BUKU MANUAL PENGGUNAAN WEBSITE
PMU-PRB
1
USER MANUAL WEBSITE PENGUATAN KELEMBAGAAN BIDANG PENGURANGAN RISIKO BENCANA
1. Pendahuluan a. Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen user manual Aplikasi Website Penguatan Kelembagaan
Bidang
Pengurangan
Risiko
Bencana ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1) Menggambarkan
dan
menjelaskan
penggunaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana untuk administrator dan pengguna (user) 2) Sebagai panduan instalasi, konfigurasi dan pemeliharaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana.
Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu:
2
1) User
Umum
Website
Penguatan
Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana User
Website
Bidang
Penguatan
Pengurangan
menggunakan
Kelembagaan
Risiko
dokumen
Bencana
ini
untuk
mengetahui cara-cara penggunaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana. 2) BPBD Propinsi BPBD Propinsi menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana menggunakan
dan
melakukan
Upload
Dokumen Usulan Kegiatan, mengentri data Progres
Kegiatan,
perkembangan
dan
kegiatan
memonitor di
seluruh
kabupaten/kota yang ada di wilayahnya.
3) BPBD Kabupaten/Kota BPBD
Kabupaten/Kota
menggunakan
dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana menggunakan dan melakukan Upload Dokumen Usulan Kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota, mengentri data Progres
3
Kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota, dan memonitor perkembangan kegiatan yang ada di wilayahnya..
b. Deskripsi Umum Sistem Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi umum Database (Pangkalan Data) Penguatan Kelembagaan Bidang
Pengurangan
dikembangkan.
Fungsi
Risiko
Bencana
yang
utama
Pangkalan
Data
Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana yang akan diberikan kepada pengguna serta karakteristik
pengguna
yang
meliputi
pembagian
kelompok pengguna seperti pekerjaan dan hak akses ke aplikasi. Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi semua informasi yang bersifat
teknis
pengembangan
yang aplikasi
menjadi
acuan
Penguatan
dalam
Kelembagaan
Bidang Pengurangan Risiko Bencana ini.
4
2. Perangkat Keras Perangkat keras yang dianjurkan dalam penggunaa aplikasi ini adalah minimal memenuhi kualifikasi sebagai berikut: 1. Komputer dengan spesifikasi prosesor Intel Pentium II 400 MHz, RAM 128MB 2. Mouse sebagai peralatan antarmuka 3. Monitor sebagai peralatan antarmuka 4. Keyboard sebagai peralatan antarmuka 5. Modem dan/atau WiFi untuk koneksi internet.
3. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang akan menggunaan aplikasi ini terutama dari sisi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana adalah sebagai berikut: 1. Memiliki pemahaman tentang antar muka komputer 2. Memiliki pemahaman proses pekerjaan Program Penguatan
Kelembagaan
bidang
Pengurangan
Risiko Bencana.
5
4. Pengenalan Dan Pelatihan Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasinal penggunaan
aplikasi
ini
sehari-hari
terlebih
dahulu
diberikan pengenalan dan pelatihan yang cukup untuk menggunakan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ini.
5. Menu dan Cara Penggunaan Adapun struktur menu pada Aplikasi Website Penguatan Kelembagaan
Bidang
Pengurangan
Risiko
Bencana
adalah sebagai berikut:
6
a. Menu Utama
Gambar 1. Menu Utama (bagian Atas)
Menu
Utama
Kegiatan
berisi informasi umum
Penguatan
Kelembagaan
tentang Bidang
Pengurangan Risiko Bencana, yaitu: 1. Pelaksanaan kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana yang dimuat dalam berita foto; 2. Menu utama, yang terdiri dari: 1.
Home,
yang
dokumentasi Penguatan
berisi foto
menu
kegiatan
Kelembagaan
di
utama, dalam Bidang
Pengurangan Risiko Bencana, beserta
7
deskripsi
singkat
dari
foto
kegiatan
tersebut. Selain itu Home juga berisi peta tematik, berita sekilas, dan footer website. 2.
Tentang Program, yang berisi menumenu sebagai berikkut: i. Latar Belakang, yang berisi deskripsi Latar Belakang Kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ii. Organisasi
Kegiatan,
yang
berisi
pengelola kegiatan secara struktur organisasi iii. Tim Asistensi Peta Risiko Bencana, yang berisi susunan Tim Asistensi untuk
Kegiatan
Penyusunan
Peta
Risiko Bencana iv. Fasilitator, dengan sub menu sebagai berikut: 1. Fasilitator mencatat
SMAB, daftar
yang Fasilitator
untuk kegiatan SMAB 2. Fasilitator Gerakan PRB, yang mencatat
daftar
Fasilitator
untuk kegiatan Gerakan PRB
8
3. Fasilitator Kota Tangguh, yang mencatat
daftar
Fasilitator
untuk kegiatan Kota Tangguh 4. Fasilitator
Sosialisasi
PRB,
yang mencatat daftar Fasilitator untuk kegiatan Sosialisasi PRB
3.
Kegiatan, yang berisi 2 (dua) kategori berita kegiatan yang masuk ke website Penguatan
Kelembagaan
Bidang
Pengurangan Risiko Bencana, masingmasing adalah i. Deskripsi Peta Risiko Bencana, yang
menggambarkan
deskripsi
singkat kegiatan Penyusunan Peta Risiko Bencana
9
ii. Rencana Bencana
Penanggulangan yang
menggambarkan
deskripsi singkat kegiatan Rencana Penanggulangan Bencana
iii. Sosialisasi
PRB
yang
menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sosialisasi PRB
10
iv. Sekolah/Madrasah
Aman
Bencana,
yang
menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sekolah/ Madrasah Aman Bencana
v. Mitigasi
Struktur
Partisipatif,
yang
menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Mitigasi Struktur Partisipatif
11
vi. Kota Tangguh Bencana yang menggambarkan deskripsi
singkat
kegiatan
Kota
Tangguh
Bencana
vii. Sister School yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sister School
12
viii. Gerakan PRB yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Gerakan PRB
4.
Menu
Agenda,
yang
berisi
agenda-
agenda kegiatan yang akan dilaksanaan dalam rangka
Penguatan Kelembagaan
yang di update di website. Menu Agenda ini terdiri dari: i. Penandatanganan Sama,
yang
Perjanjian
diisi
dengan
Kerja liputan
kegiatan Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama dalam rangka pelaksaan Kegiatan
Penguatan
Kelembagaan,
dengan tampilan sebagai berikut:
13
ii. Pembekalan PJOK dan BPP, yang akan
diisi
dengan
agenda-agenda
Pembekalan PJOK dan BPP maupun liputan kegiatannya.
14
iii. Pembekalan Fasilitator, yang akan diisi
dengan
agenda-agenda
pembekalan fasilitator maupun liputan kegiatannya.
iv. Pelaksanaan per Kegiatan, yang akan diisi dengan data-data pelaksanaan kegiatan di lapangan.
15
v. Monitoring dan Evaluasi, yang akan diisi dengan hasil monitoring dan evaluasi
pada
saat
kegiatan
berlangsung
i. Rakor
Evaluasi,
yang
akan
diisi
dengan agenda Rakor Evaluasi di akhir kegiatan.
Menu utama bagian bawah terdiri dari: 1.
Facebook Page, yang berisi halaman Facebook
yang
berisikan
dapat
diakses
yang
kegiatan
Penguatan
Bidang
Pengurangan
Kelembagaan Risiko Bencana.
16
2.
Menu Kontak Kami, yang berisi instansi penanggungjawab website ini yaitu: Direktorat PRB, Gedung INA-DRTG BNPB Lantai 2 Kawasan IPSC, Sentul - Bogor Phone: 021-21281200/ 081287502424
3.
Akun Media Sosial, yang teridiri dari : Yahoo
Messanger,
Twitter,
dan
Newsletter. 4.
Link Terkait, yang berisi daftar web acuan/ referensi yang terkait langsung/ tidak
langsung
Kelembagaan
dengan Bidang
Penguatan Pengurangan
Risiko Bencana, antara lain: i. Kegiatan Bulan PRB 2016 ii. IABI (Ikatan Ahli Bencana Indonesia)
17
Administrasi Website
Pada dasarnya website ini diperuntukkan bagi beberapa klasifikasi user yaitu: a. Administrator Provinsi b. UserID yang dipakai untuk Administrator Provinsi adalah : pkprb.kode_propinsi, passwordnya : pkprb2016 c. Administrator Kabupaten/Kota UserID yang dipakai pada Bidder adalah : pkprb .kode kabupaten, passwordnya : pkprb2016 d. Administrator Pusat
Untuk mengakses administrasi website, ketikkan : http:// http://prb-bnpb.apwebs.info/adminweb,
maka
di
layar
komputer akan muncul tulisan sebagai berikut:
18
Menu Usulan Kegiatan Apabila kita berhasil melakukan login, maka akan tampil menu Usulan Kegiatan seperti pada gambar berikut:
(1) Penambahan Usulan Kegiatan Menu ini dipakai untuk menambahkan usulan kegiatan lewat website yang ada kaitannya dalam hal pelaksanaa Program Penguatan Kelembagaan bidang Pengurangan Risiko Bencana. Untuk bisa mengakses menu ini klik pojok kanan atas pada kotak Usulan Kegiatan seperti pada gambar berikut:
19
Penambahan Usulan Kegiatan
Apabila kita mengklik tombol tersebut maka akan tampil menu penambahan data sebagai berikut:
Lengkapi data-data yang dibutuhkan kemudian klik tombol Simpan.
20
6. Panduan untuk Administrator Basis Data Pada pengelolaan web, peran
Administrator adalah
sebagai penanggungjawab data dari website tersebut. Dengan kata lain, Administrator adalah penanggungjawab database. PhpMyAdmin adalah software yang digunakan untuk membuat dan memaintenance database. Kita dapat mengakses database MySQL dengan account kita di phpMyAdmin.
Untuk ilustrasi ini,
kita menggunakan
database contoh. Untuk dapat menjalankannya, pastikan server MySQL dan program phpMySQL sudah berjalan. Untuk membuka tampilan phpMyAdmin di komputer lokal melalui URL http://namahost/phpmyadmin/
Masukkan login sebagai root atau sesuai dengan user yang sudah dibuat.
21
Tampilan setelah login adalah sebagai berikut:
Untuk membuat database dengan memasukkan nama database, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
22
Masukkan nama database yang akan dibuat, dalam hal ini adalah pens. Database yang sudah dibuat dapat dilihat pada gambar berikut:
Untuk memasukkan data, tekan tombol insert, seperti terlihat pada gambar berikut:
23
Hasil dari proses insert data dapat dilihat pada gambar berikut:
Untuk melihat data yang sudah dimasukkan, tekan tombol Browse.Untuk meng-update data tekan tombol pena, dan untuk menghapus data tekan tombol silang berikut:
24
Demikianlah
ilustrasi
mengenai
hal-hal
adminsitrasi
website yang dijelaskan secara ringkas, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
25
