Bepalingen leerlingdossier Geachte lezer, Middels dit document beschrijven wij alle rechten en plichten voor school en ouders met betrekking tot onze leerlinggegevens en de opslag hiervan in zowel het elektronisch leerling dossier (ELD) als het papieren leerling dossier (PLD). Welke informatie over een leerling wordt bewaard, is de verantwoordelijkheid van de school. Er zijn geen regels voor vastgelegd, zodat de school maatwerk kan leveren (Mnister Van Bijsterveldt-Vliegenthart - Onderwijs, Cultuur en Wetenschap- 28-11-2011). Scholen mogen op grond van het vrijwaringsbesluit informatie verzamelen en verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van hun taken en als dat gericht is op specifieke doeleinden. De verwerking van persoonsgegevens moet op basis van art.11 WBP toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
1. Vooraf Opleidingsgegevens ouders Als ouders hun kinderen inschrijven op een basisschool, vraagt de school de ouders een ouderverklaring in te vullen. Deze verklaring geeft informatie over de opleiding van de ouders. Ouders zijn dit alleen verplicht als de school wil dat het kind in aanmerking komt voor een zogeheten gewicht. De gewichtenregeling in het basisonderwijs bepaalt hoeveel geld een basisschool krijgt voor het wegwerken van onderwijsachterstanden. De gewichtenregeling kent geldbedragen toe aan leerlingen op basis van het opleidingsniveau van de ouders en het postcodegebied van de school. Bewaartermijn In het algemeen geldt dat een school leerlinggegevens 2 jaar moet bewaren nadat de leerling van school is gegaan. In sommige situaties legt de wet een langere bewaartermijn op. Bijvoorbeeld: In het basis- en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven. Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
2. Inhoud Informatieplicht aan ouders De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bevat regels voor de omgang met persoonsgegevens en hanteert als uitgangspunt dat persoonsgegevens door een verantwoordelijke, zoals een basisschool, in overeenstemming met de wet, behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt. Met ‘wet’ wordt hier niet alleen de WBP bedoeld maar ook andere wettelijke regelingen die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens waaronder leerlinggegevens. Een belangrijke eis die gesteld wordt aan een rechtmatige verwerking van leerlinggegevens is het naleven van de informatieplicht. Voor basisscholen betekent dit onder meer dat zij verplicht zijn om bepaalde informatie op eigen initiatief te verstrekken aan de ouders of verzorgers van de leerling. De informatieplicht is geregeld in de artikelen 33 en 34 van de WBP. De juiste naleving van de informatieplicht stelt de ouders 1
van een leerling in staat om te volgen welke gegevens van de leerling worden verwerkt en op welke wijze. Actieve invulling van de informatieplicht De informatieplicht (artikel 33 en 34 WBP) vormt een uitwerking van het transparantiebeginsel en van het in artikel 6 WBP neergelegde beginsel van rechtmatige verwerking. ‘De verplichting van de verantwoordelijke op eigen initiatief de betrokkene op de hoogte te stellen van het bestaan van de gegevensverwerking is een belangrijk instrument om de gegevensverwerking transparant te maken. De ratio van de informatieverplichting is dat de verwerkingen van de verantwoordelijke voor de betrokkene aanspreekbaar zijn in rechte. De betrokkene is in staat te volgen hoe gegevens over hem worden verwerkt en bepaalde vormen van verwerking of onrechtmatig gedrag van de verantwoordelijke in rechte aan te vechten’ (Kamerstukken II, 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 149). Voor de naleving van de wet is het noodzakelijk dat de basisschool de ouders op individueel niveau informeert over hun kind, wat kan geschieden door middel van een gesprek tussen de leerkracht en de ouders van een leerling waarin de ouders worden geïnformeerd of door middel van aan de ouders gerichte correspondentie hierover. Naleving van de informatieplicht vastgelegd in het leerling dossier Uit het leerlingdossier moet duidelijk blijken dat de betrokkene daadwerkelijk is geïnformeerd. Dit kan geschieden door een kopie van een brief aan de ouders van de leerling, een verslag van het gesprek tussen de leerkracht en de ouders van de leerling of andere relevante stukken toe te voegen aan het dossier van de leerling waarmee de verantwoordelijke vastlegt dat de informatie aan de betrokkene is verstrekt. Door het schriftelijk vastleggen van de naleving van de informatieplicht in het leerlingdossier maakt de verantwoordelijke zowel voor zichzelf als voor anderen, onder wie de betrokkene, controleerbaar dat de informatieplicht is nageleefd (CBP Richtsnoeren Informatieplicht basisscholen met betrekking tot het onderwijskundig rapport). Vrijwaringsbesluit informatieplicht over verwerking In beginsel moet bij alle (al dan niet geautomatiseerde) verwerking van persoonsgegevens de verwerking ervan worden gemeld (WBP, H4: par1, art. 27). Scholen hebben hiervoor vrijwaring omwille van de uitvoerbaarheid van hun taak (Vrijwaringsbesluit: H2: par5, art.19). Er moet echter wel aan de volgende eisen voldaan worden: De verwerking en opslag van gegevens gebeurt enkel voor: 1. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, dan wel het geven van studieadviezen; 2. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; 3. het bekend maken van informatie over de organisatie; 4. het bekendmaken van de activiteiten van de school; 5. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; 6. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; 7. de uitvoering of toepassing van een andere wet waaraan de school zich moet houden. Er mogen geen andere gegevens worden verwerkt of opgeslagen dan: 1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer; 2. een administratienummer dat geen andere informatie bevat; 3. nationaliteit en geboorteplaats; 2
4. alle gegevens onder het eerstgenoemde punt maar dan met betrekking op de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen; 5. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van het kind; 6. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van het kind, voor zover die noodzakelijk is voor het onderwijs; 7. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; 8. gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; 9. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten; 10. foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de school; 11. andere dan de hierboven bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt met het oog op de toepassing van een andere wet. De gegevens mogen enkel verstrekt worden aan: 1. direct betrokkenen; 2. anderen als daar toestemming voor is verleend; 3. anderen als de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; als de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met het belang van het kind; of als verdere verwerking van de gegevens noodzakelijk is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden; 4. anderen, als het voornemen daartoe aan de ouders is medegedeeld en zij gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid zijn geweest bezwaar hiertegen te maken. Toegestane inhoud van het leerling dossier Volgens het College Bescherming Persoonsgegevens mogen scholen de volgende gegevens bewaren in het leerlingdossier: 1. gegevens over in- en uitschrijving; 2. gegevens over afwezigheid; 3. adresgegevens; 4. gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt; 5. het onderwijskundig rapport (het schooladvies maakt hier deel van uit); 6. gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen; 7. gegevens over de vorderingen en de resultaten van het kind; 8. verslagen van gesprekken met de ouders; 9. de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek. Relevante en niet-relevante informatie Het leerlingdossier dient informatie voor de opstelling van een onderwijskundig rapport te bevatten. De precieze invulling van het onderwijskundig rapport is niet wettelijk vastgelegd maar het betreft hier bijvoorbeeld notities van besprekingen over de leerling door het schoolteam, notities van gesprekken die de school met de ouders heeft gevoerd, verslagen van speciale onderzoeken, toetsuitslagen, gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling, gegevens over doorverwijzing naar bijv. schoolmaatschappelijk werk en rapportuitslagen. Als sprake is van pesten zou in het leerling dossier ook vermeld moeten worden hoe de pestproblematiek op individueel niveau is aangepakt. Een eventuele zorgvuldige afweging ten aanzien van het al dan niet laten doubleren van een leerling waaruit blijkt dat de school heeft gehandeld in het belang van het kind moet ook uit het 3
dossier blijken. Indien van toepassing behoren ook gegevens van eerdere scholen in het dossier aanwezig te zijn. Wat betreft informatie die het dossier wettelijk absoluut niet mag bevatten dient te worden gedacht aan feitelijk onjuiste informatie en informatie die niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens worden verzameld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Staatssecretaris Dijksma -Onderwijs, Cultuur en Wetenschap- 20-022009).
3. Inzagerecht Het recht op inzage betreft alleen inzage in iemands eigen gegevens. Ouder hebben dus geen recht op informatie over anderen. De school gebruikt in haar organisatie persoonlijke werkaantekeningen in de dossiers. Deze aantekeningen vallen niet onder het inzagerecht en zullen voor de inzage verwijderd worden. Pas als deze aantekeningen officieel aan het dossier worden toegevoegd, of worden verstrekt aan anderen vallen ze onder de reikwijdte van het inzagerecht volgens het College Bescherming Persoonsgegevens. Ook niet onder de reikwijdte van het inzagerecht valt een eventueel procesdossier. Een leerlingendossier is een gestructureerd geheel van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn. Een procesdossier is dat niet. Het inzagerecht mag geen aantasting van de rechten of belangen van derden veroorzaken. Observatieverslagen vallen daardoor niet onder het inzagerecht als hier opmerkingen over de school, klas, leerkracht of medeleerlingen in staan. Aanvraag Een verzoek tot inzage dient schriftelijk, per brief of e-mail aan de directie gedaan te worden. Voordat de school het inzageverzoek in behandeling neemt, moet de school formeel de identiteit van de ouders controleren. De school vraagt ouders hun identiteitsbewijs te laten zien of om een kopie daarvan op te sturen. De school is gehouden om binnen vier weken op het inzageverzoek te reageren. De school kan ouders vragen hun verzoek nader te specificeren door aan te geven in welke gegevens zij precies inzage willen. Een school kan op verschillende manieren voldoen aan een inzageverzoek. De school kan er voor kiezen ouders kopieën of afdrukken toe te zenden, of een overzicht te geven van de stukken die over het kind gaan. Ouders kunnen een eventuele voorkeur voor een manier van afhandelen niet opeisen van de school. Als ouders een overzicht ontvangen, hebben zij geen recht meer op een kopie of afdruk van het originele document of bestand waarin de gegevens staan. In het persoonlijke gegevensoverzicht staat: het doel waarvoor de school gegevens gebruikt; welke soorten gegevens de school voor dit doel gebruikt; welke organisaties of soorten organisaties de gegevens ontvangen; hoe de school aan de gegevens is gekomen. Inzage ter plekke De school kan ouders vragen ter plekke het dossier te komen inzien. Dat kan bijvoorbeeld wanneer het dossier heel dik is. Of als het de school veel tijd en moeite kost om een overzicht te maken of om het dossier af te drukken of kopiëren. Gedeeltelijk weigeren Een school kan gedeeltelijk inzage weigeren, bijvoorbeeld om informatie in het dossier af te schermen die over anderen gaat. Als er iemand is die naar verwachting bezwaar maakt tegen de inzage moet de school die persoon ook de kans geven om zijn mening te geven voordat ouders inzage krijgen. 4
Kosten Voor het verstrekken van kopieën mag een school een vergoeding van € 0,23 per pagina vragen met een maximum van € 5,00. De school mag een vergoeding vragen van hoogstens € 22,50 als het gaat om meer dan 100 pagina’s of als het gaat om moeilijk toegankelijke gegevens. Deze vergoedingen zijn wettelijk geregeld in het Besluit Kostenvergoeding Rechten Betrokkene in de WBP. Ouders krijgen de vergoeding terug als de school persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd na de inzage.
4. Correctierecht De ouders of wettelijke vertegenwoordigers van leerlingen kunnen de school schriftelijk verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze gegevens niet juist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met het wettelijk voorschrift in de registratie opgenomen zijn. Binnen twee maanden krijgt de verzoeker schriftelijk bericht of, en in hoeverre er aan het verzoek voldaan wordt. Een weigering is met redenen omkleed. Als ouders correctie van de gegevens willen moeten zij aangeven welke wijzigingen zij precies wensen. Ook deze wijziging dient schriftelijk aan de directie gericht te zijn. Recht op correctie of verwijdering Ouders hebben het recht om correctie van persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij een school mogen vragen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Als ouders correctie aanvragen dienen zij aan te tonen dat de gegevens: feitelijk onjuist zijn; onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld; op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt. Reikwijdte correctierecht Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen. Wel mag de verzoeker van de school verwachten dat deze in ieder geval zijn of haar schriftelijke mening toevoegt aan het dossier. Dat kan vooral een oplossing bieden bij situaties waarbij het om niet objectief vast te stellen feiten gaat. Wetgeving Het correctierecht is geregeld in artikel 36 (lid 1, lid 2, lid 3, lid 4) van de Wet bescherming persoonsgegevens. In verschillende adviezen merkt de Landelijke Geschillen Commissie op dat als de visie van de school op het functioneren van een leerling niet overeenkomt met de visie van de ouder(s), dit nog niet betekent dat er sprake is van onjuistheden(!).
5. Het onderwijskundig rapport Over iedere leerling die de school verlaat, stelt de directeur, na overleg met het onderwijzend personeel, ten behoeve van de ontvangende school een onderwijskundig rapport (OKR) op (WPO H1 par. 4 art. 42).Op deze wijze dragen de scholen er zorg voor dat elk kind in een cruciale fase van zijn ontwikkeling het onderwijs en de begeleiding ontvangt die het nodig heeft. Hier prevaleert dus het onderwijskundig belang van het doorgeven van ter zake doende informatie aan de nieuwe school, dat een wettelijk verplicht karakter heeft ten behoeve van de doorlopende leerlijn van de leerling, boven het toestemmingsrecht van de ouders. Ouders moeten wel door de school worden geïnformeerd over de inhoud van het onderwijskundig rapport. Zij hebben daarna recht op correctie van onjuiste informatie en kunnen hun visie aan het rapport laten toevoegen als zij het niet eens zijn met het 5
professionele oordeel van de school (Minister Van Bijsterveldt-Vliegenthart - Onderwijs, Cultuur en Wetenschap28-11-2011). De basisschool dient de ouders te informeren uiterlijk op het moment dat het onderwijskundig rapport aan de ontvangende school wordt verstrekt (artikel 34, eerste lid onder b WBP). De basisschool mag volgens het College Bescherming Persoonsgegevens alleen gegevens over de leerling in het onderwijskundig rapport opnemen die in de volgende categorieën vallen: administratieve gegevens (zoals naam, adres en onderwijsnummer van de leerling); gegevens over onderwijshistorie en leerresultaten (zoals een eventuele overstap tussen scholen en toetsresultaten); gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag van het kind (zoals het gedrag in de omgang en zijn/haar werkhouding); gegevens over de eventuele extra begeleiding die het kind heeft gekregen of nodig heeft; gegevens over de verzuimhistorie (ongeoorloofd verzuim van het kind in het jaar voorafgaand aan het onderwijskundig rapport).
6. Privacy Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) mag een school niet zomaar persoonsgegevens op internet publiceren. Dit mag alleen als ouders hiervoor toestemming geven. Enkel als een website of profiel op een sociale netwerksite toegankelijk is voor een beperkte kring mensen mag een school daarop informatie over anderen publiceren zonder toestemming. Voor journalistieke publicaties, zoals een nieuwsartikel op internet, geldt een uitzondering. Journalisten mogen zonder toestemming persoonsgegevens op internet plaatsen. De publicatie moet dan wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Toestemming intrekken Als ouders eerder toestemming gaven om gegevens over henzelf of hun kinderen op een bepaalde website te plaatsen, kunnen ze deze toestemming altijd intrekken. Hiervoor wenden ouders zich schriftelijk tot de directie van de school. Wanneer ouders de toestemming intrekken, is de publicatie van gegevens op de website niet meer toegestaan. Dit geldt vanaf het moment dat ouders hun toestemming hebben ingetrokken. Ouders kunnen de school dus niet aanspreken op eventuele schade van publicatie van gegevens vóórdat zij hun toestemming introkken.
7. Scheiding De school heeft een actieve informatieplicht en een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om informatievoorziening aan gescheiden ouders. Dit betekent dat: 1. als de school weet dat er geen omgang is tussen een ouder en het kind, zij geen genoegen mag nemen met de mededeling van de andere ouder dat deze zal voorzien in de informatieverstrekking. De school moet dit controleren. 2. wanneer in het scheidingsconvenant is vastgelegd dat de ene ouder verplicht is de andere ouder te informeren over zaken zoals de schoolvorderingen en dit niet gebeurt, moet de school de informatie zelf aan de andere ouder verschaffen. 3. met het in tweevoud meegeven van de informatie aan het kind voldoet de school in principe aan haar informatieplicht, maar wanneer blijkt dat de informatie een van de ouders niet bereikt, moet de school een andere manier zoeken om de informatie te verstrekken. 6
4. de school, indien een van de ouders niet gezamenlijk op gesprek wil komen, de mogelijkheid moet bieden voor een afzonderlijk gesprek met beide ouders, bijvoorbeeld voor een 10-minutengesprek of voor een gesprek over extra zorg voor de leerling. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage. De wettelijk vertegenwoordiger van een kind is degene die gezag heeft over het kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend. Een ouder met gezag over een kind jonger dan 16 jaar heeft dus recht op inzage in het dossier van het kind. Heeft een ouder niet (meer) het gezag over het kind, zoals soms het geval is na een echtscheiding, dan heeft deze ouder geen recht op inzage in het dossier van zijn of haar kind volgens het College Bescherming Persoonsgegevens. Wel heeft de ouder recht op belangrijke informatie over het kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van het kind hiermee niet wordt geschaad. De school moet vóór het verstrekken van informatie zorgvuldig een afweging maken tussen het belang van de ouder(s) en dat van het kind. De school heeft altijd een nauwkeurig te bewaken neutrale houding bij (echt)scheidingskwesties. Ook alle schijn van partijdigheid moet vermeden worden. De school kan bijvoorbeeld de indruk wekken dat zij niet neutraal is wanneer zij ingaat op een verzoek van een advocaat om ten behoeve van een echtscheidingsprocedure informatie te geven. Scholen mogen op dergelijke verzoeken niet ingaan.
7
Aanvraagformulier inzage/afschrift; correctie/ aanvullen; vernietiging/afscherming leerlingdossier Ondergetekende: Naam: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Verzoekt om (aankruisen wat van toepassing is): afschrift van het dossier
gegevens te corrigeren
gegevens te vernietigen
inzage in het dossier
gegevens aan te vullen
afscherming gegevens
kopie van stukken uit het dossier
schriftelijke mening toe te voegen aan het dossier
Gegevens leerling: Voornaam: Achternaam: BSN: Geboortedatum: Huidige groep:
Indien u een deel van het leerlingendossier wilt inzien of verzoekt om correctie of aanvulling: omschrijf hier zo exact mogelijk om welk(e) delen het gaat. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------In geval van correctie/aanvullen: omschrijf hier zo exact mogelijk welke wijzigingen u verzoekt aan te brengen in het leerlingendossier. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ondergetekende verklaart op de hoogte te zijn van de informatie in de bepalingen leerlingdossier en heeft een kopie van een geldig legitimatiebewijs bijgevoegd. Datum: Handtekening wettelijk vertegenwoordiger:
Uw aanvraag wordt zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken in behandeling genomen.
8
