SISTEM PENENTUAN MUTASI PEGAWAI BERDASARKAN METODE MULTIFACTOR EVALUATON PROCESS Nopita Sari1 Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl. HM Jhoni No 70 Medan, Indonesia 1
[email protected] Abstrak Dalam meningkatkan upaya kinerja dan pelaksanaan tugas bagi pegawai, dalam meningkatkan motivasi dan perasaan puas bagi pegawai, salah satu cara yang ditempuh dalam langkah nyata adalah mutasi pegawai non jabatan sesuai persyaratan–persyaratan yang telah ditentukan antara lain kemampuan pegawai, perilaku pegawai, disiplin pegawai, dan adanya formasi atau lowongan jabatan yang tersedia dan terbuka sehingga dalam lingkungan kerja pegawai dapat merasakan akan dihargai dan juga mendapat kesempatan untuk mengembangkan diri ditempat baru sehingga terbentuk profesionalisme pegawai. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah sistem berbasis komputer yang mampu memecahkan masalah-masalah yang tidak terstruktur.Beberapa metode yang digunakan dalam SPK diantaranya adalah metode Multi Factor Evalution Process. Metode Multi Factor Evalution Process adalah suatu metode yang memecah-mecah suatu situasi yang kompleks, tidak terstruktur, kedalam bagian-bagian komponennya, metode Multi Factor Evalution Process adalah penspesifikasian dimensi dari permasalahan, dimana pembuat keputusan harus mengevaluasi setiap alternatif kriteria yang majemuk secara spesifik.
Kata Kunci : Sistem, mutasi, pegawai Abstract In efforts to improve the performance and execution of tasks for employees,in increasing motivation and feelings of satisfaction for employees,one of the ways that concrete steps are taken in non-office personnel transfers according the requirements have been determined, among others, the ability of employees,employee behavior, employee discipline, and the presence or formation of a vacancy is available and open so that the employee can feel the work environment will be appreciated and also got the opportunity to develop a new place to form the professionalism of employees. Decision Support System (DSS) is a computer-based system that is able to solve unstructured problems.Some of the methods used in the DSS include Multi Factor Evalution Process method.Multi Factor Evalution Process method is a method of breaking down the complex situation,unstructured, into its component parts, the method is Multi Factor Evalution Process Specifying the dimensions of the problem,where the decision maker must evaluate each alternative criteria specific compound.
Keywords:Systems, mutation, employees
1. Pendahuluan Dalam meningkatkan upaya kinerja dan pelaksanaan tugas bagi pegawai, dalam meningkatkan motivasi dan perasaan puas bagi pegawai, salah satu cara yang ditempuh dalam langkah nyata adalah mutasi pegawai non jabatan sesuai persyaratan–persyaratan yang telah ditentukan antara lain kemampuan pegawai, perilaku pegawai, disiplin pegawai, dan adanya formasi atau lowongan jabatan yang tersedia dan terbuka sehingga dalam lingkungan kerja pegawai dapat merasakan akan dihargai dan juga mendapat kesempatan untuk mengembangkan diri ditempat baru sehingga terbentuk profesionalisme pegawai. Bila mutasi pegawai non jabatan dilakukan secara baik dan terbuka, maka pegawai akan puas dan
timbul persaingan positif dalam meningkat kinerja masing–masing pegawai, dan sebaliknya bila mutasi pegawai non jabatan dilakukan secara tidak profesional dan tidak terbuka, maka motivasi pegawai akan turun dan menimbulkan kinerja pegawai yang buruk serta timbulnya sifat masa bodoh terhadap perkerjaan yang akan ditangani setiap pegawai. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah sistem berbasis komputer yang mampu memecahkan masalah-masalah yang tidak terstruktur.Beberapa metode yang digunakan dalam SPK diantaranya adalah metode Multi Factor Evalution Process. Metode Multi Factor Evalution Process adalah suatu metode yang memecah-mecah suatu situasi
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
1
yang kompleks, tidak terstruktur, kedalam bagianbagian komponennya, metode Multi Factor Evalution Process adalah penspesifikasian dimensi dari permasalahan, dimana pembuat keputusan harus mengevaluasi setiap alternatif kriteria yang majemuk secara spesifik. Sesuai dengan penelitian yang sudah dilakukan dibeberapa perusahaan, maka perusahaan memerlukan SPK sebagai perangkat lunak yang membantu proses perencanaan mutasi pegawai bagi setiap karyawan yang berbasis komputer, karena sistem yang lama masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Dengan adanya SPK untuk perencanaan mutasi pegawai, maka dapat mempermudah kepala bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menyeleksi dan mengevaluasi setiap karyawan yang layak atau tidak layak dipromosi dan dimutasi, dapat mempermudah proses penginputan nilai setiap karyawan dan kepala bagian SDM dapat merubah nilai matriks perbandingan sesuai dengan kepentingan dari setiap kriteria dan subkriteria pada lembar penilaian karyawan dan secara otomatis nilai karyawan yang sudah diinputkan berubah. Mutasi adalah kegiatan memindahkan pegawai dari unit/bagian yang kelebihan tenaga ke unit/bagian yang kekurangan tenaga atau yang memerlukan.Mutasi atau pemindahan pegawai dapat terjadi karena keinginan sendiri dan dapat pula karena keinginan perusahaan. a. Keinginan pegawai sendiri terjadi karena 1. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya atau jabatannya; 2. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman sekerjanya atau dengan atasannya; 3. Pegawai yang bersangkutan merasa bahwa tempat atau lingkungan kerja tidak sesuai dengan kondisi fisik atau keinginannya. b.Keinginan perusahaan terjadi karena: 1. Perusahaan ingin menunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan bahwa mutasi tersebut bukan merupakan hukuman, melainkan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan pegawai tersebut; 2. Perusahaan ingin meyakinkan pegawai bahwa ia tidak akan diberhentikan karena kekurangmampuan atau kekurangcakapan pegawai yang bersangkutan; 3. Perusahaan ingin menghindari rasa jenuh pegawai pada jenis pekerjaan, jabatan, maupun tempat kerja yang sama. 1 Manfaat mutasi ialah antara lain: a. Memenuhi kebutuhan tenaga di bagian /unit yang kekurangan tenaga, tanpa merekrut tenaga dari luar; b. Memenuhi keinginan pegawai sesuai dengan minat dan bidang tugas masing-masing; c. Memberi jaminan kepada pegawai bahwa mereka yakin tidak akan diberhentikan karena kekurang mampuan atau kekurang cakapan mereka;
d. e.
Memberikan motivasi kepada pegawai; Mengatasi rasa bosan pegawai pada pekerjaan, jabatan dan tempat kerja yang sama. Mutasi di dalam sebuah perusahaan bukanlah hukuman.Di masyarakat sering dipahami bahwa mutasi merupakan suatu bentuk hukuman dalam bidang kepegawaian.Anggapan demikian terutama datang dari pegawai yang merasa kurangmampu, kurangcakap atau kurang berhasil dalam menjalankan tugas serta pegawai yang merasa melakukan kesalahan.Anggapan demikian tentu saja tidak selalu benar.Terlepas dari sebab-sebab yang sesungguhnya ada, diadakannya mutasi bukanlah suatu hukuman jabatan.Mutasi adalah suatu hal yang wajar dalam setiap organisasi atau instansi, baik pemerintah maupun swasta. Mutasi mengandung segi positif, yaitu : 1. Mutasi adalah usaha menempatkan pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuannya; 2. Mutasi adalah usaha meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawai; 3. Mutasi adalah salah satu usaha menciptakan persaingan yang sehat diantara para pegawai.2 Sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber–sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem Pendukung Keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan ke putusan yang menangani masalah –masalah semi struktur.3 Dengan pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan. Dari pengertian Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain : 1. Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception. 2. Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan. 3. Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur. 4. Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan. 5. Memiliki subsistem–subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
2
6.
Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen. Dalam metode MFEP ini pengambilan keputusan dilakukan dengan memberikan pertimbangan subyektif dan intuitif terhadap Faktor yang dianggap penting. Pertimbangan pertimbangan tersebut berupa pemberian bobot (weightingsystem) atas multifactor yang terlibat dan dianggap penting tersebut. Langkah dalam metode MFEP ini yang pertama adalah menentukan faktor -faktor yang dianggap penting, yang selanjutnya membandingkan faktor-faktor tersebut sehingga diperoleh urutan faktor berdasarkan kepentingannya dari yang terpenting, kedua terpenting dan seterusnya. Proses pemilihan alternative terbaik menggunakan “weighting system”, dimana metode tersebut merupakan metode kuantitatif, disebut sebagai metode “Multi Factor Evaluation Process “ (MFEP). Dalam MFEP pertama-tama seluruh kriteria yang menjadi faktor penting dalam melakukan pertimbangan diberikan pembobotan ( weighting) yang sesuai. Langkah yang sama juga dilakukan terhadap alternatif-alternatif yang akan dipilih, yang kemudian dapat dievaluasi berkaitan dengan faktor – faktor pertimbangan tersebut. 2. Metodologi Penelitian Pada saat ini proses penyeleksian pemilihan Pegawai masih dilakukan secara manual dalam penentuan pemilihan mutasi Pegawai yang mempunyai Sikap Perilaku atau kepatuhan mengikuti peraturan di perusahaan , Komitmen pada Tugas seperti ketepatan waktu dan kehadiran dan Prestasi di perusahaan. Dimana dalam penyeleksian masih sering terdapat kesalahan pemilihan Pegawai hunian yang diterima tidak sesuai dengan yang diinginkan. Perancangan sebuah aplikasi harus dibuat secara matang, supaya tampilannya mudah dipahami dan hasilnya bermanfaat dan memuaskan bagi para mutasi Pegawai . Seleksi penentuan mutasi pegawai, akan diambil sampel yaitu 3 pegawai, dari 3 pegawai tersebut maka 2 pegawai yang akan tersingkir dan 1 nilai pegawai tertinggi pertama akan masuk seleksi. Dalam contoh ini ditetapkan bahwa factorfaktor tersebut adalah Komitmen pada Tugas, Sikap Perilaku terhadapa pegawai lain, Prestasi. Langkah selanjutnya adalah pembandingan factor-faktor tersebut untuk mendapatkan faktor mana yang paling penting, kedua terpenting, dan seterusnya. Dalam contoh seleksi ini ditentukan bahwa Sikap Perilaku adalah factor terpenting, diurutan kedua adalah Komitmen pada Tugas dan yang terakhir adalah Prestasi. Langkah selanjutnya adalah memberikan pembobotan kepada factor-faktor yang digunakan dimana total pembobotan harus sama dengan 1 (∑ pembobotan = 1). Misalnya nilai bobot ditentukan sebagai berikut, 0,60 untuk Komitmen
pada Tugas, 0,25 untuk Prestasi dan 0,15 untuk Sikap Perilaku.
Faktor
Tabel 1. Nilai Bobot Untuk Factor Nilai Bobot
Sikap Perilaku
0,15
Komitmen pada Tugas
0,60
Presatasi
0,25
Setelah dilakukan pembobotan, dari contoh kasus diatas ditetapkan ada 3 kriteria pegawai yang akan ditimbang, yaitu Pegawai : A, B, C. Selanjutnya A, B, C di evaluasi dan diberikan nilai bobot untuk setiap kriterianya seperti tercantum dalam table. Tabel 2. Evaluasi Faktor Faktor
A
B
C
Sikap Perilaku
3
2
5
Komitmen pada Tugas
4
8
2
Prestasi
2
5
4
Dengan adanya informasi tersebut diatas, didapat jumlah total nilai evaluasi untuk setiap alternatif atau Pegawai seleksi. Setiap Pegawai yang akan diseleksi mempunyai sebuah nilai evaluasi bagi ketiga factor-faktor yang menjadi pertimbangannya, dan kemudian nilai faktor tersebut dikalikan dengan faktor evaluasi dan dijumlahkan untuk mendapatkan total nilai evaluasi untuk setiap tahapan seleksi
Tabel 3. Evaluasi Untuk Nama Pegawai A Bobot Evaluasi Bobot Faktor Faktor Faktor Evaluasi Sikap Perilaku
0,15
X
3
0,45
Komitmen pada Tugas
0,60
X
4
2,4
Prestasi
0,25
X
2
0,5
Total
1
3,35
*Bobot Evaluasi = bobot faktor x evaluasi faktor
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
3
Pegawai
Admin
Data Pegawai Data Kriteria Data Penilaian
Info. Mutasi Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process
Tabel 4. Evaluasi Untuk Nama Pegawai B Bobot Evaluasi Bobot Faktor Faktor Faktor Evaluasi
Info. Pegawai Info. Hasil MFEP
Informasi Hasil MFEP Mutasi Pegawai
Sikap Perilaku
0,15
Komitmen pada Tugas
0,60
X
8
4,8
Prestasi
0,25
X
5
1,25
Total
1
X
2
0,3 Pimpinan
6,35
Gambar 1 Diagram Konteks 3. Hasil & Pembahasan Adapun hasil Perancangan Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process.yang sudah dibuat, dapat dilihat dibawah ini pada bab ini.
*Bobot Evaluasi = bobot faktor x evaluasi faktor
Tabel 5. Evaluasi Untuk Nama Pegawai C Bobot Evaluasi Bobot Faktor Faktor Faktor Evaluasi Sikap Perilaku
0,15
X
5
0,75
Komitmen pada Tugas
0,60
X
2
1,2
Prestasi
0,25
X
4
1
Total
1
2,95
*Bobot Evaluasi = bobot faktor x evaluasi faktor Setiap Pegawai yang akan diseleksi mempunyai sebuah nilai evaluasi bagi ketiga factor-faktor yang menjadi pertimbangannya, dan kemudian nilai faktor tersebut dikalikan dengan faktor evaluasi dan dijumlahkan untuk mendapatkan total nilai evaluasi untuk setiap tahapan seleksi. Seperti yang dapat dilihat pada Table, dimana Nama Pegawai A memiliki nilai evaluasi total 3,35. Nama Pegawai B memiliki nilai evaluasi total 6,35. Nama Pegawai C adalah 2,95. Metode MFEP menentukan bahwa alternatif dengan nilai tertinggi adalah solusi terbaik berdasarkan kriteria yang telah dipilih, dalam contoh yang digunakan hasil nilai tertinggi pertama adalah Nama Pegawai B Diargam Konteks
Gambar 2 Halaman Login Halaman ini akan tampil jika user berhasil login, pada halaman ini terdapat beberapa link menu yaitu, home dimana fungsinya sebagai halaman utama administrator, link ke 2 yaitu master data yang terdiri dari beberapa sub menu yaitu : form kriteria yang berfungsi untuk memanage kriteria penilaian, form Form Pegawai yang berfungsi untuk memanage data Pegawai, form nilai yang berfungsi untuk mamanage nilai hasil, form MFEP proses yang berfungsi untuk memproses hasil nilai dari Form Pegawai dan pengambilan keputusan siapa Pegawai
Gambar 3. Halaman Admin Kemudian menuju Halaman kriteria Halaman ini akan tampil jika user memilih master data – form kriteria yang ada pada menu atas halaman administrator, pada halaman ini seorang user dapat menambah, mengedit atau menghapus data kriteria untuk aplikasi Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
4
Gambar 4 Halaman Kriteria Setelah itu masuk pada Halaman Pegawai Halaman ini akan tampil jika user memilih master data – form Pegawai yang ada pada menu atas halaman user, pada halaman ini seorang user dapat menambah, mengedit atau menghapus data Pegawai untuk aplikasi Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process.
Gambar 5 Halaman Pegawai Setelah itu masuk pada halaman penilaian Halaman ini akan tampil jika user memilih master data – form Penilaian yang ada pada menu atas halaman user, pada halaman ini seorang user dapat menambah, mengedit atau menghapus data Penilaian untuk aplikasi Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process.
Gambar 6 Halaman Penilaian Berikut Daftar Hasil yang di tampilkanHalaman ini akan tampil jika user memilih master data – form MFEP proses yang ada pada menu atas halaman user, pada halaman ini seorang user dalam melihat proses algoritma MFEP untuk Penyeleksian Sekda Dan Asisten Sekda Pada Pemerintah Kota Medan setelah sebelumnya ada pemasukan data nilai dari Pegawai, pada halaman ini proses algoritma MFEP dalam pengambilan keputusan dimulai dari proses matriks keputusan, proses matriks keputusan ternormalisasi, proses matriks keputusan ternormalisasi berbobot dan terakhir proses solusi pemiliha sekda dan wakil sekda.
Gambar 7 Halaman MFEP Proses 4. Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan terhadap pembangunan Sistem Penentuan Mutasi Pegawai Berdasarkan Metode Multi Factor Evalution Process sebagai berikut : 1. Sistem pendukung keputusan Penyeleksian Mutasi Pegawai Menggunakkan Metode Multi Factor Procces (MFEP) yang telah dibuat dapat membantu, mempermudah, dan mempercepat pegawai dalam Mutasi Pegawai. 2. Sistem yang dibuat dapat menyediakan informasi data nilai hasil seleksi Mutasi Pegawai, data kriteria penilaian, data Mutasi Pegawai secara cepat. 3. Sistem yang dibangun dapat digunakan untuk pembuatan keputusan Mutasi Pegawai secara cepat. 4. Secara fungsional sistem sudah dapat menghasilkan output yang diharapkan seperti hasil dari pengujian blackbox yang sudah dilakukan. 5. Sistem pendukung keputusan pemberian Mutasi Pegawai yang dibuat sangat mudah untuk dipelajari. 6. Sistem pendukung keputusan Mutasi Pegawai yang dibuat sangat mudah untuk digunakan. 7. Sistem pendukung keputusan pemberian Mutasi Pegawai yang dibuat dapat meningkatkan penyeleksian secara tepat sasaran dan menghindari adanya pemilihan seara curang.
Daftar Pustaka: [1] Kusrini, 2007, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Yogyakarta [2] Moenir, HAS, 1998. Management Pelayanan di Indonesia. Bumi Aksara, Jakarta
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
5
[3] Nugroho, B. 2004. Php dan Mysql Dengan Editor Dreamweaver Mx. Yogyakarta: Andi [4] R.Budi, 2011, Belajar Otodidak Database Menggunakan Mysql, Informatika Bandung
Biltek Vol. 4, No. 018 Tahun 2015 – Sekolah Tinggi Teknik Harapan
6
