Bestandsbeschrijving
bestand ‘Verwerkingsverslag’
Versie: 1.1 Status: Definitief Datum: 3 februari 2015
Inleiding Nadat DUO het aanleverbestand Inschrijvingen en graden NBO voor HO heeft ingelezen, zal DUO een verwerkingsverslag aanleveren via de beveiligde site. Op basis van dit verwerkingsverslag kan een instelling nagaan of de aangeleverde deelnames en resultaten succesvol zijn verwerkt door DUO. Wanneer de aangeleverde gegevens niet zijn verwerkt, wordt aangegeven welke fout zich hierbij heeft voorgedaan.
Sortering van het verslag De velden worden als volgt geordend binnen het verslag. Allereerst zullen alle deelnames worden getoond en daarna komen alle resultaten aan bod. Zowel deelnames als resultaten worden gesorteerd op de volgorde waarin deze zijn ingelezen bij DUO; op volgorde van de Datum Levering. De verwerkingsstatus laat zien of de deelname of resultaat al dan niet succesvol is verwerkt. Het verwerkingsverslag is mede omdat de deelnames en resultaten gesplitst worden, niet geschikt om als aanleverbestand Inschrijvingen en graden NBO voor het HO te gebruiken. Het verwerkingsverslag is als volgt opgebouwd: Veld ‘BRIN’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving
Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking Overige opmerkingen
BRIN BRIN-code Ja Unieke code dat de onderwijsinstelling identificeert. Er mag maar 1 BRIN code per bestand voorkomen. Dit om te kunnen herleiden waar de betreffende student de opleiding heeft genoten. Dit is vooraf al ingegeven in het door DUO geleverde bestand. Ja AN4 Het BRIN bestaat uit 2 cijfers gevolgd door 2 hoofdletters Alle regels in het bestand dienen dezelfde BRIN te hebben − Een deelname wordt uniek geïdentificeerd door de combinatie van BRIN en inschrijvingvolgnummer − Een resultaat wordt uniek geïdentificeerd door de combinatie van BRIN en resultaatvolgnummer
Veld ‘Vestigingsnummer’ Veld BRIN volgnummer Kolomnaam in bestand Vestigingsnummer Voorgeprojecteerd Nee Omschrijving Volgnummer horende bij de BRIN die onderwijslocatie aangeeft, waar de student de opleiding volgt. Geeft aan, aan welke vestiging de student staat ingeschreven. Verplicht Ja Formaat AN2 Formaatmasker Het BRIN volgnummer bestaat uit 2 cijfers Controles bij verwerking BRIN volgnummer in combinatie met BRIN moet bekend zijn binnen DUO en geldig zijn op datum inschrijving. Veld ‘Inschrijvingvolgnummer’ Veld Inschrijvingvolgnummer Kolomnaam in Inschrijvingvolgnummer bestand Voorgeprojecteerd Ja (bij deelnames) Omschrijving Nummer die een deelname aan een opleiding uniek maakt. Een student kan bijvoorbeeld van studie variant wisselen binnen dezelfde instelling of in een volgende fase terechtkomen van de opleiding. Dit maakt de aanlevering uniek. Het nummer wordt in eerste instantie door DUO bepaald of kan naar eigen keuze worden gevuld. Verplicht Nee Formaat AN20 alleen bestaande uit letters en cijfers
Formaatmasker
Door DUO bepaald op basis van, ‘*’ + studiejaar op basis van datum inschrijving, opleidingscode en correspondentienummer. Een instelling kan ook een eigen nummer aanleveren, dan nemen we deze over. * Matrix waardebepaling op basis van inschrijvingsvorm, opleidingsvorm en opleidingsfase
Controles bij verwerking
Inschrijvingsvorm Opleidingsvorm Opleidingsfase Matrixwaarde S VT A A S VT B B S VT D C S VT I D S VT M E S VT Q F S DT A G S DT B H S DT D I S DT I J S DT M K S DT Q L S DU A M S DU B N S DU D O S DU I P S DU M Q S DU Q R E VT A S E VT B T E VT D U E VT I V E VT M W E VT Q X E DT A Y E DT B Z E DT D 0 E DT I 1 E DT M 2 E DT Q 3 Het inschrijvingvolgnummer moet per BRIN-nummer uniek zijn.
Veld ‘Correspondentienummer’ Veld O&W Correspondentienummer Kolomnaam in bestand Correspondentienummer (indien bekend) Voorgeprojecteerd Ja Omschrijving De unieke aanduiding zoals toegekend door de DUO voor natuurlijke personen waarmee zij een relatie onderhoudt in het kader van haar dienstverlening. Verplicht Ja Formaat AN2..12 Formaatmasker Het OWCorrespondentienummer bestaat uit 2 tot 12 cijfers en voldoet aan de 13-proef. MOD(OW Correspondentienummer:13)=0 Indien nodig wordt dit nummer door DUO opgevuld met voorloopnullen Controles bij verwerking Correspondentienummer moet bekend zijn binnen DUO Overige opmerkingen Wanneer een instelling een nieuw persoon toevoegt in het bestand, kan
het zijn dat er door DUO nog geen O&W correspondentienummer is uitgegeven voor deze persoon. Mag bij aanlevering worden aangeleverd inclusief koppeltekens; bijvoorbeeld “9651-90206-0-06” (bij het inlezen worden alle aanwezige koppeltekens verwijderd). Veld ‘Inschrijvingsvorm’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker
Inschrijvingsvorm Inschrijvingsvorm Ja (bij deelnames) De hoedanigheid waarin de onderwijsvolger zich heeft aangemeld. Ja AN1 Toegestane waarden: E Extraneus S Student
Controles bij verwerking Veld ‘Opleidingscode’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking
Veld ‘Opleidingsfase’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker
Controles bij verwerking Veld ‘Opleidingsvorm’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving
Verplicht Formaat Formaatmasker
Controles bij verwerking
Opleidingscode Opleidingscode Ja De code van de opleiding binnen het codestelsel. Voor de juiste vastleggen van een opleiding bij een student. Ja AN5 bestaande uit maximaal 5 cijfers - De opleiding dient bekend te zijn bij DUO. - De combinatie van opleidingscode, opleidingsfase en instelling dient bekend te zijn bij DUO.
Opleidingsfase Opleidingsfase Ja Aanduiding van een deel van de opleiding waarin de student zich bevindt. Ja AN1 Toegestane waarden: A Associate Degree B Bachelor M Master D Propedeuse bachelor Q Post Initiële Master (PIM) I Initiële opleiding De combinatie van opleidingscode, opleidingsfase en instelling dient bekend te zijn bij DUO. Onderwijsvorm Opleidingsvorm Ja Uitputtende lijst ten behoeve van alle onderwijssectoren voor de manier waarop de kennisoverdracht is ingericht wat betreft fysieke aanwezigheid op de onderwijslocatie en de duur daarvan. Ja AN4 Toegestane waarden: VT voltijd DT deeltijd DU duaal Enkel voltijd- en duaalstudenten komen in aanmerking voor
studiefinanciering Veld ‘Datum inschrijving’ Veld Datum inschrijving Kolomnaam in bestand Datum inschrijving Voorgeprojecteerd Ja Omschrijving De datum vanaf wanneer de student is ingeschreven voor de opleiding. Verplicht Ja Formaat AN8 Formaatmasker JJJJMMDD Vier cijfers voor het jaartal, gevolgd door twee cijfers voor de maand en twee cijfers voor de dag. Controles bij verwerking De datum inschrijving dient binnen een studiejaar te liggen Veld ‘Datum uitschrijving’ Veld Datum uitschrijving Kolomnaam in bestand Datum uitschrijving Voorgeprojecteerd Ja Omschrijving De datum waarop de student is uitgeschreven voor de opleiding.
Verplicht Formaat Formaatmasker
Controles bij verwerking
Veld ‘Achternaam’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking
Aanvullende opmerking: De laatste datum waarop de inschrijving daadwerkelijk actief was. Ja AN8 JJJJMMDD Vier cijfers voor het jaartal, gevolgd door twee cijfers voor de maand en twee cijfers voor de dag. De datum uitschrijving dient na de datum inschrijving te liggen (binnen hetzelfde studiejaar)
Achternaam Achternaam Ja De naamgegevens van de persoon met uitzondering van de voornamen. Nee AN200 Diakrieten
Veld ‘Voorvoegsels Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking Veld ‘Voornamen’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking Veld ‘Geboortedatum’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker
Controles bij verwerking Veld ‘Geslacht’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker
Voorvoegsel Voorvoegsels Ja Het deel van de geslachtsnaam dat voorkomt in de voorvoegseltabel en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden Nee AN10 Diakrieten
Voornamen Voornamen Ja De verzameling namen, die gescheiden door spaties, aan de geslachtsnaam voorafgaat. Nee AN200 Diakrieten
Geboortedatum Geb. datum Ja De datum waarop de natuurlijke persoon is geboren Nee AN8 JJJJMMDD Vier cijfers voor het jaartal, gevolgd door twee cijfers voor de maand en twee cijfers voor de dag. Geboortedatum moet liggen voor datum inschrijving
Geslacht Geslacht Ja De aanduiding van het geslacht van de natuurlijke persoon Nee AN1 M Man V Vrouw O Onbekend
Controles bij verwerking Veld ‘Datum diploma behaald’ Veld Datum diploma behaald Kolomnaam in bestand Datum diploma behaald Voorgeprojecteerd Ja (bij resultaten) Omschrijving Datum waarop de student het resultaat heeft behaald Verplicht Nee Formaat AN8 Formaatmasker JJJJMMDD Vier cijfers voor het jaartal, gevolgd door twee cijfers voor de maand en twee cijfers voor de dag. Controles bij verwerking
Veld ‘Resultaatvolgnummer’ Veld Resultaatvolgnummer Kolomnaam in Resultaatvolgnummer bestand Voorgeprojecteerd Ja (bij resultaten) Omschrijving Een door de instelling aan het onderwijsresultaat toegekend volgnummer ten behoeve van de registratie van een onderwijsresultaat bij DUO. Verplicht Nee Formaat AN20 alleen bestaande uit letters en cijfers Formaatmasker Door DUO bepaald op basis van, ‘*’+ studiejaar uit datum diploma behaald, opleidingscode en correspondentienummer. Een instelling kan ook een eigen nummer aanleveren, dan nemen we deze over. * Matrix waardebepaling op basis van inschrijvingsvorm, opleidingsvorm en opleidingsfase Inschrijvingsvorm S S S S S S S S S S S S S S S S S S E E E E E E E E E E E E Controles bij verwerking
Opleidingsvorm
Opleidingsfase
Matrixwaarde
VT VT VT VT VT VT DT DT DT DT DT DT DU DU DU DU DU DU VT VT VT VT VT VT DT DT DT DT DT DT
A B D I M Q A B D I M Q A B D I M Q A B D I M Q A B D I M Q
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3
Het Resultaatvolgnummer moet per BRIN-nummer uniek zijn.
Veld ‘Postcode’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving
Postcode Postcode Ja De door de PTT vastgestelde code behorende bij de straatnaam en het
Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking Veld ‘Huisnummer’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker Controles bij verwerking
huisnummer Nee AN6 NNNNAA De postcode bestaat uit 4 cijfers en 2 hoofdletters.
Huisnummer Huisnr Ja De numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend Nee AN5 mag uit maximaal 5 cijfers bestaan
Veld ‘Huisnummer Toevoeging’ Veld Huisnummer toevoeging Kolomnaam in bestand Huisnr Toevoeging Voorgeprojecteerd Ja Omschrijving Die letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast het juiste huisnummer de brievenbus te vinden Verplicht Nee Formaat AN5 Formaatmasker Controles bij verwerking Zie lijst met toegestane diakrieten Veld ‘DatumLevering’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving Verplicht Formaat Formaatmasker
Datum Levering DatumLevering Ja Datum en tijdstip waarop de deelname of resultaat is vastgelegd bij DUO. Nee EEJJMMDD UU:MM:SS EEJJMMDD UU:MM:SS
Veld ‘Verwerkingsstatus’ Veld Verwerkingsstatus Kolomnaam in bestand Verwerkingsstatus Voorgeprojecteerd Ja Omschrijving Status die aangeeft of de deelname of resultaat succesvol is verwerkt bij DUO. Deze is ‘Niet verwerkt’ indien er een fout is opgetreden of ‘Succesvol verwerkt’ als deze goed is opgeslagen. Bij de status ‘Niet verwerkt’ zal het veld foutmelding een foutcode bevatten. Verplicht Nee Formaat AN18 Formaatmasker Succesvol verwerkt Niet verwerkt Veld ‘Foutmelding’ Veld Kolomnaam in bestand Voorgeprojecteerd Omschrijving
Verplicht Formaat Formaatmasker
Foutcode Foutmelding Ja Zodra een deelname of resultaat niet goed verwerkt kan worden binnen DUO, wordt deze afgekeurd. Er zal dan een foutmelding worden teruggekoppeld, zodat de instelling deze kan herstellen. Nee AN Zie foutcodes
Foutcodes In dit deel staan de foutmeldingen beschreven, zoals deze met het verwerkingsverslag kunnen terugkomen. Zodra een deelname of resultaat niet goed verwerkt kan worden, zal dit teruggekoppeld worden naar de instelling. Binnen DUO kan de deelname of resultaat niet verder verwerkt worden. In het verwerkingsverslag is daarom het veld foutmelding zal gevuld, met een foutcode en de status van de deelname of resultaat is ‘Niet verwerkt’. Het is aan de HO instelling de fout te herstellen en het bestand met Inschrijvingen en graden HO opnieuw aan te leveren. Wat wordt er van de instelling verwacht? Het gaat erom dat de fout wordt hersteld en dat de deelname of resultaat correct bij DUO vastgelegd wordt. Pas de fout aan in het aanleverbestand en laat het inschrijfvolgnummer voor deelnames of en het resultaatvolgnummer voor resultaten intact. Dit kan alleen de gewijzigde deelname of resultaat zijn, dan wel een nieuwe stand. Het verwerkingsverslag is mede omdat de deelnames en resultaten gesplitst worden, niet geschikt om als aanleverbestand te gebruiken. Welke foutcodes kunnen er ontstaan: BRIN_opleidingscode_onbekend De combinatie van instelling en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode aan indien deze onjuist is en stuur de wijziging opnieuw op. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp, https://apps.duo.nl/MCROHO). Is er iets anders aan de hand, neem dan contact op met DUO. BRIN_opleidingscode_vestiging_onbekend De combinatie van instelling, vestiging en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode of vestigingsnummer aan. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen en vestigingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp, https://apps.duo.nl/MCROHO). BRIN_opleidingscode_vestiging_vorm_onbekend De combinatie van instelling, vestiging, opleiding en opleidingsvorm is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode, vestigingsnummer of opleidingsvorm aan. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen en vestigingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp, https://apps.duo.nl/MCROHO). Daarnaast kan het zijn, dat bij de gekozen opleidingscode een incorrecte opleidingsvorm is gekozen. Ook dit is te achterhalen in CROHO of dit is toegestaan bij de gekozen opleiding. Let op: in CROHO heet dit veld Onderwijsvorm. datum_inschrijving_datum_uitschrijving De datum uitschrijving ligt voor de datum inschrijving. Pas de datum inschrijving of datum uitschrijving aan en zorg dat ze binnen hetzelfde studiejaar vallen. extraneus_duaal De combinatie van de opleidingsvorm Duaal met inschrijvingsvorm Extraneus is bij wet niet toegestaan. Pas daarom de opleidingsvorm of inschrijvingsvorm aan. geen_propedeutische_fase De opleiding heeft aan de opgegeven instelling geen propedeutische fase. Pas zonodig de opleidingscode of opleidingsfase aan. inschrijvingsvolgnummer_persoon Bij een bestaande inschrijving (uniek geïdentificeerd door BRIN i.c.m. inschrijvingvolgnummer) mag de persoon niet worden veranderd. Is het inschrijvingvolgnummer hergebruikt bij een ander persoon? Pas het inschrijvingvolgnummer aan. Indien het een nieuwe deelname betreft, kan er ook voor worden gekozen het inschrijvingsvolgnummer simpelweg leeg te laten. opleidingscode_opleidingsfase De combinatie opleidingsfase en opleidingscode is niet toegestaan. Pas zonodig de opleidingscode of opleidingsfase aan. Dit is ook te achterhalen in CROHO (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp, https://apps.duo.nl/MCROHO).
periode_inschrijving_studiejaar De periode van een deelname moet geheel binnen een studiejaar vallen. Een studiejaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus in het eerstvolgende kalenderjaar. resultaatvolgnummer_persoon Bij een onderwijsresultaat mag de persoon niet worden veranderd. Is het resultaatvolgnummer hergebruikt bij een ander persoon? Pas het resultaatvolgnummer aan. Indien het een nieuw resultaat betreft, kan er ook voor worden gekozen het resultaatvolgnummer simpelweg leeg te laten. correspondentienummer_onbekend Het aangeleverde correspondentienummer bestaat niet. Pas het correspondentienummer aan of neem contact op met DUO over het juiste correspondentienummer. correspondentienummer_verhangen Het correspondentienummer is van een verhangen persoon. De persoon zou bekend moeten zijn onder een ander correspondentienummer. Pas het correspondentienummer aan of neem contact op met DUO over het juiste correspondentienummer.
