JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
ISSN 2338-137X
RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN BARANG MASUK DAN BARANG KELUAR PADA GUDANG PT TELKOM AKSES SURABAYA Wahyu Budi Adi Kurniawan ¹) Henry Bambang Setyawan ²) Tony Soebijono ³) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi STMIK STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 Email : 1)
[email protected], 2)
[email protected], 3)
[email protected]
Abstract: System for recording incoming goods, transfer of goods, and re-filing order goods inventory at the warehouse PT. Telkom Akses Surabaya still using manual systems. The lack of systems that store and archive evidence for a history of the demand for goods. Re-filing goods orders due to inaccurate calculations done using estimates warehouse clerk, inventory resulting void because the goods ordered are yet to come. Need a system that can be used to manage incoming goods, goods out, and re-filing order goods, so inventories of goods in warehouse PT. Telkom Surabaya access can run optimally and not experience emptiness inventory. The system can also print the form of demand for goods that can be used as archival storage. With this system implemented, no longer experienced warehouse inventory vacancy. Reports generated to cleanly and accurately. Keywords: Stuff in, stuff out, information systems. Dalam era perkembangan teknologi
yang
bergerak
di
bidang
konstruksi
informasi saat ini, informasi memiliki peran
pembangunan dan maintenance infrastruktur
yang sangat penting dalam kelancaran dan
jaringan. Perusahaan ini didirikan pada tanggal
kecepatan
bagi
12 Desember 2012 dan sejak saat itu aktif dalam
perusahaan. Selain itu keuntungan – keuntungan
pekerjaan jasa konstruksi instalasi jaringan akses
lain
meningkatkan
broadband serta penyediaan Network Terminal
efektifitas serta efisiensi untuk perusahaan yang
Equipment (NTE), dan menyediakan pekerjaan
terus mengembangkan kinerja dan layanan yang
jasa manage service operation & maintenance
diberikan kepada pelanggan. Seperti halnya pada
jaringan
bagian gudang yang sangat memerlukan sebuah
untuk ikut terlibat dalam peningkatan penetrasi
sistem yang mampu memberikan informasi
broadband Indonesia adalah sebagai salah satu
persediaan
penyediaan
yang
dimiliki
material
mempercepat
dalam
informasi
mampu
setiap
saat
sehingga
pemicu berdirinya perusahaan PT. Telkom
memberikan
informasi
Akses.
kepada manajer gudang maupun mitra yang meminta
barang,
akses broadband. Besarnya peluang
mempermudah
Saat ini PT. Telkom Akses Surabaya
dalam
mengerjakan pekerjaan Pasang Saluran Baru
pencatatan material, serta tidak sampai terjadi
(PSB) seperti pemasangan internet, telepon, tv
kekurangan persediaan material.
cable, dan Maintenance dalam jaringan fiber anak
optik di kawasan perumahan, gedung, ruko dan
perusahaan PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk.
mall. Sebagian besar pekerjaan dikerjakan oleh
PT.
Telkom
Akses
adalah
pihak kontraktor yang biasa disebut Mitra. JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 1
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
ISSN 2338-137X
Terkait dengan persediaan material, PT. Telkom
gudang
Akses Surabaya mempunyai gudang yang dibagi
ditandatangani oleh manajer gudang maka
menjadi dua yaitu barang inventaris dan barang
BAPPB akan difotokopi rangkap dua yang
pakai habis yang biasa disebut material. Barang
kemudian diberikan kepada mitra dan satpam,
inventaris meliputi inventaris kantor seperti
sedangkan BAPPB yang asli akan disimpan oleh
telepon, printer, scanner, dan lain-lain serta alat
petugas gudang. Setelah melalui proses tersebut
kerja seperti palu, bor tanah, cangkul, dan senter.
selanjutnya petugas gudang akan mengambil
Biaya
inventaris
material dan menyerahkannya kepada mitra.
didapatkan dari kas perusahaan serta barang
Mitra akan mendapatkan material dan fotokopi
inventaris yang dibeli hanya dibeli pada saat
BAPPB. BAPPB yang asli akan disimpan dan
dibutuhkan perusahaan, yang berarti tidak ada
dimasukkan ke dalam arsip material keluar.
anggaran
barang
Apabila material yang diminta oleh mitra tidak
inventaris. Untuk material, dimulai dengan
tersedia maka petugas gudang akan membuat
adanya pekerjaan Pasang Saluran Baru (PSB) di
daftar rencana pemesanan material yang habis
kawasan perumahan, gedung, ruko dan mall.
kepada manajer gudang agar diproses untuk
Pekerjaan tersebut dikerjakan oleh mitra sesuai
Purchase Order (PO). Jumlah material yang
kesepakatan kerja. Material yang digunakan oleh
dipesan tentunya berdasarkan kebijakan manajer
mitra
tersebut
gudang. Setelah PO dibuat maka manajer
disediakan oleh PT. Telkom Akses. Apabila
gudang akan memesan material kepada supplier.
mitra membutuhkan suatu material maka mitra
Supplier yang telah menerima daftar PO akan
akan
mengirimkan pesanan melalui ekspedisi atau
pendanaan
untuk
tahunan
untuk
datang
menyerahkan
barang
untuk
mengerjakan
ke
membeli
proyek
manajer
permohonan
untuk
jasa
kemudian
surat
ekspedisi atau jasa pengiriman material datang
material
maka petugas gudang menerima material dan
tersebut akan diberikan kepada petugas gudang
surat jalan yang di dalamnya terdapat detil
oleh manajer gudang.
material pesanan serta akan dicek sesuai PO atau
permohonan
dan
yang
detil
kebutuhan
material.
Setelah
Setelah
detil
material
pengiriman
ditandatangani.
dan
kebutuhan
surat
gudang
untuk
pihak
Kemudian petugas gudang mencari
tidak, pengembalian material juga bergantung
ketersediaan barang atau material di persediaan
pada keputusan manajer. Setelah itu petugas
melalui berkas – berkas material yang telah di
gudang akan menyimpan surat jalan beserta detil
rekap. Apabila bahan material tersedia maka
material yang datang kedalam berkas material
petugas gudang membuat laporan pengeluaran
sebagai
material
Acara
material keluar dan material masuk yang terjadi
Penerimaan dan Pengeluaran Barang (BAPPB)
pada PT. Telkom Akses Surabaya. Bila dilihat
yang kemudian ditandatangani oleh mitra.
dari
Setelah mitra menandatangani BAPPB tersebut
disimpulkan permasalahan yang terjadi, seperti
maka BAPPB akan diserahkan kepada manajer
manajer gudang dan petugas gudang tidak
menggunakan
form
Berita
JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
material
permasalahan
masuk.
yang
Demikian
ada
maka
proses
dapat
Page 2
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
ISSN 2338-137X
mengetahui kapan material harus dipesan karena
terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka
tidak ada titik pemesanan kembali, sedangkan
merupakan sistem yang dihubungkan dengan
pemesanan memerlukan waktu beberapa hari
arus sumber daya luar dan tidak mempunyai
agar pesanan tiba di tempat, proses pencatatan
elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup
dan pencarian yang dilakukan oleh petugas
tidak
gudang
dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
tidak
efektif
dikarenakan
masih
mempunyai
elemen
pengontrol
dan
dilakukan secara fisik, dan pada saat stok opname seringkali material yang tersedia tidak
Titik
sama dengan hasil stok opname.
Point/ROP)
Dengan
adanya
permasalahan
Pemesanan
Ulang
(Reorder
tersebut
Reorder point adalah suatu titik dimana
maka dibuatlah Rancang Bangun Aplikasi
pemesanan barang harus dilakukan sehingga
Pencatatan Barang Keluar dan Barang Masuk
kedatangan
pada Gudang PT. Telkom Akses Surabaya
dipesan akan tepat pada saat dibutuhkan.
dengan menggunakan metode Re-Order Point
Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh
(ROP) yang dimaksudkan agar sistem mampu
perusahaan pada setiap periode agar mencegah
menentukan titik pemesanan kembali sehingga
terjadinya kekurangan barang ketika barang
sistem dapat memberikan informasi peringatan
dibutuhkan, sehingga aktivitas perusahaan tidak
waktu dan jumlah order material yang akan
terganggu.
atau
penerimaan
barang
yang
diajukan, proses pencatatan dan pencarian material menjadi efektif dan hasil pencarian serta
Waktu Tunggu (Lead Time)
pencatatan yang dilakukan secara fisik pada saat
Dalam pemenuhan / pengisian persediaan
stok opname akan menghasilkan data yang tepat.
kembali terdapat suatu perbedaan waktu antara saat pengadaan barang untuk pengisian kembali
METODE
persediaan dengan saat penerimaan barang-
Konsep Dasar Sistem
barang yang dipesan tersebut diterima dan
Menurut (Herlambang, 2005), Ada dua
dimasukkan ke dalam persediaan di gudang
pendekatan terhadapan sistem, yaitu pendekatan
(stock), perbedaan waktu inilah yang dinamakan
sistem secara prosedur dan pendekatan sistem
lead time (Gaspersz. 2006).
secara
komponen.
Berdasarkan
pendekatan
prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan
Gambaran Umum Sistem
dari beberapa prosedur yang mempunyai maksud
Diagram Input Process Output (IPO)
dan tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan
Berikut merupakan diagram IPO Aplikasi
merupakan
Pencatatan Barang Masuk Dan Barang Keluar
kumpulan komponen yang berkaitan untuk
Pada PT. Telkom Akses Surabaya dapat dilihat
mencapai tujuan tertentu.
pada gambar 1.
pendekatan
komponen,
sistem
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 3
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015 INPUT
PROSES
Mencatat Barang Masuk & Retur
Kas Perusahaan
OUTPUT
Menghitung ROP
Menghitung Stok Barang
Daftar PO Material
Form Permintaan Material
Laporan Penerimaan Material
Laporan Penerimaan Barang Inventaris
Daftar ROP Barang
Laporan Pengeluaran Material
Laporan Pengeluaran Barang Inventaris
Laporan Retur Barang Inventaris
Kartu Barang Material
Rekapitulasi Stok Inventaris
Kartu Barang Inventaris
Rekapitulasi Stok Material
Membuat Order Ulang Barang
Mencatat Mutasi Material
ISSN 2338-137X
Laporan Retur Material
Gambar 3. Menu Utama Menu input transaksi barang masuk ke dalam gudang dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 1. Diagram IPO Gambar di atas menggambarkan input, proses, dan output dari sistem yang akan dibuat. Data Flow Diagram Sistem yang akan dibuat dapat dilihat pada data flow diagram context diagram pada gambar 2.
Menu input transaksi barang keluar dari gudang
form brg keluar mi tra
Gambar 4. Input Barang Masuk
data barang
ke mitra yang melakukan permintaan barang ke
0 permintaan
data permi ntaan manaj er suppl y
si stem pencatatan barang masuk barang kel uar dan penentuan R OP
daftar purchase order
data permi ntaan dis etuj ui
suppl i er
gudang PT. Telkom Akses Surabaya dapat
data purchase order
+
dilihat pada gambar 5.
data kode barang daftar brg kel uar i nv daftar brg kel uar materi al daftar order ul ang barang g udang
l ap peneri maan materi al l ap peng el uaran materi al Lap peneri maan i nv l ap peng el uaran inv daftar brg masuk i nv daftar brg masuk material l ap kartu stok i nv l ap kartu stok materi al daftar peng aj uan po
Gambar 2. Context Diagram
HASIL DAN PEMBAHASAN Tampilan halaman utama aplikasi saat dijalankan dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 5. Input Barang Keluar Menu menampilkan re-order barang dapat dilihat pada gambar 6.
JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 4
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
Gambar 6. Menu Re-order Barang
ISSN 2338-137X
Gambar 8. Kartu Stok Inventaris
Melakukan pengaturan lead time terhadap material serta jumlah permintaan per periode dapat dilakukan pada menu Titik Pemesanan Kembali. Menu dapat dilihat pada gambar 7 di bawah ini.
Gambar 9. Kartu Stok Material Laporan re-order barang yang digunakan untuk melakukan pengajuan re-order dapat dilihat Gambar 7. Menu TItik Pemesanan Kembali
pada gambar 10
Menu cetak laporan terdapat pada setiap menu pada aplikasi. Cetak laporan yang dapat dicetak meliputi, yaitu: Laporan kartu stok inventaris, Laporan
kartu
stok
material,
Laporan
rekapitulasi barang inventaris keluar, Laporan rekapitulasi material keluar, laporan penerimaan pengeluaran
barang
inventaris,
laporan
Gambar 10. Laporan Re-order Barang
penerimaan pengeluaran material, laporan order
Laporan Purchase Order atau pemesanan barang
ulang, dan laporan PO.
yang digunakan untuk memesan barang kepada
Mencetak laporan kartu stok inventaris dan
supplier dan cetak laporan ini juga berguna
material dapat dilihat pada gambar 8 dan gambar
untuk arsip pada gudang dapat dilihat pada
9 di bawah ini.
gambar 11.
JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 5
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
ISSN 2338-137X
Telkom Akses Surabaya tidak memerlukan perhitungan manual lagi.
SARAN Adapun beberapa saran dapat disampaikan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat antara lain: 1. Aplikasi Gambar 11. Laporan Purchase Order
dapat
menggunakan
Setelah
dilakukan
analisis,
perancangan sistem dan pembuatan Aplikasi Pencatatan Barang Keluar dan Barang Masuk Pada Gudang PT. Telkom Akses Surabaya ini serta dilakukan evaluasi hasil, maka dapat
dapat
penerimaan
mengatasi
dan
terhadap
masalah
pengeluaran
permintaan
2. Dapat dikembangkan dengan diberikan fitur gambar untuk barang rusak dan detail kerusakan. 3. Aplikasi dapat dibuat lebih efektif dengan
user
dapat
mengetahui
stok
persediaan secara cepat.
barang
mitra
serta
RUJUKAN
minimum
Elwood, B . 1996. Manajemen Operasi/Produksi
barang kepada petugas gudang yang ada
Modern. Jakarta: Penerbit Binarupa
pada Gudang PT. Telkom Akses Surabaya.
Aksara.
memberikan
informasi
stok
Perhitungan Reorder Point dalam aplikasi
Gaspersz, V. 2006. Production Planning And
ini membantu menentukan titik pemesanan
Inventory Control. Jakarta : Penerbit
kembali yang tersedia pada Gudang PT.
Gramedia Pustaka Utama.
Telkom
Akses
persediaan
sehingga
Herjanto, E. 1999. Manajemen Produksi dan
mengalami
Operasi. Edisi Kedua. Jakarta :
Surabaya
barang
tidak
kekurangan atau habis serta pelayanan
Dari beberapa hasil uji coba sistem yang telah
dilakukan,
memberikan pengajuan
Grasindo. Prawirosentono, S. 2000. Manajemen Produksi
menjadi cepat. 3.
untuk
stok keluar masuk barang pada gudang.
sehingga
2.
Barcode
menyertakan fitur ke dalam web dan mobile
diambil kesimpulan sebagai berikut: Aplikasi
System
dengan
mempermudah dalam pencatatan dan mutasi
SIMPULAN
1.
dikembangkan
aplikasi
peringatan order
barang
ini
mampu
dan
daftar
yang
telah
melewati batas minimum kepada peminta
dan Operasi. Jakarta : FEUI. Pressman, R S. 2001. Software Engineering : A Practitioner’s
Approach.
Fifth
Edition. Singapore : The McGrawHilll Companies,Inc.
barang maupun user petugas gudang dan manajer gudang, sehingga Gudang PT. JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 6
JSIKA Vol. 4, No. 1. Tahun 2015
ISSN 2338-137X
Romeo. 2003. Testing Dan Implementasi Sistem. Edisi Pertama. Surabaya: STIKOM. Sommerville, Ian. 2003. Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak)/Ian Sommerville; alih bahasa, Dra.Yuhilza Hanum M.Eng, ; Hilarius Wibi Hardani. Ed.6. Jakarta : Erlangga.
JSIKA Vol. 4, No. 1, September 2015, ISSN 2338-137X
Page 7
