VvE Bestuursvergadering 11 mei 2010 Actiepunten/besluitenlijst Aanwezig:
Afwezig:
Dhr. Jan Hogewoning Dhr. Ron Storm Dhr. Wim van Uxem Dhr. Teun van der Plas Dhr. Wim Maat Dhr. Cees Langmuur
(JH) (RS) (WvU) (TP) (WM) (CL)
Dhr. Ton van der Plas (Novens)
(TvdP)
Punt Actie/Besluit •
Dhr. Ton van der Plas opent de bestuursvergadering van dinsdag 11 mei 2010 om 17.55 uur . Op de agenda staat uitsluitend de ALV van 25 mei. Hiertoe wordt gebruikt de aan eenieder toegestuurde agenda en PowerPoint Presentatie
Daan had een condoleance en daarnaast was het verzoek Ton aanwezig te laten zijn. Uit kostenoverwegingen derhalve Ton alleen aanwezig. Later in de vergadering zal Arjen v/d Giessen als optioneel (tijdelijk) voorzitter zich voorstellen. Ton zal korte notulen opmaken Omstreeks 19.10 uur komt Arjen in de vergadering en stelt zich aan eenieder voor. Arjen is 40 jaar, woont in Reeuwijk. Verteld over zijn ervaring en visie over VVE. Arjen zal binnen Novens als manager een commercieel/organisatorische rol gaan spelen. Zal niet direct bij Westerhaghe op de
Wie
Deadline
voorgrond komen. We proberen ten overstaan van de VVE niet teveel veranderingen door te voeren, tenzij gewenst. Enkele vragen worden aan Arjen gesteld en na ca. een kwartier verlaat Arjen weer de vergadering 1.
Opening, tekenen presentielijst en vaststelling quorum • • • •
Presentielijst wordt door Novens verzorgd Stemformulieren worden door Novens verzorgd Machtigingsformulieren met voorstemming Daan/Lindsey Presentielijst per toren
Verzoek is wel dat Jan net als de vorige keer ½ uur voor aanvang aanwezig is zodat de stroom aan mensen goed door kan lopen
Jan
Arjen v/d Giessen zal als technisch voorzitter optreden. De vergadering zal hiermee geopend moeten worden met het verzoek aan de ALV of hier iemand op tegen is. Arjen De kosten voor deze extra inzet bedragen ca. € 100 per uur exclusief ca. 2 uur voorbereidingstijd.
Voor 25/5 25/5
25/5
De ALV zal dan worden voorgezeten door Arjen. Ton licht de financiële stukken 8,9,10 toe en kan desgewenst de ALV daarna verlaten. Ron zal bij ALV niet aanwezig zijn ivm vakantie. Verstandig om machtiging af te geven I.v.m. vereiste quorum van 2/3 verstandig om vantevoren manager Dunavie aan te spreken, wellicht ook over besluitvorming punt 10
Ton
Voor 25/5
Brochure Novens VVE beheer als stapeltje bij presentielijst neerleggen en uitdelen
Daan
Voor 25/5
Arjen
25/5
Arjen
25/5
2.
Vaststellen agenda
3.
Agendapunt 8 jaarrekening gaat naar 6 Agendapunt 6 bestuursverkiezing wordt 7 Agendapunt 7 cieverkiezing wordt 8 Notulen ALV 25-11-09 Worden bladzijde voor bladzijde tijdens alv “snel” doorgelopen
4
Bestuursmededelingen Anders dan op de agenda opgenomen punten zijn er vooralsnog geen mededelingen
5.
Ingekomen stukken Melding maken van de volgende stukken en aangeven dat ze onder agendapunt 12 worden behandeld Brief Cees Langmuur 4-11-09: windscherm/schutting Brief heer Heemskerk 12-22-09: windscherm Mail Wim Maat 10-5-10 : balkonafscheiding Mail mw. Noort 29-10-09: windscherm Anoniem: brief scootmobiel Checken in hoeverre er, o.a. bij vorige alv, nog andere brieven binnen zijn gekomen
6
Arjen
25/5
Daan
Voor 25/5
Ton
25/5
Daan
Voor 25/5
Daan
Voor 25/5
Daan
Jaarrekening ‘10
Jaarrekening De jaarrekening is besproken in bestuur en specifiek met penningmeester, er heeft kascontrole plaatsgevonden waarbij geen bijzondere opmerkingen. Er zijn geen ingekomen vragen derhalve in grote lijnen doorlopen Blz voor Blz.. Het is niet de bedoeling individuele posten te bespreken Wellicht verstandig enige toelichting te geven bij de oorzaak van het tekort (o.a. vergader en extra beheerkosten) Daarna mededeling (geen besluit) dat tekort omgeslagen moet worden in een eenmalige bijdrage. Mensen die dit niet kunnen betalen kunnen zich na de vergadering melden voor evt. een betalingsregeling. Gem. € 104 per bewoner Waarom liftkosten van € 2 k naar € 17 K Let op: zorg dat een grove toelichting beschikbaar is om toch de nodige vragen op te vangen
7.
In voorwoord dient een soort “begrotingscijfers bieden geen garantie voor daadwerkelijke realisatie” Bestuursverkiezing Voor de ALV is vooralsnog geen notuliste beschikbaar. Ron
Voor 18/5
Louise en Lindsey zijn verhinderd. In eerste instantie zal Ron vragen bij Annemarie van Vliet. Anders zal Ton bij Dunavie vragen of Moniek Varkevisser nog een keer wil notuleren. Anders zorgt Novens alsnog voor een eigen notulist. Annemarie van Vliet heeft inmiddels toegezegd en wil ook toetreden tot het bestuur. Nog aanvullen op de powerpoint (zie mail van 11/5)
8. 9.
Het is de wens structureel uit eigen gelederen een eigen notulist aan te stellen. Aan de ALV wordt een oproep Arjen gedaan. In kader van geheimhoudingsverantwoordelijkheid is het gewenst dat de notulist ook onderdeel uitmaakt van het bestuur. Tijdens ALV zal oproep gedaan worden (niet meer nodig) Commissieverkiezing Iedereen verkiesbaar. In algemeen ALV verzoeken met verkiesbaarstelling akkoord te gaan Arjen MJOB Ton zal in eerste instantie de sheets doorlopen Jan zal eventueel de nodige toelichting geven op het Ton/Jan meerjarenoverzicht. E.e.a. zal feitelijk inhouden dat ALV haar mandaat geeft over het te besteden budget voor bijv. schilderwerk. In de aankomende najaarsvergadering zal dan een goedkeuring worden gegeven aan het definitieve voorstel (o.b.v. offertes) tot schilderwerk in het voorjaar 2011. Alleen bij een 5% afwijking (info: Ron Storm) is formeel nog een mandaat van de ALV nodig. Daan Toevoegen sheet uitgangspunten: specifieke kosten worden uitgesmeerd + toetsing per 5 jaar Daan Verwijderen: Percentages verhoging begroting 16,1 en 29 Jan
25/5
25/5
25/5
Voor 25/5 Voor 25/5 Voor 31/5 ?
Schema schoonmaakplan ophangen in de kasten 10.
Begroting 2010 en servicebijdragen Ton zal de sheets doorlopen en 2 punten gesplitst ter goedkeuring voorleggen. Toelichten dat 14,2% gemiddeld is. Varieert van 13 tot 18%
Ton
25/5
Jan kan evt. toelichting geven bij energie/schoonmaak Toelichten dat electra verder wordt uitgewerkt en nog meerbezuiniging wellicht mogelijk is
Jan
25/5
Is de heer de Wolde al geactiveerd ?
Daan
Deze week
Verwijderen “meeste € 14 tot € 18 per maand”
Daan
Voor 25/5
Ton zal nogmaals dit uitzoeken (notaris, VEH, Rijsenbeek ?) Incassobeleid servicebijdragen
Ton
Voor 25/5
Ton kan dit toelichten a.d.h.v sheets
Ton
25/5
Machtigingen opnieuw uitdelen ? Opgaaf welk percentage niet meedoet ?
Daan
Voor 25/5
Jan
25/5
Daan
Voor 25/5
Jan is het niet eens met verdeling “beheerkosten”. Ton geeft aan het volgende: - er wordt gehandeld naar de bepalingen in splitsingsakte en modelreglement; - er is geen (80%) mandaat van de ALV daarvan af te wijken - bij onze second opinion vorig jaar is dit reeds aan bestuur gemeld - in een latere bestuursvergadering is men akkoord gegaan met die verdeling, daar weer op terugkomen is niet wenselijk Jan geeft aan dat het een grijs gebied is en dat het nu al 2 jaar zo is gedaan voldoend recht geeft om het zo te houden. Volgens heer van uxem is dit centenkwestie.
11.
12.
HHR Jan kan dit toelichten Gerefereerd zal moet worden naar de ingekomen brieven en de eerder geconstateerde overtredingen als uitgestuurde reminders. Eerste stemming t.b.v. stemformulier : handhaven of gedogen Stemformulier Niemand in bestuur wil verantwoordelijkheid op zich nemen op te treden als arbiter
Voorstel volgens mij gewoon melding maken dat we dit zo gaan doen): vanuit bestuursvergadering is als volgt: Inschakelen arbiter. De kosten worden verdeeld over alle overtreders. Degene die onder punt 5 zijn genoemd hoeven alleen bij te dragen indien ze arbiter zich ALV/Arjen negatief uitspreekt
25/5
Jan zal zo goed mogelijk proberen de problematiek proberen te categoriseren om de arbiterkosten zo laag mogelijk te houden. Opgaaf Jan – overleg met Daan
Jan
Voor 18/5
Novens zal op zoek gaan naar soort arbiter en kostenindicatie doorgeven.
Daan
Zo mogelijk voor 25/5 anders gewoon later
Lift/Otis : info door heer Van Uxem
Heer van Uxem
25/5
Brandalarm: info door Wim maat GIW zaken
Wim Maat
25/5
Jan
25/5
In de toekomst zal het boete-regime aangescherpt moeten worden. Aan de ALV wordt gevraagd akkoord te gaan met het volgende voorstel: Thans is opgenomen algemene boetebepaling van max. € 5.000 (info Ron Storm, AvS).Hieraan graag toevoegen dat dit boetebedrag door bestuur zal worden vastgesteld naar redelijkheid en billijkheid met de toevoeging van 10% van dit bedrag per dag dat de overtreding voortduurt.
13.
14.
Voorbeeld: (herhaalde) overtreding vuilniszak: € 100 + € 10 per dag dat overtreder geen gehoor geeft aan verzoek bestuur. Gebouwzaken
Info door Jan Hogewoning (stand van zaken vantevoren afstemmen met Daan) 15.
Rondvraag Nog geen vragen ontvangen
Een concept-beheerovereenkomst Novens – VVE Westerhaghe. Deze is vrij algemeen. Het bestuur stelde het op prijs zelf de nodige aanvullingen hierop te doen Dit wordt besproken in de volgende allen bestuursvergadering Jan verzoekt nog even om Michel Boom contact met hem op te laten nemen. Jan had een maand geleden een laatste mail gestuurd. De belangrijkste taak daarbinnen hoefde uiteindelijk niet uitgevoerd te worden. Maar er Daan Michel stonden nog wel ene paar vragen in waar Jan geen antwoord op heeft gehad. Jan heeft al meerdere malen gebeld/gemaild ??? De eerstvolgende bestuursvergadering wordt vastgesteld na de ALV van 25/5 De bestuursvergadering sluit om 20.45 uur.
