SISTEM DOKUMENTASI
Materi Presentasi
1
• Pengertian Dokumen
2
• Pengertian Dokumentasi
3
• Perbedaan Dokumen & Dokumentasi
4
• Jenis Jenis--jenis Dokumen
5
• Ruang Lingkup Dokumen
6
• Kegunaan, Peranan & Kegiatan Dokumentasi
Dokumen
Dokumentasi
Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain : 1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan : menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. 2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut : • Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak • Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
Dokumen
Dokumentasi
3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut : • Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. • Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis. 4. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan
Dokumen
Dokumentasi
Berdasarkan UU No.8 tahun 1997 (tentang dokumen perusahaan) Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .
Berdasarkan UU No.43 tahun 2009 (tentang dokumen perusahaan) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Rekaman kegiatan
dikatakan
Arsip
jika mengalami proses :
dibuat
dikirim
diterima
dan yang menimbulkan efek dari tujuan arsip itu dibuat
1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod. 2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. 3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. 4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan. 5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.
Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain : 1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus. 2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm. 3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28 Februari s/d Maret 2005)
4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia. 5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.
Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya
Dokumentasi adalah : • Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. • Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. • Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan. • penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. • Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Persusahaan.
Dokumen
Dokumentasi
1. Di fokuskan pada benda/informasinya
1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Tidak merupakan unit kerja
2. Merupakan unit kerja
3. Bersifat pasif
3. Bersifat aktif
4. Digunakan sebagai alat bukti
4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
5. Menunjang penelitian
5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya a. Dokumen pribadi Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah. b. Dokumen niaga Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi. c. Dokumen pemerintah Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan) Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film. b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman) Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno. c. Dokumen privat (di bidang kearsipan) Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya a. Dokumen dinamis Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis : • Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor • Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun • Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan b. statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
4. Dokumen Menurut Sifatnya a. Dokumen Tekstual Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll. b. Dokumen Nontekstual Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks. misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.
5. Dokumen Menurut Jenisnya a. Dokumen Fisik Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat. b. Dokumen Intelektual Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
6. Dokumen Menurut Dokumentasi a. Dokumen Primer Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi. b. Dokumen Sekunder Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. c. Dokumen Tersier Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.
Ruang Lingkup Dokumen meliputi : 1) Dokumen literal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koran c. Disertasi g. brosur d. Tesis h. leaflet 2) Dokumen kolporal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, candi, mata uang kuno, pakaian adat 3) Dokumen privat Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.
Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan. b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan. e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan. f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan
Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut : 1) Mencari dan mengumpulkan dokumen 2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen 3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi 4) Memproduksi dokumen 5) Menyortir 6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen 7) Menyimpan dan memelihara dokumen
TRIMAKASIH ...!
