Beszámoló a Szegedi Ítélőtábla Minőségirányítási területen végzett fejlesztő tevékenységéről

Beszámoló

Beszámoló a Szegedi Ítélőtábla „Minőségirányítási területen” végzett fejlesztő tevékenységéről

A CAF önértékelésen alapuló minőségirányítási rendszer bevezetése

A fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek bemutatása

2014. február - április

1/136

Beszámoló

Tartalom Tartalom

Oldal

A Szegedi Ítélőtábla önértékelési folyamatának bemutatása

3

Első lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének

3

meghatározása Második lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja

4

Harmadik lépés: Az önértékelési csoport létrehozása

4

Negyedik lépés: Képzések szervezése

5

Ötödik lépés: Az önértékelés megkezdése

5

Hatodik lépés: Az értékelés eredményeit bemutató jelentés készítése

6

Önértékelési jelentés

6

Hetedik lépés: Az intézkedési terv összeállítása

15

A CAF önértékelés eredményein alapuló intézkedési program

15

Nyolcadik lépés: Az intézkedési terv kommunikációja

20

Kilencedik lépés: Az intézkedési terv alkalmazása, a fejlesztési tervek

20

megvalósítása Tízedik lépés: A következő önértékelés megkezdése

21

Mellékletek

22

Első számú melléklet: A nyitó rendezvényen bemutatott prezentáció

22

diái Második számú melléklet: A változáskezelési képzés diái

39

Harmadik számú melléklet: A résztvevők által adott értékelések

54

átfésült változata Csoportok prezentációi: Ítélkezési folyamat javítása Csoportok prezentációi: Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Csoportok

prezentációi:

Képzettségek

felmérése,

kompetenciák

fejlesztése Csoportok prezentációi: Ítélőtábla honlap látogatottság javítása Csoportok prezentációi: Kollégiumi ülés folyamatának optimalizálása Csoportok

prezentációi:

Tanácselnöki

feljegyzések

készítési

folyamatának optimalizálása

2/136

Beszámoló

Csoportok

prezentációi:

Egyetemekkel,

oktatási

intézményekkel

partnerségi megállapodások kötése Csoportok prezentációi: Workshopok rendjének fejlesztése Csoportok prezentációi: Nyitott Bíróság program tapasztalatainak feldolgozása

3/136

Beszámoló

A Szegedi Ítélőtábla önértékelési folyamatának bemutatása A CAF rendszer bevezetése során követtük a CAF 2013 modell fejlesztési módszertanának egyes lépéseit. Az egyes feladatok elvégzését, a dokumentumok kidolgozását

műhelyfoglalkozásokon

valósítottuk

meg

és

csoportos

megbeszélések segítségével dolgoztuk ki. Főbb lépéseink a következők voltak: 1. Lépés:

Az

önértékelés

szervezésének

és

tervezésének

meghatározása A CAF rendszer bevezetésére vonatkozó döntés meghozatala során a szervezet felső

vezetői

tájékoztatták

az

alkalmazottakat

a

szervezetfejlesztéssel

kapcsolatos terveikről, az ezzel kapcsolatos pályázati lehetőségekről. A CAF önértékelési módszertan egyes lépéseiről tájékoztatták a bevonandó kollégákat és az érintett külső szervezeteket is. A kommunikáció célja a minél nagyobb támogatottság megszerzése volt mind munkavállalói, mind külső érintettek részéről. A rendszer bevezetésére lehetőséget adó pályázat elkészítése, a pályázatban vállalt indikátorok és célok megfogalmazása már a közös munka eredménye volt. A pályázati támogatás elnyerését követően az önértékelési folyamat egyes lépéseinek

megtervezése

következett.

Ennek

keretében

pontosan

meghatározásra került, mely szervezeti egységek, csoportok vegyenek részt a fejlesztő munkában. A szervezeti egységek kijelölése során fontos szempont volt az, hogy az önértékelés a szervezet minden szintjére és egységére vonatkozzon. Mivel a szervezet először vesz részt önértékelésben, a vezetők a hagyományos értékelési formát választották. Megtörtént a projekt vezetőjének kiválasztása, feladatainak, hatáskörének meghatározása. A következő javasolt feladatkört jelöltük ki számára: A projekt vezetője felelős: 

valamennyi érintettel történő konzultációért és kommunikációért;

4/136

Beszámoló



az önértékelési csoport(ok) képzésének megszervezéséért;



segédanyagok és bizonyítékok gyűjtéséért az önértékelés támogatásához;



az önértékelési csoportban való aktív részvétel biztosításáért;



a konszenzus teremtés folyamatának moderálásáért;



az önértékelési jelentés elkészítéséért;



a vezetés támogatásának elnyeréséért valamint az intézkedési terv kidolgozásáért.

5/136

Beszámoló

2. Lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja

A résztvevők tájékoztatása és támogatásának elnyerése érdekében nagy hangsúlyt fektettünk az önértékeléssel kapcsolatos kommunikációra. Ennek érdekében kommunikációs tervet dolgoztunk ki, amelynek főbb elemei a következők: Indító és záró konferencia, tájékoztató szervezése, az érintettek folyamatos tájékoztatása nyomtatott és elektronikus eszközökkel, az Intranet felhasználása a szervezet alkalmazottainak tájékoztatására, a közvélemény tájékoztatása a Délmagyarország napilapon keresztül. a) Tájékoztató a meghívtuk

a

projekt

elindításáról:

szervezet

érintett

A

projekt elindítása

munkatársait

és

külső

érdekében szakértők

segítségével tájékoztattuk őket a projekt céljairól, menetéről, várható eredményeiről, módszereinkről és az eredmények fenntarthatóságának lehetőségeiről is. A prezentációra 2014. február 14-én délelőtt került sor. Az előadás diáit az első melléklet tartalmazza. A diák bemutatását követően a résztvevők kérdéseket tehettek fel az előadóknak. b) Az érintettek folyamatos tájékoztatása a műhelyfoglalkozások előtt és után az elért eredményekről. Az egyes műhelyfoglalkozások előtt a résztvevők számának megfelelően sablonokat osztottunk ki, amelyek segítségével tájékoztattuk a munkatársakat a már elért eredményekről, és a következő műhelyfoglalkozás menetéről. A sablonokat minden egyes foglalkozást követően frissítettük. c) Intranet: A szervezet belső kommunikációs hálózatán keresztül folyamatos tájékoztatást

nyújtottunk

az

elért

eredményekről,

az

elkészült

dokumentumokról. d) Tájékoztató megjelentetése a Délmagyarország című újságban. e) Záró konferencia: Az önértékelési folyamat és a pályázatban vállalt feladatok

teljesítését

követően

zárásként

összefoglaltuk

a

projekt

legfontosabb lépéseit, eredményeit, és a fenntarthatóság érdekében

6/136

Beszámoló

bevezetett

intézkedéseinket

is.

A

rendezvényre

minden

érintett

munkatársat meghívtunk. f) A szervezetfejlesztés során keletkezett dokumentumokat, jelentéseket és előadásokat az Intraneten keresztül a szervezet összes érintettje számára elérhetővé tettük. 3. lépés: Önértékelési csoport létrehozása Az önértékelési csoport kialakítása során törekedtünk arra, hogy a szervezet minden egysége, szintje megfelelő mértékben vehessen részt a szervezet fejlesztésében. A szándéknak megfelelően a következő munkatársak vettek részt a fejlesztő folyamatban: Alcsoportvezető: Csoporttagok:

Dr. Hámori Attila Dr. Harangozó Attila Dr. Kemenes István Dr. Hegedűs István Bojtos Mónika Dr. Halász Edina (Komárominé Szabó Andrea)

7/136

Beszámoló

4. lépés: Képzések szervezése Az

értékelési

folyamatban

résztvevők

tájékoztatása

érdekében

a

szervezetfejlesztésben szerepet játszó munkatársak a következő képzésekben vettek részt: a) Minőségtudatosság: A TQM alapelvei és folyamatai b) KAIZEN a minőség folyamatos fejlesztése és a veszteségek feltárása az alkalmazottak széles körű bevonásával: SIPOK

modell

(az

érdekelt

kapcsolatok,

együttműködő

azonosítása,

a

szervezet

(kulcsfolyamatainak), termékek)

felek

szervezetek, fő

valamint

meghatározása;

(állampolgárok/ügyfelek,

a

vezetők

tevékenységeinek termékeinek szervezet

és és

politikai

munkatársak)

szolgáltatásainak

(amennyiben működéséhez

vannak

ilyen

igénybe

vett

meghatározó szolgáltatások és erőforrások összesítése. c) Teljesítménymenedzsment rendszerek (MBO) d) Változáskezelési műhelyfoglalkozás, amelynek keretében a következő területeket tekintettük át: a. Változások kezelésének módszerei b. A változás görbéje A tájékoztatók és képzések anyagai a második számú mellékletben találhatók. 5. lépés: Az önértékelés megkezdése Egyéni értékelés Az általános tájékoztatókat és képzéseket követően a szervezetfejlesztésben résztvevő munkatársak meghívót kaptak a CAF szoftverben található értékelő kérdőívek kitöltésére, az egyes területek pontozására, az erősségek és a fejlesztendő területek meghatározására. A kérdőívek kitöltésére egyénileg került sor, ellenben a projekt vezetője és külső munkatárs is rendelkezésre állt arra az esetre,

ha

kapcsolatban.

valamely A

munkatársnak

kérdőívek

kitöltését

kérdése

merülne

követően

sor

fel került

a

kitöltéssel a

válaszok

8/136

Beszámoló

egységesítésére, azaz átfésülésére, amelynek során megtörtént az ismétlések feltárása

és

törlése,

dokumentumot

az

esetleges

(harmadik

számú

gépelési

hibák

melléklet)

javítása.

elküldtük

Az az

átfésült érintett

munkatársaknak még a konszenzus megteremtése előtt. Csoportos konszenzus megbeszélés A kérdőívek kitöltését követően sor került a konszenzus megteremtésére, amelynek során a munkatársak megállapodtak az erősségekben, fejlesztendő területekben,

és

végső

pontokat

állapítottak

meg

az

összes

alkritérium

vonatkozásában.

9/136

Beszámoló

6. lépés: Az értékelés eredményeit bemutató jelentés készítése Az erősségek és fejlesztendő területek meghatározása a konszenzus létrejötte után adott értékek alapján történt. A fejlesztések érdekében meghatároztuk azokat a lépéseket, amelyek megtétele javíthatja a szervezet teljesítményét, s hatással lehet a teljesítménymenedzsmentben meghatározandó intézményi és szervezeti célok kidolgozására, a célokkal kapcsolatos indikátorok meghatározására. A javaslatok egy részét beépítjük a folyamatoptimalizálási és tudásmenedzsment projektjeinkbe, az önértékelő jelentés elemei pedig a változáskezelési műhelyfoglalkozás moduljaiban kapnak hangsúlyt.

10/136

Beszámoló

CAF önértékelés eredményein alapuló jelentés Önértékelési jelentés

11/136

Beszámoló

Jelen dokumentum annak a CAF értékelésnek az eredményeit mutatja be, amelyet a Szegedi Ítélőtábla az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében végzett el. Az önértékelésben 6 munkatárs vett részt. Az alábbiakban bemutatjuk a modell által lefedett 9 terület erősségeit és fejlesztendő területeit. Ezek közül néhány (5) kiválasztásával készítjük el a célzott fejlesztéseket tartalmazó intézkedési tervet. Kritériumok megjelenítése 5

4

6 86

44

40

3

7

80 59

10 20 50 60

30 40 50

2

8

60 70 79 80

86

90

1

100

9

12/136

Beszámoló

1. VEZETÉS 1.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY IRÁNYMUTATÁST ADJON A SZERVEZET SZÁMÁRA A SZERVEZET KÜLDETÉSÉNEK, JÖVŐKÉPÉNEK ÉS ÉRTÉKRENDJÉNEK KIALAKÍTÁSÁVAL Erősségek A szervezet jövőképe, hosszú távú tervei összhangban állnak az állam által elvárt célokkal, hatékonyságnövelő lépésekkel. Az OBH stratégiai tervvel rendelkezik, az ebben szereplő célokkal összhangban került megfogalmazásra az egyes szervezeti egységek számára előírt feladatok köre, a stratégiai célok hosszú távú elképzeléseket fogalmaznak meg, így az ezekkel összhangban álló konkrét feladatok jól teljesíthetők. A szervezet vezetése folyamatosan határozza meg az elvárásokat és elképzeléseket, az ítélőtábla elnökének éves beszámolója tartalmazza a következő év feladatait. A kollégiumvezetők pályázatukban 6 éves időtávra vonatkozóan határozták meg stratégiai elképzeléseiket. A kollégiumok éves munkatervek alapján végzik tevékenységüket, amelyben a következő évben elvégzendő szakmai feladatokat rögzítik. Fejlesztendő Olyan műhelyfoglalkozás tartása, amelynek során csoportban, területek állandóan és folyamatosan lehet vizsgálni a szervezet belső és külső környezetét, megvizsgálni a jelenlegi állapot jellemzőit, meghatározni a 8 – 10 éves, hosszú távú célokat, majd fejlesztendő területek kidolgozásával konkrét szervezeti célokat meghatározni, a szervezet különböző szintjein. A kidolgozott stratégiai célokat projektekre bontani határidőkkel, felelősökkel, indikátorokkal és mérési módszerekkel. A hosszú távú terveket rövid távú idősávra lebontva valamennyi munkatárs számára megismerhetővé tenni. A rövid távú terveket folyamatosan figyelemmel kísérni, és ha szükségszerű a külső tényezők változásával egyidejűleg aktualizálni. A stratégiatervező műhelyfoglalkozásokat rendszeressé tenni, a megfogalmazott célok teljesítését rendszeresen nyomon követni. PEST modell elkészítése Az egyes szervezeti egységekkel a kommunikáció naprakésszé tétele, az ehhez szükséges csatornák kiépítése és működtetése, belső intranetes kommunikáció kialakítása. Intézkedési A kidolgozott stratégiai célok projektekre bontása határidőkkel, javaslat felelősökkel, indikátorokkal és mérési módszerekkel.

13/136

Beszámoló

1. VEZETÉS 1.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGYIRÁNYÍTSA A SZERVEZETET, VALAMINT MENEDZSELJE ANNAK TELJESÍTMÉNYÉT ÉS FOLYAMATOS FEJLESZTÉSÉT. Erősségek A szervezet jól definiált utasítások, módszerek, szabályzatok szerint működik. A Szegedi Ítélőtáblán a vezetőket az értekezleti rendszer keretében tájékoztatja a vezetés az irányítási céljairól, és ennek keretében fogalmazza meg a fejlesztendő területeket. A szervezet az OBH stratégiáját követve folyamatosan és visszajelzései alapján kis lépésekben fejlesztette önmagát. Az OBH évente értékelte a szervezet teljesítményét. Fejlesztendő A stratégia szerinti szervezeti célfa kidolgozása, indikátorokkal, területek mérési módszerekkel, felelősökkel és mérési intervallumok kidolgozásával. TQM módszerek alkalmazása a szervezet minden alkalmazottjának bevonásával, a meglévő folyamatokban rejlő veszteségek kiküszöbölésével. A KAIZEN „filozófia” szerinti állandó (folyamatos) fejlesztés módszerének beépítése a szervezeti kultúrába. A szervezet honlapjának fejlesztése, hasznosságának, hatékonyságának növelése, a belső kommunikációs rendszer tökéletesítése. Vezetői értekezletek eljárásrendjének egységesítése, az értekezleti típusok azonosítása, folyamatainak leírása és szabályozottá tétele. A meglévő értekezleti eljárásrend fejlesztése, az értekezletek szervezéshez, lebonyolításához használt dokumentumok sztenderdizálása, felelősségi körök egyértelművé tétele. A vezetői értekezletek előkészítésének és utólagos visszacsatolásának a kialakítása, amely jelenleg eseti jelleggel működik. Önértékelési rendszer (CAF) bevezetése, a szervezet teljesítményének állandó és folyamatos követése. A vezetői információs rendszer folyamatos fejlesztése, az újabb információ igényeknek megfelelően kialakítva. A belső kommunikáció fejlesztése, a munkatársak bevonása a vezetői döntésekbe. Az előzetes egyeztetések rendszerének kialakítása. Intézkedési A vezetői információs rendszer fejlesztése javaslat

14/136

Beszámoló

1. VEZETÉS 1.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSZTÖNÖZZE, TÁMOGASSA A MUNKATÁRSAKAT, ÉS PÉLDÁT MUTASSON SZÁMUKRA. Erősségek A munkatársak rendszeres tájékoztatása a Szervezet Működési Szabályzata szerint történik. A vezetés a bírákat összbírói értekezleten, illetőleg a nem bírói munkakörben dolgozókat, igazságügyi alkalmazotti értekezleten évente többször is tájékoztatja a stratégiai irányvonalról, elképzelésekről, célokról, a szervezetet érintő változásokról. Hatáskörök és felelősségi körök egyértelműek, tisztázottak. A döntések meghozataláért egyértelműen felelős személyek kerültek kinevezésre. A vezetés a helyi feladatokon túlmenően központi igazgatási és szakmai feladatokat ellát, melynek a tapasztalatait a helyi szervezet hatékonyabb működtetése érdekében felhasználja. A vezetők feladatvállalásai minden esetben a szervezet érdekében történnek meg, így a munkatársak ezt érezve érzik a megfelelő támogatást. A szervezet alkalmazottait rendszeresen továbbképzésre küldi, támogatja az alkalmazottak képességeinek fejlesztését, ill. megfelelő támogatást biztosít a megfelelő szakmai tudás hozzáféréséhez. Fejlesztendő Munkatársak bevonása a szervezeti célok meghatározásába, a célok területek egyénekre történő lebontásába. Tájékoztatás vezetők által vállalt feladatokról. Olyan rendszer kidolgozása, amely lehetővé teszi, hogy a célok megvalósítását az érintettek rendszeres időközönként értékeljék. Olyan teljesítményértékelési rendszer bevezetése, amelyben közösen értékeli vezető és beosztott a munkatársak teljesítményét, fejlesztendő kompetenciáit, s amely mérhető és teljesíthető célokon alapul. A munka elismerése előre megismert módon történjen. A központi igazgatási és szakmai feladatok megfelelő kommunikációja, beépítése a helyi működést biztosító szabályzatokba és intézkedésekbe. A kompetencia rendszer bevezetése, az egyének készségeinek mérése, az alkalmazottak kompetenciáinak meghatározása. Az egyéni munkarend lehetőségének megvizsgálásával hatékonyabbá tehető a munkavégzés. Intézkedési A munkatársak bevonása a szervezeti célok meghatározásába javaslat

15/136

Beszámoló

1. VEZETÉS 1.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A POLITIKAI DÖNTÉSHOZÓKKAL ÉS MÁS ÉRDEKELT FELEKKEL HATÉKONY KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS ÁPOLJON.

Erősségek

A szervezet külső érintettei azonosítottak, a politikai és egyéb döntéshozókkal a kapcsolat megfelelő. Az elnökhelyettes az OBT tagja, amely szervezetnek tagja a KIM államtitkára. A törvényes kereteken belül, a vezetés szakmai konzultációkon vesz részt, illetve ilyeneket szervez a politikai döntéshozókkal és a partnerintézményekkel. A társszervekkel (rendőrség, ügyészség, ügyvédség, egyetemi oktatók) rendszeres kapcsolatot tartunk, egymás bizonyos rendezvényein részt veszünk. A szakmai egyesületekkel, érdek-képviseleti szervezetekkel jól működő kapcsolat van. Fejlesztendő A szervezet külső környezetének rendszeres vizsgálata, kontrollálása területek az érintettek bevonásával. A következő területeket kell rendszeresen figyelemmel kísérni: politika, gazdaság, társadalom, technológia (PEST modell). Érintettek analízisét kell elkészíteni, amelyben azonosításra kerülnek azok a külső erők, amelyek akadályozzák vagy támogatják a szervezet stratégiai céljainak megvalósítását. Azonosítani kell azokat az erőket is, amelyek jelenleg semlegesek (nem akadályozók, s nem támogatók) a célok megvalósítása terén. Lépéseket kell kidolgozni annak érdekében, hogy az akadályozók támogatóvá váljanak, a támogatók továbbra is segítsék a szervezet céljainak megvalósítását. A semlegeseket meg kell nyerni a célok megvalósítása érdekében. Javítani kell az együttműködést a meglévő szakmai szervezetekkel, oktatási intézményekkel, bekapcsolódás az oktatásba a szakmai utánpótlás biztosítása érdekében. Intézményesült formában rendszeres kapcsolattartás kialakítása és fenntartása a politikai döntéshozókkal. Együttműködési megállapodások megkötése. Az OBT üléseket megelőző belső kommunikáció kialakítása.

16/136

É R T É K 8 0

Beszámoló

Intézkedési A szervezet külső környezetének rendszeres vizsgálata javaslat 2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ É ÉRDEKELT FELEK JELENLEGI ÉS JÖVŐBENI IGÉNYEIRE VONATKOZÓ, R VALAMINT A SZERVEZET MŰKÖDÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATOKAT T GYŰJTSÖN A SZERVEZET STRATÉGIÁJÁNAK FELÜLVIZSGÁLATÁHOZ ÉS É TERVEI AKTUALIZÁLÁSÁHOZ. K 5 0 Erősségek A központi stratégia és a szervezet hosszú távú célkitűzései ismertek, jól definiálhatóak és jól kommunikáltak. A szervezet a törvényes adatgyűjtési kötelezettségek (ügyforgalmi, statisztikai, gazdálkodási adatok) teljesítése során beszerzett adatokat feldolgozza, egyidejűleg a saját működése hatékonyságának érdekében felhasználja. A szervezet az elnöki adatbázisban rendszeresíti a szervezet működéséhez kapcsolódó adatokat. Szakmai kérdésekben a rendőrségtől, ügyvédségtől felmért és összegyűjtött témakörökben konzultáció előadások megtartása. A társítélőtáblák kollégiumi ülésein való részvétel, szakmai kérdésekben kölcsönös konzultációk. Fejlesztendő A belső fejlesztési területek pontosítása, minőségbiztosítási (CAF) területek rendszer bevezetése, folyamatos működése, belső SWOT elemzés készítése, a szervezethez kapcsolódó érintettek, érdekelt felek elvárásainak folyamatos összegyűjtése, elemzése és felülvizsgálata. Alkalmazottak visszajelzései alapján konkrét fejlesztési projektek indítása, kockázatelemzéssel, határidőkkel, mérhető célokkal. A célkitűzések, projektek megvalósulásának rendszeres nyomon követése, az eredmények mérése, a PDCA ciklusnak megfelelő korrigáló lépések megtétele. Folyamatok optimalizálása és tudásmegosztási módszerek kidolgozása. Az adatok olyan adatbázisban történő elhelyezése, amely szélesebb spektrumú felhasználást (érvelést, érdekérvényesítést) eredményez. Az elnöki ügyvitel elektronizálása. Intézkedési Minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos működése javaslat

17/136

Beszámoló

2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ É ÁLTALA GYŰJTÖTT ADATOKBÓL NYERT INFORMÁCIÓK ALAPJÁN ALAKÍTSA R STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT. T É K 5 5 Erősségek A szervezet pontosan követi az OBH stratégiai célkitűzéseit, ezeket bontja le szervezeti és egyéni szintre. A szervezet működési elvei megegyeznek az OBH működési elveivel, melyeknek a kereteit a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló törvény határozza meg. E törvény az OBH elnökének kötelezettségévé teszi a stratégia évenkénti aktualizálását, melynek az ítélőtábla stratégiai célja is megfeleltetésre kerülnek. Az elnöki iroda összeállítja az elnök számára az éves beszámoló háttéranyagát. Fejlesztendő Stratégiai célok megvalósításához szükséges szervezet, rendszerek, területek folyamatok, eszközök, emberi erőforrás, közös értékek és stílus elemzése, fejlesztendő területeinek, elemeinek meghatározása. Az OBH elnökének aktualizált stratégiai céljait folyamatában szükséges megismerni, és a célkitűzéseket évenként akár többször is indokolt felülvizsgálni. A stratégia felülvizsgálatának és aktualizálási folyamatának kidolgozása, belső szabályozása, valamint a stratégia aktualizálásához, fejlesztéséhez szükséges erőforrások meghatározása szükséges. Az alkalmazottak bevonásával jövőképek kialakítása. Hosszútávú stratégia kialakítása, fejlesztő területek meghatározása. A területekhez mérhető célok rendelése és konkrét fejlesztési projektek indítása. Az éves beszámoló adatgyűjtésének szervezeten belüli nyilvánossá tétele. Intézkedési A stratégia felülvizsgálatának és aktualizálási folyamatának javaslat kidolgozása, belső szabályozása, valamint a stratégia aktualizálásához, fejlesztéséhez szükséges erőforrások meghatározása.

18/136

Beszámoló

2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGISMERTESSE, BEVEZESSE ÉS RENDSZERESEN FELÜLVIZSGÁLJA STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT A TELJES SZERVEZET TEKINTETÉBEN.

É R T É K 5 0

Erősségek

A szervezet stratégiáját, a kidolgozott lépések bevezetésének menetét és a szervezet működését évente értékelik. Jelenleg a bíróságok központi honlapjának részeként működő ítélőtáblai honlap a külső kommunikációt, míg a belső számítógépes rendszerben az erre kialakított mappa a belső kommunikációt biztosítja. E mellett a vezetői értekezleti rendszer a stratégiai célok megismertetését és bemutatását szolgálja. Az alkalmazottak rendszeres tájékoztatása a stratégiáról és az OBH stratégiájának folyamatos követése. Az elnök minden évben beszámoló összbírói értekezleten és igazságügyi alkalmazotti értekezleten szerzi be a szükséges információkat. Fejlesztendő Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt projektek fontossági területek sorrendbe történő rendezése. Szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a szervezetben dolgozók részére. A dolgozók, alkalmazottak bevonásának segítségével olyan módszerek kidolgozása, amelynek segítésével folyamatosan lehet követni a stratégiában meghatározott cél teljesítését. Önértékelési rendszer és módszer bevezetése, működtetése, a kidolgozott stratégia folyamatos követése. Az internetes honlap átalakítása, az intranetes honlap kialakítása, a vezetői értekezleti rendszer hatékonyságának megteremtése (szabályozás kialakítása). A munkatársak minél gyorsabb információval való ellátása, az információáramlás szabályozásának kialakítása. Intézkedési A szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a javaslat szervezetben dolgozók részére, ill. a dolgozók, alkalmazottak bevonásának segítségével olyan módszerek kidolgozása, amelynek segítésével folyamatosan lehet követni a stratégiában meghatározott cél teljesítését

19/136

Beszámoló

2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGTERVEZZE, BEVEZESSE ÉS FELÜLVIZSGÁLJA A SZERVEZETEN BELÜLI INNOVÁCIÓT ÉS VÁLTOZÁSOKAT.

Erősségek

Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt projektek fontossági sorrendbe történő rendezése. Szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a szervezetben dolgozók részére. Önértékelési rendszer és módszer bevezetése, működtetése. A szervezet törvényes kereteken belül kialakítja azokat a _jó gyakorlatokat_, amelyek a szervezeten belüli innovációt és változtatásokat lehetővé teszik, ennek érdekében begyűjti a szükséges információkat, és azokat felhasználja. A szervezet lehetővé teszi a megfelelő ismeretek hatékony felhasználását. Napi munkafeltételek javítása érdekében dolgozói véleményezések, bírói tanács szerepe. Szakmai anyagok beszerzése, könyvtárfejlesztés. Jól szabályozott a szervezet működése. Fejlesztendő Tudásmegosztó műhelyfoglalkozások segítségével, az alkalmazottak területek bevonásával történjen meg a folyamatok fejlesztése, a tudásmegosztás, az újítások, új eljárásrendek kidolgozása és bevezetése. Fejlesztési projektek indítása, folyamatok optimalizálása, a minőség biztosítása és a teljesítés folyamatos értékelése érdekében a munkatársak kezdeményezéseinek szervezett összegyűjtése. A folyamatos fejlesztés kultúráját széles körben kell terjeszteni, és rendszerekkel alátámasztani, megerősíteni. Az OBH _jó gyakorlat_ felelősével a kapcsolattartás, más bíróságok _jó gyakorlatainak_ a megismerése és az esetleges innovációk átvétele. A folyamatok fejlesztésénél új eljárásrendek kidolgozása és bevezetése. Közös csoportok kialakítása, amelyek az egyes szervezeti egységek közötti információáramlást segítik. Intézkedési Tudásmegosztó és változáskezelési műhelyfoglalkozások javaslat megszervezése

20/136

É R T É K 4 7

Beszámoló

3. MUNKATÁRSAK 3.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY EMBERI ERŐFORRÁSAIT A STRATÉGIÁJÁVAL ÉS TERVEIVEL ÖSSZHANGBAN, ÁTLÁTHATÓ MÓDON TERVEZZE, IRÁNYÍTSA ÉS FEJLESSZE.

É R T É K 6 0

Erősségek

A szervezet magasan kvalifikált, szakképzett munkatársakkal rendelkezik, az alkalmazottak felvétele szervezett és tudatos volt, a foglalkoztatás a stratégiai céloknak megfelelő. A munkatársak folyamatos továbbképzése, fejlesztése megoldott. A szervezet az OBH által megállapított engedélyezett létszám folyamatos munkába állításáról és esetlegesen más bíróságokról történő kirendeléséről intézkedik, e mellett az ítélkezésen kívüli egyéb feladatok (oktatás, jó szolgálati tájékoztató programok) megszervezését is lebonyolítja. A szervezet a munkakörökhöz szükséges és indokolt képzettségű embereket alkalmazza. Fejlesztendő Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások területek kötése gyakornokképzésre és az új munkaerő (utánpótlás) biztosítására. Együttműködési megállapodások más külső szervezetekkel. Tudásmegosztó fórumok kidolgozása. Az alkalmazás során szerzett képesítések mindenki számára történő megismerhetővé tételével egy közös tudásbázis kialakítása. Kompetenciák (tudás, képesség és hozzáállás) felmérése, rendszerbe foglalása munkakörök elemzésével. Az egyes munkakörökhöz szükséges meghatározni a különböző kompetenciákat és az új alkalmazottak felvételénél figyelembe kell venni ezeket az elvárásokat. HR folyamatok (toborzás, felvétel, teljesítményértékelés, karrier menedzsment, motivációs rendszerek, szakmai továbbképzések) alapelveinek kidolgozása. Változással kapcsolatos képzések, műhelyfoglalkozások szervezése. Intézkedési Képzettségek, kompetenciák felmérése és nyilvántartása javaslat

21/136

Beszámoló

3. MUNKATÁRSAK 3.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ É EGYÉNI ÉS SZERVEZETI CÉLOKKAL ÖSSZHANGBAN FELMÉRJE, FEJLESSZE R ÉS FELHASZNÁLJA A MUNKATÁRSAK KOMPETENCIÁIT. T É K 5 8 Erősségek A szervezet lehetővé teszi, hogy a munkaidőn túl a dolgozók a szellemi termékeiket és oktatási tudományos kapacitásukat szabadon felhasználják, ill. nemzetközi szervezetekben Magyarországot képviseljék. A bírói állások betöltése pályázati rendszerben történik, az abban írt kritériumok szerint, egyéb alkalmazottak esetében kompetencia igényhez igazodóan. A munkaköri leírásokban meghatározásra kerültek az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges kompetenciák. A szervezet az OBH rendelkezésére bocsátja a munkatársai által megszerzett tudást. Fejlesztendő Képzettségek felmérése. Jelenlegi munkatársak kompetenciáinak területek folyamatos fejlesztése szervezeti és egyéni szinten, személyes fejlesztési tervek készítése. A stratégiai célkitűzésekkel összhangban álló kompetencia rendszer kidolgozása, annak beépítése az önértékelési rendszerbe. Vezetői kompetenciák fejlesztése. Korszerű képzési és tudásmegosztó módszerek kidolgozása és folyamatos használata. Rendszeres szakmai képzések szervezése, a képzési lehetőségek kommunikálása. A dolgozók szakismereteinek a számbavétele, az egyéni tudás meghatározása, tudástérkép készítése, amelynek segítéségével meghatározható kik azok a munkavállalók, akik speciális képességgel, tudással rendelkeznek. Az OBH-val közös adatbázis kialakítása, amely lehetővé teszi, hogy a szakismerettel rendelkező dolgozókat más bíróságok és az OBH oktatási és képzési célokra felhasználja. Olyan belső kommunikációs rendszer kialakítása, amely a központi és helyi képzésekre történő felkészülést segíti. Intézkedési Kompetencia rendszer kidolgozása és annak beépítése az önértékelési javaslat rendszerbe

22/136

Beszámoló

3. MUNKATÁRSAK 3.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A NYÍLT PÁRBESZÉD ÉS A FELHATALMAZÁS ALKALMAZÁSA, VALAMINT JÓLLÉTÜK TÁMOGATÁSA RÉVÉN FOKOZZA A MUNKATÁRSAK BEVONÁSÁT Erősségek A horizontális és vertikális kommunikáció szabályai egyértelműek és széles körben ismertek a szervezetnél. A vezetés rendszeres, illetve rendkívüli dolgozói értekezleteken, valamint a számítógépes hálózaton keresztül kialakított kommunikációs csatornákon vonja be a dolgozókat a nyílt párbeszédbe, ezáltal felméri az igényeket. A belső kommunikáció megfelelő, az információk szabadon áramlanak. Jó munkakörülmények vannak biztosítva. Fejlesztendő Az alkalmazottak bevonása a fejlesztési projektekbe, a projektek területek céljainak, megvalósítási menetének és eredményeinek széles körben történő kommunikálása. Rendszeres műhelyfoglalkozások során meghatározni a folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségeket, kis lépésekben állandóan fejleszteni folyamatainkat, a dolgozók ötleteinek összegyűjtésével. A kidolgozandó önértékelési rendszerben az értékelések konszenzusának megteremtése. Az egészségvédelmi és munkavédelmi szabályok beépítése az új, optimalizált folyamatok leírásába. Atipikus foglalkoztatási formák bevezetésének megvalósíthatósági tanulmányozása. Megváltozott munkaképességű munkavállalók alkalmazásának támogatása egyes alkalmas munkakörök elemzésével, a munkakörökhöz illő megváltozott munkaképességű munkavállalók toborzásával. Kisebb csoportok kialakítása annak érdekében, hogy a kommunikáció során megfogalmazott igények, kérések hatékonyabban érvényesüljenek. E csoportok folyamatos jelleggel működve szolgáltatják a szükséges információkat a vezetőknek. Az otthon dolgozás lehetőségének folyamatos kontrollálása, és az ezekhez szükséges munkaeszközök biztosítása. Intézkedési Olyan rendszeres műhelyfoglalkozások megszervezése, amelynek javaslat során a folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségek a dolgozók ötleteinek összegyűjtésével határozhatóak meg.

23/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY É FONTOSABB PARTNEREIVEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI, ÉS ÁPOLJA R AZOKAT. T É K 4 1 Erősségek Az intézmény partnerkapcsolatai rendezettek, biztosítják az egyenjogúságot. A szervezet kapcsolata a sajtóval és a médiával jó, a sajtóval együttműködési megállapodás alapján történik a munkavégzés. Az intézmény rendszeresen meghívja partnerintézményeit a hivatalos rendezvényeire, és olyan konferenciákat, megbeszéléseket szervez, melyek más szervek bevonásával kerülnek lebonyolításra. A társszerveivel a szervezet hatékonyan és jól ápolja a kapcsolatait: a rendőrséggel, ügyészséggel, ügyvédséggel, egyetemmel, egyesületekkel (bírói egyesület, cégbírói, közigazgatási) rendszeres szakmai kapcsolatot tart. A szervezet számos partnerségi megállapodást kötött más szervezetekkel. Fejlesztendő „Workshop” találkozók szervezése a sajtóval, hivatásrendekkel, területek szakmai érdekképviseletekkel, a közvetlen kapcsolatok fejlesztése érdekében. Partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel gyakornokok cseréjére. Partnerek listázása, kapcsolattartók kijelölése partnerenként. Szakmai kapcsolattartás szervezett formájának erősítése, az egyetemmel, a rendőrséggel a szakmai kapcsolattartás együttműködési megállapodás keretében való szabályozottá tétele. Éves ütemezéssel előrelátható tervezéssel szükséges kialakítani az együttműködéseket. A partnerségi megállapodások folyamatos kontrollálása és egyedi, speciális igényekkel való bővítése. Intézkedési „Workshop” találkozók szervezése a sajtóval, hivatásrendekkel, javaslat szakmai érdekképviseletekkel, valamint partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel a gyakornokok képzésének vonatkozásában.

24/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ É ÁLLAMPOLGÁROKKAL/ÜGYFELEKKEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS R TARTSON FENN. T É K 4 0 Indoklás Az alacsony pontszámot az indokolja, hogy a szervezet ügyfél(bizonyítéko kapcsolatainak fejlesztése érdekében szükséges az ügyrendek és k, tények) protokollok folyamatainak optimalizálása, az ítélőtábla honlapjának folyamatos fejlesztése. Erősségek Az ügyfelek panaszainak kezelésére eljárásrend létezik, a szervezet kialakította a panaszkezelésre vonatkozó belső szabályzatot, illetve az ügyfél-elégedettség mérést. Ügyfélfogadási rend működtetése. Nyitott bíróság program, nyílt napok szervezése és megtartása. Sajtókapcsolatok. Jól működő internetes felület az általános információk publikálására. Fejlesztendő A szervezetfejlesztés keretében az ügyrendek és protokollok területek folyamatainak optimalizálása, ügyfélkapcsolatok elektronizálása, nyomtatványok elektronikus formában történő átadása ügyfeleknek. Ítélőtábla honlapjának folyamatos fejlesztése, a kérelmek, panaszok letölthetőségével, a látogatások mérésével, interaktivitás fokozása, a honlap információval való feltöltése. Naprakész információ gyűjtése az ügyfelek elvárásairól, a szolgáltatásokkal kapcsolatos véleményéről. Ügyfelek elégedettségének mérése, a panaszkezelés elektronizálása az ügyfél-elégedettség szélesebb ügyfélkör számára történő elérhetővé tétele, letölthető dokumentumok biztosítása. Intézkedési Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése javaslat

25/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY PÉNZÜGYEIT MEGFELELŐEN KEZELJE, IRÁNYÍTSA.

É R T É K 4 2

Erősségek

A szervezet pénzügyi működése stabil, a számviteli rendszerek a törvényeknek megfelelően működnek. A szervezet a törvényes kereteken belül az OBH elnökének utasításának (gazdálkodási szabályzat) megfelelően alakította ki a gazdálkodási szabályait, a költségvetési folyamatok jól szabályozottak. A szervezet pénzügyi és költségvetési folyamatai átláthatóak. A pénzügyi források felhasználása erősen kötött, szabályozott és kontrollálható. Fejlesztendő A megfelelő számítógépes programok beszerzése és működtetése, ill. területek az egyes számítógépes programok felhasználói ismereteinek a naprakész megismertetése. A költségek egy része előre nem látható módon van felhasználva, ennek a kockázatát minél kisebb szinten tartani. Intézkedési Előre nem látható módon történő forrásfelhasználásban rejlő javaslat kockázatok azonosítása és kezelése.

26/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY É HASZNOSULJON A SZERVEZETBEN RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ INFORMÁCIÓ ÉS R TUDÁS. T É K 4 0 Erősségek Az adatokhoz, információkhoz való hozzáférés a szervezet minden alkalmazottja számára biztosított. A Szegedi Ítélőtábla valamennyi dolgozója számára biztosítja a rendszeres képzést. Intranet jól szervezett, az értekezletek rendje szabályozott, a dolgozók rendszeresen megosztják információikat egymással. Fejlesztendő Képzettségek felmérésének segítségével meg kell határozni azokat az területek alkalmazottakat, akik a szervezet számára fontos, speciális tudással rendelkeznek. A kompetenciák felmérésével a szervezet legyen képes a speciális készségek és képességek felismerésére, szükség esetén belső hasznosítására (tudásmenedzsment). Saját, belső igényeknek megfelelő képzések kialakítása, más bíróságok képzésein részvétel biztosítása A belső és külső jó gyakorlatok összegyűjtése és megosztása. A honlap és az intranet szolgáltatásainak folyamatos fejlesztése. Intézkedési Az ítélőtábla honlapjának fejlesztése, frissítése, látogatottságának javaslat növelése

27/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.5. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MENEDZSELJE TECHNOLÓGIÁJÁT.

É R T É K 4 0

Erősségek

A szervezet megfelelő informatikai rendszerrel rendelkezik, amelyet a stratégiai célok megvalósítása érdekében folyamatosan fejleszt. A szervezet hardverparkja folyamatos fejlesztésen esett át az elmúlt két évben, a felhasználói géppark teljesen megújult. A számítástechnikai eszközök magas szintű használata (nyomtatók, fénymásolók). A szervezet lehetővé teszi a munkatársainak az ismeretei továbbadását. Fejlesztendő Az informatikai rendszerek folyamatos fejlesztése, a külső területek rendszerekhez történő igazítása, frissítése. A szerverpark megújítása. IKT fejlesztési terv kidolgozása (eszközfejlesztés, rendszerfejlesztés, képzések) Folyamatos eszközpark bővítés, fejlesztés (pl.: E-book beszerzés) Olyan rendszer kialakítása és rendszerbe történő belépés, amely az ismeretek munkatársak részére történő továbbadását regionális és országos szintre emeli. Intézkedési Szerverpark megújítása javaslat

28/136

Beszámoló

4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.6. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ESZKÖZEIT ÉS VAGYONTÁRGYAIT KEZELJE.

É R T É K 4 0

Erősségek

A szervezet rendelkezik a működéséhez és a stratégiai célok megvalósításához szükséges infrastruktúrával és a törvényes keretek között, a gazdálkodási szabályok betartásával értékmegőrző vagyonkezelést végez. Takarékos energia- és papírfelhasználás. Épületeszközök megóvása, biztonsági szolgálat működtetése Az eszközök állapotának folyamatos nyomon követése. Az irodai létesítmény folyamatos karbantartása. Az informatikai eszközök működőképesek és karbantartottak. A gépjárműpark rendszeres szervizelése, a futott km-k alapján a csere lehetőségének megvizsgálása. A mozgáskorlátozottak számára a megközelítés megfelel az előírt szabályozóknak. Fejlesztendő A rendelkezésre álló eszközök informatikai alapú nyilvántartásának a területek korszerűsítése. A gépjárművek magáncélú használatára vonatkozó szabályzat elkészítése Olyan adatbázis kialakítása, amely a vagyongazdálkodással kapcsolatos valamennyi ismeretet tartalmazza Szinten tartás. Intézkedési Az eszközök informatikai alapú nyilvántartásának korszerűsítése. javaslat

29/136

Beszámoló

5. FOLYAMATOK 5.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ É ÉRDEKELT FELEK BEVONÁSÁVAL KIALAKÍTSA, MŰKÖDTESSE ÉS R FEJLESSZE FOLYAMATAIT ÉS AZOK RENDSZERÉT. T É K 4 5 Erősségek A szervezet követte az OBH által meghatározott fejlesztési irányokat, rendszeresen elemezte a kockázatokat és elemezte a lehetőségeket is. A Szervezeti és Működési Szabályzat és a hozzá kapcsolódó ügyrendek, szabályzatok jól körülhatárolják a szervezeti folyamatokat. A Szegedi Ítélőtábla SZMSZ-e minden évben felülvizsgálatra és a dolgozók bevonásával aktualizálásra kerül. Fejlesztendő A folyamatok jelenlegi teljesítményének a mérése és kis lépésben területek való fejlesztése. Alkalmazottak, ügyfelek bevonása a folyamatok fejlesztésébe, a folyamatok céljainak és indikátorainak kidolgozása. Az eredmények mérése és publikálása A folyamatos fejlesztés érdekében a következő folyamatokat lehetne optimalizálni: Ítélkezési folyamat fejlesztése (munkamegosztás javítása, ciklusidő szabályozása) Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Értekezleti rend egységesítése Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása Erőforrások rendelése a folyamatokhoz. A veszteségek (felesleges lépések, dokumentumok) azonosítása és megszüntetése a folyamatokban. Jó gyakorlatok átvétele hasonló folyamatokkal rendelkező intézményektől. Az ügyelosztás korszerűsítése, a tanácsokon belüli működési folyamatok és a fizikai állományú dolgozók munkaszervezése hatékonyságának növelése Az SZMSZ módosításait a külső és belső jelzések alapján indokolt megtenni. Intézkedési Ítélkezési folyamat fejlesztése, ügyrendek, ügyviteli protokollok javaslat fejlesztése, értekezleti rend egységesítése, tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása

30/136

Beszámoló

5. FOLYAMATOK 5.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ SZOLGÁLTATÁSOKAT, TERMÉKEKET BIZTOSÍTSON ÉS FEJLESSZEN.

É R T É K 4 3

Erősségek

A szolgáltatások jelenlegi folyamatait részletesen leírja a Szervezeti Működési Szabályzat. A szervezet a törvényes kereteken belül lehetővé teszi a dolgozói számára, hogy a tudásukat a munkaköri kötelezettségén belül szabadon felhasználják. Tájékoztatjuk az ügyfeleket (ügyleosztási rend, irodák nyitva tartás kifüggesztése, ügyfélfogadási idő nyilvánosságra hozatala, a határozatok anonimizálása (közzététele). A szervezet az OBH elnökének stratégiai céljaival összhangban az ügyfélközpontúságot tekinti egyik legfontosabb célkitűzésének. Fejlesztendő SIPOC modell értelmezése a kulcsfontosságú folyamatok területek meghatározásában. Fejlesztendő folyamatok kiválasztása, fontossági sorrendbe történő állítása. Folyamatokra jellemző teljesítménymutatók kiválasztása. Kiválasztott folyamatok lépéseinek, a lépésekhez köthető dokumentumok és felelősök meghatározása. Folyamatok jelenlegi állapotának mérése. Folyamatban jelentkező veszteségek okainak meghatározása, veszteségek kiküszöbölése a folyamatokban. Fejlesztett folyamat mérése, az eredmények dokumentálása. A javaslatok, újítások számbavétele és egy adatbázisban történő elhelyezése a hatékonyabb használhatóság érdekében. Ügyfelek elégedettségének mérése, a visszajelzések értékelése Intézkedési Folyamatokra jellemző teljesítménymutatók kiválasztása. javaslat

31/136

Beszámoló

5. FOLYAMATOK 5.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSSZEHANGOLJA FOLYAMATAIT A SZERVEZETEN BELÜL, ILLETVE AZ EGYÜTTMŰKÖDŐ SZERVEZETEK FOLYAMATAIVAL.

É R T É K 4 5

Erősségek

A folyamatok megfelelően körülírtak a Működési Szabályzatban. A szervezeti szabályzatnak megfelelően történt a folyamatok állandó egyeztetése, a fejlesztések összehangolása. Az ítélőtábla az OBH által koordinált működési folyamatokban aktívan vesz részt és ezeket megfelelően beülteti a belső szervezetébe. A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a partnereinek a jelzéseit és ennek megfelelően alakítja a kapcsolatait. Fejlesztendő A folyamatok azonosítása, a folyamatok fontossági sorrendjének területek felállítása, kulcsfontosságú folyamatok, mellékfolyamatok és keresztfunkcionális folyamatok meghatározása. Folyamatok bemeneteinek és kimeneteinek azonosítása, közös céljainak egyeztetése, a fejlesztés irányának meghatározása. Folyamatok állandó fejlesztéséhez szükséges szervezeti kultúra kialakítása. Az országos folyamatok megismerése és a megfelelő belső véleményezés utáni beépítésének a kialakítása Olyan internetes felület kialakítása, ahol az értékelések folyamatosan érkeznek. Intézkedési Kulcsfontosságú folyamatok, mellékfolyamatok és keresztfunkcionális javaslat folyamatok meghatározása.

32/136

Beszámoló

6. ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK 6.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁAZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE* ALAPJÁNLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN

É R T É K 8 8

Erősségek

A szervezetről kialakult külső kép megfelelő, szervezetről visszaérkezett jelzések alapján a szervezet nyitott és átlátható. Kialakította a panaszok befogadásának és elintézésének a rendjét, valamint az ügyfél-elégedettség mérést. A középiskolás fiatalok tájékoztatása, az egyetemisták joggyakornoki program keretében, a jogkereső közönség nyílt napok keretében való megismertetése az intézménnyel. Az épület jól megközelíthető a mozgáskorlátozottak számára. A szervezet elnöki intézkedésekkel javítja a működését (pl. soronkívüliség iránti kérelmek elintézése, panaszok kivizsgálása) Fejlesztendő Az ügyfél-elégedettség mérés hatékonyabbá tétele, mérési területek módszerek kidolgozása. Parkolóhely elkülönítése mozgáskorlátozottak számára. Olyan adatbázis kialakítása, amely a panaszok és az azokból levont következtetéseket tartalmaz. Intézkedési Az ügyfél elégedettség mérés hatékonyabbá tétele, mérési módszerek javaslat kidolgozása.

33/136

Beszámoló

6. ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK 6.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN

É R T É K 8 5

Erősségek

A szervezet egyenlő bánásmódban részesíti ügyfeleit. Ügyfél elégedettségi adatlap használatának lehetősége az ügyfelek részére nyitott. A szervezet a panaszok alapján leszűrt következtetéseket elnöki intézkedések és a szabályzatok rendelkezéseibe beépíti. A szervezet dolgozói részére megfelelő szabályozási kereteken belül jó léti szolgáltatásokat nyújt (fizetési előleg, kedvezményes telefonszerződés kötés, stb.) Fejlesztendő Ügyfelek elégedettségének mérése: területek Várakozási idő Ügykezelési és ügyfeldolgozási idő Kérések kezelésének ciklusideje vonatkozásában. A szervezet céljainak és eredményeinek nyilvánossá tétele. A panaszok és az elégedettség mérési eredmények egy adatbázisban történő elhelyezése és objektív értékelési rendszerének kialakítása. Az ügyfél-elégedettségi lap jobb elérhetőségi lehetőségének biztosítása, figyelemfelhívás. A panaszok eljárásának rendjét meghatározni. Felmérni azokat a lehetséges irányokat, ahol a dolgozók részére további jóléti szolgáltatások nyújthatók. Intézkedési A panaszok és az elégedettség mérési eredmények egy adatbázisban javaslat történő elhelyezése és objektív értékelési rendszerének kialakítása.

34/136

Beszámoló

7. MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 7.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A É MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL R KAPCSOLATBAN A MUNKATÁRSAK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE T ALAPJÁN É K 8 5 Erősségek A szervezet megbízhatóságot, tekintélyt sugároz külső ügyfelei és alkalmazottai felé. A szervezeten belül jól működik a konzultáció, párbeszéd. A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a munkatársak infrastrukturális és munkavégzéshez szükséges egyéb feltételekkel kapcsolatos igényeit. A munkatársak által megfogalmazott kérések, kérelmek minden esetben elintézésre kerültek és lehetőség szerint pozitív elbírálásra kerültek (tanulmányi szerződések, képzéssel kapcsolatos utazások támogatása). Összbírói értekezlet, igazságügyi alkalmazotti értekezlet, Bírói Tanács ülései, vezetői értekezlet. Fejlesztendő CAF rendszer keretében rendszeres műhelyfoglalkozások szervezése, területek amelyek során az alkalmazottak megoszthatják egymással fejlesztéssel kapcsolatos ötleteiket, közös célokat állíthatnak fel, az új felelősségi köröket konszenzus alapján oszthatják szét. A dolgozók bevonása a teljesítményindikátorok kidolgozásába. Az állandó fejlesztést szervezeti csoportok és csapatok irányítják. A munkakörülmények és munkahelyek felszereltségének tervezésébe bevonják az alkalmazottakat is. Kiscsoportos rendszer kialakítása annak érdekében, hogy megfelelő formában és időben jusson el minden igény a vezetőkhöz. Olyan programokban való részvétel, amely a munkatársak igényei szélesebb körét teszi lehetővé. Intézkedési Rendszeres műhelyfoglalkozások szervezése javaslat

35/136

Beszámoló

7. MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 7.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A É MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL R KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN T É K 7 5 Erősségek A szervezet jelenleg a törvényes nyilvántartásokból megállapítható adatokat értékeli, melyekből következően szociális és jóléti intézkedéseket tud tenni. A szervezet elsősorban a szociális rászorultság alapján igyekezett jóléti kedvezményeket biztosítani. Az éves cserélődést, a betegszabadságokat és a hiányzásokat a szervezet pontosan mérte, erről pontos statisztikákat kért. A munkatársak rendszeresen részt vettek a szervezet fejlesztésére vonatkozó ismertetőkön, megbeszéléseken. Mindenki számára elérhető az intranet. A dolgozók fejlesztése szervezett formában történt a képzések biztosításával. Jól szabályozott értékelési rendszer működik. Fejlesztendő Motivációval, munkatársak bevonásával kapcsolatos mutatók területek kidolgozása és mérése: innovációs javaslatok száma munkaerő-fluktuáció mértéke munkatársak készségfejlesztése vonatkozásában, motivációs stratégia kialakítása. Olyan adatbázis kialakítása, melyekben a munkatársak szükségletei és elvárásai megfogalmazást nyernek, a dolgozók igényeinek feltérképezése, a munkatársak elégedettségének rendszeres mérése. INTRANET fejlesztése jó gyakorlatok megosztásával. Intézkedési Motivációval, munkatársak bevonásával kapcsolatos mutatók javaslat kidolgozása és mérése

36/136

Beszámoló

8. TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 8.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A É TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A TÁRSADALOM R MEGÍTÉLÉSE ALAPJÁN T É K 6 3 Erősségek A szervezet fontos, meghatározó szerepet játszik a helyi és regionális igazságszolgáltatásban, kifejezetten hatékony és jó együttműködést ápol a vele kapcsolatban álló szakmai szervezetekkel és a sajtó képviselőivel. Jó hírnév, megbízható szervezetnek látják az emberek az ítélőtáblát. Példát mutat a környezetvédelem területén Magas szakmai színvonal A szervezet folyamatosan nyomon követte a körülötte feltérképezhető társadalmi igényeket és ennek megfelelően szervezte az ítélkezésen kívüli tevékenységét. Fejlesztendő A szervezet környezetvédelemmel kapcsolatos tevékenységének területek szabályozása, fejlesztése: energiagazdálkodás csökkentett áramfelhasználás tömegközlekedésre való ösztönzés szelektív hulladékgyűjtés területein. Együttműködési struktúrák kialakítása olyan szervezetekkel (közigazgatási szervek), melyek az eddigi együttműködésnek eddig nem voltak részesei. Szakmai színvonal további emelése (képzések, tanfolyamok, konferenciák) Folyamatos kapcsolattartás a sajtóval, a tárgyalásokról a nyilvánosság előzetes tájékoztatása. A szervezet folyamatosan figyelemmel fogja kísérni a megújuló energiaforrások felhasználásának lehetőségét. További olyan tevékenységek meghatározása, amely a társadalmi felelősségre vállalást erősítik. Intézkedési Az ítélőtábla környezetvédelemmel kapcsolatos tevékenységének javaslat szabályozása, fejlesztése

37/136

Beszámoló

8. TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 8.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A É TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET R ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN T É K 5 7 Erősségek A szervezet törekszik újrafelhasznált anyagok (pl. papír) használatára. A szervezet kapcsolata a kiemelkedő partnerekkel, partnerintézményekkel magas színvonalú és kiegyensúlyozott. Konferenciák szervezése, tudásmegosztás (előadások, könyvbemutatók) A szervezet alkalmazottai rendszeresen részt vesznek a hazai és nemzetközi tudásmegosztó fórumokon, konferenciákon. A szervezet az ún. nyitott bíróságok projekt keretében meghatározó jó szolgálati kezdeményezőként az ifjúság nevelésében részt vállalt. A szervezet olyan kapcsolatokat alakított ki, amelyek újabb társadalmi igények megfogalmazását teszik lehetővé. Fejlesztendő A hatékony tudásmegosztás érdekében az alkalmazottak területek részvételének fokozása a hazai és nemzetközi konferenciákon. Társadalmi szerepvállalással kapcsolatos célok és indikátorok meghatározása. A Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása. Olyan társadalmi csoportok felkutatása, melyek számára jó szolgálati segítség nyújtható. Szakmai kapcsolatok elősegítése, minőségi és mennyiségi mutatók fejlesztése, nemzetközi kapcsolatok kialakítása. Az együttműködési rendszer olyan mértékű bővítése, amely lehetővé teszi más partnerek bevonását. Intézkedési Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása javaslat

38/136

Beszámoló

9. KULCSFONTOSSÁGÚ EREDMÉNYEK 9.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A „KÜLSŐ” EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (A SZERVEZET EREDMÉNYEI ÉS HATÁSA)

É R T É K 8 9

Erősségek

A szervezet mind a polgári, mind a büntető perek tekintetében éves bontású eredményekkel (adatokkal) és statisztikai mutatószámokkal rendelkezik. A szervezet az ítélkezési és igazgatási munkájában az eddigi értékelések szerint példamutató eredményeket ért el. Partnerkapcsolatok magas színvonala, szabályozottsága A _jó gyakorlat_ program keretében más szervezeti egységeknél bevált megoldások áthonosítása. A szervezet értékelését az OBH elnöke minden évben elvégzi, mely ez idáig kiváló eredménnyel zárult. Fejlesztendő Szervezeti eredményességet jelző mutatók kidolgozása a vevői területek elégedettség viszonyában: Ügyfél elégedettségi mutatók Információnyújtás ciklusideje Optimalizált folyamatok száma A jogszabályi környezet változása miatti teljesítmény-ingadozások kiküszöbölése. Olyan külső kontrollkapcsolat kialakítása az OBH-val, amelyben az egyes szervezeti egységek értékelése is megjelenik. Partnerkapcsolatok kötése, szorosabb kapcsolatok az egyetemekkel, jó gyakorlat átvétele konferenciákon, rendezvényeken. Intézkedési Szervezeti eredményességet jelző mutatók kidolgozása javaslat

39/136

Beszámoló

9. KULCSFONTOSSÁGÚ EREDMÉNYEK 9.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A „BELSŐ” EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (MŰKÖDÉS HATÉKONYSÁGA)

É R T É K 8 3

Erősségek

A teljesítmény állandó értékelése negyedéves vezetői beszámolók, éves beszámolók alapján. A szervezet az összbírói és az igazságügyi alkalmazotti értekezleteken kapott tájékoztatást a belső változásokról, melyek során az eredmények kiemelésre kerültek. Ezen értekezleteken lehetőség nyílik a munkatársak véleményének megfogalmazására. Határozatok havi kigyűjtése, elemzése. A kigyűjtött határozatok éves közzététele, sokszorosítása, hozzáférés biztosítása. Szakmai anyagok honlapon, országos szakfolyóiratokban történő közzététele. A szakmai megbeszélések (kollégium) bírói tanácskozás, tanácselnöki megbeszélések anyagának eljuttatása az illetékességi területen dolgozó törvényszékeknek, valamint a társszerveknek. Fejlesztendő CAF önértékelési rendszer bevezetése területek Rendszeres CAF értékelések és célkitűzési folyamatok kidolgozása, megvalósítása Eredményindikátorok mérése Folyamatos tájékoztatás az eredményekről, az eredmények kommunikálása Pályázatok írása, menedzselése A honlap jobb elérhetősége, szakmai anyagok hozzáférhetőségének fejlesztése Folyamatok optimalizálása, teljesítményértékelési rendszer bevezetése, partnerkapcsolatok, különösen a társítélőtáblákkal folyamatos fejlesztése. Az összbírói értekezleteket megelőző belső kommunikáció kialakítása. Intézkedési Folyamatok optimalizálása, teljesítményértékelési rendszer javaslat bevezetése

40/136

Beszámoló

7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása Az

intézkedési

terv

a

szervezet

összes

egységét

átfogja.

Alapja

az

önértékelési jelentés. A fejlesztés érdekében az önértékelési jelentésben meghatározott fejlesztendő területeket a „Folyamatok optimalizálása” során rangsoroljuk, itt állítjuk fel a fejlesztendő területek fontossági sorrendjét. Az intézkedési program kidolgozása során törekedtünk arra, hogy az egyes fejlesztendő

területekhez

már

tudjunk

olyan

folyamatleírásokat,

problémaelemzéseket, projektterveket kidolgozni, amelyek megvalósítása már a projektidő alatt lehetséges. A Szegedi Ítélőtábla a következő Intézkedési tervet dolgozta ki a CAF önértékelési (minőségirányítási) projekt keretében: CAF önértékelés eredményein alapuló Intézkedési program Jelen dokumentum annak a CAF értékelés eredményeit mutatja be, amelyet a Szegedi Ítélőtábla az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében végzett el. Az önértékelési jelentés eredményeinek ismeretében az alábbi fejlesztési intézkedéseket (5 db) kívánjuk végrehajtani. 1. Stratégiaalkotás és tervezés

1.1. intézkedés

Minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos működése; Tudásmegosztó és változáskezelési műhelyfoglalkozások megszervezése

Projektszponzor

Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje

Projektvezető

Az ítélőtábla elnöke

Projektcsapat

Dr. Harangozó Attila, Dr. Hámori Attila, Dr. Kemenes István, Dr. Hegedűs István, Dr. Halász Edina, Bojtos Mónika, McMillan&Baneth.

41/136

Beszámoló

Terület (fókusz)

A fejlesztés a szervezet egészét, az ítélőtábla valamennyi szervezeti egységét érinti, a megvalósítás valamennyi szervezeti folyamathoz kapcsolódik.

Érdekelt felek

A szervezet programban.

Az önértékelésben meghatározott erősségek

A központi stratégia és a szervezet hosszú távú célkitűzései ismertek, jól definiálhatóak és jól kommunikáltak. A szervezet pontosan követi az OBH stratégiai célkitűzéseit, ezeket bontja le szervezeti és egyéni szintre. A szervezet stratégiáját, a kidolgozott lépések bevezetésének menetét és a szervezet működését évente értékelik. Jól szabályozott a szervezet működése.

Kontextus és fejlesztendő területek

Alkalmazottak visszajelzései alapján konkrét fejlesztési projektek indítása, kockázatelemzéssel, határidőkkel, mérhető célokkal. A célkitűzések, projektek megvalósulásának rendszeres nyomon követése, az eredmények mérése Folyamatok optimalizálása és tudásmegosztási módszerek kidolgozása.

Feltárandó alternatív lehetőségek

A felméréshez szükséges sablon „szervezetre szabása”, a pontozási módszer megfelelő kiválasztása

Korlátok

Az önértékelési modellben szereplő adottságok (okok) és eredmények (okozatok) közötti, ill. az adottságok (okok) közötti sokoldalú kapcsolatok megvizsgálása, részletes elemzése

Szükséges emberi erőforrás (ember/nap)

6 fő / 10 nap

minden

tagja

érintett

a

fejlesztési

42/136

Beszámoló

Költségvetés

A minőségirányítási rendszer bevezetésének forrásigényét 2014. évben az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja, a minőségirányítási rendszer folyamatos, jövőbeni működéséhez szükséges fedezet az ítélőtábla mindenkori költségvetési keretén belül fog rendelkezésre állni.

Kezdési időpont

….

Becsült határidő

….

2. Munkatársak 2.1. intézkedés

Képzettségek, nyilvántartása

kompetenciák

Projektszponzor

Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje

Projektvezető

Az ítélőtábla elnöke

Projektcsapat

Dr. Kemenes István, Dr. Hámori Attila, Tőkéné Terhes Ildikó, Hargitai Tiborné, Futaki Lászlóné, Sándor Edit Andrea

Terület (fókusz)

A fejlesztés a szervezet egészét, valamennyi szervezeti egységét érinti.

az

ítélőtábla

Érdekelt felek

A szervezet programban.

a

fejlesztési

minden

tagja

felmérése

érintett

és

43/136

Beszámoló

Az önértékelésben meghatározott erősségek

A szervezet magasan kvalifikált, szakképzett munkatársakkal rendelkezik, az alkalmazottak felvétele szervezett és tudatos volt, a foglalkoztatás a stratégiai céloknak megfelelő. A munkatársak folyamatos továbbképzése, fejlesztése megoldott. A bírói állások betöltése pályázati rendszerben történik, az abban írt kritériumok szerint, egyéb alkalmazottak esetében kompetencia igényhez igazodóan. A munkaköri leírásokban meghatározásra kerültek az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges kompetenciák.

Kontextus és fejlesztendő területek

Tudásmegosztó fórumok tudásbázis kialakítása.

Feltárandó alternatív lehetőségek

A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése; Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének kialakítása; Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének kidolgozása

Korlátok

A problémák (pl.: a fejlesztést kiváltó okok és az előforduló hibák) meghatározása, a problémák elemzése

Szükséges emberi erőforrás (ember/nap)

6 fő / 4 nap

Költségvetés

A képzettségek és kompetenciák felmérésének forrásigényét 2014. évben az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja.

Kezdési időpont

2014. február 25.

Becsült határidő

2014. április 15.

kidolgozása,

közös

44/136

Beszámoló

3. Partnerkapcsolatok és erőforrások

3.1. intézkedés

„Workshop” találkozók szervezés a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel; Partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel a gyakornokok képzésének vonatkozásában; Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése; Az ítélőtábla honlapjának fejlesztése, frissítése, látogatottságának növelése

Projektszponzor

Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje

Projektvezető

Az ítélőtábla elnöke

Projektcsapat

Dr. Harangozó Attila, Dr. Hámori Attila, Dr. Ződi Zita, Dr. Tóth Kinga, Dr. Bálind Attila, Dr. Bánfalvy-Bottyán Csilla, Dr. Hegedűs István, Dr. Nagy Erzsébet, Dr. Katona Tibor, Bereczkyné Dr. Lengyel Nóra, Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet, Juhász József, Bessenyei Zsolt

Terület (fókusz)

A fejlesztés az ítélőtábla és a külső felek (sajtó, hivatásrendek, oktatási intézmények, ügyfelek, stb.) közötti közvetlen kapcsolatok javítására, ill. erősítésére irányul.

Érdekelt felek

Az ítélőtábla külső partnerei (sajtó, hivatásrendek, oktatási intézmények, ügyfelek, stb.)

45/136

Beszámoló

Az önértékelésben meghatározott erősségek

Az intézmény partnerkapcsolatai rendezettek, biztosítják az egyenjogúságot. A szervezet kapcsolata a sajtóval és a médiával jó, a sajtóval együttműködési megállapodás alapján történik a munkavégzés. A társszerveivel a szervezet hatékonyan és jól ápolja a kapcsolatait: a rendőrséggel, ügyészséggel, ügyvédséggel, egyetemmel, egyesületekkel (bírói egyesület, cégbírói, közigazgatási) rendszeres szakmai kapcsolatot tart. Az ügyfelek panaszainak kezelésére eljárásrend létezik, a szervezet kialakította a panaszkezelésre vonatkozó belső szabályzatot, illetve az ügyfélelégedettség mérést. Nyitott bíróság program, nyílt napok szervezése és megtartása.

Kontextus és fejlesztendő területek

A partnerkapcsolatok eredményességének folyamatos ellenőrzése; a belső és a külső jó gyakorlatokra vonatkozó tapasztalatok felkutatása, megismerése és adaptálása.

Feltárandó alternatív lehetőségek

A partnerségi megállapodások kötéséhez szükséges módszertan, ill. a megállapodás folyamatának, indikátorainak, ellenőrzési módszereinek kidolgozása Az ügyrendek és ügyviteli protokollok vonatkozásában stratégia kidolgozása a dömpingügyek kezelésére. Az ítélőtábla honlapja forgalmának mérésére irányuló lehetőségek, módszerek feltárása.

46/136

Beszámoló

Korlátok

A jelenlegi problémák, tapasztalatok feltárása a partnerségi megállapodások vonatkozásában, a kiváltó tényezők felsorolása, az alapprobléma összefoglalása. Az ügyrendek, ügyviteli protokollal kapcsolatos, fejlesztést kiváltó okok elemzése. Az ítélőtábla jelenleg üzemelő honlapja központi fejlesztésű és üzemeltetésű, az ítélőtábla csak központilag kialakított struktúrát tudja tartalommal feltölteni.

Szükséges emberi erőforrás (ember/nap)

13 fő / 12 nap

Költségvetés

A fejlesztés forrásigényét 2014. évben az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja.

Kezdési időpont

2014. március 24.

Becsült határidő

2014. december 31.

4. Folyamatok 4.1. intézkedés

Az ítélkezési folyamat fejlesztése, az értekezleti rend egységesítése, a tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása

Projektszponzor

Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje

Projektvezető

Az ítélőtábla elnöke

Projektcsapat

Dr. Kemenes István, Dr. Hegedűs István, Sefta Márta Dr., Dr. Cserháti Ágota, Dr. Dobler László, Dr. Gaálné Dr. Jobbágy Ildikó, Dr. Szeghő Katalin, Dr. Kiss Gabriella, Dr. Mányoki Zsolt, Dr. Mezőlaki Erik

47/136

Beszámoló

Terület (fókusz)

A fejlesztés az ítélkezés folyamatának, az értekezletek eljárásrendjének, valamint a tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálására irányul.

Érdekelt felek

A fejlesztési program az ítélőtábla bíráit érinti.

Az önértékelésben meghatározott erősségek

A Szervezeti és Működési Szabályzat és a hozzá kapcsolódó ügyrendek, szabályzatok jól körülhatárolják a szervezeti folyamatokat. Az ítélőtábla az OBH által koordinált működési folyamatokban aktívan vesz részt és ezeket megfelelően beülteti a belső szervezetébe.

Kontextus és fejlesztendő területek

Az ügyelosztás korszerűsítése, a tanácsokon belüli működési folyamatok hatékonyságának növelése; a folyamatok állandó fejlesztéséhez szükséges szervezeti kultúra kialakítása.

Feltárandó alternatív lehetőségek

A szervezet folyamatainak azonosítása, fontossági sorrendbe állítása, optimalizálásra kijelölt folyamatok meghatározása. Olyan eszközök és technikák kijelölése, amelyek segítséget nyújtanak az egyes folyamatok fejlesztésében, a folyamatokhoz köthető veszteségek azonosításában és kiküszöbölésében.

Korlátok

A folyamatokban rejlő problémák azonosítása, a fejlesztést kiváltó tényezők feltárása.

Szükséges emberi erőforrás (ember/nap)

10 fő /10 nap

Költségvetés

A folyamatok optimalizálásának forrásigényét 2014. évben az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja.

Kezdési időpont

2014. március 31.

48/136

Beszámoló

Becsült határidő

2014. december 31.

5. Társadalmi felelősségvállalás 5.1. intézkedés

A „Nyitott bíróság” program tapasztalatainak feldolgozása

Projektszponzor

Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje

Projektvezető

Az ítélőtábla elnöke (a fejlesztési projekt vezetője).

Projektcsapat

Dr. Harangozó Attila, Dr. Ződi Zita, Dr. Tóth Kinga

Terület (fókusz)

A fejlesztést tevékenységéhez, valósítja meg.

Érdekelt felek

Az ítélőtábla bírái és a programban részt vevő oktatási intézmények érintettek a fejlesztési programban.

Az önértékelésben meghatározott erősségek

A szervezet fontos, meghatározó szerepet játszik a helyi és regionális igazságszolgáltatásban, kifejezetten hatékony és jó együttműködést ápol a vele kapcsolatban álló szakmai szervezetekkel és a sajtó képviselőivel. Jó hírnév, megbízható szervezetnek látják az emberek az ítélőtáblát. A szervezet az ún. nyitott bíróságok projekt keretében meghatározó jó szolgálati kezdeményezőként az ifjúság nevelésében részt vállalt.

Kontextus és fejlesztendő területek

Társadalmi szerepvállalással kapcsolatos célok és indikátorok kidolgozása, ill. további olyan tevékenységek meghatározása, amelyek a társadalmi felelősségvállalást erősítik.

az ítélőtábla az ítélkezéshez

a szakmai kapcsolódóan

49/136

Beszámoló

Feltárandó alternatív lehetőségek

Megfelelő módszertan kidolgozása elemzésére és feldolgozására

Korlátok

A fejlesztést kiváltó okok feltárása, az elérni kívánt célok meghatározása

Szükséges emberi erőforrás (ember/nap)

3 fő 5 nap

Költségvetés

A fejlesztés forrásigényét 2014. évben az ÁROP 1.2.18/A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja, a jövőbeni, folyamatos működéséhez szükséges fedezet az ítélőtábla mindenkori költségvetési keretén belül fog rendelkezésre állni.

Kezdési időpont

2014. március 17.

Becsült határidő

2015. május 31.

tapasztalatok

Jóváhagyom: …………………………………........... dr. Harangozó Attila az ítélőtábla elnöke

50/136

Beszámoló

8. lépés: Az intézkedési terv kommunikációja Kommunikációs terv a CAF önértékelési rendszerrel kapcsolatos tájékoztatásra Feladat

Kommunikációs

Üzenet

csatorna Záró

konferencia Előadás

szervezése, az

a

szervezet A

CAF

önértékelési

beszámoló munkatársai számára az folyamatban önértékelési önértékelési folyamatról

folyamatról,

annak

eredményeiről.

Az

intézkedési

terv

bemutatása

minden

munkavállaló részt vett. A folyamat eredménye az intézkedési

terv

amely

lett,

minden

alkalmazott

számára

elérhető. A pályázat során a CAF Előadások, rendszer

segítségével megbeszélések

kidolgozott fejlesztésével

csoportos A fejlesztendő területek kiválasztása megtörtént.

területek

Területenként különböző

megbízott

projektek jöttek létre. A

csoportok beszámolói az

projektcsapatok

elvégzett munkáról.

folyamatábrák készítésével fejlesztési

és

a

intézkedések

kidolgozásával

járultak

hozzá

állandó

az

fejlesztés

kultúrájának

kialakításához. Sajtóközlemény az folyamatról

kiadása Helyi sajtó

önértékelési és

annak

A

Szegedi

Ítélőtáblán

szervezetfejlesztési projekt zárult.

eredményeiről.

51/136

Beszámoló

9. lépés:

Az

intézkedési

terv

alkalmazása,

a

fejlesztési

tervek

megvalósítása Az Intézkedési tervben kibontott területekhez a pályázat keretében 9 alprojektet indítottunk el. Ezek a következők: Teljesítménymenedzsment 1. 2. 3. 4.

Ítélkezési folyamat javítása Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Képzettségek felmérése, kompetenciák fejlesztése Ítélőtábla honlap látogatásának javítása

52/136

Beszámoló

Folyamatok optimalizálása 5. Kollégiumi ülés folyamatának optimalizálása. Értekezleti egységesítése 6. Tanácselnöki feljegyzések készítési folyamatának optimalizálása

rend

Minőségirányítás 7. CAF önértékelési rendszer bevezetése (a teljes önértékelési folyamat ide tartozik, ellenben a CAF rendszer alkalmazását tekintettük elsődlegesnek, mivel ez az önértékelési folyamat szolgálhatott a többi terület fejlesztésének alapjául.) 8. Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése gyakornokképzésre Tudásmegosztás 9. Workshopok, találkozók sajtóval, hivatásrendekkel, érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése véget 10.Nyitott Bíróság program tapasztalatainak feldolgozása

szakmai

Mindegyik alprojektet a „Folyamatok optimalizálása” útmutató egyes lépései szerint elemeztük (kivéve a CAF önértékelési folyamatot). Az elemzés és fejlesztés kijelölt és kompetens csapatokkal történt. A fejlesztő csoportok munkáját a pályázati anyag tartalmazza. Ennek

köszönhetően

a

kiemelt,

9

fejlesztendő

alporjektre

vonatkozóan

elkészültek a folyamatábrák, azonosítottuk a problémákat, ellenőriztük, hogy a problémákra adott megoldási javaslatok összhangban állnak-e a szervezet stratégiájával, majd mérési tervekkel alátámasztva projektterveket dolgoztunk ki, amelyek pontosan tartalmazzák a 

megteendő lépéseket,



határidőket,



felelősöket,



döntési és értékelési pontokat.

53/136

Beszámoló

Az Intézkedési terv végrehajtása már a pályázat ideje alatt elkezdődött, az egyes

elkészült

eredményeket

mellékletekben

csatoltuk

a

kilenc

folyamatleíráshoz. A projektterveknek, mérési terveknek köszönhetően az Intézkedési tervben meghatározott feladatok nyomon követése, végrehajtásának folyamatos értékelése, a korrigáló intézkedések megtétele a PDCA ciklus elveinek megfelelően történhet. 10.lépés: A következő önértékelés megtervezése A következő éves önértékelés során át kell tekinteni a 9 alprojekt keretében javasolt fejlesztéseket, azok határidőre történő megvalósítását, az elért eredményeket. A CAF önértékelési folyamatnak megfelelően ismételten értékelni kell a szervezet 9 területét, az érintettek bevonásával meg kell határozni a fejlesztendő területeket, s javaslatokat kell készíteni a folyamatos fejlesztés javítás érdekében.

54/136

Beszámoló

Mellékletek Első számú melléklet A nyitó rendezvényen bemutatott prezentáció diái

SZAKMAI KONCEPCIÓ az Államreform operatív program keretében

„Szervezetfejlesztési program államigazgatási és igazságszolgáltatási szervek számára” Szegedi Ítélőtábla szervezetfejlesztése Kódszám: ÁROP-1.2.18/A-2013

55/136

Beszámoló

A Magyary Zoltán program

•

A Magyary Program az egész közigazgatás fejlesztését célozza, de azon belül is elsősorban a központi közigazgatást, az államigazgatást vonja fókuszába, noha egyes intézkedései hozzájárulnak természetesen az igazságügyi és az önkormányzati szervezet és emberi erőforrások fejlesztéséhez.

A prezentáció céljai

•

A szakmai fejlesztési koncepció (pályázat) bemutatása

•

Fejlesztési módszertan bemutatása

•

Fejlesztési területek és csoportok ismertetése

•

A fejlesztés lépéseinek és ütemezésének ismertetés

56/136

Beszámoló

Szakmai fejlesztési koncepció

A pályázat bemutatása

57/136

Beszámoló

A pályázat céljai

•

Fő cél: A Szegedi Ítélőtábla szervezetfejlesztésével az intézmény működés hatékonyságának növelése, az igazságszolgáltatás színvonalának emelése: hatékony nemzeti közigazgatás, igazságszolgáltatás megteremtése – Fókuszterületek: • A szervezet teljesítményének mérése, fejlesztése a szervezetre testre szabott indikátorok segítségével • Működőképes belső folyamatok kialakítása és továbbfejlesztése • A szervezeti tudás hatékony feltérképezése • Folyamatosan változó környezethez alkalmazkodni tudó, önértékelő kultúra kialakítása

Cél: HATÉKONY BELSŐ MŰKÖDÉS Mérhető teljesítmény

Teljesítmény menedzsment

Működő belső

folyamatok

Folyamatok optimalizálása

Szervezeti tudás

Tudás megosztás

Önfejlesztő szervezeti kultúra Innovációra nyitottság

Rugalmasság

MinőségIrányítás: CAF

Változáskezelés

58/136

Beszámoló

A projekt főbb adatai

•

A projekt támogatási összege:

•

Tervezett megvalósulás ideje: 2014. január 15. – 2014. április 30.

•

Főbb feladatok: – Szervezeti stratégia céljainak meghatározása, ezek lebontása szervezeti szintű célokra – Szervezeti teljesítménymutatók kidolgozása – Két működő folyamat optimalizálása – Két tudásmegosztó fórum kialakítása – CAF önértékelési modell alapján intézkedési terv készítése – Változásmenedzsment témájú műhelyfoglalkozás szervezése

59/136

Beszámoló

Fejlesztési módszertan

Fejlesztési módszertan A szerveze helyzete öt év múlva Stratégia Stílus

Rendszerek Jövő

Értékek

Szervezet Emberek

Képességek

A szervezet jelenlegi helyzete

STRATÉG IA

VERSENYTÁRSAK

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS

STÍLUS

RENDSZEREK

POLITIKA

VEVŐK

IPAR, KÖRNYEZET

CSMKIK

TÁRSADALOM

Milyen területeket kell fejlesztenünk annak érdekében, hogy megvalósuljon jövőképünk?

7S GAZDASÁGI HELYZET KÖZÖS ÉRTÉKEK

TECHNOLÓGIAI FEJLŐDÉS

KÉSZSÉG EK

MUNKATÁRSAK

60/136

Beszámoló

OBH stratégiai céljai

•

• • • • •

a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék – a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel.

61/136

Beszámoló

Projektterv készítése A célok megvalósításához szükséges lépések

Határidő

Felelős

Eredmény

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18. 19.

62/136

Beszámoló

Fejlesztési területek és csoportok ismertetése

Szegedi Ítélőtábla

Minőségirányítás CAF (Common Assessment Framework)

63/136

Beszámoló

Minőségirányítás fogalma

•

A minőségirányítás a szervezet felső vezetés által szervezett és tervezett, erőforrásokkal támogatott, a vevők megelégedettségét célzó minőségirányítási rendszer stratégiai kialakítása és működtetése.

64/136

Beszámoló

Mi a CAF? Közös Értékelési Keretrendszer Szervezeti Önértékelési eszköz: • Az önértékelés az intézmény tevékenységének – Átfogó – Szisztematikus – Rendszeres – Szervezet önmaga által elvégzett felülvizsgálata meghatározott szempontok szerint • Célja: Szervezeti diagnózis készítése a munkatársak bevonása által – Meghatározni a szervezet erősségeit – Beazonosítani a fejlesztendő területeket – Kijelölni a fejlesztési célokat

65/136

Beszámoló

Megvalósítás menete

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Döntés az önértékelés megvalósulásának módjáról, menetéről A projekt kommunikálása Önértékelési csoportok létrehozása Képzés szervezése Az önértékelés végrehajtása Az eredményeket tartalmazó jelentés készítése Javaslatok kidolgozása a fejlesztésre Fejlesztési terv kommunikálása Fejlesztési terv megvalósítása A következő önértékelés megtervezése

66/136

Beszámoló

Az értékelő csapat

•

Csoportvezető: Dr. Hámori Attila Csoporttagok: Dr. Harangozó Attila Dr. Kemenes István Dr. Hegedűs István Bojtos Mónika Dr. Halász Edina McMillan  Baneth (Komárominé Szabó Andrea)

67/136

Beszámoló

Teljesítménymenedzsment

Szegedi Ítélőtábla

A teljesítménymenedzsment fogalma

•

A teljesítménymenedzsment az a folyamat, amelynek során a szervezet vezetői meghatározzák, hogy az egyes szereplőknek mit kell tenni ahhoz, hogy a vállalat stratégiai céljai megvalósuljanak. ELNÖK VEZ 1

VEZ 2

VEZ 2/1

VEZ 2/1

VEZ 3

VEZ 2/2

VEZ 2/2

VEZ 4

VEZ 2/3

VEZ 2/3

VEZ 5

68/136

Beszámoló

Teljesítményindikátorok

•

Szervezeti célok meghatározása, szervezeti teljesítményindikátorok kidolgozása (Indikátor: A szervezet stratégiai céljainak lebontása szervezeti egység szintű célokra és célfán ábrázolva)

69/136

Beszámoló

Teljesítményindikátorok – Szervezeti célok meghatározása, szervezeti teljesítményindikátorok kidolgozása (Indikátor: 5 db szervezeti teljesítménymutató kidolgozása, amelyek testreszabottak, illeszkednek a szervezet mandátumához, feladatköréhez, struktúrájához, méretéhez) – Teljesítménymutatók megtalálhatók a „Teljesítménymenedzsment származtatása” című fejezetben • • • • •

Az ítélkezési folyamat javítása Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Képzettségek felmérése, kompetenciák felmérése Munkaerő-utánpótlás érdekében partnerségi megállapodások kötése Ítélőtábla honlap látogatottságának növelése 1

Fejlesztés indítása és előkészítése

2

Szervezeti teljesítmény fejlesztési célok tervezése

3

Teljesítmény -indikátorok kidolgozása

4

Mérésre átadás

Fejlesztő csapat „Az ítélkezési folyamat javítása” Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Sefta Márta Dr. Cserháti Ágota Dr. Dobler László Dr. Gaálné Dr. Jobbágy Ildikó „Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése” Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Nagy Erzsébet Dr. Katona Tibor Bereczkyné Dr. Lengyel Nóra Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet

70/136

Beszámoló

Fejlesztő csapat „Kompetenciák felmérése” Alcsoportvezető: Dr. Hámori Attila Csoporttagok: Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit „Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodás gyakornokképzésre…” Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga

71/136

Beszámoló

Fejlesztő csapat „Az ítélőtábla honlapja látogatottságának fejlesztése”

Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Juhász József Bessenyei Zsolt

72/136

Beszámoló

Folyamatoptimalizálás

A folyamatoptimalizálás fogalma

•

Funkcionális folyamatok feltérképezése, felmérése és folyamatos fejlesztése

Szórványos

Felső tűréshatár

Normál Alsó tűréshatár

Krónikus Romló

73/136

Beszámoló

Folyamatoptimalizálás feladatai – Két funkcionális folyamat felmérése és egyszerűsítése (Indikátor: 2 működési folyamat részletes feltérképezése és bemutatása, kiemelve azokat a pontokat, ahol racionalizálni lehet a működést. Belső utasítás, szabályzat elkészítése, amely az egyszerűsítésről rendelkezik. • Értekezleti rend egységesítése • Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása

1

Folyamatok átvilágítása, értékelése

2

Fejlesztési projekt indítása

3

Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése

4

Kiválasztott folyamatok fejlesztése

5

Folyamatok állandó követése, monitorozása

74/136

Beszámoló

Fejlesztő csapat „Értekezleti rend egységesítése”

„Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása” Alcsoportvezető: Dr. Kemenes István Csoporttagok: Dr. Szeghő Katalin Dr. Kiss Gabriella Dr. Mányoki Zsolt Dr. Mezőlaki Erik

75/136

Beszámoló

Tudásmenedzsment

Tudásmenedzsment

•

A tudásmenedzsment az intézményi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége. – Feltárja és megszünteti a szervezeten belül fellelhető információs hézagokat, – Megtervezi és kiépíti a szervezet kommunikációs csatornáit, – Olyan szervezeti kultúrát alakít ki, amelyben a tudás megosztása, a folyamatos tanulás és ismeretszerzés, a szervezet tudásbázisának állandó építése a napi munkafolyamatok szerves részévé válik.

76/136

Beszámoló

Tudásmenedzsment

•

Cél: – 2 db tudásmegosztó fórum kialakítása

Fejlesztő csapat Csoportvezető: Dr Harangozó Attila „Workshop, találkozók a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése végett” Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Bálind Attila Dr. Bánfaly-Bottyán Csilla

77/136

Beszámoló

Változásmenedzsment

•

Fogalma: A szervezet változáskezelési képességének fejlesztése

•

Műhelyfoglalkozás

Megvalósítás módja

•

Műhelyfoglalkozások

•

Kérdőívek kiküldése

•

Modellek, űrlapok kiküldése, kitöltése, feldolgozása

•

Végső dokumentáció elkészítése

•

Csoportos megbeszélés

78/136

Beszámoló

Második számú melléklet A változáskezelési képzés diái

Szegedi Ítélőtábla

Változásmenedzsment 2014. március 21.

79/136

Beszámoló

A változási folyamat kezdete

külső és belső hatások felismerés

okok keresése szervezet

alkalmazkodóképesség felmérése

változás

tudatosodás

A SZERVEZETRE HATÓ KÜLSŐ TÉNYEZŐK - PETS

Politikai tényezők

Gazdasági tényezők szervezet szervezet

Szociokulturális tényezők

Technológiai tényezők

80/136

Beszámoló

A SZERVEZETRE HATÓ KÜLSŐ TÉNYEZŐK - PETS törvényhozás

jogi szabályozás

háborúk

Politikai tényezők

Gazdasági tényezők szervezet szervezet

Szociokulturális tényezők

Technológiai tényezők

81/136

Beszámoló

A SZERVEZETRE HATÓ KÜLSŐ TÉNYEZŐK - PETS törvényhozás

jogi szabályozás

gazdaságpolitika vevők

háborúk

versenytársak

Politikai tényezők

árfolyamok

szervezet szervezet

Gazdasági tényezők Technológiai tényezők

Szociokulturális tényezők

A SZERVEZETRE HATÓ KÜLSŐ TÉNYEZŐK - PETS törvényhozás

jogi szabályozás

gazdaságpolitika vevők

háborúk

versenytársak

Politikai tényezők

árfolyamok

szervezet szervezet

Gazdasági tényezők Technológiai tényezők

Szociokulturális tényezők életstílus

logisztika

kisebbségek

tudás elérhetősége

üzleti etika

szállítmányozás

internet

mozgékonyság

82/136

Beszámoló

A SZERVEZETRE HATÓ BELSŐ TÉNYEZŐK

szervezeti kommunikáció pénzügyi helyzet

társadalmi megítélés

munkaerő szervezeti működés

képességek

menedzsment

szervezet

gazdaságosság

döntési szintek

vagyon szervezeti kultúra

IT technológia

tulajdon méret költségek

bérek / juttatások

információáramlás

képzettségek

hatékonyság

szervezet

83/136

Beszámoló

Erőtér elemzés a célállapot elérését követően a célállapotot elfogadó erők

a célállapotot elutasító erők

Érintettek elemzése

A befolyás mértéke arányos a jel nagyságával

-

~

+

84/136

Beszámoló

változás mértéke

Változás az átmenet típusa szerint

idő

85/136

Beszámoló

változás mértéke

Változás az átmenet típusa szerint

radikális változás

idő

A változási ciklus görbéje

7. Integráció: új készségek alkalmazása, másfajta viselkedés.

2. Visszautasítás: Annak tagadása, hogy a változás szükségszerű 3. Tudatosodás: a változás szükségszerű. A saját alkalmatlanság megértése, érzése.

Vélt kompetencia (alkalmasság)

támogatottság

1. Sokk: meglepetés, szélsőséges esetben pánik, mozdulásképtelenség (bénaság). Zavar az elvárások és a valóság értelmezésében.

A változás kezdete

4. Elfogadás: a valóság elfogadása, a régi, kényelmes szokások feladása.

6. Kutatás: értelmes célok keresése. A siker és a kudarc okainak megértése. Új modellek, személyes megoldások keresése, felkutatása. 5. Kísérletezés és ellenőrzés: az új megoldások és készségek kipróbálása. Gyakorlási fázis. Annak kipróbálása, milyen a feladatokat másként elvégezni. Az eredmények visszajelzése. Siker és kudarc.

Idő

86/136

Beszámoló

A változások irányításának fázisai 8. Változások intézményesítése

1. A változás elkerülhetetlenségének tudatosítása

2. Változást irányító csapat

Sikeres szervezeti változások menedzselése

7. A sikerek kommunikálása

6. A vezetők bevonásának kiszélesítése

5. Rövid távon néhány siker

3. Világos és egyértelmű jövőkép

4. Jövőkép kommunikálása

Forrás: John P. Kotter: Forces for Change New York, Free Press, 1990

87/136

Beszámoló

A KOTTER modell illeszkedése a változási ciklus görbéjéhez 1. változás elkerülhetetlenségének tudatosítása 7. Integráció: új készségek alkalmazása, másfajta viselkedés.

3. világos, egyértelmű jövőkép 2. Visszautasítás: Annak tagadása, hogy a változás szükségszerű 3. Tudatosodás: a változás szükségszerű. A saját alkalmatlanság megértése, érzése.

Vélt kompetencia (alkalmasság)

támogatotts ág

7. Sikerek kommunikálás a 6. Kutatás: értelmes célok keresése. A siker és a kudarc okainak megértése. Új modellek, személyes megoldások keresése, felkutatása.

2. változást irányító csapat 1. Sokk: meglepetés, szélsőséges esetben pánik, mozdulás-képtelenség (bénaság). Zavar az elvárások és a valóság értelmezésében.

A változás kezdete

4. Elfogadás: a valóság elfogadása, a régi, kényelmes szokások feladása.

5. Kísérletezés és ellenőrzés: az új megoldások és készségek kipróbálása. Gyakorlási fázis. Annak kipróbálása, milyen a feladatokat másként elvégezni. Az eredmények visszajelzése. Siker és kudarc.

Idő 4. Jövőkép kommunikálás a

6. Vezetők bevonásának szélesítése

8. változás intézményesítése

5. rövid távú sikerek

LEGFONTOSABB SIKERTÉNYEZŐK

KUDARC LEGGYAKORIBB OKAI • • • •

szükségesség felismerésének elmulasztása okok helytelen feltárása nem elég alapos elemzés helytelen stratégia (nem adekvát válasz, azonnali hosszú táv helyett, mikor makro helyett, foltozgatás átalakítás helyett) • hiányos kommunikáció • nem megfelelő menedzsment • rossz irányító csapat

• helytelen modellválasztás • változtatandó területek pontatlan meghatározása • helytelen projektlebontás • nem megfelelő ütemezés/időhorizont • elmaradó rövid távú sikerek • hiányos kommunikáció/információáramlás • nem megfelelő projekt menedzsment • felkészületlen kivitelezők/közreműködők • • • •

elsietett intézményesítés érintettek nem találják a helyüket disszemináció hiányos kommunikálása külső/belső elfogadás hiánya

• • • • • • •

idejében felismert szükségesség ok – okozati összefüggések helyes feltárása alapos, helytálló elemzés megfelelő stratégia (adekvát válasz) széleskörű, meggyőző kommunikáció kiváló menedzsment helyesen válogatott irányító csapat

• helyes modellválasztás • változtatandó területek meghatározása • stratégiával összhangban levő projektlebontás • megfelelő ütemezés/időhorizont • folyamatos részsikerek • pontos kommunikáció/információáramlás • megfelelő projekt menedzsment • felkészült kivitelezők/közreműködők

• • • •

érintettek tisztában vannak szerepükkel disszemináció széleskörű kommunikálása magas külső/belső támogatottság jól ütemezett intézményesítés

88/136

Beszámoló

Változáskezelés (Műhelyfoglalkozás az Szegedi Ítélőtábla számára)

2014. március 21.

89/136

Beszámoló

A prezentáció céljai

•

A szakmai fejlesztési koncepció (pályázat) bemutatása

•

Fejlesztési módszertan bemutatása

•

Fejlesztési csoportok ismertetése

•

A fejlesztés lépéseinek és ütemezésének ismertetés

90/136

Beszámoló

Szakmai fejlesztési koncepció

A pályázat bemutatása

McKinsey 7 S modell – Jelen és jövő STRATÉG IA

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS

STÍLUS

RENDSZEREK

7S KÖZÖS ÉRTÉKEK

KÉSZSÉG EK

MUNKATÁRSAK

91/136

Beszámoló

OBH stratégiai célok

•

• • • • •

a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék – a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel.

92/136

Beszámoló

Az Ítélőtábla 7 S modellje

STRATÉG IA

OBH stratégia.

STÍLUS

Milyen a szervezet a külső megítélése?

-Megfelel-e a szervezet felépítése a stratégiai céloknak?

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS

RENDSZEREK

7S KÖZÖS ÉRTÉKEK

KÉSZSÉG EK

Eszközök Adottak-e az eszközök?

MUNKATÁRSAK

Megfelelő-e az alkalmazottak értékrendszere?

-Rendelkezésre állnak-e azok a rendszerek, amelyek a stratégiai célok megvalósításához szükségesek?

Rendelkeznek-e a munkatársak a megfelelő kompetenciákkal?

A PEST modell VERSENYTÁRSAK

POLITIKA

VEVŐK

Szervezet GAZDASÁGI HELYZET

KÖRNYEZET

TÁRSADALOM

TECHNOLÓGIAI FEJLŐDÉS

93/136

Beszámoló

SWOT elemzés

Erősségek

Gyengeségek

Veszélyek

Lehetőségek

94/136

Beszámoló

A jelen – jövő modell A szerveze helyzete öt év múlva Stratégia Stílus

Rendszerek Jövő

Értékek

Szervezet Emberek

Képességek

A szervezet jelenlegi helyzete

STRATÉG IA

VERSENYTÁRSAK

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS

STÍLUS

VEVŐK

CSMKIK

RENDSZEREK

POLITIKA

Milyen területeket kell fejlesztenünk annak érdekében, hogy megvalósuljon jövőképünk?

IPAR, KÖRNYEZET

TÁRSADALOM

7S GAZDASÁGI HELYZET KÖZÖS ÉRTÉKEK

TECHNOLÓGIAI FEJLŐDÉS

KÉSZSÉG EK

MUNKATÁRSAK

A GAP analízis Jövő

1. Mily en k ülönbs égek létez nek a jelenre és a jöv őre v onatk oz ó megállapítás aink k öz ött?

ST RAT ÉG

KÖ

ZÖ

S

7 S

ÉRT É KEK

RENDSZ E REK

KÉS Z SÉG M

1.

SZ E RVEZ ET I FELÉPÍ TÉS

I A

ST Í L US

EK

UNKAT ÁRSAK

2. Mily en területek et k ell fejles z teni annak érdek ében, hogy megv alós íts uk jöv ők épünk et?

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Jelen

13. 14.

ST RAT ÉG

7 S

ST Í L US

KÖ

ZÖ

S

SZ E RVEZ ET I FELÉPÍ TÉS

I A

ÉRT É KEK

15. 16.

RENDSZ E REK

17. KÉS Z SÉG

M

EK

18.

UNKAT ÁRSAK

95/136

Beszámoló

SMART célok felállítása

Fejlesztendő területek

Feladatot leíró ige

Célok Mértékegység

Határidő

96/136

Beszámoló

SMART célok felállítása

Fejlesztendő területek

Feladatot leíró ige

Célok Mértékegység

Határidő

Erőtér analízis

+

-

CÉL

97/136

Beszámoló

Az érintettek hatása a projektre

Érintettek analízise Magas

P

P R

Közepes

V

E

K

Ö

L

C Alacsony Akadályozók A projekt, a cél hatása az érintettre Magas

Semlegesek

Támogatók

Támogatás mértéke

Közepes Alacsony

98/136

Beszámoló

Projektterv készítése A célok megvalósításához szükséges lépések

Határidő

Felelős

Eredmény

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18. 19.

99/136

Beszámoló

Harmadik számú melléklet A résztvevők által adott értékelések átfésült változata "794880" FELMÉRÉS – ÉRTÉKELÉS EREDMÉNYE ALKRITÉRIUMONKÉNT – ÖSSZEFÉSÜLT 1.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY IRÁNYMUTATÁST ADJON A SZERVEZET SZÁMÁRA A SZERVEZET KÜLDETÉSÉNEK, JÖVŐKÉPÉNEK ÉS ÉRTÉKRENDJÉNEK KIALAKÍTÁSÁVAL. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Szervezeti Szabályzat

Működési

A szervezet jövőképe, hosszú távú tervei Olyan műhelyfoglalkozás tartása, amelynek során összhangban állnak az állam által elvárt célokkal, csoportban, állandóan és folyamatosan lehet vizsgálni a hatékonyságnövelő lépésekkel. szervezet belső és külső környezetét, megvizsgálni a OBH beszámoló 2013. jelenlegi állapot jellemzőit, meghatározni a 8 – 10 éves, Az OBH stratégiai tervvel rendelkezik, az ebben A Szegedi Ítélőtábla hosszú távú célokat, majd fejlesztendő területek szereplő célokkal összhangban került elnökének, kidolgozásával konkrét szervezeti célokat meghatározni, a megfogalmazásra az egyes szervezeti egységek elnökhelyettesének, szervezet különböző szintjein. számára előírt feladatok köre, a stratégiai célok büntető A kidolgozott stratégiai célokat projektekre bontani hosszútávú elképzeléseket fogalmaznak meg, így az kollégiumvezetőjének ezekkel összhangban álló konkrét feladatok jól határidőkkel, felelősökkel, indikátorokkal és mérési pályázatai (2012.,2013.)

100/136

Beszámoló

módszerekkel. A hosszú távú terveket rövid távú idősávra éves teljesíthetők. lebontva valamennyi munkatárs számára megismerhetővé A szervezet vezetése folyamatosan határozza tenni. Kollégiumok ügyrendjei meg az elvárásokat és elképzeléseket, az ítélőtábla A rövid távú terveket folyamatosan figyelemmel kísérni, elnökének éves beszámolója tartalmazza a Jogszabályi környezet következő év feladatait. és ha szükségszerű a külső tényezők változásával egyidejűleg aktualizálni. OBH szabályzatai A kollégiumvezetők pályázatukban 6 éves időtávra vonatkozóan határozták meg stratégiai A stratégiatervező műhelyfoglalkozásokat rendszeressé elképzeléseiket. A kollégiumok éves munkatervek tenni, a megfogalmazott célok teljesítését rendszeresen alapján végzik tevékenységüket, amelyben a nyomon követni. következő évben elvégzendő szakmai feladatokat PEST modell elkészítése rögzítik. Az egyes szervezeti egységekkel a kommunikáció naprakésszé tétele, az ehhez szükséges csatornák kiépítése és működtetése, belső intranetes kommunikáció kialakítása. Kollégiumok munkatervei

101/136

Beszámoló

1.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGYIRÁNYÍTSA A SZERVEZETET, VALAMINT MENEDZSELJE ANNAK TELJESÍTMÉNYÉT ÉS FOLYAMATOS FEJLESZTÉSÉT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ

A szervezet jól definiált utasítások, módszerek, A stratégia szerinti szervezeti célfa kidolgozása, szabályzatok szerint működik. indikátorokkal, mérési módszerekkel, felelősökkel és A bíróságok igazgatásáról mérési intervallumok kidolgozásával. szóló 9/1999. OIT A Szegedi Ítélőtáblán a vezetőket az értekezleti Szabályzat rendszer keretében tájékoztatja a vezetés az TQM módszerek alkalmazása a szervezet minden irányítási céljairól, és ennek keretében fogalmazza alkalmazottjának bevonásával, a meglévő folyamatokban Rendszeres vezetői meg a fejlesztendő területeket. rejlő veszteségek kiküszöbölésével. értekezletek jegyzőkönyvei A szervezet az OBH stratégiáját követve A KAIZEN „filozófia” szerinti állandó (folyamatos) folyamatosan és visszajelzései alapján kis fejlesztés módszerének beépítése a szervezeti kultúrába. Belső intranet oldal lépésekben fejlesztette önmagát. Az OBH évente A szervezet honlapjának fejlesztése, hasznosságának, Az OBH rendszeresen értékelte a szervezet teljesítményét. hatékonyságának növelése, a belső kommunikációs elfogadja az éves rendszer tökéletesítése. beszámolót. Vezetői értekezletek eljárásrendjének egységesítése, az értekezleti típusok azonosítása, folyamatainak leírása és

102/136

Beszámoló

szabályozottá tétele. A meglévő értekezleti eljárásrend fejlesztése, az értekezletek szervezéshez, lebonyolításához használt dokumentumok sztenderdizálása, felelősségi körök egyértelművé tétele. A vezetői értekezletek előkészítésének és utólagos visszacsatolásának a kialakítása, amely jelenleg eseti jelleggel működik. Önértékelési rendszer (CAF) bevezetése, a szervezet teljesítményének állandó és folyamatos követése. A vezetői információs rendszer folyamatos fejlesztése, az újabb információ igényeknek megfelelően kialakítva. A belső kommunikáció fejlesztése, a munkatársak bevonása a vezetői döntésekbe. Az előzetes egyeztetések rendszerének kialakítása.

103/136

Beszámoló

1.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSZTÖNÖZZE, TÁMOGASSA A MUNKATÁRSAKAT, ÉS PÉLDÁT MUTASSON SZÁMUKRA. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ

A munkatársak rendszeres tájékoztatása a Munkatársak bevonása a szervezeti célok Szervezet Működési Szabályzata szerint történik. A meghatározásába, a célok egyénekre történő lebontásába. A központi igazgatási és vezetés a bírákat összbírói értekezleten, illetőleg a Tájékoztatás vezetők által vállalt feladatokról. szakmai feladatokra nem bírói munkakörben dolgozókat, igazságügyi kirendelő, illetve felkérő Olyan rendszer kidolgozása, amely lehetővé teszi, hogy alkalmazotti értekezleten évente többször is OBH elnöki és Kúria a célok megvalósítását az érintettek rendszeres tájékoztatja a stratégiai irányvonalról, elnöki okiratok időközönként értékeljék. elképzelésekről, célokról, a szervezetet érintő Meghívók, jegyzőkönyvek változásokról. Hatáskörök és felelősségi körök Olyan teljesítményértékelési rendszer bevezetése, és jelenléti ívek amelyben közösen értékeli vezető és beosztott a egyértelműek, tisztázottak. A döntések meghozataláért egyértelműen felelős személyek munkatársak teljesítményét, fejlesztendő kompetenciáit, s Gazdálkodási amely mérhető és teljesíthető célokon alapul. A munka kerültek kinevezésre. jogszabályok elismerése előre megismert módon történjen. A vezetés a helyi feladatokon túlmenően központi Elnöki intézkedés A központi igazgatási és szakmai feladatok megfelelő igazgatási és szakmai feladatokat ellát, melynek a utasítása tapasztalatait a helyi szervezet hatékonyabb kommunikációja, beépítése a helyi működést biztosító

104/136

Beszámoló

működtetése érdekében felhasználja. A vezetők szabályzatokba és intézkedésekbe. feladatvállalásai minden esetben a szervezet A kompetencia rendszer bevezetése, az egyének érdekében történnek meg, így a munkatársak ezt készségeinek mérése, az alkalmazottak kompetenciáinak érezve érzik a megfelelő támogatást. meghatározása. A szervezet alkalmazottait rendszeresen Az egyéni munkarend lehetőségének megvizsgálásával továbbképzésre küldi, támogatja az alkalmazottak hatékonyabbá tehető a munkavégzés. képességeinek fejlesztését, ill. megfelelő támogatást biztosít a megfelelő szakmai tudás hozzáféréséhez.

105/136

Beszámoló

1.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A POLITIKAI DÖNTÉSHOZÓKKAL ÉS MÁS ÉRDEKELT FELEKKEL HATÉKONY KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS ÁPOLJON. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ

A szervezet külső érintettei azonosítottak, a A szervezet külső környezetének rendszeres vizsgálata, politikai és egyéb döntéshozókkal a kapcsolat kontrollálása az érintettek bevonásával. A következő Együttműködési megfelelő. Az elnökhelyettes az OBT tagja, amely területeket kell rendszeresen figyelemmel kísérni: politika, megállapodások (pl.: szervezetnek tagja a KIM államtitkára. gazdaság, társadalom, technológia (PEST modell). sajtóval, oktatási A törvényes kereteken belül, a vezetés szakmai Érintettek analízisét kell elkészíteni, amelyben intézményekkel) konzultációkon vesz részt, illetve ilyeneket szervez a azonosításra kerülnek azok a külső erők, amelyek Kollégiumi ülésekre politikai döntéshozókkal és a akadályozzák vagy támogatják a szervezet stratégiai meghívás partnerintézményekkel. céljainak megvalósítását. Azonosítani kell azokat az erőket Rendőrség, ügyészség, is, amelyek jelenleg semlegesek (nem akadályozók, s nem A társszervekkel (rendőrség, ügyészség, ügyvédség rendezvényein támogatók) a célok megvalósítása terén. Lépéseket kell ügyvédség, egyetemi oktatók) rendszeres való részvétel kidolgozni annak érdekében, hogy az akadályozók kapcsolatot tartunk, egymás bizonyos támogatóvá váljanak, a támogatók továbbra is segítsék a Közös szakmai rendezvényein részt veszünk. szervezet céljainak megvalósítását. A semlegeseket meg rendezvényeken,

106/136

Beszámoló

konzultációk

A szakmai egyesületekkel, érdek-képviseletikell nyerni a célok megvalósítása érdekében. szervezetekkel jól működő kapcsolat van. Javítani kell az együttműködést a meglévő szakmai szervezetekkel, oktatási intézményekkel, bekapcsolódás az oktatásba a szakmai utánpótlás biztosítása érdekében. Intézményesült formában rendszeres kapcsolattartás kialakítása és fenntartása a politikai döntéshozókkal. Együttműködési megállapodások megkötése. Az OBT kialakítása.

107/136

üléseket

megelőző

belső

kommunikáció

Beszámoló

2.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÉRDEKELT FELEK JELENLEGI ÉS JÖVŐBENI IGÉNYEIRE VONATKOZÓ, VALAMINT A SZERVEZET MŰKÖDÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATOKAT GYŰJTSÖN A SZERVEZET STRATÉGIÁJÁNAK FELÜLVIZSGÁLATÁHOZ ÉS TERVEI AKTUALIZÁLÁSÁHOZ. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Meghívók, A központi stratégia és a szervezet hosszú távú A belső fejlesztési területek pontosítása, jegyzőkönyvek, jelenléti célkitűzései ismertek, jól definiálhatóak és jól minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos ívek, szakmai kommunikáltak. működése, belső SWOT elemzés készítése, a szervezethez konferenciák anyagai kapcsolódó érintettek, érdekelt felek elvárásainak A szervezet a törvényes adatgyűjtési folyamatos összegyűjtése, elemzése és felülvizsgálata. Feljegyzések, kötelezettségek (ügyforgalmi, statisztikai, emlékeztetők gazdálkodási adatok) teljesítése során beszerzett Alkalmazottak visszajelzései alapján konkrét fejlesztési adatokat feldolgozza, egyidejűleg a saját projektek indítása, kockázatelemzéssel, határidőkkel, Szakmai anyagok működésének hatékonyságának érdekébenmérhető célokkal. OBH elnök statisztikai felhasználja. A célkitűzések, projektek megvalósulásának rendszeres szabályzata, gazdálkodási A szervezet az elnöki adatbázisban rendszeresíti nyomon követése, az eredmények mérése, a PDCA szabályzata a szervezet működéséhez kapcsolódó adatokat. ciklusnak megfelelő korrigáló lépések megtétele. Meglévő jogszabályi Folyamatok optimalizálása és tudásmegosztási módszerek Szakmai kérdésekben a rendőrségtől, környezet kidolgozása. ügyvédségtől felmért és összegyűjtött

108/136

Beszámoló

témakörökben konzultáció előadások megtartása. A Az adatok olyan adatbázisban történő elhelyezése, társítélőtáblák kollégiumi ülésein való részvétel, amely szélesebb spektrumú felhasználást (érvelést, szakmai kérdésekben kölcsönös konzultációk. érdekérvényesítést) eredményez. Az elnöki ügyvitel elektronizálása.

SZMSZ

2.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÁLTALA GYŰJTÖTT ADATOKBÓL NYERT INFORMÁCIÓK ALAPJÁN ALAKÍTSA STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) OBH célkitűzései

stratégiai

A szervezet pontosan követi az OBH stratégiai Stratégiai célok megvalósításához szükséges szervezet, célkitűzéseit, ezeket bontja le szervezeti és egyéni rendszerek, folyamatok, eszközök, emberi erőforrás, közös szintre. értékek és stílus elemzése, fejlesztendő területeinek, 2011. évi CLXI. tv. 76.§ elemeinek meghatározása. A szervezet működési elvei megegyeznek az OBH Felügyeleti szerv által Az OBH elnökének aktualizált stratégiai céljait működési elveivel, melyeknek a kereteit a bíróságok kiadott jogszabályok szervezetéről és igazgatásáról szóló törvény folyamatában szükséges megismerni, és a célkitűzéseket Elnöki beszámoló határozza meg. E törvény az OBH elnökének évenként akár többször is indokolt felülvizsgálni. A kötelezettségévé teszi a stratégiai évenkénti stratégia felülvizsgálatának és aktualizálási folyamatának aktualizálását, melynek az ítélőtábla stratégiai célja kidolgozása, belső szabályozása, valamint a stratégia is megfeleltetésre kerülnek. aktualizálásához, fejlesztéséhez szükséges erőforrások

109/136

Beszámoló

Az elnöki iroda összeállítja az elnök számára az meghatározása szükséges. éves beszámoló háttéranyagát. Az alkalmazottak bevonásával jövőképek kialakítása. Hosszútávú stratégia kialakítása, fejlesztő területek meghatározása. A területekhez mérhető célok rendelése és konkrét fejlesztési projektek indítása. Az éves beszámoló adatgyűjtésének szervezeten belüli nyilvánossá tétele.

2.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGISMERTESSE, BEVEZESSE ÉS RENDSZERESEN FELÜLVIZSGÁLJA STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT A TELJES SZERVEZET TEKINTETÉBEN. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) OBH stratégia

A szervezet stratégiáját, a kidolgozott lépések Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt projektek bevezetésének menetét és a szervezet működését fontossági sorrendbe történő rendezése. Szervezeti célok, SZMSZ évente értékelik. indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a kollégiumi ügyrend szervezetben dolgozók részére. A dolgozók, alkalmazottak Jelenleg a bíróságok központi honlapjának A bírósági részeként működő ítélőtáblai honlap a külső bevonásának segítségével olyan módszerek kidolgozása, amelynek segítésével folyamatosan lehet követni a sajtószolgálatról és a kommunikációt, míg a belső számítógépes

110/136

Beszámoló

bíróságok internetes rendszerben az erre kialakított mappa a belső stratégiában meghatározott cél teljesítését. oldaláról szóló 8/2012. kommunikációt biztosítja. E mellett a vezetői Önértékelési rendszer és módszer bevezetése, OBH elnöki utasítás értekezleti rendszer a stratégiai célok működtetése, a kidolgozott stratégia folyamatos követése. megismertetését és bemutatását szolgálja. ÁSZ ellenőrzési Az internetes honlap átalakítása, az intranetes honlap dokumentumok Az alkalmazottak rendszeres tájékoztatása a kialakítása, a vezetői értekezleti rendszer stratégiáról és az OBH stratégiájának folyamatos hatékonyságának megteremtése (szabályozás kialakítása). követése. A munkatársak minél gyorsabb információval való Az elnök minden évben beszámoló összbírói ellátása, az információáramlás szabályozásának értekezleten és igazságügyi alkalmazotti kialakítása. értekezleten szerzi be a szükséges információkat.

2.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGTERVEZZE, BEVEZESSE ÉS FELÜLVIZSGÁLJA A SZERVEZETEN BELÜLI INNOVÁCIÓT ÉS VÁLTOZÁSOKAT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ Elnöki

értekezlet

Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt Tudásmegosztó műhelyfoglalkozások segítségével, az projektek fontossági sorrendbe történő rendezése. alkalmazottak bevonásával történjen meg a folyamatok 2013. Szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek fejlesztése, a tudásmegosztás, az újítások, új

111/136

Beszámoló

Gyula (jegyzőkönyv)

kommunikálása a szervezetben dolgozók részére. eljárásrendek kidolgozása és bevezetése. Fejlesztési Önértékelési rendszer és módszer bevezetése,projektek indítása, folyamatok optimalizálása, a minőség Közüzemi szolgáltatásra működtetése. biztosítása és a teljesítés folyamatos értékelése érdekében vonatkozó szerződés a munkatársak kezdeményezéseinek szervezett A szervezet törvényes kereteken belül kialakítja (Közműbróker Kft.) összegyűjtése. azokat a _jó gyakorlatokat_, amelyek a szervezeten Bírói tanács A folyamatos fejlesztés kultúráját széles körben kell belüli innovációt és változtatásokat lehetővé teszik, jegyzőkönyvei, vezetői ennek érdekében begyűjti a szükségesterjeszteni, és rendszerekkel alátámasztani, megerősíteni. intézkedések. információkat, és azokat felhasználja. A szervezet Körözvények Az OBH _jó gyakorlat_ felelősével a kapcsolattartás, lehetővé teszi a megfelelő ismeretek hatékony más bíróságok _jó gyakorlatainak_ a megismerése és az Jogszabályok felhasználását. esetleges innovációk átvétele. Napi munkafeltételek javítása érdekében A folyamatok fejlesztésénél új eljárásrendek dolgozói véleményezések, bírói tanács szerepe. kidolgozása és bevezetése. Szakmai anyagok beszerzése, könyvtárfejlesztés. Közös csoportok kialakítása, amelyek az egyes Jól szabályozott a szervezet működése. szervezeti egységek közötti információáramlást segítik.

3.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY EMBERI ERŐFORRÁSAIT A STRATÉGIÁJÁVAL ÉS TERVEIVEL ÖSSZHANGBAN, ÁTLÁTHATÓ MÓDON TERVEZZE, IRÁNYÍTSA ÉS FEJLESSZE. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK,

112/136

Beszámoló

TÉNYEK) Képzési terv, A szervezet magasan kvalifikált, szakképzett Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi továbbképzések munkatársakkal rendelkezik, az alkalmazottak megállapodások kötése gyakornokképzésre és az új rendszere, meghívók, felvétele szervezett és tudatos volt, a foglalkoztatás munkaerő (utánpótlás) biztosítására. Együttműködési tanúsítványok a stratégiai céloknak megfelelő. A munkatársak megállapodások más külső szervezetekkel. folyamatos továbbképzése, fejlesztése megoldott. Együttműködési Tudásmegosztó fórumok kidolgozása. Az alkalmazás megállapodás a szegedi A szervezet az OBH által megállapított során szerzett képesítések mindenki számára történő középiskolákkal engedélyezett létszám folyamatos munkába megismerhetővé tételével egy közös tudásbázis állításáról és esetlegesen más bíróságokról történő kialakítása. Gyakornoki program kirendeléséről intézkedik, e mellett az ítélkezésen Kompetenciák (tudás, képesség és hozzáállás) kötött szerződések az kívüli egyéb feladatok (oktatás, jó szolgálati Szegedi felmérése, rendszerbe foglalása munkakörök elemzésével. tájékoztató programok) megszervezését is Tudományegyetemmel és Az egyes munkakörökhöz szükséges meghatározni a lebonyolítja. a Nemzeti Közszolgálati különböző kompetenciákat és az új alkalmazottak Egyetemmel A szervezet a munkakörökhöz szükséges és felvételénél figyelembe kell venni ezeket az elvárásokat. mentori program indokolt képzettségű embereket alkalmazza. HR folyamatok (toborzás, felvétel, megállapodás a Szegedi Tudományegyetemmel Munkaköri leírások SZMSZ

teljesítményértékelés, karrier menedzsment, motivációs rendszerek, szakmai továbbképzések) alapelveinek kidolgozása. Változással kapcsolatos képzések, műhelyfoglalkozások szervezése.

113/136

Beszámoló

Tanulmányi szerződések

3.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ EGYÉNI ÉS SZERVEZETI CÉLOKKAL ÖSSZHANGBAN FELMÉRJE, FEJLESSZE ÉS FELHASZNÁLJA A MUNKATÁRSAK KOMPETENCIÁIT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Munkaköri leírások

A szervezet lehetővé teszi, hogy a munkaidőn túl Képzettségek felmérése. Jelenlegi munkatársak a dolgozók a szellemi termékeiket és oktatási kompetenciáinak folyamatos fejlesztése szervezeti és Elnöki engedélyek az tudományos kapacitásukat szabadon felhasználják, egyéni szinten, személyes fejlesztési tervek készítése. oktatási és tudományos ill. nemzetközi szervezetekben Magyarországot munkavégzésre. A stratégiai célkitűzésekkel összhangban álló képviseljék. kompetencia rendszer kidolgozása, annak beépítése az Személyes fejlesztési A bírói állások betöltése pályázati rendszerben önértékelési rendszerbe. tervek készítése. történik, az abban írt kritériumok szerint, egyéb Vezetői kompetenciák fejlesztése. Pályázatok alkalmazottak esetében kompetencia igényhez Korszerű képzési és tudásmegosztó módszerek igazodóan. A munkaköri leírásokban Képzési terv kidolgozása és folyamatos használata. Rendszeres szakmai meghatározásra kerültek az egyes munkakörök képzések szervezése, a képzési lehetőségek betöltéséhez szükséges kompetenciák. kommunikálása. A szervezet az OBH rendelkezésére bocsátja a A dolgozók szakismereteinek a számbavétele, az egyéni

114/136

Beszámoló

munkatársai által megszerzett tudást.

tudás meghatározása, tudástérkép készítése, amelynek segítéségével meghatározható kik azok a munkavállalók, akik speciális képességgel, tudással rendelkeznek. Az OBH-al közös adatbázis kialakítása, amely lehetővé teszi, hogy a szakismerettel rendelkező dolgozókat más bíróságok és az OBH oktatási és képzési célokra felhasználja. Olyan belső kommunikációs rendszer kialakítása, amely a központi és helyi képzésekre történő felkészülést segíti.

3.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A NYÍLT PÁRBESZÉD ÉS A FELHATALMAZÁS ALKALMAZÁSA, VALAMINT JÓLLÉTÜK TÁMOGATÁSA RÉVÉN FOKOZZA A MUNKATÁRSAK BEVONÁSÁT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ

A horizontális és vertikális kommunikáció Az alkalmazottak bevonása a fejlesztési projektekbe, a szabályai egyértelműek és széles körben ismertek a projektek céljainak, megvalósítási menetének és Szegedi Ítélőtábla szervezetnél. eredményeinek széles körben történő kommunikálása. elnökének beszámolója Rendszeres műhelyfoglalkozások során meghatározni a 2012., 2013. A vezetés rendszeres, illetve rendkívüli dolgozói folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségeket, kis értekezleteken, valamint a számítógépes hálózaton

115/136

Beszámoló

Rendszeres értekezletek, keresztül kialakított kommunikációs csatornákon lépésekben állandóan fejleszteni folyamatainkat, a vonja be a dolgozókat a nyílt párbeszédbe, ezáltal dolgozók ötleteinek összegyűjtésével. tájékoztatók felméri az igényeket. A belső kommunikáció A kidolgozandó önértékelési rendszerben az értékelések Megfelelő megfelelő, az információk szabadon áramlanak. konszenzusának megteremtése. munkabiztonsági Jó munkakörülmények vannak biztosítva. körülmények Az egészségvédelmi és munkavédelmi szabályok beépítése az új, optimalizált folyamatok leírásába. Rendezett környezet Atipikus foglalkoztatási formák bevezetésének megvalósíthatósági tanulmányozása. Megváltozott munkaképességű munkavállalók alkalmazásának támogatása egyes alkalmas munkakörök elemzésével, a munkakörökhöz illő megváltozott munkaképességű munkavállalók toborzásával. Kisebb csoportok kialakítása annak érdekében, hogy a kommunikáció során megfogalmazott igények, kérések hatékonyabban érvényesüljenek. E csoportok folyamatos jelleggel működve szolgáltatják a szükséges információkat a vezetőknek. Az otthon dolgozás lehetőségének folyamatos kontrollálása, és az ezekhez szükséges munkaeszközök biztosítása.

116/136

Beszámoló

4.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY FONTOSABB PARTNEREIVEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI, ÉS ÁPOLJA AZOKAT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Újságcikkek, riportok.

Az intézmény partnerkapcsolatai rendezettek, „Workshop” találkozók szervezése a sajtóval, biztosítják az egyenjogúságot. A szervezet hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel, a Együttműködési kapcsolata a sajtóval és a médiával jó, a sajtóval közvetlen kapcsolatok fejlesztése érdekében. megállapodások (sajtóval, együttműködési megállapodás alapján történik a középiskolával, Partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, munkavégzés. egyetemekkel), oktatási intézményekkel gyakornokok cseréjére. konferencia meghívók Az intézmény rendszeresen meghívja Partnerek listázása, kapcsolattartók kijelölése partnerintézményeit a hivatalos rendezvényeire, és Kollégiumi ülések partnerenként. olyan konferenciákat, megbeszéléseket szervez, jegyzőkönyvei. Szakmai kapcsolattartás szervezett formájának melyek más szervek bevonásával kerülnek erősítése, az egyetemmel, a rendőrséggel a szakmai lebonyolításra. kapcsolattartás együttműködési megállapodás keretében A társszerveivel a szervezet hatékonyan és jól való szabályozottá tétele. Éves ütemezéssel előrelátható ápolja a kapcsolatait: a rendőrséggel, ügyészséggel, tervezéssel szükséges kialakítani az együttműködéseket. ügyvédséggel, egyetemmel, egyesületekkel (bírói A partnerségi megállapodások folyamatos kontrollálása egyesület, cégbírói, közigazgatási) rendszeres

117/136

Beszámoló

szakmai kapcsolatot tart.

és egyedi, speciális igényekkel való bővítése.

A szervezet számos partnerségi megállapodást kötött más szervezetekkel. 4.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÁLLAMPOLGÁROKKAL/ÜGYFELEKKEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS TARTSON FENN. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMT Az ügyfelek panaszainak kezelésére eljárásrend A szervezetfejlesztés keretében az ügyrendek és Panasz szabályzat, elnöki létezik, a szervezet kialakította a panaszkezelésre protokollok folyamatainak optimalizálása, intézkedés az ügyfélvonatkozó belső szabályzatot, illetve az ügyfél- ügyfélkapcsolatok elektronizálása, nyomtatványok elégedettség mérés elégedettség mérést. Ügyfélfogadási rend elektronikus formában történő átadása ügyfeleknek. rendszeresítésére. működtetése. Ítélőtábla honlapjának folyamatos fejlesztése, a Nyílt napokra meghívók Nyitott bíróság program, nyílt napok szervezése kérelmek, panaszok letölthetőségével, a látogatások Honlap működése és megtartása. mérésével, interaktivitás fokozása, a honlap információval Nyitott bíróságok való feltöltése. dokumentációi Sajtókapcsolatok. SZMSZ Naprakész információ gyűjtése az ügyfelek elvárásairól, Jól működő internetes felület az általános a szolgáltatásokkal kapcsolatos véleményéről. információk publikálására. Ügyfelek elégedettségének mérése, a panaszkezelés

118/136

Beszámoló

elektronizálása az ügyfél-elégedettség szélesebb ügyfélkör számára történő elérhetővé tétele, letölthető dokumentumok biztosítása. 4.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY PÉNZÜGYEIT MEGFELELŐEN KEZELJE, IRÁNYÍTSA. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) ÁHT

A szervezet pénzügyi működése stabil, a A megfelelő számítógépes programok beszerzése és egyéb költségvetési számviteli rendszerek a törvényeknek megfelelően működtetése, ill. az egyes számítógépes programok működnek. A szervezet a törvényes kereteken belül felhasználói ismereteinek a naprakész megismertetése. pénzügyi jogszabályok az OBH elnökének utasításának (gazdálkodási A költségek egy része előre nem látható módon van OBH gazdálkodási szabályzat) megfelelően alakította ki a gazdálkodási felhasználva, ennek a kockázatát minél kisebb szinten szabályzat szabályait, a költségvetési folyamatok jól tartani. szabályozottak. Szegedi Ítélőtábla gazdálkodási szabályzatai Költségvetések SZMSZ

A szervezet pénzügyi és költségvetési folyamatai átláthatóak. A pénzügyi források felhasználása erősen kötött, szabályozott és kontrollálható.

119/136

Beszámoló

4.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY HASZNOSULJON A SZERVEZETBEN RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ INFORMÁCIÓ ÉS TUDÁS. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Intranet rendszere

Az adatokhoz, információkhoz való hozzáférés a Képzettségek felmérésének segítségével meg kell szervezet minden alkalmazottja számára biztosított. határozni azokat az alkalmazottakat, akik a szervezet OBH internetes és számára fontos, speciális tudással rendelkeznek. intranetes oktatási A Szegedi Ítélőtábla valamennyi dolgozója feladatokat szolgáló számára biztosítja a rendszeres képzést. A kompetenciák felmérésével a szervezet legyen képes felületei. a speciális készségek és képességek felismerésére, Intranet jól szervezett, az értekezletek rendje szükség esetén belső hasznosítására Levelező rendszer szabályozott, a dolgozók rendszeresen megosztják (tudásmenedzsment). információikat egymással. Képzési terv Saját, belső igényeknek megfelelő képzések kialakítása, más bíróságok képzésein részvétel biztosítása A belső és külső jó gyakorlatok összegyűjtése és megosztása. A honlap és az intranet szolgáltatásainak folyamatos fejlesztése.

120/136

Beszámoló

4.5. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MENEDZSELJE TECHNOLÓGIÁJÁT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Intranet Alkalmazottak informatikai eszközökkel való ellátottsági mutatói

A szervezet megfelelő informatikai rendszerrel Az informatikai rendszerek folyamatos fejlesztése, a rendelkezik, amelyet a stratégiai célok külső rendszerekhez történő igazítása, frissítése. A megvalósítása érdekében folyamatosan fejleszt. szerverpark megújítása.

A szervezet hardverparkja folyamatos IKT fejlesztési terv kidolgozása (eszközfejlesztés, fejlesztésen esett át az elmúlt két évben, a rendszerfejlesztés, képzések) Elnöki beszámoló 2012., felhasználói géppark teljesen megújult. A 2013. Folyamatos eszközpark bővítés, fejlesztés (pl.: E-book számítástechnikai eszközök magas szintű használata beszerzés) Képzési terv (nyomtatók, fénymásolók). Olyan rendszer kialakítása és rendszerbe történő A szervezet lehetővé teszi a munkatársainak az belépés, amely az ismeretek munkatársak részére történő ismeretei továbbadását. továbbadását regionális és országos szintre emeli.

121/136

Beszámoló

4.6. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ESZKÖZEIT ÉS VAGYONTÁRGYAIT KEZELJE. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) A Szegedi Ítélőtábla A szervezet rendelkezik a működéséhez és a A rendelkezésre álló eszközök informatikai alapú gazdálkodási szabályzatai stratégiai célok megvalósításához szükséges nyilvántartásának a korszerűsítése. infrastruktúrával és a törvényes keretek között, a Éves leltárak A gépjárművek magáncélú használatára vonatkozó gazdálkodási szabályok betartásával értékmegőrző szabályzat elkészítése Karbantartási szerződések vagyonkezelést végez. Olyan adatbázis kialakítása, amely a Takarékos energiaés papírfelhasználás. vagyongazdálkodással kapcsolatos valamennyi ismeretet Épületeszközök megóvása, biztonsági szolgálat tartalmazza működtetése Szinten tartás. Az eszközök állapotának folyamatos nyomon követése. Az irodai létesítmény folyamatos karbantartása. Az informatikai eszközök működőképesek és karbantartottak. A gépjárműpark rendszeres szervizelése, a futott km-k alapján a csere lehetőségének megvizsgálása.

122/136

Beszámoló

A mozgáskorlátozottak számára a megközelítés megfelel az előírt szabályozóknak. 5.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÉRDEKELT FELEK BEVONÁSÁVAL KIALAKÍTSA, MŰKÖDTESSE ÉS FEJLESSZE FOLYAMATAIT ÉS AZOK RENDSZERÉT. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ OBH stratégia Ügyrendek Belső szabályzatok Elnöki beszámolók

A szervezet követte az OBH által meghatározott A folyamatok jelenlegi teljesítményének a mérése és fejlesztési irányokat, rendszeresen elemezte a kis lépésben való fejlesztése. Alkalmazottak, ügyfelek kockázatokat és elemezte a lehetőségeket is. bevonása a folyamatok fejlesztésébe, a folyamatok céljainak és indikátorainak kidolgozása. Az eredmények A Szervezeti és Működési Szabályzat és a hozzá mérése és publikálása kapcsolódó ügyrendek, szabályzatok jól A folyamatos fejlesztés érdekében a következő körülhatárolják a szervezeti folyamatokat. folyamatokat lehetne optimalizálni: A Szegedi Ítélőtábla SZMSZ-e minden évben - Ítélkezési folyamat fejlesztése (munkamegosztás felülvizsgálatra és a dolgozók bevonásával aktualizálásra kerül. javítása, ciklusidő szabályozása) -

Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése

-

Értekezleti rend egységesítése

123/136

Beszámoló

- Tanácselnöki optimalizálása

feljegyzések

készítési

rendjének

Erőforrások rendelése a folyamatokhoz. A veszteségek (felesleges lépések, dokumentumok) azonosítása és megszüntetése a folyamatokban. Jó gyakorlatok átvétele rendelkező intézményektől.

hasonló

folyamatokkal

Az ügyelosztás korszerűsítése, a tanácsokon belüli működési folyamatok és a fizikai állományú dolgozók munkaszervezése hatékonyságának növelése Az SZMSZ módosításait a külső és belső jelzések alapján indokolt megtenni.

5.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ SZOLGÁLTATÁSOKAT, TERMÉKEKET BIZTOSÍTSON ÉS FEJLESSZEN. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK)

124/136

Beszámoló

SZMSZ Anonimizált határozatok Éves ügyelosztási rend Szakmai folyóiratok Központi honlap

A szolgáltatások jelenlegi folyamatait részletesen SIPOC modell értelmezése leírja a Szervezeti Működési Szabályzat. folyamatok meghatározásában.

a

kulcsfontosságú

A szervezet a törvényes kereteken belül lehetővé Fejlesztendő folyamatok kiválasztása, fontossági teszi a dolgozói számára, hogy a tudásukat a sorrendbe történő állítása. munkaköri kötelezettségén belül szabadon Folyamatokra jellemző teljesítménymutatók felhasználják. kiválasztása. Tájékoztatjuk az ügyfeleket (ügyleosztási rend, Kiválasztott folyamatok lépéseinek, a lépésekhez irodák nyitva tartás kifüggesztése, ügyfélfogadási köthető dokumentumok és felelősök meghatározása. idő nyilvánosságra hozatala, a határozatok Folyamatok jelenlegi állapotának mérése. anonimizálása, közzététele). Folyamatban A szervezet az OBH elnökének stratégiai céljaival összhangban az ügyfélközpontúságot tekinti egyik meghatározása, folyamatokban. legfontosabb célkitűzésének.

jelentkező veszteségek okainak veszteségek kiküszöbölése a

Fejlesztett folyamat dokumentálása.

mérése,

az

eredmények

A javaslatok, újítások számbavétele és egy adatbázisban történő elhelyezése a hatékonyabb használhatóság érdekében. Ügyfelek elégedettségének mérése, a visszajelzések

125/136

Beszámoló

értékelése 5.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSSZEHANGOLJA FOLYAMATAIT A SZERVEZETEN BELÜL, ILLETVE AZ EGYÜTTMŰKÖDŐ SZERVEZETEK FOLYAMATAIVAL. INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ Ügyrend

A folyamatok megfelelően körülírtak a Működési A folyamatok azonosítása, a folyamatok fontossági Szabályzatban. A szervezeti szabályzatnak sorrendjének felállítása, kulcsfontosságú folyamatok, megfelelően történt a folyamatok állandó mellékfolyamatok és keresztfunkcionális folyamatok egyeztetése, a fejlesztések összehangolása. meghatározása. Az ítélőtábla az OBH által koordinált működési Folyamatok bemeneteinek és kimeneteinek folyamatokban aktívan vesz részt és ezeket azonosítása, közös céljainak egyeztetése, a fejlesztés megfelelően beülteti a belső szervezetébe. irányának meghatározása. A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a Folyamatok állandó fejlesztéséhez szükséges szervezeti partnereinek a jelzéseit és ennek megfelelően kultúra kialakítása. alakítja a kapcsolatait. Az országos folyamatok megismerése és a megfelelő belső véleményezés utáni beépítésének a kialakítása Olyan internetes felület kialakítása, ahol az értékelések folyamatosan érkeznek.

126/136

Beszámoló

6.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE* ALAPJÁNLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Ügyfél adatlapok

elégedettségi

A szervezetről kialakult külső kép megfelelő, Az ügyfél-elégedettség mérés hatékonyabbá tétele, szervezetről visszaérkezett jelzések alapján a mérési módszerek kidolgozása. szervezet nyitott és átlátható. panasz szabályzat Parkolóhely elkülönítése mozgáskorlátozottak számára. Kialakította a panaszok befogadásának és ügyfélelégedettség-mérés Olyan adatbázis kialakítása, amely a panaszok és az elintézésének a rendjét, valamint az ügyfélazokból levont következtetéseket tartalmaz. elnöki intézkedés elégedettség mérést. Építmény tárgyi feltételei,

A középiskolás fiatalok tájékoztatása, az program egyetemisták joggyakornoki program keretében, a között jogkereső közönség nyílt napok keretében való nyitott megismertetése az intézménnyel.

Joggyakornoki keretében szerződések, bírósági program, nyílt Az épület jól megközelíthető napokra való meghívó mozgáskorlátozottak számára.

a

127/136

Beszámoló

SZMSZ

A szervezet elnöki intézkedésekkel javítja a működését (pl. soronkívüliség iránti kérelmek elintézése, panaszok kivizsgálása)

6.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Igazgatási panaszok, A szervezet egyenlő bánásmódban részesíti Ügyfelek elégedettségének mérése: közérdekű bejelentésénekügyfeleit. - Várakozási idő kezelési szabályzata - Ügykezelési és ügyfeldolgozási idő Ügyfél elégedettségi adatlap használatának - Kérések kezelésének ciklusideje Ügyfél-elégedettségi lehetősége az ügyfelek részére nyitott. vonatkozásában. adatlap A szervezet a panaszok alapján leszűrt A szervezet céljainak és eredményeinek nyilvánossá Egyenlő bánásmód terv következtetéseket elnöki intézkedések és a tétele. szabályzatok rendelkezéseibe beépíti. SZMSZ A panaszok és az elégedettség mérési eredmények egy A szervezet dolgozói részére megfelelő szabályozási kereteken belül jó léti szolgáltatásokat adatbázisban történő elhelyezése és objektív értékelési nyújt (fizetési előleg, kedvezményes rendszerének kialakítása. telefonszerződés kötés, stb.) Az ügyfél-elégedettségi lap jobb elérhetőségi

128/136

Beszámoló

lehetőségének biztosítása, figyelemfelhívás. A panaszok eljárásának rendjét meghatározni. Felmérni azokat az lehetséges irányokat, ahol a dolgozók részére további jóléti szolgáltatások nyújthatók.

7.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A MUNKATÁRSAK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE ALAPJÁN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Vezetői értekezletek A szervezet megbízhatóságot, tekintélyt sugároz CAF rendszer keretében rendszeres jegyzőkönyvei külső ügyfelei és alkalmazottai felé. műhelyfoglalkozások szervezése, amelyek során az alkalmazottak megoszthatják egymással fejlesztéssel Összbírói értekezletek A szervezeten belül jól működik a konzultáció, kapcsolatos ötleteiket, közös célokat állíthatnak fel, az új beszámolói párbeszéd. felelősségi köröket konszenzus alapján oszthatják szét. A SZMSZ A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a dolgozók bevonása a teljesítményindikátorok munkatársak infrastrukturális és munkavégzéshez kidolgozásába. Jegyzőkönyvek, szükséges egyéb feltételekkel kapcsolatos igényeit. feljegyzések, meghívók, Az állandó fejlesztést szervezeti csoportok és csapatok A munkatársak által megfogalmazott kérések, beszámolók. irányítják. kérelmek minden esetben elintézésre kerültek és

129/136

Beszámoló

Levelező működtetése

rendszer lehetőség szerint pozitív elbírálásra kerültek A munkakörülmények és (tanulmányi szerződések, képzéssel kapcsolatos felszereltségének tervezésébe utazások támogatása). alkalmazottakat is.

munkahelyek bevonják az

Összbírói értekezlet, igazságügyi alkalmazotti Kiscsoportos rendszer kialakítása annak érdekében, értekezlet, Bírói Tanács ülései, vezetői értekezlet. hogy megfelelő formában és időben jusson el minden igény a vezetőkhöz. Olyan programokban való részvétel, amely munkatársak igényei szélesebb körét teszi lehetővé.

a

7.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Nyilvántartások Szabályzatok SZMSZ INTRANET

A szervezet jelenleg a törvényes Motivációval, munkatársak bevonásával nyilvántartásokból megállapítható adatokat értékeli, mutatók kidolgozása és mérése: melyekből következően szociális és jóléti - innovációs javaslatok száma intézkedéseket tud tenni. A szervezet elsősorban a - munkaerő-fluktuáció mértéke szociális rászorultság alapján igyekezett jóléti

130/136

kapcsolatos

Beszámoló

Értékelési, minősítési kedvezményeket biztosítani. dokumentumok Az éves cserélődést, a betegszabadságokat és a hiányzásokat a szervezet pontosan mérte, erről pontos statisztikákat kért.

-

munkatársak készségfejlesztése

vonatkozásában, motivációs stratégia kialakítása.

Olyan adatbázis kialakítása, melyekben a munkatársak szükségletei és elvárásai megfogalmazást nyernek, a A munkatársak rendszeresen részt vettek a dolgozók igényeinek feltérképezése, a munkatársak szervezet fejlesztésére vonatkozó ismertetőkön, elégedettségének rendszeres mérése. megbeszéléseken. Mindenki számára elérhető az INTRANET fejlesztése jó gyakorlatok megosztásával. intranet. A dolgozók fejlesztése szervezett történt a képzések biztosításával.

formában

Jól szabályozott értékelési rendszer működik.

8.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A TÁRSADALOM MEGÍTÉLÉSE ALAPJÁN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) SZMSZ, szabályzatok

ítélőtáblai

a

A szervezet fontos, meghatározó szerepet játszik A szervezet környezetvédelemmel helyi és regionális igazságszolgáltatásban, tevékenységének szabályozása, fejlesztése:

131/136

kapcsolatos

Beszámoló

Együttműködési megállapodások Szakmai publikációk Folyóiratok Sajtó és média anyagok

kifejezetten hatékony és jó együttműködést ápol a vele kapcsolatban álló szakmai szervezetekkel és a sajtó képviselőivel. Jó hírnév, megbízható szervezetnek látják az emberek az ítélőtáblát. Példát mutat a környezetvédelem területén

- energiagazdálkodás - csökkentett áramfelhasználás - tömegközlekedésre való ösztönzés - szelektív hulladékgyűjtés területein.

Együttműködési struktúrák kialakítása olyan szervezetekkel (közigazgatási szervek), melyek az eddigi A szervezet folyamatosan nyomon követte a együttműködésnek eddig nem voltak részesei. körülötte feltérképezhető társadalmi igényeket és Szakmai színvonal további emelése (képzések, ennek megfelelően szervezte az ítélkezésen kívüli tanfolyamok, konferenciák) tevékenységét. Folyamatos kapcsolattartás a sajtóval, a tárgyalásokról a nyilvánosság előzetes tájékoztatása. Magas szakmai színvonal

A szervezet folyamatosan figyelemmel fogja kísérni a megújuló energiaforrások felhasználásának lehetőségét. További olyan tevékenységek meghatározása, amely a társadalmi felelősségre vállalást erősítik.

132/136

Beszámoló

8.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Konferenciák szakmai programok

meghívói, A szervezet törekszik újrafelhasznált anyagok (pl. A hatékony tudásmegosztás érdekében az anyagai, papír) használatára. alkalmazottak részvételének fokozása a hazai és nemzetközi konferenciákon. A szervezet kapcsolata a kiemelkedő Együttműködési partnerekkel, partnerintézményekkel magas Társadalmi szerepvállalással kapcsolatos célok és megállapodás színvonalú és kiegyensúlyozott. Konferenciák indikátorok meghatározása. középiskolákkal szervezése, tudásmegosztás (előadások, Olyan társadalmi csoportok felkutatása, melyek könyvbemutatók) Meghívók, feljegyzések, számára jó szolgálati segítség nyújtható. emlékeztetők A szervezet alkalmazottai rendszeresen részt Szakmai kapcsolatok elősegítése, minőségi és vesznek a hazai és nemzetközi tudásmegosztó SZMSZ mennyiségi mutatók fejlesztése, nemzetközi kapcsolatok fórumokon, konferenciákon. kialakítása. A szervezet az ún. nyitott bíróságok projekt Az együttműködési rendszer olyan mértékű bővítése, keretében meghatározó jó szolgálati amely lehetővé teszi más partnerek bevonását.

133/136

Beszámoló

kezdeményezőként az ifjúság nevelésében részt vállalt. A szervezet olyan kapcsolatokat alakított ki, amelyek újabb társadalmi igények megfogalmazását teszik lehetővé.

9.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A „KÜLSŐ” EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (A SZERVEZET EREDMÉNYEI ÉS HATÁSA) INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) _Jó gyakorlatok_ A szervezet mind a polgári, mind a büntető perek Szervezeti eredményességet jelző mutatók kidolgozása gyűjteménye tekintetében éves bontású eredményekkel a vevői elégedettség viszonyában: (adatokkal) és statisztikai mutatószámokkal Partnerségi - Ügyfél elégedettségi mutatók rendelkezik. megállapodások - Információnyújtás ciklusideje A szervezet az ítélkezési és igazgatási Elnöki beszámoló 2012. - Optimalizált folyamatok száma munkájában az eddigi értékelések szerint 2013. példamutató eredményeket ért el. A jogszabályi környezet változása miatti teljesítményKollégiumi ülések, ingadozások kiküszöbölése. Partnerkapcsolatok magas színvonala,

134/136

Beszámoló

szakmai konferenciák szabályozottsága Olyan külső kontrollkapcsolat kialakítása az OBH-val, dokumentációs anyagai A _jó gyakorlat_ program keretében más amelyben az egyes szervezeti egységek értékelése is Lajstromprogram szervezeti egységeknél bevált megoldások megjelenik. áthonosítása. Partnerkapcsolatok kötése, szorosabb kapcsolatok az Statisztikai adatlapok egyetemekkel, jó gyakorlat átvétele konferenciákon, A szervezet értékelését az OBH elnöke minden SZMSZ rendezvényeken. évben elvégzi, mely ezidáig kiváló eredménnyel zárult.

9.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A „BELSŐ” EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (MŰKÖDÉS HATÉKONYSÁGA) INDOKLÁS ERŐSSÉGEK FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK (BIZONYÍTÉKOK, TÉNYEK) Értekezletek beszámolói Elnöki beszámoló

A teljesítmény állandó értékelése negyedéves vezetői beszámolók, éves beszámolók alapján.

CAF önértékelési rendszer bevezetése

Rendszeres CAF értékelések és célkitűzési folyamatok A szervezet az összbírói és az igazságügyi kidolgozása, megvalósítása Éves rendszerességgel alkalmazotti értekezleteken kapott tájékoztatást a Füzetek elnevezéssel a Eredményindikátorok mérése belső változásokról, melyek során az eredmények

135/136

Beszámoló

kigyűjtött határozatok kiemelésre kerültek. Ezen értekezleteken lehetőség Folyamatos tájékoztatás az eredményekről, az megjelentetése nyílik a munkatársak véleményének eredmények kommunikálása megfogalmazására. Honlap Pályázatok írása, menedzselése Határozatok havi kigyűjtése, elemzése. A Országos szakfolyóiratok A honlap jobb elérhetősége, szakmai anyagok kigyűjtött határozatok éves közzététele, (BDT, IH) hozzáférhetőségének fejlesztése sokszorosítása, hozzáférés biztosítása. Kollégiumi Folyamatok optimalizálása, teljesítményértékelési Szakmai anyagok honlapon, országos jegyzőkönyvek, rendszer bevezetése, partnerkapcsolatok, különösen a szakfolyóiratokban történő közzététele. feljegyzések bírói társítélőtáblákkal folyamatos fejlesztése. tanácskozásról, A szakmai megbeszélések (kollégium) bírói Az összbírói értekezleteket megelőző belső tanácselnöki tanácskozás, tanácselnöki megbeszélések kommunikáció kialakítása. megbeszélésekről anyagának eljuttatása az illetékességi területen dolgozó törvényszékeknek, valamint a SZMSZ társszerveknek.

136/136