Beurwijzer 4 Jaarbeurs ExpoPoint 4

Beurswijzer

Beurswijzer VSK 2014

___________________________________________________________________________

Inhoudsopgave 1.

Pagina

Inleiding

Beurwijzer Jaarbeurs ExpoPoint

2.

4 4

Organisatie

Adressen

5

Belangrijke telefoonnummers Customer Service Projectteam ExpoPoint Jaarbeurs Standkeuringen VNU Exhibitions Europe Marvel Deli Delivery Persinformatie Bedrijfsbeveiliging EHBO CEVA Logistics Promotie en reclame

5

Data en Tijden Beursdata Locatie Openingstijden voor bezoek Openingstijden voor exposanten

8 8 8 8 8

Opbouw en demontage procedure Opbouwtijden Demontagetijden Logistiek plan Piekdagen Parkeren tijdens opbouw en demontage Expeditie (laden en lossen) Veiligheid Verzekeringen

9 9 9 10 11 11 11 11 12

Exposantenbadges, opbouw- en afbouwpassen Wat is het verschil? Gebruik van uitnodigingskaarten Hoe te bestellen?

13 13 13 13

VNU Exhibitions Europe

5 6 6 6 6 6 7 7 7 7

1


___________________________________________________________________________ 14 14 14 15

Diensten Catering Schoonmaak Tuien

3.

Standbouw

Standbouwpakketten Wijzigingsmogelijkheden Bestellen

16 16 16

Voorschriften Goedkeuring standontwerp Minimale standbouweisen Hoogte Wanden Obstakelschema Etagebouw Gangpaden

16 16 17 17 17 18 18 18

Techniek Technische specificaties hallen Technische voorzieningen

18 18 19

4.

Regels voor activiteiten

Voorkoming van geluidsoverlast Alcoholgebruik op uw stand Activiteiten op uw stand Activiteiten na beursopeningstijden Directe verkoop Catering Activiteiten buiten uw stand

5.

20 20 21 21 21 21 21

Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand?

Nodig uw relaties uit Laat zien waar u op de beurs staat Mijn bedrijf in de publiciteit Uw contacten volgen

22 22 23 25


2


___________________________________________________________________________

6.

Bijlage 26 t/m 28 26 t/m 28

Bijlage 1: Regels voor activiteiten


3


___________________________________________________________________________ Inleiding U gaat exposeren op de VSK 2014. Voor een optimaal resultaat van uw deelname wilt u uw beurs goed voorbereiden. Als beursorganisator assisteren wij u daar graag bij.

Beurswijzer De organisatie en promotie van de VSK 2014 is in handen van VNU Exhibitions Europe. In deze Beurswijzer vindt u alle belangrijke informatie over de organisatie, voorbereidingen en de marketing van de VSK 2014.

Jaarbeurs ExpoPoint Het beurscomplex en de facilitaire voorzieningen worden beheerd door Jaarbeurs Utrecht. Alle diensten die Jaarbeurs Utrecht kan leveren, zoals technische voorzieningen, parkeerkaarten, beveiliging, etc. kunt u online bestellen via Jaarbeurs ExpoPoint. Een toegangscode en wachtwoord worden u toegestuurd door Jaarbeurs Utrecht Wij wensen u veel succes op de VSK 2014! Namens VNU Exhibitions Europe, Het projectteam de VSK 2014 Michiel Nijhuis Oene La Gro Burnie Buijssen Harold Mol Nancy Cohen – Klein

Project Manager Sales & Accountmanager Sales & Accountmanager Sales & Account Manager Project Coördinator


4


___________________________________________________________________________

2. Organisatie Adressen Organisatie

VNU Exhibitions Europe Projectteam VSK 2014 Jaarbeursplein 6 3521 AL UTRECHT Postbus 8800 3503 RV Utrecht

ExpoPoint Jaarbeurs

Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint Jaarbeursplein 6 3521 AL UTRECHT Postbus 8500 3503 RM Utrecht

Belangrijke telefoonnummers Customer Service

030 295 29 99 [email protected]

De afdeling Customer Service is er voor al uw vragen over inlogcodes, uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de stand, het invullen van uw catalogus gegevens en alle overige vragen waarvan u niet precies weet wie u daarvoor kan bereiken.

Projectteam Oene La Gro Sales & Account Manager,

030 295 2999 [email protected]

Burnie Buijssen Sales & Accountmanager,


Nancy Cohen – Klein Project Coördinator


Michiel Nijhuis Project Manager



5


___________________________________________________________________________

ExpoPoint Jaarbeurs Voor vragen over het beurscomplex en technische voorzieningen zoals water, elektra en perslucht kunt u ExpoPoint Jaarbeurs contacteren. Verder kunt u er terecht met vragen over parkeren, schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. en met specifieke vragen over de hallen. Technische voorzieningen


Standkeuringen VNU Exhibitions Europe Voor het goedkeuren van standbouwtekeningen kunt contact opnemen met de afdeling Backoffice van VNU Exhibitions Europe. Standkeuringen


VNU Exhibitions Europe BV T.a.v. Marketing Services Back Office, Standkeuringen Postbus 8800 3503 RV Utrecht Fax: 030 295 2816

Marvel Marvel is er voor al uw vragen met betrekking tot bezoekersregistratie, bezoekersdatabase, exposantenbadges, opbouwpassen, badgereaders en het bestellen van uitnodigingskaarten, posters. Marvel, the Databadge Company Tel: 030 241 50 40 Fax: 030 288 90 36 [email protected]

Deli Delivery Standcatering

030 295 53 69 [email protected] www.delidelivery.nl

Persinformatie Digitale perskamer, persberichten, persmappen. Wim Weijmans



6


___________________________________________________________________________

Bedrijfsbeveiliging Meldkamer (tevens alarmnummer)


Standbeveiliging


EHBO

030 295 53 49

CEVA Logistics Expeditie, laden en lossen, opslag, heftrucks, douane. Michiel Dekker


Meer informatie over reclame en promotie voorafgaand aan de beurs en op de beursvloer vindt u ook op de website van de VSK 2014. Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de Sales & Account Managers van het beursteam Beursteam

030 295 2999

Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer neemt u contact op met Faircom Media. Jan Feldbruggen 020 462 08 80 [email protected]


7


___________________________________________________________________________ Data en tijden Beursdata maandag 3 t/m vrijdag 7 februari 2014

Locatie Jaarbeurs Utrecht – Hallen 7 t/m 12

Openingstijden voor bezoek Maandag 3 februari 2014 Dinsdag 4 februari 2014 Woensdag 5 februari 2014 Donderdag 6 februari 2014 Vrijdag 7 februari 2014

10.00 – 18.00 uur 10.00 – 18.00 uur 10.00 – 18.00 uur 10.00 – 18.00 uur 10.00 – 18.00 uur

Openingstijden voor exposanten Maandag 3 februari 2014 Dinsdag 4 februari 2014 Woensdag 5 februari 2014 Donderdag 6 februari 2014 Vrijdag 7 februari 2014

07.00 – 19.30 uur 07.30 – 19.30 uur 07.30 – 19.30 uur 07.30 – 19.30 uur 07.30 – 19.30 uur

Gratis parkeren Wij stellen parkeerplaats P4 beschikbaar aan exposanten om daar gratis te parkeren ten tijde van de opbouw- en beursperiode. Wij hebben hier 1400 plaatsen beschikbaar en verdelen deze naar rato van het aantal m2 onder de exposanten. Per 17 m2 krijgt u dan 1 parkeerkaart voor P4. De kaarten worden u maandag 20 januari toegezonden. Houdt u dus rekening met uw bestelling van parkeerabonnementen via het exposantenhandboek. Tijdens de op en afbouw geldt dit voor P2


8


___________________________________________________________________________ Opbouw en demontage procedure

Opbouwtijden Dinsdag 28 januari t/m zaterdag 1 februari dagelijks van 06:00 uur tot 22:00 uur. Zondag 2 februari is er van 8:00 uur – 17:00 uur nog gelegenheid om de stand schoon te maken. De hallen zijn die dag via entree Oost en West bereikbaar. Op zaterdag en zondag mogen er geen auto's meer in de hallen.

Inrichten Comfortpakketten Exposanten die een comfortpakket besteld hebben, kunnen hun stand inrichten vanaf vrijdag 31 januari 08.00 uur, binnen bovenstaande opbouwtijden.

Gratis Piccolodienst Tijdens de opbouw kunt u op vrijdag 31 januari en zaterdag 1 februari de gehele dag gebruik maken van de gratis Piccolodienst op de beurs. Een aantal piccolo’s assisteren u graag met het uitladen van uw handbagage en het transport naar uw stand. Tussen 08:00 – 17:00 uur treft u de piccolo’s aan op op het binnenterrein bij Hal 9 en aan de buitenzijde tussen Hal 7 en 8.

Afbraaktijden Vrijdag 7 februari na sluiting beurs tot 24:00 uur *) Zaterdag 8 februari en zondag 9 februari van 06:00 uur – 18:00 uur. Maandag 10 februari van 06:00 – 17:00 uur. *) De grote transportdeuren gaan pas open als alle vloerbedekking uit de gangpaden is gehaald. Tot die tijd zijn alleen de kleine loopdeuren geopend voor het afvoeren van waardevolle spullen

Uitruimen Comfortpakketten U dient uw stand op vrijdag 7 februari voor middernacht leeg achter te laten.


9


___________________________________________________________________________

Logistiek plan Jaarbeurs Utrecht Verkeerscirculaire tijdens opbouw en demontage met inzet bufferterrein Om het transportverkeer tijdens de opbouw en demontage efficiënt en veilig te laten verlopen hebben wij het volgende voor u geregeld. Opbouw- en demontageverkeer eerst melden op P2 Al het opbouw- en demontageverkeer moet zich eerst melden op parkeerterrein P2. U ontvangt hier van Safety & Traffic een speciale Toegangskaart. Zodra er bij de betreffende hal ruimte is kunt u, op vertoon van deze Toegangskaart bij de loge, het terrein rondom het hallencomplex oprijden. Plattegrond aanvoerroutes De route die de exposanten en leveranciers naar de juiste hal voert, wordt aangegeven met een honderdtal (route 100, route 200 enz.). Daarnaast hebben ook alle hallen, transportdeuren en liften van het Jaarbeurscomplex een nummer. In de directe omgeving van de Jaarbeurs Utrecht zijn borden geplaatst die verwijzen naar de routes(nummers), hallen en transportdeuren. Zie ook de plattegrond aanvoerroutes. Op uw speciale Toegangskaart wordt de aanvoerroute vermeld. Routekaarten In het exposantenhandboek van Jaarbeurs Utrecht vindt u uw persoonlijke routekaart. Wij verzoeken u de uitgeprinte Routekaart en Toegangskaart zichtbaar links achter de voorruit te plaatsen. Bestuurders van personenauto’s en vrachtwagens met deze Routekaart krijgen van de politie en Safety & Traffic voorrang bij het lossen en laden op het Jaarbeursterrein. Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten tot u het terrein op kan rijden, de openbare weg moet te allen tijde vrij blijven. Bij een gesloten transportdeur of lift kunt u zich melden bij Safety & Traffic, telefoonnummer 030-295 5333. Zij zal u dan, indien mogelijk, toegang verlenen. Borgregeling: Per 1 januari 2013 is er geen borgregeling meer van toepassing in verband met de wijziging in het logistieke plan rondom het complex van Jaarbeurs Utrecht. Opbouwkaart Voor het betreden van de hal dient u in het bezit van een open afbouwpas te zijn, welke u enkele weken voor beurs toegestuurd krijgt. Informatie Voor nadere informatie over deze routes en aanverwante zaken kunt u contact opnemen met Safety & Traffic. Tel. 030 – 295 5333 E: [email protected] Een vlotte logistieke afhandeling is in ieders belang. Wij verzoeken u nadrukkelijk te houden aan de aan u toegewezen route en transportdeuren/lift. En de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen.


10


___________________________________________________________________________ Logistieke dienstverlening, opslag materialen en inzet heftrucks CEVA Showfreight is de officiële logistieke beursexpediteur van Jaarbeurs Utrecht. Zij zijn de logistieke specialist voor het regelen van (inter-)nationale transporten inclusief de douaneformaliteiten, het lossen en het laden van uw goederen en de opslag van uw (verpakkings)materiaal tijdens de opbouw en demontage van de beurs. Opslag materialen U kunt uw materialen op laten slaan door CEVA op de daarvoor bestemde locaties. Alle materialen, containers, heftrucks etc. die gestald worden op het Jaarbeurscomplex, zonder toestemming van Jaarbeurs Utrecht worden bij CEVA opgeslagen en kunnen tegen betaling opgehaald worden. Toestemming vooraf noodzakelijk voor inzet eigen heftruck Om de veiligheid te garanderen en het logistieke proces gestructureerd te laten verlopen zijn andere gehuurde heftrucks niet toegestaan op ons complex. Als u gebruik wilt maken van uw eigen heftrucks dienen deze en de bestuurders ervan te voldoen aan alle wettelijke voorschriften. Wij dienen op de hoogte zijn van alle heftrucks die op ons terrein ingezet worden. Op ExpoPoint.nl kunt u het aanvraagformulier downloaden, waarop u kunt aangeven welke eigen heftrucks u inzet op ons terrein. Of u kunt het formulier aanvragen bij CEVA. Als de transportmaterialen voldoen aan alle wettelijke voorschriften ontvangt u van CEVA, namens Jaarbeurs Utrecht, een ontheffingscertificaat welke te allen tijde in het bezit dient te zijn van de bestuurder en op aanvraag getoond kan worden. CEVA en Safety &Traffic zullen hierop toezien. Voor vragen/inlichtingen kunt U CEVA op de volgende manieren bereiken: Tel. 030 – 291 60 50 E: [email protected] I: www.cevalogistics.com

Piekdagen Tijdens de opbouw van de VSK wordt er in veel hallen gelijktijdig gewerkt aan de stands. U begrijpt dat dit af en toe wat knelpunten en wachttijd kan opleveren. Onze ervaring is dat donderdag en vrijdag (30 en 31 januari 2014) de piekdagen zijn. Op zaterdag 1 en zondag 2 februari 2014 daarentegen is het relatief rustig in de hallen. Wij adviseren u dan ook om uw opbouw zoveel mogelijk buiten de piekdagen te plannen. Dit voorkomt wachttijd en eventuele ergernis. Komt u toch op 30 of 31 januari, houdt u dan rekening met eventuele wachttijden.

Gratis Piccolodienst Tijdens de opbouw kunt u op vrijdag 31 januari en zaterdag 1 februari de gehele dag gebruik maken van de gratis Piccolodienst op de beurs. Een aantal piccolo’s assisteren u graag met het uitladen van uw handbagage en het transport naar uw stand. Tussen 08:00 – 17:00 uur treft u de piccolo’s aan op op het binnenterrein bij Hal 9 en aan de buitenzijde tussen Hal 7 en 8.


11


___________________________________________________________________________ Veiligheid Wij hebben een heel groot beurscomplex dat we zo goed mogelijk beveiligen. Het is echter voor onze bewaking soms moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs en tijdens de opbouw- en demontageperiode. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van toegangsbewijzen (exposantenbadges en open afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op de stand achter te laten. Ook niet in de (ogenschijnlijk veilige) berging op uw stand. Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is.

Verzekeringen “Is mijn beursdeelname verzekerd?” Een vraag die voor de hand ligt als u bezig bent met uw voorbereidingen. Het is ook van groot belang dat u zich verzekert tegen de risico's die u voor, tijdens en na een beurs met alle zaken op uw stand loopt. Vandaar dat Jaarbeurs Utrecht samen met verzekeringsmakelaar Aon Risico Management Verzekeringen een aantrekkelijk all-in verzekeringspakket heeft samengesteld. Dat geeft u alle vrijheid om vooral met het succes van uw beursdeelname bezig te zijn. Meer informatie over de verzekeringen kunt u krijgen via ExpoPoint. Controleer eerst wat uw bestaande polis al dekt.


12


___________________________________________________________________________ Exposantenbadges, opbouw- en afbouwpassen Vanaf 2 ½ week voor de beurs ontvangt u automatisch een aantal exposantenbadges en opbouw- en afbouwpassen. Deze zijn bestemd voor u, uw collega's en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand voor, tijdens of na de beurs. Deze passen zijn persoonsgebonden. Het aantal passen dat u automatisch ontvangt, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand. Oppervlak (m2) 0-25 26-50 51-99 100 en meer

Aantal exposantenbadges 5 10 15 25

Aantal op- & afbouwpassen

10

Wat is het verschil? De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de open afbouwperiode als tijdens beurs toegang tot de beursvloer. De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer gedurende de open afbouw periode (zie hier de open afbouwtijden) Tijdens de opbouw- en afbouw moet elke persoon in het bezit zijn van een open afbouwpas óf een exposantenbadge. Hierop kan gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van Jaarbeurs Utrecht.

Gebruik van uitnodigingskaarten Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor bezoekers te betreden.

Hoe te bestellen? Als u voldoende heeft aan het standaard aantal badges en passen wat toegezonden wordt, dan hoeft u niets te doen. Als u meer badges en/of passen nodig heeft, of uw exposantenbadges wilt personaliseren, dan kunt u via het Klantenportaal online uw bestelling plaatsen. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Ga naar het Klantenportaal.


13


___________________________________________________________________________

Diensten Catering Catering bestellen Deli Delivery verzorgt uw catering tijdens de beurs. U kunt kiezen tussen een dagelijkse bezorgservice of catering op maat. Uw bestelling geeft u door via de website van Deli Delivery. Deli Delivery Telefoon: 030 295 5369 E-mail: [email protected] Website: http://www.delidelivery.eu * * Inlogcodes kwijt? Bel ExpoPoint: 030 - 295 5770. Exposantenbadge vervangt kortingspas catering Vanaf najaar 2012 is uw exposantenbadge geld waard bij onze beurzen in de Jaarbeurs. U ontvangt namelijk op vertoon van uw exposantenbadge of bandje 20% korting bij de horecapunten van Jaarbeurs Catering (JC) op de beursvloer. Badge vervangt kortingspas Dus niet schrikken als u geen kortingspas van JC meer in uw welkomstmap vindt: met uw exposantenbadge of bandje krijgt u dezelfde korting bij de horecapunten van JC. Waar ontvangt u de korting? Op de website volgt spoedig een overzicht met de horecapunten op de beursvloer waar u korting krijgt.

Schoonmaak Standschoonmaak GCA Schoonmaak B.V. verzorgt de standschoonmaak voor beurzen in het Jaarbeurscomplex. U kunt hun diensten bestellen via ExpoPoint. Wanneer u heeft gekozen voor een comfortpakket dan is standschoonmaak (hetzij eenmalig voor opening van de beurs, hetzij dagelijks) al voor u geregeld. Afvalverwerking Voor de vuilafvoer, tijdens de opbouw en demontage van beurzen, kunt u zich richten tot de Van Vliet Groep. U kunt hun diensten bestellen via ExpoPoint. Contactgegevens Standschoonmaak GCA Special Events BV Jaarbeursplein 1 3521 AL Utrecht Tel: 030-299 1750 Fax: 030-299 1751 E-mail: [email protected] [email protected]

Vuilverwerking Van Vliet Groep Postbus 1298 3430 BG Nieuwegein Tel: 030-285 5290 Fax: 030-285 5291 E-mail: [email protected]


14


___________________________________________________________________________ Tuien Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen, kunt u contact opnemen met TAO Rigging. Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal verzorgen. Meer informatie is te vinden via het expopoint. TAO Tentoonstellingsinstallaties b.v. p/a Jaarbeurs Utrecht Postbus 8500 3503 RM Utrecht Tel: 030 295 2511 Fax: 030 296 3998 E-mail: [email protected]

Free Wifi De organisatie biedt aan iedere exposant gratis WIFI aan, dit kan worden gebruikt voor het bezoeken van websites en het ophalen van e-mail. U hoeft dit dus niet te bestellen in het exposantenhandboek. U kunt dan op de beurs zorgeloos verbinding maken met alle gangbare apparatuur. Met betrekking tot de snelheid is er voor iedere gebruiker een bandbreedte van 2 Mb gereserveerd, bij een grote belasting van het netwerk kan het zijn dat dit tijdelijk tot 1 Mb wordt beperkt. Elke verbinding die tot stand wordt gebracht is beveiligd. Uw apparatuur is dus niet zichtbaar voor andere gebruikers en alle data die wordt overgebracht is beveiligd. Wilt u internet gaan gebruiken voor andere doeleinden zoals streaming media, VPN verbindingen, of wilt u toch een hogere bandbreedte adviseren wij u eerst naar de mogelijkheden te informeren bij ExpoPoint, waar u advies op maat krijgt voor een zorgeloze beurs.


15


___________________________________________________________________________

3. Standbouw Standbouwpakketten Voor de VSK zijn verschillende standbouwpakketten verkrijgbaar. Check voor de meest actuele standbouwpakketten en prijzen de website van de VSK 2014.

Wijzigingsmogelijkheden Al uw specificaties, wijzigingen en aanvullende bestellingen geeft u online door via ExpoPoint.

Bestellen Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met uw Sales & Account Manager. Oene La Gro Sales & Account Manager,


Burnie Buysen Sales & Account Manager,


Voorschriften Goedkeuring standontwerp U dient uw standbouwtekening ter goedkeuring te overleggen aan de afdeling standkeuringen van VNU Exhibitions Europe. Zij beoordelen uw ontwerp. Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de hieronder genoemde tekeningen inzake uw standontwerp aan te leveren: 1. vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen) 2. gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals De deadline voor het indienen van standbouwkeuringen is 24 december 2013. Met een goedkeuring van hen bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. U kunt uw standbouwtekening (laten) sturen naar: [email protected] of VNU Exhibitions Europe BV T.a.v. Marketing Services Back Office, Standkeuringen Postbus 8800 3503 RV Utrecht Tel: 030 295 2999 Fax: 030 295 2816


16


___________________________________________________________________________

Wij raden u aan erop te letten dat de standbouwtekening door uw standbouwer of standmanager ter goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor beurs dat u zich hierover in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken.

Minimale standbouweisen Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik maken van de achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50 meter. De vloerruimte dient bedekt te zijn. De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter en de vloerruimte dient bedekt te zijn. Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst, dan is uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal cm van uw vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden.

Hoogte Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is aangegeven) met de mensen van de afdeling standkeuringen heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen plaatselijk in hoogte variëren. In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. De hoogte van de hal staat aangegeven op uw plattegrond. Als u twijfelt, kunt u hierover natuurlijk altijd contact met Exposantentelefoon opnemen: 030 295 2999.

Wanden Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken Niet direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter. Let op! elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5 meter (aaneengesloten) worden dichtgebouwd, tenzij VNU Exhibitions Europe schriftelijk anders beslist. Hierbij behouden wij ons het recht voor, om desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven.


17


___________________________________________________________________________ Obstakelschema Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Houdt hiermee rekening bij het standontwerp. Deze plattegrond heeft u samen met uw deelnamebevestiging ontvangen. Ook kunt u via de online plattegrond een detailplattegrond van uw stand opvragen. Hierop staan eventuele obstakels aangegeven. De obstakels mag u omtimmeren, mits u ervoor zorgt dat de eventuele aanwezige brandslanghaspels zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag echter niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ExpoPoint: 030 295 57 70.

Etagebouw Etagebouw is altijd hoger dan 2,50 meter en is toegestaan mits u ons hierover heeft geïnformeerd en mits u minimaal één meter van uw buren verwijderd blijft. Let op! Afdeling Standkeuringen van VNU Exhibitions Europe moet ook hier weer aan de hand van de bouwtekening om schriftelijke toestemming gevraagd worden. De adresgegevens van de afdeling Standkeuringen, VNU Exhibitions Europe vindt u op deze pagina. Daarnaast moet u de uitdrukkelijke goedkeuring vragen van de Brandweer en van de gemeente Utrecht, Dienst Stadsontwikkeling. Hieronder vindt u de desbetreffende adressen. Brandweer Utrecht Afdeling Pro-actie en Preventie t.a.v. de heer J. Verlaan Postbus 3025 3502 GA Utrecht Tel. 088 – 878 41 27 Email: [email protected]

Dienst Stadsontwikkeling Afdeling Bouw -en Woningtoezicht t.a.v. de heer C. Hoppenbrouwer Postbus 8406 3503 RK Utrecht Tel. 030-286 46 44 Fax. 030-286 41 11 Email: [email protected]

Gangpaden Gangpadoverschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden. Zo hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en bezoekers.

Techniek Technische specificaties hallen In Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint treft u de halspecificaties aan. Voorts verschaft uw plattegrond u additionele informatie over de mogelijkheden en beperkingen van het aan u toegewezen standoppervlak.


18


___________________________________________________________________________ Technische voorzieningen Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer. Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond op www.vsk.nl kunt u op de detailtekening precies zien waar de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling hierop aan, zodat de leidingen zo min mogelijk door uw stand heenlopen.


19


___________________________________________________________________________

4. Regels voor activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik wilt maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie via Project Coördinator Nancy Cohen (030-295 2755), [email protected]. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 70 dB.

Alcoholgebruik op uw stand U staat op de beurs om nieuwe contacten te leggen en uw relaties gastvrij te ontvangen. Een drankje kan sfeer verhogend werken. Maar personen die te veel drinken bederven de sfeer en brengen zichzelf en anderen in gevaar. Als gastheer van de VSK 2014 dragen exposanten en organisatie een bijzondere verantwoordelijkheid. Het nieuwe alcohol-met-mate beleid draagt bij aan de juiste sfeer op de beursvloer en een veilige thuisreis voor onze gasten. Regels 1. Er wordt geen alcohol geschonken vóór 14.00 uur 2. Er wordt geen alcohol geschonken aan beschonken personen 3. Borrels op de stand na sluitingstijd zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de beursorganisatie Tips • • • •

Maak afspraken met uw standpersoneel over het schenken van alcohol. Spreek af hoe u “nee” zegt indien nodig Laat bezoekers van uw stand niet zelf hun drankjes bestellen maar altijd via uw standpersoneel Laat uw standpersoneel zelf geen alcohol drinken Maak van de bar niet het middelpunt van uw stand

Indien u zich niet houdt aan bovenstaande regels, behoudt VNU Exhibitions Europe zich het recht voor om aanvullende maatregelen te treffen. Mogen wij rekenen op uw medewerking?


20


___________________________________________________________________________

Activiteiten na beursopeningstijden Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Neem dan contact op met de Project Coördinator Nancy Cohen (030-295 2755), [email protected]. Deze activiteiten zijn namelijk gebonden aan de sluitingstijden van de hal (zie openingstijden voor exposanten). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht om maatregelen te treffen. Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal VNU Exhibitions dan ook rekening houden met de locatie en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop van uw receptie en het gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de uren na beursopening. Dit kan via ExpoPoint.

Directe verkoop Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter plekke) niet toegestaan.

Catering Het is voor u belangrijk om te weten dat Jaarbeurs Catering houder is van de horecavergunning, en daarmee de exclusieve cateraar voor alle locaties op het terrein van Jaarbeurs Utrecht. Dit houdt in dat Jaarbeurs Catering verantwoordelijk is voor al het eten en drinken wat verstrekt én geconsumeerd wordt op het complex. Het door de exposant inhuren van een externe cateraar is uitsluitend na goedkeuring van Jaarbeurs Catering toegestaan.

Activiteiten buiten uw stand Het ontplooien van (promotionele) activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van het projectteam. Om uw deelname nog beter in beeld te laten komen bij de bezoekers van de VSK zijn er verschillende promotie mogelijkheden. Op de website vindt u meer informatie over de verschillende mogelijkheden.


21


___________________________________________________________________________

5. Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand? Meer bezoek op de stand, leidt tot meer vervolgafspraken en levert uiteindelijk meer ordes op. Simpel, maar hoe krijg ik doe bezoekers op de stand?

Nodig uw relaties uit Via de relatiekaart Om uw (potentiële) klanten uit te nodigen kunt u de relatiekaarten gebruiken die wij gratis ter beschikking stellen. De hoeveelheid die u kunt bestellen is onbeperkt. U bestelt uw relatiekaarten via het Klantenportaal op https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/

Via digitale relatiekaart Via het Klantenportaal kunt u in drie eenvoudige stappen een groot relatiebestand een digitale uitnodiging sturen. Met deze digitale relatiekaart krijgt u twee tot driemaal zoveel voorregistraties. U verstuurt een digitale uitnodiging via het Klantenportaal op https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/

Met en unieke registratielink Via de unieke registratielink kunnen uw klanten zich registreren voor gratis toegang. Plaats deze link bijvoorbeeld op uw website (beurspagina) of in de handtekening van uw e-mail. U downloadt uw unieke registratielink via het Klantenportaal op https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/

Laat zien waar u op de beurs staat Stel uw eigen promotiepakket samen Wilt u optimaal rendement halen uit uw beursdeelname? Combineer dan uw standruimte met extra exposure-mogelijkheden en krijg meer contact(momenten) met uw doelgroep. Stel uw eigen pakket samen met zeer effectieve mogelijkheden voor promotie, kennisoverdracht en leadgeneratie. U kunt het pakket zo inrichten dat het naadloos aansluit bij uw marketing- en communicatiedoelstellingen.

Een volledig overzicht hiervan vindt u op http://www.vsk.nl/nl-NL/Exposant/Promotie.aspx


22


___________________________________________________________________________

Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de Sales & Account Managers van de VSK: Oene La Gro Sales & Account Manager,


Harold Mol Sales & Account Manager,


Buitenreclame Faircom Media is verantwoordelijk voor de exploitatie van de reclamemogelijkheden op het buitenterrein en op centrale locaties binnen. Bijvoorbeeld via • Bigboard • Slagboomreclame • Vlaggen/ Banieren • Toiletreclame • etc Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer neemt u contact op met Faircom Media. (www.faircom.nl).

Adverteren Bij de diverse mediapartners van VSK kunt u terecht voor het plaatsen van advertenties etc. U vindt de meest actuele lijst met mediapartners op de website.

Mijn bedrijf in de publiciteit Uw catalogusgegevens invullen In een periode waarin tijd een schaars bezit is, bereiden bezoekers hun komst naar de VSK gericht voor. Expomatch speelt hierin een sleutelrol. Via het Klantenportaal kunt u uw gegevens invoeren. Uw gegevens worden direct in ExpoMatch geplaatst. Expomatch voor directe match met bezoekers! Voor de aankomende beurs zullen we gebruik gaan maken van het systeem ExpoMatch. Naast een uitgebreide catalogusfunctie koppelt ExpoMatch het online catalogusprofiel van de exposant actief aan de interessekenmerken die de bezoeker invult tijdens de voorregistratie. De matchmaking module presenteert iedere bezoeker een lijst van relevante exposanten, die verder naar behoefte kan worden verfijnd tot een gepersonaliseerde bezoeklijst voor de beurs.


23


___________________________________________________________________________

Uw persinformatie invullen Zet een kort persbericht in de digitale perskamer van de beurs. VNU Exhibitions zorgt er vervolgens voor dat uw persbericht bij de aangesloten (vak)journalisten terecht komt. Natuurlijk kan VNU niet garanderen dat uw persbericht opvalt bij de journalisten. Schrijf daarom een goed bericht waar de journalisten niet omheen kunnen. Via het Klantenportaal kunt u naar de digitale perskamer. Lever uw nieuws aan Deel uw nieuws met ons! Uw nieuws kan meeliften met onze bezoekerscampagne. Daar komen de bezoekers immers voor. Wij vragen u dan ook uw nieuws naar ons toe te sturen. We kunnen niet garanderen dat we iets met uw nieuws doen. Maar als we er wél mee aan de slag gaan betaalt u daar niets voor. Dit is een gratis service. Nieuws van onze exposanten gebruiken wij voor verschillende doeleinden. U kunt hierbij denken aan: • E-mailnieuwsbrieven • Persberichten • Beurswebsite • Redactionele artikelen • Online perskamer Wat is nieuws? Eigenlijk is alles nieuws waarvan u denkt dat het nieuws is. Er is één beperking: het nieuws moet te maken hebben met de beurs. Dat u een noviteit hebt is geen nieuws als de bezoeker die niet terugvindt op de beurs. Waar kunt u aan denken? • Noviteiten (nieuwe producten, diensten) • Beursaanbiedingen (kortingsacties) • Activiteiten (seminars, lezingen etc)


24


___________________________________________________________________________ Uw contacten volgen Op vele manieren kunt u contacten voor, tijdens en na de beurs opvolgen. Wij bieden enkele mogelijkheden hiervoor. Via het Klantenportaal kunt u namelijk: - De respons meten op uw marketingacties - Zien hoeveel procent van de ontvangers uw uitnodigingskaart hebben geopend - Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden. - Zien wie zich op uw naam hebben voorgeregistreerd In uw database binnen beursdating is makkelijk te zien wie zich op uw uitnodiging heeft geregistreerd voor een bezoek aan de VSK. Dit kan op verschillende niveaus. Zo kunt u zien hoeveel personen op uw uitnodiging zich geregistreerd hebben, u kunt op scherm bekijken welke personen zich geregistreerd hebben en tot slot kunt u een lijst downloaden waarin alle gegevens staan van de geregistreerden. Dit bestand kunt u downloaden in drie bestandsformaten, Excel, dBASE of Text. Naast de NAW gegevens van de (potentiële) bezoeker, beschikt u dan ook over de antwoorden op de enquêtevragen die ingevuld moeten worden tijdens de registratie. Zo weet u dus bijvoorbeeld hoe de bezoeker betrokken is bij investeringsbeslissingen, welke functie hij/zij heeft en hoeveel werknemers het betreffende bedrijf heeft. - De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega’s Hoe doet u het ten opzichte van uw mede-exposanten? Dat is in één oogopslag te zien. In het Klantenportaal is een lijst opgenomen met daarin alle exposanten, hun standnummer, het aantal bestelde kaarten en het aantal registraties. Zo kunt u precies bekijken waar u staat ten opzichte van de andere deelnemers. U kunt ook de stand van zaken van alleen uw hal bekijken


25


___________________________________________________________________________

Bijlage 1 Aanmeldformulier activiteiten standhouders Firmanaam:

Debiteurennr:

Straat:

Beurs: VSK

Postcode en Plaats:

Standnummer:

Gebruik dit formulier om uw eventuele eigen activiteiten aan te melden tijdens de VSK. U kunt denken aan activiteiten zoals een persconferentie, productpresentatie, seminar, borrel, speciale Soort activiteit

:

Datum

: : :

Tijdstip Aantal gasten:

receptie etc.

De activiteiten op en rond de stand zijn gebonden aan regels. Op de volgende pagina leest u Dit formulier ingevuld en ondertekend tijdig retourneren aan: VNU Exhibitions Europe t.a.v. Nancy Cohen Postbus 8800 3503 RV Utrecht Fax: 030 – 295 2803 CONTACTPERSOON VOOR INLICHTINGEN Naam:

Telefoon:

Plaats:

Fax:

Datum:

Handtekening en stempel:


26


___________________________________________________________________________

Regels voor activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik wilt maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie via Project Coördinator Nancy Cohen (030-295 2755), [email protected]. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 70 dB.

Alcoholgebruik op uw stand U staat op de beurs om nieuwe contacten te leggen en uw relaties gastvrij te ontvangen. Een drankje kan sfeer verhogend werken. Maar personen die te veel drinken bederven de sfeer en brengen zichzelf en anderen in gevaar. Als gastheer van de VSK 2014 dragen exposanten en organisatie een bijzondere verantwoordelijkheid. Het nieuwe alcohol-met-mate beleid draagt bij aan de juiste sfeer op de beursvloer en een veilige thuisreis voor onze gasten. Regels 1. Er wordt geen alcohol geschonken vóór 14.00 uur 2. Er wordt geen alcohol geschonken aan beschonken personen 3. Borrels op de stand na sluitingstijd zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de beursorganisatie Tips • • • •

Maak afspraken met uw standpersoneel over het schenken van alcohol. Spreek af hoe u “nee” zegt indien nodig Laat bezoekers van uw stand niet zelf hun drankjes bestellen maar altijd via uw standpersoneel Laat uw standpersoneel zelf geen alcohol drinken Maak van de bar niet het middelpunt van uw stand

Indien u zich niet houdt aan bovenstaande regels, behoudt VNU Exhibitions Europe zich het recht voor om aanvullende maatregelen te treffen. Mogen wij rekenen op uw medewerking?


27


___________________________________________________________________________

Activiteiten na beursopeningstijden Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Neem dan contact op met de Project Coördinator Nancy Cohen (030-295 2755), [email protected]. Deze activiteiten zijn namelijk gebonden aan de sluitingstijden van de hal (zie openingstijden voor exposanten). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht om maatregelen te treffen. Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal VNU Exhibitions dan ook rekening houden met de locatie en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop van uw receptie en het gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de uren na beursopening. Dit kan via ExpoPoint.

Directe verkoop Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter plekke) niet toegestaan.

Catering Het is voor u belangrijk om te weten dat Jaarbeurs Catering houder is van de horecavergunning, en daarmee de exclusieve cateraar voor alle locaties op het terrein van Jaarbeurs Utrecht. Dit houdt in dat Jaarbeurs Catering verantwoordelijk is voor al het eten en drinken wat verstrekt én geconsumeerd wordt op het complex. Het door de exposant inhuren van een externe cateraar is uitsluitend na goedkeuring van Jaarbeurs Catering toegestaan.

Activiteiten buiten uw stand Het ontplooien van (promotionele) activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van het projectteam. Om uw deelname nog beter in beeld te laten komen bij de bezoekers van de VSK zijn er verschillende promotie mogelijkheden. Kijk op www.vsk.nl/promotie.


28

Beurwijzer 4 Jaarbeurs ExpoPoint 4

Recommend Documents