BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA
BIZONYLATI RENDJE
2003.
BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA
BIZONYLATI RENDJE
Érvényes: 2003. november 15. -tól
Jóváhagyta:
Dr. Roóz József főiskolai rektor
A BGF FŐISKOLAI TANÁCS 2003. november 14.-Í
határozata alapján
2
BIZONYLATIREND
A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban főiskola) Bizonylati rendjét a számvitelrő l szóló - 2001. évi LXXIV. törvénnyel módosított - 2000. évi C. törvény 161. §. 2.bek. d) pontja, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól intézkedő - többször módosított 307/2002. (XII.2l.) Korm. szám ú rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS
RÉsz
1. A Bizonylati rend célja, tartalma
A Bizonylati rend célja, hogy rögzítse azokat, a számvitelről szóló módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairó l szóló módosított 249/2000. (XII.24.) és azt módosító 27812003 (XII.24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Konn. rendelet) végrehajtására vonatkozó előírásokat, módszereket, amelyek biztosítják főiskolánk sajátosságainak, feladatainak leginkább megfelelő, a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjét. A Bizonylati rend a következő feladatok ellátásához tartalmaz
előírásokat:
bizonylati elv, bizonylati fegyelem , a bizonylat fogalma , a bizonylatok csoportosítása, a bizonylatok kiállítása, javítása, hel yesbítése, a bizonylatok feldolgozásának rendje, a szigorú számadás alá vont bizonylatokkal kapcsolatos szabályok, a bizonylatok tárolása, szállítása, a bizonylatok őrzése . 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem A főiskolának, minden gazdasági műveletről , eseményről - amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja,- bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. KönyvcIni csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad. 2.1.A sZlÍmviteli biZallylat fogalma
A Számviteli törvény 166. §-a értelmében számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló
3
tennészetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő olG11ány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik az e törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. 2.2. A bizollylatok általános alaki és tartalmi kellékei
A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tatialmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tatiatli. A Számviteli törvény 167. §-a értelmében a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; - a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az ellelmyugtákon a befizető aláírása;
átvevő,
az
a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függő en - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; a (megtörtént) gazdasági művelet tatialmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági müvelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvvitel i elszámolás rendjétől függően - éliékbeni adatai; külső
bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, eimét;
közőtt:
a
bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint ammk az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokbatl történt rögzítés továbbá minden olyan adat, atllelyet jogszabály
időpontja,
igazolása;
előír.
A számlával, az egyszerüsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket az általános forgalmi adóról szóló törvény külön is meghatároz. A számla, az egyszerüsített számla, a számlát helyettesítő okmányalaIci és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát - ha jogszabály eltéröen nem rendelkezik -a főiskola részéről a bizonylat aláírására feljogosított személy a főiskola azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja.
4
A gazdasági események rögzítéséhez e lsődlege sen a gazdálkodási eseméJ/yek rögzítéséhez lzasZJ/ált számításteclzJ/ikai program által fe/kíJ/ált, illetve a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni. Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, illetve a számításteclzJ/ikai progralll J/em kíJ/ál fel, akkor saját készítésü nyomtatványt kell használni. A nyomtatvány szerkesztésénél be kell tartani a bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó e l őírásokat. 2.3. A biZOJ/ylatok csoportosítása Gazdálkodási szakterü let szerint, a keletkezési helyük szerint, a feldolgozásban betöltött helyük szerint valamint a nyilvántartás, kezelés szempontjából. a) Gazdálkodási szakterület szerint: - befektetett eszközökkel kapcsolatos bizonylatok, készletekkel kapcsolatos bi zonylatok, pénzforgalmi bizonylatok, kötelezettségvállalás i bizonylatok, számlázási és szán1laellenőrzési bizonylatok, leltározási bizonylatok, selejtezési bizonylatok. b) Keletkezési helyük szerint: - bel ső bizonylatok, - külső bizonylatok. Belső
bizonylatok azok a bizonylatok, amelyek elsődleges kiállítása annak valamely szervezeti egységénél történik. Külső
afői skolánl,
illetve
bizonylatok azok a bizonylatok, amelyeknek a kiállítása az adott gazdasági szervnél történik.
műveletet kezdeményező külső
c) Feldolgozásban betöltött szerepük szeri nt: - elsődleges bizonylatok, - másodlagos bizonylatok, - gyűjtő bizonylatok, - hiteles másolatok, - hiteles kivonatok. Elsődleges
bizonylatok azok az okmányok, amelyeket az adott gazdasági müvelet elrendelése illetve végrehajtása során eredeti okmányként állítanak ki, amelyet az elrendelő , lebonyolító hiteles aláírásával ellátott. Másodlagos bizonylatok, amelyeket az els ődleges bizonylatok alapján állítanak ki külön munkamenetben (kivéve a több példányban készülő bizonylatok másolati
5
példányai), amelyeken biztosított a kiállítás alapjául szolgáló elsődleges bizonylat azonosításának lehetősége . Gyűjtő bizonylatok, amelyek több elsődleges vagy másodlagos bizonylat alapján kerülnek kiállításra és több gazdasági művelet összegszerü hatását összevontan tartalmazzák. Hiteles másolatok, olyan okmányok, amit az alapjául szolgáló bizonylat szövegével megegyezően állítottak ki és hitelesítő záradékkalláttak el. Hiteles kivonatok, olyan iratok, amelyek valamely okmány erre a célra kijelölt adatait tartalmazzák, s hitelesítési záradékkal látták el. A hitelesített másolat és a hitelesített kivonat csak abban az esetben használható bizonylatként, ha tartalmilag és alakil ag megfelel a bizonylatokkal szemben támasztott követelményeknek. d) Nyi lvántartás, kezelés szempontjából - szigOtú számadás alá vont bizonylatok, - kÖlmyített kezelésü bi zonyl atok. Szigorú számadás alá vont bizonylatok amelyeknek darabszám szerinti megléte a nyilvántartások és elszámolások szempontjából elengedhetetlenül szükségesek. Könnyített kezelésű bizonylatok amelyeknek a kezelése, felhasználása kötetlenebb formában lehetséges.
2.4. A szabályszeríí bizoIlylat Szabályszerü az a bizonylat, amely az adott gazdasági müveletre vonatkozóan a könyvvite!ben rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bi zonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerüen javítottak.
2.5. A bizollylatok Ilyelve A számviteli bizonylatot a gazdasági müvelet, esemény megtöliéntének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. Eltérő
rendelkezést alkalmaz a törvény a számlára vonatkozóan.
Külföldi
megrendelőnek
megrendelő
nyelvén is
küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi
feltüntethetők .
A külföldről beérkező számlán a könyvviteli nyilvántartásba vételt megel őzően magyarul is fe! kell tüntetni azokat az adatokat, amelyek a megbízható könyveléshez, illetve az e llenőrzéshez feltétlenül szükségesek.
2.6. A bizonylatok formája, megjelellítése Az adott gazdasági eseményelszámolásához alkalmazható bizonylatok lehetnek: - szabványosított,
6
- ágazati minisztériumi vagy egyéb országos (helyi) szelV által kibocsátott, - saját készítésü bizonylatok (akár az illformatikai progra/II által felkÍllált, akár saját készítésíí). Saját nyomtatvány szerkesztésekor az alábbi szempontokat kell figyelembe venm a főiskolának:
- a bizonylatok jellegének szerepelj en,
megfelelően
a nyomtatványon minden szükséges adat
- az adatok elhelyezése fe lelj en meg a feldolgozási sorrendnek, ki kell emelni a feldolgozás szempontjából fontos adatokat, (pl. vastagított vagy aláhúzott szöveg, szám)
- ha számtani müveletet tartalmaz a bizonylat, akkor az adatok a müvelet végzéséhez szükséges sorrendben szerepeljenek, - a nyomtatvány mérete fe leljen meg a kezelhetőség követelményeinek. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: - az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, - a feldolgozási program azonosító jelzését, - az adatállomány azonosító jelzését. - az
egyértelmű
azonosítás érdekében a kódjegyzéket.
Az elektronikus dokumentumok, iratok alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit külön jogszabály, az elektronikus aláírásról szóló 200 l . év i XXXV . törvény határozza meg. Számviteli bizonylatként a minősített elektronikus aláírással és időbé l yegzőve l ellátott elektronikus dokumentum, irat alkalmazható, ha megfelel a fenti jogszabály előírásainak, és ha hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítvány érvényessége a számviteli törvényben előírt megőrzési időta rtamo n belül ellenőrizhető.
3. A
főiskola
számviteli bizonylatai
3. J. Belső számviteli biZOl/ylatok A költségvetési gazdálkodásban számviteli bizonylatnak különösen az alábbi okmányok minős ülnek :
- a beérkező és
kimenő
számlák,
- pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, - pénztárjelentés, - nyugták, átvételi elismervények, - béljegyzékek,
összesítők ,
bérfeladások,
7
- A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni , úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. - A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. - Gépi adathordozón lévő adatok javításáról külön jegyzéket kell készíteni, melyet az eredeti bizonylatokkal együtt kell megőrizni. - A javítást
végző
személynek a javítás tényét annak dátnmával, aláírásával és az lenyomatával kell igazolni.
fői sko la körbélyegzőjének
- Ajavítás során az adatokat lefesteni, leragasztani, radírozni nem lehet. Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad. Sorszámozott bizonylati nyomtatvány rontott példányát tilos megsemmisíteni, azt áthúzás sal érvénytelenítve meg kell őrizni . A
külső szervektől
beérkezett bizonylatokat javítani nem szabad.
Hibásan érkezett bizonylatot vissza kell küldeni javításra a kiállítónak, vagy fel kell szólítani a bizonylat helyesbítésére. 4.3. A bizollylatok helyesbítése
A hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot a fői skola köteles helyesb íteni. A helyesbítés tÖlténhet az eredeti - hibás - bizonylat érvéllytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell : ki men ő
számla esetében ajavítás módj a stornó, illetve módosító számla kiállítása,
- az eredeti bizonylat azollosításához szükséges adatokat, - a módosítás nak
megfelelő
új tételeket.
5. A bizonylatok feldolgozásának rendje 5.1. AltaláIlos követelméllyek A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbizhatónak és helytállónak kell lennie. A feldolgozás
előtt
meg kell
győződni
arról, hogy a bizonylat számszakilag és tartalmilag
megfelelő-e .
Az alakilag, tartalmilag ellenőrzött és elfogadott bizonylatokat folyamatosan, időrendben rögzíteni kell a könyvelésben. A bizonylat könyvelése előtt a könyvelési számlaszám kijelölése (kontírozása) és ellenőrzése következik. A bizonyaitok ellenőrzése során meg kell győződni aITól, hogy a kedvezményezettet megilleti-e a kifizetelldő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Szolgáltatás teljesítésénél a munka elvégzését igazolni kell. A kÖllyvelésre
kerülő
bizonylatokat utalványozni kell.
9
Általános követelmény, hogy a feldolgozás során ellenőrizni kell a munkafolyamatba épített belső ellenőrzés megtörténtét, vagyi s azt, hogyabizonylatokat a feldolgozás során az arra jogosult személyek (kiállító, ellenőrző , érvényesítő) megvizsgálták, és aláírásukkal ellátták. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést tenni csak akkor lehet, ha azt az arra j ogosult személyek aláírták. Az utalványozást vagy az eredeti okmányra, vagy az iktatólapra kell rávezetni, vagy külőn írásbeli rendelkezést kell adni . Az utalványozási-, ell enjegyző i jogosultsággal felruházottak körét és szabályait, a főiskola Gazdálkodási-, és Kötelezettségvállalási Szabályzata tartalmazza. 5.2. A bizonylatok ellenőrzése A számvi teli bizonylatokat ellenőrizni kell a könyvekben tartalmi és szám szaki szempontból.
történő
rögzítés
elő tt
alaki,
Az e ll e nőrzéssel megbízott személyek kötelesek különösen a bizonylatok valódiságát megvizsgálni . 5.2.1. A bizonylatok alaki eliel/őrzése A bizonylatok alaki
ellenőrzése
során a köv etkezőket kell vizsgálni:
- a bizonylatok kitöltése teljes
körűen
megtörtént-e, minden adat szerepel-e rajta,
- a szükséges mell ékIetek csatolva vannak-e, - a gazdasági esemény bizonylatolása az
el ő írt
bizonylati
űrlapon
történt-e,
- a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (es em énytől függően az e llenőr) , valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, - a bizonylat kiállítása
megfelelő-e,
a javítások szabályszerűek- e .
5.2.2 A bizonylatok számszaki eliel/őrzése A bi zonylatok számszaki e ll enőrzése során a bizonylat átvevőjének, az informatikai rendszerbe rögzítőjének meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. 5.2.3.A bizollylatok tartalmi elleJ/őrzése A bizonylatok tartalmi e ll enőrzése a szakmai teljesítés igazo lása során a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi e lőírások betartását kell megvizsgálni. 5.3. A bizonylatok informatikai reJ/dszerbeJ/ és a kÖJ/y vekben
történő rögzítéséJ/ek
reJ/{lje
A bizonylatok feldolgozásakor a következők szerint kell eljárni a Korm. rendelet 51. §.-a alapján: - a pénzforgalmat érintő gazdasági művel etek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a feldolgozás ütemezettségének megfe l e l őe n készpénzforga lom
10
esetén a pénzmozgással egyidejüleg, bankszámla, e l őirányzat-fe lhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, - az egyéb gazdasági müveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági müveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell a könyvekben rögzíteni. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bi zonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. A feldo lgozás során
megfelelő
hi vatkozással biztositani kell a visszakeresés
l ehe tő ségét.
6. Szigorú számadás ú nyomtatványok kezelésének szabályai
6.J.SzigorlÍ számadáslÍ nyom tatványok A készpénz kezelés éhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bi zonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerüsített számlát és a nyugtát is) szigorú számadás i kötelezettség alá kell vonni. Szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni továbbá minden olyan nyomtatványt, ame lyért a nyomtatvány értéké t meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névéliéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét az államháztartás szervezete sajátosságainak figyelembe vételével a gazdasági mííszaki főigazgató saját hatáskörében állapítja meg. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámo lását.
A főiskolán -ezen belül a karokoll/területi intézeteken a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását a kari gazdasági igazgatók/osztályvezetők által megbízott mUllkatársak vezetik. Szigorú számadás i kötelezettség alá vont nyomtatványok: - számla, - egyszerüsített számla, - nyugta, - szállítólevél, - személygépkocsi Itehergépkocsi lalltóbusz menetlevél, - raktári bevételezési, kiadási utalványok, - leltárfelvételi bizonylatok,
11
készpénzcsekk, napi/időszaki
pénztárjelentés,
üzemanyag-előleg
elszámolás,
bevételi és kiadási pénztárbizonylat,
6.2. A szigorú számadásIÍ nyomtatványok nyilvántartása A nyomtatványokról fajtánként hitelesített nyilvántmiást kell vezetni. A nyilvántartásnak tatialmaznia kell: - a bizonylat megnevezés ét, - a bizonylat bevételezésének keltét, - a bevételezett bizonylat mennyiségét, - a nyomtatvány kezdő- és
végző
sorszámát,
- az igénybevétel keltét, - a kiadott nyomtatvány sorszámát, mennyi ségét, - az átvétel elismerését, - a leadott
tőpéldány
átvételének elismerését,
A nyilvántartás mintáját a bizonylati album tartalmazza. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezések megszegése anyagi és fegyelmi felelősségre vonással jár.
6.3. A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása A szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott ügyintéző csak akkor adhat ki nyomtatványt felhasználásra, ha az átvétel tényét a nyilvántartásban az átvevő személy kézjegyével elismeri. A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel kötelesek elszámolni. A nyomtatványt vissza kell szolgáItatni további őrzésre a szigorú számadású nyomtatványt kezelőnek .
A visszavétel tényét a nyilvántaltáson keresztül kell vezetni.
6.4. A szigorú számadáslÍ nyomtatványok ellenőrzése Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számbml megvawlak-e, továbbá az űr-lapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. szám lavezető hitelintézet jel zőszáma) helyeseke.
12
6.5. A szigorú számadáslÍ nyomtatványok őrzése
A szigorú számadású nyomtatványokat páncélszekrényben (páncél kazettában, lemez szekrényben, zárható szekrényben) kell őrizni.
7, A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolásánál elsődleges szempont, hogy biztosítsuk a hiánytalan, károsodásmentes megőrzést, valamint a gyors visszakeresés lehetőségét. Bizonylatot a megőrzési
helyéről
elvitmi csale átvételi elismervény ellenében szabad.
A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben, irattartóban kell tárolni. A gazdálkodás évét megelőző I. év összegyűjtött könyvelési anyagát a számviteli osztály tárolja a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. Ezt követően gondoskodni kell az irattárnalc tőrténő átadásról, készíteni.
melyről jegyzőkönyvet
kell
8, A bizonylatok szállítása A bizonylatok szállításánál követelmény, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre
9, Bizonylatok megőrzése A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a számviteli törvény meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell.
169. §-ban
- A karok/intézetek a költségvetési évről készített költségvetést, beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, a központi számvitel i egység az összesített főkönyvi kivonatot, BGF szintű beszámolót, a karok beszámolóinalc hitelesített másolatát, az összesített éves költségvetést valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles őrizni. A könyvvitel i elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számvitel i bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható fornlában megőrizni. A folyószámláknál az elévülési
idő
a folyószámla
megszűnésének időpontjával
kezdődik.
- A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a kötelezettség. megőrzés i
megőrzés i
időn
belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.
A
13
A bizonylat megőrzés legfőbb követelménye, hogy a könyvelési fe ljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők legyenek. A bizonylat elektronikus formában is me gőrzendő, az alkalmazott módszernek biztosítania kell az eredeti bizonylat összeses adatának késedelem nélkül i e l őáll ítását , folyamatos leolvashatóságát, illetve kjzárja az utólagos módosítás lehetőségét. (pl CD lemezen történő őrzé/j)
A Bizonylali Albumban kell rögzíteni az iratok tárolására, előírásokat, amelyek a következők: - a bizonylat
megőrzésének
- a bizonylat megőrzésének
megőrzésére
vonatkozó
helye, időtartama.
14
II. EGYES GAZDÁLKODÁSI SZAKTERÜLETHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK ÜGYVITELE l. Befektetett eszközök ügyvitele
A befektetett eszközök ügyvitelének célja, hogy ezen csopol1ba tartozó eszközök mozgását, annak mennyiségi és értékadatait folyamatosan nyomon lehessen követni a bizonylatok, feljegyzések alapján. Minden befektetett eszközökrő l a analitikus nyilvántartást kell vezetni.
főkönyvi
számlákkal bruttó értékben
megegyező
A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy a főiskola befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások a következő tagolásban rendelkezésre állj anak, a számlarend megfelelő számlacsoportjával összhangban. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: - főiskola megnevezése - bi zonylat megnevezése - főkönyvi számla szánja (számlarend szerint) - nyilvántartó lap oldalszáma - leltári szám - raktár vagy munkahely megnevezése - állományba vétel kelte - bevételezés alapjául szo lgáló bizonylat, okmány száma - készítő, szállító megnevezése - várható használati idő - leírás módja, a leÍrási kulcs %-a - könyvelés kelte - bizonylat száma - változás megnevezése (növekedés, csökkenés pontos jogcíme) - bruttó érték Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg - él1ékcsökkenés Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg - nettó érték a j Állománynövekedés
A befektetett eszköz állománya növekedhet: - új befektetett eszköz beszerzése és létesítése során,
15
használt eszköz beszerzése térítés ellenében, használt eszköz átvétele térítés nélkül , eszköz átvétele átszervezés miatt, valamint egyéb növekedések (átminősités) alkalmával. bj Állomány csökkenés A befektetett eszközök állománya csökkenhet: az eszközök értékesítése, selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, egyéb csökkenések (átminősítés) során. I.1.Immateriális javak nyilvántartása Az immateriális javakat a megszerzés ükért fizetett ellenértéken (vagy az átadó által közölt nyilvántartási értéken) kell nyilvántartásba venni. Az immateriális javak fajtái a mérleg tagolásának
megfelelően:
vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékü jogok kivételével), szellemi termékek, egyéb immateriális javak, immateriális javakra adott
előlegek.
Az immateriális javak nyilvántartásba vételét a számla, adásvételi okmány alapján kell elvégezni.
szerződés,
illetve egyéb
Az immateriális javak könyvelésének alapja a részletező analitikus nyilvántartás, amit tételesen immateriális javanként kell felfektetni, illetve folyamatosan vezetni azokról az alapbizonylatokról, melyek a változásokat igazolják. Az immateriális javak nyilvántatiásának vezetése számÍtógéppel tÖliénik. (A számítógépes nyilvántartásnak mindazokat az adatokat tartalmaznia kell, mint a kézi nyil vántartásnak. ) A nyilvántartásra a TÜSZ rendszer analitikáit kell használni: - Állomállyba vételi üzembe helyezési bizonylat - Immateriális javak egyedi nyilválltartó lapja
A kis értékü (50.000 Ft egyedi beszerzési érték alatti) vagyoni értékü jogokról és szellemi termékekről csoportos mennyi ségi nyilvántartást kell felfektetni. A nyilvántartásnak olyannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen az immateriális dolog azonosító adata, a felhasználási helye és a használatáért felelős személy neve.
16
1.2. Tárgyi eszközök lIyilválltartása A megszerzett tárgyi eszközök állományáról, az abban bekövetkezett változásokról mennyiségi, a főkönyvi könyveléssel egyező értékbeni analitikus nyilvántartást kell vezetni. Részletező
nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi
eszközökről:
értékű jogok,
a)
Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni
b)
Gépek, berendezések és felszerelések és járművek,
c)
Beruházások, felújítások,
d)
Beruházásra adott előlegek.
A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. A tárgyi eszközök nyilvántartásának vezetése számítógéppel tÖliénik. (A számítógépes nyilvántartásnak mindazokat az adatokat tartalmaznia kell , mint a kézi nyilvántartásnak.)
i.2.l.ingatlanok és kapcsolódó vagyolIi értékíijogok Itt tartja nyilván a főiskola ingatlanainak állomány i értékét értékhatártól függetlenül. Ide soroljuk a földterületet, a telkeket, épületeket, építményeket, ültetvényeket és az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogokat. Az egyedi nyilvántmió lapot az üzembe helyezés időpontjábm1, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani, a TÜSZ programból nyerhető állomállyba vételi, üzembe helyezési bizollylatol/.
i.2.2. Gépek, berendezések,je/szere/ések és jármíívek A gépek, berendezések, felszerelések és jármüvek nyilvántartás ához a Beruházások, tárgyi eszközök, kartonja megnevezésü TÜSZ programból nyerhető bizonylatot kell alkalmazni. A nyilvántmió lapot a tárgyi eszköz aktiválásakor, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani, a TÜSZ programból nyerhető, Allományba vételi, iizembe helyezési bizol/y/atOll.
1.2.4. Beruházások, beruházásokra adott e/ő/egek A beruházásokról, beruházásokra adott nyilvántartást kell vezetni.
előlegekről
beruházásonként elkülönítve egyedi
Az egyedi nyilvántmió lapon fel kell tüntetni a következőket: - a beruházás megnevezés ét, - a beruházás jelzőszámát,
17
- a kiadások (felhasználások, ráfordítások) keltét, hivatkozási számát, - a kiadások összegét, - a szá llító megnevezését, - a számla keltét, - a fókönyvi számla számát, -
e lőleg
- az
esetén az
e lőleg
előleg
elszámolásának
időpontját ,
összegét,
állományát.
Betuházások nyilvántartására a TÜSZ programból nyerhető , Beruházások, kartol/ja elnevezésü nyomtatványt kell használni. 1.2.5. Felújítások A felújítások
főkönyvi
számlákhoz analitikus nyilvántartást kell vezetni
A nyilvántartásból a felújításra került tárgyi eszközönként fehnelült felújítási kiadások összege megállapítható kell legyen. A nyi lvántartó lapon fel kell tüntetni a következő adatokat: - a tárgyi eszköz egyedi azonosítóját, - a tárgyi eszköz megnevezés ét, - a tárgyi eszköz bruttó és nettó éltékét, - a felújítási munkát végző
kivitelező
megnevezését,
- a számla keltét, - a számla számát, - a kiadás összegét, - a felújítás aktiválásának
időpontját.
A felújítá sok nyilvántartására a Beruházások kartol/ját használjuk. A kis értékü, (50. OOO Ft egyedi beszerzési érték alatti) tárgyi eszközökről használatba vételkor egyedi és csoportos mennyiségi nyi lvántattást kell felfektetni. A nyilvántartásnak ol yannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz azonosító adata, a felhasználás i helye és a használatáért felelő s személy neve. A nyilv ántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz elhelyezésének pontos helye. A tárgyi eszközök, átadás-átvétele történhet gazdálkodó szervezeten (főiskolán-, karon/területi intézeten) belül, főiskolál/ belül de karok/területi il/tézetek között, vagy gazdálkodó szervezetek között. Gazdálkodó szervezeten belüli mozgás esetében az átadás-átvétel megtörténtének bizonyl ato lására a BSZ elnevezésü bizonylatot kell használni. A bizonyi aton pontosan fel kell tüntetni az átadó és átvevő hely megjelölését, valamint a tárgyi eszköz azonosító adatait.
18
A változás tényét rögzíteni kell az átadás-átvétel bizonylata alapján a tárgyi eszközök leltározás i körzetenkénti nyilvántartásban. A gazdálkodó szervezetek között mozgás esetében az átadás - átvétel megtörténtének
bizonylatolására az átadás átvé/eli jegyzőkönyv elnevezésü nyomtatványt kell használni. A változást keresztül kell vezetni a következö nyilvántartásokon:
- a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása, - a tárgyi eszközök leltározás i körzetenkénti nyilvántartásán, valamint
- a fökönyvi könyvelés ben.
2. A
Főiskola
valamenllyi kara/intézete raktárral rendelkezik.
A rak/árral rendelkező kar/területi iwézet - nyilvántartásait az új raktári készlelről mennyiségben és értékben is köteles vezetni, - csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni a használatban lévő készlelekről.
A készletnyilvántartás számítógépes rendszer keretében történik a TÜSZ program felhasználásával. Részletező
nyilvántartást kell vezetni a következő
készletekről:
- vásárolt készletek, - betétdíjas göngyölegek, - áruk, - aktivált közvetített szolgáltatások. - követelés fejében átvett eszközök, - saját előállítású új , raktáron és félkész termékek,)
lévő
készletek, (késztermékek, befejezetlen termelés
A nyilvántartás ban elkülönítetten kell kezelni: - a raktári új készleteket és - a használt készleteket. A készletek nyilvántartása beszerzési áron történik.
19
2.l.Készletnyilvántartás hizonylatai
2.1.1. Az anyag (készlet) bevételezés bizonylatolása A vásárolt vagy saját előállítású készletek állomány nőveked ése esetén a bevételezéshez a Készlet bevételezési bizonylat elnevezés ű nyomtatványt használjuk. Ezt a bizonylatot használj a főiskolánk egyéb raktári bevételezés esetén is. (pl. leltári többlet, átminősítés, leértékelés) A bevételezési bizonylatot a raktárba történő melU1yiségi és raktáros (vagy gondnok) köteles kiállítani.
minőségi
átvétel után a
A bevételi bi zonylat kiállításának alapja a számla, vagy szállítólevél. A készletnövekedéseket a készletnyilvántartónak a rüsz nyilvántartásába kell fel vezetni. A készletnövekedések alapbi zonylata a készlet bevételezési bizonylat.
2.1.2. A z anyag (készlet) kivételezés bizonylato/ása Készlet kivételezés i készletváltozásokról.
bizonylatot
kell
kiállítani
a
raktári
állományt
csökkentő
rüsz
programból
A készlet-kivételezéshez a Készlet kivételezési bizonylat elnevezés ű nyerhető bizonylatot kell használni. A készlet kivételezési bizonylatot raktáros (gondnok) köteles kiállítani.
A kivételezés i bizonylat elsősorban a felhasználásra kiadott készlet elszámolására szolgál, de felhasználható az egyéb raktári kiadást jelentő tételek rögzítésére is. (pl. leltár hiány, értékesítés, átminősítés, leértékelés) A raktárból készletet csak az erre ill etékes személy utalványozása után lehet kiadni. Főiskolánknál vezetője
a raktári készletek utalványozására gazdasági, vagy szervezeti egység jogosult.
2.1.3. Az anyag (készlet) visszavéte/ezés bizonylato/ása A készleteket mindig meghatározott szakfeladatra, vagy költséghelyre keH kiadni. A kivételezett készletet, vagy annak megmaradt részét - ha a főiskola nem használta fel vissza kell szolgáitatni a raktárnak. A raktámak visszaadott anyagokról a Készlet visszavételezési bizony/at elnevezésű nyomtatványt kell kiállítani. A készletet mindig annak a szakfeladatnak, illetve költséghelynek a javára kell visszavételezni, melyek terhére a készlet eredetileg kiadásra keliilt.
2.1.4. Raktárak közötti anyagátadások bizonylatolása A raktárak közötti anyag átadásának - átvételének bizonylatolására a TÜSZ programból nyerhető Raktárak közötti készlet átadási bizol/y/at e lnevezésű nyomtatványt használjuk. Az anyagátadási bizonylat e l őnye , hogya kivételezési és bevételezési adatokat egyetlen nyomtatványon kell kitölteni.
20
Így teljes mértékben biztosítható, hogy az átvétel és az átadás azonos adatokkal kerül el számolásra el az anyagkönyvelésben.
2.1.5.A raktári készlet Ilyilválltartások bizollylatolása A raktárban tárolt készletekrő l fajtánként - minden egymástól méretben, minőségben, vagy egyéb jellemző tekintetben e ltérő készletről külön-külön - mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásban pontosan és naprakészen kell rögzíteni a készletmozgásokat és kimutatni a készleteI. A raktári nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy egyeztetési lehetőséget biztosítson a mennyiségben és értékben vezetett analitikus anyagkönyveléssel. A raktárban az egyes készletek mennyiségében bekövetkezett változások feljegyzésére a TŰSZ programból nyerhető Raktári /lyilválltartó lapot kell vezetni.
A nyilvántartólapon fel kell tüntetni: - a készlet szabatos megn evezését, - méret,
minőség,
menl1yiségi egységét,
- a készletváltozás
időpontját,
- a készlet mennyiségél. A raktárnak a készletváltozási bizonylatokat hetente a könyvelés részére továbbítani kell.
2.1. 6. Az allalitikus készletllyilválltartás bizollylatai Az analitikus készletnyilvántartást úgy kell vezetni , hogy tételesen készlet fajtánként a mennyiségi és értékadatok megáll apíthatók legyenek. A készletváltozás okat készletnyilvántartó lapokon kell könyvelni , oly módon, hogy faj tánként, készletezési hel yek szerinti mennyiségben és értékben az adatok kimutathatók legyenek. A készletnyilvántartás céljára a TÜSZ programból nyerhető Készlet kartolI e lnevezésű nyomtatványt használjuk. Követelmény, hogyakészletnyilvántartó lapokat a raktári nyilvántartó lapokkal azonos részletezésben kell vezetni, és rajtuk a megje lölő adatokllak meg kell egyezni. (anyag megnevezése, méret, mennyi ségi egység, nyilvántartási szám, stb.) A készletnyilvántartó lapokat éveken át folyamatosan kell vezetni . Év végén és leltározásnál a lapokat le kell zárni , hogy a pontos készlet megállapítható legyen.
21
2.2. Eszközök munkahelyi, egyéni nyilvántartása
A használatra kiad ott eszközöket ki kell mutatni az eszközökért felelős személyek szerint. A nyilvántartás szempontjából meg kell különböztetni a a kizárólagos személyi használatra kiadott eszközöket, - a leltári körzetek részére, közös használatra kiadott eszközöket, és a kihordási
időre
kiadott munkaruhákat.
2.2.1. Kizárólagos személyi használatra kiadott eszközök nyilvántartása
A nyomtatvány a dolgozónállévő különféle eszközök mennyiségi nyilvántartására szolgál. A nyilvántartás céljára az Értékhatáros eszközök munkahelyi (munkavállalói) nyilvántartása elnevezésü nyomtatványt használjuk. A nyomtatványt két példányban kell vezetni: l példánya központi nyilvántaliásé, - I példányát a dolgozó kapja. A nyilvántartásba a készletváltozásokat csak szabályszeruen kiállított és aláírt bizonylatok alapján lehet feljegyezni. 2.2.3.KillOrdási időre adott munkaruha nyilvántartása
A dolgozók részére kiadott munkamhák juttatási idejének nyilvántartás ára a Munkaruha juttatási idő nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatványt használjuk. A nyilvántartó lapot személyre szólóan kell vezetni. Ha a dolgozó munkaviszonya megszünik és a részére juttatott munkaruha kihordási ideje még nem járt le, akkor a dolgozó által térítendő összeget a kollektív szerződés (vagy a Kjt. vagy a Ktv.) idevonatkozó rendelkezési alapján ki kell számítani. A személyi használatra kiadott szerszámok nyilvántatiása szerszámkönyvben tÖliénik, ha a dolgozó munkaviszonya megszűnik, akkor az eszközöket vissza kell szolgáltatni, vagy az utánpótlás i értéknek megfelelő összegben meg kell téríteni.
3. Pénz- és értékkezelés ügyvitele 3.l.Értékpapírok nyilvántartása
A tulajdoni részesedést jelentő éliékpapírokról, befektetésekről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből befektetésenként, vásárlás onként megállapítható a gazdasági társaság tartós piaci megítélése, a befektetés könyvszerinti és névértéke aránya, hogy az értékvesztés ( ha az tartós és jelentős) elszámolható legyen. Ki kell mutatni a befektetés tartós jövedelmét (osztalékát) is.
22
Az
értékesítésről
az alábbi nyilvántartást kell felfektetni: -
a szerződés száma,
-
az értékpapír azonosítój a, a teljesítés napja,
-
az értékpapír névértéke,
-
az eladási ár,
-
az eladási ár hozama, (vesztesége)
-
az értékesítés költsége.
3.2. A házipénztári nyilvántartás bizonylatai A házipénztári befizetések és kifizetések csak bizonylat alapján számolhatók el. A bizonylatolás történhet kézzel, vagy
rüsz számítógépes program segítségéve!.
A befizetések és kifizetések bizonylatolására a Bevételi pénztárbizonylat és a Kiadási pénztárbizonylat szolgál. A pénztári nyilvántartás céljára a TÜSZ programban a (napi) pénztárjelentés elnevezésű nyomtatványt használj nk. A pénztárj elentésbe a kifizetések és bevételezés ek
időrendi
sorrendben kerülnek beírásra.
A pénztárjelentést pénztári naponként le kell zámi. A pénztárjelentést a pénztárosnak és a pénztár ellenőrnek alá kell írni. A pénzkezelés részletes szabályairól a főiskola Pénzkezelési szabályzata rendelkezik. Az elszámolási kötelezettség mellett kifizetett összegek igénylésére a Készpénzigénylés elszámolásra elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A nyomtatványon fel kell tüntetni a kedvezményezett nevét, az elszámolásának határidejét.
előleg
jogcímét és
Az elszámolási kötelezettség mellett felvett összeggel bruttó módon kell elszámolni. A nyomtatványra az elszámolás alkalmával kiállított kiadási pénztárbizonylat alapján fel kell jegyezni a ténylegesen felhasznált összeget, továbbá az elszámolást igazoló bevételi pénztárbizonylat számát. Meghatalmazást kell kitölteni akkor, amikor valamilyen jogcímen a a kedvezményezett nem személyesen veszi fel a neki járó készpénzt.
főiskola
pénztárából
A meghatalmazás lehet egy alkalomra szóló, vagy többszöri alkalomra szóló. A többszöri alkalomra szóló meghatalmazásról nyilvántartást kell vezetni, és a ki fizetések igazolására a nyilvántartás sorszámát (azonosítóját) fel kell tüntetni. A címzettek adatait a Kifizetési utalványok feladójegyzéke elnevezésü, négypéldányos nyomtatványon kell felsorolni és összesíteni.
23
Kötelezettségvállalás a Gazdasági szervezet Ügyrendj ében szabályzatban meghatározottak szerint történik.
kötelezettség vállalási
A kötelezettségvállalásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást olyan tartalommal kell vezetni , kötelezettségvállalás összege. Fő i sko lánk
amel yb ől
megáll apítható az évenkénti
évenként külön-külön tartja nyilván a kötelezettségváll alásokat az alábbiak
szerint:
o
NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁK
07
KÖTELEZETTSÉGV ÁLLALÁSOKNYILV ÁNTART ÁSI SZÁMLÁJA
071
FELHALMOZÁS I KIADÁSI EI.KAPCS.KÖTVÁLL.ÁLLOMÁNYA
07 I 1300000 Immaateri ális j av.vás.k iad.elöir. kötvá ll
0712
Ing. és kapcs. vagy ért.jogok kiad.előir.kötv.áll.
07 12300000 Ing.és kapcs. vagy.ért.j ogok vás.kiad.ei. 07 I 2400000 Ing.fel új .kiad.ei.köt. vá lJ.á llománya 07 I 3 100000 Gépek beLfelsz.kiad.ei.köt. váll. állomány 07 I 3130000 Gépek beLfelsz.vás.kiad.ei.köt.váIJ.á IJ. 07 13 140000 Gépek beLfelsz. felúj .kiad.ei.kötvá ll. áIJ.
07132 07 I 3230000
Járművek J ármű vek
kiad.ei.köt.váll.állománya
vás. kiad .ei.köt.vál l.állománya
07 I 5000000 Központi beruh.kiad.ei.köt.váll. állomány 07 I 8000000 FeJúj. ,beruh.áfa kiad.ei.köt.váll.állomány
072
Pénzeszközátadások kiad .eLkapcs.köt. vál!.ál!.
07219
Tart.adott.kölcs.kiad.ei.köt. váll.állománya
072 I 9 10000 Mük.e.tám.köJes,.ÁH.be lül kiad.ei.köt. vá l. 0723700000 Végleges pe. átadás ki ad.e i.köt. vá IJ.á.
075
Működési
kiadási eLkapcs.köt. vál!.állománya
075 I 000000 Rends z. és nem rendsz. Szem.jllttat.kiad.ei. 0752000000 Külsö személyi j llttat.ki ad.ei.köt,.vá IJ. á. 0753000000 Munkaad.terh.járuJ. kiad.e i.köt.válJ.áll . 0754000000 Készletbesz.kiad.ei.köt.váll.ál lománya 0755000000 Szolgált.kiad.ei.köt.váll.ál lománya 0756000000 Különféle dologi kiad.ei.köt.vá IJ.áIJ. 0757000000 Egyéb fol yó ki ad. ei.köt.vá IJ.áJJ ománya 0758000000 EJJátottak kiad.ei.köt. vá IJ.áJJománya
24
4. A leltározás ügyvitele A leltározás során alkalmazott
főbb
szempontok a következők :
- az éves beszámoló tételeinek alátámasztása, - a mérleg valódiságának biztosítása. A leltározás során nemcsak az eszközöket, hanem az eszközök forrásait is leltározni kell. A leltározás mennyiségi felvétellel történik, a követelések, kötelezettségek esetében a nyilvántartások egyeztetésével teszünk eleget a leltározásnak. A leltározás a főiskolai rektor. gazdasági mííszaki utasítás alapján történik.
főigazgaló
által kiadot! leltározás i
A vonalkód technikával történő leltározás Záli rendszerü csak automatizált adat továbbítási módszerrel müködik. A kis értékű mennyiségben nyilvántartott eszközeit, és a készleteket hagyományos módon leltározza, melyhez a leltárfelvételi íveket szintén a TÜSZ rendszer biztosítja. A leltárbizonylatok kitöltése során követelmény: - a leltárbizonylatok sorszámozása, - olvashatatlan szövegírás, radírozás, kaparás a bizonylatokon nem lehet, - javítás, helyesbítés esetén a helyes adat félreérthetetlenül megállapítható legyen, továbbá az eredeti adatnak is olvashatónak kell lenni e, - a javítás tényét a javítás
végzője
köteles feltüntetni, és azt aláírásával igazolni,
- a bizonyiaton szerepeljen a kitöltő, a
leltárfelelős,
a leltár ellenő r aláírása.
A leltározási bizonylatok kezelésénél, használatánál érvényesíteni kell az alábbi előírásokat: a számítástechnikai rendszer fel tünteti a leltározott eszközök azonosítási adatait, mennyiségi egységét és mennyiségét,
a bizonylatokat a
leltáröss zesítő
elkészítése céljából CSOpoliosítani kell,
a l e ltárössze sítőre a TÜSZ fe ltünteti a könyv szerinti készletet, majd azt összeveti az analitikus nyilvántartás adataival, és megállapítja a hiányt és a többletet, me l yrő l leltár eltérési kimutatást készít. el kell készíteni a leltározás telj es folyamatáról a je gyzőkönyvet,
A leltározás során a főisko la az alábbi TÜSZ programból nyerhető, bizonylatokat használja: Készletek leltá/felvételi íve, LeltlÍlfelvételi ív és
összesítő kész/etek f
elvéte/ére,
Leltárfelvételijegy ingat/anak (épületek, építmények, telkek) felvételére, Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív gépek, berendezések felvételére,
25
Tárgyi eszköz leltár/elvételi ív és
összesítő gépekhez,
Leltár kiértékelés, a tárgyi eszközök hiányáról vagy
bereJ/{lezésekhez, többletéről.
A leltár nyomtatványok szigorú számadásra kötelezettek, kiadás nyomtatványokat.
előtt
sorszámozni kell a
Kiadásukról, nyilvántartásukról és elszámoltatásukról (a lel/árazás gondoskodni.
veze/ője)
köteles
A leltározás nyomtatványait a számítógépes analitikus nyilvántartó rendszer biztosítja. A leltározás bizonylatolását és részletes szabályait a szabályzata foglalja össze részletesen.
főiskola
Leltárkészítési és leltározás i
5. A selejtezés ügyvitele A rendeltetésszerű használatra alkalmatlan, elavult, elhasználódott eszközöket selejtezni kell. A selejtezés előkészítő szakaszában az eszközt használók (raktáros, analitikus nyilvántartó) jegyzéket készítenek a selejtezésre szánt eszközökről. A selejtezésre összegyűjtött eszközöket a jegyzék alapján a főiskola rektora által kijelölt 3 tagú selejtezési bizottság köteles felülvizsgálni és az eszközök selejtezését a főiskola Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata alapján elvégezni. Főiskolánk a selejtezés lebonyolításának dokumentálás ára a kereskedelmi forgalomban kapható Immateriális javak, tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve és a Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve szabvány nyomtatványt használja.
A jegyzőkönyvbe fel kell tüntetni: - a felvétel
időpontját,
- szervezeti egységet, ahol a tárgyi eszközök selejtezésre kerülnek, - a selejtezési bizottság tagjainak nevét és beosztását. A kitöltése során a jegyzőkönyv valamennyi fejezetét ki kell tölteni. A jegyzőkö nyv mellékletét az alábbi nyomtatványok képezik:
Selejtezett immateriális javak (szellemi termékek) tárgyi eszközök jegyzéke Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert auyagok jegyzéke
tartozékok, alkatrészek, hlllladék
Megsemmisítési jegyzőkönyv Selejtezett készletek jegyzéke A készletek selejtezéséből visszanyert hulladék anyagok jegyzéke Leértékelt készletek jegyzéke A selejtezési jegyzökönyvek, és azok mellékleteinek megfelelö adatokat kell biztosítani a könyvviteli elszámoláshoz. A bizonylatok kitöltésére vonatkozó tájékoztatók tartalmazzák.
előírásokat
az egyes nyomtatványokon található
26
6. Az általános forgalmi adó elszámolásának ügyvitele Főiskolánk az általános forgalmi adónak alanya, ezét1 terheli az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartási kötelezettség.
A nyilvántartásra az alábbi bizonylatokat kell használni:
-
Kimellő
számlák és az á/ta/án os forga/mi adó bejizetési kötelezettség Ilyilválltartása
- Beérkezett számlák és az lIyilválltartása
e/őzetesell
fe/számított á/ta/állos forga/mi adó
Főiskolánk az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartásait a TÜSZ számítógépes
program segítségével - pénzügyi munkatárs - vezeti. Az értékesített kiállítani.
termékről ,
végzett szolgáltatásról számlát, vagy egyszerüsített számlát kell
A számláknak a következő
kötelezően előírt
tartalmi jegyekkel kell rendelkeznie:
a) a számla sorszáma; b) a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma;
e) a vevő neve és címe; d) a teljesítés
időpontja;
e) a számla kibocsátásának kelte; j) a fizetés módja és határideje;
g) a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a törvény szerinti hivatkozás beazonosításához; h) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető
- mennyiségi egysége és mennyisége;
i) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre
vetíthető
- adó nélkül
számított egységára; j) a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen;
k) a felszámított adó százalékos mértéke; l) az áthárított adó összege tételenként és összesen; m) a temlék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és
összesen; n) a számla végösszege;
A számlának a felsoroltakon kívül tartalmaznia kell az értékesítés, szolgáltatás mindazon adatait, amelyek feltüntetésében a főiskola és a vevő megállapodott. Az egyszerűsített számlának legalább a következő adatokat kell tartalmazni: a) a számla sorszáma;
h) a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma;
27
e) a vevő neve és címe; d) a számla kibocsátásának kelte; e) a tennék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorol ási száma, amely legalább szükséges a törvény szerinti hivatkozás beazonosításához;
.0
a tennék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége;
g) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre számított egységára;
vetíthető
- adóval együtt
h) a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen; i) a felszámított adómértéknek megfelel ő százalékértéket, amely az adót is tartalmazó
árból az áthárított adó összegének a meghatározásához szükséges. Tennék, szolgáltatás éttékesítése esetén Főisko lánk a számlát a TÜSZ számítógépes program segítségével állítja ki. Ha a vevő az értékesítésről számlát nem kér, akkor Nyugtát kell kiállítani (pl. térítési díjak)
abefizetésről.
Főiskolánkon a számlákat a GMF központi-, illetve kari/területi intézet gazdasági egységének ezzel megbízott munkatársa áll ítja ki, majd, a GMF központi-, illetve kari/területi intézeti egység vezetője ellenőrzi.
A bizonylatok adatai a TÜSZ rendszerbe kerülnek összesítésre. Az aktuális hónap áfa analitikája, lezárás után az APEH felé V ... 65/650/65113 IO áfa bevallás nyomtatvány kitöltéséhez szo lgáltat adatot.
J elentés a kiskereskedelem és vendéglátás eladási forgalm áról árucsoportonként. Negyedévenkénti statisztikai jelentés.
Adókedvezményre jogosító igazo lás kiállításáról adatszolgáltatás az APEH felé. A/200 ... KSI
adatkí sérő
lap kitöltése.
7. Egyéb pénzügyi nyomtatványok ügyvitele Készpénz nélküli kifizetéseket lehet teljesíteni: Átutalási megbizás nyomtatvány kitöltésével forint átutalása esetén, melynek 2 példányátból l példányt kell a MÁK-nak beküldeni, K2 deviza-átutalási megbízás nyomtatvány kitöltésével más devizanemben való utalás esetén, melynek 2 példányából l-et a MÁK-nak kell beküldeni, Kifizetés i utalvány és a hozzá kapcsolódó Kifizetés i utalványok feladójegyzéke nyomtatvány költésévellakcímre történő fizetés esetén.
28
A címzettek adatait a Kifizetési utalványok feladójegyzéke e lnevezésű, négypédányos nyomtatványon kell felsorolni és összesíteni, melyet 4 példányban a MÁK-nak kell beküldeni .
Csoportos átutalás indításával, mely esetben átadási jegyzéket kell csatolni az átutalási mellé.
összesítő
A kifizetési utalvány és a több Kincstári Tranzakciós Kódot tartalmazó átutalási megbízás mellé átutalási megbízás kiegé szítő szelvény nyomtatványt kell kitölteni. Az értékesített termék kiszállításakor, vagy a vevő részére történő átadáskor - amennyiben számla nem készül az átadás alkalmával - Szállítóleve!et kell kiállítani. A szállítólevélen a kővetkező adatokat kell feltüntetni: aj a főiskola neve, címe, bankszámla száma, bJ a
vevő
megrendelés száma,
ej
dJ az ej
neve, címe, bankszáml a száma,
átvevő
megnevezése,
a tennék VTSZ száma,
fl a tennék mennyiségi egysége, gJ a termék mennyisége,
h j a termék általános forgalmi adóval növelt egységára,
iJ általános forgalmi adót is tartalmazó érték,
j J a kiállítás kelte és a kiállító aláírása, kj a tennék
átvevőj ének
aláírása.
A bevételek analitikus nyilvántmtását 2 informatikai rendszer látja el, az egyik az ún. "hallgatói rendszer" a másik pedi g a TÜSZ.
A
főiskola
a szervezeti egységek részére havi ellátmányt biztosít.
Valamennyi bevételt, és kiadást csak utalványozás után lehet teljesíteni. Utalvány céljára a Bizonylati albumban található számlaigazoló lap (iktató lap) Utalváll)' elnevezésü nyomtatványt kell használn i. Az utalványrendelet külön írásbeli rendelkezés, amelyben fel kell tüntetni: a bizonylatot kiállító
fő i skola
megnevezését,
- az "utalvány" szót, -
a kőltségvetési évet,
- a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének sorszámát, - a befizető és a kedvezményezett megnevezését, CÍmét, bankszámlájának számát,
29
- a kifizetés
időpontját,
módját, összegét,
- a könyvelés módját, - a keltezést, az utalványozó,
ellenjegyző , érvényesítő
aláírását,
- az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, - a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés
időpontját,
igazolását.
A megrendelést csak a kötelezettségvállalásra felhatalmazott személyek írhatják alá, melynek részletes szabályait a Gazdálkodási ügyrend tartalmazza. Belföldi kiküldetés elrendelésére a Belföldi kikiildetési rel/delvény és költsége/számolás, külföldi kiküldetés elrendelésére a Kiilföldi kikiildetési utasítás és költsége/számo/ás nyomtatványokat használja főiskolánk. Ha a kiküldetés saját személygépkocsi val történik, akkor is a Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás elnevezésű nyomtatványt kell használni. A kiküldetés i rendelvény egyik példánya a kifizetés bizonyiata, másod példányát pedig a kiküldött dolgozó őrzi meg. Az
főiskola működési
feladatainak ellátáshoz rendelkezikjármüvekkel.
A hivatali utak bizonylatolására személygépkocsi esetén a Személygépkocsi mel/et/evé/ nyomtatványt, tehergépjármű igénybe vételekor a TelIergépjárl1lÍÍ menetlevé/, autóbusz használata esetén az Autóbusz mel/et/evél elnevezésű nyomtatványt kell használni. elnevezésű
Saját személygépkocsival történő munkába járás esetén az Útnyilvántartás elszámolás nyomtatványt kell kitölteni A
gépjármüvezetőnek
hetente egy menetlevél nyomtatványt kell kitölteni.
A Szigorú számadású I/yomtatvállyok IIl1mkalIe/yi (tételes) lIyilvántartólapja elnevezésű nyomtatványra kell felvezetni a szigorú számadásúként meghatározott bizonylatokat. A szigorú számadású nyomtatványokat a beszerzés napján nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartásnak az alábbi adatokat kell tartahnaznia: - a beérkezés kelte, - a beérkezett nyomtatvány sorozat száma,
kezdő
és
végző
sorszán1a,
- mennyiségi egysége és mennyisége, - hivatkozási szám, adatok feltüntetéssel. A nyomtatvány további rovatait a használatba vétel, illetve a teljes felhasználás időpontjában kell kitölteni, a felhasználásra kiadott mem1yiség átvételét - az átvevő aláírásával - igazoltatni.
30
8. Bér- munkaügy- és társadalombiztosítás ügyvitele és bizonylatai Illetményszámfejtés ügyvitele, bizonylatai
(belső
bizonylatok)
Az illetményszámfejtés a NEXON Kft BERENC programjával történik. A szoftver mindenkor hatályos KJT, MT, SZJA, TB, törvényeknek, rendeleteknek megfelelő müködéséről folyamatosan gondoskodunk. A közalkalmazotti ilIetmények számfejtése a szervezeti egységek vezetői által aláírt "Jelentések" "Jelenléti ívek" -rendkívüli munkavégzés elrendelése esetén "Túlóraívek", a dolgozó "Illetményelőleg kérelmi lapja" valamint dolgozói "Nyilatkozat"-ok alapján történik melyben a dolgozó nyilatkozik adójóváírás igénybevételéről egyéb adóelőleg megállapításához szükséges tényekről A közalkalmazottak részére havonta "Munkabérjegyzék" készül, mely tartalmazza a havi bruttó jövedelmét és levonása it jogcímenként. Éves jövedelmeit és levonásait havi bontásban a "Keresetnyilvántartó lap" tartalmazza. Az étkezési hozzájárulás kifizetésének bizonylata a BERENC programból kinyomtatott "Étkezési jegyek" nyomtatványok, melyek tartalmazzák a tárgyhavi hideg és meleg étkezés összegét egységenkénti és név szerinti átvételt igazoló listában. Megbízási és felhasználási díjak a 312001 sz. BGF-GMF körlevél mellékletében foglalt szerződés-nyomtatványok alkalmazásával történik. A fenti körlevél mellékleteként felsorolt 12 db IMegbízási- felhasználási szerződés, Teljesítés igazolás, Elszámoló lapi nyomtatvány a Főiskola számítógépes hálózatáról minden Kar minden szervezeti egysége számára hozzáférhető. Használatuk kötelező. A nyomtatványok minden évben a törvénymódosításoknak megfelelő aktualizált formáját telepítik fel a hálózatra. Megbízási és felhasználási díjakról készül havonta "Honorárium jegyzék" mely tevékenységenként munkaszámonként (témaszám) tartalmazza a tárgyhavi bruttó kifizetéseket és levonásokat. A "Honorárium jegyzék"-et minden hónap végén személyesen vagy postán átadjuk a megbízottaknak az SZJA Törvény rendelkezése szerint. Honorárium jegyzékek összesítéseként év végén a "Honorárium kifizetések"-et kinyomtatjuk a programból, mely alapja az SZJA-ról, Nyugdíjjárulékról, Magánnyugdíjpénztári tagdíjakról kiadott igazolásnak. Havonta kinyomtatjuk a "Munkaszám listát", mely tartalmazza a tárgyhóban kifizetett bruttó megbízási és felhasználási díjakat, levonásokat és a munkáltatói járulékokat tevékenységenként, munkaszámonként, szerződésszám (kötváll. szám) megjelölésével, név szerint. A munkaszám lista átutalás egyeztetésének bizonylata valamint a Főkönyvi feladás mellékleteként továbbítjuk a Számviteli Osztály felé. Hó végén kinyomtatjuk Karonként és összesen a "Bérlista összesen" nyomtatványt a programból, mely tartalmazza a tárgyhavi összes kifizetést bérelemenként, a levonásokat
31
jogcímenként valamint az átutalandó nettó összeget. A "Bérlista összesen" havi egyeztetések alapbizonylata. A havi személyi juttatás átutalása GIRO-ban történik a Pénzügyi osztályról. Az átutaláshoz a Pénzügyi Osztály felé "Átutalás KTK szerinti bontása" nyomtatványon készítik a Karok az általuk kifizetendő havi nettó kifizetés összegét, melyet a Központ Bér és Munkaügyi Osztálya összesítetten továbbít. A havi "Főkönyvi feladás " Főiskola összesenben tartalmazza akifizetéseket témaszámonként, költségnemenként, melyet elektronikus úton és papíralapon IS továbbítunk a Számviteli Osztály felé. A Főkönyvi feladás mellékIete a "Bérlista összesen" és a "Munkaszám lista". A havi könyvelési feladás egyeztetésére a Karonként készített "Havi bérfeladáshoz bérös szesí tő lista", "Havi bevallás" (egyes adó- és járulékkötelezettségekről az államháztartással szemben) "Bérlista összesen", és "Munkaszám lista" szolgál. A havonta befizetendő munkavállalói és munkaáltatói járulékok bizonylatai az adó- és járuléknemenkénti nyomtatványok: munkavállalói járulék munkaadói járulék egészségügyi hozzájárulás (tételes, százalékos) személyi jövedelemadó rehabilitációs hozzájárulás (negyedévente) A fenti nyomtatványokat készítjük el és adjuk át karonként és összesítetten a Pénzügyi Osztálynak ahonnan az utalás történik. A " Havi bevallás"-t az egyes adó- és járulékkötelezettségekről az államháztartással szemben a BERENC programból előállított formában egyeztetés után küldjük az APEH felé. Az év közben kilépő dolgozók részére kinyomtatjuk a BERENC programból az - "Adatlap ..... évre" a munkáltatótól származó (társas vállalkozástól) jövedelemről és az adóelőlegek levonásáról a munkaviszony (tagsági viszony) megszűnésekor - "Igazolólap" a munkanélküli járadék megállapításához - "Adatlap" a bírósági végzéssel maghatározott tartási kötelezettségekről nyomtatványokat. A dolgozók részére év vegen "Nyilatkozatok" INY29 és NY30 alapján elkészítjük a "Személyi jövedelemadó megállapítása M/29", illetve a "Munkáltatói igazolás a .... évi személyi jövedelemadó bevallásához M/30" című nyomtatványokat. APEH felé éves adatszolgáltatásainkat az alábbi nyomtatványokon teljesítjük: AIM Adatkísérő lap az állami adóhatóság részére történő mágneses adatszolgáltatáshoz K 30 A kifizetők adatszo lgáltatása a magánszemélyek ... évi jövedelmeiről M 29 .... évi személyi jövedelemadó megállapítása K 31 A kifizetők adatszolgáltatása a magánszemélyektől ... évben levont járulékokról K 32 A munkáltatók adatszolgáltatása a magánszemélyektől ... évben levont járulékokról K 53 A kifizető adatszolgáltatása a magánszemélyeknek ... évben ellenéliék nélkül vagy engedménnyel juttatott üdülési csekkekről
32
Rendelkező
nyilatkozat a magánszemélyek befizetett adójának 1-1 % -áról
Munkaügyi feladatok ügyvitele, bizonylatai
Új dolgozó belépésekor "Beutalás munkaköri alkalmassági vizsgálatra" szolgáló nyomtatvány munkáltatói jogkört gyakorló vezető aláírásával küldjük a munkaköri alkalmassági vizsgálatra, melynek eredményéről a foglalkozás-egészségügyi alapellátást biztosító orvos az "Elsőfokú munkaköri orvosi alkalmassági vélemény" című nyomtatványon tájékoztatja a munkáltatót a dolgozó alkalmasságáról. A foglalkozás-egészségügyi orvos a dolgozót ha munkaköre indokolja a "Beutalás képernyő előtti munkavégzéshez kapcsolódó szemészeti szakvizsgálatra" című nyomtatvány kitöltésével szemészeti szakorvoshoz küldi el a dolgozót. "Személyi adatlap"-ot töltünk ki a dolgozó hiteles okmányai alapján (személyi igazo lvány, lakcímkártya, T AJ kártya, adóigazolvány, bankszámla igazolás, magánnyugdíjpénztár igazo lás, önkéntes nyugdíjpénztár tagság igazolás. "Nyilatkozat gyermek után járó szabadságról" Nyilatkozat magánnyugdíjpénztári tagságról 3/2001 BGF-GMF körlevél mellékletének 18. sz. nyomtatványa. Igazolások ill. régi Munkakönyv alapján megállapítjuk a közalkalmazotti jogviszony időtartamát, bekérjük iskolai ill. szakInai végzettségeit igazoló bizonyítványait ezek ismeretében besoroljuk osztály/fokozatba az új belépőt a "Besorolás lista" kinyomtatás ával. Az összes adat ismeretében elkészítjük a "Kinevezés"-i okmányt a 312001 sz. BGF-GMF körlevél 13. sz. nyomtatványon. A dolgozót belépéskor tájékoztatjuk "Munkavédelmi oktatás"-t ismertető anyag tartalmáról. A "Szabadságmegállapítás" nyomtatványon értesítjük a dolgozót a tárgyévben igénybe vehető szabadság napjairól. A "Szabadságengedély" tömbben kiírt és engedélyezett szabadságnapokról a BERENC programban rögzítés után "Szabadság lista" készül dolgozónként. A "Közalkalmazotti alapnyilvántartás" tartalmazza a közalkalmazottak személyi és besorolási adatait. "Átsorolás illetményemeléssel", "átsorolás illetményemelés nélkül" című nyomtatványokat a közalkalmazott kötelező el őrelépésekor valamint esetleges iskolai végzettség megszerzés e esetén készítjük el. 3/200 1 sz. BGF-GMF körlevél 14-15. sz. nyomtatványai. Külföldi munkavállaló esetén" Adatlap (külföldiek Magyarországi munkavállalásához)" nyomtatványon nyilatkozik a dolgozó Magyarországon tartózkodásának idejéről. 3/2001 sz. BGF-GMF körlevél 17. sz. nyomtatványa. Iskolakezdési támogatás ra jogosultság esetén a közalkalmazott "Nyilatkozat adómentes iskolakezdési támogatás ra való jogosultságról" c. nyomtatványt tölti ki a támogatás igénybevételéhez.
33
Üdülési csekk igénybevételéhez "Nyilatkozat"-ot tölt ki a közalkalmazott. Munkába járás útiköltség térítés havi kifizetése BERENC programban történik, melyről a "Munkába járás" nyomtatvány készül karonként és összesen. A közalkalmazottak részére menetkedvezmény biztosítása MÁV-on történő utazáshoz (hologram igénylése) "Kimutatás" nyomtatványon történik. A közalkalmazotti jogviszony megszűnése esetén "Kilépő dolgozók leszerelési lapján" igazolják az arra jogosultak az esetleges tartozásokat. Munkáltatói felmentés esetén a 3/2001 sz. BGF-GMF körlevél mellékletének 16. sz. nyomtatványát alkalmazzuk. Kilépés esetén a törvényi előírásoknak megfelelő "Közalkalmazotti jogviszony igazolás"t adunk ki. Statisztikák (KSH felé): "Havi munkaügyi jelentés"-t készítünk karonként és összesen " Éves létszám és kereset" jelentés karonként és összesen készül "Munkaerőköltség-felvétel statisztika" karonként és összesen készül Negyedévenként "Jelentés az üres álláshelyek számáról" karonként és összesen készül Tárgyhavi kifizetésekről havonta a számszaki beszámoló 02-es táblájának megfelelő adatszolgáltatást készítünk Főiskola összesenben Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága Központi Információs Rendszere (MÁTI-KIR) felé. Társadalombiztosítási és családtámogatási feladatok ügyvitele, bizonylatai
A
Főiskola
200 l. január mÜködik.
l-től
Ú.n. peres Családtámogatási és Társadalombiztosítási
Kifizetőhelyként
Családtámogatási ellátások ügyvitel e Karok és Központ vonatkozásában: Családtámogatási ellátások iránti igények (családi pótlék, gyermekgondozási segély, anyasági támogatás) elbírálásához és folyósításához az alábbi MÁK által kötelezően előírt nyomtatványok használata szükséges: "Igénybejelentés családtámogatási eljárásokra" "Családi pótlék igényléséhez" I. sz. pótlap "Gyermekgondozási segély igényléséhez" 2. sz. pótlap "Gyennekgondozási segély nagyszülő általi igényléséhez" 3. sz. pótlap "Gyermeknevelési támogatás igényléséhez" 4. sz. pótlap "Anyasági támogatás igényléséhez" 5. sz. pótlap "Tájékoztató" "Igazolás családtámogatási ellátás( ok) igényléséről" "Igazolás családtámogatási ellátás( ok) továbbfolyósításához" Adatkérés, levelezés ügyintézés a dolgozókat érintő kérdésekben: "Felhívás adatközlésre" "Nyilatkozat egyedülállóságról" "Igazolás tartósan beteg, illetőleg súlyosan fogyatékos gyennekekről" "Igazolás a tankötelezettség kezdetéről" "Igazolás a tanulói jogviszony fennállás áról" "Nyilatkozat" nyári szünidőre
34
Családi pótlék, GYES továbbfolyósításához a folytatólagos igényIésre jogosító igazolvány "Kérő lap" megkérése szükséges. A családtámogatási ellátások számfejtése NEXON BERENC programmal történik, kifizetés a bérfizetés napján GIRO-n. Havonta a Csp. És GYES számfejtési jegyzék és pénztárnapló géppel készül. "Családi pótlék és gyermekgondozás i segély számfejtési jegyzék" "Családi pótlék és gyermekgondozási segély pénztárnapló" Gépi pénztárnaplót összesítve át kell vezetni a tömb ös pénztárnaplóba, kell küldeni a Központnak: "Családi pótlék és gyermekgondozási segély pénztárnapló"
melyről
másolatot
Családtámogatási ellátások havi elszámolásának összesítője és statisztikai jelentésének megküldése a Központnak: "A jövedelempótlék utólagos igénylés elszámolásának összesítője" "Családtámogatási ellátások elszámolása" (gépi) "Családtámogatási statisztikai jelentés" (fonllanyomtatvány) "családi pótlék havi folyósítások" (gépi) A kifizetett ellátásokról KTK bontás és iktatás megküldése Központnak: " .... év ..... hóban a bérrel kifizetett ellátások" Családi pótlékban részesülők gyermekkedvezményének figyelése a gépi számfejtésnél. Nyilatkozat bekérése: "Nyilatkozat a családi kedvezmény érvényesítéséről a kifizetőtől!munkáltatótól (a társaságtól a személyes kö zreműködésre tekintettel) származó bevétel adóelőlegének megállapításához" Gyermek( ek) születésekor az apa mUllkaidő-kedvezmény igén ybevételéhez és számfej téséhez a "Nyilatkozat"-ot és a mellékelt okmányokat bekérjük. Számfejtés után részletes kimutatás áll rendelkezésünkre. "Munkaidő-kedvezmény igénybevétele". Vezetni kell a szigorú számadású nyomtatványok valamint a visszafizetésre kötelező határozatok nyilvántartását. Jogalap nélküli ellátásokról "Határozatot" kell kiadni. Családi pótlék és GYES beszüntetéséről szintén "Határozat" készül. A kifizetett ellátásokról a "Családi pótlék és GYES-igény karton kifizetőhelyek részére" vezetése kötelező. Társadalombiztosítási ellátások ügyvitele karok és Központ vonatkozásában: Egészségbiztosítás pénzbeli ellátások (saját betegség, gyermekek ápo lására biztosított gyermekápolási táppénz, baleseti táppénz, terhességi-gyermekágyi segély és gyermekgondozási díj) iránti igények elbírálásához és folyósítás okhoz az alábbi EB. által kötelezően előírt nyomtatványok használata szükséges: Az orvos által és a hivatalból kiállított táppénzes utalvány a fő bizonylata az elbírálásnak, ezek: "Orvosi igazolás" (formanyomtatvány)
35
" Táppénzes utalvány" (gépi) "Segélyezési egyem lap és pótlap" vezetése a számfejtett "Adatmegállapító lap" kitöltése: személyes adatok és bérek alapján.
adatok
alapján.
Adatkérés, levelezés, ügyintézés a dolgozókat érintő kérdésekben. Folyamatos biztosítási idő és segélyezése előzmény elbírálása TB igazolvány alapján. "Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról". Nem kifizetőhely esetén "Előzménykérő közlő-Iap" bekérése. A betegség 240. és 300. napjánál "Értesítés" megkérése szükséges. E lőző
munkáltatóktól
az
ellátás
megállapításához jövedelemigazolás
megkérése
"Kérő lap " -on.
Gyemlekápolási táppénz számfejtésénél "Gyennekápolási táppénz nyilvántartási pótlap"ot kell vezetni. A szükséges "Nyilatkozatok"-at bekérjük. Baleseti táppénzre jogosultságnál az alábbi nyomtatványok használatosak: "Nyilatkozat az üzemi balesetnek nem minő sülő baleset (sérülés) körülményeiről " "Üzemi baleseti jegyzőkönyv " "Határozat" "Baleseti jegyzék" tömbben történő vezetése szükséges. Terhességi-gyermekágyi segély folyósítási feltételei: -ha a dolgozót az orvos nem hja ki terhesállományba, kérheti a szülési szabadság engedélyezését munkáltatói fonnanyomtatványon , "N yilatkozat" -on "Tájékoztató tehességi-gyermekágyi segély folyósításához" c. nyomtatványon és "Munkáltatói levél"-ben Terhességi-gyermekágyi segély folyósítását követően fizetés nélküli szabadság engedélyezését a dolgozónak fonnanyomtatványon és a GYED igénybevétel ét " Igénybejelentés gyermekgondozási díjra" nevű nyomtatványokon kémi e kell. Az igényfevételről a dolgozót írásban értesítjük. Havonta a számfejtett adatok alapján "Táppénz fizetési jegyzék" készü l. "Segélyezési pénztámapló" fenti jegyzék alapján kézzel készül, melyről máso latot kell küldeni a Központnak. Az EB ellátások havi elszámolásának összesítőjét és statisztikai jelentéseit meg kell küldeni a Központnak: "Társadalombiztosítási kifizető helyek által folyósított ellátások elszámolása" "Egészségbiztosítási statisztikai jelentés" "Összesítő jelentés a .... évi negyedév lezárt keresőképtelen esetekről " "Jelentés a gyermekgondozási díjat igénybevevőkről ...... évi júliusi állapot szerint" A kifizetett ellátásokról " .... év ..... hóban a bérrel kifizetett ellátások" c. KTK bontás és iktatás megküldése Központnak. Vezetni kell a szigorú számadású bizonylatok, valamint a visszafi zetésre kötelező határozatok nyilvántartását. Jogalap nélküli ellátásokról "Határozatot" kell kiadni. A kilépő dolgozók esetén ki kell adni: "TB igazolvány" "OEP jövedelemigazolás"
36
"Nyugdíjjárulék igazolás" Munkáltatói feladatok Kar és Központ vonatkozásában: "Munkáltatói igazolás" kiadása a dolgozó kérésére (EHO igazo lás) munkavállalás céljából, "Munkáltatói igazolás" kiadása a dolgozó kérésére (E II l-es nyomtatványon) külföldi utazás esetén "EB alapot és nyugdíjbiztosítási alapot megillető járulék" KTK bontása, iktatása, Központnak megküldése "Önkéntes nyugdíjpénztári lista", "Magánnyugdíjpénztári lista" és "Önkéntes egészségpénztári lista" beküldése Nvugdíjaztatással kapcsolatos ügyvitel és bizonylatai: "Szolgálati idő-elismerési kérelem" "Foglalkoztatói igazolás" "Közalkalmazotti jogviszony igazolás" "Igénybejelentés" (ha az igénylő szolgálati idő-elismerési kérelmet vagy nyugdíj igényt korábban már előterjesztett) "Igazolás" a kifizetett egyéni járulékalapot képező kifizetések.ről és a levont járulékok.ról "NYENYI adatbizonylat lista" "Nyilatkozat a nyugdíjas részéről a pénzintézeti lakossági folyószámlára történő nyugdíj átutalásra" összesített "Igénybejelentés" Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság részére BOF szintü összesítö feladatok: Karok által megküldött adatszolgáltatás helyességének vizsgálata. "Társadalombiztosítási és családtámogatási ellátások összesítése" kari bontásban Összesített havi "Családi pótlék és gyermekgondozási segély pénztárnapló" és "Segélyezési pénztárnapló" vezetése Összesített havi OEP és MÁK ellátások visszaigénylésének benyújtása formanyomtatványon, MÁK felé floppy - s adatszolgáltatás is: Összesített havi "Társadalombiztosítási kifizetőhelyek által folyósított ellátások elszámolása" Összesített havi "Családtámogatási kifizetőhelyek által folyósított ellátások elszámolásának összesítője" és floppy-s adatszolgáltatás Pénzügyi- és Számviteli Osztály felé jelentés az összesített ellátásról: " .... év .......... hóban a bérrel kifizetett TB ellátások" " .... év .......... hóban a bérrel kifizetett CST ellátások" Havi összesített EB és MÁK statisztikák: "Egészségbiztosítási statisztikai jelentés" "Családtámogatási statisztikai jelentés" "Összesítő jelentés a .... negyedév lezárt keresőképtelen eseteiről" OEP "Jelentés a gyermekgondozási díjat igénybevevők.ről ..... év júliusi állapot szerint" Évente egyszer NYENYI lapok összesített adatszolgáltatása a Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság felé floppy-n: "Igazolólap .. ... évre a Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó lapon történő adatszolgáltatáshoz" A biztosítottak.ról havonta be- kijelentés összesített floppy-s adatszolgáltatása.
37
Összesített "Magánnyugdíjpénztári tagdíjbevallás" pénztárankénti kinyomtatása, papíralakú és floppy-s adatszolgáltatás. Az utaláshoz "Magánnyugdíjpénztár részére utalandó összegek" nyomtatvány átadása Pénzügyi Osztály részére. Pénzügyi- és Számvitel i Osztály felé a "Karonkénti .... év ..... havi magánnyugdíjpénztári utalások" megküldése. Összesített "Önkéntes nyugdíjpénztári lista pénztáranként" kinyomtatása, összesítő lapok kitöltése és utaltatása. Összesített "Önkéntes egészségpénztári bevallás lista" kinyomtatása, utaltatása. Összesített BGF "TB alapok" kigyüjtése, összesítése karonkénti bontásban. A havonta átutal and ó összesített egészségbiztosítási és nyugdíj biztosítási alapot megillető járulékok KTK bontása átadásra kerül a Pénzügyi Osztály felé "Összesen utalandó" nyomtatványon. Szigorú számadású nyomtatványok A kötelező egészségbiztosítás ellátásairól (1997. évi LXXXIII. tv.) és a családok támogatásáról (1998. évi LXXXIV. tv.) szóló törvények előírásainak megfelelően tartjuk nyilván a szigorú számadású nyomtatványok felhasználását. "Gyermekgondozási díj folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány" "Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátás megállapítására" "Pótlap a ..... sorszámú jövedelemigazoláshoz" (A jövedelemigazolás csak apótlappal együtt érvén yes) "Nevelési ellátás folytatólagos igénylésére jogosító igazolvány" "Gyemlekgondozási támogatás folytatólagos igénylésére jogosító igazo lvány"
Kötelezettségvállalás A rendszeres személyi juttatás kötelezettségvállalási alapbizonylata a "Kinevezés"-i olanány. A kinevezések főiskolai szintü összes ítője a BERENC progranl "Státusz modulja", ami tartalmazza a Főiskola aktuális havi rendszeres személyi juttatások összegét, mely az adott hónap rendszeres személyi juttatásának kötelezettségvá llalása. A ténylegesen számfejtett havi rendszeres és nem rendszeres valamint juttatások kötelezettségvállalása a TÜSZ rendszerben történik.
külső
személyi
38
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
A főiskolán használt számviteli bizonylatok űrlapjaiból készűlt gyűjteményt a Bizonylati Rend mellékletét képező Bizonylati album tartalmazza, az alábbi csoportosításban: Bizonylati album I. kötet:
- Befektetett eszközök bizonylatai - Készletek bizonylatai - Pénz- és értékkezelés ügyviteli nyomtatványai Bizonylati album II. kötet:
- Leltározás nyomtatványai - Selejtezés nyomtatványai - Az általános forgalmi adó elszámolásának bizonylatai - Egyéb pénzügyi nyomtatványok
Bizonylati album III. kötet:
Bér és munkaügy nyomtatványai Társadalombiztosítási- és családtámogatási nyomtatványok
A bizonylati albumban lévő valamennyi nyomtatványhoz tatozó ADATLAP-on a bizonylat azonosítása mellett (megnevezése, száma) a bizonylat kitöltésére, kezelésére vonatkozó információk találhatók. Az ADATLAP-on kerülnek továbbá rögzítésre az alábbiak: - a kitöltés ideje, - a kitöltés helye, - a kitöltés példányszáma, - a bizonylat útja, - a kitöltésért felelős , - a bizonylat megőrzés helye, ideje.
39
