Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2015 1- Notagegevens Notanummer 2015-002646 Datum 24-12-2015 Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Grijsen
Besluitenlijst [ ]Akkoordstukken Routing Ambtelijk opdrachtgever Wethouder Gemeentesecretaris
d.d. --
Team IM 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad [ ]Burgemeester College van B & W - Burgemeester - Weth. Hartogh Heys - Weth. Grijsen d.d. 26-01-2016
[X]Openbaar
d.d. 12-01-2016 15-01-2016 15-01-2016
[ ]adj.secr. [X]gem.secr. BIS Openbaar Status
26-01-2016 --- Weth. Kolkman - Weth. Rorink
[ ]Besloten
d.d. --
par. -15-01-2016
Bijlagen B & W d.d.: 26-01-2016 Besloten wordt: 1 Het verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2015 met als bijlagen het geactualiseerde Activiteitenoverzicht en het verslag toezicht gemeentearchivaris vast te stellen; 2 daarmee tevens vast te stellen dat vanuit het Programma Digitaal werken sturing plaatsvindt op alle in het verslag vermelde aspecten m.b.t. de informatiehuishouding; 3 de raadsmededeling vast te stellen; 4 de stukken aan te bieden aan de raad; 5 het verantwoordingsverslag en de bijlagen in het kader van de bestuursovereenkomst IBT aan te bieden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel via toezending aan de provinciaal archivaris; 6 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:
Nee Nee
Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
Nee Nee
Nee
Toelichting Inleiding Op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995 is het college van B&W bestuurlijk verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archiefbeheer (het beheren van alle informatie met een formele status) van de gemeentelijke organen. Het uitvoeren van de beheersmatige taken ligt in de organisatie zelf. Op basis van artikel 10 van de Archiefverordening Deventer 2014 doet het college jaarlijks verslag aan de gemeenteraad. Daarbij gevoegd wordt het verslag van het toezicht wat de archivaris opmaakt ingevolge artikel 16 van de Archiefverordening 2014 en het beheer van het historisch archief ingevolge artikel 7 Besluit Informatiebeheer 2010. Op basis van de overeenkomst IBT (interbestuurlijk toezicht) met de provincie wordt er jaarlijks door het college een verantwoordingsverslag opgesteld wat aan GS toegestuurd. Beoogd resultaat Via het vaststellen van het verantwoordingsverslag informatiehuishouding legt het college jaarlijks verantwoording af aan gemeenteraad en provincie. Over de stand van zaken m.b.t. het informatiebeheer in (nog steeds) analoge en digitale vorm. Op basis van het verslag worden activiteiten benoemd die het komende jaar uitgevoerd worden teneinde een en ander te verbeteren of optimaliseren. Tevens blijkt uit het verslag waar de prioriteiten het afgelopen jaar hebben gelegen: - Actie schoon schip en taskforce archieven wat in het kader van de verhuizing naar het Stadhuiskwartier van groot bellang is geweest - Ontvlechting SAB/Saxion wat er toe heeft geleid dat het beheer van het historisch archief en het dynamische analoge archief extern wordt belegd. Alsmede wat essentieel gaat worden voor de komende jaren: - Programma Digitaal werken waarin ook de - informatiehuishouding - items als kwaliteitszorgsysteem, digitale archivering, verantwoordelijkheden records management worden uitgewerkt en uitgevoerd. In het Kwaliteiszorgsysteem zal ten aanzien van de archivaris - en inspectiefunctie de verbinding en samenwerking met het HCO worden gezocht en nader worden geconcretiseerd. Als input is ook gebruik gemaakt van het jaarverslag zoals dat door de gemeentearchivaris is opgesteld en aan het college aangeboden per brief van 21 december. Met betrekking tot het eerste deel van dat verslag (verslag inspectie) is voor zover nodig de reactie van het college daarop in het verantwoordingsverslag opgenomen. Daarbij wordt de zorg van de gemeentearchivaris gedeeld; er is helaas nog onvoldoende resultaat geboekt in de uitvoering van activiteiten zoals in de eerdere planning opgenomen. Met het starten van Programma Digitaal werken gaan we er van uit die resultaten in 2016 en 2017 wel te boeken. Kader Het kader voor de informatiehuishouding, het afleggen van verantwoording en de inspectie op het informatiebeheer worden gevormd door: Archiefwet 1995, Archiefverordening Deventer 2014, Besluit Informatiebeheer Deventer 2010. Gemeentewet (hoofdstuk interbestuurlijk toezicht).
Argumenten voor en tegen Middels het vaststellen van verantwoordingsverslag wordt voldaan aan de bepalingen op basis van de archiefwetgeving alsmede op basis van de wetgeving m.b.t. het generieke interbestuurlijke toezicht. Extern draagvlak (partners) n.v.t. Financiële consequenties n.v.t. Aanpak/uitvoering Na vaststelling door het college van verantwoordingsverslag met activiteitenoverzicht kan dit met als bijlage het jaarverslag van de gemeentearchivaris naar de provinciaal archivaris worden gestuurd die e.e.a. zal verwerken in de jaarlijkse provinciale 'scores'. Verantwoordingsverslag en alle bijlagen zullen - voorzien van de raadsmededeling - aan de gemeenteraad worden gestuurd.
RAADSMEDEDELING Onderwerp
Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2015
Mededelingennr Team
2015-002646 IM
Portef.houder BenW-besluit d.d.:
Weth. Grijsen 27 januari 2016
1. Inleiding: waarom deze mededeling Met betrekking tot de verantwoording over de informatiehuishouding (het informatie- en archiefbeheer) is in de Archiefverordening Deventer 2014 voorgeschreven (artikel 10) “het college doet aan de gemeenteraad verslag van hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. De verslagen van de archivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats en het verslag van het toezicht op het beheer worden daarbij gevoegd.” Het bedoelde verantwoordingsverslag over 2015 treft u hierbij aan. De gemeentearchivaris is in dit kader verantwoordelijk voor het beheer van het historisch archief en voor dat interne toezicht op het beheer van de archieven in de organisatie. Op basis van de Gemeentewet (hoofdstuk interbestuurlijk toezicht) wordt het verantwoordingsverslag ook aangeboden aan GS van de provincie. Op basis daarvan bepaald GS jaarlijks de zwaarte van het toezicht. 2. Kader Het kader op het vlak van de Informatiehuishouding wordt o.a. gevormd door de Archiefwet 1995 en is voor de gemeentelijke organisatie uitgewerkt in de Archiefverordening Deventer 2014 en het Besluit Informatiebeheer Deventer 2010. Het Besluit Informatiebeheer Deventer zal in het eerste kwartaal 2016 door het college worden geactualiseerd. Met betrekking tot het afleggen van verantwoording en verslaglegging over de informatiehuishouding zijn de volgende artikelen van belang: Op basis van artikel 10 AVD (Archiefverordening Deventer 2014) doet het college aan de gemeenteraad verslag van hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. De verslagen van de archivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats en het verslag van het toezicht op het beheer worden daarbij gevoegd. Op basis van artikel 16 AVD (Archiefverordening Deventer 2014) doet de archivaris het college jaarlijks verslag van het uitgevoerde toezicht op het beheer. Op basis van artikel 7 BID (Besluit Informatiebeheer Deventer 2010) brengt de archivaris eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Ten aanzien van het interbestuurlijke toezicht is de Gemeentewet (enkele jaren geleden aangepast via de Wet Revitalisering Generiek Toezicht) van toepassing 3. Kern van de boodschap Op het vlak van de informatiehuishouding verplicht specifieke wetgeving (met name de Archiefwetgeving) dat het beheer van informatie (vastgelegd in analoog en digitaal archief) in goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn. Het bij deze raadsmededeling aangeboden Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding (met bijlagen) geeft de gemeenteraad inzicht in de stand van zaken op het vlak van de gemeentelijke informatiehuishouding en gaat met name in op actuele ontwikkelingen en projecten alsmede plannen die worden opgesteld en uitgevoerd ter verbetering van de bestaande situatie van het informatie- en archiefbeheer. Ondanks dat er vanuit de ambtelijke organisatie met name door de IWerkorganisatie en het Team SAB in 2015 volop uitvoering is gegeven aan diverse activiteiten heeft een en ander nog niet geleid tot een optimale situatie.
Vandaar dat we hebben besloten de activiteiten zoals benoemd in het verantwoordingsverslag en opgesomd in het activiteitenoverzicht onder te brengen bij het inmiddels ingestelde (DOWR brede) Programma Digitaal werken. Het programmaplan wordt binnenkort vastgesteld. Aspecten als een kwaliteitszorgsysteem, digitale archivering, actuele regels en beleid, heldere verantwoordelijkheden op het vlak van informatiehuishouding en met name ook records management zullen in de vorm van deelprojecten in de planning worden uitgewerkt en uitgevoerd. Met name in het deelaspect ‘Kwaliteitszorgsysteem’ zal ten aanzien van de inspectiefunctie van de archivaris de verbinding en samenwerking met het HCO (Historisch Centrum Overijssel) worden gezocht en nader worden geconcretiseerd. Ook met betrekking tot het aansluiten op een e-depotvoorziening (voorziening voor het beheren van het digitale historisch archief) zal samenwerking met het HCO er toe leiden dat ook de digitale duurzaamheid gegarandeerd zal zijn. Sinds enkele weken is het HCO al betrokken bij het deelproject Actualisering DOWR-Handboek Vervanging. In de kader van de verhuizing naar het stadhuis is er veel energie gestopt in het opschonen en digitaliseren van ons papieren archief (actie: schoon schip) Met betrekking tot het inspectieverslag van de gemeentearchivaris wordt de zorg door ons gedeeld; er is helaas nog niet voldoende voortgang geboekt in de uitvoering van activiteiten zoals deze ook zijn opgenomen in het activiteitenoverzicht. Met het onder brengen van de activiteiten in Programma Digitaal werken gaan we er van uit die resultaten in 2016 en 2017 wel degelijk te boeken. Verslag en bijlagen zullen als uitvloeisel van het in de Gemeentewet bedoelde ‘generieke toezicht’ ook worden aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, via tussenkomst van de provinciaal archivaris. Deze input zal worden gebruikt om het provinciaal toezichtbeeld en score vast te stellen. 4. Nadere toelichting De verantwoording over de informatiehuishouding wordt weergegeven in de vorm van een jaarlijks verslag. Zoals bedoeld in de Archiefverordening Deventer en conform een door de VNG opgestelde handreiking. Bij het verslag is een overzicht gevoegd waaruit blijkt dat er uitvoering wordt en zal worden gegeven aan tal van activiteiten. Nodig om de goede, geordende en toegankelijke staat van het informatie- en archiefbeheer te kunnen waarborgen. Zeker in een omgeving waarin sprake is van een omslag van analoog (papier) naar digitaal werken. Ook het afgelopen jaar had Deventer een benoemd gemeentearchivaris waarmee het houden van toezicht op het archiefbeheer in de organisatie mogelijk was. Bij het verantwoordingsverslag is het door de archivaris opgestelde (inspectie)verslag bijgevoegd. In ons verantwoordingsverslag is beperkt ingegaan op de beoordeling door de archivaris. Daarbij geldt dat het - DOWR brede - Programma Digitaal werken essentieel gaat worden voor de komende jaren. Daarin worden ook de - informatiehuishouding - items als kwaliteitszorgsysteem, digitale archivering, verantwoordelijkheden records management uitgewerkt en uitgevoerd. In het Kwaliteiszorgsysteem zal ten aanzien van de archivaris - en inspectiefunctie de verbinding en samenwerking met het HCO worden gezocht en nader worden geconcretiseerd.
ACTIVITEITENOVERZICHT; INFORMATIEHUISHOUDING DEVENTER
versie december 2015; hoort bij verantwoordingsverslag 2015
A: KPI 1
Regelingen Kaders en Normen
wie
Prio
Uren IM
Planning
Toelichting / bijstelling / stand van zaken
A.2
Opstellen en laten vaststellen Beheersplan Informatiehuishouding (Baseline) met vermelding normen, kaders etc.
IM / SAB
3
20
2016
A.2
Actualiseren Mandaatbesluit; continue
Team SAB; Archivaris/ IM
2
Actualiseren Organisatiebesluit
Team PO
3
08
Vervalt
A.3
Actualiseren Archiefverordening
Team SAB; Archivaris/ IM
1
20
2016/03
A.4
Actualiseren / opstellen Besluit Informatiebeheer
Team SAB; Archivaris/ IM
1
40
2016/03
A.5
Opstellen Informatiebeveiligingsplan
IM / CISO
2
(CISO)
2016
Uit alle beschikbare – of in ontwikkeling zijnde (beleids)kaders worden hieronder de voor de organisatie van toepassing zijnde regels en procedures overzichtelijk weergegeven. Schuift door naar 2016. In 2016 opnieuw bezien na ‘uitbesteding’ archivarisrol Een nieuw organisatiebesluit wordt (voorlopig) niet vastgesteld a.g.v. de ontwikkelingen in de organisatie Behoeft aanpassing als gevolg van ontvlechting SAB; nagaan Eerste conceptversie gereed. Via SIO ‘on hold’. Na ontvlechting oppakken. Als gevolg van vacature CISO is e.e.a. vertraagd.
A.6 A.9
Actualisering postprocedure Opstellen / herzien e-mail/internet regeling. In relatie met ‘openstellen elektronische snelweg’.
TTP IM
2
80
Gereed 2016/03
B: KPI 2
Kwaliteitszorg en Toezicht
B.1
Opstellen / Vaststellen Kwaliteitszorgsysteem. Met rollen over beleid, inrichting, audit en de rol van het interne toezicht.
IM
1
120/ 10/ 10
2016
B.2
Werkafspraken jaarlijks traject van de KPI-verslaglegging, verantwoording en toezicht vastleggen. Procedure IBT ‘spoorboekje’. Uitvoering jaarlijkse KPI-verslaglegging en verantwoording (incl. bestuurlijk proces). Structureel elk jaar Toetsing / audit E-suite Dimpact door of namens de gemeentearchivaris. Tevens toetsing andere omgevingen (Digitale bestplannen, Sociale D e.a.) Verwerken op- en aanmerkingen
IM / SAB; Archivaris (HCO)
2
16 / 08
2016/01
Wordt onder Programma Digitaal werken / Digitalisering 2016-2017 gebracht. Aansluiten op planning IBT.
IM
1
40
Gereed
Jaarlijks op basis van B2
SAB ; archivaris
2
IM
2
SAB
2
Gereed
Via Project Task Force Archieven is een volledig overzicht in beeld (Excelsheet KPI ingevuld). Als gevolg van Ontvlechting SAB wordt dat vanaf 1/1/2016 beheerd bij SallCon/DigiWerkt
SAB
3
Gereed
Via Project Task Force archieven zijn alle ‘werkvoorraden’ inzichtelijk. Dit
B.3 B.4
C: KPI 3a
Ordening, toegankelijkheid, authenticiteit en duurzaamheid analoge bestanden (Norm 4 baseline).
C.1
Opstellen en bijhouden van een gespecificeerd overzicht van alle aanwezige, niet overgebrachte archiefbescheiden. In een dergelijk overzicht opnemen; -omvang in m1 -onderscheid in te bewaren en te vernietigen -al of niet ouder dan 20 jaar (ivm overbrenging archiefbewaarplaats. -al of niet voorzien van metadata, volgens een vastgesteld metagegevensschema. Bijhouden van een overzicht van zgn. archiefwaardige werkvoorraden
C.3
03-2016
Oude e-mail regeling (registratie en archivering) actualiseren. Meenemen bij vervanging Mailserver.
Wachten op inspectieverslag 2015 40
i.v.m. de verhuizing naar digiWerkt. C.4 C.5 TFA
Bijhouden van een overzicht te gebruiken duurzame archiverings- en verpakkingsmaterialen. Opnemen in de gemeentelijke servicenormen van wachttijden inzage van archiefmateriaal. Opschonen, selecteren, vernietigen en archiveren van analoge informatie uit de organisatie; actie SCHOON SCHIP
SAB
3
Gereed
SAB SAB ; Archivaris (met DigiWerkt)
Gereed 1
2016/02
D: KPI 3b, 4
Ordening, toegankelijkheid, authenticiteit en duurzaamheid en specifieke eisen t.a.v. digitale bestanden
D.1
Opstellen en bijhouden van een gespecificeerd overzicht van alle aanwezige, niet zijnde overgebrachte digitale archiefbescheiden (generiek systeem en specifieke (BO) systemen. In een dergelijk overzicht opnemen; -welk systeem (generiek / specifiek) -omvang in Terrabites, -onderscheid in te bewaren en te vernietigen, -al of niet ouder dan 20 jaar (ivm overbrenging e-depot). -al of niet voorzien van metadata, volgens een vastgesteld metagegevensschema. - inhoudelijke beschrijvingen en samenhang met andere bescheiden
IM
1
300
2016/03 en continue
D.2
Werkgroep vanuit DOWR-I
1
100
2015/12
IM / SAB
2
40
2016
D.4
Vaststellen van een Metadataschema – t.b.v. waarborgen authenticiteit en context ( KPI 3.2) conform NEN-ISO 23081. Tevens geïmplementeerd in de Zaaktypecatalogus (ZTC); waarbij uit wordt gegaan van landelijke TMLO (model). Beleidsafspraken voor beheer van digitale archiefbestanden (Volgens RODIN) Specifiek: beleidsafspraken in geval van: - Conversie - Migratie - Compressie en/of encryptie Voorschriften vastleggen t.a.v. (verplichte) opslagformaten
IM / SAB
2
40
2016
D.5
Overzicht bijhouden van te gebruiken duurzame gegevensdragers
IM / SAB
3
20
2016
TFA
Opschonen, selecteren, vernietigen en archiveren van digitale informatie uit de organisatie; actie SCHOON SCHIP
IM
2
30
2016
New
Website archivering; opstellen beleid (hoe webarchivering)
IM / SAB HCO
3
40
2016
E: KPI 5
Vernietiging, vervanging, vervreemden van archiefbescheiden/ records
E.1
Herziening procedureafspraken om te regelen dat de bijbehorende verklaringen vernietiging tijdig worden opgesteld/vastgesteld.
SAB Archivaris (analoog), IM (digitaal)
2
D.3
Via Project SCHOON SCHIP / TASK FORCE ARCHIEF. Analoge archieven verhuizen naar Digiwerkt. Nadere afspraken over het beheer worden met DigiWerkt gemaakt (Naar een informatieplattegrond)
2016
Door middel van de opzet van een ZTC wordt e.e.a. in beeld gebracht met implementatie ATOS e-suite. In samengang met metadataschema, selectielijst VNG. Voor de al gevormde digitale archieven in RMA Meridio wordt oplossing gezocht. Via implementatie ATOS E-suite wordt proces voor proces de omslag gemaakt naar digitale archivering. Het streven is om in november een eerste concept te hebben t.b.v. toepassing op de digitale bestanden in de ATOS e-suite. Nadere check. Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels en het op te stellen kwaliteitsbeleid.
Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels Is komen te vervallen als onderdeel van Project TASK FORCE ARCHIEF. Nu oppakken onder Programma Digitaal werken/ digitalisering De noodzaak en vertaling daarvan nader bepalen.
Met betrekking tot de vernietiging van analoge informatie zullen agv de SAB ontvlechting nadere afspraken moeten worden gemaakt. Ten aanzien van vervanging/ substitutie wordt e.e.a.
E.1
Vernietiging concreet; gedeelte van de daarvoor in aanmerking komende dossiers Meridio
IM
2
20
2016
E.1
Vernietiging nog niet als concreet aan te wijzen digitale dossiers Meridio
IM
2
20
2016
E.1
Vernietiging bestanden (ongestructureerd en gestructureerd) uit specifieke (BO) systemen
IM
3
20
2016
E.2.
Maken van werkafspraken t.a.v. vervreemding van documenten in DOWR werkorganisaties / gastheergemeente
IM / SAB
2
20
2016
E.2.
Vervreemden archiefbestanden Brandweer, Musea
IM / SAB
3
20
2016
E.3
Actualiseren substitutie besluit en Handboek Deventer
TFA / IM
1
20/ 20
2016/03
E.3
Opstellen substitutiebesluit en Handboeken voor archieven BAD, WI
IM
2
40
Vervalt
E.3
Opstellen Idem t.b.v. Personeelsdossiers
IM
2
20
2016
New
Actualisering selectielijst; bezien gevolgen, reageren op concept, opstellen eigen erfgoed beleid. Een en ander op basis van landelijke lijst 2016/2017.
IM / SAB HCO
2
20
2016
F: KPI 6, 8
Formele overbrenging en beschikbaarstelling van archiefbescheiden/ records
F.2
Procedure en procesmatige afspraken maken t.b.v. digitale archiefbestanden naar e-depot.
IM / SAB Archivaris
2
20
2016
F.3
Vast laten stellen van beperkende bepalingen t.a.v. de openbaarheid voor overbrenging
SAB
3
G: KPI 7, 9
Archiefbewaarplaatsen, -ruimten en e-depot Deventer heeft ABP met archivaris. Diverse archiefruimten. Olst-Wijhe heeft ABP bij HCO. Centrale archiefruimte.
Gereed
meegenomen in Programma Digitalisering, vernietiging digitale informatie idem. Is vanuit Task Force archieven doorgeschoven naar Programma Digitalisering Is vanuit Task Force archieven doorgeschoven naar Programma Digitalisering Is vanuit Task Force archieven doorgeschoven naar Programma Digitalisering Betreft geen formele vervreemding (personeelsdossiers, belastingdossiers ed), maar een vorm van ‘extern’ archiefbeheer (deconcentratie); nog nader uitzoeken en vastleggen. Vertraagd; nog nader uitzoeken en vastleggen. In het kader van Project Task Force Archieven wordt een actuele versie van het Handboek met bijlagen opgeleverd. Wordt gebruikt als input voor DOWR breed Handboek. Vertraagd. In het kader van TaskForce Archieven worden de analoge bestanden bewaard bij digiWerkt. Geen substitutie. Vertraagd; digitale personeelsdossiers worden met implementatie van EHRM RAET gerealiseerd per 1-1-2016. Analoge dossiers gaan terug naar gemeente van oorsprong en worden daar beheerd. Geen substitutie. Nog wel besluitvorming Voor Deventer is een plaatselijke trendanalyse opgesteld. Meenemen naar de vaststelling definitieve lijst Deventer
Afhankelijk van afspraken ikv ontvlechting SAB en HCO op het vlak van de e-depot voorziening. Wordt per archiefbestand geregeld.
Raalte heeft ABP met gem. secretaris. Centrale archiefruimte. G.4
Plan- en beleidsvorming e-depot ( bestuurlijke en organisatorische inbedding digitaal erfgoed-archief versus bredere betekenis).
IM / SAB Archivaris
2
20
2016
G.4
Voor fysiek archiefbeheer / archiefruimten nagaan in hoeverre deze voldoen aan eisen van veiligheid bij calamiteiten en rampen.
SAB / IM
3
CISO
2016
H:KPI 10
Middelen (en organisatorische aspecten i-huishouding)
H.2
Inventariseren, toewijzen en formaliseren rollen en verantwoordelijkheden in het Informatie/ archiefmanagement en –beheer. Functie CIO, informatieregisseurs per gemeente etc. Instellen en formaliseren ‘Strategisch Informatie Overleg’ (SIO)
IM
1
30
2016-2017
IM / SAB
1
H.8
Positionering DIV (expertise) in de digitale (zaakgerichte) werkomgeving; totaalbeeld van rollen in het informatiebeheer. In relatie met H2.
IM
1
H.9
Inzichtelijk maken (kwantitatief / kwalitatief) van de informatieverwerkende en – beherende functies
IM
H.5
Gereed 40
2016
Vervalt
Visie E-depot Deventer is gerelateerd aan de Ontvlechting SAB alsmede de ontwikkelingen e-depotvoorziening Overijssel. Alsmede Programma Digitaal werken Nieuwe stadskantoor heeft geen ruimten ; check bij Digiwerkt
Vertraagd. Wordt meegenomen ikv Programma Digitaal werken / Digitalisering. SIO is geformaliseerd in Archiefverordening 2014 De door een werkgroep opgeleverde Houtskoolschets wordt meegenomen ikv DOWR Programma Digitalisering 2016-2017 Vervalt als apart aandachtspunt; wordt meegenomen onder H2 en Programma Digitalisering.
Deventer, 21 december 2015
Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archiefen informatiebeheer en van het beheer van de archiefbewaarplaats. Het betreft de periode oktober 2014 – oktober 2015. Als gevolg van artikel 11 van onze archiefverordening brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag aan u uit betreffende de verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak en het toezicht op de nog niet naar het Stadsarchief (SA) overgebrachte archieven. Artikel 8 van de verordening bepaalt dat u verslag doet aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. U vult dit tot nu toe in door het verslag van de gemeentearchivaris aan de Raad toe te sturen, vergezeld van een verantwoordingsverslag. In het dagelijkse taalgebruik worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Ook voor de archiefwetgeving worden beide als hetzelfde beschouwd, namelijk: ‘bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’ (Archiefwet 1995, art 1, lid c sub 1). Het gaat dus om alle bescheiden, zowel de papieren documenten (de analoge vorm) als gescande documenten en digitaal gemaakte documenten (de digitale vorm). In vergelijking met het verslag van vorig jaar wordt in dit verslag anders beoordeeld. Vorig jaar werden de onderdelen, die op zich onvoldoende scoorden, maar waarvoor wel plannen gemaakt waren, niet met een rode maar met een gele kleur aangemerkt. Het blijft dan echter onduidelijk of de plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Daarom worden dit jaar plannen, die nog niet tot daadwerkelijke verbeteringen hebben geleid, niet meer als verzachtende omstandigheden beoordeeld en wordt de daadwerkelijke situatie beoordeeld. In bijgaand verslag is de tekst van 2014 eveneens opgenomen; dat geeft meer inzicht in ontwikkelingen of het gebrek eraan. Hierbij treft u het verslag aan, dat bestaat uit drie onderdelen: 1. Het gedeelte dat de stand van zaken schetst van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin voldaan wordt aan de vereisten van de Archiefwet 1995 en verdere wet- en regelgeving op archiefgebied. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) archieven, zoals dat eerder door u is vastgesteld. De bevindingen van uw verantwoordingsverslag 2014 zijn in de oordelen betrokken.
1
Samenvattend: hoewel op analoog gebied de situatie aangepakt is in verband met de aanstaande verhuizing, is op digitaal gebied onvoldoende vooruitgang geboekt. Er worden plannen gemaakt, maar het is wachten wat de uitwerking van die plannen tot stand gaat brengen. 2. Het gedeelte waarin verslag wordt gedaan betreffende de voortgang van de aanbevelingen uit het door de gemeentearchivaris aan u uitgebrachte jaarverslag 2012. Samenvattend: de aanbevelingen zijn nog steeds onvoldoende geeffectueerd. 3. Het gedeelte waarin verslag wordt gedaan betreffende de werkzaamheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats. Samenvattend: De constatering van vorig jaar kan herhaald worden. Wat betreft de traditionele taken van het Stadsarchief is de ondergrens bereikt; wat betreft de nieuwe taken, die vooral op het digitale vlak liggen, kan het Stadsarchief die onvoldoende op zich nemen. In de plannen met betrekking tot de ontvlechting wordt dit niet opgelost. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend,
D. Hertogs Gemeentearchivaris
2
1. VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING OVER DE PERIODE OKTOBER 2014 – OKTOBER 2015 Uitvoering Archiefwet 1995 en wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) en op grond van besluit B&W dd. 26-2-2013 gemeente Deventer Opgesteld door gemeentearchivaris Deventer
Beoordeling van de 10 Kritische Prestatie Indicatoren 1. Lokale regelingen 2014 Lokale regelgeving dateert uit 2010 en moet worden aangepast aan de huidige vigerende landelijke regelgeving. Concepten zijn ambtelijk in bespreking en dienen voor het einde van het jaar te zijn vastgesteld. 2015 De Archiefverordening is aangepast; het Besluit Informatiebeheer niet. De mandaatregeling schiet tekort.
2.Interne kwaliteitszorg en toezicht 2014 De basis voor kwaliteitszorg is nog niet vastgelegd. Echter, daar er door de VNG gewerkt wordt aan een generiek Handboek kwaliteitszorg is het verstandig met de integrale invoering van een kwaliteitssysteem bij de gemeente te wachten. Om regie te krijgen op alle initiatieven en mogelijkheden van de informatiehuishouding is onlangs het Strategisch Informatie Overleg ingevoerd, voorgezeten door de gemeentesecretaris. Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden zal verscherpt moeten worden. De daarvoor beschikbare formatie (0,5 fte) is voor de omvang van de gemeente Deventer onvoldoende om voldoende diepgaande inspecties uit te voeren 2015 De VNG heeft de handreiking voor een kwaliteitssysteem nog steeds niet opgeleverd. Het is niet meer verstandig met de invoering van een Deventerkwaliteitssysteem te wachten, zeker daar de VNG nu slechts een handreiking wil aanbieden en geen uitgewerkt kwaliteitssysteem. Het Strategisch Informatie Overleg wordt voorgezet door de gemeentesecretaris waardoor het voldoende slagkracht heeft. Het toezicht op de niet overgebracht archieven wordt onvoldoende uitgeoefend. Daarbij moet tevens geconstateerd worden dat de organisatie een grote behoefte heeft aan advisering, zeker op het gebied van digitale archivering. De capaciteit daarvoor is onvoldoende en schiet inhoudelijk tekort.
3
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 2014 Het is onduidelijk of de papieren archieven aan de gestelde normen voldoen. In verband met de aanstaande verhuizing naar het nieuwe stadskantoor wordt er extern archiefmateriaal opgeslagen, waarvan mij niet duidelijk was welke status dit materiaal heeft. Door de hybride situatie (papieren en digitale archivering) is het ook niet duidelijk of papieren materiaal vernietigd had moeten worden (nl. digitaal is leidend) of bewaard moet worden (nl. papier is leidend). De Taskforce Archieven zal de benodigde helderheid en de benodigde acties dienen te brengen. Het digitale informatiebeheer is zorgelijk. Er is geen totaaloverzicht in welke processen digitaal gearchiveerd wordt. Tevens is door de opdeling van het archiefproces over drie organisatieonderdelen van enkele jaren geleden de samenhang van dat archiefproces verloren gegaan. Dat is in een digitaal werkende omgeving, die ook op papier terugvalt, een niet te verkiezen situatie. Ook daar gaat de Taskforce Archieven aan werken. Het besef dient versterkt te worden dat alleen het archiefsysteem Meridio daadwerkelijk in staat is digitaal te archiveren en alle andere systemen niet. 2015 In 2015 zijn op het gebied van het papieren archief goede slagen gemaakt in verband met de aanstaande verhuizing, o.a. door het inzetten van een Taskforce Archieven (die zich beperkte tot het papieren materiaal). De verwachting is dat na de verhuizing al het archiefwaardige materiaal bij het Dynamisch Archief verzameld is. Dat materiaal dient voor 1 juni 2016 toegankelijk te zijn. Wat betreft de hybride situatie, zie volgende alinea. De hybride situatie (gelijktijdige papieren en digitale archivering) is enigszins inzichtelijker geworden, doordat er een overzicht is van alle werkprocessen op hoofdlijnen, waarin aangegeven is of er analoog, digitaal, dan wel hybride gearchiveerd wordt. Desondanks is er nog steeds onvoldoende grip op de situatie en blijft het onduidelijk wat in welke systemen gearchiveerd wordt en waarom. Het digitale archiefbeheer blijft echter zeer zorgelijk. Ook worden ‘archiefonderdelen’ van andere systemen aangeschaft zonder voldoende afweging van de archiefbelangen voor de gemeente als geheel. Zie ook KPI 4.
4. Digitale archiefbescheiden (in het bijzonder) 2014 Er zijn geen vastgestelde functionele eisen bekend/beschikbaar. Bij migraties worden de verplichte migratieverslagen niet gemaakt en dus ook niet ter hand gesteld aan de gemeentearchivaris. 2015 Dit jaar is één migratieverslag ter hand gesteld aan de gemeentearchivaris. Het archiefsysteem Meridio bevat slechts een gedeelte van wat er bewaard zou moeten worden. Het zaaksysteem is geïntroduceerd, maar er is geen formeel traject afgelopen dat dit zaaksysteem het formeel, goedgekeurde archiefsysteem zou moeten of kunnen zijn. Zie ook KPI 5. 4
5. Vernietiging en vervreemding archiefbescheiden 2014 In de papieren omgeving wordt consequent de wet en regelgeving opgevolgd m.b.t. de vernietiging. Kanttekening betreft de extern geplaatste archieven i.v.m. de aanstaande verhuizing naar het nieuwe stadskantoor: onbekend is of daar materiaal bij zit dat vernietigd had moeten zijn. In de digitale omgeving wordt niet structureel vernietigd. Zo is er niet geconstateerd dat vernietiging uit specifieke DMS-systemen (o.a. sociaal domein) ter hand genomen zijn, verklaringen zijn opgemaakt, etc. Dit is een omissie, die met spoed verholpen moet worden: vanuit de archiefwetgeving maar tevens vanuit de eisen van de privacywetgeving. De Taskforce Archieven neemt de vernietiging uit het archiefsysteem Meridio ter hand. 2015 Het afgelopen jaar is archiefmateriaal van andere organisaties overgenomen. Daarbij zijn problemen geconstateerd, die pas na veel moeite zijn hersteld, dan wel nog steeds om een definitieve oplossing vragen. In de papieren omgeving wordt doordat veel materiaal van de teams loskomt een inhaalslag gemaakt ten aanzien van de vernietiging. In de digitale omgeving wordt niet structureel vernietigd, waardoor het risico op onterecht handelen, o.a. wat betreft privacy, groter wordt. Alle constateringen uit 2014 moeten herhaald worden. In het archiefsysteem Meridio komen tienduizenden dossiers voor, die al vernietigd hadden moeten zijn. De Taskforce Archieven heeft een (project)plan voorgelegd aan het SIO om de vernietiging te effectueren; de verantwoordelijkheid ligt nu bij het programma Digitaal werken.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats 2014 Er zijn geen structurele achterstanden in de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Het (wellicht) laatste papieren archiefblok wordt nu ter hand genomen. Kanttekening betreft de extern geplaatste archieven i.v.m. de aanstaande verhuizing naar het nieuwe stadskantoor: onbekend is of daar materiaal bij zit dat overgebracht had moeten zijn. 2015 Er is geen structurele achterstand. Afwachten is of in de papieren documenten die in het kader van de Taskforce worden overgedragen aan het Dynamisch Archief materiaal zit, dat al overgedragen had moeten worden.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots 2014 De archiefbewaarplaatsen en archiefruimten voldoen aan de gestelde eisen. Voor de e-depotvoorziening is in samenwerking met Historisch Centrum Overijssel (en Provincie) een pilot opgestart
5
2015 De archiefbewaarplaatsen en archiefruimten voor papieren archief voldoen aan de gestelde eisen. Na de pilot e-depot zijn geen verdere stappen ondernomen op dit gebied. Mij is niet ter kennis gebracht wat de toezegging, dat er naar de serverruimten gekeken zou worden, heeft opgeleverd. Daarom is daarnaar zelf een inspectie doorgevoerd; dat proces loopt nog.
8. Ter beschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 2014 De fysieke en digitale (openbare) beschikbaarstelling voldoen aan de eisen en verwachtingen, die tegenwoordig landelijk leidend zijn. Opgemerkt moet worden dat hierbij voortgebouwd kan worden op praktijken, die al decennia worden uitgevoerd. 2015 Geen veranderingen te constateren.
9. Rampen, Calamiteiten en Veiligheid 2014 De veiligheid van de papieren archieven is goed gewaarborgd. Het enige gemis wordt aangepakt. Voor de digitale informatie: deze beoordeling lijkt volgend jaar op groen gesteld te kunnen worden. De DigiD-audit 2013 is gehaald en er is een beveiligingsfunctionaris (Corporate Information Security Officer) benoemd. Er is een informatiebeveiligingsbeleid en een beveiligingsplan voor de gehele organisatie opgesteld. Verantwoordelijkheden voor beveiliging zijn aangegeven. Er is een beheersplan (een plan van aanpak in stappen) voor de invoering van de Baseline informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten opgesteld. De uitvoering van dit plan is gesteld vanaf 2014 tot en met 2016. Er zijn procedures voor risicoanalyses en risicomanagement, en procedures voor dataclassificatie opgesteld en operationeel gemaakt. Het beheer en indienen van en onderzoek naar informatiebeveiligingsincidenten zijn beschreven en worden beheerst. 2015 De veiligheid van de overgedragen papieren archieven blijft goed gewaarborgd. Zoals in het verantwoordingsverslag is aangegeven was er geen calamiteitenplan voor de dynamische archieven. De invulling van de nieuwe beveiligingsfunctionaris (Corporate Information Security Officer) ondervindt vertraging. In Meridio zijn grove overtredingen van beveiligingsvoorschriften geconstateerd, die ook na maanden niet zijn opgelost. De audit voor Suwi-net was aan het einde van de verslagperiode nog gaande. Er is niet meer zichtbare aandacht voor de beveiliging binnen de organisatie opgetreden.
6
10. Organisatie, Middelen en Mensen 2014 Zonder diepergaand onderzoek is niet uit te maken hoeveel middelen er tekort zijn om bovenstaande KPI’s op groen te krijgen. Duidelijk is wel dat de archieforganisatie herziening behoeft (in een hybride omgeving is het archiefproces uit elkaar geplaatst); de middelen ontbreken (er is onvoldoende budget voor ontwikkeling van de digitale archivering) en de formatie onvoldoende is (zo is er onvoldoende formatie voor het recordmanagement en voor de aansluiting van de werkwijzen van het Stadsarchief op de digitale archivering) 2015 Het gekozen scenario bij de ontvlechting is niet op de eerste plaats gericht op een integratie van het archiefproces. De knip in het archiefproces wordt daarmee niet opgeheven. Omdat er qua financiering geen veranderingen optreden, blijven de gebreken van 2014 bestaan. Het verantwoordingsverslag 2014 gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers voor de archivering. In een hybride situatie is dat echter moeilijk te verwezenlijken. Er blijkt onvoldoende tijd genomen te worden voor de uitwerking van die verantwoordelijkheid. Blijft eveneens staan dat het recordsmanagement onvoldoende is ingevuld en dat ook daar af te vragen is of volledig op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers afgegaan kan en moet worden.
7
2. VOORTGANG TOT EN MET OKTOBER 2015 VAN DE AANBEVELINGEN UIT HET JAARVERSLAG 2012 De aanbevelingen uit het jaarverslag 2012 waren gebaseerd op onderstaande analyse: ‘De overheid is op alle fronten druk aan de slag met een transitie van “analoog” naar “digitaal” in alle facetten van de bedrijfsvoering en taakuitoefening. Met een grote frequentie verschijnen er richtlijnen, notitie, rapporten en worden bestaande wetten en regelgeving aangepast om het transitie proces te bevorderen. Neem daarbij de snelle ontwikkelingen van de deconcentratie van taken van de Rijksoverheid, de veelheid aan nieuwe samenwerkingsvormen en last but not least alle bezuinigingsperikelen en je krijgt al snel een beeld van chaos. De aan het college van B&W, bij wet opgedragen, zorg voor het archief moet daarbij wel volledig overeind blijven. Dit vanuit oogpunt van het bevorderen van rechtmatigheid, rechtszekerheid en het cultuurhistorisch belang. Zeker in een van oudsher rijkelijk bedeelde gemeente als Deventer, waar Cultuurhistorie met een hoofdletter geschreven wordt. ICT-missers in den lande laten ook zien dat een disfunctionerende informatiehuishouding grote risico’s met zich mee kan brengen, zoals imagoschade maar ook juridische en financiële schade. Het algemene en zeker positieve beeld is dat de gemeente Deventer al in een vergaande vorm van digitaal werken aan de slag is. Dit wordt nog eens extra ondersteunt met verschillende visies waarbij de belangrijksten zijn, DEVisie2020, Open Informatiestad en Burgers en Bedrijven Centraal. Ook wordt er voortvarend samengewerkt op het “I” domein in DOWR verband. Daarnaast was de gemeente Deventer in 2007 de eerste gemeente in Nederland met een machtiging substitutie Postproces, waardoor ook formeel de transitie gemaakt kon worden naar digitaal werken. De opgebouwde hoge graad van digitaal werken in de gemeente Deventer brengt echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Digitaliseren heeft ook een duidelijke bedrijfsmatige component. Management en medewerkers in de primaire en ook ondersteunende processen moeten zich er meer van bewust zijn en beseffen dat zij de “archiefvormers” van de 21e eeuw zijn. De facilitaire afdeling “Post en archiefzaken” ter ondersteuning van het “archiveren” uit de vorige eeuw is verdwenen. Digitalisering brengt met zich mee dat er ook op een andere wijze de samenwerking opgezocht kan worden, met andere overheden en private partijen. Deze nieuwe samenwerkingsverbanden, maar ook privatisering van overheidstaken, vergen extra aandacht voor de “archiefparagraaf” in de daar onder liggende afspraken in de vorm van bestuursovereenkomsten of uitvoeringsovereenkomst met private partijen’. De belangrijkste aanbevelingen stonden tevens in het licht van bovenstaand citaat. Aanbeveling 1 (Zorg voor een actuele lokale regelgeving en actualiseer normen en kaders in het licht van een snel veranderende digitale (informatie) omgeving. ( o.a. baseline informatiehuishouding gemeenten)) is reeds besproken onder KPI 1. Aanbeveling 2 (Zorg voor een toetsbaar systeem van interne kwaliteitszorg voor het archiefbeheer (art. 16 archiefregeling 2010) en toets ook regelmatig. Hanteer daarbij het door het College vastgestelde audit charter en sluit aan, c.q. integreer in de al bestaande auditfuncties binnen de gemeente) is besproken onder KPI 2.
8
3. Beleg nadrukkelijker de uitvoering van de archivering in de primaire en ondersteunende processen en ondersteun de medewerkers met deze nieuwe rol. 2014 Hoewel de rol duidelijk is belegd bij de primair verantwoordelijken in de organisatie wordt deze rol in de praktijk door te weinigen opgepakt. De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de digitale processen met daaraan verbonden de archiefvorming. Het digitaal (duurzaam) archiefbeheer is nog te veel een witte vlek. Het analoge (papieren) archiefbeheer heeft daar dagelijks last van. Door het ontbreken van een (al eerder aanbevolen) gemeentebreed informatiebeheersplan (incl. DSP en ZTC) wordt veel dubbel werk verricht en dubbel gearchiveerd (op papier en digitaal). Ter verdediging van de proceseigenaren kan gezegd worden dat door het ontbreken van formatie de ondersteuning door archiefmedewerkers onvoldoende is. 2015 Een deel van het informatiebeheersplan (het ZTC) is verwezenlijkt. De ondersteuning van de medewerkers in hun nieuwe rol – als archiefvormer – is onvoldoende gerealiseerd. Zie ook punt 4.
4. Start al in 2013 met de volledige afbouw van de papieren archivering, aangezien in de nieuwbouw Stadskwartier geen ruimte is gereserveerd voor papieren archivering. Schoon tevens de huidige papieren (werk)-archieven op en reduceer dat in 2 jaar tijd tot nihil. 2014 In het jaar 2013 zijn geen aanwijsbare acties ondernomen. Begin 2014 is een projectleider aangesteld voor actie Schoon schip, i.v.m. de nieuwe huisvesting. De gevolgen zijn direct merkbaar. In het tweede kwartaal van dit jaar is er een explosieve toename van ingeleverd archiefwaardig materiaal bij het dynamisch (papieren) archief. Daarnaast worden er honderden meters archiefmateriaal extern ondergebracht, waarvan onduidelijk is of, en zo ja, wanneer dit materiaal geschoond aan het dynamische archief aangeboden zal worden. De huidige formatie is voor alle extra aanwas volstrekt ontoereikend. In het vierde kwartaal staat een notitie op de ambtelijke agenda, die de situatie zal analyseren en maatregelen zal voorstellen. Daarnaast is een opschoning van de digitale schijven noodzakelijk. Om medio 2015 alle processen digitaal te laten verlopen, dus zonder papieren archivering, zal een flinke inspanning geleverd dienen te worden. 2015 Wat betreft Schoon Schip lijkt de situatie onder controle, hoewel er onduidelijkheid heerst of enkele teams op tijd honderden meters verwerkt krijgen en het restant ook aan het Dynamisch Archief aanbieden. Of alle werkprocessen – na de overgang naar het nieuwe stadskantoor – digitaal kunnen verlopen is de vraag, daar er laat met deze verandering is begonnen en de ondersteuning te wensen overlaat.
9
5. Stel een integraal digitaal informatiebeleids- en beheerplan samen, waarin de essentiële zaken worden geregeld en worden bijgehouden. (Onderdelen kunnen zijn visiedocumenten, belegde verantwoordelijkheden, standaarden, extern beheerde archiefdelen, etc.) 2014 Er is nog geen integraal digitaal informatie beleids- en beheerplan en voor zover bekend is er ook nog geen actie-(plan). Gevolg is o.a. veel dubbel archiefwerk. 2015 Door de instelling van het programma Digitaal werken zijn onderdelen van het integrale plan bedacht. Er is echter nog veel werk te verzetten.
6. Stimuleer de nieuwe archiefsamenwerkingsmogelijkheden, die tot doel hebben om de specifieke taken van de gemeentearchivaris rond toezicht en e-depot kwalitatief en kwantitatief te versterken. 2014 Hoewel de gevraagde versterking licht is toegenomen is de benodigde formatie niet op sterkte. Er is (tijdelijk) een gemeentearchivaris op strategisch niveau benoemd.
2015 Dit jaar is geen samenwerking opgepakt, in afwachting van de ontvlechting. Het bleek moeilijk om in de qua toezicht gekozen speerpunten de benodigde informatie beschikbaar te krijgen. Zo dient het oordeel over de informatiehuishouding van de 3D’s doorgeschoven te worden naar volgend jaar.
7. Bepaal de bestuurlijke koers in de ontwikkeling van een e-depotvoorziening en waarborg daarbij de zeer lange termijn archivering en digitale duurzaamheid. 2014 De bestuurlijke inzet en koers zijn zichtbaar. Er wordt op bestuurlijk niveau de wenselijkheid van een provinciaal kennis en expertise besproken (met huisvesting in Deventer). De besprekingen hierover moeten o.a. gezien worden in relatie tot “concentratie Rijksdiensten”, DEVisie2020, Deventer Open Informatiestad. Met het Overijssels Archief wordt samengewerkt betreffende de edepotvoorziening. 2015 Buiten een intentieverklaring met het Historisch Centrum Overijssel zijn op dit vlak geen daadwerkelijke stappen gezet.
10
Algemeen 2014 De opvolging van bovenstaande aanbevelingen zouden door het Stadsarchief in een halfjaarlijkse rapportage aan het Managementteam worden gemonitord. Daarvan is mij niets gebleken. 2015 Ook dit jaar is dit niet opgepakt.
11
3. VERSLAG VAN HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVER DE PERIODE SEPTEMBER 2014 – OKTOBER 2015 Een aantal bevindingen staat al in deel 1. Overgebrachte overheidsarchieven 2014 De Archiefwet stelt dat gemeentelijke archieven na 20 jaar openbaar zijn, dan wel bij vervroegde overbrenging. Op dit moment is al het overgebrachte materiaal beschikbaar voor gebruikt. In deze verslagperiode is er geen overheidsarchief aan het Stadsarchief overgedragen. 2015 Geen ontwikkelingen te melden.
Particuliere archieven 2014 Voor de bestudering van de geschiedenis van Deventer zijn alleen de overheidsarchieven van de gemeente zelf niet voldoende. Ook particuliere archieven zijn essentieel om een goede geschiedschrijving mogelijk te maken. Daarom is acquisitie van die archieven van groot belang voor een evenwichtige opbouw van de archieven van het Stadsarchief. In de verslagperiode heeft alleen een passieve verwerving van particuliere archieven plaatsgevonden. Op dit moment is niet na te gaan welke particuliere archieven in bruikleen aan de gemeente zijn afgestaan en welke eigendom van de gemeente zijn. In het kader van de ontvlechting dient dit zo spoedig mogelijk te worden uitgezocht. Tevens dienen stappen gezet te worden om van de belangrijke particulieren, bedrijven, instellingen en organisaties ook digitaal archief te kunnen verwerven. Daarvoor dienen nu al afspraken met deze particulieren gemaakt te worden. 2015 In het verantwoordingsverslag, dat in 2015 aan de raad is gestuurd, wordt aangegeven dat er geen verandering in het acquisitiebeleid zal plaatsvinden. Dat betekent dat er voor het Stadsarchief de weg wordt ingezet naar geleidelijke marginalisering. In een maatschappij, waarin niet-overheden steeds meer initiatieven naar zich toetrekken, dan wel toebedeeld krijgen door overheden, wordt het steeds belangrijker om de archivering van die initiatieven en taken te regelen. Het Stadsarchief moet daarin een actieve rol gaan spelen. Fysieke archiefbewaarplaatsen Klooster 3 en Klooster 12 2014 Toen de inspectie van de archiefbewaarplaats nog onder de verantwoordelijkheid viel van de provincie (voor 1 januari 2013), is deze door de provinciale archiefinspecteur goedgekeurd. Het enige door hem vastgestelde manco wordt aangepakt. 12
Er is ook archiefmateriaal ondergebracht bij een extern, gecertificeerd bedrijf. 2015 Geen ontwikkelingen te melden.
Toestand fysieke archiefbescheiden 2014 In 2007 heeft de gemeenteraad van Deventer het conserveringsplan erfgoedcollecties goedgekeurd. Op basis van dit plan is een aantal langlopende projecten gestart: ompakken archiefcollecties, restauratieprojecten van belangrijke deelcollecties van bibliotheek en archief, en tot slot een aantal digitaliseringprojecten (digitalisering is preventieve conservering). Jaarlijks worden resultaten van het voorgaande jaar en de werkbegroting voor het volgende jaar aan de gemeenteraad voorgelegd. Met betrekking tot het ompakken van archieven in zuurvrije verpakking is sprake van een achterstand. Een bedrijfsnoodplan SAB inclusief een calamiteitenplan erfgoedcollecties is aanwezig. 2015 Het conserveringsprogramma is afgerond en verantwoording aan uw college en de gemeenteraad heeft plaatsgevonden. Er is extra vast personeel voor materieel beheer aangetrokken. Er blijft achterstand met betrekking tot het ompakken van de archieven.
Toezichthouding op de niet overgebrachte archieven 2014 Er is een dienstverleningsovereenkomst met het HCO om dit toezicht uit te oefenen. In 2013 zijn twee inspecties uitgevoerd. Nu er weer een eigen gemeentearchivaris is benoemd, wordt bekeken hoe de extra capaciteit kan worden ingezet. 2015 Het is in de verslagperiode niet gelukt om een adequate toezichtrol ingevuld te krijgen. Er is binnen de organisatie ook nog onvoldoende besef welke rol toezicht kan spelen in het verbeteren van de informatiehuishouding. De rol wordt nog teveel ad-hoc ingevuld.
Bezoekcijfers 2014 De bezoekcijfers van de studiezaal blijven redelijk stabiel, terwijl het aantal aangevraagde archiefstukken aan het stijgen is. Dat is te verklaren uit het feit dat veel bezoekers hun bezoek digitaal kunnen voorbereiden en beter voorbereid in de studiezaal verschijnen. Doordat de informatie over de archieven digitaal beschikbaar worden gesteld via archieven.nl en wiewaswie.nl, waarin tientallen archiefinstellingen participeren, is het moeilijk een uitspraak te doen over de digitale gebruikers 13
van het materiaal van het Stadsarchief. Ontegenzeggelijk zal ook hier gelden, wat in geheel Nederland geldt, dat het aantal fysieke bezoekers zal dalen, omdat de genealogen de gewenste informatie digitaal kunnen vinden en er steeds minder bezoeken aan archiefinstellingen nodig is. De belangrijkste genealogische bronnen zijn digitaal beschikbaar, waardoor de grootste groep gebruikers wordt bediend. Voor de verdere doorontwikkeling van de digitale dienstverlening heeft het Stadsarchief onvoldoende budget en formatie. 2015 Noch positieve, noch negatieve ontwikkelingen vergeleken met 2014.
Formatie en budget 2014 De formatie van het Stadsarchief bedraagt 13,6 fte. Daarin zijn verdisconteerd de medewerkers, die zich met het dynamische archief bezighouden. De bezetting en budget voor de taak behoud is voldoende. De bezetting voor het statisch archief, inclusief de bezetting van de studiezaal, is aan de krappe kant en de ondergrens is bereikt. Voor het dynamische archief is de bezetting ontoereikend. Niet alleen is er veel werk vereist om de archieven te verwerken, die door de aanstaande verhuizing van het gemeentelijke apparaat naar het nieuwe Stadskantoor zullen worden overgedragen, maar er is vrijwel geen capaciteit om de digitale archivering op te pakken. Bij de ontvlechting zal goed gekeken moeten worden naar taken, die nu door Saxion-medewerkers gedaan worden. Zo ligt de ICT-ondersteuning volledig in handen van Saxion. Buiten formatiebudget en het niet-structurele behoudsbudget heeft het Stadsarchief geen budget beschikbaar. Daarmee is het onvoldoende uitgerust om de nieuwe taken, die vooral op het digitale gebied liggen, op te pakken, laat staan uit te voeren. 2015 De digitalisering in de wereld om ons heen en binnen onze organisatie zet zich in een steeds sneller tempo door. Het Stadsarchief had in 2014 al onvoldoende middelen om dit bij te houden. In 2015 is de achterstand dus alleen groter geworden.
14
Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2015 Datum
:
27 januari 2016
Aan
:
Kopie aan
:
Leden van de Gemeenteraad Gedeputeerde staten van Overijssel Provinciaal archivaris; dhr. L. Folkertsma
Van
:
College van Burgemeester en wethouders
Onderwerp
:
Horizontale verantwoording informatiehuishouding gemeente Deventer 2015
Hierbij gaat het verantwoordingsverslag zoals door het college van B&W - na vaststelling in de collegevergadering d.d. 27 januari 2016 - aan de gemeenteraad wordt aangeboden alsmede wordt doorgestuurd naar de Provincie in het kader van het interbestuurlijke toezicht op basis van de Gemeentewet en Wet Revitalisering Generiek Toezicht. De Provincie zal het gebruiken t.b.v. het opmaken van het toezichtbeeld op de gemeente. De gemeenteraad kan er in het kader van haar controlerende rol kennis van nemen. Als bijlagen bij het verslag zijn bijgevoegd een Activiteitenoverzicht alsmede het door de gemeentearchivaris bij brief van 21 december 2015 aan het college toegezonden jaarverslag. In de context van dit verantwoordingsverslag en het inspectieverslag van de gemeentearchivaris zijn de volgende bepalingen uit onze Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van belang. Artikel 10 (Archiefverordening Deventer 2014) Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 16 (Archiefverordening Deventer 2014) De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel 7 (Besluit Informatiebeheer Deventer 2010) De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. SIO: De leden van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) zijn van de inhoud van de verslagen en de gevolgde procedure op de hoogte.
1
VERANTWOORDINGSVERSLAG INFORMATIEHUISHOUDING 2015 GEMEENTE DEVENTER (Van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad) INLEIDEND Op basis van artikel 101 van de Archiefverordening 2014 leggen we als college hierbij aan de gemeenteraad verantwoording af over de informatiehuishouding in onze gemeente. Die zorgtaak is vastgelegd in artikel 30 van de Archiefwet 1995: de zorg voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen is aan het college opgedragen. Dit verantwoordingsverslag Informatiehuishouding zal in het kader van het interbestuurlijke toezicht zoals bedoeld in de Gemeentewet ook toe worden gestuurd aan GS van Overijssel. Daar dient het als input om het jaarlijks provinciaal toezichtbeeld op te stellen voor de in die wet aangewezen beleidsgebieden. Daarvan is de informatiehuishouding er één. Een en ander leidt tot een score, weergegeven in de kleuren groen, oranje of rood. De betekenis daarvan spreekt voor zich. ALGEMEEN en ACTUEEL Op basis van de in 2013 vastgestelde I-Visie wordt er - voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) – gewerkt aan de uitvoering van diverse (verbeter)programma’s. Gerelateerd aan de Informatiehuishouding wordt er nadrukkelijk uitvoering gegeven aan programma’s als HNW (Het nieuwe werken door middel van digitaal- en flexibel werken) en ZGW (zaakgericht werken). Het zaakgericht werken wordt voornamelijk ondersteund met de implementatie van de - via de Dimpact samenwerking verkregen - ATOS e-suite voor zaakafhandeling en - archivering. Belangrijke actuele ontwikkeling binnen de context van de informatiehuishouding het afgelopen jaar is het opstarten van het DOWR-brede Programma Digitaal werken waarmee voor de komende twee jaren de verdere digitaliseringseisen, wensen, ondersteuning en kaders worden geïmplementeerd. In het verantwoordingsverslag over 2014 hebben we dit al aangekondigd. In 2015 is een Programmamanager aangesteld. Inmiddels wordt gewerkt aan een Programmaplan voor de komende twee jaren. Zoals verder al aangegeven in het verantwoordingsverslag over 2014 is er door een Taskforce Archieven gedurende 2015 gewerkt aan het op orde brengen van het analoge informatiebeheer. De Taskforce heeft m.b.t. dat beheer de opdracht van het Project Schoon Schip - wat de verhuizing van alle teams en medewerkers en ‘hun informatie’ naar het nieuwe Stadhuiskwartier zou begeleiden en ondersteunen - overgenomen. Het heeft ons wel verbaasd dat er in de organisatie zelf een enorme hoeveelheid analoge informatie (met de status van archiefstukken) werd beheerd. Van vele afdelingen en medewerkers worden nu pas de jarenlang opgespaarde documenten ontvangen. Het toezicht daarop is de afgelopen jaren op dat vlak dus wellicht onvoldoende geweest. Met betrekking tot het beheer van onze historische informatie is de ‘ontvlechting/herpositionering SAB/Saxion’ belangrijk geweest. Onlangs is onze besluitvorming daarover afgerond en is de positie van zowel het beheer van het historisch archief als dat van het actuele analoge archief duidelijk. Begin 2016 is deze ontvlechting een feit. Het Historisch Centrum Overijssel beheert onze historische archieven, de dynamische archieven zijn ondergebracht bij Digiwerkt en de Atheneumbibliotheek valt onder regie van de Openbare Bibliotheek Deventer. VERSLAG GEMEENTEARCHIVARIS Op basis van respectievelijk artikel 16 van de Archiefverordening Deventer 2014 en artikel 7 van Besluit Informatiebeheer Deventer 2010 doet de archivaris jaarlijks verslag over toezicht en beheer. In zijn verslag van 21 december 2015 spreekt de gemeentearchivaris net als in 2014 zijn zorg uit met betrekking tot het informatiebeheer in onze organisatie. Zijn verslag is als bijlage bij dit verantwoordingsverslag gevoegd. 1
Artikel 10 Archiefverordening::” …doen burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen er is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet 1995”
2
In grote lijn zijn de opmerkingen van de gemeentearchivaris terug te voeren op de aspecten: - het (ontbreken van een) kwaliteitszorgsysteem - digitale archivering (is zorgelijk) - verantwoordelijkheden recordsmanagement en toezicht (niet helder) Onder de vlag van het Programma Digitaal werken -centraal element in ons verantwoordingsverslaggaat de komende twee jaren DOWR breed (Deventer, Olst-Wijhe, Raalte) gewerkt worden aan het verbeteren van al deze aspecten. Een Programmamanager is gestart en stelt een Programmaplan op. Een eerste deelproject is in 2015 gestart. Onder externe begeleiding en advisering zal het Handboek Vervanging/substitutie ook voor Deventer worden geactualiseerd. Waarmee de nog analoog ontvangen en verzonden documenten na te zijn gescand digitaal gearchiveerd gaan worden. Ten aanzien van alle activiteiten zoals die m.n. aan digitaal werken en digitale archivering gerelateerd zijn zullen we de Programmamanager Digitaal werken en het management van de I-werkorganisatie meegeven nadrukkelijk rekening te houden met de door de gemeentearchivaris gemaakte op- en aanmerkingen, dit in de planning mee te nemen en voor de realisatie daarvan breed de deskundigheid vanuit de I-werkorganisatie te benutten. VERANTWOORDING In de volgende hoofdstukken wordt de verdere inhoudelijke verantwoording gerubriceerd beschreven op basis van het VNG / KPI instrumentarium. 1. LOKALE REGELINGEN Op basis van de archiefwetgeving stelt elk overheidsorgaan eigen regels vast ten behoeve van een goede en betrouwbare informatiehuishouding. Verantwoordelijkheden, rollen en (beheers) activiteiten worden beschreven. Gemeentelijke archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Op basis van de archiefwetgeving is de gemeente verplicht tot het hebben van een verordening m.b.t. de bestuurlijke zorg voor het archiefbeheer, alsmede voor de toezicht. Dit laatste alleen als er een gemeentearchivaris in de zin van de wet is benoemd en door of namens de archivaris toezicht wordt uitgeoefend. De Archiefverordening Deventer 2014 is in januari 2015 door de raad vastgesteld waarmee we weer een ‘up to date’ verordening hebben. Met betrekking tot de actualisering van het Besluit Informatiebeheer Deventer heeft een interne werkgroep onder leiding van de gemeentearchivaris een concept opgesteld. Hierover is in het Strategisch Informatie Overleg afgesproken eerst de ontvlechting van het SAB af te wachten teneinde de eventuele aanpassingen in het concept mee te kunnen nemen. De planning is nu om het besluit in het eerste kwartaal van 2016 vast te stellen. In hoeverre als gevolg van de toetreding van Deventer op de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (HCO) een aanpassing van de interne regelgeving al weer nodig is zal daarbij ook worden meegenomen. Wijziging overheidstaken Met ingang van januari 2015 zijn een aantal taken van de Rijksoverheid naar de gemeenten overgeheveld (jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen). In het kader van die decentralisatie zijn met name analoge dossiers met betrekking tot de jeugdzorg ontvangen. Deze worden ook analoog beheerd. Voor het ondersteunen van de werkprocessen die in het kader van deze decentralisatie bij de gemeente (zijn komen te) liggen wordt gebruik gemaakt van diverse (nieuwe) back office applicaties. De komende periode zal helder moeten worden in hoeverre digitale archivering is of wordt ingericht. Op dit moment is bij deze processen de analoge archivering nog leidend. Gemeenschappelijke regelingen Een overzicht van gemeenschappelijke regelingen waaraan wordt deelgenomen en waarvan het bekend is hoe met de archivering wordt omgegaan is beschikbaar en wordt beheerd. In het kader van de ‘ontvlechting en herpositionering SAB’ waarover we dit jaar hebben besloten treden we met betrekking tot het beheer van het historisch archief toe tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel.
3
Mandaatregeling archiefzorg Op basis van Besluit Informatiebeheer zijn verantwoordelijkheden belegd bij de integraal managers in de organisatie. Verdere mandatering is vastgelegd in het Mandatenoverzicht wat wordt beheerd door Team JZI. Als gevolg van de meest actuele organisatorische wijzigingen zullen aanpassingen worden gedaan. Uitbesteden taken archiefbeheer Als gevolg van de ontvlechting van het SAB wordt het beheer van het historisch archief Deventer in 2016 ‘uitbesteed’ aan het HCO. Om de continuïteit te waarborgen worden de beheersmatige taken in eerste instantie ‘as is’ overgenomen. Komende maanden vindt nadere uitwerking plaats hoe deze taken zo efficiënt en effectief mogelijk worden uitgevoerd. Daarnaast is het beheer van het analoge archief (dynamisch archief en semi-statisch archief) met ingang van 2016 ‘uitbesteed’ aan Digiwerkt. Om de continuïteit te waarborgen worden ook deze taken in eerste instantie ‘as is’ overgenomen. Komende maanden vindt nadere uitwerking plaats hoe deze taken zo efficiënt en effectief mogelijk worden uitgevoerd. In beide gevallen van ‘uitbesteding’ geldt dat we als college verantwoordelijk zijn en blijven voor de archiefzorg. Structurele afstemming tussen de betrokken partijen Gemeente Deventer, HCO en Digiwerkt gebeurt onder regie van de gemeentelijke organisatie waarbij het SIO een centrale rol speelt. Ten aanzien van het beheer van de gemeentelijke personeelsdossiers is dat enkele jaren geleden in beheer gegeven bij de gemeente Raalte. Met de ingebruikname van het nieuwe Personeelsadministratiesysteem per 1-1-2016 zal alle personeelsinformatie digitaal worden bewaard. Daarbij wordt tevens overgegaan naar formele digitale archivering. Een en ander zal nog verder worden uitgewerkt onder regie van het Programma Digitaal werken. 2. INTERNE KWALITEITSZORG en TOEZICHT Op basis van de archiefwetgeving stelt elk overheidsorgaan een kwaliteitszorgsysteem vast waarin op basis van normen wordt bewaakt dat de kwaliteit van het beheer op niveau is en blijft. Kwaliteit(zorg)systeem Het opstellen van een kwaliteitszorgsysteem was al vermeld in het DOWR-brede project Informatiehuishouding Op Orde. Met de vaststelling van het Programma Digitaal werken zal dat als een deelproject in de planning van dat programma worden opgenomen. In 2016 zal een en ander een hoge prioriteit krijgen en worden opgepakt met gebruikmaking van inmiddels beschikbare voorbeelden en handreikingen. Ten aanzien van het toezicht op het informatiebeheer is er sinds vorig jaar een duidelijke rol weggelegd geweest voor de tijdelijk gemeentearchivaris. Net als over 2014 is er ook over 2015 een inspectieverslag opgesteld. Onze reactie op het verslag 2015 is in deze verantwoording gegeven. Als gevolg van de aansluiting van Deventer op de gemeenschappelijke regeling HCO is daarmee niet alleen de archivarisfunctie voor het beheer van het historisch archief ‘uitbesteed’, maar geldt dat tevens voor de inspectiefunctie. Met name die inspectie zal onderwerp zijn van speciale aandacht in het nog op te stellen Kwaliteitszorgsysteem. Door het daarin onder te brengen krijgt het een vaste plek in de kwaliteitscirkel ‘plan, do, check, act’. Onderzocht zal worden welke nadere afspraken er op dit vlak met het HCO kunnen worden gemaakt. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Met het aansluiten op de gemeenschappelijke regeling HCO wordt de functie van gemeentearchivaris ondergebracht bij het HCO en maken we als gemeente gebruik van de expertise zoals daar aanwezig. In formatieve zin maakt de gemeentearchivaris geen deel meer uit van de gemeentelijke organisatie. Toezicht archiefbeheer Met het aansluiten op de gemeenschappelijke regeling HCO zullen dus nadere afspraken worden gemaakt over het opstellen van het jaarlijks inspectieverslag door een gekwalificeerde functionaris 4
van het HCO. Onder de noemer van het Kwaliteitszorgsysteem zal dit dus nog nader worden onderzocht als deelproject onder het Programma Digitaal werken. Dit impliceert al wel dat het ‘interne toezicht’ zoals tot dusverre uitgevoerd op basis van ons besluit uit februari 2013 kan komen te vervallen. Beheer archiefbewaarplaats Het verslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (het derde deel van het verslag) gaat hierbij. Inhoudelijke opmerkingen hebben we niet. Een en ander wijst voor zich. Met de aansluiting op de gemeenschappelijke regeling HCO zullen nadere afspraken worden gemaakt over het opstellen van het jaarlijks verslag door de gekwalificeerde functionaris van het HCO. 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID en DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN De informatiehuishouding ondergaat al sinds enkele jaren een omslag van volledig analoog - naar volledig digitaal werken. Dat geldt dus ook voor het archiveren. Digitale archivering vindt plaats in alle werkprocessen en dus ook door alle medewerkers. Ondersteund door goed werkende en ingerichte informatiesystemen. Analoge archivering Ten aanzien van het informatiebeheer is er nog steeds sprake van een hybride situatie. Wat betekent dat er zowel digitale - als ook analoge (papieren) archivering plaatsvindt. Als gevolg van de beschreven ontvlechting van Saxion/SAB wordt het analoge (papieren) archiefbeheer vanaf 2016 belegd bij Digiwerkt. De formele besluitvorming is afgerond en de komende maanden zal onder regie van de heer Hertogs de verdere concretisering worden vormgegeven. Het analoge archief - zoals dat de komende twee jaren onder uitvoering van de activiteiten van het Programma Digitaal werken en de verdere implementatie van de e-suite voor zaakgericht werken en archivering, proces voor proces zal inkrimpen - wordt geplaatst in de archiefruimtes van SallconDigiwerkt aan de Staverenstraat 17. De procedures met betrekking tot de wijze van beheer van de analoge dossiers (ordening, vorming, uitlening) worden de komende weken opgesteld en naar onze organisatie en medewerkers gecommuniceerd. Met de actie Schoon Schip/ Taskforce Archieven is dit jaar uitgebreid geïnventariseerd en nagegaan welke analoge informatie nog tot het centrale archief zouden moeten behoren. Veel analoge archiefdocumenten zijn in ontvangst genomen zodat met de verhuizing van het ambtelijk apparaat naar het nieuwe Stadhuiskwartier slechts een beperkte hoeveelheid ‘papier’ mee zal worden genomen. 4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN (in het bijzonder) Zoals onder ad. 3 al aangegeven is de afgelopen jaren al een behoorlijke omslag naar digitale informatievoorziening gemaakt. Processen werden al steeds meer ondersteund met systemen voor verwerking en opslag van digitale informatie. De formele digitale archivering bleef in dat kader nog vaak achter. De komende jaren zal ook die omslag worden gemaakt. Onder regie en aansturing van het Programma Digitaal werken. Digitale archivering Dit jaar is nadrukkelijk uitvoering gegeven aan de implementatie van het organisatiebrede zaakgericht werken ondersteund met de e-suite van ATOS (via de Dimpact samenwerking) voor zaakafhandeling en archivering. Een en ander wordt stap voor stap, team voor team uitgerold. Op basis van de behaalde resultaten zal verdere versnelling in 2016 moeten plaatsvinden. Daarnaast staat ook de Records management Applicatie Meridio nog overeind als systeem voor digitale archivering van de documenten van tal van processen. Ten aanzien van dat systeem heeft de leverancier inmiddels wel aangegeven dat men het met ingang van maart 2017 niet meer (technisch) ondersteund. Dat betekent dat er de komende tijd gezocht zal moeten worden naar een oplossing voor de met dat systeem beheerde digitale informatie. Een groot percentage van de informatie is (al) vernietigbaar, daarnaast bevat het systeem ook informatie die op 5
basis van de in 2009 verleende substitutiemachtiging van de Provincie origineel digitaal archief betreft met permanente waarde. Als gevolg daarvan zal die informatie formeel moeten worden overgebracht naar een e-depot voorziening; een voorziening onder beheer van een archivaris. Naast digitale archivering in de systemen Meridio en de ATOS e-suite, vindt digitale archivering ook in andere systemen plaats. Zoals het financiële systeem en het EHRM systeem. De komende tijd zal in kaart worden gebracht in welke systemen sprake is van formele digitale archivering. Een en ander zal vervolgens worden vastgelegd in een gemeentebreed overzicht. Na de zomer is de Programmamanager Digitaal werken benoemd. Op basis van een eind dit jaar vast te stellen programmaplan zullen in 2016 en 2017 diverse deelprojecten en activiteiten worden opgestart. DOWR breed. Zo wordt gestart met een project voor een DOWR breed Handboek vervanging. Op basis waarvan analoge in- en output formeel vervangen mag worden voor digitale documenten. Het aansturen – en regelen van de vernietiging van digitale informatie en het overbrengen van informatie met permanente waarde naar een e-depotvoorziening zal ook onderdeel worden van dat Programma. Onder de noemer van digitale duurzaamheid. Ordening, structuur digitaal informatiebeheer Voor de ordening, structuur en toegankelijkheid van de digitale informatiebestanden/ archieven neemt de Zaaktype Catalogus (ZTC) een belangrijke plek in. In deze ZTC worden alle gemeentelijke processen (vertaald naar zaaktypen) vastgelegd, waarmee de catalogus een soort kernregistratie is. Voor de inrichting van de ZTC wordt gebruik gemaakt van landelijke modellen zoals door de KING/Gemma opgesteld (ZTC 2.0, gemeentelijke procesarchitectuur). Het implementeren en beheren van deze registratie berust DOWR-breed bij de I-Werkorganisatie en maakt onderdeel uit van het Programma Digitaal werken. Metagegevens Voor optimale toegankelijkheid, herkenbaarheid en reconstructie zijn toegekende metagegevens op document- en op dossierniveau van groot belang. Op basis van wetgeving worden schema’s dan ook verplicht gesteld. DOWR-breed is afgelopen periode gewerkt aan een eerste conceptschema ten behoeve van het digitaal werken met de te implementeren e-suite voor zaakgericht werken en – archiveren. Een en ander op basis van het Toepassingsprofiel Metadata Landelijke Overheid (TMLO) waarbij standaardisatie van de metagegevens van groot belang wordt geacht met name als de informatie moet worden geëxporteerd uit gemeentelijke systemen om vervolgens in een e-depot systeem te kunnen importeren. Verdere implementatie en beheer van metadataschema’s berust DOWR-breed bij de I-Werkorganisatie en maakt deel uit van het Programma Digitaal werken. 5. VERNIETIGING en VERVREEMDING van ARCHIEFBESCHEIDEN Op basis van de wetgeving dient vernietiging (verplicht) te worden uitgevoerd. Uit privacy overweging maar ook omdat op bepaalde zaken geen rechtsgevolgen mogen rusten. Daarnaast dient informatie die van ‘onwaarde is verklaard’ de wel waardevolle informatie niet te overwoekeren. Selectielijst Ten aanzien van de concrete vernietiging wordt al jaren gebruik gemaakt van de Selectielijst 2012 zoals door de VNG vastgesteld. Met de ontwikkeling en inrichting van de Zaaktypecatalogus (ZTC) voor zaakgericht werken wordt al gebruik gemaakt van de nieuwe landelijke selectielijst, zoals die nu in ontwerp gereed is. De nieuwe lijst is immers veel meer afgestemd op de ZTC systematiek en op het vormgeven van zaaktypen en processen op basis van de landelijke Gemma Procesarchitectuur. Naar verwachting zal de nieuwe Selectielijst volgend voorjaar worden vastgesteld waarna deze in gebruik kan worden genomen. Qua gebruik lopen we er al op vooruit. Voor Deventer is er onder regie van de gemeentearchivaris een specifieke Deventer trendrapportage opgesteld. Met input van vele organisaties en deskundigen uit de stad. Een en ander zal worden vertaald naar de standaard selectiemethodiek. Vernietiging (en vervreemding) Mede als gevolg van de Taskforce archieven is er in 2015 veel analoog archief uit de organisatie ‘opgehaald’. Formeel archiefmateriaal is in ontvangst genomen door de medewerkers van het Team 6
SAB wat er met externe deskundigheid in is geslaagd een groot percentage al dit jaar in het formele archief op te nemen. Na 1 januari worden de nog niet verwerkte bestanden bij Digiwerkt - op basis van de nog te maken nadere afspraken - bewerkt, opgeschoond, vernietigd en beheerd. Ten aanzien van de vernietiging van digitale dossiers uit het generieke archiefsysteem Meridio wat aanvankelijk ook bij de Taskforce archieven was ondergebracht is daarvan door het SIO besloten dat door te schuiven naar het Programma Digitaal werken. In 2016 zal een en ander worden uitgevoerd in relatie met de mogelijke uitfasering van het systeem alsmede de aansluiting op de provinciale/ landelijke e-depotvoorziening. Ook de vernietiging van (documentaire) informatie uit andere (back office) systemen zal in dat totaalplaatje worden meegenomen. Ten aanzien van ‘vervreemding’ (het afstand doen van betreffende archiefbestanddelen) zijn er in 2015 geen specifieke gevallen aan de orde geweest. Vervanging / substitutie Ook in 2015 is op basis van de besluitvorming uit 2009 digitaal archief gevormd. Met name inkomende en uitgaande stukken betreffende de processen van Team Vergunningen zijn na te zijn gescand digitaal gearchiveerd in de applicatie Meridio. In 2015 is het team overgegaan naar volledig digitaal werken. Daarbij is de digitale archivering in Meridio onderdeel geworden van een werkmethodiek waarbij ook gebruik wordt gemaakt van een werkstructuur in de Sharepoint omgeving. Met betrekking tot de actualisering van het Handboek uit 2009 is er vanuit de Taskforce archieven geconcludeerd dat het huidige handboek in grote lijn nog steeds voldoet aan de uitgangspunten. Aanbevelingen voor actualisering zullen worden gebruikt om in DOWR verband tot een nieuw/ geactualiseerd Handboek te komen. Een en ander als deelproject van het DOWR Programma Digitaal werken. Het streven is om in maart 2016 het Handboek in de drie gemeenten te hebben vastgesteld zodat ook de archivering van de digitaal vervangen documenten in de generieke e-suite alsmede in andere systemen voldoet aan de eisen op dat vlak. 6. OVERBRENGEN naar ARCHIEFBEWAARPLAATS Bij het overbrengen naar een archiefbewaarplaats hebben de betreffende archiefbestanden/ dossiers cultuur-historische waarde en worden daarmee standaard openbaar voor raadpleging. Tenzij een beperking wordt opgelegd. De verantwoordelijkheid voor documenten en inhoud ‘gaat over’ van de proceseigenaar naar die van een archivaris of ingeval zo’n functionaris er op gemeenteniveau niet is naar de gemeentesecretaris. Met de opheffing van Team Document Management in 2011 is het project (analoog) semi-statisch archief bij het Team SAB neergelegd. Het bewerken en vervolgens overbrengen van het laatste onderdeel van dat archiefbestand is inmiddels gerealiseerd. Het overbrengen van digitale bestanden is op dit moment nog niet aan de orde. Zoals beschreven is een en ander afhankelijk van de mogelijke uitfasering van de records management applicatie Meridio en het aansluiten van Deventer op een e-depotvoorziening. Een en ander zal worden geconcretiseerd in het op te stellen Programmaplan Digitaal werken. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN en E-DEPOTS Met betrekking tot het duurzaam bewaren van de daarvoor in aanmerking komende informatie schrijft de wetgeving voor dat er geschikte ruimten moeten worden aangewezen. Ruimten die aan eisen voldoen qua veiligheid en toegang. Archiefbewaarplaats en archiefruimten Het beheer van het historisch archief wordt ondergebracht in de gemeenschappelijke regeling HCO, de fysieke ruimtes - de gemeentelijke archiefbewaarplaats – blijven gevestigd aan het Klooster. Voor publiek en instellingen is deze locatie een begrip in stad en regio en heeft uitstekende faciliteiten om de klanten te kunnen blijven ontvangen. Daarbij is er de afgelopen jaren enorm geïnvesteerd in de locatie en gebouwen waarmee deze aan alle wettelijke eisen voldoen.
7
Met het aangaan van een overeenkomst met Digiwerkt over het beheer van het analoge dynamische en semi-statische archief worden daar alle analoge dossiers geplaatst. Alle ruimten voldoen aan de eisen. In het nieuwe stadskantoor zijn geen ruimten voor analoge archiefbestanden ingericht of aangewezen. Daar waar er nog analoge bestanden zijn geplaatst betreft het informele informatie of informatie die onderdeel uitmaakt van in behandeling zijnde zaken. Over de archivering daarvan worden nog nadere afspraken gemaakt vanuit Project implementatie e-suite of Programma Digitaal werken. E-depot Een eigen gemeentelijke e-depotvoorziening is niet aan de orde. Met de aansluiting van Deventer op de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel waaraan het beheer van het historisch archief is ‘uitbesteed’ ligt het in de lijn om op het vlak van digitale duurzaamheid aan te sluiten op de e-depotvoorziening waar door het HCO in samenwerking met het Rijk aan wordt gewerkt. Met betrekking tot de verdere uitvoering daarvan wordt dit onder het Programma Digitaal werken geschaard. 8. TERBESCHIKKINGSTELLING van OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Met de overbrenging van informatie naar een archiefbewaarplaats onder beheer van een archivaris wordt de informatie openbaar voor publiek. Door middel van beschrijvende inventarissen en de publicatie van de informatie op websites komt de informatie actief beschikbaar en kan er eenvoudig naar informatie worden gezocht. Bij de ontvlechting van Saxion/SAB is veel aandacht gegeven aan de brede beschikbaarstelling van historische informatie aan publiek. Door de toetreding van het historisch archief Deventer aan het HCO is dit goed belegd. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de betreffende documenten. 9. RAMPEN, CALAMITEITEN en VEILIGHEID In geval van rampen, calamiteiten en veiligheid zullen er ten aanzien van de meest belangrijke archiefbestanddelen plannen moeten zijn zodat snel ingegrepen kan worden in concrete gevallen. Voor de archiefbewaarplaats is er een bedrijfsnoodplan met calamiteitenplan erfgoedcollecties. Met betrekking tot een veiligheidsplan (calamiteitenplan / ontruimingsplan) voor de archiefruimten bij Sallcon-Digiwerkt zal een en ander moeten worden nagegaan. Nadere afspraken over risicovolle bestanden zullen vervolgens worden vastgelegd. Een en ander zal worden opgevoerd in de verdere planning van Programma Digitaal werken. Met betrekking tot de informatiebeveiliging/ informatieveiligheid wordt er voor Deventer, Olst-Wijhe en Raalte gemeenschappelijk een CISO-functionaris geworven. Daarbij gaat de aandacht met name uit naar de digitale informatiehuishouding. Nader zal worden onderzocht in hoeverre de situatie in de analoge omgeving ook om aandacht vraagt. 10. MIDDELEN en MENSEN In het kader van ontwikkelingen als digitaal werken, het nieuwe werken, zaakgericht werken is de beheersmatige component van de informatievoorziening volledig opgenomen in het proces; elke medewerker archiveert de tijdens het werkproces gevormde informatie zelf. In de context van een (beleid of uitvoerende) zaak. Ondersteund door een goed werkend (zaak)systeem. Via het Programma Digitaal werken zal dan ook nadrukkelijk aandacht worden besteed aan training en begeleiding van alle medewerkers. De genoemde ontwikkelingen betekenen ook dat er per definitie minder ‘uitvoerende’ specialisten nodig zijn en het specialisme DIV zich meer zal gaan concentreren op ondersteunende, adviserende, regisserende, toetsende en kader stellende taken. Zeker in een fase waarin de organisatie zich volop in de transitie van ‘analoog’ naar ‘digitaal’ bevindt zijn deze specialisten onmisbaar. Met name in een begeleidende en ondersteunende rol. Vanuit het
8
Programma Digitaal werken zullen rollen en taken nader worden gedefinieerd, benoemd en onder regie van de I-Werkorganisatie worden belegd. TOT SLOT Qua Informatiehuishouding is er een duidelijke transitie gaande. Van analoog (papieren omgeving) naar digitaal (volledig digitaal werken). Met name vanuit het Programma Digitaal werken wordt die transitie de komende twee jaren geregisseerd, begeleid en geborgd in de organisatie. Ten aanzien van digitaal werken - en het digitaal archiveren – is ook uit het project Schoon Schip/ Taskforce archieven vast komen te staan dat er nog een wereld te winnen is. Een percentage van de medewerkers heeft nog onvoldoende besef van ‘het papierloos of papierarm werken’ met digitale opslag/archivering. Daarbij is ook het besef van het begrip ‘archiveren’ onvoldoende. Ook hiervoor zal in het Programma nadrukkelijk aandacht voor komen. Helaas is er - mede als gevolg van vertraging (benoeming Programmamanager Digitaal werken, vacature CISO, vacature Teammanager I-Werkorganisatie) en prioritering (verhuizing naar het papierloze Stadhuiskwartier, ontvlechting SAB/Saxion) - het afgelopen jaar nog onvoldoende voortgang geboekt met de uitvoering van activiteiten. Met de aanstelling van de Programmamanager Digitaal werken ligt daar voor 2016 en 2017 dan ook volledig de focus op. Onder de noemer van het Programma Digitaal werken staan zaken als het kwaliteitszorgsysteem, de digitale archivering en de rollen en functies daaraan gerelateerd centraal. Dat is inclusief de rollen en functies die vanuit oogpunt van digitale duurzaamheid waar mogelijk samen met externe partners als het HCO en Digiwerkt gaan worden ingevuld. In het bijgaande geactualiseerde overzicht zijn de activiteiten benoemd waarvan onder de noemer van Informatiehuishouding de uitvoering is gepland.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders, d.d. 27 januari 2016.
9
