Bijlage 1 GEMEENTELIJKE SAMENWERKING MET ONTWIKKELINGSLANDEN (GSO) 1 Rapportage PUGA 1.1
Algemene gegevens
Projectgegevens Projectnummer Titel van het project Partnergemeente Datum indiening afrekening
1.2
: 01142 : Baseline missie Heusden-Otjiwarongo : Otjiwarongo (Namibië) : 01-02-2004
Gegevens van de Nederlandse gemeente
Gemeente Naam contactpersoon Functie/afdeling Postadres Postcode en plaats Telefoon
: Heusden : Dhr. A.A.T.G. Jansen MBA : Directeur / Coördinator GSO : Postbus 41 : 5250 AA Vlijmen : 073-5131862 / 0031655834546
1
2 Samenvatting rapportage PUGA – GSO 2.1
Projectgegevens
Projectnummer Titel van het project Nederlandse organisatie Buitenlandse partnerorganisatie Rapportage periode Verblijfsperiode
2.2
: 01142 : Baseline missie Heusden-Otjiwarongo : Gemeente Heusden : Otjiwarongo (Namibië) : 24-11-2003 tot en met 01-12-2003 : 21-11-2003 tot en met 01-12-2003
Samenvatting
De doelstellingen: Het formuleren van een baseline studie (nulmeting) op de vier gekozen terreinen die tijdens projectperiode gebruikt zal worden voor monitoring en evaluatie doeleinden. − HIV/AIDS gerelateerde jongeren- en zorgactiviteiten (Multi Purpose Help Center) − Bouwen en wonen (hiv/aids gerelateerd) − Werkloosheid (stimuleren werkgelegenheidsprojecten) − Ondersteuning financieel management m.b.t. Multi Purpose Help Center (Fundraising). Het perfectioneren van de GI voor de periode 17-12-2003 tot en met 16-12-2006 en formuleren van een concreet en gedetailleerd actieplan voor 2004 in samenhang met de verdere projectperiode. Het leveren van input voor een communicatieplan voor de projectperiode van de GI Uitgevoerde activiteiten: −
Algemene Oriëntatie − dagelijks gesprek met CEO (Mr. Paulus Haipare) − 2 gesprekken met de Mayor (Mr. Otto Ipinge) − Interviews met deputy council secretary, HR/PR manager, Heads of department Finance, Engineering, Electricity, Health and Administration. − Informele vergadering met de gemeenteraad op 26-11- 2003 en formele vergadering op 27-11- 2003
−
Oriëntatie ter plaatse − Bezoeken van de betreffende woonwijken − Gesprekken met bewoners − Informatie over stand van zaken en ontwikkelingen (voorbereidend bezoek Multi Purpose Help Center) − Gesprek met de board of Trustees van het Multi-purpose help center (o.a. Ms. Moderata Shaduka)
−
Kennis nemen van relevante documentatie − Begroting 2003 / 2004 − Tarieven 2003 / 2004 − Regionale grondpolitiek − Beleidsdocumenten van het Multi-purpose help center
2
Behaalde resultaten: Het resultaat van deze onderzoeksmissie is een geaccordeerd actieplan met een definitie van het probleem, de onderwerpen, de te behalen resultaten en indicators en te ondernemen activiteiten in 2004. Het actieplan is geaccordeerd in Otjiwarongo op 27-11-2003 en door de gemeenteraad van Heusden op 16-12-2003 (zie bijlage 1). Conclusies over de duurzaamheid van het project: Voor samenwerking is politiek en bestuurlijk draagvlak in beide gemeenten noodzakelijk (zie bovenstaande data over besluitvorming). Hiermee start het project. In financiële zin is er weinig te verwachten van Otjiwarongo, wel in organisatorische zin. Fondsen zullen moeten worden geworven in de Heusdense gemeenschap en daarvoor zien wij zeker mogelijkheden. Dit baseren wij op reacties uit die samenleving (Rode Kruis, Stichting Gered Gereedschap, Lionsclub Heusden). In 2004 zullen we door uitvoering van het actieplan een steviger fundament onder de samenwerking leggen.
3
3 Rapportage PUGA – GSO 3.1
Inleiding
De gemeente Heusden was gastgemeente voor de gemeente Otjiwarongo in het kader van een MMTP HIV/AIDS in juni 2003 met mogelijk het vooruitzicht om met een pilot- project binnen het HIV/AIDS project van VNG te gaan deelnemen. De gemeente Otjiwarongo heeft tijdens de stageperiode in Heusden te kennen gegeven om de contacten meer duurzaamheid te geven en in projectvorm te bekijken wat de gemeente Heusden en Gemeente Otjiwarongo voor elkaar kunnen betekenen. Als voorbeeld werd aangehaald de eigen activiteiten van Otjiwarongo op het terrein van HIV/AIDS (Multi Purpose Help Center). Tijdens het bezoek aan Otjiwarongo is een baseline studie uitgevoerd en is gesproken met diverse medewerkers van de gemeente. Dit alles met als doel het GI te formuleren en een actieplan op te stellen voor 2004.
3.2
Doelstelling
Het project heeft de volgende doelstellingen: − Opstellen van de GI en formuleren van een concreet en gedetailleerd actieplan voor 2004. − Formuleren van een nulmeting op de terreinen van hiv/aids, welzijn, woningbouw, werkloosheid en financiën die in de GI gebruikt zullen worden voor monitoring en evaluatie. − Input leveren voor een communicatieplan (voor Nederland) voor de projectperiode van de GI
3.3
Uitvoering in rapportageperiode
Voorafgaand aan de missie is via e-mail verkeer een voorlopig programma opgesteld. Dit programma is op maandag 24-11-2004 geconcretiseerd voor de resterende periode. Door de opening van het Multi-purpose Help Center op vrijdag 28-11-2003 waren slechts 4 dagen en avonden beschikbaar om het programma uit te voeren. − Algemene Oriëntatie − dagelijks gesprek met CEO (Mr. Paulus Haipare) (24, 25, 26, 27, 28-11 en 1-12) − 3 gesprekken de met Mayor (Mr. Otto Ipinge op 23, 26 en 27-11-2003) − Interviews met deputy council secretary (25-11), HR/PR manager (25, 27-11), Heads of department Finance (25 en 27-11), Engineering (24 en 25-11), Health and Administration. (25 en 27-11-2003) − Informele vergadering met de gemeenteraad op 26-11- 2003 en formele vergadering op 27-11- 2003 − Oriëntatie ter plaatse (24, 25, 27 en 28-11) − Bezoeken van de betreffende woonwijken − Gesprekken met bewoners − Informatie over stand van zaken en ontwikkelingen (voorbereidend bezoek Multi Purpose Help Center) − Gesprek met de board of Trustees van het Multi-purpose help center (o.a. Ms. Moderata Shaduka) − Kennis nemen van relevante documentatie (26-11-2003) − Begroting 2003 / 2004 − Tarieven 2003 / 2004 − Regionale grondpolitiek − Beleidsdocumenten van het Multi-purpose help center Woensdag 26-11-2003 stond hoofdzakelijk in het teken van het maken van een eerste concept van een actieplan wat na voorbespreking met de CEO (Paulus Haipare) en de HR/PR Officer
4
(Ismael Howoseb) ’s-avonds is gepresenteerd en bediscussieerd tijdens een informele bijeenkomst met de raadsleden. Naar aanleiding van divers opmerkingen is het plan aangepast en geaccordeerd zoals onderstaand omschreven.
3.4
Resultaten
Het actieplan is besproken in de raadsvergadering van 27-11-2003 in Otjiwarongo (zie brief Proposed Partnership agreemeent between Otjiwarongo en Heusden) en kaderstellende discussie in de gemeenteraad van Heusden op 16-12-2003. Wij zijn van mening dat we met dit actieplan tegemoet komen aan de gestelde doelen zoals aangegeven in paragraaf 3.2 Probleem definitie
De hoofddoelen van dit project voor de periode 17-12-2003 SMART tot 16-12-2006 zijn: • Werkloosheid • Woningbouw • Financieel management • Versterken van kennis (kennisdeling op diverse terreinen) Deze doelen dienen een relatie te hebben tot het HIV / AIDS probleem en het Multi-purpose Help Center. Woningbouw en het voorkomen van HIV / AIDS infectie zijn de belangrijkste uitdagingen waarvoor de gemeente Otjiwarongo en het Multi-purpose Help Center zich geplaatst ziet. Ondanks het feit dat de gemeenteraad van Otjiwarongo haar uiterste best doet om dit probleem op te lossen is men nog ver verwijderd om deze doelstelling te realiseren als gevolg van beperkte financiële mogelijkheden.
Onderwerpen
Het Multi-purpose Help Center start de activiteiten in het 1e kwartaal van 2004. De volledige administratie dient nog opgebouwd te worden. Er is op dit moment geen zicht op een jaarlijks budget en een lange termijn visie op de exploitatie. Basis vaardigheden op administratief terrein zijn in onvoldoende mate aanwezig. Versterken van kennis op dit terrein is noodzakelijk. Onderwerp 1: Ontwikkelen van een bouwprogramma voor 15 huizen (afhankelijk van beschikbare fondsen) voor een periode van 3 jaar. Dit woningbouw programma is gekoppeld aan het Multi-purpose Help Center in samenwerking met de gemeente Otjiwarongo.
Specifiek en geaccepteerd (specific, accepted)
Onderwerp 2: Beschikbaar stellen van deze huizen en verbetering leefomstandigheden van pleegouders gekoppeld aan het
5
Multi-purpose Help Center Onderwerp 3: Opzetten van een woningbouwfonds gekoppeld aan dit project. Onderwerp 4: Een substantiële bijdrage leveren aan het werkloosheidsprobleem door mensen te trainen op de werkplek ( een van de condities in de contracten met de aannemer dient te zijn dat hij een bepaald percentage werklozen in dienst dient te nemen uit Otjiwarongo om aldaar te mogen bouwen) Ontwikkelen van een markt in Heusden voor thuis gemaakte Namibische producten om een bijdrage te leveren aan het werkloosheidsprobleem (bijvoorbeeld via wereldwinkel) Onderwerp 5: Kennisversterken van het management van de gemeente Otjiwarongo en de Raad van Toezicht van het Multipurpose Help Center op het terrein van financieel management. Onderwerp 6: Assistentie verlenen aan medewerkers van de gemeente Otjiwarongo en Raad van Toezicht bij het maken van een exploitatieopzet en een lange termijn visie op operationele kosten gekoppeld aan fondsverwerving voor het Multipurpose Help Center.
Resultaten en meetbare kengetallen
Onderwerp 7: Stimuleren van een samenwerking tussen Paresis Secondary School in Otjiwarongo en het D’Oultremontcollege in Heusden waarbij een bijdrage wordt geleverd in het ontwikkelen van onderwijs onder gelijken. (studenten onderling) Resultaat 1: Dakloze HIV/AIDS wezen en speciaal pleegouders (en andere verwanten) worden huiseigenaar. Indicatie 1: Verbeterde gemeentelijke dienstverlening (wegenaanleg, leveren water en elektriciteit)
Meetbaar en realistisch (measurable, realistic)
Resultaat 2: Leefomstandigheden van de belanghebbenden zijn verbeterd en kinderen van de belanghebbenden presenteren beter op school. Indicatie 2:
6
Nieuwe inschrijvingen in het gemeentelijk eigendomsregister. Resultaat 3: Meer geld beschikbaar uit fondsverwering voor het bouwen van meer huizen. Indicatie 3: Bestaan en onderhouden van dit fonds en registratie van donaties.
Activiteiten
Resultaat 4: Geschoolde arbeiders voor het bouwen van 15 huizen en verbeterde persoonlijke gezondheid Indicatie 4: Aantal lokale arbeiders in dienst van de aannemer voor het woningbouwprogramma. Voorbeeldwerking voor andere contracten die de gemeente gaat afsluiten Tijdgebonden Activiteit 1: (time bound) Opstellen van een plan voor het woningbouwprogramma van 15 huizen in coproductie met de gemeente Otjiwarongo met als doelstelling dat in 2005 een aanvang kan worden gemaakt met het bouwen van deze huizen. Activiteit 2: Kennis verbeteren van het management van de gemeente Otjiwarongo (financieel management, inkomsten management, en afval verwerking) Kennis verbeteren van de Raad van Toezicht van het Multipurpose Help Center in samenwerking met medewerkers van de gemeente Otjiwarongo in het plannen van programma’s en vertaling daarvan in financiële exploitatie door experts uit Heusden. Activiteit 3: Assistentie verlenen bij het maken van een programma voor training on the job voor ongeschoolde werkelozen in coproductie tussen experts uit Heusden en medewerkers van de gemeente Otjiwarongo. Activiteit 4: Opstellen van een communicatieplan in Heusden om fondsverwerving te stimuleren Monitoring – Evaluatie – Bijstellen Jaarlijks wordt een rapport opgesteld om de voortgang te bewaken en de behaalde resultaten in beeld te brengen.
7
Wij zijn van mening dat met dit actieplan, nulmeting de GI nader kan worden ingevuld om te komen tot een succesvol project voor de komende 3 jaar, omdat dit actieplan dermate concreet is dat dit ook in 2004 kan worden uitgevoerd.
3.5
Duurzaamheid
Voor samenwerking is politiek en bestuurlijk draagvlak in beide gemeenten noodzakelijk. Dit is het fundament van het project. In financiële zin is er weinig te verwachten van Otjiwarongo, wel in organisatorische zin. Wel kan door Otjiwarongo gezorgd worden voor de juiste infrastructuur. Door het uitvoeren van de activiteiten die gepland zijn voor 2004 wordt een goede basis gelegd voor het vervolg van het project. Wel zal jaarlijks een update van het actieplan gemaakt dienen te worden voor het daarop volgende jaar om koersvast bij het einddoel uit te kunnen komen. Fondsen zullen moeten worden geworven in de Heusdense gemeenschap en daarvoor zien wij zeker mogelijkheden. Dit baseren wij op reacties uit die samenleving (Rode Kruis, Stichting Gered Gereedschap, Lionsclub Heusden, schooltwinning). In 2004 zullen we door uitvoering van het actieplan een steviger fundament onder de samenwerking leggen.
3.6
Voorlichting
In de lokale weekbladen (Scherper en Heusdense Courant) en regionaal dagblad (Brabants Dagblad) is door publicaties vooraf en achteraf aandacht geschonken aan de onderzoeksmissie en het aanstaande project voor de gemeente Heusden. Na terugkeer zijn de bestuurders ingegaan op uitnodigingen van de lokale omroep (HTR) en provinciale omroep (Omroep Brabant) en hebben aldaar verslag gedaan van hun ervaringen in Otjiwarongo en wat Heusden als gemeenschap kan betekenen voor de bevolking in Otjiwarongo. Effecten van de landelijke uitzending “Tooske in Otjiwarongo” kan ik niet beoordelen. Binnen de gemeenteraad van Heusden is brede ondersteuning voor dit project, hetgeen bleek uit de discussie op 16-12-2003 tijdens de raadsvergadering. Binnen de organisatie is op directieniveau aan de afdelingshoofden teruggekoppeld. Het verlenen van diensten tijdens stageperiodes zal geen probleem zijn.
3.7
Toekomstplannen
De eerste afspraak die gemaakt is, is reeds uitgevoerd nl: accordering en steun vinden bij de gemeenteraden van beide gemeenten. Vervolgens wordt van deze PUGA verslag uitgebracht aan VNG International en worden de onderzoeksresultaten verwerkt in de GI met de intentie om in 2004 volgens schema te starten. In januari 2004 wordt het GI definitief ingevuld.
3.8
Ondersteuning GSO-team
Voor de Gemeente Heusden is dit project in een stroomversnelling gekomen. Op 28-10-2003 vond het 1e gesprek plaats om verdieping te krijgen in de ideeën die er leefden bij VNG International, Otjiwarongo en Heusden. En vervolgens is op 17-11-2003 de PUGA goedgekeurd en is er een GI in concept ingediend voor een projectperiode van 3 jaar, wat zijn definitieve vorm zal krijgen voor 01-02-2004. Het spreekt voor zich dat wij dat niet alleen hebben kunnen doen. Het proces is nog niet helemaal afgerond, maar vanuit de vertegenwoordiging van Heusden is er lof voor de ondersteuning zoals die tot nu toe is geboden. Als Heusden vertrouwen wij dan ook op een goede samenwerking tijdens de projectperiode. Gelet op het korte tijdspanne die er zat tussen goedkeuring van de PUGA en het daadwerkelijk vertrek naar Otjiwarongo was er geen gelegenheid om twee leden van de delegatie deel te laten nemen aan de cursus uitwisseling gemeenteambtenaren. In 2004 hopen we wel van deze
8
gelegenheid gebruik te kunnen maken. Verder is er behoefte om met twee deelnemers de cursus management van internationale projecten te volgen.
9
4 Financiële rapportage Afrekening PUGA projectnummer:
Nr. Kostenpost
1
(nummer) 1142
Aantal
Aantal
Naam:
Bedrag
Baseline missie Heusden-Otjiwarongo
Koers
dagen personen (Euro/USD) (Euro/USD)
Werkelijk (Euro)
Begroot
Verschil
(Euro)
(Euro)
Voorbereidingskosten
1.1 Visum
0,00
0,00
0,00
180,17
225,00
44,83
75,00
225,00
150,00
1.4 Internationale telefoon/fax kosten
0,00
0,00
0,00
1.5 Landendocumentatie
0,00
0,00
0,00
1.6 Acculturatie-cursus
0,00
0,00
0,00
255,17
450,00
194,83
1.2 Vaccinatie, profylaxe, etc
2
1.3 Reiskosten in Nederland
3
25,00
Totaal voorbereidingskosten 2
Reiskosten
2.1 Retourticket economy class
3
1.204,00
2.2 Luchthavenbelasting
3
130,00
3.612,00 390,00
0,00
-390,00
2.3 Reiskosten in ontwikkelingsland
1
630,59
630,59
1.000,00
421,00
2.4 Verzekering
1
217,86
217,86
0,00
-217,86
4.850,45
5.650,00
851,14
1890,00
1890,00
0,00
1890,00
1890,00
0,00
3.276,00
3.276,00
0,00
3.276,00
3.276,00
0,00
Totaal reiskosten 3
Verblijfskosten
3.1 Otjiwarongo
9
3
70
Totaal verblijfskosten 4
Tegemoetkoming salariskosten
4.1 Totaal
6
3
182,00
Totaal tegemoetkoming salariskosten 5
4.650,00 1038,00
Overige kosten (alles i.o.m. VNG)
5.1 Kosten tolk
0,00
0,00
0,00
5.2 Verslaglegging
0,00
0,00
0,00
5.3 Kosten lokale deskundigen
0,00
0,00
0,00
5.4 Overig
0,00
0,00
0,00
5.5 Kosten accountantscontrole
0,00
0,00
0,00
Totaal overige kosten
0,00
0,00
0,00
10.271,62
11.266,00
994,38
Subtotaal 6
Onvoorzien (max. 10 %) Totaal
0,00 Euro
10.271,62
1.126,60 1.126,60 12.392,60 2120,98
10
