Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksári Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Egység 1239 Budapest Grassalkovich u. 162
2013. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A belső ellenőrzés 2013. évre vonatkozó munkatervét a Képviselő-testület a 478/2012. (XI.13.) Ök. sz. határozatával hagyta jóvá. A terv tartalmazta a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó ellenőrzési feladatokat, az Önkormányzat intézményeinek irányító szervi ellenőrzéseit, valamint az Önkormányzat felügyelete alá tartozó önállóan működő intézményekre vonatkozó belső ellenőri feladatokat is. Az éves tervben, a Polgármesteri Hivatalban 3 ellenőrzés került betervezésre, az intézmények irányítószervi ellenőrzéseként szintén 3 ellenőrzés tervezése történt meg. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei – megállapodás alapján – ellátják az önállóan működő intézmények belső ellenőrzését is, mely feladat teljesítésére 7 ellenőrzés szerepelt az éves tervben. Az ellenőrzési tervben megjelölt ellenőrzési feladatokból minden ellenőrzés elvégzésre került, azonban három jelentés lezárása (az érintettekkel történő egyeztetési folyamat miatt) 2014-ben történt meg, de a jelentés tervezetek minden esetben elkészültek. A tervezett ellenőrzéseken felül soron kívüli vizsgálatok is elvégzésre kerültek, az alábbiak szerint: - Irányítószervi ellenőrzés: Szabályszerűségi ellenőrzés 1 alkalom - Intézményi belső ellenőrzés (megállapodás alapján) Pénzügyi ellenőrzés 1 alkalom A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 2 alkalommal látott el, melyekre ellenőrzési kapacitás tervezése megtörtént az éves ellenőrzési tervben. A belső ellenőrzés a vizsgálatok lebonyolítása, az ellenőrzési programok és jelentések készítése során a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásainak szem előtt tartásával végezte tevékenységét. A lefolytatott ellenőrzések minden esetben jóváhagyott program és megbízólevél alapján kerültek elvégzésre. Az ellenőrzött területek részére megküldött jelentés-tervezetek útján a megállapítások egyeztetésre kerültek. Ezt követően a jelentések – az esetleges észrevételekkel – lezárásra kerültek. A feltárt hibák, hiányosságok megszüntetésére az ellenőrzött területek vezetői intézkedési terveket készítettek az ellenőrzések végrehajtását követően. A 2013. évi vizsgálatok során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A vizsgálatok végrehajtása során az ellenőrzöttekkel való együttműködés – jelentéseink megállapításainak, javaslatainak elfogadottsága, a személyes tapasztalatok, valamint az ellenőrzöttek által kitöltött „ellenőrzést követő felmérő lap”-ok alapján – összességében jónak mondható.
2
2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet – a jogszabályi előírásoknak megfelelően – belső ellenőrzési egység látja el Önkormányzatunknál, ahol 1 fő belső ellenőrzési vezető és 1 fő belső ellenőr dolgozik. 2013-ban a belső ellenőri munkakörben történt személyi változás, mely miatt néhány hónapig a belső ellenőrzési vezető egyedül látta el az ellenőrzési feladatokat, mely a tevékenység ellátásában akadályozó tényezőként jelentkezett. 2013. szeptember 1-től az álláshely ismét betöltésre került. A belső ellenőrzési egység mindkét tagja rendelkezik a jogszabályban rögzített képesítési előírásokkal, és a tevékenység végzéséhez szükséges engedéllyel. A jogszabály által előírt kötelező továbbképzési és vizsgakötelezettséget teljesítették. A munkavégzés tárgyi feltételei (irodahelyiség, felszereltség) biztosítottak voltak. A szakmai munka színvonalának fejlesztése érdekében az ellenőrök oktatásokon és szakmai továbbképzéseken vettek részt. A belső ellenőrök funkcionális függetlensége biztosított, tevékenységüket a jegyzőnek közvetlenül alárendelve végzik. A tervezés, végrehajtás, módszerek kiválasztása során önállóan járnak el. Az ellenőrzési megbízásokkal kapcsolatban az ellenőrökre nézve összeférhetetlenségi ok nem merült fel. Az ellenőrzések végrehajtása során az ellenőrzés alá vont szervezetek a jogszabályban meghatározott kötelezettségeiket teljesítették, a vizsgálat alá vont dokumentumokhoz való hozzáférést biztosították. 3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 2 alkalommal látott el. -
A tanácsadás célja volt, az Állami Számvevőszék által, Soroksár Önkormányzat vagyongazdálkodásának szabályszerűségi ellenőrzése témában folytatott vizsgálat során a számvevők munkájának folyamatos segítése, kapcsolattartás.
-
A vagyonkezelési és beruházási osztály feladatellátásának elemzése céljából a munkaidő kihasználtságának, a munkaszervezés elemzése a munkaköri leírásokban foglalt feladatokon keresztül, munkakörelemzés alapján.
3
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján 1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok 1.1. Polgármesteri Hivatalnál folytatott ellenőrzések és fontosabb javaslatai: Polgármesteri Hivatal által lefolytatott közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése Javaslatok: - A bírálóbizottság tagjainak kijelölése minden esetben írásban történjen meg. - A közbeszerzési eljárások során minden esetben biztosítani kell a Kbt. 22. §. (3) bekezdés szerinti szakértelmet. A civil szervezetek támogatásának szabályszerűségi ellenőrzése Javaslatok: - A pályázaton nyert összeg felhasználásáról benyújtott elszámolás iktatása történjen meg. - Az elszámolások eredeti dokumentumai egy ügyiratban legyenek megtalálhatók a pályázatokhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokkal. - A civil szervezetek támogatásának ellenőrzési nyomvonalát felül kell vizsgálni. Az alábbi ellenőrzésnél nem volt javaslat: A Polgármesteri Hivatal készpénzgazdálkodásának rendszer ellenőrzése. 1.2. Irányító szervi ellenőrzések és fontosabb javaslatai: Az Egészségügyi és Szociális Intézmény Gondozóházánál végzett jelzőrendszeres házi segítségnyújtási feladat ellátásával kapcsolatban érkezett panasz szabályszerűségi ellenőrzése. Javaslatok az intézmény vezetőjének: - Módosítsa az érintett munkavállaló munkaköri leírását. - Módosítsa, egységesítse a megbízási szerződések tartalmát annak érdekében, hogy a megbízott részére megjelölt feladatok pontosan, részletesen kifejtésre kerüljenek, az ellátott tevékenység nyomon követése, ellenőrizhetősége biztosított legyen. - A műszakbeosztás úgy kerüljön összeállításra, hogy az a megállapításban szereplő átfedéseket ne tartalmazzon. - A szakmai programban szereplő munkaidő intervallumot igazítsa a gyakorlathoz, illetve a munkaköri leírásokhoz. - Módosítsa a jelzőrendszeres házi segítségnyújtás munkarendjét. - Egységesítse a vizsgált dokumentumokban használt fogalmakat, feladatokat. - A gondozóház ápoló, illetve gondozó munkakörben tevékenységet végző munkavállalók gyakorlatban ellátott feladatait építse be az adott dolgozók munkaköri leírásába. - A készenléti szolgálat műszakbeosztását úgy készítsék el, hogy ellátatlan időszak ne keletkezzen. 4
Az Egészségügyi és Szociális Intézmény pénzügyi-gazdasági tevékenységének, működésének és gazdálkodása szabályozottságának rendszer ellenőrzése Javaslatok az intézmény vezetőjének: - Az intézmény valamennyi szabályzatát vizsgálja felül. - A Kötelezettségvállalási szabályzatát módosítsa az Ávr. előírásainak megfelelően. - Az intézmény SzMSz-ének módosítása. - A kötelezettségvállalás folyamatának minden eleménél az Ávr. vonatkozó előírásai szerint járjon el az intézmény. - Csak az Áfa tv. előírásainak megfelelő számlát fogadjon be az intézmény. - Az analitikus nyilvántartásba felvitt adatok kronológikus sorrendjét biztosítani kell. - A munkavállalók saját gépkocsijainak hivatali célú használatával kapcsolatos költségtérítések elszámolása esetén a jogszabályi előírásoknak megfelelően csak a NAV által közzétett üzemanyagárral és általános személygépkocsi normaköltséggel számoljon, annak érdekében, hogy a magánszemélynek adóköteles jövedelme ne keletkezzen. - A munkába járáshoz kapcsolatos költségtérítések kifizetése a ténylegesen munkában töltött napok alapján történjen. - A megbízási díjakkal kapcsolatban – a megbízott által aláírt nyilatkozat alapján - egységesen szükséges számfejteni a megbízási díjakat, a nyilatkozatokat pedig minden esetben ki kell töltetni és alá kell íratni a megbízottal. - A leltár kiértékeléséről készült jegyzőkönyvben a leltárhiány okaként tárgyszerű okokat szükséges megjelölni, illetve a leltáreltérésekre vonatkozó meghatározást pontosítani szükséges. - A tárgyi eszközök nyilvántartó lapjain fel kell tüntetni a beazonosításhoz szükséges adatokat, nyilvántartási számot. Minden tárgyi eszközről egy egyedi nyilvántartó kartont szükséges felvenni és a bruttó értékében, értékcsökkenésében bekövetkező változásokat - a számviteli előírások szerint - ezen szükséges vezetni. - A kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásba vételét egységes elvek alapján – az eszközök minősítése alapján típusonként együtt, vagy egyedileg - kell elvégezni. Javaslat a jegyzőnek: - A dologi kiadások megalapozott tervezésére vonatkozó részletes iránymutatás kiadása az Egészségügyi és Szociális Intézmény vezetője felé. Az alábbi ellenőrzéseknél nem volt javaslat: A II. sz. Napsugár Óvoda rendszer ellenőrzése. A III. sz. Összevont Óvoda rendszer ellenőrzése.
5
1.3. Megállapodás alapján végzett ellenőrzések és fontosabb javaslatai: Valamennyi önállóan működő intézménynél a készpénzellátmányok felvételének, felhasználásának és elszámolásának pénzügyi ellenőrzése történt meg. Ezen vizsgálatok esetében az ellenőrzés részéről javaslat tételére nem volt szükség. A Soroksári Német Nemzetiségi Önkormányzat költségvetés tervezésének, végrehajtásának, valamint az előirányzatok módosításának ellenőrzése. Javaslat a nemzetiségi önkormányzat elnökének: - A költségvetést érintő valamennyi előirányzat módosítást tárgyaljanak meg, és határozattal döntsenek az előirányzat módosításról. A Soroksári Bolgár Nemzetiségi Önkormányzat költségvetés tervezésének, végrehajtásának, valamint az előirányzatok módosításának ellenőrzése. Javaslatok a nemzetiségi önkormányzat elnökének: - A költségvetést érintő valamennyi előirányzat módosítást tárgyaljanak meg, és határozattal döntsenek az előirányzat módosításról. - A kiadások kifizetésének időpontja előtt döntsön a Képviselő-testület az adott kötelezettségvállalásról. - A határozatokban megjelölt jogcímekre vonatkozó számlák kerüljenek kifizetésre, elszámolásra. - Az elnök részére történő kifizetések (telefonkártya) esetén a számlák teljesítésének igazolását - a Soroksári Polgármesteri Hivatal SZMSZ-nek II/8. számú mellékletét képező szabályzat XXI/3. számú melléklete alapján - az elnökhelyettes írja alá. A Soroksári Roma Nemzetiségi Önkormányzat költségvetés tervezésének, végrehajtásának, valamint az előirányzatok módosításának ellenőrzése. Javaslatok a nemzetiségi önkormányzat elnökének: - A költségvetést érintő valamennyi előirányzat módosítást tárgyaljanak meg, és határozattal döntsenek az előirányzat módosításról. - A kiadások kifizetésének időpontja előtt döntsön a Képviselő-testület az adott kötelezettségvállalásról. - A Soroksári Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztályának szakmai támogatása mellett az Ávr. 13. §. (2) bekezdésének c. pontja alapján szabályozza a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével és lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdéseket. - Az elnök részére történő kifizetések (pl: telefonkártya) esetén a számlák teljesítésének igazolását - a Soroksári Polgármesteri Hivatal SZMSZ-nek II/8. számú mellékletét képező szabályzat XXI/4. számú melléklete alapján - az elnökhelyettes írja alá.
6
2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a szervezetek érvényesítik a feladataik ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Kontrollkörnyezet A belső kontrollrendszer kontrollkörnyezetét a belső szabályzatok, utasítások rendszere alkotja, melyeket a Polgármesteri Hivatal és az intézmények esetében is kiépítettek. A külső jogforrások folyamatos változása megköveteli a belső szabályzatok folyamatos aktualizálását, ezáltal a kontrollkörnyezet változásának folyamatos nyomon követését, mind a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei, mind az intézmények vonatkozásában. Kockázatkezelés A Polgármesteri Hivatal és valamennyi önállóan működő intézmény is rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, melyek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. A Polgármesteri Hivatal kockázati munkacsoportot működtet az egyes folyamatokban feltárt kockázatok minősítésére, a kockázati tűréshatár megállapítására, a kockázatok csökkentésére és a folyamatos nyomon követésre. A munkacsoport a jegyző vezetésével és tagjaival végzi feladatait. A munkacsoport az év során többször felülvizsgálta az elkészített ellenőrzési nyomvonalakat, valamint elvégezték a kockázatok minősítését. Az önállóan működő intézmények önértékeléssel minősítik a kockázataikat, melyet 2013ban elvégeztek. Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek jelen vannak a Polgármesteri Hivatal és az intézmények működésében, azok minden szintjén, de különböző intenzitással és gyakorisággal. A kontrolltevékenységek fontos megjelenési formája az aláírási jogosultságok jogszerű gyakorlása, mely a kötelezettségvállalás – ellenjegyzés – érvényesítés – teljesítés igazolás – utalványozás folyamatában jelenik meg. Minden vizsgálat lefolytatásakor – a témához kapcsolódóan – ennek a folyamatnak az ellenőrzése megtörténik. A 2013-ban lefolytatott ellenőrzések tapasztalatai alapján elmondható, hogy ezen jogosultságokkal rendelkezők az előírások betartásával végzik feladataikat. Információ és kommunikáció A Polgármesteri Hivatalban az információ áramlás és a kommunikáció módjai, formái több szabályzatban rögzítésre kerültek. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörökre felhatalmazottak beszámolási kötelezettségéről külön szabályzat is rendelkezik. A kommunikáció formái, csatornái kiépültek, és megfelelően működnek.
7
Monitoring A folyamatos nyomon követés, a monitoring részét képezi a belső ellenőrzés, mely a Polgármesteri Hivatalban kialakításra került. A tevékenységet önálló szervezeti egység látja el, a költségvetési szerv vezetőjének közvetlenül alárendelve. Az ellenőrzések javaslatai alapján elkészített intézkedési tervek megvalósításáról a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek, valamint az intézményeknek a vezetői beszámolnak, melyeket a belső ellenőrzési egység egy nyilvántartásban összegez. Ezen nyilvántartás célja, hogy a belső ellenőrzés az egyes javaslatok végrehajtásáról komplex információkat kapjon..
III. Az intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzések során tett javaslatok végrehajtására az érintettek minden esetben intézkedési tervet készítettek. Az elkészített intézkedési tervek végrehajtásáról az egyes szervezeti egységek vezetői, az intézkedési tervet készítők a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 46. § (1) bekezdése alapján számolnak be. Ezen előírás szerint az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban kell beszámolni. Fentiek alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek és az intézményeknek a beszámolása az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásáról folyamatos. Egyes esetekben – amennyiben a feladatok végrehajtásának határideje későbbi, mint az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontja – az intézkedési tervek végrehajtásáról való beszámolás még nem történt meg.
Budapest, 2013. február 14.
Beszené Uhrin Gyöngyi belső ellenőrzési vezető
8
