BUSINESS PERFORMANCE MANAGEMENT MENGGUNAKAN DASHBOARD PADA UNIVERSITAS UNTUK MODUL MINOR DAN KERJA PRAKTEK Fransiscus Xaverius Sinatra Sugiharto BINUS University, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Dedi Mulyawan BINUS University, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Alexander Polim BINUS University, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
ABSTRAK Tujuan penelitian ialah membuat dashboard yang berguna bagi eksekutif dalam memantau kinerja di dalam Universitas sehingga dapat menentukan strategi untuk masa mendatang. Metode penelitian yang dipakai melakukan studi pustaka, Metode Pengumpulan Data, Metode Analisis Kebutuhan Informasi Internal Institusi dan Metode pengembangan Business Performance Mangement untuk membangun sebuah dashboard. Hasil yang dicapai dari penelitian yaitu dengan menggunakan dashboard eksekutif dapat memantau kinerja di dalam universitas dalam ruang lingkup minor dan kerja praktek. Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah aplikasi Business Performance Management dapat di gunakan dan di butuhkan oleh para eksekutif dalam meninjau atau memantau kinerja di dalam universitas.
Kata Kunci : BPM, Business Performance Management, Dashboard, Minor, Kerja Praktek, Universitas
ABSTRACT The purpose of the study is to make a useful dashboard for executives to monitor performance in University so as to define a strategy for the future. The research method used to study literature, data collection methods, Analysis Internal Institution Needs methods and Business Performance Management development methods to build a dashboard. The results achieved from this research is using executive dashboards to monitor performance in university with minor and practical work scope. The conclusions obtained from this research is the application of Business Performance Management can be used and needed by executives in reviewing or monitoring the performance in university.
Keywords : BPM, Business Performance Management, Dashboard, Minor, Practical Work, University
PENDAHULUAN Universitas adalah suatu lembaga pendidikan tinggi dan penelitian, kelanjutan dari sekolah menengah atas atau sekolah menengah kejuruan yang memberikan gelar akademik dalam berbagai bidang. Pelajar yang mengambil program studi di universitas umumnya disebut “mahasiswa”. Sebuah universitas menyediakan pendidikan sarjana dan pascasarjana. Tujuan umum dari universitas yaitu, mengembangkan potensi mahasiswa dalam menguasai dan menghasilkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Umumnya setiap universitas dapat memiliki visi, misi, program pendidikan, dan struktur organisasi yang berbeda-beda. Sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini khususnya universitas telah berkembang dengan baik, banyak universitas yang membangun sistem informasi sesuai kebutuhan untuk mendukung kegiatan pendidikan yang lebih baik. Tetapi kebanyakan sistem informasi yang dibangun hanya mengarah ke proses-proses operasional yang berjalan, sedangkan pimpinan hanya menerima laporan yang diberikan dari berbagai bagian. Oleh sebab itu, perlu dibangun sistem informasi yang menampilkan kinerja dari setiap bagian yang dapat digunakan oleh para pimpinan sebagai salah satu alat pengambilan keputusan. Supaya setiap saat pimpinan dapat melakukan pengawasan kinerja tiap bagian tanpa harus menunggu laporan yang biasanya diterima pada akhir periode, sehingga pimpinan dapat mengambil tindakan yang cepat dan tepat. Dalam perubahan Bisnis dan IT yang cocok bagi Universitas untuk Executive sangat lah sulit, akibat dari perkembangan zaman saat ini proses bisnis di dalam universitas sangat lah sulit untuk menyampai kan laporan dan kinerja untuk mengembangkan Universitas oleh karena itu di butuh kan Business Performance Management yang dapat membantu eksekutif mengendalikan dan meningkatkan kinerja dalam Universitas. Universitas sangat memerlukan penerapan Business Performance Management ambil contoh modul minor dan kerja praktek, Dengan di terapkan nya Business Performance Management dapat meningkat kan kinerja di dalam universitas untuk menghasilkan lulusan yang siap kerja dan menciptakan lulusan yang berkualitas. Business Performance Management dengan menggunakan dashboard dapat memantau kinerja atau memonitor kinerja di dalam Universitas sesuai topik minor dan kerja praktek. Dashboard itu sendiri merupakan tools yang berguna bagi para Executive untuk menentukan kinerja kedepan nya bagi universitas. Dashboard merupakan gambaran yang terjadi atau ukuran yang di dalam Universitas. Tujuan nya membuat Business Performance Management adalah Merancang Business Performance Management untuk Universitas , Mengembangkan dashboard sebagai tampilan untuk Business Performance Management.
METODOLOGI Analisis kebutuhan informasi, untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan eksekutif di lakukan secara bertahap , sebagai berikut :
Gambar 1 Tahap Analisa Kebutuhan Informasi
Dengan melakukan tahap di gambar 1 sehingga di dapatkan kebutuhan yang sudah di analisis kebutuhan informasi yang berguna bagi para eksekutif. Dari beberapa tahap di atas kebutuhan informasi nya masih perlu di perkuat lagi melalui CSF(Critical Success Factor) sehingga mendapatkan hasil sebagai berikut: Tabel 1 Critical Success Factor Tujuan Menghasilkan lulusan yang berkualitas dibidangnya
Sasaran Meningkatkan persentase lulusan yang tepat waktu
Critical Sucess Factor Mata kuliah Kerja Praktek dan Minor
Kebutuhan Informasi Informasi mahasiswa yang mengulang Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek Informasi mahasiswa yang mengumpul softcover minor dan kerja praktek Informasi mahasiswa yang telah mengumpul hardcover minor dan kerja praktek
Meningkatkan akreditasi setiap program studi
Informasi mahasiswa yang lulus dan tidak lulus Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek Informasi grade mahasiswa untuk Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek
Analisis Value Shop untuk mengidentifikasikan masalah Mangement berjalan di dalam universitas sebagai berikut:
ketika Business Performance
Gambar 2 Tahapan Value Shop Setelah mendapatkan kebutuhan informasi yang didalam proses CSF harus di perlukan sebuah metode pengembangan Business Performance Mangement dengan menggunakan metode lifecycle menurut Victor Holman yang terdiri dari: a. Defining b. Planning c. Executing d. Monitoring e. Reporting
Gambar 3 Lifecycle Business Performance Management
HASIL DAN BAHASAN Dari analisa kebutuhan informasi berdasarkan CSF sehingga di dapat kebutuhan informasi yang berguna bagi Executive sebagai berikut:
Dashboard Informasi mahasiswa yang mengulang Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek
Gambar 4 Dashboard Pass & Fail
Dashboard Informasi mahasiswa yang mengumpul softcover minor dan kerja praktek
HEADER
Menu
Welcome to XXXXX
DASHBOARD COLLECT SOFTCOVER <<
YYYY-1
>> 700
#Registration : 9999
600
#Collect Softcover : 9999
90%
90%
500 400 300 200 100
10
99%
DdMm
DdMm DdMm
DdMm
DdMm DdMm
BREAKDOWN DETAIL
FOOTER
Gambar 5 Dashboard Collect SoftCover
Dashboard Informasi mahasiswa yang mengumpul hardcover minor dan kerja praktek
HEADER
Menu
Welcome to XXXXX
DASHBOARD COLLECT HARCOVER <<
YYYY-1
700
>>
600
#Registration : 9999 90%
500
#Collect Hardcover : 9999
90%
400 300 200 100
10
99%
DdMm
DdMm DdMm
BREAKDOWN DETAIL
FOOTER
Gambar 6 Dashboard Collect HardCover
DdMm
DdMm DdMm
Dashboard Informasi mahasiswa yang lulus dan tidak lulus Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek
Gambar 7 Dashboard Collect Report
Dashboard Informasi grade mahasiswa untuk Mata Kuliah Minor dan Kerja Praktek
Gambar 8 Dashboard Grade
SIMPULAN DAN SARAN Setelah melakukan analisis dan pembahasan Business Performance Management, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dengan mengukur kinerja presentase kelulusan yang siap kerja dengan menggunakan BPM wakil rektor dapat memantau hasil kinerja dengan menggunakan dashboard di dalam Universitas 2. Dengan membuat perencanaan BPM pada Universitas dapat Mengukur kinerja pada modul minor dan kerja praktek dan mengendalikan proses bisnis di dalam Universitas bagi ketua jurusan untuk mengembangkan Universitas. Berdasarkan hasil analisis dan kesimpulan yang dapat disampaikan berdasarkan penulisan skripsi ini kepada Universitas: 1. Mengevaluasi Kinerja pada kelulusan yang siap kerja melalui proses kerja praktek sehingga memungkin kan menjadi Calon Pencari Kerja yang siap Kerja 2. Dengan Membuat perencanaan BPM mempermudah eksekutif memonitor kinerja di dalam Universitas dan memperbaiki Sistem Informasi di dalam Universitas agar tercapai nya tujuan tersebut
REFERENSI Amsyah, Z. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia. Baca, M. (2008). Introduction to Metadata. Los Angeles: J. Paul Gerry Trust. Bentley, W. (2007). System Analysis & Design Methods (7 ed.). New York: Mac Graw Hill. Casters, M., Bouman, R., & Dongen, J. (2010). Pentaho Kettle Solutions: Building Open Source ETL Solutions with Pentaho Data Integration. Canada: Wiley. Cellini, S. R., & Kee, J. E. (2010). COST - EFFECTIVENESS AND COST - BENEFIT ANALYSIS. England: indd. Chompukum, P. (2011). Performance management effectiveness in Thai banking industry: a look from performers and a role of interactional justice. Journal of International Business and Cultural Studies, 1-22. Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5 ed.). Addison Wesley. Cristiano, G. (2005). Analyzing Storyboard - Second Edition. England: Irradio. Dawes, C., Bryla, B., Cohnson, J., & Weishan, M. (2006). OCA: Oracle 10g Administration I Study Guide: Exam 1Z0-042. USA: SYBEX. Eckerson, W. (2010). Performance Dashboards: Measuring, Monitoring and Managing Your Business. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Hansen, & Jorn, H. (2009). The value chain and life-long learning. The value chain and life-long learning, 6. Holman, V. (2009). Lifecycle Performance Management. Lifecycle Performance Professional. Indonesia, P. R. (2012). UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN 2012 TENTANG PENDIDIKAN TINGGI. Jacob, R. J., Limbourg, Q., & Vanderdonckt, J. (2004). Computer-Aided Design of User Interfaces IV: Proceedings of the Fifth. Netherland: Kluwer.
Kemshall, H., & Pritchard, J. (1998). Good Practice in Risk Assessment and Risk Management 2, Volume 2. London: Jessica Kingsley. Kerzner, H. R. (2013). Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards (2 ed.). USA: Wiley. Kimball, R., & Caserta, J. (2004). The Data WarehouseETL Toolkit. Canada: Wiley. Li, W. (2005). Risk Assessment Of Power Systems: Models, Methods, and Applications. Canada: Electrical. Loshin, D. (2003). Business Intelligence The Savy Manager's Guide Getting Onboard with Emerging IT. USA: Elsevier. Marr, B. (2012). Key Performance Indicators (KPI): The 75 measures every manager needs to know. New Jersey: Pearson. Martin, J. (1989). Information Engineering: Planning and analysis. Sydney: Prentice Hall. Miranda, E. (2009). Business Intelligence (BI), Business Performance. Business Performance Management, 15. Parmenter, D. (2007). Key Performance Indicators Developing,Implementing and Using Winning KPIs. Canada: John Wiley & Sons. Randel, J. (2010). The Skinny on Time Management: How to Maximize Your 24-Hour Gift. USA: Malindo Nass. Saputro, F. C., Anggraeni, W., & Mukhlason, A. (2012, September). Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. JURNAL TEKNIK ITS, 1, 397-402. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2010). System & Analysis Design in a Changing World Fith Edition. Canada: Cengage Learning. Schaumont, P. R. (2012). A Practical Introduction to Hardware/Software Codesign (2 ed.). USA: Springer. STABELL, C. B., & FJELDSTAD, S. D. (1998). CONFIGURING VALUE FOR COMPETITIVE. CONFIGURING VALUE FOR COMPETITIVE, 25. Turban, Efraim, Aronson, J. E., Liang, T. P., & Sharda, R. (2007). Decision Support and Business Intellig ence Systems Eighth Edition. New Jersey: Pearson International. Velcu-Laitinen, O., & Yigitbasioglu, O. M. (2012). The Use of Dashboards in Performance Management: Evidence from Sales Managers. The International Journal of Digital Accounting Research, 12, 39-58. Vercellis, C. (2009). Business Intelligence : Data Mining and Optimization for Decision Making. Italy: John Wiley & Sons . Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems : Third Edition. England: John Wiley & Sons Ltd. Williams, S., & Williams, N. (2009). The Profit Impact of Business Intelligence. San Fransisco: Elsevier. Yigitbasioglu, O. M., & Velcu-Laitinen, O. (2012). A Review of Dashboards in Performance Management: Implications for Design and Research. International Journal of Accounting Information Systems, 12, 41-59.
RIWAYAT PENULIS Dedi Mulyawan lahir di kota Bangka pada 31 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang ilmu komputer, jurusan Information Systems pada tahun 2014. Fransiscus Xaverius Sinatra Sugiharto lahir di kota Semarang pada 2 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang ilmu komputer, jurusan Information Systems pada tahun 2014. Alexander Polim lahir di kota Yogyakarta pada 17 Februari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang ilmu komputer, jurusan Information Systems pada tahun 2014.
