Borging van duurzaamheid in contract & leveranciersmanagement UWV
Presentatie Contract- en Leveranciersmanagement UWV 2011 Pianoo
Waar willen wij het vandaag over hebben?
Positionering Contract & Leveranciersmanagement bij UWV Landelijke ontwikkeling Contract- en Leveranciersmanagement(CLM) Duurzaam inkopen en Duurzaam Managen? Tip-Top 10 omtrent duurzaamheid Discussie – vragen
2
Wat was de aanleiding voor het inzetten van CLM bij UWV
Ontbreken van: - Borging van contracten in kwaliteit, spend en klanttevredenheid - Inzicht en aanpassingsvermogen in veranderende omgeving. - Processen (en tools en systemen) om de leverancier te managen. - Het managen van het contract op tactisch niveau.
Scheiden van operationele contractzaken van de tactische sturing van de contracten en de geselecteerde leveranciers
3
Hoe is CLM gepositioneerd? Directeur Facilitair Bedrijf
Hoofd Inkoop
Ondersteuning
Manager Inkoop HRM en ICT
Manager Inkoop HV, FB en DIV
Manager Back Offices Inkoop medewerker
Inkoop
Team inkoop
CLM
Team CLM
Inkoop
Team Inkoop
CLM
Team CLM
Marktplaats & Innovatie
Team inkopers
OCB
Wagenpark
OCB
Wagenpark adviseur
Contract & verplichtingen medewerker
4
Processen van Inkoop en Contractmanagement CLM activiteiten: Beschrijven bestel en leveringsproces Inventariseren managementbehoefte(sturen) bij contractsituatie t.b.v. opstellen van managementrapportage
CLM activiteiten: Actualiseren SLA(+KPI’s+BSC) vorige EA o.b.v. lessons learned Actualiseren KTO-LTO-vragen
Specificatie Inkoopteam activiteiten: Voorbereiden implementatie bestelproces Beoordeling van de offertes/ leveranciersre acties
CLM activiteiten: Kanaalselectie geïmplementeerd Opstellen QRC
Voorbereiding
Initiatie
Analyseren
Inkoop Traject
Implementatie
Resultaten: Getekend contract en SLA in Commerce-Hub QRC gepubliceerd op SharePoint Contractsheet verstrekt aan OCB Kanaalselectie geïmplementeerd KTO/LTO vragen opgesteld als onderdeel SLA BOF proces vastgesteld en opgenomen in het contract
Nazorg en Evaluatie
Adviseren
Contract Management
Acteren
Actualiseren Evalueren CLM activiteiten: Monitoren bestelling en/of dienstverlening op levering, kwaliteit, meer/minderwerk(buiten het contract om) Afhandelen kwaliteitsafwijking
Procesontwikkeling Legenda: Projectfunctie Lijnfunctie
Optimalisatie grens CLM ->2012 is bereikt in de huidige vorm van beheerscontracten!!
Opdrachtnemer/ Leverancier
Schoonmaak
Archief diensten
Catering Risico
Uitdaging van het Facilitair Bedrijf voor 2012 e.v.
Post
Opdrachtgever
Ondernemerschap Opdrachtnemer/ leverancier
6
Ontwikkelingen intern (UWV) en Extern (leveranciers) Externe ontwikkelingen
Leveranciers
CLM
Interne ontwikkelingen Standaardisatie product Inrichting regieorganisatie Eenduidig bestelproces Forse besparingsdoelstellingen Compliancy producten van > 85%
UWV ag atie a r V anis Or g od b n A a kt r ma
Aanbod leveranciers Markontwikkeling Trends Duurzaamheid Innovaties Winst/ Prijsontwikkeling Governance contracten
Ambities van CLM Toetsen Beleid (vraag) in de markt Tactische managementinformatie Effectieve sturing op leveranciers Benchmarking UWV product Uniformering facturatieproces Inzet kengetallen Top 10 van NL!
Doorontwikkeling van CLM is een absolute noodzaak om te kunnen overleven in de 7 externe leveranciersmarkt en interne regiebenadering
Wat is duurzaam inkopen?
Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces.
Milieu en duurzaamheid komen steeds hoger in het vaandel te staan bij zowel de consument,de overheid als bij bedrijven. Met duurzaam inkopen wordt op een aantal punten gemikt: - Belasting van natuur, middelen en
- Milieubescherming; - Internationale arbeidswetgeving; - Fair trade;
8
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 1: Duurzaamheid is een win-win situatie met de leverancier!
Voorbeeld: aanleveren kantoorartikelen
9
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 2: Zet duurzaamheid in je (inkoop)beleid! Wat voor leverancier wil jij aan jouw organisatie binden!
10
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 3: Voeg duurzaamheid in je contract! Bepaal in je organisatie wat je ermee wil bereiken!
Inzet Wajongens voor EA kunst
11
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 4: Pas duurzaamheid toe bij het selectieen gunningsproces!
12
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 5: Voeg duurzaamheid toe, wat te managen is/haalbare realistische doelstellingen!
13
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 6: Beleg de reële inspanningsverplichtingen bij de leverancier!
14
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 7: Monitor de afspraken en leg de resultaten vast in managementrapportage van CLM!
15
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 8: Voer evaluaties op operationeel, tactisch en strategisch niveau uit en bepaal de juiste frequentie voor verschillende evaluaties en maak de verbindende schakel! Mooie ambities werkelijkheid laten worden
16
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 9: Monitor de leveranciersprestatie en organiseer leveranciersaudit/beoordelingen! Sturingsdriver voor CLM
Voorbeeld: keurmerkrapportages
17
Tip-Top 10 duurzaamheid in contracten
Tip 10: Begin klein en houd het behapbaar en ga doen! En GENIET van het succes
18
19
20
Het Inkoop- en CLM-proces (in hoofdlijnen) Productgroep Projectorganisatie
Lijnorganisatie
(= Inkoop)
(= CLM)
1. Initiëren
1. Analyseren
2. Specificeren
2. Adviseren
3. Voorbereiden
3. Acteren
4. Implementeren
4. Evalueren
5. Borgen/eval.
5. Actualiseren
(nazorg)
21
Verdeling van procesontwikkeling en uitvoering
Contract management
Bestel cyclus
Inkoop cyclus Contract implementatie
Procesontwikkeling Legenda: Projectfunctie Lijnfunctie
