Beszámoló a Kompetenciák felmérése és nyilvántartása című fejlesztési folyamatról

c

Kompetenciák felmérése és nyilvántartása

Beszámoló a „Kompetenciák felmérése és nyilvántartása” című fejlesztési folyamatról

Indokoltság: Jelenleg még nem áll rendelkezésünkre a munkaerő állomány (bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány) kompetenciájának adatai. Konfliktuskezelési, motivációs és kommunikációs kompetenciák fejlesztésére vonatkozó módszer tesztelése. Fejlesztési cél: A kompetencia méréséhez és a készségek nyilvántartásához stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás elkészítése és folyamatos karbantartása. A munkatársak kompetenciáinak folyamatos fejlesztése. Képzettségi mutatók felmérése és nyilvántartása az egyes munkakörökhöz kapcsolódóan: Indokoltság: Jelenleg nem rendezett a bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány képzettségének listája. Fejlesztési cél: A képzettség felméréséhez és nyilvántartásához szükséges stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás elkészítése és folyamatos gondozása.

1/18

c


Vezetői összefoglaló

Igazságügyi kompetenciák felmérése és nyilvántartása (Teljesítménymenedzsment projektcsoport)

A kompetencia a http://hu.wikipedia.org/w/index.php?title=K%C3%A9szs%C3%A9g&action=edit &redlink=1 készségek és a http://hu.wikipedia.org/wiki/K%C3%A9pess%C3%A9g képességek együttesét jelenti, melyek segítségével valaki problémamegoldásra képes egy adott területen, jelenti továbbá az illetőnek azt a hajlandóságát is, hogy a problémamegoldásra való képességét alkalmazza és kivitelezze. A fogalom magában foglalja az illető tudását, tapasztalatait éppúgy, mint személyes adottságait. A kompetencia a döntést, kivitelezést, megvalósulást szolgáló képességrendszer. (Wikipédia)

Az Országos Bírósági Hivatal Elnökének stratégiai céljai a következőek:      

a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék – a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel.

(Forrás: http://www.birosag.hu/obh/strategia)

2/18

c


A fent idézett stratégiai célok központi intézkedést és erőforrást igényelnek. Az első kettő megvalósítása azonban helyi szinten is kijelöl feladatokat. Nyilvánvaló, hogy a bírák magas színvonalú és időszerű ítélkezése, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása csak akkor valósulhat meg – más feltételek biztosítása mellett -, ha ismert, hogy az egyes bírósági munkakörök (beosztások) ellátása milyen kompetenciákat igényel és ezekkel rendelkeznek-e a munkatársak. A Szegedi Ítélőtábla bírói, igazságügyi, valamint a fizikai munkát végző személyi állományáról elmondható, hogy mindannyian szigorú szelekció, kiválasztás, pályáztatási eljárások eredményeként kerültek beosztásra, alkalmazásra a bíróságon. Végzettségüket, szakmai eredményeiket, pályafutásukat tartalmazza a jogszabályi előírásoknak megfelelően vezetett elnöki nyilvántartás, azonban jelenleg még nem áll rendelkezésre a munkaerő állomány (bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány) kompetenciáinak adatai. Fejlesztési cél tehát   

a kompetenciaméréshez és a készségek nyilvántartásához stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás (frissített szervezeti ábra) készítése és folyamatos gondozása.

A fejlesztés főbb lépései Folyamatfejlesztési terv készítése: A szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban csoportmunka keretében tervet készítettünk a kompetenciák felmérésének és nyilvántartási módszerének kidolgozása érdekében. Alkalmazott módszertan: Követtük az Útmutató folyamatoptimalizálási lépéseit, de új folyamatok kidolgozása érdekében. A fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek bemutatása: A fejlesztő folyamat lépései és a lépésekhez köthető eredményei a következők voltak: 1. Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése). Eredmény: frissített, nevekkel ellátott szervezeti ábra.

3/18

c


2. A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítés. Eredmény: A Szegedi Ítélőtábla saját kompetenciatárral rendelkezik általános, vezetői és munkakör-specifikus kompetenciákkal. 3. Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása. Eredmény: Táblázat segítségével elkészült a munkakörökhöz köthető kompetenciatár. 4. 2 kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében. Eredmény: Gyakorlatot szereztünk a konfliktuskezelési és motivációs kompetenciák felmérésének folyamatával kapcsolatosan. 5. Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése. Eredmény: Csoportosan áttekintettük a kompetenciák felmérésével kapcsolatos lehetséges alternatívákat. 6. Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése. Eredmény: Rögzítettük az éves kompetenciabeszélgetések folyamatát, várható lépéseit. 7. Indikátorokat és mérési módszereket határoztunk meg a fejlesztő folyamat eredményességének mérése érdekében. A fejlesztésben a fejlesztő csapat minden munkatársa részt vett.

4/18

c


Kompetenciák felmérése és nyilvántartása A fejlesztési folyamat lépései 1. lépés: A fejlesztendő folyamat teljesítményét jellemző mutatószámok megállapítása A kialakítandó folyamatra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki: Folyamat megnevezése

Kompetenciák mérése

A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Szervezeti ábra készítése (alkalmazottakka l) Utolsó lépés: A kompetenciák mérési módszerének elfogadása

Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Kidolgozott általános, szervezeti és munkakörspecifikus kompetenciák száma 2. A kompetenciák mérési módszerének ellenőrzése során a tesztelésben részt vett alkalmazottak száma 3. A kompetenciaelemzé sbe bevont értékeltek száma

Előzetes célérték (kívánt mutató) 10-10-10

5 alkalmazottal

Fő/év

5/18

c


2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént projektfelelősségek meghatározása. Alcsoportvezető: Csoporttagok:

a

folyamatfelelősök

kijelölése,

a

Dr. Hámori Attila Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit

6/18

c


Kompetenciák felmérése és nyilvántartása Felelősség mátrix Lépés

Folyamatok átvilágítása Fejlesztési projekt indítása Kiválasztott folyamat felmérése Indikátorok kidolgozása Folyamat állandó követése, monitorozása

Dr. Hámori Attila

Tőkéné Terhes Ildikó

Hargitai Tiborné

Futaki Lászlóné

Sándor Edit

R

I

I

C

I

R

I

I

C

I

R

C

C

C

A

R

C

C

C

C

R

I

I

C

I

Magyarázat:    

R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör.

7/18

c


3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk a fejlesztési lehetőségeket, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat főbb lépéseit.

8/18

c


Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Szervezeti környezet Illeszkedés a szervezet stratégiájához: Bár a Szegedi Ítélőtábla hosszú távú céljait az OBH stratégiája határozza meg, az intézkedéseket helyben kell meghozni. A stratégia egyik eleme az emberi erőforrások optimalizálása, a rendelkezésre álló munkaerő hatékony felhasználása. A stratégiai célnak megfelelően a Szegedi Ítélőtábla kompetencia alapú rendszerek kidolgozásával kívánja biztosítani hosszú távon a szükséges kompetenciákkal rendelkező munkaerőt. Probléma meghatározása 1. A fejlesztést kiváltó okok  a megváltozott társadalmi környezet  a korábbi gyakorlat hatástalansága  hatékonyságnövelés iránti elvárás  erőforrások felhasználásának racionalizálása 2. Problémaelemzés  a folyamatfejlesztés teljes mértékben igazodik a központi igazgatási célokhoz  erős szervezeten kívüli nyomás a hatékonyság növelésére  a fejlesztendő terület szervezeten belüli gyakorlatának hiánya, illetve az esetleges gyakorlat ismeretének a hiánya

Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: Szervezeti ábra elkészítése, éves értékelő beszélgetések rendjének szabályozása.

Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek: Kompetenciatárak jó gyakorlatainak bekérése.

9/18

c


3. Előforduló hibák  az üzleti életben alkalmazott kompetenciák kritikátlan felhasználása  a párhuzamos fejlesztés elkerülendő  túlzott általánosítás, leegyszerűsítés Célmeghatározás Megoldás generáló csapat Felelősségi körökhöz megfelelő Alcsoportvezető: Dr. Hámori Attila kompetenciák rendelése a kompetencia Csoporttagok: Tőkéné Terhes tár alapján. Kompetenciaértékelő folyamat Ildikó kidolgozása. Hargitai Tiborné A fejlesztendő folyamat lépései Futaki Lászlóné  a kompetenciaméréshez és a készségek nyilvántartásához Sándor Edit stratégia, módszertan kidolgozása  a felelősségi körökhöz megfelelő kompetenciák rendelése a kompetencia tár alapján  adatbázis és nyilvántartás készítése és  folyamatos gondozása.

4. Folyamatábra készítése: A folyamat tervezett lépéseit leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki:

10/18

c

Kompetenciák felmérése és nyilvántartása Szegedi Ítélőtábla Kompetenciák felmérésének folyamata Dátum: 2014. március 25. Készítette: Dr. Hámori Attila Dokumentumok Szervezeti ábra Kompetenciatár

Folyamatábra Szervezeti ábra elkészítése

Kompetenciatár készítése

Beosztások és kompetenciák táblázata

Munkakörökhöz rendelhető kompetenciák meghatározása

2 kompetencia teszt

2 kompetencia felmérési módszerének tesztelése

Feljegyzés

Éves kompetenciaértékelések rendjének megbeszélése

Szabályzat

Kompetenciafelmérések rendjének rögzítése

Felelős Futaki Lászlóné

Dr. Hámori Attila

Dr. Hámori Attila Sándor Edit

Dr. Hámori Attila, Futaki Lászlóné Dr. Hámori Attila, Sándor Edit

A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: Megteendő lépések: 1. lépés: Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése) 2. lépés: A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése 3. lépés: Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása 4. lépés: 2 kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében 5. Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése 6. Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése

11/18

c


4. lépés: Problémaelemzés A megoldandó problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: 

a probléma rövid leírását;



az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket);



a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.);



a probléma fontosságát jellemző adatot;



egyéb jellemző információkat.

Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása

Érintett folyama t-lépés

Problém a súlyossá ga 3

Összes pontszá m

Fontoss ági sorrend

1.

Problém a fontossá ga 3

Jelenleg a szervezeti ábra nem tartalmaz neveket Jelenleg a szervezet nem rendelkezik kompetenciatárral, munkakörökhöz köthető kompetenciákkal A munkakörökhöz nincsenek kompetenciák rendelve A kompetenciák felmérésében nincs gyakorlata a szervezetnek A kompetenciák felmérésének és a kompetenciák értékelésének nincs szabályzata

9

1.

2.

2

2

4

2.

3.

2

2

4

3.

4.

2

2

4

4.

5

2

2

4

5.

12/18

c


5. lépés: Feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során és a korábban meghatározott okok megszüntetése érdekében kidolgozott javaslatainkat a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma 1. Jelenleg a szervezeti ábra nem tartalmaz neveket 2. Jelenleg a szervezet nem rendelkezik kompetencia tárral, munkakörökhöz köthető kompetenciákkal 3. A munkakörökhöz nincsenek kompetenciák rendelve 4. A kompetenciák felmérésében nincs gyakorlata a szervezetnek 5. A kompetenciák felmérésének és a kompetenciák értékelésének nincs szabályzata

Megoldási javaslat Szervezeti ábra kibővítése nevekkel Kompetenciatár kidolgozása, szervezetre illesztése Munkakörökhöz kompetenciák rendelése 2 kompetencia tesztelése 5-5 munkatárssal Szabályzat készítése a kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése érdekében

6. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felsővezetői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza:

13/18

c


Ssz. 1. 2.

3. 4.

5.

Probléma

Megoldási javaslat

Jelenleg a szervezeti ábra nem tartalmaz neveket Jelenleg a szervezet nem rendelkezik kompetencia tárral, munkakörökhöz köthető kompetenciákkal A munkakörökhöz nincsenek kompetenciák rendelve A kompetenciák felmérésében nincs gyakorlata a szervezetnek A kompetenciák felmérésének és a kompetenciák értékelésének nincs szabályzata

Szervezeti ábra kibővítése nevekkel Kompetenciatár kidolgozása, szervezetre illesztése

Jóváhagyás Igen/nem

Munkakörökhöz kompetenciák rendelése 2 kompetencia tesztelése 5-5 munkatárssal Szabályzat készítése a kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése érdekében

14/18

c


7. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv

15/18

c


16/18

c


8. A fejlesztett folyamat indikátorai: Mérési terv A folyamat fejlesztése és mérése érdekében a következő tervet készítettük: Mérési terv Folyamat megnevezése: Kompetenciák felmérése A folyamat Mérésért célértéke Mérés felelős (alsó és felső Folyamatért A folyamat tűréshatár) felelős neve személy neve helyszíne mutatószámai

Mérés időpontja (időszaka)

Mérés módja

Mérés gyakorisága

1 db

Futaki Lászlóné

Dr. Hámori Attila

SZIT

2014. április 30.

Dokumentum meglétének értékelése

Egyszeri

1db

Dr. Hámori Attila

Dr. Hámori Attila

SZIT

2014. április 30.

Dokumentum meglétének értékelése

Egyszeri

1db

Dr. Hámori Attila

Dr. Hámori Attila

SZIT

2014. április 30.

Kitöltött kompetencia tesztek

10

Sándor Edit

Dr. Hámori Attila

SZIT

2014. április 30.

Szabályzat kompetencia felmérések rendjéről

1 db

Sándor Edit

Dr. Hámori Attila

SZIT

2014. április 30.

1. Elkészült, nevekkel ellátott, frissített szervezeti ábra 2. Kompetenciatár általános, vezetői és munkakör-specifikus kompetenciákkal 3. Munkakörhöz köthető kompetenciák táblázata

Dokumentum meglétének értékelése Dokumentum meglétének értékelése Dokumentum meglétének értékelése

Egyszeri

Egyszeri

Egyszeri

Teljes körűen bevezetendő feladatok      

Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása 2 kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése

17/18

c


9. Folyamat állandó követése, monitorozása, érdekében bevezetendő intézkedések

a

A kidolgozott folyamat bevezetése, és az eredmények érdekében a következő lépéseket kívánjuk megtenni:       

fenntarthatóság

fenntarthatósága

A projektterv egyes megvalósítási lépéseinek folyamatos ellenőrzése A mérési tervben megfogalmazott indikátorok mérése Szükség esetén a PDCA ciklus szerint a módosító intézkedések megtétele A kidolgozott szabályzatban megfogalmazott értékelések megtartása A kompetenciaértékelések tapasztalatainak összegyűjtése éves ciklusokban Az értékelési folyamat állandó fejlesztése Az értékelés folyamat (tökéletes működése esetén) beillesztése a Szervezeti Működési Szabályzatba és a jövőben kidolgozandó Teljesítményértékelési rendszerbe.

Mellékletek 1. 2. 3. 4. 5.

Frissített, nevekkel ellátott szervezeti ábra A Szegedi Ítélőtáblára szabott kompetencia tár Egyes beosztásokhoz, munkakörökhöz rendelhető kompetenciák tára Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének leírása Példák kitöltött kompetencia tesztekre

18/18

Beszámoló a Kompetenciák felmérése és nyilvántartása című fejlesztési folyamatról

Recommend Documents