Horizontaal Toezicht Een overzicht van hoe Boersma Adviseurs het praktisch uitvoert.
Wat is HT?
Samenwerken vanuit vertrouwen: • Verhoging doorloopsnelheid (overheid) • Verhoging kwaliteit bij adviseur of in ieder geval gelijkmatiger kwaliteit • Gedeelde verantwoordelijkheid • Afstemming vooraf • Geen controle achteraf • Efficiënt en duidelijk
Wat doet HT? Niks anders dan volgens vaste schema’s een standaard aangifte doen (TCF bij grote ondernemingen). Iedereen werkt nu al volgens (eigen) schema’s: alleen even aanpassen aan eigen werkschema. HT werkt in basis kwaliteit verhogend. Metatoezicht is alleen maar kijken of procedures correct worden afgewerkt.
1
Nadelen HT
De belastingdienst kijkt in onze keuken Niet elke klant is integer Het blijft een invulactie (schema’s) Niet elke klant wil het Vooraf voorleggen van problemen Een klant niet doen betekent controle? Metatoezicht zorgt voor ondeclarabele uren Mogelijk kostenverhogend Mogelijk splitsing in NOAB en overige org.
Voordelen HT
De klant krijgt zekerheid: geen controle De klant is maatschappelijk verantwoord bezig Wij kijken in de keuken v/d Belastingdienst We leveren aantoonbaar kwaliteit (reclame) Intern geven werkschema’s rust Begrip tussen Belastingdienst en ons verbetert wederzijds Het sluit aan bij aanpassing aansprakelijkheid adviseur (4e tranche AWB) Mogelijk kostenverlagend?
NOAB en HT
Processen en werkwijze NOAB: • Deel kantoorhandboek (3 pagina’s): Dossier review Interne kwaliteitsbeoordeling Aanname nieuwe klanten opdrachtaanvaarding
2
Processen NOAB vervolg • Deel kwaliteitshandboek (6 pagina’s): administratieve dienstverlening salarisadministratie jaarrekening Gebruik dossiers Inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting
Checklisten (35 pagina’s)
Opmerking vooraf bij de praktijk van Boersma Wij doen het een beetje anders: Andere volgorde met name bij afhandeling jaarwerk, Wij beginnen bij het samenstellen met de controle van de beginbalans en de vaste activa hebben we pas als 13 e onderdeel. onderdeel. De volgorde maakt natuurlijk niet uit! We zijn en blijven wel kritisch over HT:
Belangrijke zaken
(volgens ons)
niet in checklisten:
bijvoorbeeld over ZZP’ers, gehele IB en auto vrijwel niets vermeld: Is gemeld aan NOAB (checklist: + 4,5 bladzijde).
De praktijk: basis We registreren via CRM software (PV) -
NAW inclusief alle data, eigenaren, partners, kinderen; personeelsdossier; fiscale dossier (elke aanslag); agenda dossier; telefoongesprekdossier en apart bezoekgesprekdossier; email dossier; urenregistratiedossier werkschemadossier, waarin algemene info, boekhouding, kwartaalkwartaalrapportage, jaarrekening, lonen, fiscale aangifte, speciaal (overig) en planning.
Achter alle dossiers hangen digitale bestanden (PDF).
3
Het werkschema
Gekoppeld aan klant; Per jaar een kaart voor alle werkzaamheden; Zo weinig mogelijk aanvinkaanvink-vakken, zoveel mogelijk ruimte voor tekst; Wat (nog) niet nodig is, is niet zichtbaar; Aandachtspunten worden vermeld, welke ook afgevinkt kunnen worden; Apart veld voor controle; Directe koppelingen naar digitale dossiers, checklisten, handleidingen en Samenvoegen naar vragenlijsten, brieven en controlerapporten.
BLANCO WERKSCHEMA
Controle Samenstellen is 1, controle is 2: Hoe goed je het ook doet: zelf samenstellen en controleren is vrijwel onmogelijk Een aparte controle dus, maar niet dubbel werk graag!
controlerapport
kenmerken controlerapport (dossier review): • Gebaseerd op EXCEL • Diverse voorvragen om het aantal te beantwoorden zaken te verminderen • Mogelijkheid voor toevoegen data • Deels invullen om later aan te vullen mogelijk • Door kleurvakken snel te vinden wat er niet of niet geheel goed ging • Een duidelijk rapport per relatie per jaar:gemakkelijk bij metatoezicht!
4
Voorbeeld controle
Blanco nog niet ingevuld rapport Reeds ingevuld controlerapport Te corrigeren (materiële vaste activa)
Inpassen/aanpassen
Aanpassing professionele software: • • • • • •
Unit 4 Infine ProManagement Perfect View Caseware (?) Overige
Aanpassen eigen software?: • Excel (wij overwegen het excel bestand te vermarkten • Papier tezamen met jaarwerkdeel in excel)
Nu nog meedoen? Ja meedoen omdat: de tijd (en de Belastingdienst) er rijp voor is; afhaken tijdens de PILOT kan altijd; er volop mogelijkheid is tot inbreng/aanpassen; je zo laat zien dat je kwaliteit in huis hebt; we samen sterk staan; het een ideale manier is om omzet te vergroten; het niveau van ontwikkeling, ook bij een klein bedrijf, snel op een goed peil is te brengen; er ook kan worden samengewerkt (éénpitters!); de Belastingdienst Noord zeer actief is, dan wij toch ook?
5
Horizontaal Toezicht Ook uw toekomst! ?
6
