BV 215 11-10-2009, Den Bosch Aanwezig: Jaap van ’t Hoff, Frodo Looijaard, Walter Gelaudemans, Anne Spee, Frank Wasmus, Tineke Kleijn Afwezig met kennisgeving: Jan Koch Toehoorders: Jan Boom, Cécile van Zon
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Opening en vaststellen agenda Vaststellen notulen BV214 Actielijst Declaraties Financiën Ledenadministratie Lembas Feesten: Joelfeest 2009 Activiteiten: tentoonstelling Sassenheim, MWF PR AV (evt. notulen, acties) Plannen en acties Genootschapsjaar 2009-2010 Rondvraag Data en lokaties volgende twee BV’s Sluiting (uiterlijk 16.30 uur)
1. Opening en vaststelling agenda De vergadering wordt om 14:00 geopend, nadat het bestuur gebrainstormd heeft over de plannen van het nieuwe jaar. 2. Vaststellen notulen BV214 De notulen van het vorige overleg worden vastgesteld. 3.
Actielijst
76
Harm
94 97 99
Frodo/Saskia John/Jaap Jan/Frodo
100
John
101 102 103 104 105 106 107
John Jaap Jaap Frodo/Jan Walter Jaap Jaap
108 109
Saskia Jan Koch
110 111 112
Tineke Jan Boom Jaap
Verwerken opmerkingen (incl. m.b.t. vrij verkrijgbare fonts) in notitie redigeren panelen tentoonstelling (deadline 1 augustus) standaard lezing tentoonstelling aanscherpen/actualiseren de volgende contributieronde de acceptgiro met machtiging en toelichtende brief apart verzenden Contacteren Nilsson & Lamm over promotiemateriaal en eventuele ledenactie Toevoegen ideeënbus / feedbackknop op site vastleggen lokatie AV uitnodiging AV in Lembas 140 AV-boekje Presentatie AV over afgelopen genootschapsjaar (2008-09) Jaarverslag en toelichting bestuur van 5 naar 7 bestuursleden Organiseren meeting op Slotfeest voor Unquendorianen die Tolkien Thing bezoeken Aanpassen contributiebedrag op de website Aanpassen contributiebedrag in correspondentiestukken en Lembas Lokatie en vrijwilligers Joelfeest Samenstellen Commissie Lustrumfeest 2011 Aanvragen exemplaar interview aan TROS ten behoeve van promotie / site
Open Gesloten Open Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Gesloten Open Gesloten Open Gesloten
-
Nav actie 97: Frank gaat archief lezingen opzetten voor toekomstige tentoonstellingen.
4. Declaraties Geen declaraties 5.
Financiën - Contract met Tolkienwinkel is na contact met de winkelier verlengd; - Christiaan Weichman heeft aangegeven graag buitenlands lid voor het leven te willen worden (a 20X buitenland contributie). Vergadering geeft akkoord; - Activiteitencommissie heeft verzoek ingediend een om een soort van banier aan te mogen schaffen voor bij de stand op evenementen, kosten ongeveer 130 euro. •
Actie Frodo en Frank: afstemmen aankoop banier met Margreeth Vermaas.
6. Ledenadministratie Huidige stand is 211 leden (waaronder 3 winnaars). 58 leden moeten de contributie nog voldoen. Over een paar weken zal een belrondje volgen. Automatische incasso verloopt goed, slechts bij 2 leden is de machtiging gebounced. Helaas maken slchts 40 a 50 leden momenteel gebruik vanautomatische incasso. Om dit getal omhoog te brengen zal Frodo machtigingen meenemen naar feesten, Jan Boom biedt een ieder die daar gebruik van wil maken een drankje aan. Frodo gaat het nieuwe Varin-boekje coordineren. Acties die hieruit voortvloeien: • Tineke levert input betreffende de herbergen (oa jaarplanning); • Frodo: overzicht bestuur, inleiding, contributie, gouden speldlijst; • Frank levert data van evenementen waarbij Unquendor bij betrokken is; • Tineke levert input feesten; • Buitenlandse evenementen, websites en informatie via Jan Boom; • Frodo neemt contact op met René van Rossenberg voor informatie over de Tokienwinkel; • Adressenlijst via Jan Koch; • Pseudoniemen lijst ook via Jan Koch; • Lijst interessegebieden blijft; • Aparte vermelding leden voor het leven; • Nieuw logo in kleur komt op de voorkant. De informatie moet uiterlijk 15 november bij Frodo aangeleverd zijn. 7. Lembas De nieuwe Lembas (nummer 141) heeft een nieuwe foto-voorkant. De bedoeling is dat dit jaar alle Lembassen (dus in totaal 5) een foto-voorkant krijgen. Bijvoorbeeld foto's van de tentoonstelling, feesten etc. Artikelen, met name Ardalogische, blijven schaars. Herberginleidingen uitwerken en direct mensen vragen om over een bepaald artikel iets te schrijven worden als tips aangebracht. Idee Frank: geef per Lembas een stelling op waar mensen op kunnen reageren in een maximaal aantal woorden. De Lembas erop een aantal tegengestelde meningen publiceren. Eventueel daarna een topic op het forum erover openen. Idee Cécile: verhalenwedsrijd met een duidelijk omlijnd kader of een beginalinea opgeven. 8. Feesten: Joelfeest 2009/3 januari etentje2009/Slotfeest 2010 Het Joelfeest zal worden georganiseerd door Tineke Kleijn en Frodo Looijaard in de omgeving Utrecht op 19 december. Er zijn nog diverse programmapunten over van het Slotfeest, die zullen worden ingepland. De uitnodiging zal met Lembas 141 (deadline 20 september) worden meegestuurd. 3 januari etentje zal dit jaar weer op verschillende locaties in het land plaatsvinden. Tineke belt na waar en bij wie, zodat dit in de volgende Lembas gepubliciteerd kan worden. •
Actie Tineke: in kaart brengen waar en bij wie er in 2010 3 januari etentjes georganiseert gaan worden.
Slotfeest 2010 De organisatoren (Anne-marieke Koreman en Kyle Oude Bekke), hebben vorige week een mogelijke locaties in Zeeland bezocht, hier is inmiddels een optie op genomen. Het thema wordt elfen. Voor de coordinatie van het koken (de bedoeling is dat dit weer zelf gebeurd), is Margreeth Vermaas gevraagd. Tineke ondersteund hierbij. 9. Activiteiten: tentoonstelling Sassenheim, Castlefest De tentoonstelling in Sassenheim is erg goed bezocht, ook door niet-Unquendorleden. De lezing van Frank wordt als zeer positief beoordeelt. Organisatorisch is het geheel soepel verlopen. Ophangsysteem voor de panelen is nog niet ideaal. Idee: dun karton erachter en daar ringetjes in stanzen. Jaap zoekt uit wat de kosten hiervoor zijn. Jaap en Frank schrijven andere bibliotheken aan. Frodo geeft aan dat het redelijk uitzonderlijk is geweest dat we als Genootschap een vergoeding voor de tentoonstelling hebben gekregen, dit is niet standaard. Feedback vanuit bibliotheek: − Contact met Unquendor verliep wat moeizaam, waardoor bv persbericht erg laat geplubliceerd kon worden; − Jammer dat de mooie kostuums er niet waren (die waren bij de bibliotheek er wel), die waren erg aansprekend; − Mooie panelen, maar wel erg veel tekst. M.b.t. de kostuums geeft Cécile aan haar kostuums beschikbaar te stellen, mits deze goed verzekerd zijn en zo opgehangen worden dat mensen er niet aan kunnen komen. Anne vraagt of de activiteitencommissie hier een rol in zou kunnen spelen. • •
Actie Jaap: kosten ophangsysteem uitzoeken; Actie Jaap/Frank: aanschrijven andere bibliotheken.
10. PR en website Bedoeling is om zo snel mogelijk de nieuwe website operationeel te krijgen. Frodo is druk bezig. 11. AV De AV is goed verlopen, al is de opkomst nooit erg hoog. Ideeen om meer leden hierbij te betrekken zijn om bv minder tijd aan de vergadering te besteden en meer tijd aan de Tolkien activiteit. 12. Plannen en acties Genootschapsjaar 2009-2010 Het grootste deel is al voor de vergadering besproken. De laatste jaren daalt het aantal leden, ideen om dit tij te keren en juist nieuwe leden te werven: Frodo: slapende leden/actieve leden, vooral die laatste groep niet vergeten! • • • • • •
éénmalige actie om leden te werven, bv door in te spelen op het uitkomen van de film 'de Hobbit'; Unquendor Hyves leden (die nog geen lid van Unquendor zijn) benaderen. Eventueel met een kortingsactie; Voorpremiere Hobbit bijwonen koppelen aan lidmaatschap; Slapende leden activeren, bv door een café-herberg en het actief benaderen van leden; Actieve leden juist niet vergeten; Werving van nieuwe leden wordt voortaan als vast punt aan de agenda toegevoegd.
13. Rondvraag Cecile geeft aan dat het vervaardigen van de Lembas Extra veel werk is voor een kleine groep. Momenteel is de gehele Lembas Extra in het Engels, is dat eigenlijk wel wenselijk? Moet de doelstelling niet veranderd worden? Bijvoorbeeld: − Specifiek richten op de buitenlandse markt? Dan zou de inhoud wel specifiek Nederlands moeten zijn; − In plaats van 5 Lembassen, 4 Lembassen en 1 Lembas Extra per jaar; − Een extra, wetenschappelijk, katern in de Lembas; − Iedere 2,5 jaar een buitenlandse, Engelstalige, uitgave van een bundeling Lembaskaternen; − Ieder jaar een thema voor het katern kiezen; − Themakatern ipv wetenschappelijk katern. Besloten wordt het extra katern vanaf het volgende genootschapsjaar in te laten gaan. Frodo zoekt uit via Jan Koch, wat de kosten zijn als de Lembas 8 pagina's dikker wordt. Momenteel is er geen vastgesteld aantal pagina's. Frodo spreekt de angst uit dat Lembas zelf, buiten het wetenschappelijke katern, gereduceerd wordt tot een suf verenigingsblaadje. Om de Lembas Extra die nu ligt te promoten komen er 'teasers' in de gewone Lembas. De huidige Lembas Extra gaat 10 euro kosten, indien de productiekosten dit niet overstijgen. Frodo: oude Lembassen zouden via de website te bestellen moeten zijn. Jan Boom: laatste Lembas aankomend genootschapsjaar kan eventueel al als een katern nieuwe stijl. Lembas Extra komt uit met het Joelfeest. 14. Data en locaties AV en volgende vergadering BV BV
Assen (herberg John en Saskia) Amersfoort (bij Frodo)
14. 5luiting De vergadering wordt om 16.15 uur gesloten
21-11-09 17-01-09
13:30 13:30
Actiepunten: 76
Harm
97 99
John/Jaap Jan/Frodo
109
Jan Koch
111 114 120 121
Jan Boom Jaap Frodo/Frank Tineke
122
Frodo
123
Frank
124
Jan Boom
125
Frodo
126
Frodo
127
Tineke
128 129
Jaap Jaap/Frank
Verwerken opmerkingen (incl. m.b.t. vrij verkrijgbare fonts) in notitie Standaard lezing tentoonstelling aanscherpen/actualiseren De volgende contributieronde de acceptgiro met machtiging en toelichtende brief apart verzenden Aanpassen contributiebedrag in correspondentiestukken en Lembas Samenstellen Commissie Lustrumfeest 2011 Inplannen meeting Mark van der Stelt (Castlefest) afstemmen aankoop banier met Margreeth Vermaas Aanleveren input betreffende de herbergen (oa jaarplanning) en feesten voor Varinboekje Aanleveren overzicht bestuur, inleiding, contributie, gouden speldlijst voor in het Varinboekje Aanleveren data van evenementen waarbij Unquendor bij betrokken is voor in het Varinboekje Aanleveren info mbt buitenlandse evenementen, websites etc voor Varinboekje Contact opnemen met René van Rossenberg voor info mbt de Tolkienwinkel voor in het Varinboekje Contact opnemen met Jan Koch voor de adressenlijst en pseudoniemenlijst voor in het Varinboekje In kaart brengen waar en bij wie er in 2010 3 januari etentjes georganiseert gaan worden. Kosten ophangsysteem voor panelen uitzoeken Aanschrijven bibliotheken voor mogelijkheden tentoonstelling
Open Open Open Open Open Open Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw
