BOB Software Bankmodule
Versie 3.21 19 April 2007
Inhoudsopgave ALGEMEEN.......................................................................................................................................... 3 Omschrijving ....................................................................................................................................... 3 VEREISTEN VOOR HET GOEDE GEBRUIK VAN DE MODULE ............................................. 4 De opties.............................................................................................................................................. 4 De financiële dagboeken ..................................................................................................................... 5
Tabblad Bank .......................................................................................................................... 5
Tabblad Transfer ..................................................................................................................... 6
De leveranciers ................................................................................................................................... 7
Bankrekeningnummers............................................................................................................ 7
Tabblad Bank .......................................................................................................................... 8
De klanten ......................................................................................................................................... 11 De tabellen ........................................................................................................................................ 12
Bankkaarten........................................................................................................................... 12
Categorieën van bankkaarten ................................................................................................ 13
Kostencodes........................................................................................................................... 13
BANKTRANSFERS............................................................................................................................ 14 Betalingen Leveranciers.................................................................................................................... 14
Betalingsbestanden................................................................................................................ 14
Berekenen van betalingsvoorstellen ...................................................................................... 16
Valideren van het betalingsbestand ....................................................................................... 22
Aanmaken van de betalingsbestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat............................. 26
Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding ................................................ 28
Aanvragen tot domiciliëringen.......................................................................................................... 29
Bestanden van domiciliëringen ............................................................................................. 29
Berekenen van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen ........................................ 31
Valideren van het bestand van domiciliëringen .................................................................... 35
Aanmaken van de bestanden van domiciliëringen in BVB formaat...................................... 37
Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding ................................................ 39
Inlezen van rekeninguittreksels ......................................................................................................... 40
Lezen van het Coda bestand .................................................................................................. 40
Transfer van het rekeninguittreksel naar de boekhouding..................................................... 43
Centraliseren van het financiële dagboek.............................................................................. 43
Pagina 2 van 44
Bankmodule
ALGEMEEN Met de module banktransfer kan u de volgende verrichtingen automatisch uitvoeren : -
De betaling aan uw leveranciers en klanten;
-
Het inlezen van uw Belgische gecodeerde elektronische rekeninguittreksels;
-
De aanvraag tot domiciliëringen voor uw Belgische klanten.
Deze opties zijn toegankelijk via een specifiek menu : Bank. Bovendien is deze module geïntegreerd met de algemene boekhouding en de signalitieken van de klanten en leveranciers van BOB Software om u zo veel mogelijk tijd te laten besparen bij het uitvoeren van deze verrichtingen en het bewerken ervan in de boekhouding. Een optimale parameterinstelling van de opties en de signalitieken zorgt er dus voor dat u optimaal voordeel kan halen uit deze integratie. Daarom bespreken wij in detail de parameterinstellingen die nodig zijn voor het efficiënt benutten van de module banktransfer vooraleer over te gaan tot het gebruik zelf.
OMSCHRIJVING Naast verschillende standaard iconen, vindt u de volgende iconen : Iconen
Handeling
Sneltoets
De actieve lijn aanpassen.
Alt+Q
Een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat Alt+G aanmaken. Berekent de betalingsvoorstellen of aanvragen tot domiciliëringen die aan uw selectie voldoen. Brengt uw bankverrichtingen boekhouding.
over
naar
Een betalingsbestand kopiëren.
de
Alt+G
Niet van toepassing
Een algemeen commentaar toevoegen in iedere Niet van toepassing lijn van een betalingsbestand. Kent automatisch een opdrachtgever toe aan de Alt+T verschillende betalingen. Verwijdert alle opdrachtgevers die toegekend zijn Alt+J aan de verschillende betalingen. Geeft toegang tot het detail van een gegeven.
Niet van toepassing
Een Coda lezen.
Alt+L
Pagina 3 van 44
Bankmodule
VEREISTEN VOOR HET GOEDE GEBRUIK VAN DE MODULE Vooraleer de module te gebruiken moeten verschillende parameterinstellingen uitgevoerd worden.
DE OPTIES De eerste parameterinstelling gebeurt via het menu Extra | Configuratie | Opties.
In dit scherm kan u de volgende instellingen bepalen :
Betaling diverse posten: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de diverse verrichtingen bij te voegen in de berekening van de betalingsvoorstellen.
Dgb DP uitgevoerde overschrijvingen en Dagboek DP domiciliëringen : deze velden geven toegang tot de dagboekenlijst om standaard dagboeken te bepalen voor het boeken van de diverse verrichtingen.
Lopende DP aangeduid op de factuur: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de diverse verrichtingen aan te maken met bedragen in de valuta en in de basisvaluta van de oorspronkelijke factuur. Deze informatie betreft enkel de buitenlandse betalingen.
Transferdirectory
Betalingsbestanden: dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden voor het opslaan van uw bestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat, kan selecteren. U kan er de directory ingeven die verbonden is met uw ISABEL/MULTILINE software.
Extensie van de nationale en buitenlandse betalingsbestanden : deze vrije velden maken het mogelijk om de extensies in te geven voor bestanden die in BVB/ABBL VIR2000 formaat zullen aangemaakt worden.
Pagina 4 van 44
Bankmodule
Opmerking : In België, raden wij u aan om hier dezelfde extensies te kiezen als deze bepaald in bv. uw ISABEL software. In Luxemburg is dezelfde extensie van toepassing voor de nationale en internationale betalingen : « LUP ».
Bestand CODA : dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden bij het inlezen van uw CODA bestanden, kan selecteren. U kan er de directory ingeven waarin ISABEL de rekeninguittreksels ontvangt.
Opmerking: De configuratie van de opties zal van toepassing zijn voor zover er geen uitzondering gemaakt is op niveau van de financiële dagboeken. Inderdaad, enkele van de hierboven beschreven informaties kunnen ook dagboek per dagboek geconfigureerd worden (zie hieronder, de beschrijving van het tabblad Transfer van de dagboeken).
DE FINANCIËLE DAGBOEKEN De instelling van de dagboeken moet via het menu Extra | Configuratie | Dagboekenlijst uitgevoerd worden. Indien u de module banktransfers aangeschaft heeft, verschijnen er twee bijkomende tabbladen, Bank en Transfer, in het venster van uw financiële dagboeken.
Tabblad Bank Dit tabblad maakt het mogelijk om de gegevens en financiële karakteristieken in te geven van de bankrekening.
Titel : dit vrije veld maakt het mogelijk om de exacte omschrijving te bepalen van de rekening bij uw financiële instelling. Per default wordt hier de naam van het BOB Software dossier vermeld.
Bankrekening : dit veld maakt het mogelijk om het dagboek te koppelen aan een opdrachtgeverrekening. Het gaat om het bankrekeningnummer dat gebruikt moet worden. BOB Software voert een geldigheidscontrole uit bij het ingeven van het nummer en waarschuwt u indien het geen correct nationaal bankrekeningnummer is.
Pagina 5 van 44
Bankmodule
Fin. Instelling : dit is de generieke code, met drie karakters, van de bankgroep (Fortis = 200; ING = 300 enz.). Indien dit veld vrij blijft, zal het programma de drie eerste cijfers van het rekeningnummer hernemen.
Code Hoedan. : uitbreiding van de bankrekening. Deze code is enkel van toepassing om internationale overschrijvingen uit te voeren.
Kredietlimiet : het ongedekte bedrag aanvaard door de bank op de rekening. Dit bedrag is uitgedrukt in de valuta van het dagboek.
Ident. Nr. : het nationale identificatienummer van de onderneming. Het bestaat uit 11 karakters in België en 16 karakters in Luxemburg en moet verplicht ingevuld worden indien de opdrachtgever niet BTW-plichtig is.
Opmerking : Bij het aanmaken van uw betalingsbestanden, zal BOB Software u als opdrachtgevers enkel de financiële dagboeken voorstellen waarvoor u een bankrekeningnummer bepaald heeft. Hetzelfde geldt voor de selectielijst van de opdrachtgever op de leveranciersfiche.
Tabblad Transfer
Betalingen Domiciliëringen
Transferdirectory (Betalingen / Domiciliëringen): dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden voor het opslaan van uw bestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat, kan selecteren. U kan er de directory ingeven die verbonden is met uw ISABEL/MULTILINE software.
DP/uitgeg. overschrijvingen – DP/Domiciliëringen : de velden Dgb geven toegang tot de dagboekenlijst om standaard dagboeken te bepalen voor het boeken van de diverse verrichtingen. De velden Bkg.rek. geven toegang tot het boekhoudplan om een standaard transferrekening te bepalen voor de overschrijvingen en de domiciliëringen. Vanzelfsprekend kan u dezelfde dagboeken en rekeningen bepalen voor de twee types bankverrichtingen.
Pagina 6 van 44
Bankmodule
Coda
Aantal niet te behandelen lijnen : in deze twee velden kan u bepalen het aantal eerste en laatste lijnen van het Coda bestanden niet in te lezen.
Transferdirectory : dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden bij het inlezen van uw CODA bestanden, kan selecteren. U kan er de directory ingeven waarin ISABEL de rekeninguittreksels ontvangt.
Opmerking :Enkele van de hierboven beschreven informaties kunnen ook geconfigureerd worden in de opties van de module. In dit geval is het hier enkel nodig om de uitzonderingen te bepalen op hetgene gedefinieerd werd in de opties.
DE LEVERANCIERS Indien u de module banktransfers aangeschaft heeft, verschijnt er een bijkomend tabblad, Bank, op de signalitiek van uw leveranciers. Behalve het nationale bankrekeningnummer brengt dit tabblad alle standaard gegevens samen die nuttig zijn voor de betaling van iedere leverancier. Opmerking : Vanzelfsprekend is de automatisering van de betalingen des te efficiënter, naargelang er meer standaardwaarden ingevuld zijn.
Bankrekeningnummers Bij het voorbereiden van de nationale betalingen, herneemt BOB Software de bankinformatie uit het linkergedeelte van de signalitiek (in België : het bankrekeningnummer ; in Luxemburg : de onafhankelijke code van de bank of de vermelding « IBAN » en het bankrekeningnummer). Bij het voorbereiden van buitenlandse betalingen, herneemt BOB Software daarentegen de nodige gegevens (het bankrekeningnummer inbegrepen) uit het tabblad bank. Daarenboven, voor ieder leverancier is het mogelijk om meerdere nationale en/of buitenlandse bankrekeningen in te geven. Het volstaat om te klikken op het icoontje naast het veld Bank (linkergedeelte van het scherm) om het venster voor het ingeven van het Bankrekeningnummer te openen. Pagina 7 van 44
Bankmodule
De grid bovenaan dit venster geeft u de lijst van de bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier. Door de kolom Def. kan u een standaard rekening identificeren. Deze rekening zal op de leveranciersfiche weergegeven worden en zal per default voorgesteld worden bij de betalingen ten gunste van deze leverancier. U kan trouwens een standaard rekening bepalen voor ieder type rekening (Nationaal of Buitenland).
Om een nieuwe bankrekening te bepalen, klikt u op het icoontje voor het toevoegen van een nieuwe fiche. Dan moet u het type rekening (Nationaal of Buitenland) selecteren en het rekeningnummer en de nodige gegevens (hieronder beschreven), indien het om een buitenlandse rekening gaat, ingeven. BOB Software voert een geldigheidscontrole uit bij het ingeven van een nationaal rekeningnummer. U zal dus systematisch gewaarschuwd worden indien het ingegeven nummer niet correct is. Opmerking :De informatie over het rekeningnummer is vanzelfsprekend onmisbaar voor het correct uitvoeren van uw betalingen aan leveranciers. Om de beschikbaarheid van deze informatie zo veel mogelijk te verzekeren zal BOB Software u voorstellen om de leveranciersfiche te vervolledigen bij het ingeven telkens deze informatie ontbreekt voor de desbetreffende leverancier. Dit is van toepassing voor alle leveranciers voor wie het vakje manuele betaling niet aangevinkt is op de signalitiek.
Tabblad Bank In het tabblad bank is het mogelijk om de volgende informatie in te geven:
Aanspreking : dit veld bevat een numerieke waarde gekoppeld aan de standaardtabel met aansprekingcodes. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving die eraan gekoppeld is terugvinden. De aansprekingcode moet verplicht ingevuld worden in geval van betaling met circulaire cheques. De tabel met aansprekingcodes is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen | Aansprekingcodes
Pagina 8 van 44
Bankmodule
Taalcode : dit veld bevat een numerieke waarde gekoppeld aan de standaard tabel met taalcodes. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving die eraan gekoppeld is terugvinden. Indien u hier geen enkele code selecteert, zal BOB Software de code 0 (niet medegedeeld) standaard gebruiken. De tabel met taalcodes is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen | Taalcodes.
Betalings Dgk : dit veld geeft toegang tot de lijst met financiële dagboeken gekoppeld aan een bankrekeningnummer. Indien u hier een opdrachtgever selecteert zal deze informatie gebruikt kunnen worden bij het aanmaken, op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, van uw betalingsbestanden. Inderdaad, indien de hier aangeduide opdrachtgever deel uitmaakt van uw selectie, bij het aanmaken van een betalingsbestand, zal deze automatisch aan alle betalingen aan de betrokken leverancier toegekend worden. In het tegenovergestelde geval zal geen enkele opdrachtgever standaard aan de betalingen toegekend worden.
Manuele betaling: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de betalingen die betrekking hebben op deze leverancier (tijdelijk) uit te sluiten uit de lijst van de betalingsvoorstellen. Bij het ingeven wordt deze informatie in rekening genomen : voor de leveranciers die manueel betaald moeten worden, zal BOB Software niet voorstellen om de signalitiek te vervolledigen indien het rekeningnummer ontbreekt. Deze optie is zeer handig indien de betalingen aan een leverancier manueel, via domiciliëring of doorlopende opdracht moeten uitgevoerd worden. Dit vakje kan ook aangevinkt worden om alle betalingen aan een leverancier te blokkeren.
Div. Begu : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de leverancier te identificeren als diverse begunstigde. Deze wordt hernomen in de betalingsvoorstellen zonder presentatie van factuur (eventueel voor een vast bedrag).
Bkg : dit veld is beschikbaar voor de diverse begunstigden en geeft toegang tot het boekhoudplan voor de selectie van de rekening die standaard voor de betalingen ten gunste van de derde geboekt moet worden. Deze informatie wordt gebruikt bij het automatisch aanmaken van uw diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen.
Het volgende veld, ook beschikbaar voor de diverse begunstigden, maakt het mogelijk om een vast bedrag in te geven, dat standaard in de betalingsvoorstellen hernomen moet worden. Dit bedrag maakt deel uit van de vertrouwelijke informatie van de module. De gebruiker moet over de gepaste toegangsrechten beschikken opdat dit bedrag zichtbaar zou zijn op de leveranciersfiches en opdat het voorgesteld zou worden bij de berekening van de betalingsvoorstellen.
Factor : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de leveranciers te identificeren die door een factoring onderneming beheerd worden. Het volgende veld is beschikbaar wanneer het vakje Factor aangekruist is. Het geeft toegang tot het scherm voor het opzoeken van leveranciers voor de selectie van de factoring onderneming. In dat geval worden de bankgegevens van de Factor in plaats van die van de leverancier standaard voorgesteld bij het aanmaken van de betalingsbestanden.
Comm. : dit veld maakt het mogelijk om de externe communicatie in te geven die vermeld moet worden bij het ingeven van de facturen. Deze communicatie zal vervolgens hernomen worden bij de berekening van de betalingsvoorstellen. Om het u gemakkelijker te maken, volstaat het voor de gestructureerde mededelingen alle cijfers van de communicatie na elkaar in te geven, indien de check digit correct is biedt BOB Software u aan om deze automatisch voor te stellen in het juiste formaat.
Pagina 9 van 44
Bankmodule
Buitenlandse overschr. : dit vakje moet aangevinkt worden indien de betalingen aan de leverancier standaard gestort moeten worden op een buitenlandse rekening. De betalingsvoorstellen voor deze leverancier zullen dan hernomen worden in de bestanden met internationale betalingsvoorstellen.
Betal. wijze : deze code is gekoppeld aan de standaardtabel met de betalingswijzen. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. Laat dit veld vrij indien de keuze van de betalingswijze door uw financiële instelling gebeurt. De tabel met de betalingswijzen is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen |Betalingswijzen.
BLWI rubr. : deze numerieke waarde is gekoppeld aan de standaard tabel met de BLWI rubrieken. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. De informatie die in deze scroll-lijst gekozen wordt maakt het BOB Software mogelijk om standaard de eerste BLWI rubriek te initialiseren die gekoppeld is aan de betalingen aan de leverancier. De tabel met de IBLC rubrieken is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen | BLIW verantwoording.
Gegevens financiële instelling
Naam : naam van de financiële instelling van de leverancier.
Nummer : rekeningnummer van de leverancier bij hogervernoemde financiële instelling. Dit rekeningnummer moet nauwkeurig ingegeven worden omdat BOB Software enkel geldigheidscontroles uitvoert voor de rekeningen in het IBAN formaat (indien de twee eerste karakters van het nummer (hoofdletters en kleine letters respecteren) overeenkomen met de landcode).
SWIFT-adr : SWIFT adres van de bank van de leverancier. Dit adres herneemt in een gecodeerde vorm de naam en het adres van de bank. BOB Software valideert het SWIFT adres niet. Bij voorkeur worden de volledige gegevens van de bank ingegeven, zelfs indien het SWIFT adres gekend is.
Adres : adres van de bank van de leverancier.
Plaats : stad of gemeente waar de bank van de leverancier gevestigd is.
Land : deze code is gekoppeld aan de standaardtabel met de landen. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is.
Kostentype : dit veld is gekoppeld aan de standaardtabel voor het verdelen van de kosten tussen de begunstigde en de opdrachtgever. In dit veld stelt een scroll-lijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. Deze zone is verplicht in België voor de internationale betalingen en in het Groothertogdom Luxemburg voor de nationale en internationale betalingen. Bovendien de codes gebruikt in België zijn verschillend van die in Luxemburg. De tabel met de codes voor het verdelen van de kosten is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen | Kostenverdelingscode.
Pagina 10 van 44
Bankmodule
DE KLANTEN In het tabblad Diversen van de signalitiek van uw klanten, bevindt zich de informatie die nuttig is voor de aanvragen tot domiciliëringen : een aankruisvakje om te bepalen of de klant gedomicilieerd is en het domiciliëringsnummer zelf. Opmerking : Vanzelfsprekend is de behandeling van de aan te vragen bedragen des te efficiënter, naargelang er meer standaardwaarden ingevuld zijn. Bij het voorbereiden van het domiciliëringsbestand herneemt BOB Software het domiciliëringsnummer. In dit tabblad is het mogelijk om de volgende informatie in te geven:
Gedomicilieerd : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om te bepalen of de klant in rekening genomen moet worden bij de berekening van de voorstellen tot domiciliëringen.
Nr : Domiciliëringsnummer van de klant.
Pagina 11 van 44
Bankmodule
DE TABELLEN De waarden die u in de hieronder beschreven tabellen ingeeft zullen gebruikt worden bij het automatisch inlezen van uw gecodeerde elektronische rekeninguittreksels in de algemene boekhouding.
Bankkaarten De tabel met bankkaarten maakt het mogelijk om de magnetische kaarten te inventariseren, die als betalingsmiddel in uw onderneming (bv. tankkaarten, kredietkaarten,…) gebruikt worden. Deze is toegankelijk via het menu Bank | Tabellen | Bankkaarten.
Het venster van de bankkaarten maakt het mogelijk om de volgende informatie te bepalen :
Nummer : dit vrije veld maakt het mogelijk om het nummer van de magnetische kaart in te geven, welke dient als referentie.
Omschrijving 1 en 2 : deze vrije velden maken het mogelijk om een omschrijving en eventueel een alternatieve omschrijving te koppelen aan de betaalkaart.
Categorie : de code is gekoppeld aan uw tabel met bankkaartcategorieën. Om de bestaande categorieën te raadplegen, kan u de scroll-lijst openen. Deze stelt u naast iedere code de omschrijving voor die eraan gekoppeld is. U kan ook een nieuwe categorie rechtstreeks vanuit dit veld aanmaken. Indien u een onbestaande code ingeeft, stelt BOB Software u voor om een nieuwe categorie aan te maken.
Defaultboeking : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om te bepalen of een rekening standaard moet geboekt worden voor de betalingen uitgevoerd met deze kaart. In dit geval moet de standaard rekening met behulp van de twee aangrenzende velden gedefinieerd worden: type rekening (« K » voor klant, « L » voor leverancier en « A » voor algemene rekening) en referentie van de rekening van de derde of de algemene rekening.
Pagina 12 van 44
Bankmodule
Categorieën van bankkaarten Zoals we net gezien hebben, kunnen de bankkaarten samengebracht worden per categorie, iedere categorie wordt eenvoudig bepaald door een code en een (alternatieve) omschrijving. De tabel met de categorieën van bankkaarten is toegankelijk via het menupunt Bank | Tabellen | Categorieën | Bankkaarten.
Kostencodes Met behulp van de tabel met de kostencodes kan u bepalen hoe BOB Software de kosten aanwezig in uw gecodeerde elektronische rekeninguittreksels moet boeken. Deze tabel is toegankelijk via het menu Bank | Tabellen | Kostencodes.
Aan iedere kostcode kan u een BTW code of een algemene rekening toekennen. Als u de keuze Bankkosten aanvinkt, zal BOB Software automatisch de algemene rekening gebruiken die in de automatische rekeningen gedefinieerd werd voor de bankkosten.
Pagina 13 van 44
Bankmodule
BANKTRANSFERS BETALINGEN LEVERANCIERS Deze optie maakt het mogelijk om automatisch uw betalingsopdrachten aan te maken voor uw financiële instellingen, evenals uw overeenkomstige diverse verrichtingen. De betalingsprocedure van de leveranciers bestaat uit volgende fases : -
De automatische berekening van de betalingsvoorstellen op basis van openstaande facturen die vervallen zijn op een bepaalde datum (na aftrek van de lopende betalingen) ;
-
Het valideren van het(de) uit te voeren betalingsbestand(en);
-
Het aanmaken van het(de) betalingsbestand(en) in BVB/ABBL VIR2000 formaat, eventueel gekoppeld aan het automatisch aanmaken van een diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen.
-
De centralisatie in de boekhouding van de (eventuele) diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen.
De eerste drie stappen gebeuren via het scherm Betalingsbestanden toegankelijk via het menu Bank | Betaling leveranciers. In dit gedeelte van de handleiding wordt het scherm van de betalingsbestanden eerst beschreven. Daarna bespreken we in detail iedere stap van de betalingsprocedure van de leveranciers.
Betalingsbestanden Het scherm van de betalingsbestanden is toegankelijk via het menu Bank | Betaling leveranciers.
Pagina 14 van 44
Bankmodule
Het scherm van de betalingsbestanden bestaat uit drie delen : -
Links : de lijst van de actieve betalingsbestanden ;
-
Rechts : het detail van de karakteristieken van het geselecteerde bestand in deze lijst;
-
Onderaan het scherm : de iconen voor het behandelen van de betalingsbestanden.
Lijst met betalingsbestanden In de lijst met betalingsbestanden wordt ieder bestand beschreven via de volgende informatie :
# : de aanwezigheid van het icoontje betekent dat het geselecteerde bestand aangemaakt werd in BVB/ABBL VIR2000 formaat.
Datum : datum van creatie van de lijst van betalingsvoorstellen.
Tot. bedrag : totale waarde van de betalingen van het bestand.
Aant. : aantal verschillende uit te voeren betalingen.
Omschrijving : omschrijving gekoppeld aan het betalingsbestand. Dit is niet noodzakelijk de naam waaronder het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat bewaard wordt.
Auteur : gebruiker van BOB Software die de lijst van betalingsvoorstellen aangemaakt heeft.
Verv.datum : alle openstaande facturen met een vervaldatum voor of gelijk aan deze datum zullen in rekening genomen worden bij de berekening van de te betalen bedragen.
Karakteristieken van de betalingsbestanden Naast de omschrijving van het bestand en de geselecteerde vervaldatum, in het gedeelte bovenaan rechts van het scherm is de volgende informatie terug te vinden :
Bestandstype : formaat voor het aanmaken VIR2000, namelijk nationaal of internationaal.
Opdrachtgevers : dagboek code gekoppeld aan de rekening van de opdrachtgever waarvoor het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat aangemaakt wordt/zal worden. Indien u meerdere opdrachtgevers had geselecteerd bij het aanmaken van uw bestand, zullen deze codes in dit veld blijven staan zolang de lijst van de betalingen niet opgesplitst wordt per opdrachtgever.
Vertrouwelijk bestand: dit vakje is aangekruist indien alleen de gebruikers met de gepaste rechten het betalingsbestand mogen openen.
van
het
bestand
BVB/ABBL
De bijkomende informatie wordt samengebracht in de volgende tabbladen :
SELECTIES : dit tabblad herneemt het aantal verschillende uit te voeren betalingen, het corresponderende totaal bedrag en de types begunstigden die geselecteerd werden bij de berekening van de betalingvoorstellen.
INFO. BESTAND : dit tabblad toont de gebruiker (Auteur) van BOB Software, die de lijst van betalingsvoorstellen aangemaakt heeft, de datum en het uur van de aanmaak van deze lijst en de datum en het uur van de laatste wijziging van deze lijst. Indien een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat reeds aangemaakt is wordt het overeenkomstige vakje aangevinkt. In dit geval verschijnen ook in dit tabblad de uitvoeringsdatum van de betalingen en de lokatie van het fysieke bestand.
Pagina 15 van 44
Bankmodule
Opmerking : Wanneer het vakje Bestand BVB/ABBL VIR2000 aangemaakt aangevinkt is, is het niet meer mogelijk om het bestand voor de bank aan te maken. Om het bestand opnieuw aan te maken moet u eerst dit vakje uitvinken en de fiche opslaan. Dan zal het icoontje Bestand BVB/ABBL VIR2000 aanmaken weer actief worden. Opgelet : let erop dat u eventueel geen nieuwe automatische diverse verrichting aanmaakt.
INFO. DP : het vakje DP overschrijvingen is aangekruist indien het aanmaken van het betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat werd gekoppeld aan het aanmaken van een diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen om automatisch de leveranciersrekeningen te salderen door het krediet van de transferrekening. In dat geval worden het dagboek, het doc. Nr en de transferrek. van de boeking weergegeven in de volgende velden.
NOTITIES : in dit tabblad kan u vrije en gedetailleerde commentaren ingeven die u wenst te koppelen aan de lijst van de betalingen.
Iconen onderaan het scherm Met behulp van de iconen onderaan het scherm kan u volgende bewerkingen uitvoeren :
: een nieuwe lijst met betalingen creëren.
: de geselecteerde lijst wissen uit de lijst met betalingsbestanden.
: een nieuwe betalingslijst maken door de geselecteerde lijst te kopiëren.
: in de modus wijzigen, de geselecteerde lijst met betalingen openen (ook mogelijk door dadelijk te dubbelklikken op de geselecteerde lijn). Een lijst van betalingen kan aangepast worden zolang ze niet in BVB/ABBL VIR2000 formaat aangemaakt is.
: het bestand aanmaken in BVB/ABBL VIR2000 formaat voor de geselecteerde betalingslijst.
Elke handeling wordt hieronder beschreven.
Berekenen van betalingsvoorstellen U kan gemakkelijk uw betalingsvoorstellen berekenen met behulp van het scherm Geautomatiseerde betalingen. Dit scherm is toegankelijk door op het icoontje Nieuwe fiche van het scherm Betalingsbestanden (Bank | Betaling leveranciers) te klikken. U kan ook een nieuwe betalingslijst opmaken door een bestaand bestand te kopiëren. Hiervoor moet u de te kopiëren lijst selecteren in de lijst van de betalingsbestanden en op het het icoontje klikken.
Pagina 16 van 44
Bankmodule
Bepalen van de selectiecriteria Het tabblad Selectie maakt het mogelijk om de karakteristieken te bepalen van het aan te maken bestand en om enkele selectiecriteria op te stellen voor de berekening van de lijst van de te betalen facturen. Opmerking : indien u een bestaande lijst van de betalingen gekopieerd hebt om uw bestand aan te maken, wordt dit tabblad enkel ter informatie weergegeven. Document
Bestandomschrijving : expliciete naam die u aan uw betalingsbestand toekent om dit gemakkelijker te identificeren bij latere bijwerking of bij het aanmaken van het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Deze naam wordt hernomen op niveau van de lijst met betalingsbestanden.
Betalingstype : maakt het mogelijk om het formaat voor het aanmaken van het BVB/ABBL VIR2000 bestand te selecteren, namelijk nationaal of internationaal. De overeenkomstige extensie is afkomstig uit de opties van de module.
Rkg opdrachtgever : bevat standaard de lijst van financiële dagboeken waaraan u een opdrachtgeverrekening gekoppeld heeft. Dit veld geeft toegang tot het venster Definitie van de rekeningen opdrachtgever. Met behulp van dit venster kan u gemakkelijk de rekeningen, die voor uw betalingen gebruikt moeten worden, (de)selecteren. Indien u één enkele opdrachtgever selecteert, zal bij de berekening van de betalingsvoorstellen, dezelfde opdrachtgever toegekend zijn aan alle voorgestelde betalingen. In dit geval wordt er geen rekening gehouden met de standaardwaarde van de leveranciersfiche. Indien u meerdere opdrachtgevers selecteert, wordt bij de berekening van de betalingsvoorstellen, standaard de opdrachtgever van de leveranciersfiche voorgesteld indien deze deel uitmaakt van uw selectie, anders zal u deze zelf moeten bepalen. Opmerking : deze selectie maakt deel uit van uw voorkeuren en zal dus standaard voorgesteld worden bij de volgende berekening van uw betalingsvoorstellen.
Selectietype: met deze zone kan u kiezen of u wilt dat iedere of geen enkele lijn van de grid met betalingsvoorstellen zou geselecteerd worden als uit te voeren betaling.
Pagina 17 van 44
Bankmodule
Vertrouwelijk bestand: dit vakje moet aangevinkt zijn om de weergave van de inhoud van het bestand te beperken tot de gebruikers met de gepaste rechten.
Gegroepeerd per begunstigde: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om alle openstaande documenten voor éénzelfde begunstigde te hergroeperen in één enkel betalingsvoorstel. Indien u dit vakje aankruist, zal de grid met de betalingsvoorstellen slechts één lijn per begunstigde tonen voor een bedrag dat overeenkomt met het totaal verschuldigde bedrag. In de boekhouding worden alle boekingen gehergroepeerd in één enkele betaling, voorzien van éénzelfde afpuntingsnummer.
Selectie
Verv. op : alle openstaande facturen met een vervaldag voor of gelijk aan deze datum moeten in rekening genomen worden voor de berekening van de te betalen bedragen. BOB Software zal ook rekening houden met deze datum om aan de betalingsvoorstellen de facturen toe te voegen die nog niet vervallen zijn maar waarvan de korting nog geldig is.
Filter : de knop maakt het mogelijk om een filter te bepalen voor de documenten die in rekening genomen moeten worden voor de berekening van betalingsvoorstellen. Eens de filter ingesteld is, kan u via de knop de synthese van de criteria weergeven of de filter wissen.
Nationale begunstigden: dit vakje moet aangevinkt zijn om, bij de berekening van de betalingsvoorstellen, alleen de leveranciers in rekening te nemen die op een nationale bankrekening moeten betaald worden. Voor deze leveranciers is het vakje Buitenlandse overschrijvingen op hun signalitiek niet aangevinkt. Standaard wordt de waarde van dit vakje gesynchroniseerd met het betalingstype dat hoger gekozen werd.
Internationale begunstigden: op een alternatieve manier moet dit vakje aangevinkt zijn om, bij de berekening van de betalingsvoorstellen, alleen de leveranciers in rekening te nemen die op een buitenlandse bankrekening moeten betaald worden. Voor deze leveranciers is het vakje Buitenlandse overschrijvingen op hun signalitiek wel aangevinkt. Standaard wordt de waarde van dit vakje ook gesynchroniseerd met het betalingstype dat hoger gekozen werd.
Enkel de landcode : deze zone is beschikbaar in geval van internationale betalingen en maakt het mogelijk om de uit te voeren betalingen te beperken tot betalingen bij financiële instellingen van eenzelfde land (cfr. Landcode van het tabblad Bank van de leveranciersfiche).
Leveranciers en begunstigden
Leveranciers en Diverse begunstigden: deze aankruisvakjes maken het mogelijk om het type leverancier te bepalen dat in rekening genomen moet worden, namelijk de leveranciers en/of de diverse begunstigden.
Klanten (Credit)
Terugbetaling creditnota’s klanten : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de openstaande creditnota’s van de klanten in rekening te nemen bij de berekening van de te betalen bedragen.
De selecties en gebruikelijke filters zijn van toepassing op alle informatie over derden (Selectie op referentie of naam, reeks categorieën,…).
Pagina 18 van 44
Bankmodule
Eens het bestand en uw selectie zo bepaald werden, klikt u op het icoontje om de berekening van betalingsvoorstellen te starten. BOB Software geeft de betalingen die beantwoorden aan uw selectie weer in het tabblad Betalingsvoorstel.
Het tabblad Betalingsvoorstel bestaat uit twee delen: het gedeelte bovenaan, geeft de lijst van de uit te voeren betalingen weer en het gedeelte onderaan, toont het detail van de geselecteerde verrichting uit het gedeelte bovenaan (namelijk de lijn aangeduid door de cursor). Boven de lijst, naast de omschrijving, kan u in het veld voorzien van een scroll-lijst een soort sleutel selecteren voor de weergave van de lijnen van de lijst. Naast dit veld verschijnt enerzijds het totale bedrag van de geselecteerde betalingen en anderzijds het totale bedrag van alle voorgestelde betalingen. Betalingsvoorstellen Lijst van betalingen (gedeelte bovenaan) In de lijst van de betalingen stelt iedere lijn een betaling aan een derde voor. Naargelang u het vakje gegroepeerd per begunstigde al dan niet aangevinkt heeft in het tabblad Selectie, stelt de lijst van de betalingen ofwel een betaling per leverancier (of klant) voor het totaal van zijn verrichtingen, ofwel een betaling per verrichting voor. Opmerking : BOB Software voert geen compensatie uit tussen de rekeningen klant en leverancier van éénzelfde derde. Voorbeeld, indien voor een derde X, u een factuur leverancier moet betalen en een creditnota klant moet terugbetalen, worden deze verrichtingen voorgesteld op twee verschillende lijnen van de lijst van de betalingen. Iedere betaling wordt beschreven door de volgende informatie :
OG : code van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening die gebruikt wordt voor de betaling. In dit veld stelt een scroll-lijst alle opdrachtgevers van uw selectie voor. Voor iedere rekening geeft BOB Software ook het detail van de saldo’s weer:
Pagina 19 van 44
Bankmodule
-
Code : referentie van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening.
-
Omschrijving : omschrijving van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgever rekening.
-
Saldo : saldo van de bankrekening voor uitvoering van de betalingen.
-
Tot betalingen : totaal bedrag van de uit te voeren betalingen door de bankrekening.
-
Beschikbaar : beschikbaar bedrag (eventueel kredietlimiet inbegrepen) op de bankrekening na uitvoering van de betalingen.
De eerste lijn van de grid geeft het totale bedrag van alle betalingen die niet aan een opdrachtgeverrekening gekoppeld zijn.
Indien u uw betalingsvoorstellen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, kent BOB Software deze opdrachtgever voor alle betalingen toe zonder rekening te houden met het betalingsdagboek van de signalitiek van de leverancier. Indien u daarentegen meerdere opdrachtgevers geselecteerd heeft om uw lijst te creëren, stelt BOB Software standaard de opdrachtgever voor die gekoppeld is aan de leverancier indien deze opdrachtgever deel uitmaakt van uw selectie. Indien deze er geen deel van uitmaakt laat BOB Software dit veld leeg.
Referentie : referentie van de begunstigde. De referentie is niet steeds relevant. Daarom herhaalt BOB Software onderaan het scherm de naam, het volledige adres en het BTW nummer van de begunstigde. Zo verzekert u zich ervan dat u steeds de betalingen uitvoert bij de juiste begunstigden.
Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle betalingen die u echt wenst uit te voeren en die opgenomen moeten worden in het bestand in het BVB/ABBL VIR2000 formaat. Het icoontje maakt het mogelijk om uw selectie te bewaren. Na het activeren van dit icoontje, vraagt BOB Software u of u de niet geselecteerde betalingsvoorstellen wenst te wissen. Klik op JA om de niet aangekruiste betalingslijnen te verwijderen.
! : in deze kolom, duidt de aanwezigheid van het icoontje naast een betaling erop dat niet afgepunte credit boekingen bestaan voor de desbetreffende derde (bv. een creditnota die niet afgepunt werd met de overeenkomstige factuur). Het volstaat om de desbetreffende lijn te selecteren om het detail van deze informatie te kunnen raadplegen in de grid detail van verrichtingen (in het gedeelte onderaan het scherm). Standaard worden de credit boekingen niet geselecteerd. Indien u er rekening mee wenst te houden om het te betalen bedrag ermee in mindering te brengen, kruist u het vakje van de kolom Sel. aan voor de desbetreffende boeking. Daarenboven wordt het totaal bedrag van de niet-geselecteerde boekingen getoond, per derde, onderaan het scherm, naast de vermelding Nt afgep. Het debet bedrag verschijnt links en het credit bedrag rechts.
Rekening : bankrekeningnummer waarop de betaling uitgevoerd zal worden. Het bankrekeningnummer wordt vanuit de leveranciersfiche hernomen. Het is echter mogelijk om het aan te passen (zie volgende paragraaf).
Bet. bedrag: bedrag te betalen aan de begunstigde (eventueel, korting in mindering gebracht). BOB Software berekent het op basis van de waarde van de openstaande facturen (vervallen op de geselecteerde datum) qua leverancierbetalingen en op basis van de waarde van de openstaande creditnota’s qua de klantenbetalingen. Pagina 20 van 44
Bankmodule
In de volgende kolom, duidt de aanwezigheid van het icoontje erop dat de desbetreffende derde meerdere rekeningnummers heeft op zijn signalitiek.
Commentaar : externe communicatie hernomen vanuit de ingaven. Zoals we reeds gezien hebben, wordt de communicatie van de leveranciersfiche standaard hernomen bij het ingeven op deze leverancier. Heel praktisch bij het behandelen van overschrijvingen met gestructureerde mededeling.
Naam : naam van de begunstigde, ook zichtbaar onderaan het venster.
De betalingen waarin onmisbare elementen ontbreken worden in het rood weergegeven. Deze lijnen moeten vervolledigd worden om het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat te kunnen aanmaken. U kan deze echter reeds selecteren en uw lijst bewaren om deze later te vervolledigen en in BVB/ABBL VIR2000 formaat aan te maken. Opmerking : Qua nationale betalingen in België is het verplicht om het bankrekeningnummer in te geven, in Luxemburg is het ook verplicht om de commentaar of het kostentype in te geven. Voor internationale betalingen moeten de velden rekening en ISO code van het land van de begunstigde ingevuld worden.
De lijnen waarvoor het bedrag moet verbeterd worden, worden in het grijs weergegeven. Het is, inderdaad, niet mogelijk om een nul of negatief bedrag te betalen.
Detail van de verrichtingen (gedeelte onderaan) De grid met het detail van de verrichtingen toont alle documenten die betrekking hebben op de betaling aangewezen door de cursor in de lijst van betalingen. Ieder document wordt beschreven door de volgende informatie :
Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle documenten die opgenomen moeten worden in de betaling (aangegeven in het gedeelte bovenaan).
Type : « S » voor leverancier (of « C» voor klant, in het geval van terugbetaling van creditnota’s klanten).
Derde : referentie van de begunstigde.
Bedrag : bedrag van het document.
Doc datum : datum van het boekhoudkundige document gekoppeld aan de boeking.
Vervaldatum : datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.
Disconto : bedrag van de eventuele korting.
Disc. datum : vervaldatum van de geldigheid van de korting.
Jaar : boekhoudkundig centralisatiejaar van het document.
Maand : boekhoudkundige centralisatieperiode van het document.
Dgb : code van het dagboek waarin het document geboekt werd.
Doc Nr : nummer van het document.
Id : interne informatie zonder praktisch nut voor de gebruiker. Deze maakt het mogelijk om een technische link te maken tussen de betalingen opgesomd in het gedeelte bovenaan het scherm en het detail van de verrichtingen.
Opmerking : intern commentaar hernomen vanuit de ingaven.
Val. : valuta van het document.
Val. Bedrag : bedrag van het document omschreven in een buitenlandse valuta.
Afpunting : afpuntingsnummer van het document. Pagina 21 van 44
Bankmodule
Valideren van het betalingsbestand Om de lijst van de betalingen te bepalen die u echt wenst uit te voeren, maakt BOB Software het mogelijk om de definitie van de betalingen aan te passen, betalingen toe te voegen en te wissen. U kan uw aanpassingen aanbrengen, hetzij volgende op de berekening van de betalingvoorstellen, hetzij later dankzij het icoontje , beschikbaar onderaan het scherm van de betalingsbestanden. In het tabblad Betalingsvoorstel van het scherm Geautomatiseerde betalingen, kan u via de iconen die tot uw beschikking staan de volgende bewerkingen uitvoeren :
: een extra betaling definiëren.
: de geselecteerde betaling wissen.
: de gegevens van de geselecteerde betaling aanpassen (ook mogelijk door te dubbelklikken op de lijn van de aan te passen betaling).
: éénzelfde commentaar toekennen aan alle betalingen (de bestaande commentaren worden vervangen).
: de geselecteerde betalingen opslaan (zonder de andere betalingsvoorstellen te bewaren).
: alle (positieve) betalingen selecteren (alle vakjes van de kolom Sel worden aangevinkt).
: alle (positieve) betalingen deselecteren (geen enkele vakjes van de kolom Sel worden nog aangevinkt).
: een opdrachtgever automatisch toekennen aan de betalingen.
: de opdrachtgever wissen voor iedere betaling.
De betalingen selecteren Op basis van betalingsvoorstellen van BOB Software begint u met het selecteren/deselecteren van de betalingen die u echt wenst uit te voeren. De iconen en maken het mogelijk om respectievelijk alle betalingen uit de lijst te selecteren en te deselecteren. Eens uw selectie uitgevoerd is, klikt u op het icoontje . U kan dan het definitief wissen van de niet-geselecteerde betalingen bevestigen. Een betaling toevoegen of aanpassen Het toevoegen of het wissen van een betaling gebeurt via het venster Betaling. Het gaat om één van de twee volgende schermen naargelang uw bestand betrekking heeft op nationale of internationale betalingen.
Pagina 22 van 44
Bankmodule
In de modus wijziging, herneemt dit venster de gegevens van de aan te passen betaling. U kan er de opdrachtgever, het rekeningnummer van de begunstigde, het te betalen bedrag en de toegekende korting, evenals de te vermelden mededeling aanpassen.
Begunst.: het eerste veld stelt een scroll-lijst voor, voor de selectie van het type begunstigde (« L » voor leverancier; « K » voor klant; « B » voor diverse begunstigde). Het tweede veld geeft toegang tot het scherm voor het opzoeken van de derde. Hier kan u de te betalen derde selecteren.
Opdrachtgever : code van het financiële dagboek, gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening te gebruiken voor de betaling. In dit veld toont een scroll-lijst de opdrachtgevers van uw selectie. Voor iedere rekening kan u de beheer informatie van het openstaande saldo (hierboven beschreven) hier ook raadplegen. Deze waarde kan ook rechtstreeks aangepast worden in de lijst van de betalingen.
Naam : naam van de begunstigde.
Ingaven : dit veld is van toepassing in geval van betaling aan een diverse begunstigde. Het gaat over de rekening die geboekt moet worden bij het automatische aanmaken van de diverse verrichting uitgevoerde overschrijvingen. Standaard toont BOB Software de boekingsrekening van de signalitiek van de derde (cf. zone diverse begunstigde van het tabblad Bank van de leveranciersfiche).
Bank : nummer van de bankrekening. Het icoon , naast dit veld, maakt het mogelijk om een nieuw bankrekeningnummer te koppelen aan de geselecteerde derde. Deze bewerking gebeurt via het venster voor het ingeven van de bankrekeningen (hierboven beschreven).
Betaling : bedrag te betalen aan de begunstigde. BOB Software past automatisch het bedrag van de betaling aan in functie van het kortingsbedrag, over het algemeen negatief. Het te betalen bedrag moet dus ingegeven worden, korting niet in mindering gebracht.
Disconto : waarde van de korting die verkregen werd op de betaling.
Commentaar : externe communicatie.
BEGUNST. : dit tabblad toont de volledige gegevens van de te betalen begunstigde (volledig adres en BTW nummer).
Pagina 23 van 44
Bankmodule
FACTUUR : dit tabblad toont de informatie met betrekking tot het te betalen document (dagboek, nummer van het document, datum van het document, vervaldatum van het document en informatie over de afpunting). De drie volgende tabbladen zijn van toepassing voor de internationale betalingen.
BANK : dit tabblad bevat de naam en het SWIFT-adres van de bank van de begunstigde, de betalingswijze en de informatie die nodig is voor het verdelen van de bankkosten. Het betreft het type verdeling, het rekeningnummer van de opdrachtgever voor de betaling van de kosten indien deze geheel of gedeeltelijk tot uw laste zijn en de valuta. Indien de kosten tot uw laste zijn, zonder inlichting over de te gebruiken Rekening, neemt het programma standaard het rekeningnummer van het financiële dagboek van de opdrachtgever. Het grootste gedeelte van deze informatie kan standaard bewaard worden op niveau van het bankrekeningnummer van de leveranciersfiche.
BLIW : deze scroll-lijst herneemt de bewerkingscodes BLIW. bewerkingscode BLIW kan ingegeven worden op de leveranciersfiche.
COMMENTAAR BANK : dit tabblad bevat twee vrije velden voor het ingeven van commentaren die meegedeeld moeten worden aan de bank van de opdrachtgever en die van de begunstigde.
Een
standaard
ALLE betalingen aanpassen Naast de aanpassingen die per betaling moeten bepaald worden, heeft u ook de mogelijkheid om aanpassingen toe te passen op iedere betaling van de betalingslijst. Zo kan u éénzelfde commentaar toekennen aan iedere betaling van uw lijst. Klik op het icoontje om toegang te krijgen tot het venster voor het ingeven van het algemene commentaar. Dit commentaar zal de bestaande commentaren vervangen. U kan ook alle betalingen zonder opdrachtgever uit de lijst nagaan om hun automatisch een opdrachtgever toe te kennen. Klik op het icoontje om toegang te krijgen tot het venster Selectie van de betalingen. Dit laat u toe om enkele gekruiste criteria te bepalen om het automatisch toekennen van de opdrachtgever te verfijnen.
Pagina 24 van 44
Bankmodule
De velden uit dit venster bieden de volgende mogelijkheden :
Volgorde verwerking: in dit veld kan u, via een scroll-lijst, een soortsleutel kiezen voor de betalingsvoorstellen: de vervaldatum, het bedrag of de referentie van de derde. BOB Software zal de opdrachtgever(s) aan de betalingen toekennen, rekening houdend met de hier opgestelde prioriteiten.
Automatische selectie: indien dit vakje aangekruist is, zullen de opdrachtgevers toegekend worden in overeenkomst met de alfabetische orde van de codes van de financiële dagboeken.
Specifieke opdrachtgever: in dit veld kan u, via de scroll-lijst met de opdrachtgevers van uw oorspronkelijke selectie, de opdrachtgever kiezen die de betalingen zal moeten betalen.
Tot de kredietlimiet: indien dit vakje aangekruist is, zal iedere opdrachtgever blijven toegewezen worden aan de betalingen zolang zijn kredietlimiet niet bereikt is.
Voor een totaal bedrag van : dit veld maakt het mogelijk om het bedrag op te geven tot hoeveel iedere opdrachtgever toegekend moet worden tot de betalingen.
Alle valuta’s: indien dit vakje aangekruist is, zal de valuta van de betalingen niet in rekening genomen worden voor het toekennen van de opdrachtgever.
Betaling in valuta: dit veld maakt het mogelijk om het toekennen van de opdrachtgever tot de betalingen te beperken die omschreven zijn in een te selecteren valuta.
Eens u uw toewijzingcriteria van de opdrachtgevers bepaald heeft, klikt u op OK om uw lijst van betalingen bij te werken. Opmerking : Indien u bv. een bepaalde opdrachtgever wil toekennen tot zijn kredietlimiet en een andere opdrachtgever voor een bepaald bedrag, kan u ook deze procedure meerdere keer herhalen. Om alle geselecteerde opdrachtgevers uit uw lijst van betalingen te wissen, klikt u op het icoontje . BOB Software zal u vragen om deze bewerking te bevestigen door op JA te klikken. De lijst van de betalingen afdrukken Gewoonlijk kan u via de icoontjes onderaan het scherm en uw lijst van betalingen afdrukken. U kan de afdrukparameters wijzigen via het tabblad Parameters van het scherm Geautomatiseerde betalingen. Het voorgestelde rapport drukt de volledige lijst van de betalingen af met een paginaonderbreking voor de opdrachtgevers en een onderbreking op de lijn voor de begunstigden. Voor iedere betaling duidt een aankruisvakje aan of de lijn al dan niet geselecteerd is en het commentaar wordt weergegeven. De lijst met betalingen splitsen per opdrachtgever Om het scherm Geautomatiseerde betalingen te verlaten, klikt u op het standaard icoontje om het venster te sluiten. Indien u uw lijst met betalingen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, vindt u, bij het verlaten van het scherm, dadelijk uw bestand in de lijst van de betalingsbestanden. Indien u daarentegen uw lijst met betalingen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, vraagt BOB Software u, bij het verlaten van het scherm, of u het bestand wil opsplitsen per opdrachtgever. Door deze verrichting worden uw betalingsopdrachten per opdrachtgever samengebracht. In dit geval wordt een bestand
Pagina 25 van 44
Bankmodule
aangemaakt voor iedere opdrachtgever in plaats van alle betalingsopdrachten te bewaren in één enkel bestand. Deze bewerking moet vóór het overbrengen van uw bestand naar uw financiële instelling gebeuren. U kan dit echter uitstellen totdat u het bepalen van uw lijst van betalingen beëindigd heeft. In dit geval vindt u uw betalingsbestand ook in de lijst van de betalingsbestanden. Indien u ervoor kiest om uw bestand op te splitsen per opdrachtgever, toont BOB Software u het venster Aanmaak tijdelijk bestand per opdrachtgever.
Dit venster toont de omschrijving van uw oorspronkelijke lijst en maakt het mogelijk om een nieuwe omschrijving toe te kennen voor elk aan te maken bestand. Daarvoor toont BOB Software u de lijst met de opdrachtgevers van uw oorspronkelijke selectie en duidt de opdrachtgevers, die werkelijk voor de betalingen gebruikt zijn, aan door het vakje van de kolom Gebr. aan te vinken. Nadat u een Omschrijving ingegeven heeft voor ieder bestand van bestemming, klikt u op OK om ieder van deze bestanden in de lijst van betalingsbestanden terug te vinden. Opmerking : Eens de nieuwe bestanden aangemaakt zijn, bestaat het oorspronkelijke bestand niet meer.
Aanmaken van de betalingsbestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat Wanneer alle vorige stappen afgewerkt zijn, moet enkel nog het aanmaken zelf uitgevoerd worden in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Dit is het enige formaat dat aanvaard zal worden door uw software ISABEL/MULTILINE en uw bank. Bovendien, vanaf het aanmaken van uw betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat, worden al uw betalingsopdrachten in rekening genomen in de boekhoudkundige historieken. Bv. bij het raadplegen van de openstaande stukken verschijnt de melding Lopend in de kolom Betaling van de stukken die in uw betalingsbestand voorkomen. Opmerking : Om uw betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat te kunnen aanmaken, moet u eerst alle rode lijnen hebben opgelost en alle niet te betalen lijnen hebben gewist. Indien u uw lijst met betalingsvoorstellen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, moet u daarenboven uw betalingsbestand gesplitst hebben per opdrachtgever vooraleer u dit kan aanmaken in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Het aanmaken van een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat gebeurt met behulp van het scherm van de betalingsbestanden. Hiervoor moet u het aan te maken bestand selecteren in
Pagina 26 van 44
Bankmodule
de lijst van de betalingsbestanden en op het icoontje bevestigd heeft, ziet u het volgende scherm :
klikken. Nadat u de bewerking
Het scherm voor het Aanmaken van het bestand BVB/ABBL VIR2000 geeft de volgende informatie weer :
Naam : naam van het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Standaard stelt BOB Software u een naam voor van het type PJJMMDDX (P: “payment” ; JJ : 2 karakters voor het jaar ; MM : 2 karakters voor de maand; DD : 2 karakters voor de datum waarop het bestand aangemaakt werd in BVB/ABBL VIR2000 formaat; X : letter in toenemende volgorde toegekend per dag) gevolgd door de extensie bepaald op niveau van de opties. Deze informatie kan echter gewijzigd worden. Opmerking: In België raden wij u aan om de extensies van uw bestanden in overeenkomst te kiezen met wat bepaald werd bv. in uw ISABEL software. In Luxemburg, moeten alle betalingsbestanden dezelfde extensie voorstellen: « LUP ».
Directory : toegangsweg tot de directory voor het opslaan van het bestand (standaard bepaald op niveau van het dagboek of de opties).
Aanmaken : datum waarop het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat aangemaakt werd. U kan deze datum wijzigen. Een kalender is beschikbaar in dit veld om een andere datum te selecteren.
Uitvoeren : datum waarop de betalingsopdrachten van het bestand uitgevoerd moeten worden. U kan deze datum wijzigen. Een kalender is beschikbaar in dit veld om een andere datum te selecteren.
DP OVERSCHRIJVINGEN: het vakje DP uitgevoerde overschrijvingen moet aangekruist zijn indien u automatisch de diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen wenst aan te maken die overeenkomt met de betalingsopdrachten van het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Dit vakje wordt standaard aangekruist, indien u uw financiële dagboek gekoppeld heeft aan een dagboek van diverse verrichtingen op uitgevoerde overschrijvingen. Deze verrichting zal de leveranciersrekeningen salderen door het krediet van een transferrekening.
Pagina 27 van 44
Bankmodule
De informaties die volgen worden rechtstreeks hernomen vanuit: -
de configuratie van het financiële dagboek (of van de opties van de module) qua het dagboek van de diverse verrichtingen en de transfer rek. ;
-
het dagboek van diverse verrichtingen qua de ingaveperiode en het doc. nr .
Indien u een commentaar wenst in te geven op de lijnen van uw diverse verrichting, geeft u deze in het veld Opmerking in. Behalve het documentnummer (geïnitialiseerd op basis van de gekozen periode) kunnen alle standaardwaarden aangepast worden.
ANALYTISCH : dit tabblad is van toepassing indien uw licentie code u toelaat om de module Analytische boekhouding te gebruiken. Indien het vakje Analytische ingaven aangekruist is op de fiche van de algemene transferrekening, maakt dit tabblad het mogelijk om de analytische informatie in te geven. Standaard wordt deze informatie hernomen vanuit het tabblad Analytisch van de fiche van de transferrekening.
Om uw bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat en, eventueel, de overeenkomstige diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen aan te maken bevestigt u al deze informaties door op OK te klikken. Indien u ervoor kiest om de diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen aan te maken terwijl deze reeds voordien aangemaakt werd, zal BOB Software u hiervan waarschuwen. U kan dan beslissen of u de diverse verrichting al dan niet opnieuw aanmaakt. Op het einde van de procedure voor het aanmaken van het betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat, geeft BOB Software een bericht weer om u te bevestigen dat deze correct uitgevoerd is, en stelt u voor om dadelijk de lijst van de uitgevoerde betalingen af te drukken. In het scherm van de betalingsbestanden kan u, met behulp van de iconen en onderaan het scherm, op ieder moment, de betalingen van het geselecteerde bestand afdrukken.
Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding Indien u gekozen heeft voor het automatisch aanmaken van een diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen bij het aanmaken van het betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat, vindt u uw diverse verrichting terug via het menu Ingaven | Diverse verrichtingen. De diverse verrichting ziet er als volgt uit :
U moet enkel nog deze diverse verrichting centraliseren en, bij het ontvangen van het rekeninguittreksel de transferrekening (580000 in dit geval) in evenwicht brengen met uw financiële dagboek. Opmerking : het centraliseren van uw diverse verrichtingen op uitgevoerde overschrijvingen punt de desbetreffende stukken af en wist de vermelding Lopend uit de kolom Betaling.
Pagina 28 van 44
Bankmodule
AANVRAGEN TOT DOMICILIËRINGEN Deze optie maakt het mogelijk om automatisch uw aanvragen tot domiciliëringen aan te maken voor uw financiële instellingen, evenals uw overeenkomstige diverse verrichtingen. De procedure voor het aanmaken van de aanvragen tot domiciliëringen volgt dezelfde stappen als die voor de leveranciersbetaling. Het bestaat uit volgende fases : -
De automatische berekening van de voorstellen van aanvragen tot domiciliëringen op basis van openstaande facturen die vervallen zijn op een bepaalde datum;
-
Het valideren van het(de) uit te voeren bestand(en) van aanvragen tot domiciliëringen ;
-
Het aanmaken van het(de) bestand(en) ) van aanvragen tot domiciliëringen in BVB formaat, eventueel gekoppeld aan het automatisch aanmaken van een diverse verrichting op domiciliëringen.
-
De centralisatie in de boekhoudkundig van de (eventuele) diverse verrichting op domiciliëringen.
De eerste drie stappen gebeuren via het scherm domiciliëringsbestand toegankelijk via het menu Bank | Domiciliëringen. In dit gedeelte van de handleiding wordt het scherm domiciliëringsbestand eerst beschreven. Daarna bespreken we in detail iedere stap van de procedure van aanvraag tot domiciliëringen.
Bestanden van domiciliëringen Het scherm met de bestanden van domiciliëringen is toegankelijk via het menu Bank | Domiciliëringen.
Het scherm van de bestanden van domiciliëringen bestaat uit drie delen : -
Links : de lijst van de actieve bestanden van domiciliëringen ;
-
Rechts : het detail van de karakteristieken van het geselecteerde bestand in deze lijst;
Pagina 29 van 44
Bankmodule
-
Onderaan het scherm : de iconen voor het behandelen van de bestanden van domiciliëringen.
Lijst van domiciliëringsbestanden In de lijst met de bestanden van domiciliëringen wordt ieder bestand beschreven via de volgende informatie :
# : de aanwezigheid van het icoontje aangemaakt werd in BVB formaat.
Datum : datum van creatie van de lijst met de voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen.
Tot. bedrag : totale waarde van de aangevraagde domiciliëringen van het bestand.
Aant. : aantal verschillende aangevraagde domiciliëringen.
Omschrijving : omschrijving gekoppeld aan het bestand van domiciliëringen. Dit is niet noodzakelijk de naam waaronder het bestand in BVB formaat bewaard wordt.
Auteur : gebruiker van BOB Software die de lijst met voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen aangemaakt heeft.
Vervaldatum. : alle openstaande facturen met een vervaldatum voor of gelijk aan deze datum zullen in rekening genomen worden bij de berekening van de aan te vragen bedragen.
betekent dat het geselecteerde bestand
Karakteristieken van de bestanden van domiciliëringen Naast de omschrijving van het bestand en de geselecteerde vervaldatum, geeft het veld Opdrachtgever de dagboek code, gekoppeld aan de rekening van de opdrachtgever, weer waarvoor het bestand in BVB formaat aangemaakt wordt/zal worden. Indien u meerdere opdrachtgevers had geselecteerd voor het aanmaken van uw bestand, zullen deze codes in dit veld blijven staan zolang de lijst met de domiciliëringen niet opgesplitst wordt per opdrachtgever. De bijkomende informaties worden samengebracht in de volgende tabbladen :
SELECTIE : dit tabblad herneemt het aantal verschillend aan te vragen betalingen en het corresponderende totaal bedrag.
INFO. BESTAND : dit tabblad toont de gebruiker (Auteur) van BOB Software die de lijst met voorstellen van aanvragen tot domiciliëringen aangemaakt heeft, de datum en het uur van de aanmaak van deze lijst en de datum en het uur van de laatste wijziging van deze lijst. Indien een bestand in BVB formaat reeds aangemaakt is wordt het overeenkomstige vakje aangevinkt. In dit geval verschijnen ook in dit tabblad de uitvoeringsdatum van de aanvragen van domiciliëringen en de lokatie van het fysieke bestand. Opmerking : Wanneer het vakje Bestand BVB aangemaakt aangevinkt is, is het niet meer mogelijk om het bestand voor de bank aan te maken. Om het bestand opnieuw aan te maken moet u eerst dit vakje uitvinken en de fiche opslaan. Dan zal het icoontje Bestand BVB aanmaken weer actief worden. Opgelet : let erop dat u eventueel geen nieuwe automatische diverse verrichting aanmaakt.
Pagina 30 van 44
Bankmodule
INFO. DP : het vakje DP domiciliëringen is aangekruist indien het aanmaken van het bestand van domiciliëringen in BVB formaat werd gekoppeld aan het aanmaken van een diverse verrichting op domiciliëringen om automatisch de klantenrekeningen te salderen door het debet van de transferrekening. In dat geval worden het dagboek, het doc. Nr en de transferrek. van de boeking weergegeven in de volgende velden.
NOTITIES : in dit tabblad kan u vrije en gedetailleerde commentaren ingeven die u wenst te koppelen aan de lijst met de aanvragen tot domiciliëringen.
Iconen onderaan het scherm Met behulp van de iconen onderaan het scherm kan u volgende bewerkingen uitvoeren :
: een nieuwe lijst met aanvragen tot domiciliëringen creëren.
: de geselecteerde lijst wissen uit de lijst met aanvragen tot domiciliëringen.
: in de modus wijzigen, de geselecteerde lijst met aanvragen tot domiciliëringen openen (ook mogelijk door dadelijk te dubbelklikken op de geselecteerde lijn). Een lijst met aanvragen tot domiciliëringen kan aangepast worden zolang ze niet in BVB formaat aangemaakt is.
: het bestand aanmaken in BVB formaat voor de geselecteerde lijst met aanvragen tot domiciliëringen
Elke handeling wordt hieronder beschreven.
Berekenen van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen U kan gemakkelijk uw voorstellen van aanvragen tot domiciliëringen berekenen met behulp van het scherm Geautomatiseerde domiciliëringen. Dit scherm is toegankelijk door op het icoontje Nieuwe fiche van het scherm Domiciliëringsbestand (Bank | Domiciliëringen) te klikken.
Bepalen van de selectiecriteria Het tabblad Selectie maakt het mogelijk om de karakteristieken te bepalen van het aan te maken bestand en om enkele selectiecriteria op te stellen voor de berekening van de lijst met de aan te vragen domiciliëringen. Pagina 31 van 44
Bankmodule
Document
Bestandomschrijving : expliciete naam die u aan uw lijst met de aan te vragen domiciliëringen toekent om dit gemakkelijker te identificeren bij latere bijwerking of bij het aanmaken van het bestand in BVB formaat. Deze naam wordt hernomen op niveau van de lijst met bestanden van domiciliëringen.
Rkg opdrachtgever : bevat standaard de lijst van financiële dagboeken waaraan u een opdrachtgeverrekening gekoppeld heeft. Dit veld geeft toegang tot het venster Definitie van de rekeningen opdrachtgever. Met behulp van dit venster kan u gemakkelijk de rekeningen, die voor uw aanvragen tot domiciliëringen gebruikt moeten worden, (de)selecteren. Opmerking : deze selectie maakt deel uit van uw voorkeuren en zal dus standaard voorgesteld worden bij de volgende berekening van uw voorstellen van aanvragen tot domiciliëringen.
Selectietype: met deze zone kan u kiezen of u wilt dat iedere of geen enkele lijn van de grid met voorstellen van aanvragen tot domiciliëringen zou geselecteerd worden als aan te vragen domiciliëring.
Selectie
Verv. op: alle openstaande facturen met een vervaldag voor of gelijk aan deze datum moeten in rekening genomen worden voor de berekening van de aan te vragen bedragen.
Filter : de knop maakt het mogelijk om een filter te bepalen voor de documenten die in rekening genomen moeten worden voor de berekening van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen. Eens de filter ingesteld is, kan u via de knop de synthese van de criteria weergeven of de filter wissen.
Klanten : De selecties en gebruikelijke filters zijn van toepassing op de klanten om de klanten te beperken die in rekening genomen moeten worden voor de berekening van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen (Selectie op referentie of naam, reeks categorieën,…).
Eens het bestand en uw selectie zo bepaald werden, klikt u op het icoontje om de berekening van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen te starten. BOB Software geeft de domiciliëringen die beantwoorden aan uw selectie weer in het tabblad Domiciliëringsvoorstel.
Pagina 32 van 44
Bankmodule
Het tabblad Domiciliëringsvoorstel bestaat uit twee delen: het gedeelte bovenaan, geeft de lijst van de aan te vragen domiciliëringen weer en het gedeelte onderaan, toont het detail van de geselecteerde verrichting uit het gedeelte bovenaan (namelijk de lijn aangeduid door de cursor). Boven de lijst, naast de omschrijving, kan u in het veld voorzien van een scroll-lijst een soort sleutel selecteren voor de weergave van de lijnen van de lijst. Naast dit veld verschijnt enerzijds het totale bedrag van de geselecteerde domiciliëringen en anderzijds het totale bedrag van alle voorgestelde aanvragen tot domiciliëringen. Voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen Lijst van domiciliëringen (gedeelte bovenaan) In de lijst van de domiciliëringen stelt iedere lijn een te betalen bedrag voor door een klant. Iedere domiciliëring wordt beschreven door de volgende informaties :
Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor domiciliëringen die u echt wenst aan te vragen en die opgenomen moeten worden in het bestand in het BVB formaat. Het icoontje maakt het mogelijk om uw selectie te bewaren. Na het activeren van dit icoontje, vraagt BOB Software u of u de niet geselecteerde voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen wenst te wissen. Klik op JA om de niet aangekruiste domiciliëringen te verwijderen.
OG : code van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening te gebruiken voor de aanvraag tot domiciliëring. In dit veld stelt een scroll-lijst alle opdrachtgevers van uw selectie voor. Voor iedere rekening geeft BOB Software ook het detail van de saldo’s weer:
-
Code : referentie van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening.
Pagina 33 van 44
Bankmodule
-
Omschrijving : omschrijving van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgever rekening.
-
Saldo : saldo van de bankrekening voor aanvragen tot domiciliëringen.
-
Tot betalingen : totaal bedrag van de aan te vragen domiciliëringen door de bankrekening.
-
Beschikbaar : beschikbaar bedrag op de bankrekening na aanvragen tot domiciliëringen.
De eerste lijn van de grid geeft het totale bedrag van alle te ontvangen betalingen die niet aan een opdrachtgeverrekening gekoppeld zijn.
Indien u uw voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, kent BOB Software deze opdrachtgever voor alle aan te vragen domiciliëringen. Indien u daarentegen meerdere opdrachtgevers geselecteerd heeft om uw lijst te creëren, laat BOB Software dit veld leeg
Referentie : referentie van de klant. De referentie is niet steeds relevant. Daarom herhaalt BOB Software onderaan het scherm de naam, het volledige adres en het BTW nummer van de klant. Zo verzekert u zich ervan dat u steeds de domiciliëringen aanvraagt naar de juiste klanten.
Domiciliëringsnr: dit nummer wordt vanuit de klantfiche hernomen. Het is echter mogelijk om dit aan te passen (zie volgende paragraaf)).
Betaald bedrag : bedrag te betalen door de klant. BOB Software berekent het op basis van de waarde van de openstaande facturen (vervallen op de geselecteerde datum).
Commentaar : externe communicatie hernomen vanuit de ingaven.
DBK : code van het dagboek waarin het document geboekt werd.
Doc Nr : nummer van het document.
Doc datum : datum van het boekhoudkundige document.
Vervaldatum : vervaldatum voor de betaling van het bedrag door de klant.
Korting : bedrag van de eventuele korting.
Valuta. : valuta van het document.
Naam : benaming van de klant. Deze wordt ook onderaan het scherm weergegeven.
De lijnen zonder domiciliëringsnummer worden in het rood weergegeven. Deze lijnen moeten vervolledigd worden om het bestand in BVB formaat te kunnen aanmaken. U kan deze echter reeds selecteren en uw lijst bewaren om deze later te vervolledigen.
De lijnen waarvoor het bedrag moet verbeterd worden, worden in het grijs weergegeven. Het is, inderdaad, niet mogelijk om een nul of negatief bedrag aan te vragen.
Detail van de verrichtingen (gedeelte onderaan) De grid met het detail van de verrichtingen toont alle documenten die betrekking hebben op de domiciliëring aangewezen door de cursor in de lijst van domiciliëringen. Ieder document wordt beschreven door de volgende informaties :
Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle documenten die opgenomen moeten worden in het aan te vragen bedrag (aangegeven in het gedeelte bovenaan).
Type : « C » voor klant.
Derde : referentie van de klant.
Bedrag : bedrag van het document.
Doc datum : datum van het boekhoudkundige document gekoppeld aan de boeking.
Vervaldatum : datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Pagina 34 van 44
Bankmodule
Disconto : bedrag van de eventuele korting.
Disc. datum : vervaldatum van de geldigheid van de korting.
Jaar : boekhoudkundig centralisatiejaar van het document.
Maand : boekhoudkundige centralisatieperiode van het document.
Dgb : code van het dagboek waarin het document geboekt werd.
Doc Nr : nummer van het document.
Id : interne informatie zonder praktisch nut voor de gebruiker. Deze maakt het mogelijk om een technische link te maken tussen de domiciliëringen opgesomd in het gedeelte bovenaan het scherm en het detail van de verrichtingen.
Opmerking : intern commentaar hernomen vanuit de ingaven.
Val. : valuta van het document.
Val. Bedrag : bedrag van het document omschreven in een buitenlandse valuta.
Afpunting : afpuntingsnummer van het document.
Valideren van het bestand van domiciliëringen Om de lijst van de domiciliëringen te bepalen die u echt wenst aan te vragen, maakt BOB Software het mogelijk om de definitie van de domiciliëringen aan te passen, domiciliëringen toe te voegen en te wissen. U kan uw aanpassingen aanbrengen, hetzij achtereenvolgens de berekening van de voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen, hetzij later dankzij het icoontje , beschikbaar onderaan het scherm van de bestanden van domiciliëringen. In het tabblad Domiciliëringsvoorstel van het scherm Geautomatiseerde domiciliëringen, kan u via de iconen die tot uw beschikking staan de volgende bewerkingen uitvoeren :
: een extra aanvraag tot domiciliëring definiëren.
: de geselecteerde domiciliëring wissen.
: de gegevens van de geselecteerde domiciliëring aanpassen (ook mogelijk door te dubbelklikken op de lijn van de aan te passen domiciliëring).
: de geselecteerde domiciliëringen opslaan (zonder de andere voorstellen van domiciliëringen te bewaren).
: alle (positieve) domiciliëringen selecteren (alle vakjes van de kolom Sel worden aangevinkt).
: alle (positieve) domiciliëringen deselecteren (geen enkele vakjes van de kolom Sel worden nog aangevinkt).
De domiciliëringen selecteren Op basis van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen van BOB Software begint u met het selecteren/deselecteren van de domiciliëringen die u echt wenst aan te vragen. De iconen en maken het mogelijk om respectievelijk alle domiciliëringen uit de lijst te selecteren en te deselecteren. Eens uw selectie uitgevoerd is, klikt u op het icoontje .U kan dan het definitief wissen van de niet-geselecteerde domiciliëringen bevestigen.
Pagina 35 van 44
Bankmodule
Een domiciliëring toevoegen of aanpassen Het toevoegen of het wissen van een domiciliëring gebeurt via het venster domiciliëring.
In de modus wijziging, herneemt dit venster de gegevens van de aan te passen domiciliëring. U kan er het domiciliëringsnummer van de klant, het aan te vragen bedrag, evenals de te vermelden mededeling aanpassen. Klant
Referentie : dit veld geeft toegang tot het scherm voor het opzoeken van de klant voor de selectie van de betrokken klant.
Naam : benaming van de klant.
Adres, PC+Plaats : volledig adres van de klant.
BTW-nr : BTW nummer van de klant.
Order
Nr : domiciliëringnummer van de klant (wordt vanuit de klantfiche hernomen indien dit ingegeven werd).
Betaling : aan te vragen bedrag.
Mededeling : externe communicatie.
De lijst van de domiciliëringen afdrukken Gewoonlijk kan u via de icoontjes onderaan het scherm en uw lijst van domiciliëringen afdrukken. U kan de afdrukparameters wijzigen via het tabblad Parameters van het scherm Geautomatiseerde domiciliëringen. Het voorgestelde rapport drukt de volledige lijst van de domiciliëringen af met een paginaonderbreking voor de opdrachtgevers en een onderbreking op de lijn voor de klanten. Voor iedere domiciliëring duidt een aankruisvakje aan of de lijn al dan niet geselecteerd is en het commentaar wordt weergegeven.
Pagina 36 van 44
Bankmodule
De lijst met domiciliëringen splitsen per opdrachtgever Om het scherm Geautomatiseerde domiciliëringen te verlaten, klikt u op het standaard icoontje om het venster te sluiten. Indien u uw lijst met domiciliëringen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, vindt u, bij het verlaten van het scherm, dadelijk uw bestand in de lijst van de bestanden van domiciliëringen. Indien u daarentegen uw lijst met betalingen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, vraagt BOB Software u, bij het verlaten van het scherm, of u het bestand wil opsplitsen per opdrachtgever. Door deze verrichting worden uw aanvragen tot domiciliëringen per opdrachtgever samengebracht. In dit geval wordt een bestand aangemaakt voor iedere opdrachtgever in plaats van alle aanvragen tot domiciliëringen te bewaren in één enkel bestand. Deze bewerking moet voor het overbrengen van uw bestand naar uw financiële instelling gebeuren. U kan dit echter uitstellen totdat u het bepalen van uw lijst van betalingen beëindigd heeft. In dit geval vindt u uw betalingsbestand ook in de lijst van de betalingsbestanden. Indien u ervoor kiest om uw bestand op te splitsen per opdrachtgever, toont BOB Software u het venster Aanmaak tijdelijk bestand per opdrachtgever.
Dit venster toont de beschrijving van uw oorspronkelijke lijst en maakt het mogelijk om een nieuwe omschrijving toe te kennen voor elk aan te maken bestand. Daarvoor toont BOB Software u de lijst met de opdrachtgevers van uw oorspronkelijke selectie en duidt de opdrachtgevers, die werkelijk voor de aanvragen tot domiciliëringen gebruikt zijn, aan door het vakje van de kolom Gebr. aan te vinken. Nadat u een Omschrijving ingegeven heeft voor ieder bestand van bestemming, klikt u op OK om ieder van deze bestanden in de lijst van de bestanden van domiciliëringen terug te vingen. Opmerking : Eens de nieuwe bestanden aangemaakt zijn, bestaat het oorspronkelijke bestand niet meer.
Aanmaken van de bestanden van domiciliëringen in BVB formaat Wanneer alle vorige stappen afgewerkt zijn, moet enkel nog het aanmaken zelf uitgevoerd worden in BVB formaat. Dit is het enige formaat dat aanvaard zal worden door uw software ISABEL en uw bank.
Pagina 37 van 44
Bankmodule
Opmerking : Om uw bestand van domiciliëringen in BVB formaat te kunnen aanmaken, moet u eerst alle rode lijnen hebben opgelost en alle niet aan te vragen lijnen hebben gewist. Indien u uw lijst met voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, moet u daarenboven uw bestand gesplitst hebben per opdrachtgever vooraleer u dit kan aanmaken in BVB formaat. Het aanmaken van een bestand in BVB formaat gebeurt met behulp van het scherm van de bestanden van domiciliëringen. Hiervoor moet u het aan te maken bestand selecteren in de lijst van de bestanden van domiciliëringen en op het het icoontje klikken. Nadat u de bewerking bevestigd heeft, ziet u het volgende scherm :
Het scherm voor het Aanmaken van het bestand BVB geeft de volgende informatie weer :
Naam : naam van het bestand in BVB formaat. Standaard stelt BOB Software u een naam voor van het type DJJMMDDX (D: “domiciliation” ; JJ : 2 karakters voor het jaar ; MM : 2 karakters voor de maand; DD : 2 karakters voor de datum waarop het bestand aangemaakt werd in BVB formaat; X : letter in toenemende volgorde toegekend per dag) Deze kan echter gewijzigd worden.
Directory : toegangsweg tot de directory voor het opslaan van het bestand (standaard bepaald op niveau van het dagboek of de opties).
Aanmaken : datum waarop het bestand in BVB formaat aangemaakt werd. U kan deze datum wijzigen. Een kalender is beschikbaar in dit veld om een andere datum te selecteren.
Uitvoeren : datum waarop de betalingsopdrachten van het bestand uitgevoerd moeten worden. U kan deze datum wijzigen. Een kalender is beschikbaar in dit veld om een andere datum te selecteren.
DP DOMICILIËRINGEN: het vakje DP aangevraagde domiciliëringen moet aangekruist zijn indien u automatisch de diverse verrichting op aangevraagde domiciliëringen wenst aan te maken die overeenkomt met de aanvragen tot domiciliëringen van het bestand in BVB formaat. Dit vakje wordt standaard aangekruist, indien u uw financiële dagboek gekoppeld heeft aan een dagboek van diverse verrichtingen op aangevraagde domiciliëringen. Deze verrichting zal de klantenrekeningen salderen door het debet van een transferrekening.
Pagina 38 van 44
Bankmodule
De informaties die volgen worden rechtstreeks hernomen vanuit: -
de configuratie van het financiële dagboek (of van de opties van de module) voor wat betreft het dagboek van de diverse verrichtingen en de transfer rek. ;
-
het dagboek van diverse verrichtingen voor wat betreft de ingaveperiode en het doc. Nr.
Indien u een commentaar wenst in te geven op de lijnen van uw diverse verrichting, geeft u deze in het veld Opmerking in. Behalve het documentnummer (geïnitialiseerd op basis van de gekozen periode) kunnen alle standaardwaarden aangepast worden.
ANALYTISCH : dit tabblad is van toepassing indien uw licentie code u toelaat om de module Analytische boekhouding te gebruiken. Indien het vakje Analytische ingaven aangekruist is op de fiche van de de algemene transferrekening, maakt dit tabblad het mogelijk om de analytische informatie in te geven. Standaard wordt deze informatie hernomen vanuit het tabblad Analytisch van de fiche van de transferrekening.
Om uw bestand in BVB formaat en, eventueel, de overeenkomstige diverse verrichting op aangevraagde domiciliëringen aan te maken bevestigt u al deze informaties door op OK te klikken. Indien u ervoor kiest om de diverse verrichting op aangevraagde domiciliëringen aan te maken terwijl deze reeds voordien aangemaakt werd, zal BOB Software u hiervan waarschuwen. U kan dan beslissen of u de diverse verrichting al dan niet opnieuw aanmaakt. Op het einde van de procedure voor het aanmaken van het bestand van domiciliëringen in BVB formaat, geeft BOB Software een bericht weer om u te bevestigen dat deze correct uitgevoerd is, en stelt u voor om dadelijk de lijst van de aangevraagde domiciliëringen af te drukken. In het scherm van de bestanden van domiciliëringen kan u, met behulp van de iconen en onderaan het scherm, op ieder moment, de domiciliëringen van het geselecteerde bestand afdrukken.
Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding Indien u gekozen heeft voor het automatisch aanmaken van een diverse verrichting op aangevraagde domiciliëringen bij het aanmaken van het bestand van domiciliëringen in BVB formaat, vindt u uw diverse verrichting terug via het menu Ingaven | Diverse verrichtingen. De diverse verrichting ziet er als volgt uit :
U moet enkel nog deze diverse verrichting centraliseren en, bij het ontvangen van het rekeninguittreksel de transferrekening (580000 in dit geval) in evenwicht brengen met uw financiële dagboek.
Pagina 39 van 44
Bankmodule
INLEZEN VAN REKENINGUITTREKSELS Met deze optie kan u uw gecodeerde rekeninguittreksels (of Coda bestanden) automatisch in uw boekhouding inlezen. Het afpunten van de boekhoudkundige boekingen en het boeken van kostenposten in de algemene boekhouding worden ook automatisch voorgesteld. De procedure voor het inlezen van de rekeninguittreksels bestaat uit de volgende stappen : -
Het lezen van het Coda bestand, ontvangen bv. via ISABEL ;
-
De transfer van het bankrekeninguittreksel naar de boekhouding ;
-
De centralisatie in de boekhouding van het financiële dagboek.
De twee eerste stappen gebeuren via het scherm Inlezen van elektronische rekeninguittreksels, toegankelijk via het menu Bank | Inlezen van rekeninguittreksels.
Lezen van het Coda bestand Identificatie van het rekeninguittreksel bestand U kan gemakkelijk een Coda bestand lezen met behulp van het scherm Inlezen van elektronische rekeninguittreksels, toegankelijk via het menu Bank | Inlezen van rekeninguittreksels.
Op het tabblad Selectie kan u het in te lezen bestand identificeren en het te boeken financieel dagboek kiezen. Als resultaat hiervan, geeft het u informatie afkomstig uit het Coda bestand weer. Selectie
Dagboek : in dit veld stelt een scroll-lijst u alle financiële dagboeken voor, voor de selectie van de code van het betrokken financiële dagboek.
Bestand : toegangsweg tot het in te lezen rekeninguittrekselbestand. Dit veld geeft toegang tot de lijst van directories voor de selectie van dit bestand.
Pagina 40 van 44
Bankmodule
Periode : het eerste veld toont de centralisatie periode en het tweede, het eventuele aan te maken documentnummer. De standaard centralisatie periode volgt uit de informatie van het rekeninguittreksel maar kan gewijzigd worden. Het documentnummer is het volgende te gebruiken nummer voor de combinatie van dagboek/geselecteerde periode. Deze kan niet gewijzigd worden.
Omschrijving van het bestand (van de rekeninguittreksels) Ten gevolge van de selectie van het rekeninguittreksel bestand, geeft BOB Software enkele informaties weer die exclusief afkomstig zijn uit dit bestand, namelijk: de aanmaakdatum, de titularis, het nummer en de omschrijving (zichtrekening, termijnrekening, …) van de rekening evenals het nr. van het uittreksel en de bedragen en de data van het oude en het nieuwe saldo. Met deze algemene informaties kan u gemakkelijk bevestigen of het wel degelijk gaat om het bestand dat u wenst te lezen. Indien het geselecteerde bestand meerdere rekeninguittreksels bevat, laat de scroll-lijst van het veld Nr. Uittreksel u toe om het in te lezen uittreksel te selecteren. Op basis van deze informatie, kan u het lezen van dit bestand starten door op het icoontje onderaan het scherm te klikken. BOB Software zal één van de volgende resultaten weergeven : -
de gedecodeerde inhoud van het bestand in het tabblad Rekeninguittreksels ;
-
een bericht om u ervan te waarschuwen dat het huidige saldo van het financiële dagboek niet overeenkomt met het oude saldo van het Coda bestand. In dat geval kan u de procedure voor het lezen van het bestand onderbreken ;
Inhoud van het rekeninguittreksel U kan gemakkelijk de gedecodeerde inhoud van uw rekeninguittreksel raadplegen met behulp van het tabblad Rekeninguittreksels. Standaard ziet het er als volgt uit :
In deze grid stelt iedere lijn een verrichting voor. U krijgt toegang tot een modus voor gedetailleerd raadplegen door op het icoontje te klikken. In deze modus herneemt de eerste lijn van de grid het beginsaldo van het uittreksel, de volgende lijnen bevatten algemene informaties over de verrichting, de laatste lijn bevat het eindsaldo van het uittreksel. Deze zou moeten overeenkomen met de som van het beginsaldo en de bedragen
Pagina 41 van 44
Bankmodule
van de verschillende verrichtingen. De kolommen van de grid kunnen de volgende omschrijvingen weergeven :
Nr : nummer van het uittreksel dat in het bestand vermeld is. Dit nummer wordt vermeld enkel in de lijnen van het begin- en eindsaldo van het uittreksel.
Fout : dit vakje is aangekruist indien de lijn een fout of een incoherentie bevat. De lijnen met fouten verschijnen in het rood in de grid en standaard worden deze niet geselecteerd voor het inlezen in de boekhouding. Indien het bestand fouten bevat, wordt het detail ervan in een bijkomend tabblad Fouten weergegeven. De informatie aanwezig in dit tabblad is zeer technisch. Onthoud enkel dat u er de codes en omschrijvingen vindt van de volgende fouten: -
Fout 1000 : het volgnummer is foutief. Een detaillijn ontbreekt in het bestand bv.
-
Fout 1001 : het aantal lijnen berekend in het uittreksel komt niet overeen met het aantal lijnen dat hierin bepaald is.
-
Fout 1002 : het saldo berekend in het uittreksel komt niet overeen met het saldo dat hierin vermeld is.
-
Fout 1003 : de valuta bepaald op niveau van het gecodeerde uittreksel is niet identiek aan deze bepaald op niveau van het dagboek van de boekhouding.
-
Fout 1004 : het nummer van de bankrekening aangegeven op niveau van het uittreksel is niet identiek aan dat bepaald op niveau van het financiële dagboek van de boekhouding.
Te behandelen : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle verrichtingen die u echt wenst te in te lezen in uw financiële dagboek. Standaard is dit vakje aangekruist voor alle correcte verrichtingen. In het geval dat het rekeninguittreksel voor éénzelfde verrichting een lijn met een totaalbedrag voorstelt en andere lijnen die hier een opsplitsing van zijn, zal BOB Software deze subtotaal lijnen eerder behandelen dan de totaallijn. Om uw aandacht hierop te vestigen, wordt deze totaallijn in het blauw weergegeven in de grid.
Bedrag : waarde van de verrichting in de valuta van het financiële dagboek en het uittreksel. Opmerking : In het gedetailleerde overzicht worden het begin- en eindsaldo van het uittreksel respectievelijk weergegeven op de eerste en de laatste lijn van deze kolom.
Datum : uitgifte datum van de verrichting.
Gestructureerde meded.: indien de klant een gestructureerde mededeling vermeld heeft bij zijn betaling, wordt deze hier weergegeven.
Communicatie : vrije mededeling meegedeeld bij de betaling.
Waarde datum : valutadatum in rekening genomen door de bank om het bedrag te boeken.
Valuta : valuta van het uitvoeren van de verrichting.
Valuta bedrag: waarde van de verrichting in de valuta waarin deze uitgevoerd werd.
Rekening : standaard boekingsrekening (bepaald op niveau van de tabel van de kostencodes).
Kostencode : dit veld bevat een numerieke waarde gekoppeld aan de standaardtabel van de kostencodes. De tabel met de kostencodes is toegankelijk via het menu Bank | Tabellen | Kostencodes.
Onder de grid met de verrichtingen, toont een bredere zone de vrije informatie gekoppeld aan de diverse verrichtingen. Deze informatie geeft u een beter overzicht van uw rekeninguittreksel. Pagina 42 van 44
Bankmodule
Voorbeeld: voor een betaling uitgevoerd met een magnetische kaart, geïnventariseerd in de tabel van de bankkaarten, toont BOB Software naast het nummer van de kaart vermeld in het uittreksel, de omschrijving van de kaart en eventueel die van zijn categorie.
Transfer van het rekeninguittreksel naar de boekhouding Eens in het tabblad Rekeninguittreksels het vakje Te behandelen aangevinkt is, voor alle automatisch in te lezen verrichtingen, klikt u op het icoontje . Indien het totaal van de bedragen van de geselecteerde verrichtingen niet overeenkomt met het verschil tussen het begin- en eindsaldo van het uittreksel, zal BOB Software u verwittigen. U kan er dus voor kiezen om de verrichtingen al dan niet naar de boekhouding over te dragen. Zodra uw rekeninguittreksel naar uw financieel dagboek overgedragen is, geeft BOB Software een bericht weer om u te bevestigen dat deze correct uitgevoerd is.
Centraliseren van het financiële dagboek Ten gevolge van het overbrengen van uw rekeninguittreksel naar de boekhouding, worden de Te behandelen verrichtingen ingeschreven in uw financiële dagboek, toegankelijk via het menu Ingaven | Financieel. In dit dagboek ziet de boeking er als volgt uit :
Op basis van het ingelezen Coda, de gegevens van de boekhouding en van de signalitiek van de derde, verzekert BOB Software zo veel mogelijk de afpuntingen van de boekhoudkundige boekingen en het boeken van de kostenposten in de algemene boekhouding. Voor iedere geselecteerde lijn van de ingavegrid, vindt u het detail van de informaties van uw rekeninguittreksel in het tabblad Info. De volgende informatie is vooral interessant voor de verrichtingen van automatische afpunting/boeking: -
de gestructureerde mededelingen meegedeeld door de klanten ;
-
de bankrekeningnummers van leveranciers gekoppeld aan de bedragen van de verrichtingen ;
-
De referenties van de leveranciersbetalingen uitgevoerd via de module banktransfers ;
-
De nummers van bankkaarten gebruikt als betaalmiddel ;
Pagina 43 van 44
Bankmodule
-
De kostencodes.
Het financiële dagboek moet enkel nog gecontroleerd en gecentraliseerd worden.
Pagina 44 van 44
Bankmodule
