BIJLAGE I VAN DE AANBESTEDING
BESTEK
Organiseren van informatie- en communicatieevenementen voor de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland OPENBARE AANBESTEDING
PO/2013-6/LAH
Inhoudsopgave
1. 2. 3.
Naam van de inschrijving .......................................................................................3 Percelen ..................................................................................................................3 Voorwerp van het contract .....................................................................................3 3.1. Vereiste diensten .............................................................................................3 3.1.1 Perceel 1 ......................................................................................................3 3.1.1.1 Achtergrond .............................................................................................3 3.1.1.2 Doelstelling ..............................................................................................3 3.1.1.3 Vereisten ..................................................................................................4 3.1.2 Perceel 2 ......................................................................................................7 3.1.2.1. Achtergrond .............................................................................................7 3.1.2.2 Doelstellingen ..........................................................................................8 3.1.2.3 Vereisten ..................................................................................................9 3.2. Verslagen.......................................................................................................11 4. Omvang van het contract......................................................................................12 5. Contractueel kader................................................................................................12 6. Indiening van inschrijvingen ................................................................................13 7. Technische offerte ................................................................................................13 Perceel 1...................................................................................................................13 Perceel 2...................................................................................................................14 8. Financiële offerte..................................................................................................15 9. Uitsluitngscriteria .................................................................................................15 9.1. Verklaring op erewoord en bewijsstukken....................................................15 9.2. Inschrijvingen van consortia – Inschrijvingen met uitbesteding...................16 10. Selectiecriteria...................................................................................................16 10.1. Bekwaamheid van de inschrijver...............................................................16 10.2. Aanvullende eisen voor gezamenlijke inschrijvingen ...............................18 10.3. Aanvullende eisen voor inschrijvingen met uitbesteding..........................18 11. Gunningscriteria................................................................................................19 11.1. Perceel 1 ....................................................................................................19 11.1.1 Kwalitatieve gunningscriteria ...................................................................19 11.1.2 Financieel gunningscriterium....................................................................20 11.2. Perceel 2 ....................................................................................................20 11.2.1 Kwalitatieve gunningscriteria ...................................................................20 11.2.2 Financieel gunningscriterium....................................................................21 11.3. Technische beoordeling.............................................................................21 11.4. Gunning van het contract...........................................................................21
2
1. NAAM VAN DE INSCHRIJVING “Organiseren van informatie- en communicatie-evenementen vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland”.
voor
de
2. PERCELEN Deze aanbesteding omvat de volgende twee percelen: - Perceel 1 – Informatie- en communicatie-evenementen over “EU-burgers en EU-burgerschap” - Perceel 2 – Informatie- en communicatie-evenementen over “Economisch beleid van de EU” Een inschrijver mag voor één of beide percelen inschrijven. Voor elk perceel wordt een apart contract afgesloten. 3. VOORWERP VAN HET CONTRACT 3.1. Vereiste diensten 3.1.1
Perceel 1
3.1.1.1 Achtergrond Voor de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland (hierna “de vertegenwoordiging” genoemd) is het belangrijk dat het Nederlandse publiek op de hoogte is van en zich betrokken voelt bij de huidige Europese beleidsthema’s, vooral die groepen die gewoonlijk niet aan het politieke proces deelnemen. In het verleden heeft de vertegenwoordiging met allerlei communicatieactiviteiten geprobeerd de lokale gemeenschap te informeren over thema's die gemeenschappelijk op Europees en nationaal niveau worden besproken. 2013 is door de instellingen van de EU gekozen tot Europees Jaar van de burger. De belangrijkste politieke thema’s van dit Europees Jaar zijn: •
een beter Europa voor de burger;
•
de burger uitnodigen voor het Europees debat;
•
de burger informeren over zijn Europese rechten.
Daarom opent de vertegenwoordiging een aanbestedingsprocedure voor het organiseren van evenementen om bovengenoemde thema’s te promoten. De oproep is gericht aan Nederlandse inschrijvers met kennis en ervaring op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Deelnemers aan de evenementen moeten feedback aan de Europese Commissie kunnen geven. 3.1.1.2 Doelstelling De algemene doelstellingen zijn: •
het publiek op de hoogte brengen van en informeren over belangrijke Europese thema’s; 3
•
deze thema’s aanpassen aan lokale gemeenschappen en specifieke doelgroepen;
•
op nationaal, regionaal en lokaal niveau het Europees debat stimuleren, zodat de vertegenwoordiging hierover verslag kan uitbrengen aan de Commissie in Brussel.
De vertegenwoordiging zoekt een contractant die creatieve en interactieve publieksevenementen over “Europese burgers en Europees burgerschap” kan plannen, organiseren en uitvoeren in zes verschillende Nederlandse steden voor telkens 100250 deelnemers. 3.1.1.3 Vereisten De vertegenwoordiging wenst een communicatie- en pr-specialist in te huren voor het ontwerpen, ontwikkelen, implementeren, organiseren, plannen en uitvoeren van een aantal evenementen (6 in totaal). De contractant moet de follow-up verzorgen en het effect meten van deze informatie- en communicatiecampagnes. Het beleid, de programma’s en de activiteiten van de Europese Unie moeten aan bod komen. Elk evenement moet bestaan uit drie delen waarin het Europees burgerschap, de toekomst van de Europese Unie en het specifieke belang van Europa voor de plaatselijke gemeenschap worden behandeld. De contractant aan wie het contract wordt gegund, zal onder toezicht van de Commissie verantwoordelijk zijn voor volgende taken en aspecten: Algemeen De evenementen moeten: •
in het Nederlands worden gehouden;
•
gratis zijn;
•
openstaan voor een zo ruim en groot mogelijk publiek (evenementen die te gespecialiseerd of te moeilijk zijn of die alleen openstaan of aantrekkelijk zijn voor academici, komen niet in aanmerking);
•
worden aangekondigd en georganiseerd als evenementen vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland;
•
duidelijk verband houden met Europese activiteiten in het (de) gekozen beleidsdomein(en);
•
drie thema’s behandelen, waarbij één verband houdt met Europese burgers en Europees burgerschap, één met de toekomst van de Europese Unie en één met een Europees thema dat lokaal van belang is. Omdat de laatste drie evenementen pas volgend jaar zullen worden georganiseerd, kunnen die thema’s later nog in overleg met de vertegenwoordiging worden uitgediept.
•
sprekers of gespreksleiders opvoeren met bewezen expertise in de gekozen materie;
•
spreektijd bieden aan de Commissie of andere instellingen van de EU (onverminderd de wensen of behoeften van de contractant om bepaalde ideeën of opvattingen aan bod te laten komen);
•
indien mogelijk de Nederlandse Europe Direct-informatiecentra (EDIC’s) hierbij betrekken (http://europa.eu/europedirect/index_en.htm). 4
van
de
Specifiek De organisatie van de evenementen omvat: •
de aankondiging van het evenement (programma, uitnodiging, brochure, ebanner enz.);
•
promotie- en bewustmakingsacties voor de Commissie in overeenstemming met de bestaande grafische instructies, inclusief op sociale media;
•
de productie en levering/verdeling van alle nodige informatie- en communicatiemateriaal voor het evenement (affiches, foto’s op groot formaat, prentkaarten, uitnodigingen, programma’s, prospectussen enz.). Het logo van de Europese Commissie moet duidelijk zichtbaar zijn in alle schriftelijke en/of elektronische communicatie;
•
informatie over de te gebruiken formaten is beschikbaar op de website van de audiovisuele dienst van de Commissie: http://ec.europa.eu/avservices/help/format.cfm?sitelang=en en op: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_en.htm
•
het opstellen van lijsten van contactgegevens van belanghebbenden, het opstellen van uitnodigingen (samen met de vertegenwoordiging) en het verzorgen van de follow-up;
•
het beheer van de aanmeldingen en de deelnemerslijsten;
•
het vervoer (van en naar de locatie) van sprekers/gespreksleiders, inclusief transfers van de aankomstplaats naar de locatie of het hotel, of soortgelijke evenementen. Huisvesting van sprekers/gespreksleiders;
•
registratie, vervoer, verblijf en andere noodzakelijke kosten voor deelnemers (sprekers/gespreksleiders);
•
het ter beschikking stellen van medewerkers (hostessen/hosts) die de vereiste taal of talen van het evenement spreken;
•
het ter beschikking stellen van een locatie (kamers/zalen indien nodig), inclusief de nodige apparatuur en diensten, met name technische en ITapparatuur;
•
het opbouwen en afbreken van stands, opslagruimte en vervoer, assistentie ter plaatse vóór, tijdens en na het evenement;
•
samenwerking met nationale, regionale en lokale overheden indien nodig;
•
het regelen van de nodige vergunningen en verzekeringen voor de organisatie van elk evenement.
Tijdsschema en locatie van de evenementen Tijdsschema voor de periode 1 december 2013 – 20 maart 2014 (6 in totaal): •
december in Noord-Nederland (bijv. Emmen/Groningen); 5
•
januari in Oost-Nederland (bijv. Zwolle – Apeldoorn);
•
februari in Zuid-Nederland (bijv. Nijmegen) en in Rotterdam;
•
tot 20 maart (het laatste) in Amsterdam en in Eindhoven.
De keuze van thema's voor de laatste drie evenementen zal later nog in overleg met de vertegenwoordiging worden uitgediept. Praktische regelingen De locatie en de sprekers/gespreksleiders moeten vier weken vóór elk evenement worden bevestigd, zodat publiciteit kan worden gemaakt en de uitnodigingen op tijd kunnen worden verstuurd. Vergaderingen •
Een startvergadering om de planning, werkmethoden en details van elk evenement te bespreken (thema’s, sprekers enz.).
•
Eén vergadering voor en na elk evenement (de nabeschouwing van het ene evenement is meteen de voorbereiding van het volgende).
•
Een evaluatievergadering aan het einde van de reeks.
Alle vergaderingen vinden plaats in het gebouw van de vertegenwoordiging, of via tele- of videoconferentie. Werkmethode De contractant, en met name de projectleider, neemt regelmatig contact op met de vertegenwoordiging en moet voor het nemen van belangrijke beslissingen (bijv. over de locatie, sprekers, versturen van uitnodigingen) de goedkeuring van de vertegenwoordiging afwachten. De contactpersoon voor het project moet een senior communicatieprojectmanager zijn. Alle media-activiteiten worden in nauw overleg met de vertegenwoordiging gepland. De werkmethode wordt gedetailleerd besproken tijdens de startvergadering. Indien nodig wordt ook samengewerkt met het plaatselijke Europe Directinformatiecentrum. Projectteam van de contractant • De contractant stelt een team samen met daarin alle kennis en ervaring die nodig zijn om de taken van dit bestek in de desbetreffende regio uit te voeren. • De vertegenwoordiging behoudt zich het recht voor de vervanging van een teamlid aan te vragen als zij tijdens de uitvoering van het project van oordeel zou zijn dat de ervaring en/of de competentie van het teamlid ontoereikend is. De vertegenwoordiging moet dit verzoek motiveren.
6
• Inschrijvers duiden in hun offerte een senior manager als projectleider aan. De projectleider is de contactpersoon voor de vertegenwoordiging: de tussenpersoon aan wie vragen worden gesteld en die aanwezig moet zijn op vergaderingen. • De projectleider geeft antwoord op vragen van de vertegenwoordiging en zorgt voor oplossingen, zowel wat betreft het voorwerp van het contract als organisatorische of administratieve zaken (inclusief problemen die verband houden met facturering en betaling), en voert deze uit na goedkeuring van de vertegenwoordiging. • De contractant moet de vertegenwoordiging op de hoogte brengen van elke verandering in de samenstelling van het team (als iemand komt of vertrekt, promotie maakt enz.) tijdens de duur van het contract. Hij moet er tijdens de volledige duur van het contract voor zorgen dat de samenstelling van het team in overeenstemming is met de bepalingen van de offerte. • Er is speciale aandacht voor de manier waarop de contractant eventuele onderaannemers inschakelt. Inschrijvers moeten aangeven welke taken zij wensen uit te besteden en de naam opgeven van elke onderneming aan wie zij een deel van het werk willen uitbesteden. 3.1.2
Perceel 2
3.1.2.1. Achtergrond Als gevolg van de financiële crisis staan de lidstaten van de EU voor een aantal economische en budgettaire uitdagingen. Vele landen hebben zich na de recessie nog niet hersteld. Hun concurrentiekracht komt in het gedrang en de werkloosheid blijft stijgen. Op langere termijn krijgen ze af te rekenen met een ongunstige demografie, omdat de bevolking snel veroudert. Op EU-niveau hebben de lidstaten de zogenaamde Europa 2020-strategie goedgekeurd, een tienjarenstrategie voor slimme, duurzame en inclusieve groei. Deze drie prioriteiten versterken elkaar en zullen de lidstaten helpen om de crisis aan te pakken door een hoge graad van werkgelegenheid, productiviteit en sociale samenhang. De EU beschikt over een reeks instrumenten voor economische integratie, stabiliteit en groei. De vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland (hierna “de vertegenwoordiging” genoemd) wil de kennis van en het debat over deze thema’s bevorderen. Daarom doet de vertegenwoordiging een oproep aan inschrijvers die gespecialiseerd zijn in het organiseren van informatie-evenementen in Nederland. Zij worden uitgenodigd om hun kennis, netwerkcapaciteit en ervaring in te zetten voor het organiseren van informatie-evenementen voor een specifiek doelpubliek/ specifieke doelgroepen. Deelnemers aan de evenementen moeten feedback aan de Europese Commissie kunnen geven. De vertegenwoordiging heeft een lijst van enkele, maar zeker niet alle onderwerpen opgesteld die bij deze opdracht aan bod kunnen komen: Integratie: eengemaakte markt • concurrentievermogen 7
• voltooiing van de eengemaakte markt • financiële diensten Stabiliteit • het Europees semester • de euro: onze munt (http://ec.europa.eu/economy_finance/euro/index_nl.htm) • het economisch bestuur van de EU (http://ec.europa.eu/economy_finance/economic_governance/index_en.ht m) • het antwoord van de EU op de crisis (http://ec.europa.eu/economy_finance/focuson/crisis/index_en.htm) • financiële bijstand in de lidstaten (http://ec.europa.eu/economy_finance/assistance_eu_ms/index_en.htm) • financiële verrichtingen en instrumenten (http://ec.europa.eu/economy_finance/financial_operations/index_nl.htm) • internationale economische vraagstukken (http://ec.europa.eu/economy_finance/international/index_nl.htm) • budgettaire en macroeconomische coördinatie • financiële steunmechanismen – ESM en EFSF (http://ec.europa.eu/economy_finance/european_stabilisation_actions/inde x_en.htm) Groei • innovatie • mensen, banen en sociale impact • mkb’s, regelgeving en toegang tot financiering • handel • Europa 2020 3.1.2.2 Doelstellingen De contractant moet expertbijeenkomsten organiseren voor bovengenoemd doelpubliek over één of meerdere van bovengenoemde onderwerpen. De algemene doelstellingen zijn: • het publiek op de hoogte brengen van en informeren over onderwerpen van Europees budgettair, financieel en monetair belang; • deze thema’s aanpassen aan het doelpubliek; • het desbetreffende beleidsmatige en academische debat stimuleren op nationaal, regionaal and lokaal niveau.
8
3.1.2.3 Vereisten De vertegenwoordiging wenst een contractant in te huren die gespecialiseerd is in het organiseren van expertbijeenkomsten (over Europese economische thema’s) voor het organiseren en uitvoeren van 5 evenementen in Nederland. De contractant die deze opdracht wordt gegund, zal onder toezicht van de vertegenwoordiging verantwoordelijk zijn voor volgende taken: Algemeen De evenementen moeten: •
worden gehouden in het Nederlands of, indien nodig, in het Engels;
•
gratis zijn;
•
gericht zijn op belanghebbenden, onder wie ambtenaren (nationaal, regionaal en lokaal), journalisten en mediamensen, ondernemers, universiteiten en maatschappelijke organisaties;
•
worden aangekondigd en georganiseerd als evenementen vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland;
•
duidelijk verband houden met activiteiten van de EU op financieel en economisch vlak;
•
elk evenement moet uit drie delen bestaan, respectievelijk over:
van
de
o de huidige economische situatie (= Europees semester, = het bredere geheel), o één specifiek Europees economisch thema (zie lijst onder 1) dat specifiek van belang is voor het doelpubliek of de regio waar het evenement wordt georganiseerd en o de toekomst van dit specifieke thema in de Europese Unie; •
sprekers/gespreksleiders van hoog niveau opvoeren met bewezen expertise in de gekozen materie;
•
spreektijd bieden aan de Europese Commissie en/of andere instellingen van de EU.
Specifiek De organisatie van de evenementen omvat: •
de aankondiging van het evenement (programma, uitnodiging, brochure, ebanner enz.);
•
promotie- en bewustmakingsacties voor de Commissie in overeenstemming met de bestaande grafische instructies, inclusief op sociale media;
•
de productie en levering/verdeling van alle nodige informatie- en communicatiemateriaal voor het evenement (affiches, foto’s op groot formaat, prentkaarten, uitnodigingen, programma’s, prospectussen enz.). Het logo van de Europese Commissie moet duidelijk zichtbaar zijn in alle schriftelijke en/of elektronische communicatie;
9
•
informatie over de te gebruiken formaten is beschikbaar op de website van de audiovisuele dienst van de Commissie: http://ec.europa.eu/avservices/help/format.cfm?sitelang=en en op: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_en.htm
•
het opstellen van lijsten van contactgegevens van belanghebbenden, het schrijven van de uitnodigingen (samen met de vertegenwoordiging) en het verzorgen van de follow-up;
•
het beheer van de aanmeldingen en de deelnemerslijsten;
•
het vervoer (van en naar de locatie) van sprekers/gespreksleiders, inclusief transfers van de aankomstplaats naar de locatie of het hotel, of soortgelijke evenementen. De huisvesting van sprekers/gespreksleiders;
•
registratie, vervoer, verblijf en andere noodzakelijke kosten voor deelnemers (sprekers/gespreksleiders);
•
het ter beschikking stellen van medewerkers (hostessen/hosts) die de vereiste taal of talen van het evenement spreken;
•
het ter beschikking stellen van een locatie (kamers/zalen indien nodig), inclusief de nodige apparatuur en diensten, in het bijzonder technische en ITapparatuur;
•
het opbouwen en afbreken van stands, opslagruimte en vervoer, assistentie ter plaatse vóór, tijdens en na het evenement;
•
samenwerking met nationale, regionale en lokale overheden indien nodig;
•
het regelen van de nodige vergunningen en verzekeringen voor de organisatie van elk evenement.
Tijdsschema en locatie van de evenementen Eén evenement in elk van de 4 grote steden van Nederland: Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht, en één in Noord-Nederland. De evenementen moeten worden gepland tussen januari 2014 en december 2014. Praktische regelingen De locatie en de sprekers/gespreksleiders moeten vier weken vóór elk evenement worden bevestigd, zodat publiciteit kan worden gemaakt en de uitnodigingen op tijd kunnen worden verzonden. Onze contactpersoon voor het project moet een senior manager zijn. Vergaderingen •
Een startvergadering om de planning, werkmethoden en details van elk evenement te bespreken (thema’s, sprekers enz.).
•
Eén vergadering voor en na elk evenement (de nabeschouwing van het ene evenement is meteen de voorbereiding van het volgende). 10
•
Een evaluatievergadering aan het einde van de reeks.
Alle vergaderingen vinden plaats in het gebouw van de vertegenwoordiging, of via tele- of videoconferentie. Werkmethode De contractant, en met name de projectleider, zal regelmatig contact opnemen de vertegenwoordiging en moet voor het nemen van belangrijke beslissingen (bijv. over de locatie, sprekers, versturen van uitnodigingen) de goedkeuring van de vertegenwoordiging afwachten. Alle media-activiteiten worden in nauw overleg met de vertegenwoordiging gepland. De werkmethode wordt gedetailleerd besproken tijdens de startvergadering. Indien nodig wordt ook samengewerkt met Nederlandse Europe Directinformatiecentra. Projectteam van de contractant • De contractant stelt een team samen met daarin alle kennis en ervaring die nodig zijn om de taken van dit bestek in Nederland uit te voeren. • De vertegenwoordiging behoudt zich het recht voor de vervanging van een teamlid aan te vragen als zij tijdens de uitvoering van het project van oordeel zou zijn dat de ervaring en/of de competentie van het teamlid ontoereikend is. De vertegenwoordiging moet dit verzoek motiveren. • Inschrijvers duiden in hun offerte een senior manager als projectleider aan. De projectleider is de contactpersoon voor de vertegenwoordiging: de tussenpersoon aan wie vragen worden gesteld en die aanwezig moet zijn op de vergaderingen. • De projectleider geeft antwoord op vragen van de vertegenwoordiging en zorgt voor oplossingen, zowel wat betreft het voorwerp van het contract als organisatorische of administratieve zaken (inclusief problemen die verband houden met facturering en betaling), en voert deze uit na goedkeuring van de vertegenwoordiging. • De contractant moet de vertegenwoordiging op de hoogte brengen van elke verandering in de samenstelling van het team (iemand die komt of vertrekt, promotie maakt enz.) tijdens de duur van het contract. Hij moet er tijdens de volledige duur van het contract voor zorgen dat de samenstelling van het team in overeenstemming is met de bepalingen van de offerte. • Er is speciale aandacht voor de manier waarop de contractant eventuele onderaannemers inschakelt. Inschrijvers moeten aangeven welke taken zij wensen uit te besteden en de naam opgeven van elke onderneming aan wie zij een deel van het werk willen uitbesteden. 3.2. Verslagen Voor beide percelen: Tussentijds verslag 11
De contractant moet uiterlijk twee weken na de organisatie van elk evenement een tussentijds verslag opstellen, en de vertegenwoordiging twee papieren versies en één elektronische versie daarvan bezorgen. In het tussentijds verslag staat een beschrijving van het evenement (locatie, behandelde thema’s, sprekers, aantal bezoekers, welk soort publiek). Het verslag bevat ook een lijst van vragen die door het publiek werden gesteld (ter plaatse of via sociale media). Deze vragen worden door de vertegenwoordiging verzameld en doorgestuurd naar de Europese Commissie als input voor de toekomstige beleidsvorming. Eindverslag In het eindverslag staat een beschrijving van alle werk dat in het kader van het contract is uitgevoerd, evenals de bereikte resultaten en de mediaverslaggeving. Het bevat een overzicht van de belangrijkste bezorgdheden van de burgers, gebaseerd op de vragen die tijdens de evenementen werden gesteld. Het bevat eveneens een kwalitatieve analyse, inclusief aanbevelingen voor het verhogen en het evalueren van het effect van de ondernomen acties, met name wat betreft kostenefficiëntie. Dit eindverslag moet uiterlijk 30 dagen na het einde van het project worden ingediend bij de vertegenwoordiging. Het eindverslag mag als goedgekeurd worden beschouwd als de Commissie binnen vijftien dagen na ontvangst van het verslag geen opmerkingen heeft bezorgd aan de contractant. Eventuele kosten voor het opstellen van de verslagen moeten in de offerte zijn inbegrepen. 4. OMVANG VAN HET CONTRACT De maximumbegroting voor deze aanbesteding is de volgende: Perceel 1 – Informatie- en communicatie-evenementen over “EU-burgers en EUburgerschap” – 150 000,00 EUR Perceel 2 – Informatie- en communicatie-evenementen over “Economisch bestuur van de EU” – 100 000,00 EUR Bedragen zijn exclusief btw. 5. CONTRACTUEEL KADER De duur van de afgesloten contracten is de volgende: Perceel 1 – Het contract loopt af op 30 juni 2014. Perceel 2 - Het contract loopt af op 31 maart 2015. Voor de hierboven beschreven diensten wordt een rechtstreeks contract gesloten voor elk van de percelen tussen de vertegenwoordiging van de Europese Commissie en de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. Het ontwerpcontract is opgenomen in bijlage II van de uitnodiging tot inschrijving. Bij het opstellen van zijn inschrijving moet de inschrijver rekening houden met de bepalingen van dit ontwerpcontract en met name: I.4
Betalingsregeling N.B. Voor elk contract mag de contractant 1 tussentijdse betaling aanvragen na afloop van de eerste drie evenementen van een bepaald perceel. De drie 12
tussentijdse verslagen moeten eerst door de contractant zijn ingediend en door de aanbestedende dienst zijn goedgekeurd. Dan pas kan de factuur worden goedgekeurd en is de tussentijdse betaling verschuldigd. De contractant dient een factuur in voor betaling van het saldo. Het eindverslag moet door de contractant zijn ingediend en door de aanbestedende dienst zijn goedgekeurd. Dan pas kan de factuur worden goedgekeurd en is de saldobetaling verschuldigd. I.8
Gebruik van de resultaten
II.10 Eigendom van de resultaten – Intellectuele en industriële eigendom II.15 Verslaggeving en betalingen 6. INDIENING VAN INSCHRIJVINGEN De inschrijving moet de volgende elementen bevatten: •
de verklaring op erewoord betreffende de uitsluitingscriteria, naar behoren ingevuld en ondertekend met gebruikmaking van het formulier in bijlage III;
•
alle documenten betreffende de in punt 10 genoemde selectiecriteria; de inschrijver vult daartoe de tabellen in de bijlagen VI en V in;
•
de technische offerte, zoals gespecificeerd in punt 7 en overeenkomstig de specificaties van punt 3;
•
de financiële offerte overeenkomstig punt 8 die overeenstemt met alle elementen van het bestek, die door de inschrijver moet worden ingevuld en ondertekend.
7. TECHNISCHE OFFERTE De inschrijvers moeten in hun inschrijving een technische offerte opnemen waarin gedetailleerd wordt aangegeven hoe zij de taken die onder het contract vallen, overeenkomstig alle vereisten van het bestek zullen uitvoeren. De technische offerte moet dezelfde structuur volgen als het voorwerp van het contract (zie punt 3). De technische offerte moet het volgende bevatten: Perceel 1 •
een gedetailleerde planning en tijdsschema van het project (zowel voor de hele reeks als voor elk evenement afzonderlijk) met daarin alle activiteiten en de perso(o)n(en) die voor het uitvoeren van deze activiteiten verantwoordelijk zijn, inclusief een senior projectleider die algemeen verantwoordelijk is en de contactpersoon voor de vertegenwoordiging wordt. In de planning worden ook de in dit bestek beschreven vergaderingen met de vertegenwoordiging opgenomen;
•
een creatief concept voor het evenement: wat, waar, voor welk doelpubliek en met welke sprekers (bijv. lokale, regionale, nationale en/of Europese politici, vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, studenten, kinderen, specialisten in het gekozen onderwerp). We verwachten ook een grondige motivatie waarom de gekozen aanpak voor elk evenement (combinatie van onderwerp, format, plaats, publiek, spreker(s)) succesvol zal zijn; 13
•
een methodologie waardoor het doelpubliek en de sprekers worden bereikt en waardoor 100 tot 250 mensen op elk evenement aanwezig zullen zijn, waarbij er rekening mee moet worden houden dat het moeilijk is om interesse voor evenementen over Europa te wekken. De contractant moet daartoe een voorstel indienen voor een publiciteitscampagne met concrete communicatieacties (inclusief (sociale) media, zoals hieronder wordt beschreven): o een mediaplan dat aankondiging of verslaggeving door lokale, regionale en/of nationale media genereert; o een voorstel over hoe sociale media zullen worden ingeschakeld voor, tijdens en na het evenement;
•
een kwaliteitsplan waarin wordt bepaald hoe de kwaliteit van de geleverde diensten zal worden gecontroleerd en verzekerd.
Perceel 2 •
een gedetailleerde planning en tijdsschema van het project (zowel voor de hele reeks als voor elk evenement afzonderlijk) met daarin alle activiteiten en de perso(o)n(en) die voor het uitvoeren van deze activiteiten verantwoordelijk zijn, inclusief een senior projectleider die algemeen verantwoordelijk is en de contactpersoon voor de vertegenwoordiging wordt. In de planning worden ook de in dit bestek beschreven vergaderingen met de vertegenwoordiging opgenomen.
•
een creatief concept voor het evenement: wat, waar, voor welk doelpubliek en met welke sprekers (bijv. lokale, regionale, nationale en/of Europese politici, vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, studenten, specialisten in het gekozen onderwerp). We verwachten ook een grondige motivatie waarom de gekozen aanpak voor elk evenement (combinatie van onderwerp, format, plaats, publiek, spreker(s)) succesvol zal blijken;
•
een methodologie waardoor het doelpubliek en de sprekers worden bereikt en waardoor 50 tot 100 mensen op elk evenement aanwezig zullen zijn;
•
een mediaplan dat aankondiging of verslaggeving door lokale, regionale en/of nationale media genereert;
•
een voorstel over hoe sociale media zullen worden ingeschakeld voor, tijdens en na het evenement;
•
een kwaliteitsplan waarin wordt bepaald hoe de kwaliteit van de geleverde diensten zal worden gecontroleerd en verzekerd.
In de technische offerte mogen geen documenten worden opgenomen waarnaar wordt verwezen in de uitsluitings- of selectiecriteria en mag niet worden verwezen naar punten die al door de uitsluitings- en selectiecriteria worden bestreken. De technische offerte wordt beoordeeld aan de hand van de kwalitatieve gunningscriteria onder punt 11.
14
8. FINANCIËLE OFFERTE De financiële offerte moet naar behoren worden ondertekend en gedateerd. De opgegeven prijs moet de totale prijs zijn die alle kosten voor de hierboven beschreven uitvoering van het contract dekt, bijv. medewerkers, locatie (inclusief technisch materieel en catering); reiskosten, communicatie- en media-acties. Alle prijzen moeten in euro’s worden opgegeven, afgerond tot twee (2) cijfers na de komma, en indien nodig op basis van de omrekeningskoersen die op de dag van indiening van de offerte in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-reeks, zijn gepubliceerd. Deze informatie is ook beschikbaar op de website van de Europese Centrale Bank: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/. De prijzen dienen te worden opgegeven exclusief rechten en belastingen, met inbegrip van btw, aangezien de Europese Unie daarvan is vrijgesteld krachtens de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen. Het btw-bedrag moet apart worden opgegeven en zal niet in aanmerking worden genomen bij het beoordelen van de prijzen. De financiële offerte moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Alle kosten voor het voorbereiden en indienen van de inschrijving zijn ten laste van de inschrijver en worden niet terugbetaald. 9. UITSLUITNGSCRITERIA Inschrijvingen van inschrijvers die niet voldoen aan de uitsluitingscriteria van de artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement1 worden niet beoordeeld. 9.1. Verklaring op erewoord en bewijsstukken De inschrijvers moeten een naar behoren ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord overleggen waarin staat dat zij niet in een van de uitsluitingsgevallen verkeren, met gebruikmaking van het formulier in bijlage III bij de uitnodiging tot inschrijving. De inschrijver aan wie de gunning van het contract wordt voorgesteld, verstrekt binnen de door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn en vóór de ondertekening van het contract de noodzakelijke bewijsstukken ter bevestiging van zijn verklaring. Deze bewijsstukken moeten geldig zijn op de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen en mogen in geen geval meer dan twaalf maanden voor die datum zijn afgegeven. Overeenkomstig de nationale wetgeving van het land waar de inschrijver is gevestigd, hebben de bovengenoemde documenten betrekking op rechtspersonen en natuurlijke personen, waaronder eventueel, in gevallen waarin de aanbestedende dienst dit nodig acht, bedrijfsleiders en elke persoon die bij de inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft. Indien deze bewijsstukken al in het kader van een andere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt en mits zij niet meer dan een jaar geleden zijn afgegeven en nog steeds geldig zijn, verklaart de inschrijver op erewoord dat de bewijsstukken al in een 1
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2012:298:0001:0096:NL:PDF 15
eerdere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt en dat zich in zijn situatie geen wijzigingen hebben voorgedaan. 9.2. Inschrijvingen van consortia – Inschrijvingen met uitbesteding Wanneer de inschrijving wordt ingediend door een consortium of een combinatie van dienstverleners, moet elke bij de inschrijving betrokken onderneming een naar behoren gedateerde en ondertekende verklaring op erewoord (bijlage III) indienen om aan te tonen dat geen van de uitsluitingscriteria voor deelname aan de aanbesteding of gunning van het contract op haar van toepassing is. De inschrijver aan wie het contract wordt gegund, moet binnen de door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn en vóór de ondertekening van het contract alle hierboven genoemde bewijsstukken ter bevestiging van de verklaring op erewoord indienen voor alle leden van het consortium of van de combinatie van dienstverleners. In het geval van inschrijvingen met uitbesteding, en wanneer de aanbestedende dienst daarom verzoekt, legt de inschrijver een verklaring op erewoord van de beoogde onderaannemer over, dat deze niet in een van de in de artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeert. Bij twijfel over deze verklaring op erewoord zal de aanbestedende dienst vragen om de in de leden 3 en 4 van artikel 143 van de uitvoeringsbepalingen bedoelde bewijsstukken. 10. SELECTIECRITERIA 10.1.
Bekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver moet aantonen dat hij over de economische en financiële draagkracht en de technische en beroepsbekwaamheid beschikt om de prestaties uit te voeren zoals gespecificeerd in punt 3 van dit bestek. Voor inschrijvers die voor beide percelen inschrijven, zijn de selectiecriteria cumulatief (i.e. de inschrijver moet beschikken over voldoende economische en financiële draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid om de prestaties uit te voeren van perceel 1 én perceel 2). Zo nodig kan een onderneming voor een bepaald contract een beroep doen op de capaciteiten van andere entiteiten om over de nodige economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid te beschikken, ongeacht de juridische banden die zij daarmee heeft (onderaannemer, moedermaatschappij, derde). In dat geval moet de onderneming tegenover de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen (zie punt 10.2 en 10.3 hieronder). Als een derde partij instaat voor de gehele of voor een zeer groot deel van de financiële draagkracht, kan de aanbestedende dienst eisen dat deze entiteit het contract ondertekent of dat deze voorziet in een gezamenlijke en hoofdelijke borgstelling op eerste verzoek, indien het contract aan deze inschrijver zou worden gegund. De inschrijver moet zijn bekwaamheid en draagkracht staven door de volgende gegevens en documenten bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende dienst kan een inschrijver ontslaan van zijn verplichting om de onder 10.1, onder a), en 10.1, onder c), genoemde bewijsstukken te verstrekken indien die al eerder voor een andere 16
aanbestedingsprocedure bij haar zijn ingediend en op voorwaarde dat ze nog altijd voldoen aan punt 10.1. a) Rechtsbevoegdheid en bankgegevens De inschrijver verstrekt een naar behoren ingevuld en ondertekend formulier “Juridische entiteit” en een naar behoren ingevuld en ondertekend formulier “Financiële identificatiegegevens”, met de nodige bijlagen. De te gebruiken formulieren zijn beschikbaar op de volgende adressen: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities _en.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_e n.cfm b) Financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht moet worden aangetoond door de volgende documenten te verstrekken: •
balansen of uittreksels uit de balansen van de laatste drie afgesloten boekjaren, ingeval de bekendmaking van de balans is voorgeschreven in de vennootschapswetgeving van het land waar de onderneming is gevestigd;
•
de naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende tabellen I en II in bijlage V met alle relevante gegevens uit de balansen. Deze tabellen moeten ook op cd/dvd worden verstrekt.
Als de inschrijver om uitzonderlijke redenen, die de aanbestedende dienst gegrond acht, de door de aanbestedende dienst gevraagde bewijsstukken niet kan verstrekken, mag hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere middelen die de aanbestedende dienst geschikt acht (bankgarantie, bewijs van een beroepsrisicoverzekering enz.). c) Technische en beroepsbekwaamheid De inschrijver moet overtuigend aantonen dat hij in staat is de gevraagde prestaties te verrichten. •
Beroepservaring in soortgelijke diensten: de inschrijver moet aantonen dat hij ervaring heeft op het gebied van de opdracht. Als bewijs moet hij een lijst verstrekken van in de afgelopen drie jaar verleende soortgelijke diensten (minimaal 3), met vermelding van de bedragen, data en afnemers, waaruit zijn bekwaamheid op het gebied van de opdracht blijkt, samen met referentiebrieven van de aanbestedende overheid.
•
Voor de uitvoering van het contract noodzakelijke personele middelen: het team dat de diensten levert moet ten minste uit de volgende personen bestaan: − Projectleider: minstens 3 jaar ervaring in projectleiding, waaronder kwaliteitscontrole van verleende diensten, klantgerichtheid en conflictoplossing in een soortgelijk project (geografische dekking minstens de helft van deze beschreven in de oproep). Relevant hoger diploma en/of 3 jaar bijkomende beroepservaring. 17
− Deskundigen op het gebied van de opdracht (minstens 2 per perceel). − Kwaliteitscontrole taalbeheersing: minstens 2 leden van het team moeten het Nederlands beheersen op moedertaalniveau of gelijkwaardig niveau, wat moet blijken uit certificaten of relevante ervaringen. Als bewijs moet de inschrijver de onderwijs- en beroepskwalificaties verstrekken van de personen die de diensten zullen verlenen (cv’s), inclusief het directie. Elk cv moet aangeven welke functie de persoon in kwestie bij deze opdracht zal vervullen. 10.2.
Aanvullende eisen voor gezamenlijke inschrijvingen
In geval van inschrijving door een consortium, moet elk lid van het consortium het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht verstrekken (zie punt 10.1, onder b). Daarnaast moeten in de inschrijving de volgende elementen worden opgenomen: • een document met de naam van de onderneming die als vertegenwoordiger van het consortium is aangewezen, met de legitimaties van de persoon die is aangewezen om het contract te ondertekenen en/of voor het consortium als contactpunt met de Commissie te fungeren; • een document met een duidelijke beschrijving van de samenstelling en structuur van de combinatie of soortgelijke entiteit (onderneming, tijdelijke vereniging enz.) en van de rechtsvorm die de samenwerking zal aannemen indien het contract aan hen wordt gegund, en of deze wijziging voor de goede uitvoering van het contract noodzakelijk is; • een door elk van de leden ondertekende brief, waarin zij zich ertoe verbinden de diensten waarop deze aanbesteding betrekking heeft, uit te voeren en waarin hun rol, kwalificaties en ervaring duidelijk zijn vermeld. 10.3.
Aanvullende eisen voor inschrijvingen met uitbesteding
Als in de inschrijving subcontractanten zijn opgenomen, moet de inschrijver bewijsstukken van de financiële en economische draagkracht (zie punt 10.1, onder b)) verstrekken van iedere subcontractant van wie de prestaties meer dan 20 % van de waarde van het contract uitmaken. Daarnaast moeten in de inschrijving de volgende elementen worden opgenomen: • een document met duidelijke vermelding van de identiteit, rol, activiteiten en verantwoordelijkheden van de subcontractant(en), het aandeel van de prestaties dat aan (elk van) de subcontractant(en) wordt toegewezen, en een beschrijving van de kwaliteitscontrolemaatregelen die zullen worden toegepast voor de door (elk van) de subcontractant(en) uit te voeren prestaties; • een intentieverklaring van iedere subcontractant waarin deze zich er ondubbelzinnig toe verbindt met de inschrijver samen te werken als het contract aan hem wordt gegund en met vermelding van de middelen die voor de uitvoering van het contract ter beschikking van de inschrijver zullen worden gesteld. Zo niet, moet een document worden verstrekt waarin is vermeld dat de inschrijver niet voornemens is prestaties uit te besteden en dat hij de Commissie van elke verandering 18
in deze situatie op de hoogte zal brengen. De Commissie behoudt zich het recht voor te beoordelen of een dergelijke verandering aanvaardbaar is. Als een inschrijver een professioneel belangenconflict heeft dat de uitvoering van het contract kan beïnvloeden, kan zijn inschrijving worden geweigerd omdat niet is voldaan aan de selectiecriteria voor beroepsbekwaamheid. 11. GUNNINGSCRITERIA Inschrijvingen van inschrijvers die niet aan de uitsluitings- en gunningscriteria voldoen, komen niet voor de gunning van het contract in aanmerking. Zodra de inschrijvers hebben aangetoond dat ze op basis van de uitsluitingscriteria aan de inschrijving mogen deelnemen en hebben aangetoond dat ze op basis van de selectiecriteria over voldoende capaciteit beschikken om de opdracht uit te voeren, zullen hun inschrijvingen op basis van de gunningscriteria worden beroordeeld. De gunningscriteria worden gebruikt om de economisch meest voordelige inschrijving vast te stellen. De volgende gunningscriteria zullen voor elk perceel apart worden toegepast: 11.1. 11.1.1
Perceel 1 Kwalitatieve gunningscriteria Maximumscore
Criterium 11.1.1.1 Kwaliteit van de offerte •
Een goed gestructureerde en resultaatgerichte offerte 20 gebaseerd op SMART-kernprestatie-indicatoren (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden)
11.1.1.2 Hoofdpunten van het voorstel – Europese inhoud •
Een duidelijk omschreven, weloverwogen en goed 20 geargumenteerde keuze van evenementen om de vereiste Europese onderwerpen te communiceren naar de doelgroep(en) (= waarom kiest de contractant dit soort evenement voor die specifieke doelgroep en dit specifiek thema)
•
Een realistische (haalbare) lijst van sprekers en 10 deskundigen, met deelname van de Commissie en/of andere instellingen van de EU (spreker(s) zijn goed op de hoogte van het onderwerp en van de Nederlandse situatie ter zake).
•
Een duidelijk omschreven, weloverwogen en goed 20 geargumenteerd actieplan voor promotie en bewustmaking, inclusief gebruik van (sociale) media, met twee doelstellingen (1) 100-250 deelnemers halen, en 2) de thema’s van elk evenement bekendmaken bij een ruimer publiek. De contractant moet ook aangeven hoe hij de 19
evenementen zal aankondigen als activiteiten van de Europese Commissie. 11.1.1.3 Projectleiding •
Een gedetailleerde planning van het project, inclusief 30 tijdsschema. 100
Totaal aantal punten voor kwaliteit 11.1.2
Financieel gunningscriterium
De totale prijs voor het verlenen van diensten/leveren van goederen voor perceel 1 (de “prijs”). 11.2. 11.2.1
Perceel 2 Kwalitatieve gunningscriteria Maximumscore
Criterium 11.2.1.1 Kwaliteit van de offerte •
Een goed gestructureerde en resultaatgerichte offerte 20 gebaseerd op SMART-kernprestatie-indicatoren (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden)
11.2.1.2 Hoofdpunten van het voorstel – Europese inhoud •
Een duidelijk omschreven, weloverwogen en goed 20 geargumenteerde keuze van evenementen om de vereiste Europese onderwerpen te communiceren naar de doelgroep(en) (= waarom kiest de contractant dit soort evenement voor die specifieke doelgroep en dit specifiek thema)
•
Een realistische (haalbare) lijst van sprekers en 10 deskundigen, met deelname van de Commissie en/of andere instellingen van de EU (spreker(s) zijn goed op de hoogte van het onderwerp en van de Nederlandse situatie ter zake).
•
Een duidelijk omschreven, weloverwogen en goed 20 geargumenteerd actieplan voor promotie en bewustmaking, inclusief gebruik van (sociale) media, met twee doelstellingen (1) 50-100 deelnemers halen, en 2) de thema’s van elk evenement bekendmaken bij een ruimer publiek. De contractant moet ook aangeven hoe hij de evenementen zal aankondigen als activiteiten van de Europese Commissie.
11.2.1.3 Projectleiding •
Een gedetailleerde planning van het project 20
30
100
Totaal aantal punten voor kwaliteit 11.2.2
Financieel gunningscriterium
De totale prijs voor het verlenen van diensten/leveren van goederen voor perceel 2 (de “prijs”). 11.3.
Technische beoordeling
De technische offerte die als deel van de inschrijving moet worden ingediend (zie punt 7), wordt voor elk perceel afzonderlijk beoordeeld op basis van de kwaliteitscriteria. Het resultaat van de technische beoordeling is de som van het aantal punten dat wordt behaald bij de beoordeling van ieder criterium. Alleen inschrijvingen die minstens 60% van het aantal punten voor ieder criterium en in totaal minstens 70 punten (per perceel) behalen, worden in aanmerking genomen voor de gunning van het contract. 11.4.
Gunning van het contract
Voor elk perceel wordt een aparte beoordeling gemaakt en wordt een apart contract gegund. Het contract zal worden gegund aan de inschrijving die op basis van de volgende formule het hoogste aantal punten behaalt: Eindbeoordeling Totaal aantal punten voor kwaliteit / prijs = eindscore De eindscore wordt met 100 000 vermenigvuldigd om het resultaat duidelijker voor te stellen.
21
