BUKU PANDUAN PEMAKAIAN APLIKASI PC BUSINESS EDISI 2009

BUKU PANDUAN PEMAKAIAN APLIKASI PC BUSINESS

EDISI 2009

KATA PENGANTAR Buku panduan Program Aplikasi PC Business Versi Multi Satuan adalah sarana untuk memberikan petunjuk dan keterangan secara lengkap dalam bentuk buku yang setiap saat dapat menjadi panduan yang praktis untuk para pengguna Program Aplikasi PC Business. Adapun Program Aplikasi PC Business ini terbagi dalam beberapa modul yang terdiri dari:

A. Master Master Supplier Master Gdang Master Kategori Master Satuan Master Konversi Master Barang Ø Master Barang Gudang Aktif Ø Master Barang Gudang Aktif Master Salesman Komisi Salesman Ø Master Komisi Per Omzet / Profit Ø Master Komisi Per Salesman Per Barang Master Area Customer Master Kategori Customer Master Customer Master Discount Item Ø Master Discount Item Per Customer Per Kategori Barang Ø Master Discount Item Per Customer Per Barang Master Jasa Progress Update B. Transaksi v Transaksi Pembelian PO Ke Supplier DO Pembelian

Pembelian Pembayaran Hutang Retur Pembelian Ø Retur Pembelian Standard Ø Retur DO Pembelian Uang Muka Untuk Supplier Informasi Pembelian v Transaksi Penjualan PO Dari Customer DO Penjualan Ø DO Penjualan PKP Ø DO Penjualan Non PKP Penjualan Ø Penjualan PKP Ø Penjualan Non PKP Ø Penjualan PKP Ø Penjualan Langsung ü Penjualan Langsung PKP ü Penjualan Langsung Non PKP Ø Penjualan Tunai Konfimasi Piutang Un Konfirmasi Piutang Pelunasan Piutang Retur Penjualan Ø Retur Penjualan Standard Ø Retur Penjualan Barang Ø Retur DO Penjualan Pindah Barang Antar Gudang Perakitan / Assembling Biaya Stok Adjustment Stok Daftar Harga Ø Daftar Harga Jual

Ø Daftar Harga Beli Input Saldo Awal Ø Input Stok Awal Ø Input Hutang Awal Ø Input Piutang Awal Ø Input Uang Muka Supplier Ø Input Uang Muka Customer C. Cash And Bank Master Cash Master Bank Master Non Cash And Bank Master Kategory Biaya Master Biaya Master Kategory Pendapatan Lain-lain Master Pendapatan Lain-lain Input Transfer Cash / Bank Input Kasbon Biaya Penyelesaian Kasbon Biaya Input Biaya Konfirmasi Pengeluaran Input Pendapatan Lain – Lain Konfirmasi Penerimaan Rekonsiliasi Bank Laporan Harian Ø Laporan Buku Cash Ø Laporan Buku Bank Ø Laporan Buku Non Cash And Bank Ø Laporan Biaya Ø Laporan Pendapatan Lain - Lain D. Laporan File Master PO Ke Supplier DO Pembelian Pembelian

Ø Pembelian Per Periode Ø Pembelian Per Barang (Nilai) Ø Pembelian Per Barang (Quantity) Retur Pembelian Ø Retur Pembelian Per Periode Ø Retur Pembelian Per Barang Ø Retur DO Pembelian PO Dari Customer DO Penjualan Penjualan Ø Penjualan Per Periode Ø Penjualan Per Barang Ø Penjualan Per Salesman Ø Penjualan Per Customer Ø Penjualan Per Area Customer Ø Penjualan Per Kasir Ø Laporan Pendapatan Jasa Retur Penjualan Ø Retur Penjualan Per Periode Ø Retur Penjualan Per Barang Ø Retur Penjualan Per Salesman Ø Retur Penjualan Per Customer Ø Retur DO Penjulan Pindah Barang Antar Gudang Pengadaan Stok Adjustment Stok Stok Ø Stok ü Stok(Qty) ü Stok(Qty + Nilai) Ø Stok Masuk Ø Stok Keluar Kartu Ø Kartu Stok

HPP Ø Detail HPP Ø Summary HPP Laba Rugi Ø Laporan Laba Rugi Bulanan Ø Laporan Laba Rugi T ahunan Ø Laporan Laba Rugi Penjualan T abel Ø T abel Penjualan Per Kategori Barang Ø T abel Penjualan Per Salesman Ø T abel Penjualan Per Kategori Barang Ø T abel Penjualan Per Supplier Ø T abel Penjualan Per Kategori Customer Ø T abel Penjualan Per Customer Ø T abel Pembelian Per Kategori Barang Ø T abel Pembelian Per Supplier Ø T abel Simulasi Salesman Ø T abel Simulasi Customer Daftar Pengiriman Daftar Penagihan

E. Pengaturan Alokasi Database dan Setting Periode Setting Nomor Fungsi dan Proteksi Rekalkulasi Ø Rekalkulasi Stok dan HPP PO Pemeblian Konfirm PO Penjualan Konfirm Cetak Faktur Ø Surat Jalan / DO Ø Faktur Penjualan Ø Faktur Sederhana Ø Nota Retur Pajak

Ø Kwitansi / Bukti Pembayaran Ø Pajak Keluaran (1195A) Pilih Faktur Pajak Sederhana Reset Faktur Pajak Sederhana

F . Utility Pendataan User Name & Password Alokasi Modul Ganti Password Setting Background Back up Database Restore Database Transfer Data History Pack & Reindex Database Tutup Buku T ahunan

Untuk mengenal lebih jauh mengenai buku panduan Progam Aplikasi PC Business, maka kami akan menjelaskan satu per satu modul - modul yang ada dalam Program Aplikasi PC Business. Sehingga diharapkan User dapat lebih mengerti secara detail tentang modul-modul Program Aplikasi PC Business.

A. Fungsi, Tombol Sebelum masuk kedalam program Aplikasi PC Business, Kami akan menjalaskan Fungsi, dari masing-masing tombol yang ada dalam setiap Modul sebagai berikut:

Gambar 1. Fungsi, T ombol Keterangan: 1. T ombol Awal:

Fungsi, untuk navigasi, melihat record pertama dari

suatu daftar. Hal ini apabila user telah menginput Data lebih dari satu dalam setiap modul. 2. T ombol Sebelum: Fungsi, untuk navigasi, melihat record sebelumnya dari daftar, apabila user sedang menginput data dan ingin melihat record dari daftar sebelumnya. 3. T ombol Berikut: Fungsi, untuk navigasi, melihat record berikutnya atau setelahnya dari daftar, apabila user sedang menginput data dan ingin melihat record dari daftar berikutnya. 4. T ombol Akhir: Fungsi, untuk navigasi, melihat record yang terakhir dari suatu daftar dari setiap modul. 5. T ombol Baru: Fungsi, untuk menambah data baru yang akan di input oleh user. 6. T ombol Rubah: Fungsi, untuk merubah atau meng-edit data karena ada kesalahan dalam penginputan data oleh user.

7. T ombol Hapus: Fungsi, untuk menghapus record data dari suatu modul, record tersebut akan terhapus secara permanent didalam database. 8. T ombol Simpan: Fungsi, untuk menyimpan seluruh informasi (data) yang telah di input oleh user ke dalam database. Dan akan terlihat dalam list atau daftar dari setiap modul. 9. T ombol Batal: Fungsi, untuk membatalkan penginputan data yang telah di input oleh user, apabila user tidak ingin data tersebut disimpan. Dan data atau record tersebut tidak akan ada dalam daftar. 10. T ombol Keluar: Fungsi, untuk keluar dari modul tersebut atau user ingin pindah ke modul lain. 11. T ombol Cetak: Fungsi, untuk mencetak data dari record yang terdaftar dalam list. Dalam mencetak terdapat dua mode pilihan yaitu, Cetakan Standard PC Business (Cetakan yang direkomendasikan berdasarkan Standard PC Business) dan Cetakan yang telah disesuaikan untuk perusahaan (Cetakan yang telah direkomendasikan berdasarkan keinginan perusahaan atau cetakan yang menjadi standard dari perusahaan tersebut). 12. T ombol Bonus: Fungsi, Apabila suatu perusahaan memberikan atau menerima bonus, yaitu bonus barang maka tekan tombol bonus dan akan masuk ke dalam mudul bonus. 13. T ombol T ambah Item: Fungsi, Untuk menambah Barang ke dalam grid list, dan kemudian tekan F2 untuk masuk ke daftar master barang dan Pilih Barang yang akan di Input. 14. T ombol Hapus Item: Fungsi,, untuk menghapus item barang yang ada dalam grid list karena barang tersebut tidak sesuai dan telah terjadi penginputan. 15. T ombol Icon T eropong: Fungsi, Untuk melihat atau mengetahui daftar atau record data yang akan ditampilkan dalam list. Dan data tersebut telah diinput sebelumnya. Ini juga berFungsi, apabila user ingin melihat data tanpa menggunakan tombol Navigasi. 16. T ombol Icon Mikroskop: Fungsi, Untuk mengambil data yang telah diinput sebelumnya.

A. Master 1. Master Supplier Master Supplier, modul untuk menginput data-data Supplier yang dimiliki Perusahaan atau Daftar nama Perusahaan yang memasok semua barang yang dibutuhan oleh perusahaan yang bersangkutan. Untuk menginput data Supplier adalah Sebagai Berikut:

Gambar 2. Master Supplier

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Supplier: No. Supplier bersifat unik, Sehingga setiap Supplier hanya di bolehkan memiliki satu No. Supplier dan Nomor ini tidak dapat digunakan oleh supplier lain. ü Nama Supplier: Nama Supplier atau dapat juga nama sebuah Perusahaan, Misal: PT . XXX. ü Alamat: Merupakan alamat tempat dari Supplier itu berada. ü No. T elepon, Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü No. Fax, Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Kontak: Merupakan referensi, orang yang akan dihubungi oleh suatu perusahaan ke Supplier. Optional (dapat dinput ataupun Tidak).

ü E-mail: Optional (dapat diinput ataupun Tidak). Hanya Sebagai informasi tambahan, yang nantinya digunakan untuk bertukar pesan via email. ü T empo: merupakan waktu / tanggal jatuh tempo pembayaran hutang perusahaan kepada supplier. Optional (dapat di set pada saat terjadi transaksi), di sesuaikan berdasarkan kebijakan supplier. ü Disc. Per Item: Discount yang di berikan oleh supplier per item barang, apapun jenis barangnya akan mendapat discount per item. Discount Per Item, dapat di set menjadi discount bertingkat, misal: 1%+2%+3%+4%. Optional (dapat di set pada saat terjadi transaksi), di sesuaikan berdasarkan kebijakan supplier. ü Disc. Per Faktur: Discount yang diberikan oleh supplier berdasarkan total Pembelian Barang. Optional (dapat di set pada saat terjadi transaksi), di sesuaikan berdasarkan kebijakan supplier. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 2. Master Gudang Master Gudang, modul yang digunakan untuk menginput data gudang dimiliki oleh suatu perusahaan, atau jumlah gudang yang dimilikinya. Status Gudang terbagi dua, yaitu Gudang Aktif dan Gudang Stok. Gudang Aktif artinya dapat mengeluarkan surat jalan dan transfer barang antar gudang, tetapi Gudang Stok hanya dapat transfer barang antar gudang. Untuk menginput data gudang adalah sebagai berikut (Gambar 3) T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Gudang: No. Gudang bersifat unik, Sehingga setiap Gudang hanya di bolehkan memiliki satu No. Gudang dan Nomor ini tidak dapat digunakan oleh Gudang lain.

ü Nama Gudang: Gudang yang dimiliki oleh Perusahaan ü Ceklist di kotak checkbox Gudang Penjualan untuk menentukan status gudang tersebut. Bila diceklist gudang tersebut statusnya menjadi gudang aktif, tetapi bila tidak hanya sebagai gudang stok.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 3. Master Gudang 3. Master Jenis Barang Master Jenis Barang, modul yang digunakan untuk menginput data jenis barang. Jenis barang merupkan tingkat pengelompokkan yang pertama dari tiga 3 tingkatan yang ada dalam program aplikasi PC Business yaitu, Pengelompokan berdasarkan Jenis Barang, Kategori Barang, dan Barang (Nama Barang). Jadi, satu macam barang di breakdown menjadi 3 tingkatan. Untuk dapat menginput data jenis barang adalah sebagai berikut (Gambar 4).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Jenis: No. Jenis bersifat unik, Sehingga setiap Jenis Barang hanya di bolehkan memiliki satu No. Jenis Barang dan Nomor ini tidak dapat digunakan oleh Jenis Barang lain. ü Nama Jenis: Misal, Barang Jadi, Barang Setengah Jadi, dan Bahan Baku.


Gambar 4. Master Jenis 4. Master Kategori Barang Master Kategori Barang, modul yang digunakan untuk menginput data kategori barang. Kategori barang

merupakan Breakdown atau

tingkatan yang kedua setelah jenis barang. Untuk dapat menginput data kategori barang adalah sebagai Berikut (Gambar 5).

Gambar 5. Master Kategori Barang

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Kategori Barang: No. Kategori Barang bersifat unik, Sehingga setiap Kategori Barang hanya di bolehkan memiliki satu No. Kategori Barang dan Nomor ini tidak dapat digunakan oleh Kategori Barang lain. ü Kategori Barang: Nama Kategori Barang, Misal Adaptor, Audio Video, dan lain-lain.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 5. Master Satuan Master Satuan, modul yang digunakan untuk menginput data satuan barang. Satuan yang ada di Program Aplikasi PC Business mempunyai tiga tingkatan yaitu, satuan unit (satuan yang terkecil), Satuan Kecil (satuan menengah), Satuan Besar (satuan yang terbesar). Dari semua

satuan yang ada di definisikan atau di input pada modul Master Satuan. Satuan ini harus ada minimal satu tingkatan yaitu, satuan unit. Untuk dapat menginput data satuan adalah sebagai berikut (Gambar 6).

Gamabr 6. Master Satuan

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Kode Ukuran: Kode Ukuran bersifat unik, Sehingga setiap Satuan hanya di bolehkan memiliki satu kode ukuran dan tidak dapat digunakan oleh satuan ukuran yang lain. ü Keterangan: atau nama dari satuan itu sendiri, misal: pieces, lembar, box dan lain-lain. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 6. Master Konversi Satuan. Master Konversi Satuan, modul yang digunakan untuk menginput data konversi satuan dengan melihat jumlah atau quantity dari satuan

tersebut yang akan dikonversi menjadi satuan akhir. Misal satuan terbesar dipecah atau dikonversi kedalam satuan Menengah (Satuan keci)l, Satuan Menengah dikonversi kedalam satuan terkecil (Satuan Unit) dan satuan terKecil kedalam satuan itu sendiri. Untuk dapat menginput data konversi satuan adalah sebagai berikut (Gambar 7).

Gambar 7. Master Konversi Satuan

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Satuan Awal: Satuan yang akan dikonversi menjadi satuan akhir ü Jumlah: Merupakan quantity dari satuan awal yang ingin konversi menjadi satuan akhir. ü Satuan akhir: Satuan yang didapat dari hasil konversi satuan awal.

Misal: Satuan Awal Pieces dengan quantity 1 dan menghasilkan satuan akhir Pieces. Jadi, Satu Pieces memiliki 1 quantity.


7. Master Barang 7. 1. Detail Barang Untuk Master Barang terbagi 2 modul, yaitu Master Barang Gudang Aktif

dan

Master

Barang Gudang

Stok.

T etapi,

User

hanya

direkomendasikan untuk menginput semua data barang di modul master barang gudang aktif, karena pada modul barang gudang stok akan ter-create secara otomatis data-data barang tetapi dengan status gudang stok. Untuk dapat menginput data Barang adalah sebagai berikut (Gambar 8).

Gambar 8. Master Barang Gudang Aktif T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Kode Barang: Kode Barang bersifat unik, Sehingga setiap Barang hanya di bolehkan memiliki satu kode barang dan tidak dapat digunakan oleh Jenis Barang yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar barang yang telah diinput sebelumnya.

ü No. Barang: ter-create secara otomatis berdasarkan kode barang dan kode gudang, sebanyak gudang yang dimiliki oleh perusahaan. ü Jenis barang: Klik icon mikroskop, maka akan ditampilkan daftar jenis barang. Kemudian pilih, jenis barang yang sesuai. ü No. Barcode: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Barcode berguna, bila transaksi pembelian atau penjualan menggunakan scanner barcode. ü Kategori Barang: Klik icon mikroskop, maka akan ditampilkan daftar kategori barang. Kemudian pilih, kategori barang yang sesuai. ü Nama Barang: Nama Produk itu sendiri. ü Stcok Minimum: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Jumlah stok yang diharuskan ada dalam gudang atau batas awal stok. Misal stok minimum ada 8, bila terjadi transaksi penjualan 9, maka program akan menampilkan pesan bahwa barang yang dipesan melebihi jumlah stok minimum. ü Quantity Order: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Jumlah barang yang ingin dipesan kembali pada supplier. ü Stok Re-Order: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Batas akhir jumlah stok yang harus dipesan kembali. ü Berat Kotor: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Tujuannya untuk system angkut barang menggunakan jasa ekspedisi (cargo). ü Disc. Per Item: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Discount yang ditentukan berdasarkan barang. Disc. Per Item merupakan discount bertingkat, pada saat terjadi transaksi maka discount tersebut akan ada pada barang tersebut, tetapi dapat diset ulang berdasarkan kebijakan perusahaan. ü Harga jual minimum per satuan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). harga yang disyaratkan untuk masing-masing satuan. Misal, jika harga jual lebih rendah dari harga yang ditetapkan maka program akan menampilkan pesan bahwa harga jual lebih rendah. ü Satuan: Satuan yang ditetapkan untuk masing-masing satuan yang telah memiliki konversi satuan. Satuan ini harus ada, minimal satuan yang terkecil yaitu satuan unit.

ü Harga beli dan jual: Harga yang sering fluktuatif sehingga bersifat optional (dapat diinput ataupun tidak). Dalam menentukan harga beli dan jual, harus ditentukan jenis currency apa yang digunakan. Default currency adalah Rupiah. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 7.2.

Pergerakan Stok Perbulan

Untuk dapat melihat pergerakan stok perbulan, klik tab pergerakan stok perbulan pada modul master barang gudang aktif, maka akan ditampilkan secara otomatis daftar pergerakan stok perbulan, berdasarkan stok awal, stok masuk (pembelian), retur jual, keluar (penjualan), retur beli, adjustment stok, dan stok akhir. Lihat Gambar 9. 7. 3. History Barang Untuk dapat melihat history barang, klik tab history barang masih dalam modul master barang gudang aktif. Informasi yang ditampilkan adalah informasi pembelian per barang dari supplier dan informasi penjualan per barang ke customer. Lihat Gambar 10. 7. 4. Daftar Semua Barang Untuk melihat semua barang yang telah diinput, klik tab daftar semua barang pada modul barang gudang aktif, maka akan ditampilkan daftar semua barang. Bila ingin melihat daftar barang secara parsial berdasarkan category, kode ataupun nama, maka klik salah satu tombol tersebut, kemudian inputkan karakter pada textbox sehingga akan ditampilkan data yang sesuai dalam grid. Lihat Gambar 11.

Gambar 9. Pergerakan stok

Gambar 10. History Barang

Gambar 11. Daftar Semua Barang 8. Master Salesman Master Salesman, Modul yang digunakan untuk menginput data-data salesman yang ada atau karyawan perusahaan yang main jobnya sebagai sales.

Untuk dapat menginput data-data salesman adalah sebaga berikut (Gambar 12).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Salesman: No. Salesman bersifat unik, Sehingga setiap Salesman hanya di bolehkan memiliki satu No. Salesman dan tidak dapat digunakan oleh Salesman yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar Salesman yang telah diinput sebelumnya. ü Nama Salesman: Nama karyawan yang main jobnya sebagai sales diperusahaan tersebut. Misal, Salesman Andry pada PT . XXX

ü Keterangan: wilayah atau bagian kerja dari salesman tersebut dan dapat juga di kosongkan saja.

Jika suatu perusahaan tidak memiliki salesman, maka perusahaan tersebut dapat membuat inisial salesman yang berhubungan dengan perusahaannya, sebab data salesman digunakan pada modul customer dan pada saat transaksi penjualan, misal: Salesman dengan Nama T oko. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 12. Master Salesman 9. Master Komisi Salesman Didalam komisi salesman terdapat dua jenis komisi yaitu Master Komisi Per Omzet dan Master Komisi Per Salesman Per Barang.

9.1. Master Komisi Per Omzet Profit Master Komisi Per Omzet / Profit, modul yang digunakan untuk mendata komisi berdasarkan target tertentu berdasarkan Omzet atau Profit, sesuai dengan kebijakan perusahaan yang bersangkutan. Misal, suatu perusahaan menetapkan komisi 5% yang didapat oleh salesman, jika omzet yang didapat dari penjualan antara Rp. 100 juta s/d Rp. 250 juta. Untuk dapat menginput data komisi per omzet / profit adalah sebagai berikut (Gambar 13).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian tentukan Jenis Komisi dengan Pilih RadioButton, Omzet atau Profit: Pilih salah satu, Jika Omzet maka Input: ü Omzet Rp: Nilai Rupiah atau nominal yang ditargetkan ü Komisi %: Komisi dalam bentuk persentase. Nilai komisi yang didapat yaitu omzet x % (Nilai Persentase). ü Komisi Rp: Komisi dengan nilai Rupiah bersifat tetap, walaupun nilai yang ditargetkan terjadi selesih antara penjualan bulan sekarang dan bulan berikutnya. Misal, target penjualan ditentukan antara Rp. 100 juta s/d 250 juta dan komisi Rp. 3 juta. Penjualan bulan sekarang 150 juta dan bulan berikutnya 230 juta, maka komisi yang didapat akan tetap sama.

Untuk menentukan komisi Per omzet / Profit, perusahaan dapat menentukan jenis dari komisi tersebut, apakah berdasarkan persentase atau nilai Rupiah, ataupun kedua-duanya. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 13. Master Komisi Per Omzet 9.2 . Master Komisi Per Salesman Per Barang Master Komisi Per salesman Per Barang, modul yang digunakan untuk mendata komisi Per Salesman Per barang. Komisi Per salesman per barang, berbeda dengan komisi per omzet, dimana setiap salesman mempunyai komisi yang berbeda dengan salesman yang lain. Misal, ada dua orang salesman yang menjual Produk atau Barang A, tetapi dengan perhitungan komisi berbeda, Salesman X mendapat komisi 2 % sedangkan Salesman Y mendapat komisi 2,5 %, berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Untuk dapat menginput data komisi per salesman per barang adalah sebagai berikut (Gambar 14):

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:

ü No. Salesman: Nama atau salesman yang ada diperusahaan tersebut. T ekan F2 untuk dapat melihat daftar nama salesman yang ada, tentukan salesman mana yang ingin dipilih data komisi perbarang. ü No. Barang: Nama Barang atau jenis produk yang ditentukan. T ekan F2 untuk dapat melihat daftar nama barang yang ada, dan tentukan barang apa yang ingin dipilih berdasarkan salesman tersebut. ü Komisi %: Komisi dalam bentuk persentase. Nilai komisi yang didapat oleh setiap salesman, yaitu Nilai Penjual Perbarang x % (Nilai Persentase). ü Komisi Rp: Komisi dengan nilai Rupiah bersifat tetap, walaupun nilai suatu barang atau total penjualan salesman terhadap barang tersebut terjadi perubahan setiap saat. Misal, total penjualan Produk A pada bulan ini Rp. 50 Juta, bulan berikutnya Rp. 55 juta dan komisi yang didapat Rp. 1,5 juta, maka komisi yang didapat oleh salesman akan selalu tetap.

Gambar 14. Master Komisi Per Salesman Per Barang

Untuk menentukan komisi Per Salesman Per Barang, perusahaan dapat menentukan jenis dari komisi tersebut, apakah berdasarkan persentase atau nilai Rupiah, ataupun kedua-duanya. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 10. Master Area Customer Master Area Customer, modul yang digunakan untuk mendata area atau lokasi dimana perusahaan tersebut berada. Didalam aplikasi PC Business, area customer di breakdown lagi menjadi tiga sub wilayah dan, akan tetapi perusahaan tidak diharuskan untuk mendata ketiga dari sub wilayah tersebut, hanya direkomendasikan berdasarkan area customer saja dan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk dapat menginput data area customer adalah sebagai berikut: 10.1. Area Customer T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: Lihat Gambar 15. ü Kode Area Customer: Kode Area Custeomer bersifat unik, Sehingga setiap Area hanya di bolehkan memiliki satu Kode Area dan tidak dapat digunakan oleh Area yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar

Area yang telah diinput

sebelumnya. Misal Kode Area TNG. ü Nama Area Customer: Area atau tempat perusahaan / customer itu berada. Misal, T angerang

Gambar 15. Master Area Cutomer

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 10. 2. Master Wilayah 1 Master Wilayah 1, modul untuk meginput data wilayah 1 atau breakdown yang pertama dari area customer. Untuk dapat menginput data wilayah 1 adalah sebagai berikut:

Seleksi Nama Area pada daftar atau list grid, kemudian tekan tombol wilayah 1 pada master area customer, maka akan ditampilkan modul master wilayah 1 dan

klik T ombol Baru, untuk mengaktifkan Seluruh T extbox Kemudian

Input. Lihat Gambar 16. ü Nama Area: Nama area akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama area di modul area customer, atau pilih nama area yang sesuai. ü Kode Wilayah 1: Kode Wilayah 1 bersifat unik, Sehingga setiap Wilayah 1 hanya di bolehkan memiliki satu Kode dan tidak dapat

digunakan oleh Wilayah 1 yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar Wilayah 1 yang telah diinput sebelumnya. Misal, Kode Wilayah 1, CKL.

Gambar 16. Master Wilayah 1 ü Nama Wilayah 1: Wilayah 1 atau tempat perusahaan / customer itu berada berdasarkan Area. Misal, Area T angerang, Wilayah 1 Cikokol.


10. 3. Master Wilayah 2 Master Wilayah 2, modul untuk meginput data wilayah 2, breakdown yang kedua dari area customer atau sub wilayah 1. Untuk dapat menginput data wilayah 2 adalah sebagai berikut:

Seleksi Nama Wilayah 1 pada daftar atau list grid, kemudian tekan tombol wilayah 2 pada master wilayah 1, maka akan ditampilkan modul master wilayah 2 dan klik T ombol Baru, untuk mengaktifkan Seluruh T extbox Kemudian Input. Lihat Gambar 17. ü Nama Area: Nama area akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama area di modul area customer, atau pilih nama area yang sesuai. ü Nama Wilayah 1: Nama Wilayah 1 akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama wilayah 1 di modul wilayah 1, atau pilih nama wilayah 1 yang sesuai

Gambar 17. Master Wilayah 2 ü Kode Wilayah 2: Kode Wilayah 2 bersifat unik, Sehingga setiap Wilayah 2 hanya di bolehkan memiliki satu Kode dan tidak dapat digunakan oleh Wilayah 2 yang lain. T anda T eropong, untuk melihat

daftar Wilayah 2 yang telah diinput sebelumnya. Misal, Kode Wilayah 2, CKL2. ü Nama Wilayah 1: Wilayah 2 atau tempat perusahaan / customer itu berada berdasarkan Area dan wilayah 1. Misal, Area T angerang, Wilayah 1 Cikokol, Wilayah 2 Modern Land.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 10. 4. Master Wilayah 3 Master Wilayah 3, modul untuk meginput data wilayah 3, breakdown yang ketiga dari area customer atau sub wilayah 2. Untuk dapat menginput data wilayah 3 adalah sebagai berikut: Seleksi Nama Wilayah 2 pada daftar atau list grid, kemudian tekan tombol wilayah 3 pada master wilayah 2, maka akan ditampilkan modul master wilayah 3 dan klik tombol baru, untuk mengaktifkan Seluruh T extbox Kemudian Input. Lihat Gambar 18.

Gambar 18. Master Wilayah 3

ü Nama Area: Nama area akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama area di modul area customer, atau pilih nama area yang sesuai. ü Nama Wilayah 1: Nama Wilayah 1 akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama wilayah 1 di modul wilayah 1, atau pilih nama wilayah 1 yang sesuai. ü Nama Wilayah 2: Nama Wilayah 2 akan ditampilkan pada saat tombol baru ditekan berdasarkan seleksi nama wilayah 2 di modul wilayah 2, atau pilih nama wilayah 1 yang sesuai. ü Kode Wilayah 3: Kode Wilayah 3 bersifat unik, Sehingga setiap Wilayah 3 hanya di bolehkan memiliki satu Kode dan tidak dapat digunakan oleh Wilayah 3 yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar Wilayah 3 yang telah diinput sebelumnya. Misal, Kode Wilayah 3, MDLN. ü Nama Wilayah 3: Wilayah 3 atau tempat perusahaan / customer itu berada berdasarkan Area, wilayah 1 dan wilayah 2. Misal, Area T angerang, Wilayah 1 Cikokol, Wilayah 2 Modern Land dan wiayah 3 Perumahan Modern Land. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 11. Master Kategori Customer Master Kategori Customer, Modul untuk menginput data kategori customer. Kategori customer dapat juga disebut dengan badan usaha atau badan hokum dari suatu perusahaan. Misal, PT , Perorangan, CV, T oko dan lain sebagainya. Untuk dapat menginput data kategori customer adalah sebagai berikut (Gambar 19). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Kategori Cutomer: No. Kategori Customer bersifat unik, Sehingga setiap Customer hanya di bolehkan memiliki satu No. Kategori Customer dan tidak dapat digunakan oleh Customer yang lain. T anda

T eropong, untuk melihat daftar Kategori Customer yang telah diinput sebelumnya. ü Kategori Cutomer: Nama atau badan usaha dari perusahaan tersebut


Gambar 19. Master Kategori Customer

12. Master Customer Master Barang, Modul yang digunakan untuk menginput semua data customer yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Untuk dapat menginput data customer adalah sebagai berikut (Gambar 20).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Customer: No. Customer bersifat unik, Sehingga setiap Customer hanya di bolehkan memiliki satu No. Customer dan tidak dapat digunakan oleh Customer yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar Customer yang telah diinput sebelumnya

ü Nama: Nama dari perusahaan atau badan usaha tersebut, misal PT . XXX ü Alamat Pengiriman: alamat pengiriman barang ke customer atau DO atau surat Jalan. Lihat Gambar 21. ü Alamat Penagihan: alamat penagihan di Faktur Penjualan. ü Alamat Pajak: Alamat difaktur Pajak, jika status customer tersebut adalah customer PKP .

Gambar 20. Master Customer

Gambar 21. Alamat Pengiriman

Catatan: untuk menginput alamat penagihan dan alamat pajak, sama dengan cara penginputan pada alamat pengiriman. Untuk ketiga alamat tersebut dapat diinput lebih dari satu alamat. Status: status customer terbagi 2 yaitu: PKP dan NON PKP , jika dipilih: 1. PKP: Maka, Input: o N.P .W.P: Nomor NPWP customer. Optional (dapat diinput ataupun tidak). o

N.P .P .K.P: Nomor NPPKP Customer. Optional (dapat diinput ataupun tidak).

o Nama PKP: Nama rekering atau Faktur Pajak Customer. Optional (dapat diinput ataupun tidak). 2. Non PKP: Maka, N.P .W.P , N.P .P .KP dan Nama PKP tidak perlu di input. ü T elepon: Nomor telepon customer, dapat diinput dengan beberapa nomor telepon. Optional (dapat diinput ataupun tidak).

ü Kontak: Nama Customer atau referensi yang dapat dihubungi oleh pihak perusahaan. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü E-mail: kotak surat elektronik customer yang dapat dihubungi via internet. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Batas

Limit:

batasan

atau

nilai

penjualan

yang

diberikan

perusahaan kepada customer pada saat transaksi pembelian. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Suppl. ID: ID supplier atau identitas supplier. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Facsimile: No. Fax customer, kirim surat atau pesan via fax. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Area: tempat atau lokasi dimana customer itu berada. Jika mempunyai sub wilayah maka harus disertakan dengan mengklik tanda segitiga. Bila tidak mempunyai sub wilayah, maka hanya Area saja, berdasarkan customer itu berada. Klik tombol mikroskop untuk memilih area tersebut. ü Kategori: kategori atau jenis badan usaha customer. Misal, CV atau PT . Klik tombol mikroskop untuk memilih Kategori cutomer tersebut. ü Salesman: Nama salesman yang menangani customer tersebut. Klik tombol mikroskop untuk memilih Salesman tersebut. ü T empo Faktur: waktu jatuh tempo pembayaran piutang yang ditentukan oleh perusahaan kepada customer. Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Disc. Per Item: Discount yang diberikan oleh perusahaan kepada customer per barang. Discount ini dapat di set menjadi discount bertingkat, misal: 1%+2%+3%. Optional (dapat diinput ataupun tidak), sesuai dengan kebijakan perusahaan. ü Disc. Per Faktur: Discount yang diberikan oleh perusahaan kepada customer terhadap total pembelian barang. Optional (dapat diinput ataupun tidak), sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Untuk kedua discount tersebut di set pada master customer, bila terjadi transaksi penjualan kedua discount tersebut masih dapat dilakukan pengeditan.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 13. Master Discount Item Didalam discount item terdapat dua jenis discount yaitu Discount Item Per Costumer Per Kategori Barang dan Discount Item Per Costumer Per Barang. 13.1.Discount Item Per Costumer Per Kategori Barang Modul yang digunakan untuk menginput data discount item yang didapat per customer berdasarkan kategori barang. Apapun jenis dari barang tersebut, customer akan mendapat discount per item, dengan syarat bahwa barang tersebut dalam satu kategori. Misal, jenis barang Adaptor type A dan type B, termasuk dalam kategori Adaptor. Untuk dapat menginput data discount per customer per kategori barang adalah sebagai berikut (Gambar 22).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: Nama Customer atau Nama perusahaan. T ekan F2 atau Klik tombol icon tropong untuk melihat daftar customer, kemudian pilih nama customer yang ingin masukan dan double klik pada customer tersebut atau klik OK. ü Kategori Barang: T ekan F2 atau Klik tombol icon tropong untuk melihat daftar Kategori barang, kemudian pilih Kategori barang yang ingin masukan dan double klik pada kategori tersebut atau klik OK. ü Discount: Nilai discount yang diberikan oleh perusahaan kepada customer dalam persentase. Nilai discount dapat di set menjadi discount bertingkat, misal 1%+2%+3%+4%.


Gambar 22. Master Discount Per Customer Per Kategori Barang 13.2.

Discount Item Per Costumer Per Barang

Modul yang digunakan untuk menginput data discount item yang didapat per customer berdasarkan Per barang. Untuk jenis discount ini, customer hanya mendapat discount berdasarkan jenis atau nama barang, misal jenis barang Adaptor Type A mendapat discount 3 % dan Adaptor Type B 5%, maka customer hanya mendapat discount dari kedua jenis barang tersebut dan tidak akan mendapat discount selain dari keduanya walaupun kategori barang sama. Untuk dapat menginput data discount per customer per barang adalah sebagai berikut (Gambar 23).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: Nama Customer atau Nama perusahaan. T ekan F2 atau Klik tombol icon tropong untuk melihat daftar customer, kemudian pilih nama customer yang ingin masukan dan double klik pada customer tersebut atau klik OK.

ü Nama Barang: T ekan F2 atau Klik tombol icon tropong untuk melihat daftar barang, kemudian pilih barang yang ingin masukan dan double klik pada Nama Barang tersebut atau klik OK. ü Discount: Nilai discount yang diberikan oleh perusahaan kepada customer dalam persentase. Nilai discount dapat di set menjadi discount bertingkat, misal 1%+2%+3%+4%.

Gambar 23. Discount Item Per Costumer Per Barang

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 14. Master Jasa Modul yang digunakan untuk menginput data jasa yang ada di perusahaan atau badan usaha tersebut. Jasa merupakan jenis produk lain yang menghasilkan profit diluar dari penjualan barang. Misal, jasa pengiriman barang, jasa angkut barang, jasa service computer, jasa sablon, jasa install software computer dan lain-lain. Untuk dapat menginput data jasa adalah sebagai berikut (Gambar 24).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Jasa: No. Jasa bersifat unik, Sehingga setiap jenis jasa hanya di bolehkan memiliki satu No. jasa dan tidak dapat digunakan oleh jenisa jasa yang lain. T anda T eropong, untuk melihat daftar jasa yang telah diinput sebelumnya. ü Nama Jasa: Nama atau jenis jasa yang ada di perusahaan tersebut. Misal, PT . XXX mempunyai jenis jasa, jasa service computer. ü Ongkos: Biaya yang dikenakan pada setiap jasa.

Gambar 24. Master Jasa

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 15. Progress Update Modul yang digunakan untuk melihat progress dari Piutang Jatuh T empo, Hutang Jatuh T empo dan Stok Minimum, seperti terlihat gambar berikut:

Gambar 25. Progress Update 15.1 Piutang Jatuh Tempo Untuk melihat Piutang Jatuh T empo klik pada tombol Piutang Jt T empo pada modul progress update, maka akan ditampilkan modul piutang jatuh tempo. Periode waktu atau bulan untuk melihat piutang tersebut. Maka akan terlihat customer yang sisa piutang telah masuk jatuh tempo.

Gambar 26. Piutang Jatuh T empo

15.2 Hutang Jatuh Tempo Untuk melihat Hutang Jatuh T empo klik pada tombol Hutang Jt T empo pada modul progress update, maka akan ditampilkan modul Hutang jatuh tempo. Periode waktu atau bulan untuk melihat Hutang tersebut berdasarkan bulan saat ini. Maka akan terlihat Supplier yang sisa hutang peruahaan telah masuk jatuh tempo.

Gambar 27. Hutang Jatuh T empo

15.3 Stok Minimum Untuk melihat Stok yang ada digudang, klik pada tombol Stok Minimum pada modul progress update, maka akan ditampilkan modul stok minimum.

Gambar 28. Stok Minimum

B. Transaksi 1. Transaksi Pembelian Sebelum melakukan transaksi pembelian, perhatikan skema atau rule berikut ini (Gambar 27). Lihat berdasarkan Nomor urut.

Gambar 27. Skema Transaksi Pembelian Keterangan: 1. Transaksi Normal: •

Transaksi pembelian barang dari supplier tanpa ada pengembalian barang atau pengurangan tagihan hutang perusahaan, atau pemesanan dari supplier, barang datang dan penagihan hutang serta pembayaran hutang berjalan lancar.

2. Transaksi Pembelian dengan Retur DO Pembelian •

Transaksi

pembelian

barang,

dimana

barang

datang

kemudian dicek, ternyata ada barang yang tidak sesuai dengan pembelian. Maka, barang tersebut dikembalikan lagi kepada supplier dan tidak akan menambah jumlah tagihan. 3. Transaksi Pembelian dengan Retur Pembelian Standard •

Transaksi pembelian barang, dimana barang datang dan kemudian telah terjadi penagihan hutang atau telah dibuat faktur. Setelah dicek kemudian, ternyata ada barang yang cacat atau tidak sesuai dan barang tersebut dikembalikan

lagi kepada supplier. Maka, jumlah total tagihan yang ada di faktur tersebut akan dikurangi dengan total retur. Catatan: §

Bila, faktur yang ingin diretur telah lunas, maka pilih nomor faktur yang

lain.

Karena,

pengeditan/penghapusan

bila no.

dilakukan voucher

backdate

pelunasan

dari

atau faktur

tersebut akan menghilangkan informasi dari faktur tersebut. Misal, Faktur, INV/0001/2008 dan telah terjadi pelunasan di modul pembayaran hutang dengan no. voucher, V/0001/2008, status cair. Bila, terjadi pembatalan dan penghapusan dari no. voucher tersebut, maka informasi dari INV/0001/2008 akan hilang. 2.6 PO ke Supplier Purchase order Supplier atau PO Supplier, Modul yang digunakan untuk menginput pemesanan barang ke supplier dengan mengeluarkan surat pesan barang. Untuk dapat menginput PO Supplier adalah sebagai berikut (Gambar 28). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Untuk, Alamat, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila supplier dipilih, karena telah set pada modul Supplier. ü Alamat Pengiriman: alamat dari perusahaan yang memesan barang ke supplier. Alamat ini dapat di set pada menu pengaturan, alokasi database dan setting periode pada alamat invoice. Sehingga, bila terjadi purchase order ke supplier, alamat tersebut akan ada di textbox alamat pengiriman. ü No. PO: No. Pemesanan barang. Dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor dan pilih tab no. urut. Sehingga, pada saat pemesanan barang, No. PO telah ada sesuai nomor urut pemesanan yang telah telah dikeluarkan saat ini. ü Tgl. PO: tanggal pada saat mengeluarkan PO.

ü Tgl. Kirim: tanggal pengiriman barang yang diminta perusahaan ke pada supplier, optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Mata Uang: jenis currency yang digunakan, default currency rupiah. ü Pembayaran: waktu jatuh tempo pembayaran hutang dari tanggal faktur diterbitkan. Waktu ini harus di set pada modul supplier (waktu tempo), tetapi jika tidak, dapat dikosongkan (optional). ü Ref. No.: optional (dapat diinput ataupun tidak), kerana hanya untuk keterangan.

Gambar 28. PO ke Supplier

Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika kode atau No. Barang telah hafal, maka dapat input langsung pada kolom No. Barang dan tekan enter. ü Qty: jumlah barang ingin dipesan. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Harga: harga pembelian dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom harga.

ü Disc. (%): Discount dapat diset pada master barang. Optional (dapat diinput jika ada discount, ataupun tidak). Discount tersebut dapat juga menjadi discount bertingkat, misal: 1%+2%+3%. ü Ext. Disc. 1 & Ext. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Dapat diinput dalam bentuk persentase atau nilai mata uang (currency), jika supplier memberikan discount. ü PPN:

Optional

(dapat diinput

ataupun tidak).

Biasanya

pajak

pertambahan nilai sebesar 10 %. ü Biaya Kirim: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Jika ada akan menambah nilai total akhir. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. Catatan: •

Untuk textbox atau kolom yang berwarna tidak perlu diinput, karena akan terisi otomatis. Sebab akan disesuikan dengan nilai atau valuenya.

•

Apabila terjadi kesalahan pada jenis barang yang telah diinput sebelumnya dan ingin terjadi pembatalan, maka klik atau seleksi jenis barang tersebut dengan mouse dikolom mana saja (No. Barang, Nama Barang dan lain-lain), kemudian klik tombol Hapus Item. T etapi bila ingin merubah jenis barang harus di seleksi dikolom no.barang tersebut dan tekan F2 di keyboard.

•

Untuk PO ke supplier sifatnya optional (dapat dibuat PO ataupun tidak), karena PO masih bersifat pra pemesanan dan pada stok belum bertambah, demikian pula belum menambah hutang perusahaan pada supplier.

2.6 DO Pembelian Delivery order Pembelian atau DO Pembelian, Modul yang digunakan untuk menginput barang masuk sesuai dengan surat jalan dari supplier. Untuk dapat menginput DO Pembelian adalah sebagai berikut.

Ada dua cara dalam menginput DO Pembelian yaitu: 1. Dengan PO Supplier: T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input (Lihat Gambar 29): ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Untuk, Alamat, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila supplier dipilih, karena telah set pada modul Supplier. ü No. DO: Nomor DO dari Supplier. ü Tgl. DO: T anggal pada saat barang datang. ü No. PO: Klik tombol icon mikroskop untuk melihat daftar PO, ceklist No. PO yang dimaksud dan klik OK. Maka daftar barang akan ada di list. ü Estimasi harga: Nilai harga per quantity, Optional (dapat diinput ataupun tidak). Berguna untuk mendapatkan nilai HPP yang akurat.

Gambar 29. DO Pembelian dengan PO Supplier


Catatan: •

Jika jumlah dan jenis barang yang dipesan tidak sesuai dengan barang datang, maka dapat diedit pada kolom qty dan jenis barang yang tidak sesuai dapat dihapus. T etapi, No. PO tersebut statusnya masih gantung dengan sisa jumlah barang pada supplier tersebut, artinya masih bisa digunakan sampai barang lengkap terkirim atau telah berwarna kuning.

•

Jika mendapat bonus klik tombol bonus, akan jelaskan nanti.

2. Tanpa PO Supplier atau DO Pembelian T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input (Lihat Gambar 30): ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Untuk, Alamat, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila supplier dipilih, karena telah set pada modul Supplier. ü No. DO: Nomor DO dari Supplier. ü Tgl. DO: T anggal pada saat barang datang. Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang masuk. Jika kode atau No. Barang telah hafal, maka dapat input langsung pada kolom No. Barang dan tekan enter. ü Qty: jumlah barang masuk. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Estimasi harga: Nilai harga per quantity, Optional (dapat diinput ataupun tiak). Berguna untuk mendapatkan nilai HPP yang akurat.


Gambar 30. DO Pembelian T anpa PO

Catatan: •

Untuk textbox atau kolom yang berwarna tidak perlu diinput, karena akan terisi otomatis. Misal, Qty Beli (Akan terisi setelah dibuat faktur, sesuai Qty yang diinput), Qty Retur (Bila terjadi Retur DO Pembelian, sesuai Qty Retur).

•

Jika terjadi salah input jenis barang dan ingin menghapusnya, maka klik atau seleksi jenis barang tersebut dengan mouse dikolom mana saja (No. Barang, Nama Barang dan lain-lain), kemudian klik tombol Hapus Item. T etapi bila ingin merubah jenis barang harus di seleksi dikolom no.barang tersebut dan tekan F2 di keyboard.

Ø Bonus DO Pembelian Modul yang digunakan untuk menginput bonus dari pembelian ke supplier berupa barang, baik jenis barang itu sama dengan barang yang masuk ataupun tidak. Bonus tidak menambah jumlah tagihan

tetapi menambah stok. Untuk dapat menginput bonus pembelian adalah sebagai berikut (Gambar 31). Masih dalam modul DO Pembelian dan telah menginput semuanya (Supplier, No. DO, Tgl. DO dan Jenis Barang), kemudian tekan tombol Bonus, maka akan ditampilkan modul bonus pembelian. T ekan tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang dijadikan bonus. ü Qty: jumlah bonus ü Satuan: jenis satuan dari barang bonus tersebut. ü Kerangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Hanya sebagai keterangan saja, misal: Bonus Pembelian. ü Supplier: T ak perlu diinput karena otomatis sama dengan nama supplier yang ada di DO. Setelah selesai input bonus, lalu klik tombol tutup maka akan kembali ke input DO Pembelian tersebut.

Gambar 31. Bonus Pembelian

2.6

Transaksi Pembelian

Modul yang digunakan menginput invoice pembelian atau surat tagihan dari supplier. Dalam hal ini perusahaan sudah terima barang dan menjadi hutang kepada supplier. Untuk dapat menginput transaksi pembelian adalah sebagai berikut (Gambar 32). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. ü No. Faktur: No. Faktur dari supplier. ü Tgl. Faktur: T anggal saat pembuatan faktur atau tanggal berdasarkan faktur supplier. ü Jatuh T empo: T anggal batas pembayaran atau penagihan dari supplier. Ini sangat berguna untuk analisa hutang perusahaan. ü Mata uang: pilih jenis currency yang digunakan, default Rupiah (Rp). ü Kurs: jika currency yang digunakan adalah currency asing, maka input kurs saat ini. ü No. DO: Klik tombol icon mikroskop, kemudian ceklist No. Do yang dimaksud. ü Extr. Disc. 1 dan Extr. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Discount tersebut adalah discount per faktur. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak) ü Biaya Kirim: Bila ada ongkos kirim, optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 32. Transaksi Pembelian Catatan: •

Untuk data list barang akan ditampilkan jika telah memilih atau menceklist No. DO, dan sesuai dengan DO tersebut (Qty, harga dan total harga). Demikian juga dengan No. PO akan ditampilkan, bila perusahaan memesan barang lewat PO supplier.

•

Qty dapat diedit bila perusahaan ingin pembayaran hutang secara konsinyasi, dapat diatur pada menu pengaturan, fungsi dan proteksi, dan ceklist: aktifkan konsinyasi. Artinya, jumlah qty yang ingin ditagih kurang dari qty yang ada disurat DO.

•

Satuan, dapat diedit karena untuk menentukan harga, total qty dan total harga. Lihat konversi satuan yang digunakan.

•

Harga, dapat diedit berdasarkan harga saat ini (harga yang sering fluktuatif).

•

Disc. (%), bila ada input.

2.6

Pembayaran Hutang 7..1. Pelunasan Modul yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pembayaran hutang atas pembelian kepada supplier. Untuk dapat melakukan pelunasan pembayaran hutang adalah sebagai berikut (Gambar 33). Klik tab pelunasan dan kemudian lakukan step berikut: ü Kode Supplier: T ekan F2, dan pilih supplier yang dimaksud. Maka akan ditampilkan jumlah faktur terkonfirmasi & belum lunas, jumlah faktur sudah lunas, jumlah seluruh faktur, uang muka jika ada bila sebelumnya telah diinput uang muka untuk supplier atau dari retur beli, dan daftar faktur dalam list untuk supplier tersebut baik keadaan dalam giro gantung ataupun masih total sisa hutang. ü Double klik No. Faktur yang ingin dilunasi sampai berwarna kuning, kemudian klik tombol masuk.

Gambar 33. Pelunasan Hutang ü Pada list Transaksi Pembayaran Hutang, Input No. Voucher, pada via klik dan pilih jenis pembayaran (Giro, Cek, Transfer, Cash

atau Uang Muka), pada kolom Dari / Tujuan klik dan tekan F2 (Pilih Nama Bank jika pembayaran melalui giro, cek atau transfer dan atau Nama cash jika pembayaran melalui cash), input tanggal bayar dan tanggal cair. Jumlah akan disesuaikan dengan total sisa hutang dan dapat diedit sesuai dengan pembayaran (hutang yang ingin dibayar kurang dari jumlah hutang), pada kolom keterangan: isi sebagai note apa saja. ü Kemudian klik tombol simpan, maka total pembayaran tersebut masuk kedalam Giro Gantung dan mengurangi Sisa Hutang. 7..2. Konfirmasi Pencairan Hutang Konfirmasi

pencairan

apabila

perusahaan

telah

melakukan

pembayaran hutang kepada supplier, maka dilakukan konfirmasi pencairan. Ini berguna untuk mengetahui pembayaran tersebut telah cair atau belum, atau pembayaran tersebut telah diterima oleh supplier. Konfirmasi pencairan hanya digunakan bila pembayaran melalui via Bank (Giro, Cek atau Transfer). Untuk dapat melakukan konfirmasi pencairan adalah sebagai berikut (Gambar 34).

Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab konfirmasi pencairan, maka akan ditampilkan seluruh voucher baik dalam keadaan status cair ataupun gantung berdasarkan mode tampilan semua. Dan lakukan langkah berikut: ü Klik No. Voucher yang ingin dicairkan yang masih status gantung. Bila ingin cepat mencari, input voucher tersebut di texbox Cari No. Voucher dan tekan enter atau pilih mode tampilan status belum cair. Untuk warna hijau artinya status voucher tersebut telah cair. ü T ekan tombol cair, maka akan ada message box konfirmasi pencairan. T ekan OK, bila ingin dicairkan (status akan berubah menjadi cair) atau No, bila tidak ingin dicairkan. T etapi sebelum melakukan pencairan pastikan tanggal cair dari jenis via pembayaran tersebut.

Gambar 34. Konfirmasi Pencairan

Catatan: ü T ombol cair semua, untuk melakukan pencairan semua no. voucher yang masih status gantung. Sedangkan, T ombol Batal untuk membatalkan No. Voucher dengan status cair. ü Jika pembayaran hutang melalui cash (uang tunai), maka tidak perlu melakukan konfirmasi pencairan hanya sampai di pelunasan hutang. Dan pembayaran cash dapat dilihat pada laporan buku cash di modul cash and bank. ü Jika pelunasan hutang melalui via uang muka, pada via pilih uang muka kemudian tekan F2 (lihat Gambar 44), pilih uang muka yang ingin dipakai dengan menceklist dan klik tombol Ok. Maka uang muka tersebut akan mengurangi total hutang dan uang muka tersebut. Prosedur pelunasan sama dengan pelunasan pakai via Giro, Cek, Transfer dan Cash, hanya tidak memilih dari / tujuan serta tidak melakukan konfirmasi pencairan.

Gambar 35. Daftar Uang Muka 7..3.

Listing

Merupakan rekap dari seluruh pembayaran hutang perusahaan ke supplier berdasarkan semua no. faktur, baik dalam keadaan status lunas ataupun dalam keadaan giro gantung. Untuk dapat melihat listing adalah sebagai berikut (Gambar 36): Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab Listing, maka akan ditampilkan seluruh No. Faktur. Pilih mode tampilan bila ingin melihat semua faktur, status lunas (warna biru) atau belum lunas(warna putih). Dan juga, user dapat melihat ditampilan layar dengan klik tombol preview, mencetak dengan tombol print serta dapat mengeksport ke excel dengan tombol export.

Gambar 36. Listing all supplier 7..4.

List By Supplier

Merupakan rekap dari pembayaran hutang perusahaan per supplier berdasarkan semua no. faktur, baik dalam keadaan status lunas ataupun dalam keadaan giro gantung. Untuk dapat melihat listing by supplier adalah sebagai berikut (Gambar 37):

Gambar 37. List By Supplier

Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab List by supplier pada kode supplier tekan F2 dan pilih supplier, maka akan ditampilkan seluruh No. Faktur berdasarkan supplier tersebut. Pilih mode tampilan bila ingin melihat semua faktur, status lunas (warna biru) atau belum lunas (warna putih). Dan juga, user dapat melihat ditampilan layar dengan klik tombol preview, mencetak dengan tombol print serta dapat mengeksport ke excel dengan tombol export. 7..5.

History Pembayaran

Untuk informasi status pembayaran hutang berdasarkan nomor faktur per supplier. Untuk dapat melihat history pembayaran adalah sebagai berikut (Gambar 38). Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab history pembayaran pada No. Faktur tekan F2 dan pilih No. Faktur yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan status dari no. faktur tersebut. Bila faktur tersebut belum atau telah terjadi pelunasan tetapi belum cair (No. Voucher dari faktur tersebut), maka akan ada keterangan belum lunas dan jika telah terjadi pencairan, maka akan ada keterangan Lunas. Untuk lebih detailnya lihat gambar dibawah ini, seperti Nilai T otal Hutang, Supplier, list Voucher, total giro gantung, sisa hutang, total bayar, total debit note, total retur, dan total terbayar.

Gambar 38. History Pembayaran

7..6.

Debit Note

Modul yang digunakan untuk mengurangi tagihan atau pembayaran total hutang perusahaan kepada supplier. Karena nilai nominal hutang tersebut memiliki selisih yang sangat kecil (contoh: Rp. 500, 150, 100, 105 dan lainlain), sehingga terjadi pembulatan nilai nominal ke nilai yang lebih relefan. Misal, T otal Hutang adalah Rp. 724500, dan ingin dibayar hanya Rp. 724000, maka sisa dari total tersebut, Rp. 500 dibuatkan debit note, sehingga terjadi balance di saldo hutang. Dalam melakukan debit note ada 2 cara yaitu: Lihat Gambar 39. 1. Pelunasan: pada pelunasan faktur, user telah mengurangi selisih dari total hutang per faktur tersebut seperti contoh diatas. Kemudian, user membuat debit note sebagai berikut: Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab Debit Note dan lakukan: ü Supplier: T ekan F2 dan pilih supplier yang dimaksud. Maka akan ditampilkan daftar seluruh faktur dari supplier tersebut.

ü Double klik No. Faktur yang ada dilist, yang ingin dibuatkan sampai berwarna kuning. ü Klik T ombol masuk, lihat dilist pencatatan debit note. No. Voucher akan tercreate sendiri. Bila ingin merubah kode voucher yang disesuaikan dapat diatur di menu pengaturan, setting nomor dan pilih no. urut. ü Tgl. Bayar & Tgl. Cair: T anggal dari pelunasan hutang. ü Jumlah: Input nilai nominal tersebut. ü Keterangan: Optional (dapat dibuat ataupun tidak). ü Dan tekan tombol simpan, maka nilai nominal tersebut akan tertera dala kolom Debit Note pada list No. Faktur.

Gambar 39. Debit Note

2. Debit Note: pada Debit Note, user telah mengurangi selisih dari total hutang per faktur tersebut seperti contoh diatas (yang dilakukan pertama adalah pembuatan debit note). Dan lakukan-langkah pembuatan Debit Note seperti cara yang pertama, kemudian lakukan pelunasan faktur tersebut pada tab pelunasan, telah dijelaskan sebelumnya.

Deskripsi pembuatan debit Note: Cara 1

Cara 2

T otal Hutang Rp. 724500,-

T otal Hutang Rp. 724500,-

1. Pelunasan: Rp. 72400,-

1. Debit Note: Rp. 500,-

2. Debit Note: Rp. 500,-


7..7.

History Hutang

Untuk melihat atau mengetahui kondisi hutang perusahaan ke supplier, berdasarkan No. Voucher dan per supplier, sehingga voucher tersebut ketahui berasal dari Faktur mana voucher tersebut. Untuk dapat melihat kondisi history hutang adalah sebagai berikut (Gambar 40). Masih dalam modul pembayaran hutang, klik tab history hutang dan lakukan: ü Pada No. Vocher: T ekan F2, dan pilih no. voucher atau supplier yang ingin dilihat. Maka, akan ditampilkan Nama Supplier, tanggal bayar, tanggal cair, via (jenis pembayaran), Dari (tujuan via), Jumlah dan keterangan. Dan juga akan ditampilkan list faktur dari voucher tersebut, No. faktur, tanggal faktur, jumlah hutang, jumlah bayar, dan total dari pembayaran.

Gambar 40. History Hutang

2.6

Retur Pembelian Retur Pembelian adalah mengembalikan barang atau stok yang telah dibeli oleh perusahaan kepada supplier. Dalam retur pembelian terbagi dalam dua kategori yaitu Retur DO Pembelian dan Retur Pembelian Standard. Perhatikan penjelasan berikut: 7..1.

Retur DO Pembelian

Modul yang digunakan untuk menginput retur atau pengembalian barang kepada supplier. Barang yang akan dikembalikan karena cacat

atau

tidak

sesuai

dengan

pemesanan

yang

dipesan

perusahaan kepada supplier. Untuk dapat menginput Retur DO Pembelian adalah sebagai Berikut (Gambar 41). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. ü No. Retur: Misal, RDO/0002/2008. ü Tgl. Retur: T anggal pada saat pembuatan retur. ü No. DO: Klik tombol icon teropong dan pilih No. DO yang ingin diretur yang berwarna merah bata (yang belum dibuat faktur). Maka akan ditampilkan list barang dari No. DO tersebut. ü Qty: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: tidak perlu input. ü Kerangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 41. Retur DO Pembelian Catatan: •

Bila di DO Pembelian yang digunakan satuan terbesar, maka akan konversi menjadi satuan terkecil dan akan mengkalikan total total quantity.

•

Untuk mendapat membuat Retur DO Pembelian, maka jangan dibuat terlebih dahulu Fakturnya. Sebab bila telah dibuat faktur maka termasuk Retur Pembelian Standard. Atau pada saat barang datang dicek terlebih dahulu, kemudian didapatkan barang yang tidak sesuai.

7..2.

Retur Pembelian Standard Modul yang digunakan untuk menginput retur atau pengembalian barang kepada supplier, tetapi telah terjadi pembuatan faktur atau telah terjadi pembayaran tagihan. Barang yang akan dikembalikan karena cacat atau telah expired. Untuk dapat menginput Retur Pembelian Standard adalah sebagai Berikut (Gambar 42).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Retur: tercreate otomatis sebab telah diset pada menu pengaturan, setting Nomor dan pilih No. Urut. ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Maka akan ditampilkan daftar no. faktur dari supplier tersebut.

Gambar 42. Retur Pembelian Standard ü No. Faktur: Double klik faktur yang ingin dibuat retur dikolom atau baris no. faktur tersebut sampai berwarna kuning. ü T ekan tombol T ambah Item, maka akan terseleksi kolom No. Barang. Kemudian tekan F2, Pilih jenis barang ingin diretur dan akan ditampilkan barang tersebut di list barang. ü Qty: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: T ekan F2, dan pilih jenis satuan yang diretur. ü Harga Retur: Input Nilai Retur. Karena nilai retur dengan harga pembelian kadang-kadang berbeda.

ü Disc. (%): Optional (dapat input ataupun tidak). Merupakan discount bertingkat. ü Ext. Disc. 1 & Ext. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Dapat diinput dalam bentuk persentase atau nilai mata uang (currency), jika supplier memberikan discount. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Biasanya pajak pertambahan nilai sebesar 10 %. ü Setelah terinput semua, tekan tombol simpan. Maka T otal harga retur akan mengisi dikolom retur beli dan mengurangi nilai sisa hutang. Catatan: •

Bila faktur yang ingin di retur telah lunas atau dalam tahap pelunasan maka pilih no. faktur yang mana saja yang belum lunas dan masih ada nilai hutang (sisa hutang). T etapi lebih baik, baik sesuai dengan no. faktur.

•

Bila faktur yang ingin di retur telah lunas dan tidak ada lagi faktur berdasarkan supplier tersebut atau faktur masih ada tetapi tidak memilih no. faktur yang ingin diretur, maka uang dari retur tersebut akan disimpan sebagai uang muka supplier. Dan uang muka dari retur tersebut dapat digunakan untuk transaksi pelunasan hutang berikutnya.

2.6

Uang Muka Untuk Supplier Modul yang digunakan untuk menginput uang muka supplier, yaitu perusahaan

memberikan

uang

muka

kepada

supplier

yang

pembayarannya dapat berupa Cash atau Bank dan uang muka tersebut dapat digunakan untuk pembayaran hutang perusahaan tersebut pada supplier. Untuk dapat menginput uang muka supplier adalah sebagai berikut (Gambar 43).


ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, Sehingga setiap voucher dari uang muka tersebut hanya ada satu. T anda T eropong, untuk melihat daftar uang muka supplier yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat menginput uang muka tersebut. ü Jumlah: Nilai nominal uang muka supplier tersebut. Currency yang digunakan adalah dalam Rupiah. ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. ü Dari: T ekan F2, Pilih jenis via (Bank atau Cash) dan Pilih via tersebut. Misal Bank Mandiri. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 43. Uang Muka Untuk Supplier

2.6 Informasi Pembelian Modul untuk melihat informasi pembelian barang dari supplier, berdasarkan No. PO, No. DO dan atau No. Faktur. Untuk dapat melakukan atau melihat informasi pembelian barang dari supplier berdasarkan nomor tersebut, lakukan : ü Pada No. PO: T ekan F2, Pilih No. PO yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan No.PO tersebut didalam list. Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. PO tersebut, double klik No. PO tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah. Atau, ü Pada No. DO: T ekan F2, Pilih No. DO yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan No.DO tersebut didalam list. Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. DO tersebut, double klik No. DO tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah. Atau, ü Pada No. Faktur: T ekan F2, Pilih No. Faktur yang ingin dilihat. Maka

akan

ditampilkan

No.Faktur

tersebut

didalam

list.

Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. Faktur tersebut, double klik No. Faktur tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah.

Gambar 44. Informasi Pembelian

2. Transaksi Penjualan Sebelum melakukan transaksi penjualan, perhatikan skema atau rule berikut ini (Gambar 45). Lihat berdasarkan tanda panah.

Gambar 45. Rule Penjualan

Keterangan: 1. Transaksi Penjualan Normal Transaksi penjualan barang untuk customer pada perusahaan tanpa ada

pengembalian

barang

atau

pengurangan

tagihan

piutang

perusahaan kepada customer, atau pemesanan dari customer, kirim barang dan penagihan piutang serta pelunasan piutang berjalan lancar. Rule: PO Customer, DO Penjualan (DO Penjualan PKP / Non PKP), Penjualan (Buat Faktur Penjualan PKP/Non PKP atau Penjualan Langsung), Konfirmasi Piutang dan Pelunasan Piutang. 2. Transaksi Penjualan dengan Retur DO Penjualan Transaksi penjualan barang, dimana barang telah dikirim kepada customer tetapi stelah dicek, ternyata ada barang yang tidak sesuai dengan pemesanan. Maka, barang tersebut dikembalikan lagi kepada perusahaan dan tidak akan menambah jumlah piutang customer.Rule:

PO Customer, DO Penjualan (DO Penjualan PKP / Non PKP), Retur DO Penjualan. 3. Transaksi Penjualan dengan Retur Penjualan Standard Transaksi penjualan barang, dimana barang telah dikirim kepada customer dan kemudian telah terjadi penagihan piutang atau telah dibuat faktur. Setelah dicek kemudian, ternyata ada barang yang cacat atau tidak sesuai dan barang tersebut dikembalikan lagi kepada perusahaan. Maka, jumlah total tagihan yang ada di faktur tersebut akan dikurangi dengan total retur. Rule: PO Customer, DO Penjualan (DO Penjualan PKP / Non PKP), Penjualan (Buat Faktur Penjualan PKP/Non PKP atau Penjualan Langsung), Retur Penjualan Standard. 2.1 PO Dari Customer Purchase order Customer atau PO Csutomer, Modul yang digunakan untuk menginput pemesanan barang dari Customer dengan menerima surat pesan barang. Untuk dapat menginput PO Customer adalah sebagai berikut (Gambar 46). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Csutomer yang dimaksud

(Customer

PKP

atau

Non

PKP).

Untuk,

Alamat

Pengiriman, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila Customer telah dipilih. Bila customer PKP yang dipilih, maka No. NPWP akan terisi jika customer tersebut telah memiliki No. NPWP . ü Mata Uang: jenis currency yang digunakan, default currency rupiah. ü No. SO: No. Sales Order dari Customer. ü Tgl. SO: tanggal pada saat menerima SO. ü Tgl. Kirim: tanggal pengiriman barang yang diminta customer kepada perusahaan, optional (dapat diinput ataupun tidak). ü T empo Bayar: waktu jatuh tempo pembayaran piutang dari tanggal faktur diterbitkan. Waktu ini harus di set pada modul customer (waktu tempo), tetapi jika tidak, dapat dikosongkan (optional).

ü Keterangan: optional (dapat diinput ataupun tidak. Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika yang dipesan berupa jasa, maka T ekan F3 dan pilih jenis jasa tersebut. ü Qty: jumlah barang atau jasa ingin dipesan. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Harga: harga penjualan dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom harga. ü Disc. (%): Discount dapat diset pada master barang. Optional (dapat diinput jika ada discount, ataupun tidak). Discount tersebut dapat juga menjadi discount bertingkat, misal: 1%+2%+3%. ü Ext. Disc. 1 & Ext. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Dapat diinput dalam bentuk persentase atau nilai mata uang (currency), jika perusahaan memberikan discount. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Biasanya pajak pertambahan nilai sebesar 10 %. ü Biaya Kirim: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Jika ada akan menambah nilai total akhir.


Gambar 46. PO dari Customer

Catatan: •

Apabila terjadi kesalahan pada jenis barang yang telah diinput sebelumnya dan ingin terjadi pembatalan, maka klik atau seleksi jenis barang tersebut dengan mouse dikolom mana saja (No. Barang, Nama Barang dan lain-lain), kemudian klik tombol Hapus Item. T etapi bila ingin merubah jenis barang harus di seleksi dikolom no.barang tersebut dan tekan F2 di keyboard.

•

Untuk PO dari Customer sifatnya optional (dapat dibuat PO ataupun tidak), karena PO masih bersifat pra pemesanan dan pada stok digudang belum berkurang, demikian pula belum menambah piutang perusahaan dari customer.

2.2 DO Penjualan Delivery order Penjualan atau DO Penjualan Modul yang digunakan untuk menginput barang keluar sesuai dengan surat jalan untuk customer.

DO Penjualan memiliki dua jenis yaitu: DO penjualan PKP dan DO penjualan NON PKP , tetapi secara procedural tetap sama. Hanya yang membedakan pada status customer, PKP (memiliki NPWP) atau Non PKP . Untuk dapat menginput DO Penjualan adalah sebagai berikut (Gambar 47). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Csutomer yang dimaksud. No. T elepon dan Kontak akan terisi bila Customer telah dipilih. ü Alamat: T entukan alamat pengiriman bila memiliki lebih dari satu alamat kirim dengan menekan tombol icon microskop. ü Pengirim: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Customer Kirim: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü No. DO: No. DO dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. ü Tgl. DO: T anggal saat DO dibuat. ü No. Kendaran: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Driver: optional (dapat diinput ataupun tidak).

Gambar 47. Transaksi DO Penjualan

Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika yang dipesan berupa jasa, maka T ekan F3 dan pilih jenis jasa tersebut. ü Qty: jumlah barang atau jasa ingin dipesan. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Estimasi Harga: harga penjualan dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom estimasi harga. optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Keterangan: optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. Catatan: •

Bila ada transaksi PO untuk DO custumer tersebut, maka tekan tombol icon mikroskop dan ceklist No. PO tersebut. Maka akan ditampilkan list barang berdasarkan PO.

•

Untuk customer PKP , klik menu transaksi, DO Penjualan PKP . Sehingga No. NPWP akan terisi bila customer PKP . Prosedur tetap sama dalam menginput data barang yang di jual.

•

Bila ada bonus, klik tombol bonus.

2.3 Bonus Penjualan Modul yang digunakan untuk menginput bonus penjualan untuk customer berupa barang atau jasa. Bonus akan mengurangi jumlah stok digudang tetapi tidak menambah piutang. Untuk dapat menginput bonus penjualan adalah sebagai berikut (Gambar 57).

Gambar 48. Bonus Penjualan

Masih dalam modul DO Penjualan (PKP atau Non PKP) dan telah menginput semuanya (Custoer, No. DO, Tgl. DO dan Jenis Barang), kemudian tekan tombol Bonus, maka akan ditampilkan modul bonus penjualan. T ekan tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, pilih barang yang dijadikan bonus. Jika jasa, T ekan F3, pilih barang yang dijadikan bonus. ü Qty: jumlah bonus ü Satuan: jenis satuan dari barang bonus tersebut. ü Kerangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Hanya sebagai keterangan saja, misal: Bonus. o

Customer: T ak perlu diinput karena otomatis sama dengan nama Customer yang ada di DO.

Setelah selesai input bonus, lalu klik tombol tutup maka akan kembali ke input DO Penjualan tersebut. 2.4

Transaksi Penjualan Modul yang digunakan menginput invoice penjualan atau surat tagihan piutang untuk customer. Dalam hal ini perusahaan sudah mengirim

barang dan menjadi piutang perusahaan. Transaksi penjualan dapat dibedakan menjadi: v Penjualan PKP v Penjualan Non PKP v Penjualan Langsung o Penjualan Langsung PKP o Penjualan Langsung Non PKP v Penjualan Tunai 2.7.1 Penjualan PKP Merupakan jenis transaksi penjualan yang mengakibatkan perusahaan akan dikenai pajak pada setiap faktur penjualan dari customer. Untuk dapat menginput transaksi pembelian adalah sebagai berikut (Gambar 49). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Csutomer yang dimaksud. No. T elepon dan NPWP akan terisi bila Customer telah dipilih. ü Alamat: T entukan alamat pengiriman bila memiliki lebih dari satu alamat kirim dengan menekan tombol icon microskop. ü No. Faktur: No. Faktur dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. ü Tgl. Faktur: T anggal saat faktur dibuat. ü Tgl. T empo: waktu tempo penagihan piutang. Untuk analisa piutang customer. ü No. DO: Klik tombol icon microskop dan ceklist No. DO, maka akan ditampilkan list barang sesuai No. DO tersebut. Warna kuning menandakan barang telah terkirim semua. ü Mata Uang: tentukan type mata uang yang digunakan. Default adalah Rupiah. ü Kurs: Jika mata uang yang dipilih mata uang asing, tentukan kurs yang berlaku saat ini.

ü Kurs Pajak: Jika mata uang yang dipilih mata uang asing, tentukan kurs pajak. ü Tgl. Pajak: T anggal jatuh tempo pajak. ü Salesman: Sales perusahaan yang akan menagih piutang perusahaan kepada customer. ü Status Lunas: Tidak perlu pilih karena akan disesuaikan dengan status faktur tersebut.

Gambar 49. T ansaksi Penjualan PKP ü U.M: Uang Muka, Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Extr. Disc. 1 dan Extr. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Discount tersebut adalah discount per faktur. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Biaya Kirim: Bila ada ongkos kirim, optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak).


Catatan: •

Prosedure untuk Transaksi Penjualan Non PKP sama dengan prosedure Transaksi Penjualan PKP , hanya membedakan pada kurs pajak, tanggal pajak dan status dari customer tersebut.

•

Qty dapat diedit bila perusahaan ingin pelunasan piutang secara konsinyasi, dapat diatur pada menu pengaturan, fungsi dan proteksi, dan ceklist: aktifkan konsinyasi. Artinya, jumlah qty yang ingin ditagih kurang dari qty yang ada disurat DO.

•

Satuan, dapat diedit karena untuk menentukan harga, total qty dan total harga. Lihat konversi satuan yang digunakan.

•

Harga jual, dapat diedit berdasarkan harga saat ini (harga sering fluktuatif). Bila kurs asing yang digunakan, tentukan harga jual dalam nilai nominal uang asing.

•

Disc. (%), bila ada input.

3.7.1 Penjualan Langsung PKP Modul yang digunakan untuk menginput transaksi penjualan langsung PKP . Penjualan langsung dapat diartikan jenis penjualan tanpa PO ataupun DO Penjualan, tetapi nilai transaksi tersebut akan masuk dalam saldo piutang. Atau perusahaan telah membuat faktur untuk penagihan piutang tersebut. Untuk dapat menginput transaksi penjualan langsung PKP adalah sebagai berikut (Gambar 50).

Gambar 50. Transaksi Penjualan Langsung PKP

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Csutomer yang dimaksud. No. T elepon dan NPWP akan terisi bila Customer telah dipilih. ü Alamat: T entukan alamat pengiriman bila memiliki lebih dari satu alamat kirim dengan menekan tombol icon microskop. ü No. Faktur: No. Faktur dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. ü Tgl. Faktur: T anggal saat faktur dibuat. ü Tgl. T empo: waktu tempo penagihan piutang. Untuk analisa piutang customer. ü Mata Uang: tentukan type mata uang yang digunakan. Default adalah Rupiah. ü Kurs: Jika mata uang yang dipilih mata uang asing, tentukan kurs yang berlaku saat ini.

ü Kurs Pajak: Jika mata uang yang dipilih mata uang asing, tentukan kurs pajak. ü Tgl. Pajak: T anggal jatuh tempo pajak. ü Salesman: Sales perusahaan yang akan menagih piutang perusahaan kepada customer. ü Status Lunas: Tidak perlu pilih karena akan disesuaikan dengan status faktur tersebut. Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika yang dipesan berupa jasa, maka T ekan F3 dan pilih jenis jasa tersebut. ü Qty: jumlah barang atau jasa ingin dipesan. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Harga Jual: harga penjualan dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom harga jual. optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Disc. (%): Optional (dapat diinput ataupun tidak). Merupakan discount bertingkat, misal: 1%+2%+3. ü Keterangan: optional (dapat diinput ataupun tidak) ü U.M: Uang Muka, Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Extr. Disc. 1 dan Extr. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Discount tersebut adalah discount per faktur. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Biaya Kirim: Bila ada ongkos kirim, optional (dapat diinput ataupun tidak).

Catatan: •

Prosedure untuk Transaksi Penjualan Langsung Non PKP sama dengan prosedure Transaksi Penjualan Langsung PKP , hanya membedakan pada kurs pajak, tanggal pajak dan status dari customer tersebut.

•

Bila

mendapatkan

bonus,

maka

klik

input

bonus.

Prosedure

penginputannya sama dengan Bonus Penjualan pada DO Penjualan. 4.7.1 Penjualan Tunai Merupakan jenis penjualan langsung atau direct bayar, yang mana pembayarannya langsung dibayar dimuka baik berupa uang kas, kartu kredit ataupun Debit. Untuk dapat menginput transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut (Gambar 51).

Gambar 51. Transaksi Penjualan Tunai

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Csutomer yang dimaksud. ü Alamat: T entukan alamat pengiriman untuk customer. ü No. Faktur: No. Faktur untuk penjualan tunai dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor, Mata Uang. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. ü Tgl. Faktur: T anggal saat faktur dibuat.

ü Mata Uang: tentukan type mata uang yang digunakan. Default adalah Rupiah. ü Kurs: Jika mata uang yang dipilih mata uang asing, tentukan kurs yang berlaku saat ini. ü Salesman: Sales perusahaan yang akan menagih piutang perusahaan kepada customer. Kemudian klik tombol tambah item dan input: ü No. Barang: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika yang dipesan berupa jasa, maka T ekan F3 dan pilih jenis jasa tersebut. ü Qty: jumlah barang atau jasa ingin dipesan. ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut. ü Harga Jual: harga penjualan dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom harga jual. ü Disc. (%): Optional (dapat diinput ataupun tidak). Merupakan discount bertingkat, misal: 1%+2%+3. ü Extr. Disc. 1 dan Extr. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Discount tersebut adalah discount per faktur. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Keterangan: optional (dapat diinput ataupun tidak). Kemudian tentukan, Type Pembayaran dengan memilih: •

KAS: Masukan nilai nominal pembayaran pada textbox Bayar

•

Kartu

Kredit:

Masukan

Pemegang

kartu

pada

textbox Nama

Pemegang kartu, Nomor kartu dan Biaya kartu. •

Debit: Masukan Pemegang kartu pada textbox Nama Pemegang kartu dan Nomor kartu.

2.5 Konfirmasi Piutang Untuk mensahkan invoice atau faktur sebagai penjualan dan menjadi piutang customer pada perusahaan sehingga dapat dilakukan proses pelunasan piutang untuk customer tersebut apabila customer telah atau

akan melakukan pelunasan faktur tersebut. Untuk dapat melakukan konfirmasi piutang adalah sebagai berikut (Gambar 52).

Klik pada menu transaksi, kemudian klik konfirmasi pencairan. Maka akan ditampilkan faktur-faktur dari seluruh transaksi penjulan dari beberapa customer. Dan didalam list faktur atau baris dimunculkan No. Faktur, tangal faktur, tanggal jatuh tempo, No. DO, No. PO, Customer, Type (PKP atau Non PKP), T otal Akhir. Kemudian, ü ceklist pada kotak checkbox untuk faktur yang ingin benar-benar konfirmasi sebagai piutang perusahaan. Dan tekan atau klik tombol lakukan konfirmasi, akan ditampilkan message konfirmasi bila dipilih yes, maka faktur tersebut akan hilang dari list dan menjadi piutang customer. Atau, ü Bila ingin mengkonfirmasi semua faktur yang ada list, maka klik tombol lakukan seluruh konfirmasi dan akan ditampilkan message konfirmasi bila dipilih yes, maka seluruh faktur tersebut akan hilang dari list dan menjadi piutang customer. ü Dan klik exit untuk keluar, selesai

Gambar 52. Konfirmasi Piutang.

2.6

Un-Konfirmasi Piutang

Untuk membatalkan invoice atau faktur yang telah dikonfirmasi atau disahkan sebagai faktur penjualan dan yang telah menjadi piutang customer pada perusahaan tetapi status masih belum lunas, karena dimungkinkan ada proses pengeditan ataupun batal transaksi. Untuk dapat melakukan Unkonfirmasi piutang adalah sebagai berikut (Gambar 53). Klik pada menu transaksi, kemudian klik Un-konfirmasi pencairan. Maka akan ditampilkan faktur-faktur dari seluruh transaksi penjulan dari customer, dengan status (Lunas, Giro Gantung dan belum lunas). Dan didalam list faktur atau baris dimunculkan No. Faktur, tangal faktur, tanggal jatuh tempo, No. DO, No. PO, Customer, Status Bayar (kredit, uang muka atau cash), sisa piutang dan status lunas. Kemudian, ü Klik pada faktur yang ingin benar-benar di unkonfirmasi yang masih status belum lunas. Dan tekan atau klik tombol lakukan unkonfirmasi, akan ditampilkan message unkonfirmasi bila dipilih yes, maka faktur tersebut akan hilang dari list dan dapat dilakuka pengeditan atau pembatalan dari transaksi dari faktur tersebut ü Dan klik exit untuk keluar, selesai

Gambar 53. Unkonfirmasi Piutang

2.7 Pelunasan Piutang 2.7.1 Pelunasan Modul yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pelunasan piutang atas penjualan dari customer. Untuk dapat melakukan pelunasan piutang adalah sebagai berikut (Gambar 54). Klik tab pelunasan dan kemudian lakukan step berikut: ü Kode Customer: T ekan F2, dan pilih Customer yang dimaksud. Maka akan ditampilkan jumlah faktur terkonfirmasi & belum lunas, jumlah faktur sudah lunas, jumlah seluruh faktur, uang muka jika ada bila sebelumnya telah diinput uang muka untuk customer atau dari retur jual, dan daftar faktur dalam list untuk customer tersebut baik keadaan dalam giro gantung ataupun masih total sisa piutang. ü Double klik No. Faktur yang ingin dilunasi sampai berwarna kuning, kemudian klik tombol masuk. ü Pada list Transaksi Pelunasan Piutang, Input No. Voucher, pada via klik dan pilih jenis pelunasan (Giro, Cek, Transfer, Cash atau Uang Muka), pada kolom Dari / Tujuan klik dan tekan F2 (Pilih Nama Bank jika pelunasan melalui giro, cek atau transfer dan atau Nama cash jika pelunasan melalui cash), input tanggal bayar dan tanggal cair. Jumlah akan disesuaikan dengan total sisa piutang dan dapat diedit sesuai dengan pelunasan (piutang yang ingin dibayar kurang dari jumlah piutang), pada kolom keterangan: isi sebagai note apa saja. ü Kemudian klik tombol simpan, maka total pelunasan tersebut masuk kedalam Giro Gantung dan mengurangi Sisa Piutang.

Gambar 54. Transaksi Pelunasan Piutang

2.7.2 Konfirmasi Pencairan Piutang Konfirmasi

pencairan

pelunasan

piutang

apabila kepada

Customer perusahaan,

telah maka

melakukan dilakukan

konfirmasi pencairan. Ini berguna untuk mengetahui pelunasan tersebut telah cair atau belum, atau pelunasan tersebut telah diterima oleh perusahaan. Konfirmasi pencairan hanya digunakan bila pelunasan melalui via Bank (Giro, Cek atau Transfer). Untuk dapat melakukan konfirmasi pencairan adalah sebagai berikut (Gambar 55). Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab konfirmasi pencairan, maka akan ditampilkan seluruh voucher baik dalam keadaan status cair ataupun gantung berdasarkan mode tampilan semua. Dan lakukan langkah berikut:

Gambar 55. Konfirmasi Pencairan ü Klik No. Voucher yang ingin dicairkan yang masih status gantung. Bila ingin cepat mencari, input voucher tersebut di texbox Cari No. Voucher dan tekan enter atau pilih mode tampilan status belum cair. Untuk warna hijau artinya status voucher tersebut telah cair. ü Pilih Cair Giro kemudian tekan tombol cair, maka akan ada message box konfirmasi pencairan. T ekan OK, bila ingin dicairkan (status akan berubah menjadi cair) atau No, bila tidak ingin dicairkan. T etapi sebelum melakukan pencairan pastikan tanggal cair dari jenis via pelunasan tersebut. Catatan: ü T ombol cair semua, untuk melakukan pencairan semua no. voucher yang masih status gantung. Sedangkan Batal Giro dan tombol Batal untuk membatalkan No. Voucher dengan status cair. ü Jika pelunasan piutang melalui cash (uang tunai), maka tidak perlu melakukan konfirmasi pencairan hanya sampai di pelunasan piutang. Dan pelunasan cash dapat dilihat pada laporan buku cash di modul cash and bank.

ü Jika pelunasan piutang melalui via uang muka, pada via pilih uang muka kemudian tekan F2 (lihat Gambar 56), pilih uang muka yang ingin dipakai dengan menceklist dan klik tombol Ok. Maka uang muka tersebut akan mengurangi total piutang dan uang muka tersebut. Prosedur pelunasan sama dengan pelunasan pakai via Giro, Cek, Transfer dan Cash, hanya tidak memilih dari / tujuan serta tidak melakukan konfirmasi pencairan.

Gambar 56. Daftar Uang Muka

2.7.3 Listing Merupakan rekap dari seluruh pelunasan piutang customer ke perusahaan berdasarkan semua no. faktur, baik dalam keadaan status lunas, belum lunas ataupun dalam keadaan giro gantung. Untuk dapat melihat listing adalah sebagai berikut (Gambar 57): Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab Listing, maka akan ditampilkan seluruh No. Faktur. Pilih mode tampilan bila ingin melihat semua faktur, status lunas (warna biru) atau belum lunas (warna putih). Dan juga, user dapat melihat ditampilan layar dengan klik tombol preview, mencetak dengan tombol print serta dapat mengeksport ke excel dengan tombol export.

Gambar 57. Listing all customer 2.7.4 List By Csutomer Merupakan rekap dari pelunasan piutang pada perusahaan per customer berdasarkan semua no. faktur, baik dalam keadaan status lunas, belum lunas ataupun dalam keadaan giro gantung. Untuk dapat melihat listing by customer adalah sebagai berikut (Gambar 58):

Gambar 58. List By Customer

Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab List by customer pada kode customer tekan F2 dan pilih customer, maka akan ditampilkan seluruh No. Faktur berdasarkan customer tersebut. Pilih mode tampilan bila ingin melihat semua faktur, status lunas (warna biru) atau belum lunas (warna putih). Dan juga, user dapat melihat ditampilan layar dengan klik tombol preview, mencetak dengan tombol print serta dapat mengeksport ke excel dengan tombol export. 2.7.5 History Pembayaran Untuk informasi status pembayaran piutang berdasarkan nomor faktur per customer. Untuk dapat melihat history pembayaran adalah sebagai berikut (Gambar 59). Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab history pembayaran pada No. Faktur tekan F2 dan pilih No. Faktur yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan status dari no. faktur tersebut. Bila faktur tersebut belum atau telah terjadi pelunasan tetapi belum cair (No. Voucher dari faktur

tersebut), maka akan ada keterangan belum lunas dan jika telah terjadi pencairan, maka akan ada keterangan Lunas. Untuk lebih detailnya lihat gambar dibawah ini, seperti Nilai T otal Piutang, Customer, list Voucher, total giro gantung, sisa piutang, total bayar, total kredit note, total retur, dan total terbayar.

Gambar 59. History Pembayaran

2.7.6 Debit Note Modul yang digunakan untuk mengurangi piutang atau pelunasan total piutang customer kepada perusahaan. Karena nilai nominal piutang tersebut memiliki selisih yang sangat kecil (contoh: Rp. 500, 150, 100, 105 dan lain-

lain), sehingga terjadi pembulatan nilai nominal ke nilai yang lebih relefan. Misal, T otal Piutang adalah Rp. 1905750, dan ingin dibayar hanya Rp. 1905000, maka sisa dari total tersebut, Rp. 750 dibuatkan kredit note, sehingga terjadi balance di saldo piutang. Dalam melakukan kredit note ada 2 cara yaitu: Lihat Gambar 60. 1. Pelunasan: pada pelunasan faktur, user telah mengurangi selisih dari total piutang per faktur tersebut seperti contoh diatas. Kemudian, user membuat kredit note sebagai berikut: Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab Kredit Note dan lakukan: ü Customer: T ekan F2 dan pilih customer yang dimaksud. Maka akan ditampilkan daftar seluruh faktur dari customer tersebut. ü Double klik No. Faktur yang ada dilist, yang ingin dibuatkan kredit note sampai berwarna kuning. ü Klik T ombol masuk, lihat dilist pencatatan kredit note. No. Voucher akan tercreate sendiri. Bila ingin merubah kode voucher yang disesuaikan dapat diatur di menu pengaturan, setting nomor dan pilih no. urut. ü Tgl. Bayar & Tgl. Cair: T anggal dari pelunasan piutang. ü Jumlah: Input nilai nominal tersebut. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Dan tekan tombol simpan, maka nilai nominal tersebut akan tertera dalam kolom Kredit Note pada list No. Faktur

Gambar 60. Kredit Note

2. Kredit Note: pada Kredit Note, user telah mengurangi selisih dari total piutang per faktur tersebut seperti contoh diatas (yang dilakukan pertama

adalah

pembuatan

kredit

note).

Dan

lakukan-langkah

pembuatan Kredit Note seperti cara yang pertama, kemudian lakukan pelunasan faktur tersebut pada tab pelunasan, telah dijelaskan sebelumnya. Deskripsi pembuatan Kredit Note: Cara 1

Cara 2

T otal Piutang Rp. 1905750,-

T otal Piutang Rp. 1905750,-


1. Kredit Note: Rp. 750,-

2. Kredit Note: Rp. 750,-


2.7.7 History Hutang Untuk melihat atau mengetahui kondisi piutang customer pada perusahaan, berdasarkan No. Voucher dan per customer, sehingga voucher tersebut ketahui berasal dari Faktur mana voucher tersebut. Untuk dapat melihat kondisi history piutang adalah sebagai berikut (Gambar 61).

Masih dalam modul pelunasan piutang, klik tab history piutang dan lakukan: ü Pada No. Vocher: T ekan F2, dan pilih no. voucher atau customer yang ingin dilihat. Maka, akan ditampilkan Nama Customer, tanggal bayar, tanggal cair, via (jenis pelunasan), tujuan (tujuan via), Jumlah dan keterangan. Dan juga akan ditampilkan list faktur dari voucher tersebut, No. faktur, tanggal faktur, jumlah piutang, jumlah terbayar, dan total dari pelunasan.

Gambar 61. History Hutang

2.8 Retur Penjualan Retur Penjualan adalah mengembalikan barang atau stok yang telah dibeli oleh customer kepada perusahaan. Dalam retur penjualan terbagi dalam empat kategori yaitu Retur DO Penjualan, Retur Penjualan Standard, Retur Penjualan Cash dan Retur Penjualan Barang. Perhatikan penjelasan berikut: 2.8.1 Retur DO Penjualan Modul yang digunakan untuk menginput retur atau pengembalian barang kepada perusahaan. Barang yang akan dikembalikan karena cacat atau tidak sesuai dengan pemesanan yang dipesan customer dari perusahaan. Untuk dapat menginput Retur DO Penjualan adalah sebagai Berikut (Gambar 62). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Customer yang dimaksud. ü No. Retur: Misal, RJ/0001/2008. ü Tgl. Retur: T anggal pada saat pembuatan retur. ü No. DO: Klik tombol icon teropong dan pilih No. DO yang ingin diretur yang berwarna merah bata (yang belum dibuat faktur). Maka akan ditampilkan list barang dari No. DO tersebut. ü Qty: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: tidak perlu input. ü Kerangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak).

Gambar 62. Retur DO Penjualan

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. Catatan: •

Bila di DO Penjualan yang digunakan satuan terbesar, maka akan konversi menjadi satuan terkecil dan akan mengkalikan total total quantity.

•

Untuk mendapat membuat Retur DO Penjualan, maka jangan dibuat terlebih dahulu Fakturnya. Sebab bila telah dibuat faktur maka termasuk Retur Pembelian Standard. Atau pada saat barang datang dicek terlebih dahulu, kemudian didapatkan barang yang tidak sesuai.

2.8.2 Retur Penjualan Standard Modul yang digunakan untuk menginput retur atau pengembalian barang dari customer kepada perusahaan, tetapi telah terjadi pembuatan faktur atau telah terjadi penagihan piutang. Barang yang

akan dikembalikan karena cacat atau telah expired. Untuk dapat menginput Retur Penjualan Standard adalah sebagai Berikut (Gambar 63).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Retur: tercreate otomatis sebab telah diset pada menu pengaturan, setting Nomor dan pilih No. Urut. ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Customer yang dimaksud. Maka akan ditampilkan daftar no. faktur dari Customer tersebut.

Gambar 63. Retur Penjualan Standard ü No. Faktur: Double klik faktur yang ingin dibuat retur dikolom atau baris no. faktur tersebut sampai berwarna kuning. ü T ekan tombol T ambah Item, maka akan terseleksi kolom No. Barang. Kemudian tekan F2, Pilih jenis barang ingin diretur dan akan ditampilkan barang tersebut di list barang.

ü Qty: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: T ekan F2, dan pilih jenis satuan yang diretur. ü Harga Retur: Input Nilai Retur. Karena nilai retur dengan harga penjualan kadang-kadang berbeda. ü Disc. (%): Optional (dapat input ataupun tidak). Merupakan discount bertingkat. ü Ext. Disc. 1 & Ext. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Dapat diinput dalam bentuk persentase atau nilai mata

uang (currency), jika perusahaan memberikan

discount. ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Biasanya pajak pertambahan nilai sebesar 10 %. ü Setelah terinput semua, tekan tombol simpan. Maka T otal harga

retur

akan

mengisi

dikolom

retur

jual

dan

mengurangi nilai sisa piutang. Catatan: •

Bila faktur yang ingin di retur telah lunas atau dalam tahap pelunasan maka pilih no. faktur yang mana saja yang belum lunas dan masih ada nilai piutang (sisa piutang). T etapi lebih baik, baik sesuai dengan no. faktur.

•

Bila faktur yang ingin di retur telah lunas dan tidak ada lagi faktur berdasarkan supplier tersebut atau faktur masih ada tetapi tidak memilih no. faktur yang ingin diretur, maka uang dari retur tersebut akan disimpan sebagai uang muka customer. Dan uang muka dari retur tersebut dapat digunakan untuk transaksi pelunasan piutang berikutnya.

2.8.3 Retur Penjualan Cash Modul yang digunakan untuk menginput retur cash (mengembalikan uang) atas penjualan barang dari customer kepada perusahaan. karena ada perjanjian sebelumnya bila keadaan barang cacat atau expired maka uang kembali. Retur cash bersifat independent, artinya

tanpa ada keterkaitan dengan DO ataupun Faktur. Untuk dapat menginput Retur Penjualan Cash adalah sebagai Berikut (Gambar 64).


Gambar 64. Retur Penjualan Cash ü No. Retur: tercreate otomatis sebab telah diset pada menu pengaturan, setting Nomor dan pilih No. Urut. ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Customer yang dimaksud. ü Tgl. Retur: T anggal saat retur dibuat. ü Salesman: T ekan F2, Pilih Nama Salesman. ü Via: Klik Jenis Via ü Dari: Jenis Pembayaran (Cash atau Bank). Kemudian, T ombol T ambah Item dan: ü No. Barang: T ekan F2, pilih jenis barang yang diretur. ü Qty Retur: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: T ekan F2, dan pilih jenis satuan yang diretur. ü Harga Retur: Input Nilai Retur.

ü Alasan: Klik di kolom alasan dan pilih status barang (Bad, Expired, Good, dan Dead). Optional (Boleh dikosongkan). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 2.8.4 Retur Penjualan Barang Modul yang digunakan untuk menginput retur barang (menukarkan barang dengan jenis yang sama atau berbeda tanpa melihat nilai harga barang tersebut) atas penjualan barang dari customer kepada perusahaan. karena ada perjanjian sebelumnya bila keadaan barang cacat, rusak, expired dan atau masih bagus. Retur Barang bersifat independent, artinya tanpa ada keterkaitan dengan DO ataupun Faktur. Untuk dapat menginput Retur Penjualan Barang adalah sebagai Berikut (Gambar 65).


Gambar 65. Retur Penjualan Barang

ü No. Retur: tercreate otomatis sebab telah diset pada menu pengaturan, setting Nomor dan pilih No. Urut. ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Customer yang dimaksud. ü Tgl. Retur: T anggal saat retur dibuat. Kemudian, T ombol T ambah Item dan: ü No. Barang Retur: T ekan F2, pilih jenis barang yang diretur. ü Qty Retur: input nilai quantity yang ingin diretur. ü Satuan: T ekan F2, dan pilih jenis satuan yang diretur. Dan ü No. Barang: T ekan F2, pilih barang yang diberikan ke customer. ü Satuan: T ekan F2, dan pilih jenis satuan. ü Alasan: Klik di kolom alasan dan pilih status barang (Bad, Expired, Good, dan Dead). Optional (Boleh dikosongkan).

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 3. Komisi Salesman Modul yang digunakan untuk melihat komisi yang diberikan perusahaan kepada salesman. Komisi Salesman terdiri dari 2, yaitu Komisi Berdasarkan Omzet dan Komisi Berdasarkan per salesman per barang.

3.1 Komisi Berdasarkan Omzet Sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu omzet Perusahaan pada master komisi salesman per omzet, sehingga dimodul ini telah dilakukan perhitungan komisi salesman selama melakukan transaksi. Untuk dapat melihat laporan komisi yaitu dengan (lihat Gambar 66), ü Klik Semua Salesman dan jika Pilih kode salesman, T ekan F2 dan pilih salesman yang dimaksud maka akan ditampilkan salesman tersebut. ü T entukan Periode Faktur dan Periode Lunas. Kemudian, ü Klik tombol dilayar untuk menampilkan data faktur tersebut dalam list berdasarkan omzet. Atau Klik Prieview, untuk melihat

laporan komisi tersebut di screean monitor. Atau klik Print untuk mencetak laporan komisi ke hard copy (kertas). ü Untuk keluar klik tombol keluar

Gambar 66. Komisi Berdasarkan Omzet

Catatan: •

Bila telah diklik tombol dilayar, maka akan ditampilkan No. Faktur, T anggal, T anggal Lunas, Customer, Nilai, Keterangan, total penjualan sudah lunas, total penjualan belum lunas, T otal Penjualan dan Komisi yang diperoleh.

•

T ombol T o Excel untuk mengexport komisi tersebut ke dalam bentuk laporan Microsoft Excel, sehingga dapat olah data tersebut.

3.2

Komisi Berdasarkan Per salesman Perbarang

Sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu komisi persalesman perbarang oleh Perusahaan pada master komisi salesman per barang, sehingga dimodul ini telah dilakukan perhitungan komisi salesman selama melakukan transaksi. Untuk dapat melihat laporan komisi yaitu dengan (lihat Gambar 67), ü Klik Semua Salesman dan jika Pilih kode salesman, T ekan F2 dan pilih salesman yang dimaksud maka akan ditampilkan salesman tersebut. ü T entukan Periode Faktur dan Periode Lunas. Kemudian, ü Klik tombol Lihat dilayar untuk menampilkan data Voucher tersebut dalam list berdasarkan Barang. Atau klik Print Komisi (%) untuk mencetak laporan komisi ke hard copy (kertas) dalam bentuk persentasenya. Atau klik Print Komisi (Rp) untuk mencetak laporan komisi ke hard copy (kertas) dalam bentuk nilai Rupiah. ü Untuk keluar klik tombol keluar.

Gambar 67. Komisi Berdasarkan Per Barang

Catatan: •

Bila telah diklik tombol dilayar, maka akan ditampilkan No. Voucher, T anggal, Nama Barang, Qty, Komisi (Rp), T . Komisi (Rp), T otal Harga, Komisi (%), T . Komisi (%), T otal harga, Serta total penjualan, total komisi (Rp), dan total komisi (%).

4 Uang Muka Dari Customer Modul yang digunakan untuk menginput uang muka customer, yaitu perusahaan

mendapatkan

uang

muka

dari

customer

yang

pembayarannya dapat berupa Cash atau Bank dan uang muka tersebut dapat digunakan untuk pelunasan piutang customer pada perusahaan tersebut. Untuk dapat menginput uang muka customer adalah sebagai berikut (Gambar 68).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, Sehingga setiap voucher dari uang muka tersebut hanya ada satu. T anda T eropong, untuk melihat

daftar

uang

muka

customer

yang

telah

diinput

sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat menginput uang muka tersebut. ü Jumlah: Nilai nominal uang muka customer tersebut. Currency yang digunakan adalah dalam Rupiah. ü Customer: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Customer yang dimaksud. ü Tujuan: T ekan F2, Pilih jenis via (Bank atau Cash) dan Pilih via tersebut. Misal Bank LIPPO. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 68. Uang Muka Dari Customer

Prosedur Pembatalan Pembayaran Hutang

Pembatalan pembayaran hutang ke supplier dapat dilakukan apabila setelah melakukan proses pembayaran hutang perusahaan ke supplier, ternyata pada suatu kondisi tertentu pembayaran tersebut dibatalkan atau pada Qty yang diterima perusahaan kurang atau salah. Maka dapat dilakukan pembatalan hutang ke supplier, sebagai berikut:

Prosedur Pembatalan Pembayaran Hutang Via Cash

Prosedur Pembatalan Pelunasan Piutang

Pembatalan pelunasan piutang customer dapat dilakukan, apabila customer telah melakukan pelunasan piutang misalnya, ternyata Qty yg dikirim dari perusahaan ke customer salah atau lebih / kurang, caranya sebagai berikut :

Prosedur Pembatalan Pelunasan Piutang Via Cash

5 Informasi Penjualan Modul untuk melihat informasi penjualan barang kecustomer, berdasarkan No. PO, No. DO dan atau No. Faktur. Untuk dapat melakukan atau melihat informasi penjualan barang ke customer berdasarkan nomor tersebut, lakukan: ü Pada No. PO: T ekan F2, Pilih No. PO yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan No.PO tersebut didalam list. Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. PO tersebut, double klik No. PO tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah. Atau, ü Pada No. DO: T ekan F2, Pilih No. DO yang ingin dilihat. Maka akan ditampilkan No.DO tersebut didalam list. Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. DO tersebut, double klik No. DO tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah. Atau, ü Pada No. Faktur: T ekan F2, Pilih No. Faktur yang ingin dilihat. Maka

akan

ditampilkan

No.Faktur

tersebut

didalam

list.

Kemudian untuk melihat rincian barang dari No. Faktur tersebut, double klik No. Faktur tersebut maka akan ditampilkan list barang, seperti Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah.

Gambar 69. Informasi Penjualan

6 Pindah Barang Antar Gudang Modul yang digunakan untuk memindahkan barang atau stok dari gudang asal (Gudang aktif/Gudang Stok) ke gudang tujuan (Gudang aktif), dan gudang tersebut masih dalam perusahaan atau area lokasi yang sama. Untuk dapat melakukan pindah barang antar gudang adalah sebagai berikut (Gambar 80). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:

Gambar 70. Pindah Barang Antar Gudang ü No. Bukti: No. Bukti telah tercreate sendiri karena set pada menu pengaturan, Setting Nomor dan No. Urut. Tidak perlu input. ü Tgl. Bukti: T anggal pada saat terjadi pemindahan barang. ü Gudang Asal: T ekan F2, Pilih Gudang yang stoknya akan dipindahkan. Stok pada gudang tersebut akan berkurang. ü Gudang Tujuan: T ekan F2, Pilih Gudang yang ingin menerima stok tersebut. ü Kemudian Klik T ambah Item, dan ü No. Barang: T ekan F2, Pilih Jenis Barang yang ingin dipindahkan. ü Qty: Banyaknya barang tersebut yang ingin dipindahkan. ü Satuan: T ekan F2, Pilih satuan dari jenis barang tersebut. ü Jumlah: Harga dari barang tersebut. ü T otal Harga: tidak perlu input, karena otomatis akan mengkalihkan jumlah dengan Qty. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak).

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Catatan: •

Bila terjadi kesalahan input jenis barang dan ingin menghapusnya, klik barang tersebut dan klik tombol hapus item. Untuk langsung mengantinya, posisikan kursor pada kolom No. Barang tersebut dan tekan F2 serta lakukan seperti diatas.

7 Perakitan atau Assembling Modul yang digunakan untuk merakit atau assembeling dari beberapa komponen barang atau jenis barang untuk menghasilkan jenis barang atau produk baru. Yang perlu diperhatikan dalam assembling yaitu biaya dari setiap komponen yang terjadi akibat dari proses assembling tersebut. Karena setiap komponen mempunyai price list berbeda. Sebagai contoh, untuk menghasilkan satu buah unit computer dibutuhkan

beberapa

unit

komponen

sperti

monitor,

harddisk,

motherboard, processor, memory, keyboard, dan lain-lain. Untuk dapat melakukan assembling adalah sebagai berikut (Gambar 71): T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:

Gambar 71. Assembling ü No. Pesanan: No. Pesanan telah tercreate sendiri karena set pada menu pengaturan, Setting Nomor dan No. Urut. User tidak perlu input. ü Tgl. Pesanan: T anggal pada saat melakukan assembling. ü No. Barang: T ekan F2, Pilih jenis barang yang akan dihasilkan. ü Jumlah: Banyak barang yang akan dihasilkan. ü Satuan: T ekan F2, tentukan jenis satuan yang dihasikan dari barang tersebut. ü Kemudian Klik T ambah Item, dan ü No. Barang: T ekan F2, pilih jenis barang atau komponen yang ingin diassembling. ü Qty: Jumlah yang akan diassembling. ü Satuan: T ekan F2, Pilih satuan dari jenis barang tersebut. ü Nilai: Harga per komponen. ü Keterangan: Optional (dapat dibuat ataupun tidak).

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. Catatan: •

Bila terjadi kesalahan input jenis barang dan ingin menghapusnya, klik barang tersebut dan klik tombol hapus item. Untuk langsung mengantinya, posisikan kursor pada kolom No. Barang tersebut dan tekan F2 serta lakukan seperti diatas.

8 Biaya Stok Modul

yang

digunakan

untuk

menginput

biaya

lain-lain

yang

berhubungan dengan stok yang mengakibatkan jumlah stok barang tersebut berkurang. Misal Biaya stok untuk pemberian sample barang ke customer, maka stok tersebut akan berkurang. Karena biaya yang diambila dari stok tersebut. Untuk dapat melakukan penginputan biaya stok adalah sebagai berikut (Gambar 72).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher telah tercreate sendiri karena telah diset pada menu pengaturan, Setting Nomor dan No. Urut. User tidak perlu input. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat melakukan input biaya stok. ü Nama Biaya: T ekan F2, Pilih jenis biaya yang dimaksud. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Kemudian Klik T ambah Item, dan ü No. Barang: T ekan F2, pilih jenis barang yang dimaksud. ü Qty: Jumlah yang akan dijadikan biaya stok. ü Satuan: T ekan F2, Pilih satuan dari jenis barang tersebut. ü Nilai Per PCS: Harga Barang tersebut. ü Keterangan: Optional (dapat dibuat ataupun tidak).


Gambar 72. Biaya Stok 9

Adjustment Stok Modul yang digunakan untuk menyesuaikan stok fisik dengan stok yang ada di database master barang Program PC Business atau laporan stok. Apabila terjadi perbedaan laporan dengan stok maka harus dilakukan adjustment stok yang mengacu pada jumlah stok fisik. Modul adjustment tidak hanya digunakan untuk menyesuaikan stok saja tetapi juga dapat digunakan untuk adjustment harga barang. Adjustment dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu terdiri dari: ü Berdasarkan Quatity: laporan stok harus sama dengan jumlah stok fisik. ü Berdasarkan Quantity dan Harga: laporan stok dan harga harus sama dengan jumlah stok dan harga fisik.

ü Berdasarkan Harga Adjustment: secara fisik dan laporan telah sama tetapi dalam bertransaksi harga barang dapat berubah maka harga harus diadjustment.

Untuk dapat melakukan adjustment stok adalah sebagai berikut (Gambar 73).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Adjust: No. Adjust telah tercreate sendiri karena telah diset pada menu pengaturan, Setting Nomor dan No. Urut. User tidak perlu input. ü Tgl. Adjust: T anggal pada saat melakukan adjustment stok. ü Kemudian, T ekan tombol tambah Item dan, ü Kode Barang: T ekan F2, pilih barang yang ingin di adjustment. ü Jumlah: tentukan jumlah yang ingin diajustment. ü Satuan: T ekan F2, Pilih satuan dari jenis barang tersebut. ü Harga: tentukan harga yang adjustment berdasarkan harga stok. ü Keterangan: catatan kenapa barang tersebut diadjustmen.


Gambar 73. Adjustement Stok

Catatan: •

Bila jumlah stok fisik melebihi jumlah stok yang ada di database program PC Business (Laporan), maka pada jumlah barang yang di adjustment beri tanda + (plus). T etapi bila stok fisik kurang dari jumlah stok yang ada didatabase program PC Businees (Laporan), maka pada jumlah barang yang diadjustment beritanda - (minus).

•

Untuk harga sesuaikan dengan harga stok fisik.

Contoh: Pada saat input stok awal ADAPTOR 1000 MA KYOWA tanggal 01/10/2008 adalah 1200 pieces, dan terjadi transaksi penjualan ADAPTOR 1000 MA KYOWA pada tanggal 12/10/2008 sebanyak 350 pieces, maka sisa stok barang tersebut adalah 1200 - 350 = 850 pieces. T etapi pada tanggal 31/10/2008, stok fisik dan laporan tidak balance, di fisik tetap 850 pieces tetapi di laporan ada 860 pieces. Maka harus diadjustment. ADAPTOR 1000 MA KYOWA = 860 – 10 = 850 pieces (stok fisik).

Demikan juga bila stok fisik ada 850 pieces tetapi di laporan ada 830 pieces. Maka harus diadjustment. ADAPTOR 1000 MA KYOWA = 860 + 20 = 850 pieces (stok fisik). 10 Daftar Harga atau Price List Modul yang digunakan untuk melihat informasi daftar harga barang atau stok. Daftar harga terbagi dua yaitu Daftar Harga Jual dan Daftar Harga Modal.

10.1

Daftar Harga Jual

Untuk melihat informasi harga jual berdasarkan kategori, Kode dan atau Nama Barang. Pilih status barang, ada stok atau seluruh stok dan tentukan periode bulan yang ingin ketahui harga jualnya. User dapat melihat laporan tersebut dalam preview, cetak atau export ke excel. Untuk melihat daftar harga per customer klik tombol Price List Per Customer. Atau Untuk melihat daftar harga Per Supplier klik tombol Price List Per Supplier.

Gambar 74. Daftar Harga Jual

10.2

Daftar Harga Modal

Untuk melihat informasi harga modal berdasarkan kategori, Kode dan atau Nama Barang. Pilih status barang, ada stok atau seluruh stok dan tentukan periode bulan yang ingin ketahui harga modalnya. User dapat melihat laporan tersebut dalam preview, cetak atau export ke excel.

Gambar 75. Daftar Harga Modal Catatan: •

Untuk melihat harga jual atau modal berdasarkan kategori, Kode atau Nama, klik salah satu tombol tersebut kemudian input (huruf atau karakter) di textbox.

11 Daftar Piutang Untuk

melihat

informasi

piutang

customer

yang

belum lunas

berdasarkan Faktur dan Castumer. Klik Faktur dan input no. faktur jika ingin melihat berdasarkan no. faktur. Klik Customer dan input nama customer jika ingin melihat berdasarkan customer.

Gambar 76. Daftar Piutang

12. Input Saldo Awal Merupakan modul yang digunakan untuk menginput atau memindahkan saldo

akhir

buku

perusahaan

menjadi

saldo

awal,

pada

saat

menggunakan Program Aplikasi PC Business yang disebut juga dengan system cut off, sehingga saldo awal ini tersimpan secara komputerisasi dan untuk input saldo awal ini hanya dilakukan sekali saja. Untuk saldo awal terdiri dari, Input Stok Awal, Input Hutang Awal, Piutang Awal, Input Uang Muka Supplier dan Input Uang Muka Customer. 12.1

Input Stok Awal

Modul yang digunakan untuk menginput jumlah stok barang yang ada digudang

perusahaan

pada

saat

terakhir

atau

pada

saat

menggunakan Program Aplikasi PC Business. Data stok ini akan menjadi stok awal pada saat ini (sesuai tanggal Input) dan bulan berikutnya. Untuk dapat menginput data stok barang ada sebagai berikut (Gambar 77). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:

ü No. Input: Untuk No. Input telah tercreate otomatis secara Autonumber. Sehingga user tidak dapat merubah type kode tersebut.

T etapi

apabila

user

ingin

mensetting

yang

disesuaikan oleh perusahaan, user dapat mensetting di menu Pengaturan, Setting Nomor. T anda T eropong, untuk melihat daftar stok awal yang telah diinput sebelumnya.

Gambar 77. Input Stok Awal ü Barang: Nama barang yang ada digudang pada saat cutt off. Klik tombol icon mikroskop untuk melihat daftar barang, pilih jenis barang yang ingin diinput dan double klik barang tersebut atau klik tombol OK. ü Jumlah: total akhir barang yang ada digudang saat cutt off. ü Satuan: klik tombol icon mikroskop untuk mentukan jenis satuan barang tersebut. ü Harga pokok: Harga beli terakhir stok tersebut atau harga ratarata perbarang. Harga pada stok awal diharuskan diinput karena untuk perhitungan HPP perbarang.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 12.2

Input Hutang Awal

Modul yang digunakan untuk menginput sisa hutang perusahaan kepada supplier pada saat cut off, sehingga menjadi hutang awal perusahaan. Untuk dapat menginput hutang awal adalah sebagai berikut (Gambar 78). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Faktur: No. Faktur bersifat unik, Sehingga setiap No. Faktur hanya ada satu. Misal, No. Faktur, HA/0001/2008. HA (inisal Hutang Awal), 0001 (Nomor Faktur, tidak boleh duplikat), 2008 (T ahun). T anda T eropong, untuk melihat daftar No. Faktur Hutang Awal yang telah diinput sebelumnya. ü No. PO: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü No. DO: Optional (dapat diinput ataupun tidak).

Gambar 78. Input Hutang Awal

ü Tgl. Input: T anggal pada saat penginputan hutang awal (saat cut off). ü Tgl. Faktur: berdasarkan tanggal faktur, ataupun jika tidak ada, sesuaikan dengan tanggal input. ü Jatuh T empo: tanggal faktur ditambah waktu penagihan hutang, jika tidak ada, sesuaikan dengan tanggal input. Misal, tanggal faktur, 01/10/2008 dan jatuh tempo adalah 30 hari, maka tanggal jatuh tempo adalah 01/11/2008. Jatuh tempo berguna untuk analisa umur hutang perusahaan terhadap supplier. ü Supplier: T ekan F2 untuk melihat daftar Supplier, dan pilih nama supplier yang terdapat hutang perusahaan, kemudian double klik nama supplier atau klik OK. ü Status Lunas: tidak perlu dipilih, karena akan disesuaikan jika hutang tersebut lunas atau belum. Default, belum lunas. ü Mata Uang: Defaut, currency rupiah, Rp. Jika Hutang dalam Kurs Asing, Pilih jenis Currency dengan mengklik segitiga dropdownlist. ü Kurs: Jika currency asing yang dipilih, input kurs yang berlaku. ü Ext. Disc. 1, Ext. Disc. 2: Optional (Dapat diinput ataupun tidak). Discount dapat diinput dalam bentuk % atau nominal currency. ü PPN: Optional (Dapat diinput ataupun tidak). Jika ada nilai PPN, maka diinput dalam bentuk %. ü T otal Pembelian 1: Nilai hutang perusahaan kepada supplier. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 12.3

Input Piutang Awal

Modul yang digunakan untuk menginput sisa piutang customer kepada perusahaan pada saat cut off, sehingga menjadi piutang atau pendapatan awal perusahaan. Untuk dapat menginput piutang awal adalah sebagai berikut (Gambar 79).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Faktur: No. Faktur bersifat unik, Sehingga setiap No. Faktur hanya ada satu. Misal, No. Faktur, PA/0001/2008. PA (inisal Piutang Awal), 0001 (Nomor Faktur, tidak boleh duplikat), 2008 (T ahun). T anda T eropong, untuk melihat daftar No. Faktur Piutang Awal yang telah diinput sebelumnya. ü No. PO: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü No. DO: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Tgl. Input: T anggal pada saat penginputan piutang awal (saat cut off). ü Tgl. Faktur: berdasarkan tanggal faktur, ataupun jika tidak ada, sesuaikan dengan tanggal input. ü Jatuh T empo: tanggal faktur ditambah waktu penagihan piutang, jika tidak ada, sesuaikan dengan tanggal input. Misal, tanggal faktur, 01/10/2008 dan jatuh tempo adalah 30 hari, maka tanggal jatuh tempo adalah 01/11/2008. Jatuh tempo berguna untuk analisa umur piutang cutomer terhadap perusahaan. ü Customer: T ekan F2 untuk melihat daftar Customer, dan pilih nama customer yang memiliki piutang, kemudian double klik nama customer atau klik OK. ü Salesman: Akan otomatis terisi, bila customer telah dipilih. ü Status Lunas: tidak perlu dipilih, karena akan disesuaikan jika piutang tersebut lunas atau belum. Default, belum lunas. ü Mata Uang: Defaut, currency rupiah, Rp. Jika Piutang dalam Kurs Asing, Pilih jenis Currency dengan mengklik segitiga dropdownlist.

Gambar 79. Input Piutang Awal ü Kurs: Jika currency asing yang dipilih, input kurs yang berlaku. ü Ext. Disc. 1, Ext. Disc. 2: Optional (Dapat diinput ataupun tidak). Discount dapat diinput dalam bentuk % atau nominal currency. ü PPN: Optional (Dapat diinput ataupun tidak). Jika ada nilai PPN, maka diinput dalam bentuk %. ü T otal

Pembelian

1:

Nilai

piutang

customer

kepada

perusahaan. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 12.4

Input Uang Muka Supplier

Modul yang digunakan untuk menginput sisa uang muka perusahaan kepada supplier pada saat sebelum menggunakan Program Aplikasi PC Business dan menjadi uang muka awal perusahaan kepada supplier pada saat cut off. Uang muka tersebut dapat digunakan pada saat transaksi pelunasan hutang. Untuk dapat menginput uang muka supplier adalah sebagai berikut (Gambar 80).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, sehingga setiap No. Voucher hanya ada satu. Misal, No. Faktur, VUS/0001/2008. VUS (inisal voucher uang muka supplier), 0001 (nomor voucher, tidak boleh duplikat), 2008 (tahun). T anda teropong, untuk melihat daftar No. Voucher uang muka supplier yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: tanggal pada saat input uang muka supplier, atau pada saat cut off. ü Jumlah: Nilai nominal uang muka perusahaan kepada supplier. Nilai uang tersebut dalam currency rupiah. ü Supplier: T ekan F2 di Keyboard, untuk melihat daftar supplier dan pilih supplier mana yang masih ada uang muka dari perusahaan.. Misal, Supplier X mendapat uang muka dari PT . XXX.

Gambar 80. Input Uang Muka Supplier

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 12.5

Input Uang Muka Customer

Modul yang digunakan untuk menginput sisa uang muka customer kepada perusahaan pada saat sebelum menggunakan Program Aplikasi PC Business dan menjadi uang muka awal customer kepada perusahaan pada saat cut off. Uang muka tersebut dapat digunakan pada saat transaksi pelunasan piutang. Untuk dapat menginput uang muka customer adalah sebagai berikut (Gambar 81). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, sehingga setiap No. Voucher hanya ada satu. Misal, No. Faktur, VUC/0001/2008. VUC (inisal voucher uang muka customer), 0001 (nomor voucher, tidak boleh duplikat), 2008 (tahun). T anda teropong, untuk melihat daftar No. Voucher uang muka customer yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: tanggal pada saat input uang muka customer, atau pada saat cut off. ü Jumlah:

Nilai

nominal

uang

muka

customer

kepada

perusahaan. Nilai uang tersebut dalam currency rupiah. ü Customer: T ekan F2 di Keyboard, untuk melihat daftar customer dan pilih customer mana yang masih ada uang muka di perusahaan. Misal, PT . XXX mendapat uang muka dari Customer X.

Gambar 81. Input Uang Muka Customer Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

C. CASH AND BANK Sebelum proses transaksi pembelian dan penjualan berjalan, perusahaan harus terlebih dahulu menginput master cash dan Bank. Karena Cash dan Bank digunakan pada saat proses pembayaran hutang, pelunasan piutang,

pembiayaan

Administrasi

perusahaan,

pendapatan

atau

penerimaan perusahaan dan lain-lain. Atau, Cash dan Bank merupakan pos keluar masuk keuangan perusahaan. 1. Master Cash Modul yang digunakan untuk menginput nama-nama cash perusahaan. Setiap perusahaan memiliki berbagai jenis cash, misal cash besar dan cash kecil atau petty cash. Cash merupakan jenis pengeluaran atau pendapatan perusahaan dalam bentuk uang cash atau tunai. Untuk dapat menginput nama cash adalah sebagai berikut (Gambar 82).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Cash: No. Cash bersifat unik, Sehingga setiap No. Cash hanya ada satu. Kode cash dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. T anda teropong, untuk melihat daftar cash yang telah diinput sebelumnya.

Gambar 82. Master Cash ü Nama Cash: Misal, petty cash, cash besar atau cash took. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Keterangan dari cash tersebut. ü Saldo Awal: input di kolom debet (IN). Saldo awal dalam currency Rupiah. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Catatan: •

Untuk kolom Kredit (out) akan terisi bila terjadi pengeluaran dan akan mengurangi didebet (IN). Saldo Akhir merupakan total keseluruhan debet (in) dikurangi dengan kredit (out).

•

January s/d December: Pergerakan jumlah uang yang ada di saldo cash tersebut.

2. Master Bank Modul yang digunakan untuk menginput nama Bank dimana perusahaan yang bersagkutan menjadi Nasabah dari Bank tersebut. Bank

tersebut

berguna

untuk

menampung

seluruh

transaksi

pembayaran dan penerimaan yang dilakukan melalui Bank. Untuk dapat menginput Master Bank adalah sebagai berikut (Gambar 83). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:

Gambar 83. Master Bank

ü No. Bank: No. Bank bersifat unik, sehingga setiap No. Bank hanya ada satu. Kode Bank dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. T anda teropong, untuk melihat daftar Bank yang telah diinput sebelumnya. ü Nama

Bank:

dimana

perusahaan

tersebut

menjadi

Nasabahnya. Misal, PT . XXX Nasabah dari Bank Ekonomi, Bank LIPPO atau Bank BCA. ü No. Rekening: No. Rekening Koran dari Nasabah Bank tersebut. ü Saldo Awal: input di kolom debet (IN). Saldo awal dalam currency Rupiah. Jumlah saldo akhir yang ada di Bank tersebut. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. Catatan: •

Untuk kolom Kredit (out) akan terisi bila terjadi pengeluaran dan akan mengurangi didebet (IN). Saldo Akhir merupakan total keseluruhan debet (in) dikurangi dengan kredit (out).

•

Giro Gantung, jumlah pendapatan atau pengeluaran dari transaksi pelunasan piutang atau pembayaran hutang yang belum cair, sehingga tidak mengurangi ataupun menambah saldo akhir.

•

January s/d December: Pergerakan jumlah uang yang ada di saldo Bank tersebut.

3. Master Kategori Biaya Modul yang digunakan untuk menginput kategori biaya, atau disebut juga sebagai group atau kelompok biaya. Untuk dapat menginput kategori biaya adalah sebagai berikut (Gambar 84).


ü No. Kategori Biaya: No. Kategori Biaya bersifat unik, dapat disesuaikan atau dapat dicreate sendiri. ü Kategori Biaya: Nama dari kategori biaya tersebut, misal biaya administrasi umum.

Gambar 84. Master Kategori Biaya

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 4.

Master Biaya Modul yang digunakan untuk menginput biaya yang ada atau jenis biaya yang sering dikeluarkan oleh perusahaan. Ini merupakan dari kategori biaya, misal biaya sering terjadi atau dikeluarkan oleh perusahaan seperti, biaya alat-alat kantor, biaya gaji, biaya telepon atau biaya listrik dan lain-lain. Untuk dapat menginput biaya adalah sebagai berikut (Gambar 85).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Biaya: No. Biaya bersifat unik, dapat disesuaikan atau dapat dicreate sendiri. ü Nama

Biaya:

Nama

dari

biaya

tersebut,

misal

biaya

penyusutan bangunan dan bagian dari kategorui administrasi umum. ü Kategori: Klik tombol icon mikroskop dan pilih kategori biaya tersebut. ü T ampilkan di Rugi Laba: Ceklist bila biaya tersebut akan dimaksukan kedalam laporan laba rugi.

Gambar 85. Master Biaya Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

5. Master Kategori Pendapatan Modul yang digunakan untuk menginput kategori pendapatan atau pemasukan (income) yang didapat diluar usaha pokok perusahaan. Misal, pendapatan bunga Bank, pendapatan lain-lain dan atau pendapatan dari penjualan barang-barang bekas. Untuk dapat menginput kategori pendapatan adalah sebagai berikut (Gambar 86).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Ketegori Pend. Lain-lain: No. Ketegori Pend. Lain-lain bersifat unik, dapat disesuaikan atau dapat dicreate sendiri. ü Kategori Pendapatan Lain-lain: Nama dari pendapatan tersebut, misal pendapatan bunga Bank atau pendapatan lain-lain

Gambar 86. Master Kategori Pendapatan Lain-lain Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

6. Master Pendapatan Lain-lain Modul yang digunakan untuk menginput pendapatan atau pemasukan (income) berdasarkan kategori pendapatan lain-lain diluar usaha pokok perusahaan. Misal, pendapatan bunga Bank dari BCA, pendapatan dari penjualan barang bekas dan lain-lain. Untuk dapat menginput pendapatan lain-lain adalah sebagai berikut (Gambar 87).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Pend. Lain-lain: No. Pend. Lain-lain bersifat unik, dapat disesuaikan atau dapat dicreate sendiri. ü Nama Pendapatan Lain-lain: Nama dari pendapatan tersebut, misal pendapatan bung Bank BCA, penjualan barang bekas dan lain-lain. ü Kategori: klik tombol icon mikroskop dan pilih jenis kategori dari pendapatan tersebut. ü T ampilkan di Rugi Laba: Ceklist bila pendapatan tersebut akan dimaksukan kedalam laporan laba rugi. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 87. Master Pendapatan Lain-lain 7. Input Transfer Cash And Bank Modul yang digunakan untuk mentrasfer saldo atau perpindahan nilai uang. Transfer tersebut dapat terjadi antara kedua sisi atau satu sisi seperti, Cash ke Bank atau Bank ke Cash, Bank ke Bank dan Cash ke Cash. Untuk dapat menginput transfer Cash and Bank adalah sebagai berikut (Gambar 88). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. T anda icon teropong, untuk melihat daftar transfer yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat transfer cash and bank.

ü Dari: T ekan F2, T entukan via (Cash atau Bank) dan pilih jenis via yang akan transfer saldonya. ü Tujuan: T ekan F2, T entukan via (Cash atau Bank) dan pilih jenis via yang akan menerima transfer saldo tersebut. Untuk jenis via tujuan tidak oleh sama dengan jenis via dari. ü Jumlah: Nilai Nominal yang ingin ditransfer. ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak).


Gambar 88. Input Transfer Cash And Bank

8. Input Kasbon Biaya Merupakan modul untuk menginput jenis pembayaran voucher yang belum atau telah diketahui total biaya yang akan dikeluarkan, sehingga dapat dicadangkan terlebih dahulu sebagai kasbon. Misal, untuk membayar alat tulis kantor, tetapi total sebelumnya belum diketahui sehingga dibuat voucher kasbon terlebih dahulu dan setelah diketahui

maka dapat dilakukan penyelesaian kasbon tersebut. Atau karyawan meminjam uang dari kas perusahaan. Untuk dapat menginput kasbon biaya adalah sebagai berikut (Gambar 89).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü No. Voucher: No. Voucher bersifat, dapat disesuaikan atau dapat dicreate sendiri.T anda icon teropong, untuk melihat daftar kasbon yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat mengeluarkan kasbon biaya. ü Via: Untuk menentukan jenis via yang digunakan, bila pilih cash maka kasbon yang diambil pos cash (Dari), tetapi bila Bank maka kasbon yang diambil pos Bank (Dari). ü Dari: telah ditentukan berdasarkan via, tekan F2 dan pilih dari jenis via tersebut. ü Jumlah: Nilai Nominal (uang) yang dijadikan kasbon. ü Keterangan: Optional (dapat dibuat ataupun tidak). Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

Gambar 89. Input Biaya Kasbon

9. Penyelesaian Kasbon Biaya Modul yang digunakan untuk mengkonfirmasi atau menyelesaikan kasbon bahwa kasbon biaya yang telah dibuat sudah keluarkan sesuai dengan jumlah biaya tersebut, sehingga status kasbon biaya telah selesai (tidak gantung lagi). Untuk dapat melakukan penyelesaian kasbon adalah sebagai berikut.

Pada menu cash and bank, klik penyelesaian kasbon biaya, akan ditampilkan modul penyelesaian kasbon biaya. Dan akan ditampilkan list seluruh voucher biaya yang telah dikeluarkan baik dalam status selesai (warna hijau) maupun dalam status masih gantung (warna putih). Serta rincian dari voucher, seperti tanggal voucher, dari, tanggal selesai, jumlah dan status. Untuk menyelesaikan kasbon tersebut, klik atau ceklist pada checkbox vocher tersebut (warna putih), maka akan ada message dan pilih yes bila ingin menyelesaikan kasbon tersebut.

Bila ingin membatalkan kasbon yang telah selesai (warna hijau), buka ceklist dan pada message tekan yes.

Gambar 90. Penyelesaian Kasbon Biaya 10. Input Biaya Modul yang digunakan untuk menginput biaya atau untuk mencairkan biaya yang akan dikeluarkan. Misal, biaya untuk pembayaran telepon dan listrik. Untuk dapat menginput biaya adalah sebagai berikut (Gambar 91).


Gambar 91. Input Biaya ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. T anda icon teropong, untuk melihat daftar voucher yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat menginput biaya. ü Tgl. Cair: T anggal saat mencairkan biaya. ü Via: Untuk menentukan jenis via yang digunakan, bila pilih cash maka biaya yang diambil pos cash (Dari), bila Bank maka biaya yang diambil pos Bank (Dari). ü Dari: telah ditentukan berdasarkan via, tekan F2 dan pilih dari jenis via tersebut. ü Catatan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Kemudian, tekan tombol T ambah Item. ü No. Biaya: T ekan F2, pilih jenis biaya yang dimaksud. ü Jumlah: input nilai dari biaya tersebut. ü Keterangan: keterangan dari biaya tersebut.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan dan akan ditampilkan status sudah cair bila via cash, belum cair bila via Bank. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru. 11. Konfirmasi Pengeluaran Modul

yang

digunakan

untuk

mengkonfirmasi

biaya

yang

menggunakan via Bank (Cek, Giro, dan Transfer). Bila belum dilakukan konfirmasi pencairan maka voucher tersebut masih gantung dan tidak akan mengurangi nilai saldo akhir dari Bank yang bersangkutan.

Gambar 92. Konfirmasi Pengeluaran Untuk dapat melakukan konfirmasi pengeluaran adalah sebagai berikut (Gambar 92). ü T anggal Cair: T entukan tanggal cair no. voucher tersebut.

ü Pilih Voucher yang ingin dicairkan, yang berwarna merah atau status masih gantung. ü Klik T ombol Cair, akan ada message dan tekan yes untuk mencairkan. Catatan: •

Bila ingin cepat mencari no. voucher, input no. voucher pada textbox cari no. voucher. Maka akan ditampilkan no. voucher yang dimaksud. Bila ingin membatalkan voucher yang sudah cair klik voucher tersebut dan klik batal.

•

Bila ingin mencairkan beberapa voucher yang belum cair klik cair semua, dan klik yes.

12. Input Pendapatan Lain-lain Modul yang digunakan untuk menginput pendapatan atau penerimaan (income) diluar usaha pokok perusahaan. Untuk dapat menginput pendapatan lain-lain adalah sebagai berikut (Gambar 93).


Gambar 93. Input Pendapatan Lain-lain

ü No. Voucher: No. Voucher bersifat unik, dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor. Sehingga user tidak perlu menginput lagi. T anda icon teropong, untuk melihat daftar voucher yang telah diinput sebelumnya. ü Tgl. Voucher: T anggal pada saat menginput pendapatan lain-lain. ü Tgl. Cair: T anggal saat mencairkan pendapatan lain-lain. ü Via: Untuk menentukan jenis via yang digunakan, bila pilih cash maka pendapatan tersebut akan dimasukan pada pos cash (Tujuan), bila Bank maka pendapatan tersebut akan dimasukan pada pos Bank (Tujuan). ü Tujuan: telah ditentukan berdasarkan via, tekan F2 dan pilih dari jenis via tersebut. ü Catatan: Optional (dapat diinput ataupun tidak). ü Kemudian, tekan tombol T ambah Item. ü No. Biaya: T ekan F2, pilih pendapatan yang dimaksud. ü Jumlah: input nilai dari pendapatan tersebut. ü Keterangan: keterangan dari pendapatan tersebut. Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan dan akan ditampilkan status sudah cair bila via cash, belum cair bila via Bank. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.

13. Konfirmasi Penerimaan Modul yang digunakan untuk mengkonfirmasi pendapatan lain-lain yang menggunakan via Bank (Cek, Giro, dan Transfer). Bila belum dilakukan konfirmasi pencairan maka voucher tersebut masih gantung dan tidak akan menambah nilai saldo akhir dari Bank yang bersangkutan.

Gambar 94. Gambar Konfirmasi Pendapatan

Untuk dapat melakukan konfirmasi pendapatan adalah sebagai berikut (Gambar 94). ü T anggal Cair: T entukan tanggal cair no. voucher tersebut. ü Pilih Voucher yang ingin dicairkan, yang berwarna merah atau status masih gantung. ü Klik T ombol Cair, akan ada message dan tekan yes untuk mencairkan. Catatan: •

Bila ingin cepat mencari no. voucher, input no. voucher pada textbox cari no. voucher. Maka akan ditampilkan no. voucher yang dimaksud. Bila ingin membatalkan voucher yang sudah cair klik voucher tersebut dan klik batal.

•

Bila ingin mencairkan beberapa voucher yang belum cair klik cair semua, dan klik yes.

14.

Rekonsiliasi Bank Untuk menyesuaikan antara buku Bank perusahaan denga Buku Bank. Untuk dapat melakukan rekosiliasi Bank adalah sebagai berikut. Pada menu Cash and Bank, pilih Rekonsilias Bank dan akan ditampilkan modul Rekonsiliasi Bank. ü Nama Bank / No. Rekening: T ekan F2, Pilih Bank yang dimaksud. ü Bulan: T entukan bulan yang ingin dilihat daftar rekonsiliasi Bank tersebut. ü Untuk melihat tekan cetak maka akan ditampilkan preview atau screen report dari Bank tersebut.

Gambar 95. Rekonsiliasi Bank

Bila telah memilih Bank dan menentukan bulan, maka akan ditampilkan daftar rekonsiliasi Bank tersebut. Seperti pada list Giro Cair dan Gantung (Tgl. Cair, No. Bukti, Customer/Supplier, keterangan, In (saldo keluar), Out (saldo keluar), Saldo Rekening Koran, Saldo Awal Buku Bank, T otal Giro Cair, Saldo

Akhir Buku Bank, T otal Giro Gantung dan Saldo Akhir Buku Bank & Giro Gantung. 15.

Laporan Harian Merupakan rekap dari semua laporan, baik laporan Cash, Bank, Biaya dan Pendapatan lain-lain. 15.1

Laporan Buku Cash Merupakan laporan dari semua pengeluaran dan pendapatan perusahaan yang terdiri dari atas pelunasan piutang, pembayaran hutang, pengeluaran biaya harian dan pendapatan lain-lain melalui via cash.

Gambar 96. Laporan Buku Cash Untuk dapat melihat laporan tersebut ada dua jenis laporan berdasarkan Semua Cas dan Cash. Jika, •

Semua, klik semua dan tentukan periode tanggal input. Kemudian T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview

(untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). •

Cash, pilih Cash dan tekan F2 kemudian tentukan jenis Cash yang ingin di lihat laporannya. Dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

15.2

Laporan Buku Bank Merupakan laporan dari semua pengeluaran dan pendapatan perusahaan yang terdiri dari atas pelunasan piutang, pembayaran hutang, pengeluaran biaya harian dan pendapatan lain-lain melalui via Bank.

Gambar 97. Laporan Buku Bank

Untuk dapat melihat laporan tersebut ada dua jenis laporan berdasarkan Semua Bank dan Bank. Jika, •

Semua, klik semua dan tentukan periode tanggal input. Kemudian T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview

(untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). •

Bank, pilih Bank dan tekan F2 kemudian tentukan jenis Bank yang ingin di lihat laporannya. Dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

15.3

Laporan Biaya Merupakan laporan pengeluaran biaya harian perusahaan, misal seperti laporan biaya administrasi (Biaya listrik, telepon dan atau biaya peralatan kantor.

Untuk dapat melihat laporan tersebut ada tiga jenis laporan berdasarkan Semua Biaya, Biaya dan Keterangan. Jika, •

Semua, klik semua dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher, Kas & Bank, Kas dan atau Bank) dan Group by (Kategori, Detail Biaya dan atau T otal Kategori) serta pilihan untuk Kas atau Bank. Kemudian T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

•

Biaya, pilih Biaya, tekan F2 kemudian tentukan jenis Biaya dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher, Kas & Bank, Kas dan atau Bank) dan Group by (Kategori, Detail Biaya dan atau T otal Kategori) serta pilihan untuk Kas atau Bank. Dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 98. Laporan Biaya •

Keterangan, pilih Keterangan, tekan F2 kemudian tentukan Keterangan dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher, Kas & Bank, Kas dan atau Bank) dan Group by (Kategori, Detail Biaya dan atau T otal Kategori) serta pilihan untuk Kas atau Bank. Dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

15.4

Laporan Pendapatan Lain-lain Merupakan laporan pendapatan atau income dari pendapatan lain-lain diluar pokok usaha perusahaan, misal seperti laporan

pendapatan dari penjualan barang-barang bekas, bung Bank dan atau pendapatan prive.

Gambar 99. Laporan Pendapatan Lain-lain Untuk dapat melihat laporan tersebut ada tiga jenis laporan berdasarkan Semua Pendapatan, Pendapatan dan Keterangan. Jika, •

Semua, klik semua pendapatan dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher dan atau Kas & Bank) dan Group by (Jenis Pendapatan). Kemudian T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

•

Pendapatan, pilih Pendapatan, tekan F2 kemudian tentukan jenis Pendapatan dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher dan atau Kas & Bank) dan Group by (Jenis Pendapatan). Dan T ekan Print (untuk mencetak

ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). •

Keterangan, pilih Keterangan, tekan F2 kemudian tentukan Keterangan dan tentukan periode, urutkan berdasarkan (No. Voucher, T anggal Voucher dan atau Kas & Bank) dan Group by (Jenis Pendapatan). Dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

D. Laporan 1. File Master Merupakan laporan atau rekap file dari semua modul yang ada dimaster, atau cetak file master dari semua modul master apabila user ingin mencetak file tersebut. Untuk dapat mencetak file tersebut adalah sebagai berikut (Gambar 100). T entukan file master mana yang ingin mencetak dengan mengklik radiobutton master tersebut, kemudian tentukan urutkan berasarkan kode atau Nama, dan T ekan Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat file tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport file tersebut ke Ms Excel). Untuk Master Customer, tentukan juga berdasarkan kategori, sales, Area, Wilayah 1, Wilayah 2, atau Wilayah 3 dengan menceklist salah satunya dan berdasarkan semua atau Pilih (T ekan F2, kecuali Kategori dengan mengklik segitiga).

Gambar 100. Cetak File Master

2. Laporan PO Ke Supplier Merupakan laporan PO atau Purchase Order Perusahaan kepada supplier, baik itu laporan PO yang masih gantung, telah lunas ataupun berdasarkan semua PO. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan PO Supplier adalah sebagai berikut (Gambar 101).

User dapat menentukan criteria laporan PO Supplier tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau Pilih supplier (T ekan F2, tentukan supplier), atau Berdasarkan No. PO (T ekan F2, pilih No. PO), Atau berdasarkan No. Barang (T ekan F2, pilih No. Barang) dan Pilih Semua PO, atau PO Gantung, atau PO T erpenuhi, dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), serta Periode dari PO tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat file tersebut di screen monitor).

Gambar 101. Laporan PO ke Supplier

3. Laporan DO Pembelian Merupakan laporan DO atau Delivery Order Perusahaan kepada supplier, baik itu laporan DO yang masih gantung, tertagih ataupun berdasarkan semua DO. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan DO Pembelian adalah sebagai berikut (Gambar 102). User dapat menentukan criteria laporan DO Pembelian tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau Pilih supplier (T ekan F2, tentukan supplier), atau Berdasarkan No. DO (T ekan F2, pilih No. DO), atau berdasarkan No. Barang (T ekan F2, pilih No. Barang) dan Pilih Semua DO, atau DO Gantung, atau DO T ertagih, dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), T ampilkan harga (jika ingin melihat harganya) serta Periode dari DO tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 102. Laporan DO Pembelian

4. Laporan Pembelian Merupakan laporan pembelian barang perusahaan dari supplier. Laporan pembelian terdiri atas tiga laporan yaitu, laporan pembelian per periode, laporan pembelian per barang (nilai), dan laporan pembelian per barang (quantity).

4.1 Laporan Pembelian Per Periode Merupakan laporan pembelian barang Perusahaan kepada supplier berdasarkan periode pembelian. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan Pembelian Per Periode adalah sebagai berikut (Gambar 103). User dapat menentukan criteria laporan Pembelian Periode tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau Pilih supplier (T ekan

F2,

tentukan

supplier),

dan

Urutkan

berdasarkan

(Supplier, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), serta Periode dari pembelian tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 103. Laporan Pembelian Per Periode

4.2 Laporan Pembelian Per Barang (Nilai) Merupakan laporan pembelian barang perusahaan kepada supplier berdasarkan perbarang (nilai). Untuk dapat melihat atau mencetak laporan Pembelian per barang (nilai) adalah sebagai berikut (Gambar 104).

Gambar 104. Laporan Pembelian Per Barang (Nilai) User dapat menentukan criteria laporan Pembelian perbarang (nilai) tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau Pilih kode barang (T ekan F2, tentukan Kode barang), atau Range Kode Barang dan Gudang. Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), serta Periode dari pembelian tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). 4.3 Laporan Pembelian Per Barang (Quantity) Merupakan laporan pembelian barang perusahaan kepada supplier berdasarkan perbarang (quantity). Untuk dapat melihat atau mencetak laporan Pembelian per barang (quantity) adalah sebagai berikut (Gambar 105).

Gambar 105. Laporan Pembelian Per Barang (Quantity) User dapat menentukan criteria laporan Pembelian perbarang (quanity) tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau Pilih kode barang (T ekan F2, tentukan Kode barang), atau Range Kode Barang. Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail Supplier, atau Detail Gudang, atau Detail Barang), serta Periode dari pembelian tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). 5. Laporan Retur Pembelian Merupakan laporan retur pembelian barang perusahaan dari supplier. Laporan retur pembelian terdiri atas tiga laporan yaitu, laporan retur pembelian per periode, laporan retur pembelian per barang (nilai), dan laporan DO pembelian.

5.1 Laporan Retur Pembelian Per Periode Merupakan laporan retur pembelian berdasarkan periode tanggal retur. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur pembelian per periode adalah sebagai berikut (Gambar 106).

Untuk dapat melihat laporan retur pembelian per peiode, user dapat memilih urutkan berdasarkan No. Retur, atau T anggal Retur, atau supplier dengan mengklik salah satunya dan tentukan mode tampilan (Summy, atau Detail), serta periode faktur tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, tanggal faktur, No. faktur, supplier, total retur, extra discount, PPN, Nilai Retur Bersih.

Gambar 106. Laporan Retur Pembelian Per Periode 5.2 Laporan Retur Pembelian Per Barang Merupakan laporan retur pembelian berdasarkan per barang telah diretur atau dikembalikan kepada supplier. Untuk dapat

melihat atau mencetak laporan retur pembelian per barang adalah sebagai berikut (Gambar 107). User dapat menentukan criteria laporan retur pembelian perbarang tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau pilih no. barang (T ekan F2, tentukan no. barang), atau range no. barang. Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Retur, atau Tgl. Retur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary, atau Detail), serta Periode dari retur pembelian per barang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Retur, T anggal Retur, Kode Barang, Nama Barang, Gudang, Quantity, Harga, discount (%), dan T otal Harga.

Gambar 107. Laporan Retur Pembelian Per Barang

5.3 Laporan Retur DO Pembelian Per Barang Merupakan laporan retur DO pembelian yang terjadi karena pada saat delivery older dari supplier, ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau ada barang cacat. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur DO pembelian per barang adalah sebagai berikut (Gambar 108). User dapat menentukan criteria laporan retur pembelian perbarang tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau pilih no. barang (T ekan F2, tentukan no. barang), atau range no. barang. Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Retur, atau Tgl. Retur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary, atau Detail Supplier, atau Detail Barang), serta periode dari retur DO pembelian per barang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Retur DO, T anggal Retur, Supplier, Kode Barang, Nama Barang, Quantity, No. DO, dan T anggal DO.

Gambar 108. Laporan Retur DO Pembelian

6. Laporan Hutang Dagang Merupakan laporan seluruh hutang perusahaan kepada supplier. Laporan hutang terdiri dari atas tujuh laporan yaitu, laporan pelunasan hutang per periode, laporan pelunasan hutang per supplier, laporan faktur jatuh tempo per periode, laporan faktur jatuh tempo per supplier, laporan pembayaran hutang per supplier, laporan rekap hutang dan laporan debit note. 6.1. Laporan Pelunasan Hutang Per Periode Merupakan laporan pelunasan hutang perusahaan pada supplier berdasarkan tanggal atau periode tertentu. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan hutang per periode adalah sebagai berikut (Gambar 109). User dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan hutang per periode, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) urut berdasarkan supplier, atau no. faktur, atau tanggal faktur. Dan periode pelunasan. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Supplier, Saldo Hutang, T erbayar, Retur Beli, Debit Note, Giro Gantung dan Saldo Hutang.

Gambar 109. Laporan Pelunasan Hutang Per Periode

6.2. Laporan Pelunasan Hutang Per Supplier Merupakan

laporan

pelunasan

hutang

perusahaan

pada

supplier berdasarkan supplier atau rincian hutang perusahaan setiap supplier. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan hutang per supplier adalah sebagai berikut (Gambar 110).

Gambar 110. Laporan Pelunasan Hutang Per Supplier

User dapat menentukan criteria laporan pelunasan hutang per supplier tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau pilih kode supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) serta periode pelunasan hutang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per supplier, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Saldo

Hutang, T erbayar, Retur Beli, Debit Note, Giro Gantung dan Sisa Hutang. 6.3.

Laporan Faktur Jatuh Tempo Per Periode Merupakan laporan faktur perusahaan kepada supplier yang jatuh tempo berdasarkan periode tertentu. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per periode adalah sebagai berikut (Gambar 111). User dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per periode, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) urut berdasarkan supplier, atau no. faktur, atau tanggal jatuh tempo, dan periode tanggal jatuh tempo. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Supplier, Saldo Hutang, Jatuh T empo, T erbayar, Retur, Debit Note, Giro Gantung, Sisa Hutang dan Umur Hutang.

Gambar 111. Laporan Faktur Jatuh T empo Per Periode

6.4.

Laporan Faktur Jatuh Tempo Per Supplier

Merupakan laporan faktur perusahaan kepada supplier yang jatuh tempo berdasarkan supplier atau rincian faktur yang telah jatuh tempo setiap supplier. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per supplier adalah sebagai berikut (Gambar 112).

User dapat menentukan criteria laporan faktur jatuh tempo per supplier tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau pilih kode supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Faktur, atau Tgl. Jatuh T empo) serta periode faktur yang telah jatuh tempo tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per supplier, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Saldo Hutang, Jatuh T empo, T erbayar, Retur, Debit Note, Giro Gantung, Sisa Hutang dan Umur Hutang .

Gambar 112. Laporan Faktur Jatuh T empo Per Supplier

6.5. Laporan Pembayaran Hutang Per Supplier Merupakan laporan dari pembayaran seluruh hutang perusahaan kepada supplier yang telah lunas atau status cair. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pembayaran hutang per supplier adalah sebagai berikut (Gambar 113). User dapat menentukan criteria laporan pembayaran hutang per supplier tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua supplier, atau pilih kode supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Supplier, atau No. Bukti, atau Tgl. Bayar) serta periode (semua, dari bulan januari sampai bulan sekarang atau periode, set berdasarkan bulan tertentu) dan status (semua, cair, atau gantung). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Voucher, Tgl. Bayar, Tgl. Cair, Supplier, Via, Jumlah, Keterangan dan Status.

Gambar 113. Laporan Pembayaran Hutang Per Supplier

6.6.

Laporan Rekap Hutang Merupakan laporan rekap hutang perusahaan seluruh supplier. Untuk dapat melihat laporan dari rekap hutang perusahaan adalah sebagai berikut (Gambar 114).

User dapat melihat atau mencetak laporan rekap hutang perusahaan, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) semua supplier atas pilih kode supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud), dan tanggal. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), Export (jika ingin mengexport laporan ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Supplier, Saldo Awal Hutang, Pembelian, T erbayar, Retur Beli, Debit Note, Giro Gantung, Uang Muka, Saldo Akhir Bersih.

Gambar 114. Laporan Rekap Hutang 6.7.

Laporan Debit Note Merupakan laporan pengurangan tagihan dari supplier yang karenakan berbagai kondisi, misal mendapat discount atau membulatkan nominal hutang dari faktur ke nilai yang lebih

relevan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan debit note adalah sebagai berikut(Gambar 115).

Gambar 115. Laporan Debit Note

User dapat melihat atau mencetak laporan debit note, yaitu pada No. supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud), Periode dan Group Berdasarkan (Supplier atau tidak digroup). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), Export (jika ingin mengexport laporan ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Supplier, No. C/R, Tgl. DNote, DNote dan Keterangan.

7.

Laporan Uang Muka Supplier Merupakan laporan uang muka perusahaan yang ada di supplier. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan uang muka supplier adalah sebagai berikut (Gambar 116).

User dapat melihat atau mencetak laporan uang muka supplier, yaitu pada pilih supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud), Periode dan urut berdasarkan (Supplier, atau No. Voucher, atau Tgl. Voucher). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal, No. Voucher, Supplier, Dari, Jumlah dan Keterangan.

Gambar 116. Laporan Uang Muka Supplier

8.

Laporan PO Dari Customer Merupakan laporan PO atau Purchase Order Customer di perusahaan, baik itu laporan PO yang masih gantung, telah lunas ataupun berdasarkan semua PO. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan PO Customer adalah sebagai berikut (Gambar 117). User dapat menentukan criteria laporan PO Customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua Customer, atau Pilih Customer (T ekan F2, tentukan customer yang dimaksud), atau Berdasarkan

No. PO (T ekan F2, pilih No. PO), Atau berdasarkan No. Barang (T ekan F2, pilih No. Barang) dan Pilih Semua PO, atau PO Gantung, atau PO T erpenuhi, dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), serta Periode dari PO tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat file tersebut di screen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal PO, No. PO, Customer, Barang, Qty Pesan, Qty Kirim, Sisa, Pengiriman T erakhir.

Gambar 117. Laporan PO dari Customer

9.

Laporan DO Penjualan Merupakan laporan DO atau Delivery Order penjualan perusahaan dari Customer, baik itu laporan DO yang masih gantung, terpenuhi ataupun berdasarkan semua DO. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan DO Pembelian adalah sebagai berikut (Gambar 118).

User dapat menentukan criteria laporan DO Penjualan tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau Pilih customer (T ekan F2, tentukan customerr), atau Berdasarkan No. DO (T ekan F2, pilih No. DO), atau berdasarkan No. Barang (T ekan F2, pilih No. Barang) dan Pilih Semua DO, atau DO Gantung, atau DO T erpenuhi, dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), T ampilkan harga (jika ingin melihat harganya) serta Periode dari DO tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). ). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal DO, No. DO, Customer, Nama Barang, Qty DO, Qty Retur, Qty INV, dan Sisa.

Gambar 118. Laporan DO Penjualan

10. Laporan Penjualan Merupakan laporan penjualan barang perusahaan ke customer. Laporan pejualanan terdiri atas tujuh laporan yaitu, laporan penjualan per periode, laporan penjualan per barang, laporan penjualan per salesman, laporan penjualan per customer, laporan penjualan per area customer, laporan penjualan per kasir dan laporan penjualan per barang dan laporan pendapatan jasa. 10.1 Laporan Penjualan Per Periode Merupakan

laporan

penjualan

barang

perusahaan

kepada

customer berdasarkan periode penjualan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan per periode adalah sebagai berikut (Gambar 119). User dapat menentukan criteria laporan penjualan per periode tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton), urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur), tentukan type laporan (Type 1, Type 2, Type 3 dan atau Type 4) dan ceklist (Semua Customer, atau Customer PKP , atau Customer Non PKP) serta Periode dari penjualan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Tanggal Faktur, No. Faktur, No. DO, Customer, Penjualan Bersih, Extra Discount, PPN, Ongkos Kirim dan T otal Penjualan.

Gambar 119. Laporan Penjualan Per Periode 10.2 Laporan Penjualan Per Barang Merupakan laporan penjualan barang perusahaan kepada customer berdasarkan jenis barang. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan adalah sebagai berikut (Gambar 120). User dapat menentukan criteria laporan penjualan perbarang tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau Pilih No. (T ekan F2, tentukan customerr), atau Berdasarkan No. DO (T ekan F2, pilih No. DO), atau berdasarkan No. Barang (T ekan F2, pilih No. Barang) dan Pilih Semua DO, atau DO Gantung, atau DO T erpenuhi, dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary atau Detail), T ampilkan harga (jika ingin melihat harganya) serta Periode dari DO tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export

(Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal DO, No. DO, Customer, Nama Barang, Qty DO, Qty Retur, Qty INV, dan Sisa.

Gambar 120. . Laporan Penjualan Per Barang 10.3 Laporan Penjualan Per Salesman Merupakan laporan penjualan yang didasarkan atau yang dicapai dari setiap selasman perusahaan kepada customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan per salesman adalah sebagai berikut (Gambar 121). User dapat menentukan kriteria laporan penjualan per salesman tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua salesman, atau pilih kode salesman (T ekan F2, tentukan salesman), urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, T anggal Faktur) dan periode penjualan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke

Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan sales dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Customer, Penjualan Bersih, Retur Penjualan, dan Penjualan Bersih - Retur.

Gambar 121. Laporan Penjualan Per Salesman 10.4 Laporan Penjualan Per Customer Merupakan laporan penjualan barang perusahaan kepada customer berdasarkan customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan per customer adalah sebagai berikut (Gambar 122). User dapat menentukan kriteria laporan penjualan per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau pilih kode customer (T ekan F2, tentukan customer), urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, T anggal Faktur), tentukan mode tampilan (tipe 1, tipe 2 atau tipe 3) dan periode penjualan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan customer dengan rincian, T anggal

Faktur, No. Faktur, T otal Penjualan, T otal Discount, Ongkos, Penjualan Bersih, dan Penjualan Bersih +PPN.

Gambar 122. Laporan Penjualan Per Customer 10.5 Laporan Penjualan Per Area Customer Merupakan laporan penjualan barang perusahaan kepada customer berdasarkan area dari customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan area customer adalah sebagai berikut (Gambar 123). User dapat menentukan kriteria laporan penjualan per area customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua area customer, atau pilih kode area customer

(T ekan

F2,

tentukan

customer),

urutkan

berdasarkan

(Customer, atau No. Faktur, T anggal Faktur) dan periode penjualan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan area customer dengan rincian, T anggal Faktur,

No. Faktur, Customer, T otal Penjualan, T otal Discount, Ongkos, Penjualan Bersih, dan Penjualan Bersih +PPN.

Gambar 123. Laporan Penjualan Per Area Customer 10.6 Laporan Penjualan Per Kasir Merupakan laporan penjualan barang perusahaan kepada customer berdasarkan user atau kasir yang aktif, melakukan transaksi ke customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan penjualan per kasir adalah sebagai berikut (Gambar 124). User dapat menentukan kriteria laporan penjualan per kasir tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua kasir, atau pilih Kasir (T ekan F2, tentukan kasir), urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, T anggal Faktur) dan periode penjualan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan kasir dengan rincian, T anggal

Faktur, No. Faktur, Customer, Penjualan Kredit, Penjualan Tunai (Kas, Kartu Kredit, Debit) dan T otal.

Gambar 124. Laporan Penjualan Per Kasir 10.7 Laporan Pendapatan Jasa Merupakan laporan pendapatan jasa yang diberikan perusahaan kepada customer sehingga menambah pemasukan keuangan perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pendapatan jasa adalah sebagai berikut (Gambar 125).

Untuk melihat laporan pendapatan jasa, tentukan periode dari jasa itu yang telah di berikan kepada customer. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Nama Jasa, dan Nilai.

Gambar 128. Laporan Pendapatan Jasa 11.

Laporan Retur Penjualan

Merupakan laporan retur barang kepada perusahaan dari customer atau mengembalikan barang karena barang tersebut, rusak, expired atau tidak sesuai pesanan. Laporan retur penjualan terdiri atas lima laporan yaitu, laporan retur penjualan per periode, retur penjualan per barang, retur penjualan per salesman, retur penjualan per customer, dan retur DO penjualan. 11.1

Laporan Retur Penjualan Per Periode

Merupakan laporan retur penjualan berdasarkan periode tanggal retur. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur penjualan per periode adalah sebagai berikut (Gambar 126). Untuk dapat melihat laporan retur penjualan per periode, user dapat memilih urutkan berdasarkan No. Retur, atau T anggal Retur, atau customer dengan mengklik salah satunya dan tentukan pilihan laporan yang ingin ditampilkan (Retur jual, Retur Jual Detail, Retur Cash, Retur DO Jual, atau Retur Barang), serta periode retur tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 126. Laporan Retur Penjualan Per Periode 11.2

Laporan Retur Penjualan Per Barang

Merupakan laporan retur penjualan berdasarkan barang yang diretur atau dikembalikan ke perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur penjualan per barang adalah sebagai berikut (Gambar 127). User dapat menentukan kriteria laporan retur penjualan per barang tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan (semua barang, atau pilih no. barang, atau range no. barang), urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Retur, T anggal Retur) dan periode retur tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 127. Laporan Retur Penjualan Per Barang

11.3

Laporan Retur Penjualan Per Salesman

Merupakan laporan retur penjualan berdasarkan salesman perusahaan yang menangani customer perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur penjualan per salesman adalah sebagai berikut (Gambar 128).

User dapat menentukan kriteria laporan retur penjualan per saleman tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan

(semua

salesman,

atau

pilih

kode

salesman),

urutkan

berdasarkan (Customer, atau No. Retur, T anggal Retur) dan periode retur tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan sales dengan rincian, Customer, No. Retur, T anggal Retur, Retur, Discount 1, Discount 2, dan Retur Bersih.

Gambar 128. Laporan Retur Penjualan Per Salesman 11.4

Laporan Retur Penjualan Per Customer

Merupakan laporan retur penjualan berdasarkan customer yang telah melakukan retur atau mengembalikan barang kepada perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur penjualan per customer adalah sebagai berikut (Gambar 129).

User dapat menentukan kriteria laporan retur penjualan per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan (semua customer, atau pilih customer), dan periode retur tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor), dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan customer dengan rincian, Nama Barang, Jumlah, Harga, Disc. (%), dan T otal Harga.

Gambar 129. Laporan Retur Penjualan Per Customer

11.5

Laporan Retur DO Penjualan

Merupakan laporan retur DO penjualan yang terjadi karena pada saat delivery older kepada customer, ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau ada barang cacat sehingga dikembalikan lagi ke perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan retur DO penjualan adalah sebagai berikut (Gambar 130).

User dapat menentukan kriteria laporan retur DO pembelian perbarang tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua barang, atau pilih no. barang (T ekan F2, tentukan no. barang), atau range no. barang. Urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Retur, atau Tgl. Retur) dan tentukan mode cetakan (Berdasarkan Summary, atau Detail Customer, atau Detail Barang), serta periode dari retur DO penjualan per barang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Retur DO, T anggal Retur, Customer, Kode Barang, Nama Barang, Quantity, No. DO, dan T anggal DO.

Gambar 130. Laporan Retur DO Penjualan

12. Laporan Piutang Dagang Merupakan laporan seluruh piutang customer kepada perusahaan. Laporan piutang dagang terdiri dari atas dua belas laporan yaitu, laporan pelunasan piutang per periode, laporan pelunasan piutang per customer, laporan piutang per salesman, laporan pembayaran per customer, laporan history pembayaran per customer laporan, laporan history pembayaran piutang per faktur, laporan faktur jatuh tempo per periode, laporan faktur jatuh tempo per customer, laporan faktur jatuh tempo per salesman, laporan Cek / Giro jatuh tempo per customer, laporan rekap piutang dan laporan kredit note.

12.1

Laporan Pelunasan Piutang Per Periode Merupakan laporan pelunasan piutang customer pada perusahaan berdasarkan tanggal atau periode tertentu. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan piutang per periode adalah sebagai berikut (Gambar 131).

User dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan hutang per periode, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) urut berdasarkan supplier, atau no. faktur, atau tanggal faktur. Dan periode pelunasan. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Customer, jatuh tempo, Saldo Piutang, T erbayar, Retur Jual, Kredit Note, Giro Gantung dan Sisa Piutang.

Gambar 131. Laporan Pelunasan Piutang Per Periode

12.2

Laporan Pelunasan Piutang Per Customer Merupakan

laporan

pelunasan

perusahaan

berdasarkan

piutang

customer

perusahaan setiap customer.

atau

customer rincian

Untuk dapat

pada piutang

melihat

atau

mencetak laporan pelunasan piutang per customer adalah sebagai berikut (Gambar 132).

Gambar 132. Laporan Pelunasan Piutang Per Customer

User dapat menentukan criteria laporan pelunasan piutang per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau pilih kode customer (T ekan F2, pilih customer yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Salesman, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) serta periode pelunasan piutang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per customer, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Salesman, Jatuh T empo, Saldo Piutang, T erbayar, Retur Jual, Kredit Note, Giro Gantung dan Sisa Piutang.

12.3

Laporan Pelunasan Piutang Per Salesman Merupakan

laporan

pelunasan

piutang

customer

pada

perusahaan berdasarkan salesman yang menghandlenya dari setiap customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pelunasan piutang per salesman adalah sebagai berikut (Gambar 133).

Gambar 133. Laporan Pelunasan Piutang Per Salesman

User dapat menentukan criteria laporan pelunasan piutang per salesman tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua salesman, atau pilih kode salesman (T ekan F2, pilih salesman yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (customer, atau No. Faktur, atau Tgl. Faktur) serta periode pelunasan piutang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per salesman, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Customer, T anggal Lunas, Saldo Piutang, T erbayar, Retur Jual, Kredit Note, Giro Gantung dan Sisa Piutang.

12.4 Laporan Pembayaran Piutang Per Customer Merupakan laporan dari pembayaran seluruh piutang customer kepada perusahaan yang telah lunas atau status cair dan atau masih gantung. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pembayaran piutang per customer adalah sebagai berikut (Gambar 134).

User dapat menentukan criteria laporan pembayaran piutang per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau pilih kode customer (T ekan F2, pilih customer yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (customer, atau No. Bukti, atau Tgl. Bayar) serta periode (semua, dari bulan januari sampai bulan sekarang atau periode, set berdasarkan bulan tertentu) dan status (semua, cair, atau gantung), bila ingin group, ceklist group

tersebut

“Customer”.

Kemudian

Klik

Print

(untuk

mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Voucher, Tgl. Bayar, Tgl. Cair, Customer, Via, Jumlah, Keterangan dan Status.

Gambar 134. laporan Pembayaran Piutang Per Customer

12.5 Laporan History Pembayaran Piutang Per Customer Merupakan laporan history dari pembayaran seluruh piutang customer kepada perusahaan yang telah lunas atau status cair. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan history pembayaran piutang per customer adalah sebagai berikut (Gambar 135).

Gambar 135. History Pembayaran Piutang Per Customer

User dapat menentukan criteria laporan History pembayaran piutang per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau pilih kode customer (T ekan F2, pilih customer yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (customer, atau No. Bukti, atau Tgl. Bayar) dan status (semua, cair, atau gantung), serta periode. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Voucher, Tgl. Bayar, Tgl. Cair, Via, Keterangan, Status, No. Faktur dan Jumlah.

12.6 Laporan History Pembayaran Piutang Per Faktur Merupakan laporan history dari pembayaran seluruh piutang customer kepada perusahaan yang telah lunas atau status cair yang di sort berdasarkan No. faktur. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan history pembayaran piutang per faktur adalah sebagai berikut (Gambar 136).

Gambar 136. History Pembayaran Piutang Per Faktur

User dapat menentukan criteria laporan History pembayaran piutang per faktur tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua faktur, atau pilih No. faktur (T ekan F2, pilih faktur yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (customer, atau No. Bukti, atau Tgl. Bayar) dan status (semua, cair, atau gantung), serta periode tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat

laporan tersebut, dengan rincian, Customer, No. Voucher, Tgl. Bayar, Tgl. Cair, Via, Keterangan, Status, No. Faktur dan Jumlah.

12.7 Laporan Faktur Jatuh Tempo Per Periode Merupakan laporan faktur customer kepada perusahaan yang jatuh tempo berdasarkan periode tertentu. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per periode adalah sebagai berikut (Gambar 137). User dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per periode, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) urut berdasarkan customer, atau no. faktur, atau tanggal jatuh tempo, dan periode tanggal jatuh tempo. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Customer, Saldo Piutang, Jatuh T empo, T erbayar, Retur, Kredit Note, Giro Gantung, Sisa Piutang dan Umur Piutang.

Gambar 137. Laporan Faktur Jatuh T empo Per Periode

12.8 Laporan Faktur Jatuh Tempo Per Customer Merupakan laporan faktur customer kepada perusahaan yang jatuh tempo berdasarkan customer atau rincian faktur yang telah jatuh tempo setiap customer. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per customer adalah sebagai berikut (Gambar 138).

User dapat menentukan criteria laporan faktur jatuh tempo per customer tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua customer, atau pilih kode customer (T ekan F2, pilih customer yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, atau Tgl. Jatuh T empo) serta periode faktur yang telah jatuh tempo tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per customer, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, Salesman, Saldo Piutang, Jatuh T empo, T erbayar, Retur, Kredit Note, Giro Gantung, Sisa Piutang dan Umur Piutang .

Gambar 138. Laporan Faktur Jatuh T empo Per Customer

12.9 Laporan Faktur Jatuh Tempo Per Salesman Merupakan laporan faktur customer yang jatuh tempo dan dihandle oleh salesman di perusahaan atau faktur yang telah jatuh tempo dari setiap selesman. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan faktur jatuh tempo per salesman adalah sebagai berikut (Gambar 139).

User dapat menentukan criteria laporan faktur jatuh tempo per salesman tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua salesman, atau pilih kode salesman (T ekan F2, pilih salesman yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, atau Tgl. Jatuh T empo) serta periode faktur yang telah jatuh tempo tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut per salesman, dengan rincian, T anggal Faktur, No. Faktur, customer, Saldo Piutang, Jatuh T empo, T erbayar, Retur, Kredit Note, Giro Gantung, Sisa Piutang dan Umur Piutang.

Gambar 139. Laporan Faktur Jatuh T empo Per Salesman

12.10 Laporan Cek / Giro Yang Jatuh Tempo Per Customer Merupakan laporan cek atau giro atas pembayaran piutang / faktur dari customer perusahaan yang jatuh tempo. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan cek / giro customer tersebut adalah sebagai berikut (Gambar 140).

User dapat menentukan criteria laporan cek / giro yang jatuh tempo tersebut yang ingin dilihat atau dicetak. Yaitu dengan memilih (klik radiobutton) berdasarkan semua cuatomer, atau pilih kode customer (T ekan F2, pilih customer yang dimaksud). Urutkan berdasarkan (Customer, atau No. Faktur, atau Tgl. Cair) serta periode cair, jika ingin digroup ceklist group customer. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), atau export untuk mengeksport ke excel. Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal cair, T anggal Bayar, No. Voucher, customer, Via, Jumlah, dan Keterangan.

Gambar 140. Cek / Giro Yang Jatuh T empo Per Customer

12.11

Laporan Rekap Piutang

Merupakan laporan rekap piutang customer pada perusahaan. Untuk dapat melihat laporan dari rekap piutang customer adalah sebagai berikut (Gambar 141).

User dapat melihat atau mencetak laporan rekap piutang customer, yaitu dengan memilih (klik radiobutton) semua customer atas pilih kode supplier (T ekan F2, pilih supplier yang dimaksud), dan tanggal. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), Export (jika ingin mengexport laporan ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Customer, Saldo Awal Piutang, Penjualan, T erbayar, Retur Jual, Kredit Note, Giro Gantung, Uang Muka, Saldo Akhir Bersih.

Gambar 141. Laporan Rekap Hutang 12.12

Laporan Kredit Note

Merupakan laporan pengurangan tagihan piutang customer oleh perusahaan yang karenakan berbagai kondisi, misal mendapat discount atau membulatkan nominal piutang dari faktur ke nilai

yang lebih relevan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan krebit note adalah sebagai berikut(Gambar 142).

Gambar 142. Laporan Debit Note

User dapat melihat atau mencetak laporan kredit note, yaitu pada No. Customer (T ekan F2, pilih Customer yang dimaksud), Periode dan Group Berdasarkan (Customer atau tidak digroup). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor), Export (jika ingin mengexport laporan ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Customer, No. C/R, Tgl. KNote, KNote dan Keterangan.

13. Laporan Uang Muka Customer Merupakan laporan uang muka customer yang ada di perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan uang muka customer adalah sebagai berikut (Gambar 143).

User dapat melihat atau mencetak laporan uang muka customer, yaitu pada pilih customer (T ekan F2, pilih customer yang

dimaksud), Periode dan urut berdasarkan (Customer, atau No. Voucher, atau Tgl. Voucher). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut discreen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal, No. Voucher, Customer, Dari, Jumlah dan Keterangan.

Gambar 143. Laporan Uang Muka Supplier 14.

Laporan Pindah Barang Antar Gudang

Merupakan laporan barang yang telah terjadi atau dilakukan perpindahan barang antar gudang. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan pindah barang antar gudang adalah sebagai berikut (Gambar 144).

Untuk dapat melihat laporan pindah barang antar gudang, user harus menentukan gudang asal (T ekan F2), dan gudang tujuan. Bila tidak maka akan ditampilkan seluruh gudang. Urutkan berdasarkan No. Bukti, atau T anggal, serta periode perpindahan barang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, No. Bukti, T anggal, Gudang Asal, Gudang Tujuan, Nama Barang, Quantity.

Gambar 144. Laporan Pindah Barang Antar Gudang

15.

Laporan Assembling

Merupakan laporan barang yang telah dirakit atau assembling dari beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang baru. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan assembling atau perakitan barang adalah sebagai berikut (Gambar 145).

Untuk dapat melihat laporan assembling barang, user harus menentukan pilih produk jadi (T ekan F2), bila tidak maka akan ditampilkan seluruh barang yang telah dirakit. Urutkan berdasarkan No. Pemesanan, atau T anggal Pesanan, atau Produk jadi, serta periode perakitan barang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, Kode Barang, Nama Barang, Quantity, dan Satuan.

Gambar 145. Laporan Assembling 16.

Laporan Biaya Stok

Merupakan laporan biaya atau pengeluaran yang diambil dananya dari stok. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan biaya stok atau pengeluaran adalah sebagai berikut (Gambar 146).

Gambar 146. Biaya Stok

Untuk dapat melihat laporan biaya stok, user harus menentukan pilih barang (T ekan F2), bila tidak maka akan ditampilkan seluruh barang yang telah dijadikan biaya. Urutkan berdasarkan No. Input, atau T anggal Input, atau Nama Barang, serta periode biaya stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Voucher, No. Voucher, Nama Barang, Quantity, Harga, T otal, Keterangan, dan Gudang. 17.

Laporan Adjustment

Merupakan laporan penyesuaian barang antar laporan fisik dengan laporan di PC Business. Penyesuaian dikerenakan selesih atau kurang antar stok yang ada di gudang dengan laporan stok. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan adjustment adalah sebagai berikut (Gambar 147).

Gambar 147. Laporan Adjustment

Untuk dapat melihat laporan adjustment stok, user harus menentukan pilih berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2), atau Range No. Barang, dan semua kategori barang atau pilih kategori barang, serta periode

adjustment stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, dengan rincian, T anggal Adjustment, No. Adjustment, Barang, Jumlah, dan Keterangan. 18.

Laporan Stok

Merupakan laporan barang atau stok yang ada digudang, baik stok yang masuk maupun yang telah keluar. Laporan stok terdiri dari tiga laporan yaitu laporan stok (stok (Qty), dan stok (Qty+Nilai), stok masuk dan stok keluar.

18.1

Laporan Stok (Qty)

Merupakan laporan stok yang didasarkan pada quantity dari barang tersebut, baik stok tersebut masih ada digudang ataupun sudah tidak ada stok. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan stok (Qty) adalah sebagai berikut (Gambar 148).

Gambar 148. Laporan stok (Qty)

Untuk dapat

melihat laporan stok berasarkan

menentukan pilih

quantity, user harus

berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2),

atau Range No. Barang, dan semua kategori barang atau pilih kategori barang, semua gudang, pilih gudang (Tekan F2). Group berdasarkan (Barang, Gudang atau tidak digroup), data yang ingin ditampilkan (semua, aktif atau tidak aktif), ada barang (seluruh stok, ada stok, atau tidak ada stok), summary atau detail, pilih type (type 1 atau type 2), semua jenis atau pilih jenis barang (T ekan F2) serta periode stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

18.2

Laporan Stok (Qty+Nilai)

Merupakan laporan stok yang didasarkan pada quantity dan nilai dari barang tersebut, baik stok tersebut masih ada digudang ataupun sudah tidak ada stok. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan stok (Qty+Nilai) adalah sebagai berikut (Gambar 149).

Gambar 149. Laporan Stok (Qty+Nilai)

Untuk dapat melihat laporan stok berasarkan quantity dan nilai, user harus menentukan pilih

berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2),

atau Range No. Barang, dan semua kategori barang atau pilih kategori barang, semua gudang pilih gudang (T ekan F2). Group berdasarkan (Barang, Gudang atau tidak digroup), data yang ingin ditampilkan (semua, aktif atau tidak aktif), ada barang (seluruh stok, ada stok), summary atau detail, pilih type (type 1 atau type 2), serta periode stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 18.3

Laporan Stok Masuk

Merupakan laporan stok yang didasarkan pada stok masuk ke gudang perusahaan, baik karena stok awal, pembelian, retur jual, retur do jual, bonus, transfer, assemble, adjustment. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan stok masuk adalah sebagai berikut (Gambar 150).

Gambar 150. Laporan Stok Masuk

Untuk dapat melihat laporan stok berasarkan masuk, user harus menentukan pilih

berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2), atau Range

No. Barang dan semua kategori barang atau pilih kategori barang, semua gudang, pilih gudang (T ekan F2). Group berdasarkan (Barang, Gudang atau tidak digroup), data yang ingin ditampilkan (semua, aktif atau tidak aktif), serta periode stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 18.4

Laporan Stok Keluar

Merupakan laporan stok yang didasarkan pada stok keluar dari gudang perusahaan, baik karena, penjualan, retur beli, retur do beli, bonus, transfer, assemble, adjustment. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan stok keluar adalah sebagai berikut (Gambar 151).

Gambar 151. Laporan Stok Keluar

Untuk dapat melihat laporan stok berasarkan masuk, user harus menentukan pilih

berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2), atau Range

No. Barang dan semua kategori barang atau pilih kategori barang, semua gudang, pilih gudang (T ekan F2). Group berdasarkan (Barang, Gudang atau tidak digroup), data yang ingin ditampilkan (semua, aktif atau tidak aktif), serta periode stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 19.

Laporan Kartu

Merupakan laporan kartu terdiri dari lima laporan kartu, yaitu laporan kartu stok, laporan kartu utang, laporan kartu piutang, laporan kartu supplier dan laporan kartu customer. 19.1

Laporan Kartu Stok

Merupakan laporan pergerakan stok atau barang yang berdasarkan stok masuk dan keluar dari atau ke gudang perusahaan. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan kartu stok adalah sebagai berikut (Gambar 152).

Gambar 152. Laporan Kartu Stok

Untuk dapat melihat laporan kartu stok, user harus menentukan pilih berdasarkan semua barang, atau No. Barang (T ekan F2), atau Range No. Barang dan serta periode stok tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan barang dan gudang dengan rincian, Inv Date, No. Voucher, Nama Supplier/Customer/Gudang, Masuk, Keluar, Akhir dan Keterangan. 19.2

Laporan Kartu Hutang

Merupakan laporan rincian hutang dari perusahaan yang masih ada atau belum terbayar kepada supplier dan progress dari pembayaran hutang tersebut. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan kartu hutang adalah sebagai berikut (Gambar 153).

Gambar 153. Laporan Kartu Hutang

Untuk dapat melihat laporan kartu hutang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua supplier, atau kode supplier (T ekan F2), tentukan supplier yang dipilih dan periode hutang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen

monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan supplier dengan rincian, No. Voucher, No. Faktur, T anggal, Debit, Kredit, Giro Gantung, Saldo Akhir, dan Keterangan.

19.3

Laporan Kartu Piutang

Merupakan laporan rincian piutang dari customer yang masih ada atau belum terbayar kepada perusahaan dan progress dari pembayaran piutang tersebut. Untuk dapat melihat atau mencetak laporan kartu piutang adalah sebagai berikut (Gambar 154).

Gambar 154. Laporan Kartu Piutang

Untuk dapat melihat laporan kartu piutang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua customer, atau kode customer (T ekan F2), tentukan customer yang dipilih dan periode hutang tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor). Maka akan terlihat laporan tersebut, berdasarkan customer dengan rincian, No. Voucher, No. Faktur, T anggal, Debit, Kredit, Giro Gantung, Saldo Akhir, dan Keterangan.

19.4

Laporan Kartu Supplier

Merupakan laporan rincian hutang dari perusahaan, ini hanya informasi detail dari supplier dengan perusahaan. Untuk dapat melihat laporan kartu supplier adalah sebagai berikut (Gambar 155).

User harus menentukan tanggal dari progress supplier dengan perusahaan, kemudian tekan F2, pada supplier. Maka akan ditampilkan semua informasi yang berhubungan dengan supplier dan perusahaan. Lihat Gambar

Gambar 155. Laporan Kartu Supplier 19.5

Laporan Kartu Customer

Merupakan laporan rincian piutang dari customer, ini hanya informasi detail dari customer dengan perusahaan. Untuk dapat melihat laporan kartu customer adalah sebagai berikut (Gambar 156).

User harus menentukan tanggal dari progress customer dengan perusahaan, kemudian tekan F2, pada customer. Maka akan ditampilkan semua informasi yang berhubungan dengan customer dan perusahaan. Lihat Gambar

Gambar 156. Laporan Kartu Customer 20. Laporan Analisa Umur Merupakan laporan Analisa Umur dari Faktur, yang belum jatuh tempo atau masa jatuh tempo dan atau telah lewat masa jatuh tempo. Analisa Umur berguna untuk mengetahui seberapa jauh progress dari perusahaan ataupun customer. Laporan Analisa Umur terdiri dari dua laporan, yaitu laporan Analisa Umur Hutang dan Laporan Analisa Umur Piutang 20.1 Laporan Analisa Umur Hutang Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan untuk menengetahui sisa hutang perusahaan kepada supplier yang belum masuk jatuh tempo atau telah masuk jatuh tempo. Sehingga perusahaan akan mengetahui daftar faktur akan ditagih pembayarannya oleh supplier. Untuk dapat melihat laporan analisa umur hutang adalah sebagai berikut (Gambar 157).

Untuk dapat melihat laporan analisa umur hutang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua supplier, atau kode supplier (T ekan F2), tentukan supplier yang ingin dipilih, tanggal dan tentukan pilih faktur atau jatuh tempo,

detail atau summary serta type dari laporan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 157. Laporan Analisa Umur Hutang 20.2 Laporan Analisa Umur Piutang Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan untuk menengetahui sisa piutang customer kepada perusahaan yang belum masuk jatuh tempo atau telah masuk jatuh tempo. Sehingga perusahaan akan mengetahui daftar faktur akan ditagih pembayarannya kepada customer. Untuk dapat melihat laporan analisa umur piutang adalah sebagai berikut (Gambar 158).

Untuk dapat melihat laporan analisa umur hutang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua customer, atau kode customer (T ekan F2), tentukan customer yang ingin dipilih, tanggal, berdasarkan semua salesman atau pilih salesman dan tentukan pilih faktur atau jatuh tempo, detail atau summary serta type dari laporan tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 158. Laporan Analisa Umur Piutang 21. Laporan Arus Kas Merupakan laporan rekap pergerakan kas perusahaan, baik kas masuk atau kas keluar. Untuk dapat melihat laporan arus kas adalah sebagai berikut (Gambar 159). Untuk dapat melihat laporan arus kas, tentukan urutkan berdasarkan arus kas atau tanggal. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), dan Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor).

Gambar 159. Laporan Arus Kas

Maka akan ditampilan rincian kas sebagai berikut, No. Faktur, T anggal Faktur, Customer / Supplier, Keterangan, Arus Masuk dan Arus Keluar. 22.

Laporan HPP

Merupakan laporan harga pokok penjualan per barang. Untuk laporan HPP atau harga pokok penjualan ada dua, yaitu laporan Ddetail HPP dan Summary HPP . 22.1

Laporan Detail HPP

Untuk dapat melihat laporan Detail HPP atau Detail Harga Pokok Penjualan per barang adalah sebagai berikut (Gambar 160).

Gambar 160. Laporan Detail HPP

Untuk dapat melihat laporan Detail HPP , user harus menentukan pilih berdasarkan semua barang, atau Pilih Kategory (T ekan F2), atau Range No. Barang, Pilih Barang dan tentukan bulan dari HPP tersebut yang ingin dilihat. Kemudian Klik Prosess (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

22.2

Laporan Summary HPP

Untuk dapat melihat laporan Summary HPP atau Gabungan Harga Pokok Penjualan per barang adalah sebagai berikut (Gambar 161).

Gambar 161. Laporan Summary HPP

Untuk dapat melihat laporan Detail HPP , user harus menentukan pilih berdasarkan semua barang, atau Pilih Kategory (T ekan F2), atau Range No. Barang, Pilih Barang dan tentukan bulan dari HPP tersebut yang ingin dilihat, juga tampilkan berdasarkan semua atau yang ada isi. Kemudian Klik Prosess (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor). 23. Laporan Laba Rugi Merupakan laporan laba rugi perusahaan, dalam laporan laba rugi terdiri dari laporan Laba Rugi Bulanan, Laba Rugi T ahunan dan Laba Rugi Penjualan. 23.1 Laporan Laba Rugi Bulanan Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui laba atau rugi dari semua transaksi yang terjadi setiap bulan. Untuk dapat melihat laporan laba rugi bulanan adalah sebagai berikut (Gambar 162).

User harus menentukan jenis laporan yang akan dicetak atau dilihat atau dicetak, type 1 atau type. Kemudian tekan priview untuk melihat di screen monitor, atau print untuk mencetak dan atau export jika ingin mengeksport ke Microsoft Excel.

Gambar 162. Laporan Laba Rugi Bulanan 23. 2 Laporan Laba Rugi Tahunan Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui laba atau rugi dari semua transaksi yang terjadi selama setahun. Untuk dapat melihat laporan laba rugi tahunan adalah sebagai berikut (Gambar 163).

T ekan Priview untuk melihat di screen monitor, atau Print untuk mencetak dan atau Export jika ingin mengeksport ke Microsoft Excel.

23.3

Laporan Laba Rugi Penjualan

Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui laba atau rugi dari semua transaksi yang terjadi selama setahun. Untuk dapat melihat laporan laba rugi tahunan adalah sebagai berikut (Gambar 164).

User harus menentukan yang ingin dicetak atau dilihat yaitu pilih berdasarkan (Semua Customer atau Pilih Kode Customer, tekan F2 dan pilih customer), urutkan berdasarkan (Customer, Barang atau Nomor Faktur) dan T entukan Periode. Kemudian tekan priview untuk melihat di screen monitor, atau print untuk mencetak dan atau export jika ingin mengeksport ke Microsoft Excel.

Gambar 163. Laporan Laba Rugi T ahunan

Gambar 164. Laporan Laba Rugi Penjualan

24. Laporan Dalam Bentuk Tabel Merupakan laporan yang disajikan atau di format dalam bentuk tabel. Untuk laporan dalam bentuk tabel terdiri dari sembilan, yaitu tabel penjaulan per kategori barang, tabel penjualan per salesman, tabel penjualan per supplier, tabel penjualan per kategori customer, tabel penjualan per customer, tabel pembelian per kategori barang, tabel pembelian per supplier, tabel simulasi salesman, tabel simulasi customer. 24.1

Tabel Penjualan Per Kategori Barang

Untuk melihat tabel penjualan per kategori barang adalah sebagai berikut (Gambar 165).

Gambar 165. T abel Penjualan Per Kategori Barang Untuk dapat melihat tabel penjualan per kategori barang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua kategori barang, atau Pilih Kategori (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 24.2

Tabel Penjualan Per Salesman

Untuk melihat tabel penjualan per salesman adalah sebagai berikut (Gambar 166).

Untuk dapat melihat tabel penjualan per salesman, user harus menentukan pilih berdasarkan semua salesman, atau Pilih Salesman (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 166. T abel Penjualan Persalesman 24.3

Tabel Penjualan Per Supplier

Untuk melihat tabel penjualan per supplier adalah sebagai berikut (Gambar 167).

Gambar 167. T abel Penjualan Per Supplier

Untuk dapat melihat tabel penjualan per supplier, user harus menentukan pilih berdasarkan semua supplier, atau Pilih supplier (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

24.4

Tabel Penjualan Per Kategori Customer

Untuk melihat tabel penjualan per kategori customer adalah sebagai berikut (Gambar 168).

Gambar 168. T abel Penjualan Per Kategori Customer

Untuk dapat melihat tabel penjualan per kategori customer, user harus menentukan pilih berdasarkan semua kategori customer, atau Pilih kategori customer (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 24.5

Tabel Penjualan Per Customer

Untuk melihat tabel penjualan per customer adalah sebagai berikut (Gambar 169).

Untuk dapat melihat tabel penjualan per customer, user harus menentukan pilih berdasarkan semua customer, atau Pilih customer (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 169. T abel Penjualan Per Customer 24.6

Tabel Pembelian Per Kategori Barang

Untuk melihat tabel pembelian per kategori barang adalah sebagai berikut (Gambar 170).

Gambar 170. T abel Pembelian Per Kategori Barang

Untuk dapat melihat tabel pembelian per kategori barang, user harus menentukan pilih berdasarkan semua kategori barang, atau Pilih kategori barang (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 24.7

Tabel Pembelian Per Supplier

Untuk melihat tabel pembelian per supplier adalah sebagai berikut (Gambar 171).

Gambar 171. T abel Pembelian Per Supplier

Untuk dapat melihat tabel pembelian per supplier, user harus menentukan pilih berdasarkan semua supplier, atau Pilih supplier (T ekan F2). Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel). 24.8

Tabel Simulasi Salesman

Merupakan tabel yang merepresentasi salesman yang menangani penjualan barang ke customer pada perusahaan tersebut. Untuk dapat melihat laporan tabel simulasi salesman adalah sebagai berikut (Gambar 172).

Untuk dapat melihat tabel simulasi salesman, user harus menentukan pilih berdasarkan semua salesman, atau Pilih kode salesman (T ekan F2), urutkan berdasrkan (Barang, No. Faktur, atau T anggal DO), serta tentukan periode untuk simulasi tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 172. T abel Simulasi Salesman

24.9

Tabel Simulasi Customer

Merupakan tabel yang merepresentasi customer yang telah melakukan transaksi pembelian barang pada perusahaan tersebut. Untuk dapat melihat laporan tabel simulasi salesman adalah sebagai berikut (Gambar 173).

Untuk dapat melihat tabel simulasi customer, user harus menentukan pilih berdasarkan semua customer, atau Pilih kode customer (T ekan F2), urutkan berdasrkan (Barang, No. Faktur, atau T anggal DO), serta tentukan periode untuk simulasi tersebut. Kemudian Klik Print (untuk mencetak ke kertas), Preview (untuk melihat laporan tersebut di screen monitor) dan Export (Bila ingin mengexport laporan tersebut ke Ms Excel).

Gambar 173. T abel Simulasi Per Customer

25. Daftar Pengiriman Merupakan modul yang digunakan untuk melihat atau mencetak laporan pengiriman barang atau rekap DO. Untuk dapat melihat laporan Rekap DO atau daftar pengiriman barang adalah sebagai berikut (174).

Untuk dapat daftar pengiraman barang atau rekap DO (Delivery Older), user harus menentukan periode dari daftar pengiriman atau rekap DO tersebut, tetapi secara default periode yang ditampilkan adalah periode sekarang. Urutkan berdasarkan No. Barang atau Nama Barang. Kemudian tekan tombol refresh, maka akan ditampilkan rekap DO tersebut dalam list. Untuk mencetak DO tersebut, ceklist DO yang ingin dicetak dan tombol icon tangan maka DO tersebut akan berpindah ke kolom yang disamping, dan tekan print. Bila ingin mecetak semua DO, klik tombol icon V dan tekan tombol icon tangan kemudian tekan print. Untuk membatalkan tekan tombol icon pencil.

Gambar 174. Daftar Pengiriman 26.

Daftar Penagihan

Merupakan laporan yang digunakan oleh perusahan atau salesman perusahaan untuk menagih piutang customer yang masih outstanding yang telah dikonfirmasi menjadi account receivable.

Gambar 175. Laporan daftar Penagihan

Untuk dapat melihat daftar tagihan lihat gambar 174, diatas. T erlihat dalam gambar, user harus periode tanggal jual atau tanggal jatuh tempo dari faktur yang ingin dilihat, tentukan salesman penagih (T ekan F2). Kemudian tekan tombol tampil, maka akan terlist No. Faktur pada grid dan ceklist dikolom Print, No. Faktur yang ingin dilihat atau dicetak. Sebelumnya tentukan type cetakan (type 1 atau type 2), selanjutnya tekan tombol print untuk mencetak atau melihat dipriview dan export jika ingin mengeksport ke Miscrosoft Excel. T ombol tanda ceklist, yaitu menceklist seluruh faktur di grid dan tombol kosong, yaitu untuk membatalkan semua faktur yang telah diceklist.

E. Pengaturan 1.

Alokasi Database & Setting Periode

Merupakan modul yang digunakan untuk mensetting lokasi database di drive mana database itu berada, sehingga koneksi database berjalan lancar. Dan juga untuk mensetting tanggal periode data yang aktif, sehingga dalam transaksi default tanggal yang aktif sesuai dengan yang disetting pada modul tersebut. Untuk dapat melakukan setting alokasi databse dan periode adalah sebagai berikut (Gambar 176).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Pada Lokasi Inventory, T ekan F2 dan cari lokasi data yang akan digunakan, misal: C:\PCB STANDARD\DATA2008. ü Pada Lokasi Accounting, T ekan F2 dan cari lokasi data yang digunakan, C:\PCB STANDARD\DATAACC\DATA2008. ü Nama Perusahaan: Input Nama Perusahaan yang menggunakan aplikasi ini, karena berguna pada saat mencetak Faktur nama perusahaan akan disertakan. ü Alamat Invoice: Alamat Perusahaan yang menggunakan aplikasi ini. ü Area: Area dari perusahaan, misal: Jakarta. Optional (dapat input atau dikosongkan). ü NPWP: Nomor Pajak Perusahaan, jika belum ada dapat dikosongkan (optional).

ü Atas Nama: Nama kontak yang berhubungan dengan pajak (optional). ü Alamat Pajak: Alamat untuk penagihan pajak. ü T elp / Fax: No. T elepon Perusahaan. ü S.K / Tgl. Pengukuhan: S.K dari Atas Nama. ü T anggal Cetak: T anggal default cetak laporan. ü Periode Aktif: Periode aktif database saat ini, dapat di back date. ü Cabang: Cabang dari perusahaan (Optional). ü Kemudian, tekan tombol save. Setelah itu, letakan cursor pada lokasi data tersebut pada kolom inventori, kemudian tekan tombol set sebagai lokasi database yang aktif. Lalu tekan tombol keluar.

Gambar 176. Lokasi Database Dan Setting Periode 2.

Setting Nomor

Merupakan modul yang digunkan untuk mensetting nomor, seperti No. Faktur PKP , No. DO PKP , No. Faktur Non PKP , No. DO Non PKP , No. Faktur P .S, No. Kwitansi, No. Urut, Note, dan Mata Uang. Sehingga user tidak perlu lagi menentukan nomor tersebut pada saat terjadi transaksi, karena telah secara otomatis ada nomor transaksi tersebut.

2.1 No. Faktur PKP Pada modul setting nomor tekan tab No. Faktur PKP , maka akan ditampilkan seperti gambar tersebut. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: EX, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi).

Gambar 177. No. Faktur PKP

2.6 No. DO PKP Pada modul setting nomor tekan tab No. DO PKP , maka akan ditampilkan seperti gambar tersebut. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: DO/EX, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi).

Gambar 178. No. DO PKP 2

No. Faktur Non PKP

Pada modul setting nomor tekan tab No. Faktur Non PKP , maka akan ditampilkan seperti gambar 179. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: INV/A, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi).

3

No. DO Non PKP

Pada modul setting nomor tekan tab No. DO Non PKP , maka akan ditampilkan seperti gambar 180. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: DO/EX, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi).

Gambar 179. No. Faktur Non PKP

Gambar 180. No. DO Non PKP

2.5 No. Faktur P .S Pada modul setting nomor tekan tab No. Faktur P .S atau Faktur Pajak Sederhana, maka akan ditampilkan seperti gambar 180. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: S, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi).

Gambar 181. No. Faktur Pajak Sederhana

2.6 No. Kwintansi Pada modul setting nomor tekan tab No. Kwintansi, maka akan ditampilkan seperti gambar 182. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: S, T anda 1 (misal: / -), Bulan (1 s/d 12), T anda 2 (misal: / -), T ahun, T anda 3 (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan increment bila telah terjadi transaksi). 2.7 No. Urut Pada modul setting nomor tekan tab No. Urut, maka akan ditampilkan seperti gambar 183. Pada Kode, tentukan kode yang diinginkan misal: RJ untuk kode No. Retur Penjualan, T anda (misal: / -), Nomor (mulai dari 1, dan akan

increment bila telah terjadi transaksi). Untuk kode yang lainnya sesuaikan dengan nama yang tertera disamping (list nama yang berwarna).

Gambar 182. No. Kwintansi

Gambar 183. No. Urut

2.8 Note Pada modul setting nomor tekan tab Note, maka akan ditampilkan seperti gambar 184. Note atau keterangan digunakan pada cetakan DO dan Faktur atau Invoice, dimana sebagai informasi dari DO dan Faktur tersebut.

Gambar 184. Note atau Keterangan 2.9 Mata Uang Pada modul setting nomor tekan tab Mata Uang, maka akan ditampilkan seperti gambar 185. Dalam modul tersebut terdapat menu atau list untuk pengaturan mata uang, via pembayaran dan nomor untuk penjualan langsung. Untuk list setting mata uang, user dapat menambahkan jenis mata uang yang digunakan pada saat terjadi transaksi, yaitu dengan memilih jenis currency yang telah di set pada modul ini. Pada list via pembayaran tidak perlu menambahkan karena telah set melalui program. T etapi user dapat memilih jenis via pembayaran tersebut yang digunakan dengan menceklist via tersebut. Untuk setting nomor penjualan langsung, penyetingan dilakukan pada saat tambah user baru di pendataan user dan password, identifikasi kode faktur setiap user. Kemudian pada modul setting nomor harus diset

nomor, cash dan bank pada untuk setiap user. Karena akan digunakan pada penjualan tunai.

Gambar 185. Setting Nomor 3.

Fungsi dan Proteksi

Merupakan modul yang digunakan untuk memproteksi dan memberikan fungsi dari setiap modul. Modul tersebut terdapat dua tab, yaitu tab pengaturan standard dan tab pengaturan discount.

3.1

Pengaturan Standard Masih dalam modul Fungsi Dan Proteksi, klik tab pengaturan standard. Dalam tab pengaturan standard ada tujuh fungsi dan proteksi yaitu umum, Retur Pembelian & Penjualan Standard, PO Penjualan, DO Penjualan PKP dan Non PKP , Penjualan PKP , Penjualan Non PKP dan Penjualan Langsung.

1. Umum a. Aktifkan Proteksi Quantity (Qty stock tidak boleh minus). Bila ini diceklist maka apabila terjadi penjualan stock harus ada, minimal

stock yang dijual bila tidak program akan memberikan message stock tidak boleh kosong atau minus. b. Aktifkan Konsinyasi: Qty Transaksi Penjualan lebih kecil dari quantity di surat jalan atau DO. Bila diceklist Qty dapat diedit sesuai barang masuk. c. Aktifkan Proteksi Harga Jual Minimum. Bila diceklis maka harga satuan ditransaksi penjualan tidak boleh lebih kecil dari harga jual minimum per satuan yang sudah ditetapkan dimaster barang. d. Aktifkan Proteksi Credit limit customer dihitung dari DO penjualan, Piutang dan Giro Gantung. Bila diceklist maka bila customer yang telah melebih kredit limit akan memberikan pesan konsfirmasi bahwa nilai pembelian melebihi kredit limit. T etapi sebelum mengaktifkan kredit limit harus menginput kredit limit di master customer. e. Aktifkan Proteksi Salesman. Bila diceklist maka setiap customer hanya satu salesman yang menanganinya tanpa bisa diedit atau dirubah ke lain salesman. f. Invoice penjualan PKP dan Non PKP hanya dapat dicetak satu kali. g. Aktifkan penomoran otomatis PO pembelian. Bila diceklist maka penomoran akan otomatis bertambah sesuai dengan PO yang dikeluarkan. h. Aktifkan penomoran otomatis pelunasan piutang. i. Aktifkan penomoran otomatis pembayaran hutang. j. Aktifkan pencarian barang interaktif. k. Aktifkan pencarian No DO Penjualan dan Faktur Penjualan secara interaktif. l. Aktifkan Harga Penjualan Netto m. Aktifkan Proteksi T anggal Faktur pada penjualan langsung. 2. Retur Pembelian & Penjualan Standard a. Aktifkan Pilih Faktur Pada Transaksi Retur Penjualan. Bila diceklist, maka retur harus memotong faktur yang masih belum lunas. b. Aktifkan Pilih Faktur Pada Transaksi Retur Pembelian. Bila diceklist, maka retur harus memotong faktur yang masih belum lunas.

3. PO Penjualan a. Aktifkan Harga Satuan T anpa Bisa Diedit di PO Penjualan. Harga satuan ditetapkan pada master barang. 4. DO Penjualan PKP dan Non PKP a. Aktifkan Input Estimasi Harga Di DO Penjualan PKP . Harga yang diinput tidak berpengaruh terhadap nilai HPP . 5. Penjualan PKP a. Aktifkan satuan Qty & Harga Jual Satuan T anpa Bisa di edit ditransaksi. Satuan qty dan harga jual ditetapkan dari DO Penjualan PKP / Master Barang. b. PPN 10 % Otomatis pada transaksi penjualan PKP . Jika dipilih, nilai PPN adalah 10 %. 6. Penjualan Non PKP a. Aktifkan satuan Qty & Harga Jual Satuan T anpa Bisa di edit ditransaksi. Satuan qty dan harga jual ditetapkan dari DO Penjualan Non PKP / Master Barang. b. Aktifkan Hanya Customer Non PKP saja 7. Penjualan Langsung a. Aktifkan satuan Qty & Harga Jual Satuan T anpa Bisa di edit ditransaksi. Harga Satuan ditetapkan pada Master Barang. 3.2

Pengaturan Discount Merupakan modul yang digunakan untuk menset discount yang diberikan kepada customer dari perusahaan. Masih dalam modul Fungsi Dan Proteksi, klik tab pengaturan discount. Dalam tab pengaturan discount, ada empat sub pengaturan discount PO, Penjualan Penjualan PKP , Penjualan Non PKP , dan Penjualan Langsung.

1. Pengaturan Disount PO Penjualan a. Aktifkan Discount Per Item Barang dari Master Customer. Discount ini ditetapkan dari master customer, dan apabila di ceklist maka pada saat transaksi akan ditampilkan discount tersebut tanpa bisa diedit. T etapi tentukan dulu discount tersebut, misal 1%+2%+3%.

b. Aktifkan Extra Discount 1 T anpa bisa diedit di PO. Extra discount 1 ditetapkan di master customer. c. Aktifkan Discount Per Item Barang dari Master Barang. Discount ini ditetapkan dari master barang, dan apabila di ceklist maka pada saat transaksi akan ditampilkan discount tersebut tanpa bisa diedit. T etapi tentukan dulu discount tersebut, misal 1%+2%+3%. d. Aktifkan Discount Per Customer Per Kategory Barang. Discount tersebut ditentukan pada master discount dengan ketentuan per customer, tanpa bisa diedit bila terjadi transaksi. e. Aktifkan Discount Per Customer Per Item Barang. Discount tersebut ditentukan pada master discount dengan ketentuan per customer, tanpa bisa diedit bila terjadi transaksi.

Untuk pengaturan discount penjualan PKP , Non PKP , dan Langsung sama dengan pengaturan pada engaturan discount PO Penjualan.

Gambar 186. Pengaturan Standard

Gambar 187. Pengaturan Discount 4 Rekalkulsasi 1 Merupakan modul yang digunakan untuk menghitung nilai saldo dan memindahkan saldo tersebut pada periode bulan yang aktif. Dalam proses pemindahan saldo tersebut akan dipindahkan berdasarkan per bulan. Dalam modul rekalkulasi terdiri dari tiga sub yaitu, rekalkulasi stok dan HPP , Rekalkulasi Saldo Hutang, dan Rekalkulasi Saldo Piutang. 4.1 Rekalkulasi Stok dan HPP Modul

yang

digunakan

untuk

merekalkulasi

stock

dan

HPP ,

serta

memindahkan saldo stock dan HPP pada bulan berikutnya. Untuk dapat melakukan rekalkulasi stock dan HPP adalah sebagai berikut (Gambar 188). Pada saat memilih atau mengklik rekalkulasi stok dan HPP akan ada message box atau informasi. Pastikan user yang lain tidak ada yang menggunakan

Aplikasi

PCB,

bila

telah

menggunakan

jaringan atau

menggunakan aplikasi PCB lebih dari satu computer. Kemudian tentukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

4.2 Rekalkulasi Saldo Hutang Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Saldo Hutang perusahaan, serta memindahkan saldo hutang perusahaan pada bulan berikutnya. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo hutang adalah sebagai berikut (Gambar 189). T entukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 188. Rekalkulasi Stok dan HPP

Gambar 189. Rekalkulasi Saldo Hutang

4.3 Rekalkulasi Saldo Piutang Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Saldo Piutang Customer, serta memindahkan saldo piutang customer pada bulan berikutnya. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo piutang adalah sebagai berikut (Gambar 190). T entukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 190. Rekalkulasi Saldo Piutang 5 Rekalkuasi 2 Merupakan modul yang digunakan untuk menghitung nilai saldo dan memindahkan saldo tersebut pada periode bulan yang aktif. Dalam proses pemindahan saldo tersebut akan dipindahkan berdasarkan per bulan. Dalam modul rekalkulasi terdiri dari empat sub yaitu, Rekalkulasi Saldo Kas, Rekalkulasi Saldo Bank, Rekalkulasi Saldo Biaya dan Rekalkulasi Saldo Pendapatan lain lain. 6 1 Rekalkulasi Saldo Kas Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Saldo Kas, serta memindahkan saldo kas pada bulan berikutnya, sehingga akan di dapatkan nilai (pergerakan keuangan dimaster kas dan laporan buku kas) yang sesuai dengan semua transaksi yang terjadi. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo kas adalah sebagai berikut (Gambar 191). T entukan periode bulan dan klik tombol ReKalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 191. Rekalkukasi Saldo kas

5.2 Rekalkulasi Saldo Bank Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Saldo Bank, serta memindahkan saldo bank pada bulan berikutnya, sehingga akan didapatkan nilai (pergerakan keuangan di master bank dan laporan buku bank) yang sesuai dengan semua transaksi yang terjadi. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo bank adalah sebagai berikut (Gambar 192). T entukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 192. Rekalkuasi Saldo Bank

5.3 Rekalkulasi Saldo Biaya Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Saldo Biaya, yang terjadi diperusahaan sehingga akan didapatkan nilai biaya yang sesuai, yang telah dikeluarkan, baik keuangan yang diambil dari pos kas ataupun bank. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo biaya adalah sebagai berikut (Gambar 193). T entukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 193. Rekalkulasi Saldo Biaya

5.4 Rekalkulasi Pendapatan Lain – Lain Modul yang digunakan untuk merekalkulasi Pendapatan Lain-lain, yang didapat oleh perusahaan diluar dari transaksi dan pendapatan tersebut akan masukan kedalam kas atau bank. Untuk dapat melakukan rekalkulasi saldo biaya adalah sebagai berikut (Gambar 194). T entukan periode bulan dan klik tombol Re-Kalkulasi, maka proses rekalkulasi akan berjalan.

Gambar 194. Rekalkukasi Pendapatan lain-lain

6

PO Pembelian Konfirmasi

Modul yang digunakan untuk mengetahui konfirmasi bahwa PO Pembelian atau purchase order barang telah dikirim atau belum dari supplier dengan status gantung (konfirmasi atau unkonfirmasi), bila barang tersebut telah terkirim pada Transaksi DO Pembelian maka PO tersebut tidak akan terdapat di modul tersebut. Untuk dapat melakukan PO Pembelian Konfirmasi adalah sebagai berikut (Gambar 195). Pada daftar invoice PO Pembelian yang masih gantung, ceklist kemudian tentukan konfirmasi atau unkonfirmasi dan tekan Proses maka proses konfirmasi ataun unkonfirmasi selesai. Pada daftar barang akan ditampilkan barang-barang yang belum terpenuhi untuk PO tersebut.

7

PO Penjualan Konfirmasi

Modul yang digunakan untuk mengetahui konfirmasi bahwa PO Penjualan atau purchase order barang telah dikirim atau belum kepada customer dengan status gantung (konfirmasi atau unkonfirmasi), bila barang tersebut

telah terkirim pada Transaksi DO Pembelian maka PO tersebut tidak akan terdapat di modul tersebut. Untuk dapat melakukan PO Pembelian Konfirmasi adalah sebagai berikut (Gambar 196). Pada daftar invoice PO Penjualan yang masih gantung, ceklist kemudian tentukan konfirmasi atau unkonfirmasi dan tekan Proses maka proses konfirmasi ataun unkonfirmasi selesai. Pada daftar barang akan ditampilkan barang-barang yang belum terpenuhi untuk PO tersebut.

Gambar 195. PO Pembelian Konfirmasi

Gambar196. PO Penjualan Konfirmasi

8

Cetak Faktur

Merupakan daftar dari semua DO Penjualan atau faktur penjualan yang belum dicetak maupun yang sudah dicetak. Dalam cetak faktur terdapat enam sub yaitu Surat Jalan atau DO, Faktur Penjualan, Faktur Sederhana, Nota Retur Pajak, Kwitansi atau Bukti Pembayaran, dan Pajak Keluaran (1195A). 8.2 Surat Jalan atau DO Untuk melakukan cetak Surat Jalan, baik yang telah dicetak atau belum adalah sebagai berikut (Gambar 197). ü Untuk list atas, pada tombol tentukan tampilkan semua DO Non PKP atau tampilkan DO Non PKP yang belum dicetak. ü Untuk list bawah, pada tombol tentukan tampilkan semua DO PKP atau tampilkan DO PKP yang belum dicetak. ü Pada kedua list tersebut, double klik No. DO yang ingin dicetak maka akan ditampilkan No. DO tersebut disamping. Jika ingin mencetak semua No. DO, maka klik tombol icon kotak warna kuning. ü Kemudian tekan tombol Cetak DO (Standard) atau Cetak DO (Blank). ü Untuk membatalkan, jika tidak jadi cetak tekan tombol icon kotak warna biru.

Gambar 197. Surat Jalan atau DO

8.3 Faktur Penjualan Untuk melakukan cetak Faktur Penjualan, baik yang telah dicetak atau belum adalah sebagai berikut (Gambar 198). ü Untuk list atas, pada tombol tentukan tampilkan semua Faktur Non PKP atau tampilkan Faktur Non PKP yang belum dicetak. ü Untuk list bawah, pada tombol tentukan tampilkan semua Faktur PKP atau tampilkan Faktur PKP yang belum dicetak. ü Pada kedua list tersebut, double klik No. Faktur yang ingin dicetak maka akan ditampilkan No. Faktur tersebut disamping. Jika ingin mencetak semua No. Faktur, maka klik tombol icon kotak warna kuning. ü Kemudian tekan tombol Cetak Faktur Penjualan atau Cetak Faktur Penjualan (Blank) atau Cetak Faktur Pajak Standard atau Cetak Faktur Pajak Standard (Valas). ü Untuk membatalkan, jika tidak jadi cetak tekan tombol icon kotak warna biru.

Gambar 198. Faktur Penjualan

8.4 Faktur Sederhana Untuk melakukan cetak Faktur Penjualan, baik yang telah dicetak atau belum adalah sebagai berikut (Gambar 199). ü Pada tombol tentukan, tampilkan semua Faktur Pajak Sederhana atau tampilkan hanya faktur yang belum dicetak. ü Double klik No. Faktur yang ingin dicetak maka akan ditampilkan No. Faktur tersebut disamping. Jika ingin mencetak semua No. Faktur, maka klik tombol icon kotak warna kuning. ü Kemudian tekan tombol Cetak Faktur Pajak Sederhana atau Cetak Faktur Pajak Sederhana (Blank). ü Untuk membatalkan, jika tidak jadi cetak tekan tombol icon kotak warna biru.

Gambar 199. Faktur Sederhana 8.5 Nota Retur Pajak Untuk melakukan cetak Nota Retur Pajak, baik yang telah dicetak atau belum adalah sebagai berikut (Gambar 200). ü Pada tombol tentukan, tampilkan semua No. Retur atau tampilkan hanya No. Retur yang belum dicetak.

ü Double klik No. Retur yang ingin dicetak maka akan ditampilkan No. Retur tersebut disamping. Jika ingin mencetak semua No. Retur, maka klik tombol icon kotak warna kuning. ü Kemudian tekan tombol Cetak Retur Penjualan atau Cetak Retur Penjualan (Blank) atau Cetak Nota Retur. ü Untuk membatalkan, jika tidak jadi cetak tekan tombol icon kotak warna biru.

Gambar 200. Nota Retur Pajak

8.6 Kwitansi atau Bukti Pembayaran Modul yang digunakan untuk mencetak kwitansi untuk tagihan atas piutang per customer. Untuk melakukan cetak kwitansi atau bukti pembayaran adalah sebagai berikut (Gambar 201). T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Customer: T ekan F2, pilih customer yang ingin ditagih piutangnya oleh perusahaan. ü T anggal: Saat penginputan atau pembuatan kwitansi.

ü Pada daftar faktur yang belum lunas klik faktur tersebut, maka faktur tersebut akan terdapat pada daftar faktur yang ditagih per no. kwitansi. ü Bila ingin menagih seluruh faktur, tekan tombol double segitiga panah kedalam. Dan bila membatalkan semua faktur klik double segitiga panah keluar. ü Catatan T ambahan: Sebagai keterangan tambahan, optional. ü Jumlah: Nilai Piutang yang ingin ditagih oleh perusahaan.


Gambar 201. Kwitansi atau Bukti Pembayaran 8.7 Pajak Keluaran (1195A) Merupakan modul yang digunakan untuk mencetak pajak type atau keluaran 1195A. Untuk dapat menginput atau mencetak pajak keluaran 1195A adalah sebagai berikut (Gambar 202). ü T entukan waktu atau masa pajak atau pembetulan masa pajak, bulan, tahun dank e berapa. ü T ampilkan Daftar Faktur, maka akan terdaptar dalam list faktur-faktur tersebut.

ü Nama Jelas pada Formulir: input nama formulir tersebut. ü Faktur Pajak Sederahana: Input Nilai Faktur tersebut. ü T anggal Cetak: T anggal Cetak formulir. ü Klik Faktur yang ingin dibuat faktur pajak pada list. Kemudian, ü T ekan tombol Cetak Formulir 1195A1, atau Cetak Formulir BT1195A1. ü Jika ingin mengkopi, tekan tombol Copy to Disk.

Gambar 202. Pajak Keluaran 1195A 9

Pilih Faktur Pajak Sederhana

Merupakan modul yang digunakan untuk menjadikan faktur-faktur customer menjadi faktur pajak sederhana. Untuk melakukan proses menjadikan faktur pajak sederhana adalah sebagai berikut (Gambar 203). ü Pada tombol tentukan, tampilkan semua Faktur Non PKP atau tampilkan Faktur Non PKP yang belum dipilih. ü Jika ingin memproses menjadi Faktur Sederhana, maka klik tombol icon kotak warna kuning.

ü Kemudian tekan tombol Proses Menjadi Faktur Sederhana. ü Untuk membatalkan, jika tidak menjadikan faktur sederhana tekan tombol icon kotak warna biru.

Gambar 203. Pilih Faktur Pajak Sederhana 10 Reset Faktur Pajak Sederhana Merupakan modul yang digunakan untuk membatalkan faktur yang sudah menjadi faktur pajak sederhana dan tidak dijadikan faktur pajak atau faktur penjualan. Untuk mereset faktur pajak sederhana adalah sebagai berikut (Gambar 204). ü Akan di reset Bulan: T entukan bulan dari faktur tersebut yang telah menjadi faktur pajak sederhana. Ceklist All bila ingin mereset semua faktur yang telah menjadi faktur pajak sederhana. ü T ekan tombol Faktur Pajak Sederhana.

Gambar 204. Reset Faktur Pajak Sederhana 11. Setting Account Modul yang digunakan untuk mensetting Nomor Account dari Inventory ke Accounting. Semua transaksi yang terjadi dalam inventory harus di setting acountnya jika ingin terintegrasi dengan Program accounting, sehingga transaksi tersebut akan menjadi laporan laporan laba rugi atau neraca keuangan perusahaan. Dalam pendataan setting account inventory, terdiri dari account Transaksi Pembelian, Retur Beli, A/P (Account Payable, Penjualan, Retur Jual, A/R (Account Recievable), Biaya Stok, Assembling, Adjustment, Biaya, Pendapatan Lain – Lain, DLL.

Untuk itu sebelum mensetting nomor account di inventory, user harus membuat chart of account di program aplikasi accounting. Dan Setelah dibuatkan Nomor Account, user dapat mensettingnya program aplikasi PC Business, setting account dengan cara sebagai berikut (T entukan Jenis transaksi yang ingin setting nomor accountnya, missal Pembelian).

ü Jurnal DO Pembelian, pada Persediaan, tekan tombol icon mikroskop kemudian tentukan Nomor Account yang sesuai, missal Nomor account, 1105.100 dengan Nama Account, Persediaan Barang Dagang. ü Jurnal Pembelian: Pada Hutang Persediaan, tekan tombol icon

mikroskop

kemudian tentukan Nomor Account yang sesuai, missal Nomor account, 1105.901 dengan Nama Account, Persediaan Dalam Perjalanan (Masuk). Pada PPN Masukan, tekan tombol icon mikroskop kemudian tentukan Nomor Account yang sesuai, missal Nomor account, 1108.001 dengan Nama Account, PPN IN. Pada Biaya Kirim, tekan tombol icon mikroskop kemudian tentukan Nomor Account yang sesuai, missal Nomor account, 6200.004 dengan Nama Account, Ongkos Kuli Bongkar Muat Barang. Pada Hutang Dagang, tekan tombol icon mikroskop kemudian tentukan Nomor Account yang sesuai, missal Nomor account, 2101.100 dengan Nama Account, Hutang Dagang. ü Jurnal Retur DO Pembelian, tidak perlu untuk disetting karena telah sisesuaikan.

Gambar 205. Setting Account

12. Posting Merupakan modul yang digunakan untuk memindahkan semua transaksi yang terjadi kedalam accounting setelah dibuatkan nomor account dan di setting, sehingga akan didapatkan laporan jurnal atau neraca di accounting. Untuk dapat melakukan posting adalah sebagai berikut (Gambar 206).

Gambar 206. Posting

User harus tentukan periode bulan dan tahun, kemudian tekan tombol Posting, maka akan ditampilkan semua transaksi yang terjadi dalam sebulan dan akan masuk kedalam database accounting. Jika ingin memcetak atau mengeksport ke Microsoft Exel, pilih salah satu transaksi tersebut. Jika ingin memposting nilai awal untuk stok, hutang dan piutang maka ceklist (Posting Nilai Awal Stok, Posting Nilai Hutang Awal dan Posting Nilai Piutang Awal).

F . Utility Merupakan modul-modul yang digunakan sebagai fasilitas tambahan yang berguna sewaktu-waktu. Utility yang ada terdiri dari dua belas sub yaitu, Penandaan User dan Password, Alokasi Modul, Ganti Password, Setting Background, Backup Database, Restore Database, Transfer Data, Kirim, T erima, Hsitory, Pack & Reindex Database, dan Tutup Buku T ahunan.

1.

Penandaan User dan Password

Modul yang digunakan untuk mendata atau meregister user baru yang ingin atau untuk dapat mengakses Program ini. Untuk dapat menginput user baru adalah sebagai berikut (Gambar 207).

T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input: ü Nama User: Nama orang yang akan diberikan hak akses. ü Password: Password dari user yang bersangkutan ü Kode Faktur Penjualan Langsung: Kode yang digunakan bila nanti user melakukan transaksi penjualan langsung.

Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Maka akan terisi data tersebut dalam list. Untuk menambah user baru tekan klik tombol baru.

Gambar 207. Penandaan User dan Password

2.

Alokasi Modul

Modul yang digunakan untuk otorisasi hak askses terhadap modul program atau membatasi setiap user hanya boleh membuka modul yang telah dizinkan oleh pemegang otoritasi penuh (super admin atau admin). Sehingga user tidak dapat membuka atau mengakses modul yang telah diproteksi. Untuk dapat melakukan otorisasi hak askses modul adalah sebagai berikut(Gambar 208). Pada combobox user name, klik tanda segitiga kebawah. Pilih nama user yang ingin di batasi hak asksesnya. Maka akan ditampilkan semua modul yang ada di program. Berikan tanda ceklist jika user ingin diberikan hak askses untuk setiap modul. Bila tidak lepas atau hilangkan tanda ceklist tersebut.

.

Gambar 208. Alokasi Modul

Catatan: ü Warna Pink: Access Modul, Artinya bila diceklist maka user dapat mengakses modul tersebut. ü Warna Hijau: Access T ambah, Artinya bila diceklist user tersebut dapat menambah atau menginput data baru. ü Warna Abu-abu: Access Ubah, Artinya bila diceklist user tersebut berhak merubah data yang telah diinput. ü Warna Orange: Access Hapus, Artinya bila diceklist user berhak menghapus data yang telah diinput . Oleh karena itu, otoritasi Alokasi Modul sangat penting diperhatikan untuk menjaga hal yang tidak diinginkan, yang mungkin terjadi dimasa mendatang. 3.

Ganti Password

Modul yang digunakan untuk merubah atau mengganti password lama dengan password baru. Password yang dapat diganti hanya user yang aktif. Untuk dapat merubah atau mengganti password adalah sebagai berikut (Gambar 209). ü Password Lama: Input password lama atau password yang saat ini digunakan pada saat login. ü Password Baru: Input password baru untuk mengganti password lama. ü Konfirmasi Password Baru: Input password baru tersebut sama seperti input password baru diatas. Ini berguna untuk verifikasi password bahwa yang diinput telah sama.

Gambar 209. Ganti Password

4.

Setting Background

Merupakan modul yang digunakan untuk mengganti background atau warna tampilan screen menu program. Untuk dapat mengganti background adalah sebagai berikut (Gambar 210). ü Pilih type settingan background, warna atau gambar dengan memilih radiobutton tersebut. ü Kemudian tekan tombol Cari Warna bila memilih settingan warna atau tekan tombol Cari Gambar bila memilih Gambar. ü Maka akan ditampilkan directory atau menu warna, untuk directory cari gambar yang ingin ditampikan dengan extension .jpg, .bmp dan lainlain. ü T ekan T ombol Apply atau Ok.

Gambar 210. Setting Background 5.

Backup Database

Modul yang digunakan untuk membackup data atau mengcopy seluruh table database kedalam bentuk zip atau winrar, ke dalam directory dan file yang telah ditentukan. Untuk dapat melakukan backup database adalah sebagai berikut (Gambar 211).

ü T entukan nama file dan directory penyimpanan file tersebut, atau default pada directory drive yang telah ditentukan oleh program. ü Kemudian

tekan tombol

Backup,

maka

proses backup

akan

berlangsung.

Catatan: ü Sebelum proses backup data berlangsung, pastikan tidak ada user yang memakai program ini. Karena database akan menjadi crash atau rusak, bila user lain juga menggunakan program ini.

Gambar 211. Backup Database 6.

Restore Database

Modul yang digunakan merestore atau menempatkan kembali database keposisi semula saat membackup data atau mentransfer data. Untuk dapat melakukan restore database adalah sebagai berikut (Gambar 212).

ü Nama File .rar: Cari nama file dan directory penyimpanan file tersebut yang ingin direstore dengan mengklik tombol titik tiga, atau default pada directory drive yang telah ditentukan oleh program. ü Nama Directory: Lokasi tujuan file untuk menampung hasil restore database tersebut. Default pada directory dan folder database yang aktif saat program berjalan. ü Kemudian tekan tombol Restore, maka restore database akan melakukan prosesnya.

Gambar 212. Restore Database

Catatan: ü Sebelum proses restore data berlangsung, pastikan tidak ada user yang memakai program ini. Karena database akan menjadi crash atau rusak, bila user lain juga menggunakan program ini

7.

Transfer Database

Modul yang digunakan untuk mentransfer atau meng-copy seluruh database ke dalam bentuk winrar. Untuk dapat melakukan transfer database adalah sebagai berikut (Gambar 213). ü T entukan nama file dan directory penyimpanan file tersebut, atau default pada directory drive yang telah ditentukan oleh program. ü Kemudian tekan tombol transfer, maka

proses transfer akan

berlangsung.

Gambar 213. Transfer Database

8.

Kirim Database

Modul yang digunakan untuk mengirim database yang nantinya untuk dapat digunakan

atau

digabung

ke

dalam

database

tempat

lain.

Atau

menggabungkan isi database yang belum ada pada tempat lain dalam satu perusahaan.

Ini

disebabkan

karena

computer

perusahaan

tidak

menggunakan LAN komputer atau disebabkan karena jarak, misal satu

perusahaan mempunyai dua tempat. Untuk dapat melakukan proses kirim database adalah sebagai berikut (Gambar 214). ü Lokasi: T entukan lokasi drive directory untuk menyimpan data tersebut dengan mengklik tombol titik tiga. Data yang akan dikirim akan compress dalam bentuk winrar. ü Pilih semua periode atau hanya periode yang ditentukan. ü Kemudian tekan tombol Transfer, maka transfer data akan berja melakukan proses.

Gambar 214. Kirim Database 9.

Terima Database

Merupakan modul yang digunakan untuk menerima atau menggabungkan database ke database yang sedang aktif, database yang akan digabungkan yaitu dari hasil kirim database yang extension winrar (atau hasil dari backup data). Database yang akan digabungkan hanya field atau record data dari setiap table yang tidak ada pada table database yang aktif. Untuk dapat melakukan proses terima atau penggabungan database adalah sebagai berikut (215).

Gambar 215. Kirim Database ü Lokasi: Cari data yang akan dikirin atau yang ingin digabungkan ke database (extension winrar), yang aktif dengan mengklik tombol titik tiga. ü Klik tombol Gabung atau icon disket. Maka proses penggabungan akan berjalan.

Catatan: ü Setelah proses penggabungan selesai, maka lakukan proses Pack & Reindex Database (pada menu utility, Pack & Reindex Database). ü Lakukan juga Rekalkulasi yaitu, Rekalkukasi Stok dan HPP , Rekalkulasi Saldo Customer dan Rekalkulasi Saldo Supplier. 10.

History

Merupakan modul yang digunakan sebagai informasi untuk mengetahui aktifitas user. Semua aktifitas user akan terdeteksi, apa yang telah dilakukan oleh user karena semua aktifitasnya akan dicatat berdasarkan tanggal, jam, computer yang digunakan, modul yang diaksesnya serta keterangan aktifitas user. Untuk dapat melihat history adalah sebagai berikut (216).

Gambar 216. History ü Pilih Modul: T entukan modul yang ingin lihat, default semua modul. ü T anggal: T anggal pada saat user menggunakan program, default kosong. ü T ampilkan User: T entukan user yang ingin dilihat aktifitasnya, default semua user. ü Klik tombol Priview untuk melihat aktifitas yang telah dilakukan oleh user. Maka akan ditampilakan seluruh aktifitas yang telah dilakukan oleh user pada list.

11.

Pack dan Reindex Database

Merupakan modul yang digunakan untuk memperbaiki struktur database serta meregister variable yang belum terdapat atau dikenal oleh program dan database, sehingga program tidak dapat mengakses database tersebut. Oleh karena itu harus dilakukan proses pack dan reindex database. Untuk dapat melakukan proses pack dan reindex database adalah sebagai berikut (Gambar 217).

ü klik tombol pack dan reindex, maka akan ada message, tekan yes untuk melakukannya. Maka proses pack dan reindex akan melakukan prosesnya.

Gambar 217. Pack dan Reindex Database

Catatan: ü Sebelum melakukan proses pack dan reindex database, pastikan tidak ada user yang menggunakan program ini. Karena bila terjadi akan merusak database, kecuali hanya satu user yang menggunakan program ini. ü Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, missal proses pack dan reindex database yang tidak berjalan sempurna dan lain-lain. Maka backup terlebih dahulu database tersebut. Sehingga bila terjadi kerusakan database dari proses tersebut dapat diganti dengan data hasil backupan. ü Pack dan reindex database digunakan pada saat setelah melakukan proses kirim database, tutup buku tahunan dan upgrade program.

12.

Tutup Buku Tahunan

Modul yang digunakan untuk menutup semua transaksi pada periode tahun ini keperiode tahun berikutnya. Dalam proses tahunan akan mengcopy seluruh database dan table master, mengambil seluruh transaksi yang masih status gantung dan tidak akan mengambil data transaksi yang telah lunas. Sebelum melakukan proses tutup buku tahunan harus diperhatikan beberapa hal, yaitu: ü Pastikan periode bulan yang aktif adalah bulan desember pada alokasi database dan setting periode. ü Lakukan Rekalkulasi Stock dan HPP dari periode bulan January sampai dengan bulan December. ü Rekalkulasi Saldo Customer dari periode bulan January sampai dengan bulan December. ü Rekalkulasi Saldo Supplier, dari periode bulan January sampai dengan bulan December. ü Sebelum melakukan Rekalkulasi tersebut dan proses tutup buku tahunan pastikan tidak ada user yang menggunakan program. Karena akan mengakibatkan kerusakan data atau ketidak akuratan proses rekalkulasi saldo tersebut. Untuk dapat melakukan proses tutup buku tahunan adalah sebagai berikut (Gambar 218). ü Ceklist Closing T ahunan dan tentukan lokasi data dengan mengklik tombol titik segitiga, lokasi data ini akan menjadi lokasi data yang aktif bila telah selesai proses tahunan. Atau data merupakan data yang baru. ü Kemudian klik tombol proses, maka proses tutup tahunan akan berjalan.

Gambar 218. Tutup Buku T ahunan

Catatan: ü Jika terjadi pengeditan data di periode data sebelumnya dan ingin menggabungkan dengan data yang sudah terbentuk dari hasil closing, maka lakukan reclosing dengan menceklist Re-Closing T ahunan. T etapi

disarankan

jangan

sering

melakukan

reclosing,

karena

dikuatirkan terjadi ketidak akuratan data hasil penggabungan yang terbentuk. ü Setelah proses tutup buku tahunan atau reclosing selesai, lakukan rekalkulasi stock dan HPP , rekalkulasi saldo hutang, dan rekalkulasi saldo piutang untuk periode bulan January. ü Dan lakukan pack dan reindex.

Penting: ü Untuk saat ini modul Kirim dan T erima Database belum bisa digunakan. Karena bila digunakan, khususnya proses terima database, akan menimpa database yang aktif dan menghilangkan semua data pada database aktif.

Demikianlah buku manual panduan Program Aplikasi PC Business, semoga buku panduan ini dapat membantu dalam menjalankan atau menggunakan Program Aplikasi PC Business.

BUKU PANDUAN PEMAKAIAN APLIKASI PC BUSINESS EDISI 2009

Recommend Documents