PROVOZNÍ ŘÁD budova Náměstí č. 3
Městský úřad Frýdlant nad Ostravicí
ZPRACOVAL ÚTVAR FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS
SCHVÁLIL KS Tajemnice Ing. Anna Ležáková 23.9.2009
Provozní řád Městský úřad Frýdlant nad Ostravicí Náměstí č. 3
Datum účinnosti: 1.10.2009
LIST PROVEDENÝCH ZMĚN Číslo Datum schválení změny a č. j.
1.
13.10.2009
Stručné zdůvodnění provedené změny Datum a označení změněných ustanovení účinnosti Nesoulad s článkem 6 „Pracovního řádu“. Provedena úprava článku 6 a článku 7 tohoto „Provozního řádu“ 13.10.2009
Ověřil: útvar/funkce/ jméno/ podpis
Ing. Anna Ležáková Tajemnice MěÚ
2.
14.3.2011
Na základě požadavků zaměstnanců Městského úřadu je upraven článek 2, bod 2.8 a bod 2.13 a změnou názvu odboru dle org. řádu je upraven článek 7, bod 7.3.3
2/18
15.3.2011 Ing.Anna Ležáková Tajemnice MěÚ
OBSAH ČÁST I.
Základní ustanovení ......................................................................................... 5
Článek 1 Článek 2 Článek 3 Článek 4
Předmět a rozsah dokumentu......................................................................................... 5 Základní pojmy a zkratky.............................................................................................. 5 Platnost Provozního řádu............................................................................................... 6 Bezpečnostní zóny......................................................................................................... 7
ČÁST II.
Režimová opatření a pohyb osob .................................................................... 7
Článek 5 Článek 6 Článek 7 Článek 8 Článek 9 Článek 10 Článek 11 Článek 12
Vstupy do budovy.......................................................................................................... 7 Režim Otevření budovy................................................................................................. 7 Režim vstupu Zaměstnanců........................................................................................... 8 Režim návštěv ............................................................................................................... 8 Vstup účastníků hromadných akcí................................................................................. 9 vstup zdravotně postižených osob ................................................................................. 9 Vstup zaměstnanců dodavatelských organizací ............................................................ 9 Docházkový systém a Administrace ............................................................................. 9
ČÁST III.
Režim pohybu osob........................................................................................... 9
Článek 13 Článek 14
Pohyb/ pobyt v budově................................................................................................. 9 Ochrana utajovaných informací, „objekt“ a zabezpečená oblast................................. 10
ČÁST IV.
Režim manipulace se systémy technické ochrany ....................................... 10
Článek 15 Článek 16 Článek 17
Obecná ustanovení....................................................................................................... 10 Mechanické zábranné prostředky ................................................................................ 10 Elektrický zabezpečovací systém ................................................................................ 11
ČÁST V.
Klíčový režim .................................................................................................. 12
Článek 18 Článek 19
Přidělování a ukládání klíčů ........................................................................................ 12 Postup při ztrátě klíčů.................................................................................................. 12
ČÁST VI.
Režim pohybu materiálu a zvířat, nošení zbraní......................................... 12
Článek 20 Článek 21 Článek 22
Pohyb materiálu........................................................................................................... 12 Vstup se zvířaty ........................................................................................................... 13 Nošení zbraní............................................................................................................... 13
ČÁST VII. Fyzická ostraha ............................................................................................... 13 Článek 23
Fyzická ostraha............................................................................................................ 13
ČÁST VIII. Požární ochrana .............................................................................................. 13 Článek 24 Článek 25 Článek 26 Článek 27 Článek 28
Základní povinnosti zaměstnanců a návštěv ............................................................... 13 Zabezpečení proti požáru nebo jiné mimořádné události ............................................ 14 Vnitřní předpisy požární ochrany................................................................................ 14 Prostředky a zařízení k zabezpečení požární ochrany ................................................. 14 Hlavní uzávěry a jejich umístění ................................................................................. 14
ČÁST IX.
Opatření související se zabezpečením provozu budovy .............................. 15
Článek 29 Článek 30
Zabezpečení úklidu...................................................................................................... 15 Hlášení závad a postup Při likvidaci havárií ............................................................... 15
3/18
Článek 31 Článek 32
ČÁST X.
Odpadové hospodářství ............................................................................................... 15 Bezpečnost práce a ochrana zdraví.............................................................................. 16
Vzdělávání v oblasti bezpečnosti ................................................................... 16
Článek 33
Obecná ustanovení....................................................................................................... 16
ČÁST XI.
Kontrolní činnost ............................................................................................ 17
Článek 34
Způsob kontrolní činnosti............................................................................................ 17
ČÁST XII. Závěrečná ustanovení..................................................................................... 17 Článek 35 Článek 36 Článek 37
Obecná ustanovení....................................................................................................... 17 Povinnost mlčenlivosti ................................................................................................ 18 Účinnost....................................................................................................................... 18
4/18
ČÁST I. ČLÁNEK 1 1.1
ZÁ K L A D NÍ U S T A NO VE NÍ
PŘEDMĚT A ROZSAH DOKUMENTU
Tento Provozní řád stanovuje, v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí, základní organizaci provozu budovy Města Frýdlant nad Ostravicí, Náměstí č. 3, Frýdlant nad Ostravicí. Provozní řád navazuje na Pracovní a Organizační řád Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí a dále doplňuje práva, povinnosti a odpovědnost zaměstnavatele a zaměstnanců ve vztahu k systémům technické ochrany. Ustanovení provozního řádu se netýkají jižní části budovy s pronajatými prostory, která tvoří samostatný celek.
1.2 Provozní řád stanovuje: 1.2.1 bezpečnostní zóny budovy a prostory se zvláštním režimem; 1.2.2 režimová opatření - vstup, výstup a pohybu osob v budově; 1.2.3 klíčový režim; 1.2.4 pravidla provozování systémů technické ochrany budovy; 1.2.5 pravidla pro výkon fyzické ostrahy budovy; 1.2.6 pravidla a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů; 1.2.7 pravidla pro výkon kontrolní činnosti; 1.2.8 pravidla pro školení zaměstnanců. 1.3
O udělení výjimek z tohoto Provozního řádu rozhoduje tajemnice Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí.
ČLÁNEK 2
ZÁKLADNÍ POJMY A ZKRATKY
2.1
Budova – budovou se v tomto Provozním řádu rozumí celá budova Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí, Náměstí č. 3
2.2
EZS – elektrický zabezpečovací systém – poplachový systém pro detekci a indikaci přítomnosti, vstupu nebo pokusu o vstup narušitele do střežených prostorů.
2.3
FO – fyzická ostraha – činnost vedoucí k zabránění trestné a jiné protiprávní činnosti ve vztahu k majetku, bezpečnosti osob a veřejnému pořádku.
2.4
Havarijní situace – porucha vzniklá na budově nebo technologickém zařízení, která může způsobit nebo způsobuje hmotné škody na majetku, ohrožuje chod technologických zařízení nebo životy a zdraví osob.
2.5
HZS – hasičský záchranný sbor.
2.6
IZS – integrovaný záchranný systém.
2.7
Město – územně samosprávný celek a právnická osoba Město Frýdlant nad Ostravicí.
2.8
Mimo provozní doba – časový úsek v pondělí až čtvrtek od 18:00 do 6:00 hodin následujícího pracovního dne, v pátek od 16:00 hodin, soboty, neděle a svátky nepřetržitě 24 hodin.
2.9
Mimořádná událost – událost, která závažným způsobem ohrožuje bezpečný provoz v budově nebo je spojená s ohrožením životů a zdraví osob, vznikem škody na majetku, případně ohrožením bezpečnosti informací. 5/18
2.10 Ohlašovna požáru – pracoviště s nepřetržitou službou sloužící k přijímání hlášení o vzniku požáru nebo jiné mimořádné události. Pro budovu č. 3 je stanoveno ohlašování požáru přímo HZS. 2.11 PO – požární ochrana. 2.12 Pracovní doba – u Úřadu je Pracovním řádem definovaná základní pracovní doba, volitelná pracovní doba a pevná pracovní doba. 2.13 Provozní doba – časový úsek v pondělí až čtvrtek od 6:00 do 18:00 hodin a v pátek od 6:00 do 16:00 hodin. 2.14 Provozní řád – interní normativní akt. 2.15 SoD – smlouva o dílo, dodávce 2.16 Starosta, místostarosta – starosta, místostarosta Města Frýdlant nad Ostravicí. 2.17 STO – systémy technické ochrany – obecný pojem bezpečnostních systémů určených pro ochranu osob, majetku a informací, zahrnuje zejména: 2.17.1 MZP – mechanické zábranné prostředky; 2.17.2 EZS – elektrický zabezpečovací systém; 2.17.3 CCTV – kamerový sledovací systém. 2.18 Tajemník – tajemník (respektive tajemnice) Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí. 2.19 Úřad – Městský úřad Frýdlant nad Ostravicí. 2.20 Úřední hodiny – pondělí a středa od 8:00 do 17: 00 hodin. 2.21 Veřejná část budovy – prostor, kde se může veřejnost pohybovat bez omezení. 2.22 Vjezd – místo pro příjezd a odjezd dopravních prostředků. 2.23 Zabezpečená oblast – ohraničený prostor v „objektu“ (§ 24 odst. 3 zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti). V tomto prostoru dochází k trvalé úschově utajovaných informací. 2.24 Zaměstnanec – osoba v pracovně právním vztahu k Městu Frýdlant nad Ostravicí. 2.25 Zaměstnavatel – Město Frýdlant nad Ostravicí. 2.26 ZTP – zdravotně tělesně postižené osoby, zejména osoby s omezenou mobilitou. 2.27 Veřejnost – osoby, které nejsou v pracovně právním vztahu k Městu Frýdlant nad Ostravicí. 2.28 Servisní a dodavatelská organizace – subjekt se smluvním vztahem k Městu Frýdlant nad Ostravicí na dodávky zboží, služeb apod.
ČLÁNEK 3
PLATNOST PROVOZNÍHO ŘÁDU
3.1
Provozní řád je závazný pro všechny zaměstnance a ostatní osoby, které vstupují do budovy.
3.2
Vedoucí organizačních celků, v souladu s Organizační strukturou Úřadu, odpovídají za seznámení jim podřízených zaměstnanců Úřadu s obsahem tohoto Provozního řádu a ve své působnosti odpovídají za jeho dodržování.
6/18
3.3
Porušení ustanovení tohoto Provozního řádu představuje porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci (§ 301 písm. c) zákoníku práce, § 16 odst. 1 písm. b) zákona o úřednících). O závažnosti porušení rozhoduje příslušný nadřízený ve spolupráci s vedoucím odboru vnitřních věcí a tajemníkem.
3.4
Při uzavírání všech smluvních vztahů odpovídají zaměstnanci oprávnění jednat jménem Města za to, že smlouvy budou obsahovat i odpovídající ustanovení týkající se dotčených částí tohoto Provozního řádu.
ČLÁNEK 4
BEZPEČNOSTNÍ ZÓNY
4.1 V budově č. 3 jsou definovány tyto bezpečnostní zóny: 4.1.1 Zóna A – prostory chodby v 1.NP (přístup hlavním vstupem), schodiště a chodba u schodiště ve 2.NP. 4.1.2 Zóna B – Janáčková síň a průchod do severní (administrativní) části budovy. 4.1.3 Zóna C – kanceláře a místnosti v 1.NP navazující na zónu A (s instalací EZS). 4.1.4 Zóna D – plynová kotelna (samostatný vstup). 4.1.5 Zóna E – místnosti ve 2.NP a místnosti v podkroví (spisovny a místnosti nahrazující archívy), přístupné z chodby u schodiště tj. navazují na zónu A. 4.1.6 Zóna F – prostor chodby ve 2.NP před kancelářemi (přístup dvoukřídlými dveřmi z chodby u schodiště tj. ze zóny A). Je uzamykána individuálně, vždy v nepřítomnosti zaměstnanců v zóně G a H. 4.1.7 Zóna G – kanceláře (starosty, tajemníka), ostatní kanceláře a místnosti ve 2.NP navazující na zónu F (mimo zabezpečenou oblast). 4.1.8 Zóna H – kancelář č. 17 ve 2.NP – zabezpečená oblast, tj. režimové pracoviště.
Č Á S T I I . R E ŽI MO V Á O PA T ŘE NÍ A PO H Y B OSOB ČLÁNEK 5
VSTUPY DO BUDOVY
5.1 Vstupy do části budovy se sídlem Úřadu 5.1.1 Vstup z Náměstí – hlavní vstup. 5.1.2 Vstup do kotelny – je pouze účelový, neprůchozí do dalších částí budovy, je trvale uzamčen. 5.1.3 Vstup do Janáčkovy síně – je pouze účelový, průchozí do dalších částí budovy, používá se v době konání akcí v Janáčkově síni.
ČLÁNEK 6
REŽIM OTEVŘENÍ BUDOVY
Administrativní část budovy je veřejnosti volně přístupná bez kontroly a evidence vstupu následovně: 6.1.1 v pracovní dny: pondělí a středa 7:00 - 17:00 hodin, úterý, čtvrtek a pátek 7:00 - 14:00 hodin
6.1
7/18
6.1.2
mimo dobu uvedenou v článku 6.1.1 je budova uzavřena.
6.2
Výjimky v otevření budovy mohou být stanoveny pro vstup členů rady a zastupitelstva Města při zasedáních těchto orgánů, případně z jiných důvodů. V těchto případech budou zajištěna opatření k zabránění vstupu neoprávněných osob (pořádková služba u hlavního vstupu nebo uzamykání budovy vždy po průchodu oprávněných osob).
6.3
Janáčková síň je trvale uzavřena, otevírá se pro konání akcí, ke kterým je určena. Podmínky provozu jsou řešeny samostatným interním předpisem.
ČLÁNEK 7
REŽIM VSTUPU ZAMĚSTNANCŮ
V pracovní dny je vstup do administrativní části budovy (tj. mimo Janáčkovu síň) povolen za těchto podmínek: 7.1.1 zaměstnancům pracovně dislokovaným v budově bez kontroly v průběhu provozní doby, 7.1.2 ostatním zaměstnancům (s pracovištěm mimo budovu č.3) v pracovní dny pondělí a středa 7:00 - 17:00 hodin, úterý, čtvrtek a pátek 7:00 - 14:00 hodin bez kontroly.
7.1
7.2
V mimopracovní (provozní) době je vstup do budovy povolen zaměstnancům obslužných profesí (úklid), zaměstnancům při konání práce přesčas dle ustanovení Pracovního řádu, starostovi, místostarostovi a některým zaměstnancům s tzv. neomezeným vstupem.
7.3 Neomezený vstup do budovy je stanoven pro tyto zaměstnance: 7.3.1 Tajemník (tajemnice), 7.3.2 vedoucí odboru vnitřních věcí, 7.3.3 referent pro krizové řízení kanceláře tajemnice. 7.4
Vstup všech zaměstnanců do budovy a odchod z ní je evidován v docházkovém systému.
ČLÁNEK 8
REŽIM NÁVŠTĚV
8.1
Návštěvou se rozumí každá osoba, která není zaměstnancem Města. Vstup návštěv do budovy je možný v pracovní dny v době otevření budovy do zóny A dle článku 6.1.1 a do zóny F (není-li uzamčena) bez kontroly a evidence.
8.2
Do zóny D je vstup řešen smlouvou s dodavatelem zajišťujícím provoz.
8.3
Vstup do zóny H je řešen samostatným dokumentem (Projektem fyzické bezpečnosti) dle ustanovení zákona o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.
8.4
Do ostatních zón vstupují návštěvy jen v přítomnosti zaměstnance s pracovištěm v daném prostoru nebo s oprávněním vstupu do daného prostoru.
8.5
V mimo provozní době je vstup návštěv realizován výjimečně, např. v souvislosti s dodávkami prací (odstranění poruch a závad), případně při řešení mimořádných událostí za účasti složek IZS. V těchto případech budou zajištěna opatření k zabránění vstupu neoprávněných osob (pořádková služba u hlavního vstupu nebo uzamykání budovy vždy po průchodu oprávněných osob - návštěv).
8/18
ČLÁNEK 9
VSTUP ÚČASTNÍKŮ HROMADNÝCH AKCÍ
9.1
Hromadné akce (jednání, školení, tiskové konference apod.) lze pořádat pouze v zasedací místnosti ve 2.NP nebo v Janáčkově síni.
9.2
Organizovat tiskovou konferenci je oprávněn starosta nebo místostarosta, případně jím pověřený zaměstnanec.
9.3
Účast na tiskové konferenci je umožněn zástupcům hromadných sdělovacích prostředků na základě předloženého novinářského průkazu.
9.4
Při konání tiskové konference budou zajištěna opatření k zabránění vstupu neoprávněných osob (pořádková služba u hlavního vstupu, případně uzamčení budovy po zahájení tiskové konference do doby jejího ukončení).
ČLÁNEK 10
VSTUP ZDRAVOTNĚ POSTIŽENÝCH OSOB
10.1 Budova není vybavena technickými prostředky pro samostatný vstup osob ZTP, vstup do budovy bude řešen za pomocí zaměstnanců nebo se jednání uskuteční ve vhodných prostorech budovy Města na ulici Hlavní 139.
ČLÁNEK 11
VSTUP ZAMĚSTNANCŮ ORGANIZACÍ
DODAVATELSKÝCH
11.1 Dohled nad zaměstnanci servisních a dodavatelských organizací zajistí zaměstnanec odpovědný za převzetí prací osobně nebo podřízeným zaměstnance. Dohled je vykonáván podle charakteru prací namátkově nebo trvalou přítomností
ČLÁNEK 12
DOCHÁZKOVÝ SYSTÉM A ADMINISTRACE
12.1 Zaměstnanci jsou povinni dle ustanovení Pracovního řádu evidovat vstup a odchod z budovy prostřednictvím prostředků docházkového systému. Podrobnosti evidence jsou uvedeny v Pracovním řádu.
Č Á S T I I I . R E ŽI M P O H YB U O S O B ČLÁNEK 13
POHYB/ POBYT V BUDOVĚ
13.1 Zaměstnanci jsou oprávnění zdržovat se v budově dle svého zařazení v režimu pracovní doby. Mimo stanovenou pracovní dobu se zaměstnanci mohou zdržovat v budově pouze: 13.1.1 při výkonu práce přesčas, 13.1.2 zaměstnanci obslužných profesí (úklid). 13.2 V mimo provozní době se dále v budově mohou zdržovat osoby s neomezeným vstupem, viz článek 7, odst. 7.3 tohoto Provozního řádu.
9/18
ČLÁNEK 14
OCHRANA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ, „OBJEKT“ A ZABEZPEČENÁ OBLAST
14.1 Ochrana utajovaných informací je řešena v samostatném dokumentu, režim se vztahuje k místnosti č. 17 ve 2.NP. 14.2 Každý zaměstnanec v případě zjištění poškození dveří, okna nebo stěn místnosti č. 17 je povinen neodkladně informovat tajemníka.
Č Á S T I V . R E ŽI M M A NI PU L A CE S E S Y S T É M Y T E CH NI CK É O CH RA N Y ČLÁNEK 15
OBECNÁ USTANOVENÍ
15.1 Obsluhu systémů technické ochrany mohou, v souladu s návody k obsluze, provádět pouze osoby k tomu oprávněné, poučené, prokazující potřebné znalosti k obsluze a které mají znalost umístění jednotlivých prvků. 15.2 Funkce těchto systémů úzce souvisí se stavebním řešením a dispozičním uspořádáním zabezpečených prostorů. Jakékoliv zamýšlené změny není dovoleno realizovat bez schválení vedoucí odboru vnitřních věcí, kam je organizačně začleněna správa budov. 15.3 Za provádění pravidelného servisu jednotlivých systémů technické ochrany odpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí.
ČLÁNEK 16
MECHANICKÉ ZÁBRANNÉ PROSTŘEDKY
16.1 Všechny MZP smí být používány pouze v souladu s návody na použití dodanými dodavateli či výrobci. Klíče není dovoleno používat k jiným účelům než k odemykání a uzamykání příslušných zámků, aby nedocházelo k jejich nadměrnému opotřebení nebo případnému poškození. 16.2 V případě nefunkčnosti MZP je zaměstnanec, který tuto skutečnost zjistí, povinen neprodleně informovat vedoucího zaměstnance, který zajistí odstranění závady či výměnu nefunkčního MZP a který rozhodne o přijetí případných bezpečnostních opatření do doby odstranění závady. 16.3 Zaměstnanci jsou povinni: 16.3.1 zamykat dveře od své kanceláře a jiných místností souvisejících s výkonem pracovní činnosti (archívy, spisovny, technické místnosti, společné kuchyňky apod.) při každém vzdálení se z daného prostoru, tj. i při krátkodobém odchodu v pracovní době, pokud v místnosti není přítomen jiný zaměstnanec, 16.3.2 neponechávat klíče v zámcích volně bez dozoru, 16.3.3 po ukončení pracovní doby (před odchodem z pracoviště) zavřít a zamknout otevíratelná křídla oken, uschovat dokumentace, razítka, cenné předměty, ceniny, peníze apod. (podle povahy pracoviště a věcí) do příslušných trezorů, plechových skříní, skříní či zásuvek stolů a tyto uzamknout, 16.3.4 po odchodu vstup na pracoviště zavřít a zamknout, klíče uložit předepsaným způsobem.
10/18
ČLÁNEK 17
ELEKTRICKÝ ZABEZPEČOVACÍ SYSTÉM
17.1 V budově je instalován EZS, kterým jsou chráněny prostory v 1.NP a schodiště. Poplachová signalizace je vyvedena na nepřetržité stanoviště PCO PČR ve Frýdku Místku. 17.2 Osobou odpovědnou za provoz EZS (včetně kontrol a vedení provozních knih EZS) je vedoucí odboru vnitřních věcí. 17.3 Ovládání EZS provádí zaměstnanci Úřadu a oprávněné osoby přiděleným kódem prostřednictvím klávesnice, umístěné uvnitř budovy v 1.NP. Přidělení kódu zajišťuje osoba odpovědná za provoz EZS, tj. vedoucí odboru vnitřních věcí. 17.4 Kód je z bezpečnostních důvodů měněn: 17.4.1 v případě jeho kompromitace okamžitě, za žádost o jeho změnu odpovídá uživatel, kterému byl kód přidělen. 17.4.2 ke zvýšení bezpečnosti podle potřeby (po bezpečnostním incidentu – tj. např. po vloupání, ztrátách ve střežených prostorech apod.). 17.5 Při ukončení pracovního poměru zaměstnance, kterému byl přidělen kód EZS, nebo při jeho přeložení na jiné pracoviště mimo budovu č. 3, zajistí vedoucí vnitřních věcí vyřazení příslušného kódu z databáze systému. 17.6 Aktivaci a deaktivaci EZS zajišťují zaměstnanci obslužných profesí nebo zaměstnanci a osoby s oprávněním neomezeného vstupu. 17.7 Případnou poruchu EZS jsou osoby, které poruchu zjistily, povinny neprodleně nahlásit vedoucí odboru vnitřních věcí. 17.8 Provozní kniha je uložena u vedoucí odboru vnitřních věcí. V knize se evidují veškeré poplachové signály, poruchy (vč. jména osoby, která poruchu zjistila a případně jméno osoby, kterou byla zjištěná porucha hlášena), veškerá servisní činnost a záznamy o proškolení osob k obsluze systému. 17.9 K zajištění funkčnosti systému je nutno dodržovat následující opatření: 17.9.1 neomezovat detekční pole prvků EZS (např. nábytkem, krabicemi apod.); 17.9.2 dbát, aby nedocházelo k poškození čidel při výkonu pracovních činností; 17.9.3 při malování zajistit zakrytí čidel nebo dočasnou demontáž, aby nedošlo k poškození a znečištění optiky prostorových čidel. 17.10 Zaměstnanci a osoby, kterým byl protokolárně přidělen kód EZS, jsou povinni: 17.10.1 aktivovat a deaktivovat EZS tak, aby nedošlo k vyzrazení kódu; 17.10.2 dojde-li k vyzrazení kódu, oznámit tuto skutečnost neprodleně vedoucí odboru vnitřních věcí 17.10.3 aktivovat a deaktivovat EZS tak, aby nedocházelo k vyhlášení poplachu chybou obsluhy. 17.11 Jakékoliv poruchy musí být neodkladně odstraněny. Zajištění odstranění poruch je realizováno následovně: 17.11.1 zjištěné poruchy musí být nahlášeny podle místa dislokace EZS, 17.11.2 při hlášení signalizace operátorem PCO je prověřován důvod poplachu prohlídkou na místě ve spolupráci s hlídkou PČR, 17.11.3 o zjištěných skutečnostech je informována vedoucí odboru vnitřních věcí.
11/18
ČÁST V.
K L Í Č O V Ý R E ŽI M
17.1 Za klíčové hospodářství všech budov Úřadu odpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí. 17.2 Ustanovení předchozího bodu se nevztahuje na klíčové hospodářství zabezpečené oblasti podle zákona č.412/2006 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti. Za klíčové hospodářství zabezpečené oblasti odpovídá tajemník. 17.3 Klíčové hospodářství budovy v prostorech užívaných nájemci je autonomní. Duplikáty klíčů jsou uloženy u vedoucí odboru vnitřních věcí způsobem, který umožňuje kontrolu jejich použití.
ČLÁNEK 18
PŘIDĚLOVÁNÍ A UKLÁDÁNÍ KLÍČŮ
18.1 Klíče od budovy a společných prostor užívaných zaměstnanci jsou předávány protokolárně, evidence obsahuje datum předání, údaje o předávajícím a přebírajícím a jejich podpisy. 18.2 Klíče od kanceláří nejsou vynášeny mimo budovu, jsou ukládány v uzamykatelných bezpečnostních schránkách, instalovaných k tomuto účelu v uzamykaných společných prostorách. 18.3 Osoby, které mají přiděleny klíče, jsou povinny jednat tak, aby nedošlo ke ztrátě, zcizení nebo zneužití jim přidělených klíčů. Každá osoba, které byl přidělen klíč, má osobní odpovědnost za jeho úschovu a zamezení jeho ztráty, zcizení nebo zneužití.
ČLÁNEK 19
POSTUP PŘI ZTRÁTĚ KLÍČŮ
19.1 Ztrátu nebo odcizení přiděleného klíče musí každý zaměstnanec neprodleně ohlásit písemnou formou svému vedoucímu, který po dohodě s vedoucí odboru vnitřních věcí rozhodne, zda bude provedena výměna zámku, respektive zámkové vložky.
Č Á S T VI . R E ŽI M P O H YB U M AT E RI ÁL U A ZV Í Ř A T , NO Š E N Í ZB R A NÍ ČLÁNEK 20
POHYB MATERIÁLU
20.1 Do budovy není dovoleno vnášet materiál, látky a předměty, které by mohly ohrozit bezpečnost fyzických osob v budově Úřadu. 20.2 Zaměstnancům není dovoleno používat v budově bez předchozího svolení zaměstnavatele soukromé prostředky a zařízení, zejména elektrické spotřebiče a elektronická zařízení. 20.3 Zaměstnancům není dovoleno používat prostředky a zařízení Města k soukromým účelům. 20.4 Zaměstnancům není dovoleno vynášet zaměstnavatele prostředky a zařízení Města.
12/18
z budovy
bez
předchozího
svolení
ČLÁNEK 21
VSTUP SE ZVÍŘATY
21.1 Do budovy není dovoleno vodit zvířata, mimo odchycená zvířata vedena zaměstnanci příslušného odboru. 21.2 Omezení vstupu se zvířaty se dále nevztahuje: 21.2.1 na vodící a asistenční psy osob ZTP, ale pes musí být na vodítku a s náhubkem, 21.2.2 služební psy ozbrojených složek a sborů (PČR, Celní správa, Armáda ČR apod.).
ČLÁNEK 22
NOŠENÍ ZBRANÍ
22.1 Nošení zbraní i jiných nebezpečných předmětů do budovy je zakázáno. Osoby, u kterých bude zjištěna zbraň či jiný nebezpečný předmět budou vyzvány k opuštění budovy Úřadu. 22.2 Výjimka je povolena pouze příslušníkům ozbrojených složek a sborů vstupujícím do budovy za účelem plnění služebních povinností.
Č Á S T VI I . F Y ZI C K Á O S T R A H A ČLÁNEK 23
FYZICKÁ OSTRAHA
23.1 Fyzická ostraha budovy je zajištěna kombinovaným způsobem následovně: 23.1.1 v pracovní době zaměstnanci přítomnými v budově a na jednotlivých pracovištích 23.1.2 mimo pracovní dobu je aktivován EZS, výstupy z EZS jsou monitorovány na nepřetržitém stanovišti – PCO PČR, 23.1.3 v případě poplachu z EZS je hlídkou PČR ze služebny ve Frýdlantu nad Ostravicí provedena nejdříve obhlídka vně budovy a za spolupráce zaměstnance jsou následně prověřeny vnitřní prostory budovy, 23.1.4 PČR má pro zpřístupnění vnitřních prostor budovy Úřadu k dispozici seznam kontaktních osob, který je pravidelně kontrolován a dle potřeby aktualizován. Za aktualizaci odpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí.
Č Á S T VI I I . P O ŽÁ R N Í O CH R A N A ČLÁNEK 24
ZÁKLADNÍ A NÁVŠTĚV
POVINNOSTI
ZAMĚSTNANCŮ
24.1 Práce, které mohou vést ke vzniku požáru v prostorách budovy Úřadu, mohou provádět pouze osoby s odbornou způsobilostí požadovanou pro výkon těchto prací dle zvláštních předpisů. 24.2 Zaměstnanci i všechny osoby pohybující se v budově jsou povinni počínat si tak, aby nezavdali příčinu ke vzniku požáru, neohrozili život a zdraví osob, zvířat a majetku, zejména při používání tepelných a elektrických spotřebičů, při práci s otevřeným ohněm nebo manipulaci s hořlavými látkami. 24.3 Používání otevřeného ohně je dovoleno výhradně na písemné povolení odborně způsobilé osoby požární ochrany po předchozím splnění požárně bezpečnostních opatření. 13/18
24.4 Poškozovat, zneužívat či jiným způsobem snižovat účinnost věcných prostředků a zařízení požární ochrany je zakázáno. 24.5 Každá osoba je v souvislosti se zdoláváním požáru povinna: 24.5.1 poskytovat přiměřenou osobní pomoc, nevystaví-li tím vážnému nebezpečí ohrožení sebe nebo osoby blízké anebo nebrání-li ji v tom důležitá okolnost, 24.5.2 zjištěný požár ohlásit nebo zabezpečit jeho ohlášení HZS, 24.5.3 v případě potřeby na vyžádání velitele zásahu poskytnout osobní pomoc zasahující jednotce požární ochrany.
ČLÁNEK 25
ZABEZPEČENÍ PROTI POŽÁRU MIMOŘÁDNÉ UDÁLOSTI
NEBO
JINÉ
25.1 K odbornému zajištění požární ochrany uzavřelo Město smlouvu s odborně způsobilou osobou, za součinnost s touto osobou odpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí. 25.2 Požární ochrana je v budově zabezpečována v pracovní době zaměstnanci. 25.3 K zabezpečení ohlášení požáru jsou na pracovištích a komunikačních trasách vyvěšeny požární poplachové směrnice, stanovující postup při zjištění požáru. 25.4 V případě vzniku jiné mimořádné události postupují zaměstnanci v souladu s Krizovým plánem. 25.5 Vzniklé mimořádné události jsou zaměstnanci povinni oznámit na recepci v budově č. 139.
ČLÁNEK 26
VNITŘNÍ PŘEDPISY POŽÁRNÍ OCHRANY
26.1 Směrnice pro zajištění požární ochrany. 26.2 Požární poplachové směrnice.
ČLÁNEK 27
PROSTŘEDKY A ZAŘÍZENÍ POŽÁRNÍ OCHRANY
K ZABEZPEČENÍ
27.1 Přenosné hasící přístroje.
ČLÁNEK 28
HLAVNÍ UZÁVĚRY A JEJICH UMÍSTĚNÍ
médium plyn elektřina voda
umístění uzávěru podlaží místo 1.NP nika ve zdi u vstupu do kotelny 1.NP rozvaděč u vstupních dveří 1.NP v kotelně
14/18
Č Á S T I X . O P AT ŘE NÍ S O U VI S E J Í CÍ S E ZA B E ZP E Č E NÍ M P RO VO ZU B U DO V Y ČLÁNEK 29
ZABEZPEČENÍ ÚKLIDU
29.1 Úklid je zajištěn vlastními zaměstnanci v provozní i pracovní době. 29.2 Zaměstnanec vykonávající úklid je k zajištění bezpečnosti v budově povinen: 29.2.1 dodržovat dobu otevření budovy, respektive zajistit uzamčení v čase stanoveném v článku 6, 29.2.2 při úklidových pracích průběžně zajisti uzamykání místnosti proti neoprávněnému vstupu osob, 29.2.3 po ukončení úklidu, před uzamčením místnosti, zkontrolovat uzavření oken, vodovodních kohoutů a vypnutí použitých elektrospotřebičů s výjimkou spotřebičů zapojených trvale (ledničky a další dle příslušných ustanovení Pracovního řádu), 29.2.4 deaktivovat EZS před začátkem pracovní doby, 29.2.5 aktivovat EZS před odchodem z budovy, po ukončení pracovní doby.
ČLÁNEK 30
HLÁŠENÍ ZÁVAD A POSTUP PŘI LIKVIDACI HAVÁRIÍ
30.1 Každý zaměstnanec je povinen při zjištění závady či poškození zařízení budovy resp. zjištění havarijní situace o této skutečnosti neprodleně informovat svého vedoucího. 30.2 Pověření zaměstnanci odboru vnitřních věcí jsou oprávněni vstupovat po předchozím upozornění do všech místností za účelem likvidace havárií, oprav inventáře a odečtu měřidel. V případě nepřítomnosti zodpovědných zaměstnanců odboru za tyto místnosti, je vstup pověřených zaměstnanců odboru vnitřních věcí možný jen v přítomnosti vedoucího příslušného odboru, oddělení nebo jejich zástupců. V případě mimořádných událostí a havárií, při kterých hrozí hmotná škoda na majetku většího rozsahu, mohou vstoupit i bez předchozího upozornění. 30.3 Ustanovení předchozího bodu Provozního řádu se nevztahuje na zabezpečenou oblast určenou k ochraně utajovaných informací. V případě vzniku mimořádné situace v tomto prostoru jsou postupy a činnost stanoveny v Projektu fyzické bezpečnosti. O vzniklé situaci je informován vždy tajemník. 30.4 V případě vzniku havarijní situace prvotní opatření provádějí zaměstnanci včetně ohlášení vzniku havárie příslušným osobám. Prvotními opatřeními se rozumí taková opatření, která zamezí šíření havárie a zabrání vzniku dalších škod, event. ohrožení zdraví a lidských životů (tj. uzavření hlavního uzávěru vody, plynu, vypnutí hlavního vypínače elektrického proudu).
ČLÁNEK 31
ODPADOVÉ HOSPODÁŘSTVÍ
31.1 Zaměstnanci jsou povinni provádět třídění odpadu a odkládat jej do označených nádob. 31.2 Nebezpečný odpad (galvanické články, zářivky, tonery apod.) je zakázáno ukládat do nádob určených na tříděný odpad.
15/18
31.3 Nebezpečný odpad musí zaměstnanci vrátit výdejci, od kterého příslušný materiál převzali. 31.4 Za zabezpečení dostatečného počtu sběrných nádob a kontejnerů odpovídá odbor vnitřních věcí.
ČLÁNEK 32
BEZPEČNOST PRÁCE A OCHRANA ZDRAVÍ
32.1 Všichni zaměstnanci jsou povinni na svém pracovišti a v prostorách areálu udržovat pořádek a čistotu. Před odchodem z pracoviště musí zkontrolovat, zda jsou vypnuty všechny elektrické a plynové spotřebiče, nesvítí světlo, zda jsou uzavřena okna a vodovodní kohoutky.
ČÁST X. ČLÁNEK 33
V ZD Ě L Á V Á NÍ V O B L AS T I B E ZP E Č NO S T I
OBECNÁ USTANOVENÍ
33.1 Organizaci a provedení bezpečnostního školení zabezpečuje u Úřadu vedoucí odboru vnitřních věcí ve spolupráci s pověřeným zaměstnancem pro BOZP a PO. V souladu s níže uvedenými pravidly zajišťuje školení pro vedoucí zaměstnance. 33.2 Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zajistit bezpečnostní školení pro jim podřízené zaměstnance. 33.3 O provedených školeních je nutno vést záznamy, které obsahují: 33.3.1 osnovu školení, 33.3.2 datum školení, 33.3.3 jména, příjmení a podpis školených zaměstnanců, 33.3.4 jméno, příjmení a podpis školitele. 33.4 Bezpečnostní školení jsou realizována diferencovaně pro jednotlivé pracovní funkce (okruhy funkcí) s ohledem na konkrétní rizika související s danou funkcí. Náplň bezpečnostního školení je rozdělena na dvě části: 33.4.1 povinná část - jejím předmětem je pevně stanovený rozsah každého bezpečnostního školení pro každého zaměstnance; 33.4.2 fakultativní část - jejím obsahem jsou oblasti související s konkrétní funkcí a výkonem pracovních činností, z této oblasti jsou pro bezpečnostní školení vybrány pouze ty oblasti, které bezprostředně souvisí s pracovní náplní dotyčného zaměstnance. 33.5 Povinná část obsahuje: 33.5.1 seznámení se s Provozním řádem, 33.5.2 proškolení z obsluhy bezpečnostních technologií (pro osoby pověřené obsluhou), 33.5.3 seznámení se s postupy prevence a chování zaměstnanců při mimořádných událostech.
16/18
33.6 Fakultativní část obsahuje: 33.6.1 oblast utajovaných informací - seznámení se zvláštním právním předpisem v oblasti ochrany utajovaných informací - zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů a navazujícími prováděcími předpisy, 33.6.2 seznámení se s Projektem fyzické bezpečnosti, 33.6.3 oblast zvláštních skutečností - seznámení se s právním předpisem v oblasti ochrany zvláštních skutečností - zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení, ve znění pozdějších předpisů a navazující prováděcí předpisy k ochraně zvláštních skutečností, 33.6.4 seznámení se s postupy Úřadu k zajišťování ochrany osobních údajů, 33.6.5 seznámení se s pravidly obsluhy technické ochrany a pravidly reakce na provozní a poplachové stavy zařízení (provádí servisní organizace nebo poradenská firma, případně PČR ve spolupráci s vedoucím odboru vnitřních věcí, 33.6.6 přehled mimořádných událostí v budově Úřadu, příčiny jejich vzniku a možnosti prevence.
Č Á S T XI . K O N T R O L NÍ ČI NN O S T ČLÁNEK 34
ZPŮSOB KONTROLNÍ ČINNOSTI
Typ opatření
Perioda kontrol
Odpovědnost za realizaci
Funkčnost systémů technického zabezpečení
1 x za 12 měsíců
Klíčový režim
1 x za 12 měsíců
Provádění úklidu
min. 1 x za měsíc
Zabezpečení pracovišť po pracovní době (úklid razítek a písemností)
namátkově min. 1 x za 6 měsíců vedoucí odborů (oddělení)
vedoucí odboru vnitřních věcí vedoucí příslušných odborů vedoucí oddělení nebo odboru, nedostatky hlásí odboru vnitřních věcí
34.1 Kontrolní činnost, zjištěný stav a přijatá opatření k odstranění případných nedostatků (závad) jsou zapisovány do „Knihy kontrol“. Za vedení této knihy odpovídá vedoucí příslušného odboru.
Č Á S T XI I . ZÁ V Ě R E Č N Á U S T A NO VE NÍ ČLÁNEK 35
OBECNÁ USTANOVENÍ
35.1 Právní a ostatní vnitřní předpisy řešící provoz Úřadu nejsou tímto Provozním řádem dotčeny.
17/18
35.2 Osoby dotčené tímto Provozním řádem jsou povinny každé zjištěné porušení ustanovení tohoto Provozního řádu neprodleně ohlásit příslušnému vedoucímu, není-li tímto Provozním řádem stanoveno jinak.
ČLÁNEK 36
POVINNOST MLČENLIVOSTI
36.1 Zaměstnanci mají povinnost mlčenlivosti stanovenou zákonem. 36.2 Poskytování informací zástupcům sdělovacích prostředků je v kompetenci starosty, místostarosty a v jejich nepřítomnosti tajemníka. Ostatní zaměstnanci jsou oprávnění, bez předchozích pokynů výše uvedených osob, informovat zástupce sdělovacích prostředků pouze v intencích zákona č. 106/1999 Sb., o veřejném přístupu k informacím. 36.3 Další fyzické osoby, které zajišťují pro Úřad činnosti na základě SoD, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o údajích, se kterými se seznámí. Povinnost mlčenlivosti je nezbytné upravit příslušnými ustanoveními ve SoD při jejich uzavírání.
ČLÁNEK 37
ÚČINNOST
Tento řád nabývá účinnosti dnem 1.10.2009
____________________________________
tajemnice Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí
18/18
