Beszerzési Megrendelés Kezelı Alkalmazás (OMT)

Beszerzési Megrendelés Kezelı Alkalmazás (OMT) Felhasználói Kézikönyv

Verziószám: 16 Dátum: 2007.05.31

Imprint Publisher T-Systems Enterprise Services GmbH Neugrabenweg 4 66123 Saarbrücken File Name OrderManagementTool-Manual V16.doc Version Date 16 31.05.2007 Author Tim Ostermann Contact Phone / Fax E-Mail Tim Ostermann +49-681-909-2470 [email protected] Summary Manual for the Order Management Tool „OMT“ OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007 Seite 2

OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

2

Tartalomjegyzék 1 Alkalmazott szimbólumok..........................................................................................................4 2 Bevezetés ......................................................................................................................................5 Az OMT alkalmazás még a gyakorlatlan felhasználók számára is lehetövé teszi az elektronikus üzleti dokumentumokkal történö könnyü munkavégzést. ..................................................................................6 3 Az OMT alkalmazás jellemzöi ..................................................................................................7 4 Üzenetközvetitési szabvány ........................................................................................................8 5 Integrálás......................................................................................................................................8 5.1 Konvertálás.............................................................................................................................9 5.2 Példák az integrációra ............................................................................................................9 5.2.1 Papir alapu feldolgozás ...................................................................................................9 5.2.2 Dokumentum konvertálása egy integrált vállalatirányitási (ERP) rendszer számára ...11 5.2.3 A beszerzési megrendelés teljesen elektronikus feldolgozása a BusinessConnector használatával ..........................................................................................................................12 6 Elsö lépések az OMT alkalmazás használatában ...................................................................13 6.1 A beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás OMT) elinditása...........................................13 6.2 OMT áttekintés.....................................................................................................................13 6.3 OMT verzió ..........................................................................................................................14 6.4 OMT mappa nézet ................................................................................................................15 6.5 Dokumentum nézet ..............................................................................................................16 7 Dokumentumok listázása..........................................................................................................19 7.1 Az oszlopbarendezési nézet beállitása .................................................................................19 7.2 Az oszlopok rendezése .........................................................................................................20 7.3 Oszlop-fejlécek.....................................................................................................................20 8 Dokumentum oldalnézet ...........................................................................................................21 9 Nyomtatás ..................................................................................................................................22 9.1 Nyomtató beállitása..............................................................................................................22 9.2 Egyenkénti dokumentum nyomtatás ....................................................................................22 9.3 Több dokumentum nyomtatása ............................................................................................23 10 Dokumnetum elmentése..........................................................................................................24 11 Dokumentum kezelési folyamat .............................................................................................25 12 Beszerzési megrendelések .......................................................................................................26 12.1 Beszerzési megrendelés fogadása ......................................................................................26 12.2 Rendelés-visszajelzés létrehozása ......................................................................................28 13 Rendelés -visszajelzés ..............................................................................................................29 13.1 Rendelés-visszajelzés szerkesztése ....................................................................................29 13.2 A rendelés-visszajelzés elküldése ......................................................................................30 OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

3

14 Számla ......................................................................................................................................31 14.1 A számla funkció engedélyezése az aktiválási kóddal.......................................................31 14.2 Számla létrehozása .............................................................................................................32 14.3 Nem tervezett költségek .....................................................................................................33 14.4 Számlatételek .....................................................................................................................34 14.5 Végösszeg...........................................................................................................................35 14.6 Beépitett számológép .........................................................................................................36 14.7 Rész-számla........................................................................................................................37 14.8 Különbözó ÁFA kulcsos számlatételek .............................................................................37 15 Egyéb funkciók ........................................................................................................................37 15.1 Keresés szövegben ............................................................................................................37 15.2 Archiválás...........................................................................................................................38 16 Törzsadatok .............................................................................................................................39 16.1 Üzleti adatok ......................................................................................................................40 16.2 WEEE No. és USTID.........................................................................................................40 <(WEEE = Az EU 2002/96/EG sz. irányelve az elektromos és elektronikus hulladékkategóriákba történö besorolásról ..............................................................................40 UstID = adóigazgatásiazonositó=adószám - a forditó)> ........................................................40 16.3 Preferált ÁFA kulcs............................................................................................................41 16.4 Eltérö számlakibocsátók ideértve az eltérö WEEE és USTID számokat is .......................41 16.4.1 Eltérö számlakibocsátók kapcsolattartási adatai .........................................................41 17 Hitelszámla...............................................................................................................................42 18 Forgalmi adó gyüjtölista .........................................................................................................43 19 Egyébb dokumentumok..........................................................................................................45 20 Összefoglaló..............................................................................................................................46 21 Az alkalmazás frissitése ..........................................................................................................47 22 Hibajelentés..............................................................................................................................48

1 Alkalmazott szimbólumok


Seite

4

•

Általános információ vagy tipp

•

Fontos tudnivaló!

• A szükséges adatok beirására vonatkozó magyarázatok, vagy az egyes fogalmak ismertetése kékre és sárgára szinezett táblázatokban találhatók.

Option Description • http://www.storeserver.net A kék szinnel nyomtatott webcimek rákttintással elérhetö internet cimek. Ezeken részletesebb információk találhatók az egyes tárgykörökhöz.

2 Bevezetés OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

5

Deutsche Telekom és tagvállalatai (DTAG) az üzleti partnereikkel folytatott dokumentum-cserékben egyre növekvö mértékben támaszkodnak az elektronikus megoldásokra.

Mivel az üzleti partner számára az elektronikus inegráció gyakorta bonyolult folyamatot takar, korábban nem volt lehetöség ezeknek a dokumentumoknak egyszerü és költséghatékony módon történö kezelésére. A Beszerzési Megrendelés Kezelö Alkalmazás (OMT) kis- és középvállaltoknak szánt egyszerü megoldás, amelyet a DTAG ingyen biztosit számukra. Az alkalmazás teljeskörü integrálást biztosit azoknak az üzleti vállalkozásoknak, amelyek nem rendelkeznek elektronikus integrációs plattformmal. Az OMT alkalmazás képes az elektronikus dokumetumok fogadására, feldolgozására és az üzleti partnerhez történö továbbitására. Az OMT alkalmazás programfelülete automatikusan adaptálja az illetö dokumentum formátumot igy biztositva az egységes munkakörnyezet megteremtését, és egyben szükségtelenné teszi a program használatának hosszadalmas begyakorlását. Az OMT alkalmazás még a gyakorlatlan felhasználók számára is lehetövé teszi az elektronikus üzleti dokumentumokkal történö könnyü munkavégzést.


Seite

6

3 Az OMT alkalmazás jellemzöi •

Az XML alapu dokumentumok automatikus átvitele (küldés/fogadás)

•

Az XML alapu üzleti dokumentumok kezelése/feldolgozása

•

Üzleti dokumentumok megtekintése és szerkesztése

•

Üzleti dokumentumok konvertálása különbözö formátumokra

•

Komplett folyamatláncok kezelése Beszerzési megrendelés>rendelés-visszajelzés>követelési számla>hitelszámla

•

Kinyomtatás PDF formátumban

•

Dokumentumok adatainak cseréje a Webservice (webes szolgáltatás) segitségével

•

Exportálás CSV formátumu fájlként

•

Többfelhasználós használatra alkalmas

•

Kötegelt feldolgozást (nyomtatás és CSV formátumu exportálás) biztosit

•

Szövegek keresése a dokumentumokban

•

Régebbi dokumentumok archiválása


Seite

7

4 Üzenetközvetitési szabvány A beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) szabványos XML formátumu üzleti dokumentumokat képes kezelni és feldolgozni. • Az OMT által használt XML szabvány szabvány az xCBL3.0 E szabványra vonatkozó további információk találhatók a http://www.xcbl.org cimen.

5 Integrálás Gyakorta szükség van arra, hogy az elektronikus üzleti dokumentumokat “papir formátumban” is megjelenithetövé tegyük. Ezért a beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) lehetöséget biztosit arra, hogy az elektronikus dokumentumokat “az emberi szem számára is értelmezhetö” formátumban megjelenitsük – vagy a képernyön történö olvasás, vagy a kinyomtatás céljából. Ez a megoldás áthidalja az elek elektronikus tronikus és a hagyományos papir papir alapu formátumok közötti ürt.


Seite

8

Az elektronikus dokumentumok kezelését és feldolgozását teljes egészében az alkalmazás végzi. Mivel az integrált webes szolgáltatások az összes XML dokumentumot a kliens rendszerben tárolják, ezért lehetöség van a teljeskörü elektronikus integrációra is. Ez viszont szükségessé tesz egyfajta importálási-exportálási mechanizmust, hogy megengedhessük a meglévö rendszernek ezen dokumentumok kezelését és feldolgozását és azt, hogy e meglévö rendszer érvényes XML formátumu dokumentumokat szolgáltasson a beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) számára.

5.1 Konvertálás Hogy az üzleti dokumentumok elektronikus feldolgozására lehetöség nyiljon, az OMT az alábbi formátumokra képes konvertálni: • szöveges / CSV formátum formátum a könnyü felhasználhatósághoz már meglévö, CSV formátum importálási képességével rendelkezö (integrált vállalatirányitási (ERP) rendszerekben . • Adobe PDF formátum könnyü kinyomtathatósághoz ,vagy emailben történö egyszerü küldéshez/fogadáshoz. • XML formátumok formátumok Már meglévö, az XML formátum importálási képességével rendelkezö ERP (integrált vállalatirányitási) rendszerekben történö dokumentum kezeléshez/feldolgozáshoz.

5.2 Példák az integrációra A beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) az integráció különbözö szintjeit nyújtja.

1. alapeset: “papir papir alapu feldolgozás” 2. alapeset: “aa dokumentum konvertálása az ERP (integrált vállalatirányitási) rendszer számára” 3. alapeset: “teljesen elektronikus beszerzési megrendelési folyamat az OMT alkalmazás használatával” A következö oldalakon részletesen részletesen ismertetjük ezeket az eseteket:

5.2.1 Papir alapu feldolgozás Az OMT alkalmazás a webes szolgáltatáson keresztül automatikusan fogadja a digitális dokumentumokat. Ezek azután a képernyön megtekinthetök, kinyomtattathatók, majd papiron feldolgozhatók.


Seite

9

Ügyfél

(A konvertálandó dokumentum küldése)

Szállitó

Beszerzési Megrendelésfeldolgozás

(fogadás, konvertálás PDF formátumba, nyomtatás)

(manuális feldolgozás)

Ez az alapeset az OMT alkalmazásba való integrálódás legegyszerübb tipusát képviseli. A fogadott dokumentumokat a cimzett kinyomtatja és hagyományos módon feldolgozza.


Seite

10

5.2.2 Dokumentum konvertálása egy integrált vállalatirányitási (ERP) rendszer számára Az OMT alkalmazás a webes szolgáltatáson keresztül automatikusan fogadja a digitális dokumentumokat . Ezek azután a képernyön megtekinthetök. Miután a dokumentum exportálása CSV formátumra megtörtént, az integrált vállalatirányitási (ERP) rendszer azt importálja.

Ügyfél

(a konvertálandó (digitális dokumentum felküldése) dolgozás)

Szállitó

Vállalatirányitási (ERP) rendszer

(a dokumentum fogadása, konvertálása, importja a vállalatirányitási (ERP) rendszerbe)


Seite

11

5.2.3 A beszerzési megrendelés teljesen elektronikus feldolgozása a BusinessConnector használatával Ez az utólsó eset a teljeskörü integrációt illusztrálja a beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) használatával. A fogadott dokumentumok automatikusan lekérésre kerülnek a DTAG központi kiszolgálóiról, megtörténik konvertálásuk majd a válllalatirányitási rendszerbe való importálásuk, ahol azután továbbfeldolgozásra kerülnek. Az integrált vállalatirányitási (ERP) rendszer visszaigazoló üzenetet generál, amely az OMT alkalmazáson keresztül visszaküldésre kerül az ügyfélnek.

DTAG ügyfél

Kiszolgáló DTAG “CPEX”

OMT alkalmazás

(a konvertálandó dokumentum elküldése)

(Ez a kiszolgáló tárolja a dokumentumokat)

(automatikus lekérés az OMT alkalmazás részérıl)


automatikus konvertálás

rendelésvisszajelzés/ visszaigazolás az ügyfélnek

(importálás a vállalatirányitási(ERP) rendszerbe)

Seite

12

6 Elsö lépések az OMT alkalmazás használatában A következö oldalakon végigvezetjük Önt a különbözö használati eseteken és lépésrö--lépésre haladva elmagyarázzuk az OMT alkalmazás használatát.

6.1 A beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás OMT) elinditása A telepitést követöen a Windows Start menüjében az alábbi bejegyzések található:

Az OMT alkalmazás az Order Management Tool bejegyzésre történö egérkattintással inditható.

6.2 OMT áttekintés Az alkalmazás inditását követöen az OMT fö ablaka látható.


Seite

13

Az alkalmazás inditásakor a “Beérkezett üzenetek (Inbox)” mappa az ujonnan érkezett dokumentumokat vagy beszerzési megrendeléseket tartalmazza. Megjegyzendö, hogy a beszerzési megrendelések már az alkalmazás inditása elött beérkezhettek.

A szoftver telepitöje feltelepit egy Windows szolgáltatást, amely az operációs rendszer inditásával automatikusan elindul. elindul. Ez a szolgáltatás automatikusan automatikusan küldi és fogadja az összes rendelkezésre álló álló dokumentumot meghatározott (alapértelmezés: 60 percenkénti percenkénti) idöintervallumokban. idöintervallumokban. Ezért gyözödjünk meg arról, hogy az alkalmazás nincs többszörösen feltelepitve ugyanazon bejelentkezési adatokkal (felhasználónév/jelszó). felhasználónév/jelszó). Ellenkezö esetben a dokumentum tárolásban tárolásban ellentmondások léphetnek fel. fel. A bejelentkezési adatokat jogosulatlan hozzáférés elöl elzártan kell örizni. örizni. Az ablak baloldali sávja tartalmazza a meglévö mappákat. Ezek tárolják a különféle üzleti dokumentumokat (pl. beszerzési megrendeléseket, rendelés-visszaigazolásokat, számlákat stb.). A beérkezö dokumentum fogadását követöen a Beérkezetet üzenetek mappába kerül. Onnan mozgatható át a különbözö mappákba attól függöen, mit tervezünk velük. Az ablak jobboldali sávja az inditás utáni start oldalt tartalmazza. Itt vannak a legujabb hirek és a szoftver támogatás kapcsolattartási cimei, továbbá egy link a gyakori kérdések (GYIK) oldalra.

6.3 OMT verzió Az alkalmazás pillanatnyi verziója az ablak jobb alsó sarkában lévö állapotjelzö sávban látható. OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

14

A verziószám után található ”Standard” (sztenderd) vagy “Workstation”(munkaállomás) felirat jelzi, hogy az alkalmazás telepitése és beállitása egyedi felhasználós vagy több felhasználós verzióként történt-e.

6.4 OMT mappa nézet A baloldali sávban egy mappára történt kattintás után ez a sáv mutatja a megfelelö dokumentumokat. A “Beérkezett üzenetek (inbox)” mappában lévö uj üzenetek vastagbetüs felirattal vannak kiemelve; egy számláló mutatja, hogy közülük hány az olvasatlan dokumentum. A listán lévö elsö dokumentum automatikusan betöltödik és “olvasott” jelölést kap. Másik dokumentum megtekintéséhez kattintsunk duplán a megfelelö sorra és ez megjelenik a jobb alsó sávban.

Az ablak jobboldali sávja két külön részre van bontva. A sáv felsö része a kiválasztott mappában található összes dokumentumot listázza ki. Az uj és még olvasatlan dokumentumok vastagbetüs jelöléssel vannak kiemelve. Ha egy mappa olvasatlan dokumentumokat tartalmaz, az OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

15

olvasatlanok száma a mappa megnevezése után zárójelbe tett számként kerül kijelzésre (pl. Beérkezett üzenetek (5) – ez az jelenti, hogy öt uj dokumentum van ebben a mappában). A dokumentum lista egyes oszlopai a dokumentumok részletes adatait mutatják(pl. beszerzési megrendelés-azonositó, végösszeg, stb.)

A “Beérkezett üzenetek (Inbox)” mappa olyan elöre definiált mappa, amelyben alapértelmezésben az összes uj dokumentum elmentésre kerül (hasonlóan a levelezöprogramok beérkezett üzenetek mappájához). A program inditása után mindig azt jelzi, vannak-e ujonnan beérkezett dokumentumok (pl. beszerzési megrendelések). Egy dokumentumra történö kettös kattintás után a dokumentum nézete a jobboldali sáv alsó részén jelenik meg.

6.5 Dokumentum nézet A dokumentum nézet a kijelölt dokumentum részletes adatait mutatja. A dokumentum különbözö részekre van felosztva, ezek a felsö sorban lévö feliratos “fülek” használatával érhetök el .

A különbözö részek, ill. az ezekben lévö adatok a

szimbólum használatával kibonthatók és összezárhatók.

A dokumentum részleteinek megjelenitése függ annak a dokumentumnak a tipusától, amelyet éppen nézünk. A szoftver automatikusan beállitja a megfelelö dokumentumhoz tartozó nézetet. Minden egyes dokumentumhoz különbözö müveletek állnak rendelkezésre, amelyek a felsö menüsávban láthatók és egérkattintással aktiválhatók.


Seite

16

Eltekintve az olyan általános müveletektöl, mint “Mentés (Save)”, “Elönézer(Preview)”vagy “Nyomtat (Print)” van egy sor dokumentum-specifikus müvelet is. Ez a képernyökép egy beszerzési megrendeléssel kapcsolatos müveleteket mutatja: • Archiválás Archiválás (a kijelölt mappa átmozgatásra kerül a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába) • CSV exportálás exportálás (a kijelölt beszerzési megrendelés átkonvertálódik CSV formátumba)

• Elfogad (Accept) (létrehoz egy rendelés-visszajelzést, áthelyezi a beszerzési megrendelést a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába, a beszerzési megrendelés összes tételének állapotát “elfogadottra” állitja, kijelöli a “Rendelés-visszajelzések (Order Responses)“ mappát és megnyitja a rendelés-visszajelzést szerkesztési célból.) • Elutasit (Reject) (létrehoz egy rendelés-visszajelzést, áthelyezi a beszerzési megrendelést a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába, a beszerzési megrendelés összes tételének állapotát “elutasitottra” állitja, kijelöli a “Rendelés-visszajelzések (Order Responses)“ mappát és megnyitja a rendelés-visszajelzést szerkesztési célból.) • Kiegészitéssel elfogad (Accept with amendment) (létrehoz egy rendelés-visszajelzést , áthelyezi a beszerzési megrendelést a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába,, a beszerzési megrendelés összes tételének állapotát “elfogadottra” állitja, állitja hozzáad egy “Módositásokkal elfogadva (Accepted with Changes)” bejegyzést a beszerzési megrendelés fejlécéhez és megnyitja a rendelés-visszajelzést szerkesztési célból.)

Fontos Fontos tudnivaló a módositásokkal elfogadott beszerzési megrendelések szerkesztési müveletét illetöen: illetöen: állitva.. Alapértelmezésben az összes tétel “elfogadott” állapotra van állitva Ezaz állapot azonban azt jelenti, hogy az ilyen tétel állapotjellemzöit (pl. a szállitási szállitási határidöt vagy a mennyiséget) nem szabad módositani. módositani. Ha e tételek bármelyikét módositani szeretnénk, az állapotot “módositásokkal elfogadva” állapotra kell állitani. állitani. Ez úgy hajtható végre, hogy rákattintunk a “módositásokkal elfogadva” gombra. gombra. Ezután az állapotjelzés a “módositásokkal elfogadva” állapotra vált át. Ezt követöen a tétel már igény szerint módositható. módositható. Ha a tételt el akarjuk utasitani, kattintsunk az “ tétel elutasitva (reject item)” gombra. gombra. OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

17

Az állapot ekkor az “elutasitva (rejected)” (rejected)” állapotra vált át. át.

Ez a müvelet egyuttal “0” db-ra állitja a mennyiséget a visszajelzés kiküldésekor. Ezt követöen nincs többé mód a tétel elfogadására. Ha az elutasitás tévedésböl, véletlenszerüen történt, és mégis elfogadottként szeretnénk kezelni a tételt, uj rendelésvisszajelzést kell létrehoznunk az eredeti beszerzési megrendelésböl.

A dokumentum-specifikus müveletek függnek a pillanatnyilag kijelölt dokumentumtól. Bizonyos gombok csak a az alkalmazás bizonyos verzióiban érhetök el.


Seite

18

7 Dokumentumok listázása A dokumentumok listája táblázatos áttekintésben jelenik meg.

7.1 Az oszlopbarendezési nézet beállitása Az oszlop-nézet tetszés szerint testreszabható. A jobb egérgombos rákattintás olyan helyi menüt nyit meg, ahol uj oszlopokat füzhetünk be, ill. meglévöket távolithatunk el. Az oszlop szélessége is állitható, ha az elválasztó vonalra kattintunk, majd azt a kivánt helyre huzzuk át. Az oszlopok sorbarendezettsége változtatható oly módon, hogy rákattintunk az illetö oszlop fejlécére, majd a kivánt helyre huzzuk azt át.

Mentsük el a beállitásokat a “nézet mentése (save view)” segitségével. Ellenkezö esetben az alkalmazás ujbóli inditásakor ezek a beállitások nem kerülnek megörzésre.


Seite

19

7.2 Az oszlopok rendezése Egy oszlop-fejlécre történö ismételt kattintással a dokumentumok növekvö (ascending), vagy éppen csökkenö (descending) sorrendbe rendezhetök.

7.3 Oszlop-fejlécek Az összes oszlop-fejléc nagybetüs elötaggal rendelkezik: • O jelöli a beszerzési megrendeléseket (Beérkezett üzenetek és Beszerzési megrendelések (Inbox és Orders))mappák • R a rendelés-visszajelzéseket(rendelés-visszajelzések és elküldött rendelés-visszajelzések ( Order Responses és Sent Order Responses)) mappák • I jelöli a számlákat és a hitelszámlákat(Számlák, Elküldött számlák, Hitelszámlák és Elküldött hitelszámlák( Invoices, Sent Invoices, Credit Invoices és Sent Credit Invoices)) mappák


Seite

20

8 Dokumentum oldalnézet A dokumentumok végleges formátuma PDF dokumentumként megtekinthetö az “Elönézet (Preview) “ gomb használatával. Ezt a felsö eszközsávban lévö nagyitó szimbólum jelzi. Elöször válasszuk ki a kivánt dokumentumot a jobb felsö sávban kétszer rákattintva, majd kattintsunk a szimbólumra az elönézet felhivásához. Az ablak alján lévö állapotjelzö sáv a folyamatot mutatja. Az Acrobat Reader elinditása hosszabb ideig is eltarthat számitógépünk teljesitményétöl függöen.

Mivel az elönézet gomb PDF dokumentumot hoz létre, az Acrobat Reader szoftvernek ftelepitettnek kell lennie a rendszerben.


Seite

21

9 Nyomtatás 9.1 Nyomtató beállitása Az OMT alkalmazás az operációs rendszerben alapértelmezésként beállitott nyomtatót használja. Ettöl eltérö nyomtató is beállitható a “Nyomtató beállitása (“Printer Setup)” menü használatával. Ez a nyomtató az alábbi párbeszédablakban jelölhetö ki:

9.2 Egyenkénti dokumentum nyomtatás A listázási nézetben jelöljük ki a nyomtatni kivánt dokumentumot. Ez a teljes sort kiemeli.

A felsö eszköztár-sáv tartalmazza a nyomtatás gombot parancsot a menüböl.

. Másik lehetöségként használhatjuk a “Nyomtat (Print)”

Egyszeri rákattintás erre a gombra elinditja a nyomtatási folyamatot. Az ablak alján lévö folyamatjelzö sáv mutatja a nyomtatás állapotát. OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

22

9.3 Több dokumentum nyomtatása Egyidejüleg több dokumentum is nyomtatható úgy, hogy a listázási nézetben ezeket a CTRL billentyü nyomvatartása mellett kijelöljük, majd a CTRL billentyüt felengedjük ( a kijelölés megmarad) és a nyomtat gombra kattintunk.


Seite

23

10 Dokumnetum elmentése A dokumentumokon végrehajtott módositások mentéséhez használjuk a felsö eszközsávban található “Mentés (Save)” gombot.


Seite

24

11 Dokumentum kezelési folyamat Az alábbi ábra egy tipikus üzleti folyamatot illusztrál.

1. Beszerzési megrendelés fogadása 2. Rendelés-visszajelzés létrehozása 3. Beszerzési megrendelés elfogadása módositásokkal(rendelés-visszajelzés) 4. A rendelés visszaigazolás elküldése 5. Számla létrehozása az elküldött rendelés-visszajelzésböl 6. Számla szerkesztése 7. Számla elküldése 8. Hitelszámla létrehozása az elküldött számlából 9. Hitelszámla szerkesztése 10. Hitelszámla elküldése


Seite

25

12 Beszerzési megrendelések 12.1 Beszerzési megrendelés fogadása Az OMT alkalmazás inditása után a Beérkezett üzenetek mappa mutatja az uj dokumentumok számát.

Ezen a képernyöképen a Beérkezett üzenetek (Inbox) mappában csak egyetlen dokumentum látható. A mappára történö kattintás után a dokumentumok listája láthat, és a lista elsö dokumentuma automatikusan betöltödik.


Seite

26

A beszerzési megrendelés olvasottként kerül kijelzésre és olvasott a jelölése is, igy a Beérkezett üzenetek mappában lévö olvasatlan tételekszáma is eltünik (mivel csak egy olvasatlan volt). A mappa részletes adattartalma megtekinthetö, ha az ablak jobboladali sávjában a beszerzési megrendelés “fülek” re(felirataik ismertetését lásd alább) kattintva végigmegyünk azokon. • Fejlécek (Header (Headers) eader – a beszerzési megrendelés általános adatait mutatja meg(rendelési szám, dátum, pénznem stb.) • Üzleti partnerek partnerek (Business (Business partners) partners) – az összes partner nevét és cimét mutatja (ügyfél, szállitó, árufogadó, számlafogadó) • Feltételek (Conditions (Conditions ) – a részletes szállitási és fizetési feltételekt mutatja, valamint további információkat és magyarázatokat tartalmaz a beszerzési megrendeléssel kapcsolatosan • Tételek (Items (Items) tems) – az egyes tételek jegyzékét mutatja

Ha a táblázatban egy tételre kattintunk, annak tartalma az alatta lévö mezöben megjelenik. • Összegzés (Summary (Summary )– a beszerzési megrendelés tömör összefoglalását mutatja.


Seite

27

12.2 Rendelés-visszajelzés létrehozása Miután egy beszerzési megrendelés összes részletét megtekintettük, létrehozható a rendelés-visszajelzés. Ezt az eszközsáv dokumentum-specifikus gombjainak használatával tehetjük meg:

Az „Elfogad (Accept)“ müvelet végrehajtásával módositás nélkül elfogadjuk a beszerzési megrendelést és a dokumentumot áthelyezzük a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába. Egyuttal egy “Rendelés-visszajelzést (Order Response)” is létrehozunk a “Rendelés-visszajelzések (Order Responses)” mappában, amely szerkesztés céljából megnyitásra kerül. Az egyes tételek szerkesztésére többé már nincs mód. Az „Elutasit (Reject)“ müvelet végrehajtásával elutasitjuk a teljes beszerzési megrendelést és a dokumentumot áthelyezzük a “Beszerzési megrendelések (Orders)” mappába . Egyuttal egy “Rendelés-visszajelzést (Order Response)” is létrehozunk a “Rendelés-visszajelzések (Order Responses)” mappában, amely szerkesztés céljából megnyitásra kerül. Az egyes tételek szerkesztésére többé már nincs mód. A “Rendelés-visszajelzés (Order Response)” elküldésével az összes tétel mennyiségét 0-ra állitjuk. A „Akiegészitésselelfogad (ccept with amendment)“ müvelet végrehajtásával elfogadjuk a beszerzési megrendelést úgy, hogy a felhasználó számára lehetöség nyilik módositások elvégzésére. Egyuttal egy “Rendelés-visszajelzést (Order Response)” is létrehozunk a “Rendelés-visszajelzések (Order Responses)” mappában, amely szerkesztés céljából megnyitásra kerül:


Seite

28

13 Rendelés -visszajelzés 13.1 Rendelés-visszajelzés szerkesztése A következö bejegyzések szükségesek a “Fejlécek (Headers)” fülben a rendelés-visszajelzéshez: • Szállitók (Suppliers) – Rendelés-visszajelzési azonositó (Order Response ID): Ennek a mezönek (a képernyöképen kiemelve) kell tartalmaznia egy számot. (kötelezöen kitöltendö mezö)

Ezt a mezöt belsö rendelés-visszajelzési azonositójához használja! • Rendelés-visszajelzés dátuma(Order Response Date) – az a dátum, amikor a rendelés-visszajelzés létrehozásra került. Alapértelmezésben ez a mezö a pillanatnyi dátumot tartalmazza. • Megjegyzések (Comments) – ebbe a mezöbe irhatunk észrevételeket, megjegyzéseket a rendelésvisszajelzéssel kapcsolatosan. Ezen kivül minden egyes tételen tételen is végezhetünk módositásokat: módositásokat:


Seite

29

Egy tételre történö kattintás után annak részletei megnyilnak. Az állapotot minden egyes tételhez külön-külön beállithatjuk: • Elfogadva (Accepted) – A tételt változtatás nélkül elfogadjuk. • Módositásokkal elfogadva(Accepted with Changes) – A tételt változtatásokkal fogadjuk el (pl. mennyiség, szállitási dátum) • Elutasitva (Rejected) – A tétel elutasitva Egy tétel módositásához a megfelelö állapot gombot, vagy a szállitási mennyiséget és dátumot tartalmazó mezöket használhatjuk.

A szerkesztés befejezése után a dokumentum a megfelelö menügombbal elmenthetö.

13.2 A rendelés-visszajelzés elküldése A Rendelés-visszajelzés ügyfélnek történö elküldéséhez kattintsunk rá a “Rendelés-visszajelzés elküldése (Send Order Response)“ gombra a dokumentum-specifikus eszközsávon.

Az erre a gombra történö kattintás a következö müveleteket hajtja végre; bezárja a megnyitott rendelés-visszajelzést, elküldi azt az ügyfélnek és elmenti a Rendelés-visszajelzések (elküldve) mappába.


Seite

30

14 Számla 14.1 A számla funkció engedélyezése az aktiválási kóddal Ahhoz, hogy számlákat hozhassunk létre a Beszerzési megrendelés kezelö alkalmazással, szükség van a számlázási funkció egyszeri aktiválására. Ehhez a menüsávban válasszuk elöször a „?“ majd a “Számla aktiválás (Activate invoice)“menüpontokat. Ezután felkérést kapunk az aktiválási kód beirására. Ha Ön még nem rendelkezik aktiválási kóddal, még nincs regisztrálva számlázásra jogosultként. Ha érdekli Önt a számladokumentumok létrehozási funkciója, forduljon DTAG-s kapcsolattartójához. Az aktiválás sikeres végrehajtása után a teljes számlázási funkció rendelkezésre áll.


Seite

31

14.2 Számla létrehozása Egy számla egy már elküldött rendelés-visszajelzésböl hozható létre. A “Rendelés-visszajelzés (Order Response)” mappában ehhez a “Számla létrehozása(Create invoice)” gomb áll rendelkezésre. A kivánt rendelés-viszzajelzés kiválasztása után kattintsunk erre a gombra. Az OMT alkalmazás a rendelés-visszajelzésböl számla tervezetet hoz létre. A számlák mappa automatikus kiválasztása megtörténik, és a számla tervezet kijelzésre kerül.


Seite

32

Irjuk be számlánk azonositóját a “számla száma (invoice number)” mezöbe. Az azonositót a program ellenörzi, hogy csak egyszer fordul-e elö . A számla kelte (dátuma) a létrehozás napja lesz és visszamenöleg nem módositható.

Az “üzleti partnerek(business partners)” fül a rendelés-visszajelzés összes partnerét tartalmazza.

Általában az eladó a számlakiállitó fél is egyuttal. Ha módositani kell a számlakiállitó felet, ezeknek megtalálhatónak kell lenniük az OMT alkalmazás törzsadataiban (lásd a vonatkozó fejezetet).

14.3 Nem tervezett költségek Ha szükség van a nem tervezett költségek számitására is (pl. szállitási és kezelési költségek), ezeket az adatokat a Feltételek ( Conditions) fül alatt beirhatjuk nettó nettó értékekként. Ne felejtsük el ezeket az adatokat beleszámitani a végösszeg (sum) fül alatt.


Seite

33

14.4 Számlatételek

Minden egyes számlatételhez meg kell adni:

a szállitási mennyiséget

a szállitási azonositót

a szolgáltatás biztositásának dátumát

a tétel nettó értékét

a vonatkozó ÁFA kulcsot és összeget


Seite

34

A vonatkozó ÁFA kulcsok minden egyes számlatételhez hozzárendelhetök a kulcsok listájából történö kiválasztással.

Ne feledjük, hogy a számla számösszegeinél a tizedesvesszö (“,”) helyett kötelezöen pontot (“.”) kell használni! Ne használjunk elválasztójelet az ezres értékeknél: értékeknél: HELYES: HELYES: 6000.00 HELYTELEN: HELYTELEN: 6.000,00

14.5 Végösszeg

A “Végösszeg (Summe-Sum)” fül kiválasztása után irjuk be a megfelelö nettó és bruttó értékeket. Az alkalmazás beépitett számológépe segitségével kiszámithatjuk az értékeket. Egy számla akár két eltérö ÁFA kulcsot is tartalmazhat. Válasszuk ki az ÁFA kulcsot a legördithetö menüböl. Ha nem kell megadni második ÁFA kulcsot, a vonatkozó mezöbe semmilyen értéket ne irjunk be. OrderManagementTool-Manual V16.doc Version 16, 31.05.2007

Seite

35

14.6 Beépitett számológép Az adatbeviteli mezök mellett található egy ikon, amely a beépitett számitógépet nyitja meg.

AZ OK gombra történö kattintással a kiszámolt érték automatikusan átvihetö a megfelelö adatbeviteli mezöbe.

Bal egérkattintás az MWSt+ (ÁFA+) gombra automatikusan hozzáad 19%-ot. Bal egérkattintás az MWSt+ (ÁFA+) gombra automatikusan hozzáad 8.5%-ot. Bal egérkattintás az MWSt- (ÁFA-) gombra automatikusan levon 19%-ot. Bal egérkattintás az MWSt- (ÁFA-) gombra automatikusan levon 8.5%-ot.


Seite

36

14.7 Rész-számla Rész-számla létrehozása érdekében lehetöség van a megfelelö rendelés-visszajelzésböl létrehozott egyes számlatételek törlésére. A tételek törlése úgy történik , hogy a megfelelö tétel-sort kijelöljük, majd a jobb felsö sarokban lévö piros x-re kattintunk. Eltérö mennyiséget tartalmazó rész-számla hozható létre a szállitási mennyiség módositásával.

Térel visszamenöleges hozzáadására vagy elözöleg törölt tétel visszaállitására nincs lehetöség. Ha egy számlatétel tévedésböl törlésre kerül, akkor a megfelelö rendelés-visszajelzés szállitási mennyiségéböl uj számlát kell létrehozni.

14.8 Különbözó ÁFA kulcsos számlatételek Ha különbözö ÁFA kulcsos számlatételeink vannak, mindegyik ÁFA kulcshoz külön számlát kell létrehozni.

15 Egyéb funkciók 15.1 Keresés szövegben Az OMT alkalmazás szövegben történö keresést biztosit a dokumentumok vonatkozásában; a listás nézet összes tartalmi mezöjére keres (beleértve a rejtett oszlopokat is).


Seite

37

Irjuk be a keresett fogalmat a Keresés (Suchbegriff-Search) mezöbe, majd kattintsunk a Keresés inditása (Suche starten) gombra.

A keresés eredménye a listás nézetben jelenik meg. A megfelelö sorra történö kettös kattintással a kapcsolódó dokumentum betölthetö. A teljes mappa nézethez való visszatéréshez a keresési ablakban töröljük a keresési fogalmat (ez automatikusan megtörténik, ha másik mappát választunk ki).

15.2 Archiválás Az archiválási funkció automatikusan elrejti a régi és már aktualitását vesztett dokumentumokat. Az archiválási funkció aktiválásához válasszuk az archiválási (filing) parancsot a “?” menüböl.

Az archiválási funkció kiválasztása után uj ablak jön fel, amelyben aktiválhatjuka jelölönégyzetet.


Seite

38

Az alábbi ábra szerinti legördülö menüben lehet beállitani azt a minimum kort, amelynél régebbi dokumentumok automatikusan elrejtésre kerülnek (a kor számitása a dokumentum fogadásának idejétöl kezdödöik).

Az alsó sávban két további ikon látható: A filing (archiválás) parancs kiválasztásával csak az archiválási kornak megfelelö dokumentumok kerülnek megmutatásra.

16 Törzsadatok A törzsadat-varászló egyszerübbé teszi a gyakran ismétlödö adatok beirását.

A menüsáv sugó („?“) menüjéböl válasszuk a Törzsadatok (Stammdaten-Master Data) opciót:

Itt a következö adatok tárolhatók le:


Seite

39

16.1 Üzleti adatok Ide lehet beirni az alapvetö fontosságu üzleti adatokat. Ezek az adatok a rendelés-visszejelzések és számlák nyomtatásakor kerülnek felhasználásra.

16.2 WEEE No. és USTID <(WEEE = Az EU 2002/96/EG sz. irányelve az elektromos és elektronikus hulladékkategóriákba történö besorolásról UstID = adóigazgatásiazonositó=adószám - a forditó)>


Seite

40

Ha szükséges, irja be cégének elektromos és elektronikai hulladékeszköz-számát (WEEE-sz.) (lásd http://de.wikipedia.org/wiki/WEEE). Ezen kivül be kell irni az európai uniós adóigazgatási számot is (USTID).

16.3 Preferált ÁFA kulcs Itt lehet meghatározni a preferált ÁFA kulcsokat, amelyek azután alapértelmezett értékként szerepelnek a tételek és végösszeg füleken.

16.4 Eltérö számlakibocsátók ideértve az eltérö WEEE és USTID számokat is Ha alkalmazható, irjuk be az eltérö számlakibocsátó adatait. Meg lehet határozni, hogy ezek az adatok felhasználásra kerüljenek-e a a megfelelö beállitás kiválasztásával az alábbi ablakban:

16.4.1 Eltérö számlakibocsátók kapcsolattartási adatai Ha alkalmazható, irjuk be az eltérö számlakibocsátó kapcsolattartási adatait.

Info: a változások a törzsadatokban csak akkor lépnek hatályba, ha uj számlát hozunk létre létre.. A korábban létrehozott számlákat ez a változás visszamenölegesen visszamenölegesen nem érinti. érinti


Seite

41

17 Hitelszámla Hitelszámla csak korábban már kiküldött számlából hozható létre. A “Számla létrehozása (Create invoice) ” gomb csak az elküldött számlák (Sent Invoices) mappában lévö tételekre vonatkozóan áll rendelkezésre .

Válasszuk ki a kivánt számlát és kattintsunk erre a gombra. Az alkalmazás létrehoz egy hitelszámla-tervezetet a rendelés-visszajelzés adataiból. A “Hitelszámla (Credit Invoice)” mappa automatikusan kiválasztásra kerül, majd feljön a képernyöre az uj hitelszámla. Ez a folyamat egyezik a számla létrehozás folyamatával.


Seite

42

18 Forgalmi adó gyüjtölista Mivel az alkalmazás jelenlegi verziójában nem teszi lehetövé számladokumentumoknak a német forgalmi adótörvény (UstG) 14.§ szerint megkövetelt minösitett aláirását, ezért Ön köteles a gyüjtölistát papiron szolgáltatni. Ettöl eltérö megállapodás hiányában ezeket havonta kell szolgáltatni. Az alábbi kép illusztrálja, hogyan kell ennek kinéznie:


Seite

43


Seite

44

19 Egyébb dokumentumok Az OMT alkalmazás jelenleg nem támogatja egyéb dokumentumok küldését. Az ilyeneket kérjük a hagyományos csatornákon eljuttatni.


Seite

45

20 Összefoglaló A Beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) segitségével az elektronikus dokumentumok könnyen fogadhatók, konvertálhatók, szerkeszthetök és visszaküldhetök. Fejlett, intelligens konvertálások teszik lehetövé az átalakitást különbözö formátumokba (pl. ERP-specifikus CSV-be vagy egyéb szöveges alapu formátumokba), vagy az átváltást különbözö dokumentum tipusokra (pl. rendelésvisszajelzés létrehozása a beszerzési megrendelésböl).


Seite

46

21 Az alkalmazás frissitése A Beszerzési megrendelés kezelö alkalmazás (OMT) integrált programfrissitövel rendelkezik. Az alkalmazás minden egyes inditásakor, továbbá hatóránként történik a frissitések keresése. A frissitések letöltése és telepitése teljeskörüen automatizálható.


Seite

47

22 Hibajelentés Ha az alkalmazás használata során hiba lép fel, erröl hibajelentés készül és kerül elküldésre a Storeserver fejlesztöinek. A felhasználó felkérésre kerül, hogy adja meg nevét, email cimét és annak leirását, mikor lépett fel a hiba. Az Ön együttmüködése segit a hibák kiküszöbölésében.


Seite

48

23 Biztonsági mentések készitése A DTAG nem archiválja az Ön dokumentumait. Kérjük biztositsa, hogy a cége biztonsági mentési folyamatába felvételre kerüljön a teljes program könyvtár (C:\Program Files\Storeserver BusinessConnector 2.0).


Seite

49

24 Dokumentumok archiválása Az alkalmazás teljesitményének optimalizálása céljából azokat a dokumentumokat, amelyekre már nincs szükség a mindennapi munkában ajánlatos az OMT alkalmazás könyvtárából eltávolitani és a merevlemezen más helyen tárolni. Az alábbi fájl müveleteket csak gyakorlott felhasználó hajtsa végre.

Figyelem!: Figyelem!: Az e müvelet során elkövetettt hibák az alkalmazás instabilitásához vezethetnek. vezethetnek. Mielött folytatná, végezzen biztonsági mentést. mentést.


Seite

50

Követelmények: 1. A Windows futó szolgáltatások “Order Management Tool File Client Service” szolgáltatást idölegesen le kell tiltani. 2. Inditsuk ujra az OMT alkalmazást. (Ez ahhoz szükséges, hogy az ideigleines fájlok helyes regisztrálása megtörténjen.) 3. Zárjuk be az alkalmazást. Alapértelmezett beállitásokkal az alkalmazás telepitése a C:\Program Files\Storeserver BusinessConnector 2.0\FileStore útvonalon az alábbi mappa-struktura létrehozásával történik meg:

$Inbox (Beérkezett üzenetek) 1_ORDERS (Beszerzési megrendelések) 2_ORDRSP ( el nem küldött rendelés-visszajelzések) 3_ORDRSP_SENT ( elküldött rendelés-visszajelzések) 4_INVOICE (el nem küldött számlák) 5_INVOICE_SENT (elküldött számlák) 6_CREDITINVOICE (el nem küldött hitelszámlák) 7_CREDITINVOICE_SENT (elküldött hitelszámlák)

Az ezekben a mappákban lévö dokumentumok archiválás és további tárolás céljából a kivánt helyre helyezhetök át. Feltétlenül kerüljük az archiválási mappa létrehozását az OMT alkalmazás filestore könyvtárán belül, mert ez a program összeomlását (crash) okozza. Az elöbbiekben emlitett mappa-strukturát fenn kell tartani.


Seite

51

Az egyes mappák ikon-fájljait, “folders.xml” fájljait és chache-mappáit tilos áthelyezni!. Lásd alábbi ábrán:

A müveletek befejezése után a Windows szolgáltatásokban engedélyezni és ujrainditani szükséges az “Order Management Tool File Client Service” szolgáltatást.

Ezután az elsö indulás a szokásosnál valamivel hosszabb lesz, mivel a dokumentumok listáját tartalmazó cache-t ujra létre kell hoznia a programnak

Vége


Seite

52

Beszerzési Megrendelés Kezelı Alkalmazás (OMT)

Recommend Documents