van het bestaande systeem en daarnaast het opstellen van een functioneel programma van eisen voor een doorontwikkeling of een nieuw systeem.” Het doel is onverminderd dat alle regio’s eenduidig kunnen werken en hun materieel goed kunnen beheren. Een gezamenlijk vertrekpunt voor informatiemanagers van de veiligheidsregio’s is de architectuurstandaard VeRA – Veiligheidsregio ReferentieArchitectuur. Henk Stultiens: “Er gebeurt heel veel binnen de brandweer en je merkt gaandeweg dat het draagvlak groeit. Op die weg moeten we voort. Ons niet door tegenslag uit het veld laten slaan en successen vooral vieren. In samenwerking met het veld komen er goede dingen tot stand en dat zal ook zo zijn op het gebied van materieelbeheer.”
28
Innovatieplatform Veiligheidsregio’s Methodieken betrokkenheid werkvloer IT-governance Veiligheidsregio’s
In de context van de vraagorganisatie Op deze pagina’s worden kort drie projecten belicht die invloed hebben op het werk van de BVIM. Innovatieplatform Veiligheidsregio’s Vooruitstrevend en professioneel: een eigen innovatieplatform voor alle veiligheidsregio’s. Zover is het nog niet, maar er wordt wel hard aan gewerkt. Voor de BVIM van belang, omdat het een schakel is in een proces dat loopt vanaf een initiële vraag en innovatie naar aanbod, inkoop, implementatie en vervolgens beheer. “We proberen een gedachtegang te brengen tot een werkend concept”, legt Sjoerd van der Schuit uit. De voormalig regionaal commandant en eerste voorzitter van de BVIM werkt tegenwoordig onder de naam IMfaktor in de wereld van informatie en management. In die hoedanigheid geeft hij leiding aan het project Innovatieplatform Veiligheidsregio’s. In januari 2011 werden met het project I-Bridge 4 de eerste aarzelende stappen gezet op het pad van innovatie van (ICT-)projecten. Vanuit deze ‘proeftuin’ krijgt het innovatieplatform langzaam vorm. De eerste plannen staan inmiddels op papier en de hoop en verwachting is dat het platform er eind 2012 staat. Het brandweerveld wordt in de projectgroep vertegenwoordigd door Ike Kortleven van regio Drenthe en in de stuurgroep door Frans Schippers van regio Kennemerland. Sjoerd van der Schuit: “Zowel vanuit het veld als vanuit onze omgeving krijgen we terug dat er grote behoefte is aan deze ‘voordeur’ om innovatie binnen de veiligheidsregio’s mogelijk te maken.” Methodieken betrokkenheid werkvloer Het is een veelgehoord verhaal: het echte werk wordt gedaan op de werkvloer. Maar juist dat uitvoerende niveau is vaak slecht vertegenwoordigd in werkgroepen, netwerken en commissies. Bij de brandweer is dat niet anders. Vandaar dat de NVBR in samenwerking met de vakbonden en de ondernemingsraden de betrokkenheid van de werkvloer wil vergroten. Voor de BVIM essentieel: de eisen en wensen voor ICT-hulpmiddelen moeten vanuit de gebruikers komen.
29
Programmacoördinator Management en Bedrijfsvoering Ymko Attema: “We moeten niet alleen varen op de netwerken, maar ook de werkvloer bij projecten betrekken. En we moeten van te voren al nadenken over hoe we dat het beste kunnen doen.” Om de werkvloer meer te betrekken is er een drie-sporenbeleid ontwikkeld. Om te beginnen wordt voortaan beter met vakbonden en ondernemingsraden overlegd. Daarnaast is een afwegingskader opgesteld, waarin is verwoord welke participatievormen er zijn. Spoor drie is het instellen van een monitorgroep die het verloop van projecten gaat schouwen. Ymko Attema: “Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar de werkvloer een plek geven in de besluitvorming betekent kiezen voor een andere manier van werken.” Besturing I-functie binnen veiligheidsregio’s Wat is de meest ideale plek van informatiemanagement binnen een organisatie? Niet eenvoudig om op die vraag een compleet en sluitend antwoord te geven. Iedere veiligheidsregio is zelfstandig en richt op eigen wijze de aansturing in. Voor de BVIM helpt een goede besturing van de ‘I-functie’ op landelijk en regionaal niveau bij haar adviestaak. Marieke van den Berg, secretaris van het Netwerk Informatiemanagement en teamleider Informatiemanagement in Haaglanden: “De veiligheidsregio’s zijn zelf verantwoordelijk voor de manier waarop ze informatiemanagement binnen het geheel organiseren, maar er is wel degelijk ook een landelijk belang. Zeker bij onderwerpen als: waar gaan we als brandweer naartoe, wat pakken we landelijk op en wat doen we als regio zelf? Landelijk en in de regio’s moet de aansturing van de informatievoorziening worden verbeterd. Hoe dat eruit gaat zien weten we nog niet, daarvoor willen we een aantal hulpmiddelen ontwikkelen. Er zijn in ieder geval wel belangrijke uitgangspunten, zoals een duidelijke opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie en adviseren vanuit heldere professionele standaarden zoals de referentiearchitectuur VeRA.”
30
Evaluatie BVIM
Het spel kan nog beter gespeeld worden Hans Lanser evalueert BVIM Het veiligheidsdomein heeft voor Hans Lanser weinig geheimen. Hij werkte jarenlang bij de politie en inmiddels verdient hij alweer negen jaar de kost als zelfstandige in de branche, met als specialiteit strategie, bestuur en management. Hij verricht onder andere werkzaamheden voor het Bureau Veiligheidsberaad en houdt zich bezig met de voorbereidingen op het nieuwe meldkamersysteem. Frans Schippers, als landelijk CIO voorzitter van de BVIM, vroeg hem de activiteiten van de vraagorganisatie te evalueren. Het beeld dat uit dat onderzoek naar voren komt is positief. Hans Lanser: “Dat mag je zeker stellen. Er is in korte tijd op een goede manier veel neergezet. Maar er zijn ook verbeterpunten. Het spel kan nog beter gespeeld worden.” De BVIM werd opgericht in juni 2009. Grote, meeslepende plannen lagen aan de oprichting niet ten grondslag. Gewoon beginnen met een vraagorganisatie die zich richt op informatievoorziening en ICT-leveranciers. Leren door te ervaren was het simpele plan. Meer dan een voorzitter en een secretaris (Mark Luijten) was er niet. Hans Lanser: “Als ik tegen die achtergrond bekijk waar de BVIM nu staat, dan kan ik alleen maar stellen dat het hartstikke goed is gelukt om iets op te bouwen. Niet dat het allemaal al perfect loopt, maar de BVIM heeft gaandeweg inzicht gekregen in de materie en er is een zekere mate van georganiseerdheid bereikt. Als je het zo bekijkt is de BVIM een succes.” Uiteraard heeft Hans Lanser aanbevelingen gedaan hoe het succes kan worden gecontinueerd en uitgebouwd. In eerste instantie moet volgens hem worden gedacht aan een betere inbedding in de NVBR. “Het opdrachtgeverschap kan beter worden georganiseerd en van daaruit kun je ook de vraag naar informatieproducten beter sturen. De input vanuit operationele processen is daarbij van groot belang en die kan zeker beter.” In dit verband is Hans Lanser het volmondig eens met Frans Schippers (zie voorwoord) dat de aansluiting met de werkvloer nog beter kan. “Dat is inderdaad een aandachtspunt. De BVIM moet geen feestje worden van informatiemanagers. Dat willen die managers zelf ook niet. Uiteindelijk staat alles ten dienste van het operationele
31
werk en dus moeten de mensen die het werk doen, er al in het voortraject bij worden betrokken. De aanpak die daarbij past zou verankerd moeten worden, zodat alle onduidelijkheid wordt weggenomen. Dan kom je ook automatisch tot een betere positionering.” Een stap vooruit zou volgens Hans Lanser ook zijn het aanbrengen van meer structuur. Hij beseft dat dat lastig is temidden van alle ontwikkelingen, maar juist het feit dat er veel beweging is, ziet hij als een kans. “De strategische reis van de brandweer biedt enorme mogelijkheden omdat niet alles al vastligt. Je zou kunnen zeggen dat iedereen zelf aan het stuur zit en mede kan bepalen hoe de brandweer verder gaat. Uit de betrokkenheid die ik ook bij deze opdracht weer heb gezien, leid ik af dat veel mensen dat ook zo zien. Niet in de laatste plaats als het gaat om ICTvoorzieningen en informatieproducten, het werkterrein van de BVIM.”
Colofon Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) Kemperbergerweg 783 Postbus 7010 6801 HA Arnhem t
(026) 355 24 55
f
(026) 351 50 51
[email protected] www.nvbr.nl Tekst: Daan Appels Redactie: Communicatie NVBR Fotografie: NVBR (p. 7, 21 en 23), www.112groningen.nl (p. 9), SQ Vision Mediaprodukties (p. 11 en 25), Veiligheidsregio Limburg-Noord (p. 13), NEN (p. 15), Sjalot Ontwerp (p. 18 en 19), Henk Stultiens (p. 26 en 27) Vormgeving: Carlo Polman, Oud.Zuid Ontwerp © NVBR, september 2012
