J1032 – Corporate Governance
Board Activities: Corporate Governance in Practice Disusun oleh:
Disusun Oleh : Chevry Dermawan I Wayan Harry Putu Prasetya Andaru Richard Marthianus Rivaldi Sukamdani Yoanita Indira
1501185231 1501173704 1501166610 1501195554 1501162581 1501148305
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI DAN MANAJEMEN UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2015
Board Activities: Corporate Governance in Practice Committees of The Board Perkembangan yang penting pada corporate governance adalah formalisasi dari board subcomittees. Pada dasarnya corporate governance paling sedikit memiliki 3 board committees (remuneration committee, nomination committee, dan audit committee). Pada umumnya committee secara keseluruhan terdiri dari outside & non-executive director sehingga diharapkan subcommittee ini dapat memberikan supervise yang independen dan objektif yang mana menghindari dominasi executive board. Remuneration committee bertanggung jawab untuk merekomendasikan bentuk/paket upah/remuneration untuk board seperti gaji, saham, pension arrangements. Peran dari nomination committee adalah merekomendasikan namanama untuk keanggotaan board, biasanya faktor seperti pengalaman, kepribadian dipertimbangkan untuk memberikan adanya diversity/perbedaan dalam anggota board sehingga menghindari dominasi pemilihan anggota oleh CEO, chairman, atau direktur dominan lainnya. Audit committee memiliki peran yang akan dijelaskan lebih detail nantinya. Pembentukan committee juga bisa ditambah selain dari 3 buah subcommittee yang sudah disebutkan seperti finansial committee (menghadapi isu finansial) dan strategic committee (menghadapi hal tentang strategi jangka panjang). Tantangan untuk committees seperti sebelumnya adalah bagaimana menjaga agar direktur lainnya tetap memiliki informasi dan terlibat dalam aktivitas dan pengambilan keputusan oleh subcommittee. Agar efektif, board subcomittees memiliki syarat-syarat tertentu mencakup mencakup: - A constitution and clear terms of reference - Details of membership – committee size and quorum, qualifications for membership, the nomination process, terms of appointment, rotation and removal of members, remuneration - Chairman’s appointment and responsibilities - Committee duties – with authority delegated by the main board - Relations between the committee and top executives - Frequency of meetings - Secretary to the committee, notice for meetings, agenda, minutes - Staff support, access to legal and other professional advice - Accountability, transparency, reporting requirements, circulation of committee minutes to all directors - Opportunity for other director to raise questions and discuss subcommittee issues at main board meetings - Regular review of committee’s performance and purpose - Amendments to constitution and terms of reference where appropriate The Influence of the Audit Committee Beberapa isu tentang bagaimana record financial report perlu diperhatikan. Hal ini terjadi jika CEO dan auditor memiliki hubungan yang cukup dekat sehingga isu-isu keuangan mungkin dapat terselesaikan bahkan sebelum auditor membuat laporan
audit. Hal ini menyebabkan direktur lainnya tidak dapat mengetahui apa yang terjadi sebenarnya sebelum laporan audit dibuat. Audit committee merupakan standing committee main board, independen, outside directors, yang menjadi jembatan antara external auditor dan board. Hal ini untuk menghindari dominasi proses audit oleh senior executives. Biasanya audit committee akan melakukan pertemuan tiga sampai emapt kali setahun untuk mediskusikan halhal yang berkaitan dengan audit details (seperti menerima rekomendasi auditor tentang masalah yang berkaitan dengan audit seperti kontrol manajemen). Audit committee juga dapat bernegoisasi tentang audit fee dan jika perlu, merekomendasikan pada board untuk mengganti auditor. Untuk waktu sekarang, semua codes of good practice pada corporate governance dan stock exchange listing requirements mengahruskan listed companies untuk memiliki audit committees. Pada kasus kebanyakan, para anggota haruslah independent non executive directors, dan paling sedikit satu diantaranya memiliki kemampuan khusus di bidang keuangan. Peran dan tanggung jawab audit committee terus berkembang dari tahun ke tahun, seperti - Advising the board on the company’s system of internal management control - Oversight of internal audit - Liaising with the external auditors and reporting to the board on the audit process and audit issues - Reviewing financial information to be provided to shareholders and others - Advising the board on matters of board accountability - The oversight of enterprise risk management - Corporate Governance compliance Tugas-tugas spesifik dari audit committee adalah: 1. Hubungan antara board dengan auditor eksternal: Making recommendation to the board on their appointment, reappointment, or removal and replacement. Reviewing and approving their terms of engagement Ensuring their objectivity and independence from the company, confirming that no conflicts of interest exist that could affect the auditor’s ability to issue an unbiased opinion on the company’s financial statement Developing and implementing a policy for their engagement on non-audit work Approving their remuneration Working with them on audit procedures and plans, receiving the auditor’s report and management letter about issues that have arisen during the audit, and reviewing and acting on these issues. 2. Liaising between the external auditor, the internal auditor, and the board as a whole 3. Ensuring the independence of the external auditor, reviewing the extent of non-audit work undertaken by the external auditors, and the fees involved-in the United States, since the Sarbanes-Oxley Act, and elsewhere given the review of many codes of best practice, ensuring the external auditor’s independence has become an important responsibility. 4. Reviewing the audit fees and advising the board accordingly 5. Considering the scope and process of the audit by the external auditors 6. Agreeing to the scope of the work and plans of the internal audit
7. Supervising the work of the head of the internal audit function, including the settling of policies, procedures, and plans, the budgeting of resources, the remuneration and performance of staff, the regular monitoring of results, and the overall effectiveness of the function. 8. Ensuring that the activities of the external and internal auditors are coordinated, avoiding both duplication or incomplete coverage 9. Reviewing the appointment, performance, remuneration, and replacement, or dismissal, of the head of the internal audit function, and ensuring continuing independence of the internal audit function from undue managerial influence 10. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on, the adequacy of the company’s internal control system, security of physical assets, and protection of information 11. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on, the conduct of the external audit, particularly on any important finding or matters raised, usually contained in the auditor’s management letter, with the management response, and reporting any significant change to the reporting of financial results or to procedures and management controls that resulted. 12. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on, the company’s financial statements (interim and annual) prior to publication, the auditor’s report to the shareholder, any change to accounting policies, material issues arising in or from the financial statement, and compliance with accounting standards, company law, stock exchange reporting requirements, and corporate governance codes of good practice 13. Reviewing and approving all financial reports and disclosure to shareholders and the market, ensuring the integrity of any judgements made in them before publication 14. Reviewing other published information, such as the directors report, and operating statement, and ensuring that they are consistent with the audited financial 15. Reviewing the exposure of the company to risk and any issues that might have a material affect on the company’s financial position, including any matters raised by company regulators or stock exchange listing committees 16. Reviewing annually the charter of the audit committee itself and advising the chairman of the board if changes are necessary 17. Approving the company’s internal risk assessment and management policies, and assessing and monitoring related control system. 18. Monitoring and reporting to the board on the company’s internal audit function in some organizations, reports directly to the audit committee, to ensure independence and objectivity 19. Ensuring compliance with all legal, regulatory, and corporate governance code requirements, unless this responsibility, unless this responsibility has been delegated to another board committee. 20. Reviewing regularly the committee’s terms of reference, membership, and performing and recommending changes for board approval. Audit committee mengatur agendanya sendiri dan menghasilkan notulen rapat tetapi mereka harus bekerja dekat dengan senior officer terutama CFO dan dengan internal audit, bagian keuangan. Pertemuan tertutup antara anggota inti manajemen atau external auditors sering dijadwalkan untuk mengambil informasi tentang isu
keuangan, resiko, kontrol manajemen, dan menerima feedback dari progress of the audit. Beberapa hal yang diharapkan dari kinerja audit committee: - Penilaian posisi dan prospek perusahaan yang bisa dimengerti untuk di presentasikan pada shareholders. - Ensure systems of internal control organization are sound - To Safeguard shareholder’s investment and the company’s asset - Memiliki laporan keuangan dan prinsip kontrol internal yang formal dan transparan - Mampu menjaga hubungan dengan auditor perusahaan Beberapa kritik untuk audit committee: - Para anggota dapat terlalu terlibat dalam executive management sehingga dapat menganggu tanggung jawab manajemen. - Dapat menjadi birokratik dan process driven daripada exercising sound commercial judgement. The Role of Internal Audit in Corporate Governance Menurut The Institute of Internal Audit (www.iia.org.uk/en/about_us/What_is_internal_audit.cfm), peran internal audit: Menyediakan jaminan independen bahwa manajemen resiko organisasi, governance, dan proses kontrol internal berjalan dengan efektif. Internal audit menangani isu yang penting berkaitan dengan survival dan prosperity organisasi. Tidak seperti external auditor, Internal auditor tidak hanya melihat dari sisi resiko keuangan, tapi isu-isu seperti reputasi dan pertumbuhan organisasi, dampak terhadap lingkungan, dan bagaimana organisasi memperlakukan karyawannya. Penilaian oleh internal auditor haruslah independen, objektif, dan membangun/ constructive view. Untuk itu, mereka membutuhkan bermacam-macam kemampuan dan pengetahuan. Output yang dihasilkan dari internal auditor: - An outgoing analysis of business process and the associated control systems - An evaluation of the extent and effectiveness of these control systems - Regular reviews of operational and financial performance - Assessments of the achievement corporate mission, policies, and objectives - Identification of areas for more efficient use of resources - Confirmation of the existence and value of the company’s assets - Ad hoc inquiries into possible irregularities and frauds - Reviews of the compliance framework - Identification of compliance issues and confirmation of compliance - Reviews of the organization’s values and code of conduct or ethics - An evaluation of the risk assessment and review systems - Regular evaluation of risk at all levels in the organizations - Ad hoc reviews of unacceptable levels of risk. Namun dalam prakteknya, ada ambiguitas tentang kepada siapa internal audit bertanggung jawab dan bagaimana internal audit function dapat cocok dengan struktur organisasi. Apakah internal audit diperlakukan sebagai bagian dari organisasi manajemen dan melapor pada senior management seperti Chief Finance Officer, seperti kebanyakan, atau kepada board melalui audit committee. Berdasarkan studi yang dilakukan KPMG (www.aci.kpmg.com.hk/docs/AC/Internal_audit_role.pdf) sebagai sebuah perusahaan akuntansi internasional, solusi dari masalah ini adalah internal audit secara utama melapor secara langsung pada audit committee. Pro dan kontra atas solusi ini adalah: Pro
-
-
The ability to transcend all departments without fear of limitation of scope by being tied to, for example, the finance department The board and audit committee know that the information they are receiving on the internal controls and risk management systems reflects a true description and has not been ‘watered down’ or filtered by management beforehand The independence of the internal audit function is absolute The funding of the internal audit is outside the normal process of budgeting, thereby allowing resources to be allocated by the assurance needs of the organization as assessed by the board or the audit committee. It enables the board/audit committee to directly and critically analyse and evaluate the internal audit function in its contribution to the fulfillment of the board’s responsibility for internal control. It reinforces the board/audit committee’s knowledge of the business and its risk profile when dealing with management and stakeholders.
Kontra - Internal audit may not be privy to all sources of information throughout the company if sees as ‘outside’ the management structure. - The chairman of the audit committee may not have allocated sufficient time, or have adequate resources/capacity, to deal with the oversight of the internal audit function. - It would be necessary to set up a specific charter outlining the roles and responsibilities of the board in relation to the internal audit, as separate from management. For example, who would look after human resources issues, such as personnel evaluations, compensation & career planning? Could the internal audit have a career elsewhere in the organization? - The audit committee would be assuming more responsibility and therefore, perhaps, more liability in relation to the adequacy of the internal control and risk systems in organization. - Potentially it restricts the ability of the CEO to use internal audit as a tool to reinforce control principles, or in special project. The Institute of internal auditor (Institute of Internal Auditors, ‘Practice Advisory 1110-2: Chief Audit Executive Reporting Lines’, December 2002) menyarankan bahwa siapapun yang menjalankan fungsi internal audit, ada beberapa poin pengukuran kunci agar reporting lines menjadi efektif dan independen: - The head of internal audit should meet privately with the board/audit committee without the presence of management, thus reinforcing the independence and direct nature of the reporting relationship. - The board or audit committee should have the authority to review and approve the annual audit plan and all major changes to the plan. - The board or audit committee should review the performance of the head of internal audit and the overall internal audit function at least once a year, as well as approve the compensation levels for the head of internal audit. - The charter for the internal audit function should clearly articulate both the functional and administrative reporting lines for the function, as well as principles activities. - The reporting line should be to someone sufficient authority to provide internal audit with sufficient support to accomplish its day to day activities.
-
The reporting line should facilitate open and direct communications with the CEO, the senior executive group, and line management.
-
The reporting line should enable adequate communications and information flows, so that internal audit receives adequate and timely information concerning activities, plans, and business initiatives of the organizations. Budgetary controls and considerations imposed by the administrative reporting line should not impede internal audit in accomplishing its brief.
-
The Importance of the External Auditor Dalam beberapa hal, auditor internal dan auditor eksternal memiliki kesamaan. Keduanya merupakan profesi yang memainkan peran penting dalam tata kelola organisasi serta memiliki kepentingan bersama dalam hal efektivitas pengendalian internal keuangan. Keduanya diharapkan memiliki pengetahuan yang luas tentang bisnis, industri, dan risiko strategis yang dihadapi oleh organisasi yang mereka layani. Dari sisi profesionalitas, keduanya juga memiliki kode etik dan standar profesional yang ditetapkan oleh institusi profesional masing-masing yang harus dipatuhi, serta sikap mental objektif dan posisi independen dari kegiatan yang mereka audit. Namun, selain berbagai kesamaan tersebut,audit internal dan audit eksternal adalah dua fungsi yang memiliki banyak pula perbedaan. Perbedaan Misi Tanggung jawab utama auditor eksternal adalah memberikan opini atas kewajaran pelaporan keuangan organisasi, terutama dalam penyajian posisi keuangan dan hasil operasi dalam suatu periode. Mereka juga menilai apakah laporan keuangan organisasi disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum, diterapkan secara konsisten dari periode ke periode, dan seterusnya. Opini ini akan digunakan para pengguna laporan keuangan, baik di dalam organisasi terlebih di luar organisasi, antara lain untuk melihat seberapa besar tingkat reliabilitas laporan keuangan yang disajikan oleh organisasi tersebut. Sementara itu, tanggung jawab utama auditor internal tidak terbatas pada pengendalian internal berkaitan dengan tujuan reliabilitas pelaporan keuangan saja, namun juga melakukan evaluasi desain dan implementasi pengendalian internal, manajemen risiko, dan governance dalam pemastian pencapaian tujuan organisasi. Selain tujuan pelaporan keuangan, auditor internal juga mengevaluasi efektivitas dan efisiensi serta kepatuhan aktivitas organisasi terhadap ketentuan perundang-undangan dan kontrak, termasuk ketentuan-ketentuan internal organisasi. Perbedaan Organisasional Auditor Internal merupakan bagian integral dari organisasi di mana klien utama mereka adalah manajemen dan dewan direksi dan dewan komisaris, termasuk komite-komite yang ada. Biasanya auditor internal merupakan karyawan organisasi yang berasngkutan. Meskipun dalam perkembangannya pada saat ini dimungkinkan untuk dilakukan outsourcing atau co-sourcing internal auditor, namun sekurangkurangnya penanggung jawab aktivitas audit internal (CAE) tetaplah bagian integral dari organisasi. Sebaliknya, auditor eksternal merupakan pihak ketiga alias bukan bagian dari organisasi. Mereka melakukan penugasan berdasarkan kontrak yang diatur dengan
ketentuan perundang-udangan maupun standar profesional yang berlaku untuk auditor eksternal. Perbedaan Pemberlakuan Secara umum, fungsi audit internal tidak wajib bagi organisasi. Namun demikian untuk perusahaan yang bergerak di industri tertentu, seperti perbankan, dan juga perusahaan-perusahaan yang listing di Bursa Efek Indonesia diwajibkan untuk memiliki auditor internal. Perusahaan-perusahaan milik negara (BUMN) juga diwajibkan untuk memiliki auditor internal. Sementara itu, pemberlakuan kewajiban untuk dilakukan audit eksternal lebih luas dibandingkan audit internal. Perusahaan-perusahaan yang listing, badanbadan sosial, hingga partai politik dalam keadaan-keadaan tertentu diwajibkan oleh ketentuan perundang-undangan untuk dilakukan audit eksternal, Perbedaan Fokus dan Orientasi Auditor internal lebih berorientasi ke masa depan, yaitu kejaidan-kejadian yang diperkirakan akan terjadi, baik yang memiliki dampak positif (peluang) maupun dampak negatif (risiko), serta bagaimana organisasi bersiap terhadap segala kemungkinan pencapaian tujuannya. Sedangkan auditor eksternal terutama berfokus pada akurasi dan bisa dipahaminya kejadian-kejadian historis sebagaimana terefleksikan pada laporan keuangan organisasi. Perbedaan Kualifikasi Kualifikasi yang diperlukan untuk seorang auditor internal tidak harus seorang akuntan, namun juga teknisi, personil marketing, insinyur produksi, serta personil yang memiliki pengetahuan dan pengalaman lainnya tentang operasi organisasi sehingga memenuhi syarat untuk melakukan audit internal. Auditor Eksternal harus memiliki kualifikasi akuntan yang mampu memahami dan menilai risiko terjadinya errors dan irregularities, mendesain audit untuk memberikan keyakinan memadai dalam mendeteksi kesalahan material, serta melaporkan temuan tersebut. Pada kebanyakan negara, termasuk di Indonesia, auditor perusahaan publik harus menjadi anggota badan profesional akuntan yang diakui oleh ketentuan perundang-undangan. Perbedaan Timing Auditor internal melakukan review terhadap aktivitas organisasi secara berkelanjutan, sedangkan auditor eksternal biasanya melakukan secara periodik/tahunan. Audit eksternal diadakan sebagai bagian dari tinjauan akuntansi tahunan atau sebagai tinjauan khusus dari agensi donor. Audit eksternal di laksanakan oleh perusahaan akuntansi dengan kualifikasi profesional. Auditor dipilih oleh Dewan Kehormatan (atau Rapat Umum Tahunan) atau oleh pendonor jika diadakan audit khusus. Auditor bersifat independen. Independen berarti auditor tidak pernah terlibat dalam penyusunan laporan keuangan dan tidak memiliki hubungan secara personal dengan organisasi yang akan diaudit. Auditor memiliki waktu yang terbatas dalam menyelesaikan pekerjaannya, sehingga mereka akan berkonsentrasi dalam menguji viliditas dari beberapa sampel transaksi dan hasilnya daripada mengecek semuanya dengan membabi buta. Walaupun auditor
harus independen, meskipun demikian mereka menyediakan jasa yang akan dibayar dengan uang-anda memiliki hak untuk mendapatkan hasil kerja sesuai dengan uang yang anda bayar. Audit akan menghasilkan sebuah laporan yang ditujukan kepada anggota-anggota dan akan memberi sebuah ‘opini audit’ mengenai ‘kebenaran dan kewajaran’ laporan keuangan (dari kondisi organisasi dan kegiatan-kegiatan selama periode tersebut). Jika auditor tidak setuju dengan hasil laporan keuangan yang diberikan organisasi maka auditor dapat menyatakan dalam laporannya bahwa, menurut opini mereka, laporan tersebut tidak baik. Jika auditor menawarkan beberapa penyesuaian atau perubahan pada rancangan laporan keuangan, maka hal ini harus disetujui oleh Dewan. Laporan audit diberikan kepada para anggota dan biasanya diterima pada saat Rapat Umum Tahunan. Auditor juga biasanya sering menyediakan Surat Manajemen. Surat manajemen terpisah dari laporan audit, dan ditujukan kepada bagian manajemen. Laporan ini menerangkan kelemahan yang terjadi dalam sistem kontrol internal dan memberikan rekomendasi bagaimana memperbaikinya. Manajer mempunyai kesempatan untuk merespon hasil temuan yang dijabarkan pada surat manajemen dan menjelaskan langkah apa yang akan diambil. Kadang-kadang, agensi pendonor dapat meminta audit eksternal independen atas laporan dan kegiatan. Mereka akan menunjuk orang yang memenuhi syarat untuk melaksanakannya. Tujuan utama dari audit ini adalah memeriksa apakah dana yang diberikan digunakan sesuai dengan yang diingini dan sesuai dengan anggaran belanja awal yang disetujui dalam perjanjian. Auditor hampir pasti berharap dapat mewawancarai karyawan dan anggota komisi dan bahkan dapat mengajukan permintaan untuk mengobservasi organisasi dalan menjalankan kegiatan-kegiatannya. Kerjasama harus diberikan selama kunjungan auditor dan segala upaya harus ditempuh untuk tetap terbuka dan jujur mengenai kelebihan dan kelemahan organisasi.
The significance of the company secretary Banyak perusahaan berdasarkan yurisdiksi hukum memerlukan pengangkatan seorang sekretaris perusahaan. Seperti director, secretary merupakan pekerja dari perusahaan tersebut, seperti mereka, memiliki kewajiban untuk bertindak dengan itikad baik untuk kepentingan terbaik perusahaan dan untuk menghindari konflik kepentingan. Tugas dari sekretari: 1. Advising the chairman on legal rules and regulations affecting the company 2. Convening board , board committee, and company meeting 3. Advising on and guiding board and board committee procedures 4. Advising the chairman on the agenda and writing the minutes for the chairman approval 5. Maintaining the company statutory record, such as the register of members. 6. Filing company law returns with the companies registrar or regulatory authority 7. Ensuring compliance with company legislation, including the various filling requirements. And where appropriate the stock exchange listing requirements 8. Ensuring compliance with other relevant regulations and laws.
