Berlaku sejak : 20 Mei 2016 PENGISIAN EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI Revisi : 01 ONLINE 2016

FORMULIR INSTRUKSI KERJA PENGISIAN EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI ONLINE 2016

I.

No. Dok. Berlaku sejak Revisi Halaman

: FO-UGM-KJM-QP-7506-03 : 20 Mei 2016 : 01 : 1 dari 8

Tujuan Instruksi ini sebagai acuan kegiatan Pengisian Evaluasi Diri Program Studi Online 2016

(untuk selanjutnya disebut EDPS Online 2016). II.

Ruang Lingkup Kegiatan ini meliputi seluruh kegiatan perihal pengisian EDPS Online 2016 di program

studi. III.

Penanggung Jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja 3.1. Ketua Program Studi atau PIC yang ditunjuk; 3.2. Staf operator pengisian EDPS Online 2016 (selanjutnya disebut operator);

IV.

Tahapan dan Target 4.1.1. Operator membuka laman EDPS Online 2016 di website KJM dan klik gambar sebagai berikut,

atau mengetikkan alamat EDPS Online 2016 di browser sebagai berikut: http://edps.simaster.ugm.ac.id.

UNIVERSITAS GADJAH MADA KANTOR JAMINAN MUTU Kantor Pusat UGM Lantai 2 Sayap Selatan Telp/ Faksimili: (0274) 6491989, 563025 E-mail : [email protected]




4.1.2. Setelah masuk ke halaman depan EDPS online 2016, silakan login

4.1.3. Setelah berhasil, muncul halaman baru yang berisi menu: Home (logo rumah); Standar EDPS (Jenjang); Rekap; dan Dokumen EDPS Lama.

4.1.4. Di halaman itu juga, di sudut kanan bawah terdapat profil prodi yang dapat diedit sendiri oleh prodi (gambar kiri), dan informasi Status Akreditasi yang datanya hanya dapat diakses oleh KJM (gambar kanan).





4.1.5. Di dalam EDPS terdapat permintaan isian kata / kalimat dalam berbagai bentuk.

Jika kalimat yang akan diisikan sudah ada dalam bentuk soft file, lakukan langkah copy – paste (copas) sebagai berikut agar berhasil: 1. Aktifkan aplikasi notepad (bagi pengguna OS Windows), dengan logo aplikasi seperti di sebelah



2. Jika sudah terbuka, akan terbuka jendela aplikasi notepad dengan tampilan seperti di sebelah



3. Mulailah proses copy kata / kalimat yang diinginkan, lalu paste ke dalam jendela aplikasi notepad 4. Lanjutkan proses copy kata / kalimat dari notepad, lalu paste ke dalam kotak isian dalam EDPS yang sesuai 5. Tekan tombol SIMPAN. Maka data isian akan tersimpan (ditandai warna kuning) UNIVERSITAS GADJAH MADA KANTOR JAMINAN MUTU Kantor Pusat UGM Lantai 2 Sayap Selatan Telp/ Faksimili: (0274) 6491989, 563025 E-mail : [email protected]




4.1.6. Selanjutnya lakukan pengisian leveling dengan klik radio button (lingkaran sebelah kiri, ditandai warna kuning) sesuai kondisi riil prodi, dilanjutkan dengan klik tombol SIMPAN warna hijau. Maka data akan tersimpan

4.1.7. Tersimpannya isian data ditunjukkan dengan adanya tanda centang putih-hijau di tiap bagian pertanyaan atau isian data





4.1.8. Untuk upload dokumen, salah satunya: silakan klik tab di sebelah kanan PENILAIAN, selanjutnya pilih file yang akan diunggah dengan format sesuai yang dipersyaratkan dan tertulis dalam laman. Tuliskan nama dokumen di bagian KETERANGAN DOKUMEN

4.1.9. Jangan lupa untuk selalu klik tombol SIMPAN setiap kali melakukan pengisian data, termasuk upload dokumen. Setelah klik tombol SIMPAN, maka muncul daftar file tersimpan seperti gambar berikut.





4.1.10. Beberapa isian mempersyaratkan prodi untuk mengunduh file template yang ada di bawah nomor standar (pada standar 4, 5, dan 7), biasanya akan menampilkan pesan peringatan berwarna latar biru muda seperti gambar berikut.

4.1.11. Unduhlah file template (dalam format excel) lalu simpan dan isilah sesuai contoh lokasi file terunduhh

lokasi file terunduhh

yang diperbolehkan)

lokasi file terunduhh

(untuk jenis karakter yang boleh diisikan: huruf; angka; karakter lain apa saja

4.1.12. Selesai mengisi, silakan upload file template dan hasilnya adalah sebagai berikut.





Nama file ter-upload

lokasi upload file

4.1.13. Jika pengisian template excel dilakukan dengan benar (file tidak dalam keadaan kosong) dan file ter-upload dengan benar (nama file ter-upload muncul seperti dalam gambar), maka leveling di soal dalam standar yang terhubung dengan template otomatis akan muncul.

Leveling otomatis muncul

4.1.14. Isilah seluruh pertanyaan dan lengkapilah dengan dokumen pendukung jawaban yang memadai. Setelah semuanya terisi, maka otomatis di pojok kiri atas laman EDPS online akan muncul indikator bahwa EDPS online siap di-lock (dikirim) UNIVERSITAS GADJAH MADA KANTOR JAMINAN MUTU Kantor Pusat UGM Lantai 2 Sayap Selatan Telp/ Faksimili: (0274) 6491989, 563025 E-mail : [email protected]




EDPS online siap di-lock (dikirim)

4.1.15. Prodi harus memastikan bahwa semua isian telah sesuai dan lengkap. Setelah yakin dengan isiannya, prodi klik tombol kirim dan dengan demikian maka prodi telah selesai mengisi EDPS online 2016

EDPS online berhasil di-lock (dikirim)

V.

Formulir Terkait 5.1.

-


Berlaku sejak : 20 Mei 2016 PENGISIAN EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI Revisi : 01 ONLINE 2016

Recommend Documents